MANAJERIAL APOTEK

Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan dalam membantu

mewujudkan tercapainya derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Pelayanan
kesehatan adalah setiap upaya yang diselenggarakan secara sendiri-sendiri atau bersama-
sama dalam suatu organisasi untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, mencegah dan
menyembuhkan penyakit serta memulihkan kesehatan perorangan, keluarga, kelompok dan
atau masyarakat.

Berdasarkan peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang

Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek pasal 1 ayat (a), disebutkan bahwa apotek
adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran
perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Di dalam apotek
terdapat suatu struktur organisasi yang terdiri dari pemilik sarana apotek (PSA), apoteker
pendamping apotek (APA), asisten apoteker (AA), dan tenaga-tenaga lainnya.

Dalam pendirian sebuah apotek, diperlukan perencanaan yang matang dan penyiapan
persyaratan – persyaratan yang diperlukan secara teliti. Seringkali PSA tidak memahami
sepenuhnya bagaimana alur perijinan pendirian apotek, persyaratan yang harus dipenuhi,
bagaimana perhitungan neraca awal apotek yang merupakan langkah awal penting dalam
pendirian apotek. Walaupun apotek didirikan dengan tujuan utama pelayanan kesehatan,
harus tetap diingat juga bahwa apotek juga merupakan suatu badan usaha yang perlu
mendapatkan keuntungan, sehingga dalam pendiriannya diperlukan perencanaan dan
perhitungan yang tepat. Berdasarkan PP 51 tahun 2009 Pekerjaan Kefarmasian adalah
pembuatan termasuk pengendalian mutu Sediaan Farmasi, pengamanan, pengadaan,
penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, pelayanan obat
atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat
tradisional.

Manajemen apotek adalah proses menggunakan sumberdaya kefarmasian untuk

mencapai tujuan dari pekerjaan kefarmasian melalui perencanaan, membuat keputusan,
organisir, kepemimpinan, dan pengawasan (Faqih, 2010).

1. Pengertian Manajemen Apotek

 Manajemen apotek adalah proses menggunakan sumberdaya kefarmasian untuk
mencapai tujuan dari pekerjaan kefarmasian melalui perencanaan, membuat keputusan,
organisir, kepemimpinan, dan pengawasan (Faqih, 2010). Berdasarkan PP 51 tahun 2009
Pekerjaan Kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu Sediaan Farmasi,
pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat,
pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta
pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. 

2. Tujuan dan Fungsi Manajemen Apotek

Tujuan manajemen apotek berdasarkan PP 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan

Kefarmasian:

1. Memberikan perlindungan kepada pasien dan masyarakat dalam memperoleh dan/atau

menetapkan sediaan farmasi dan jasa kefarmasian
2. Mempertahankan dan meningkatkan mutu penyelenggaraan Pekerjaan Kefarmasian
sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta peraturan
perundangan-undangan
3. Memberikan kepastian hukum bagi pasien, masyarakat dan Tenaga Kefarmasian.

Fungsi manajemen apotek (Alamsyah, 2005):

1. Perencanaan: penentuan langkah awal, penyusunan tujuan dan cara mencapai tujuan
kefarmasian (contoh: perencanaan keuangan dan pengadaan sediaan)
2. Organisasi: pengelompokan dan pembagian tugas dari sumber daya kefarmasian
(struktur organisasi).
3. Pengaturan personel: bimbingan dan pengaturan kerja sumber daya kefarmasian
(seleksi, pelatihan, pengembangan, kompensasi)
4. Pengarahan: kegiatan melakukan instruksi dan pengarahan terjadap tugas masing-
masing sumber daya kefarmasian
5. Pengawasan: pemeriksaan dan evaluasi/koreksi pelaksanaan kegiatan agar sesuai
dengan perencanaan

 Penjabaran dari masing – masing fungsi sebagai berikut :

1. Perencanaan
 Tujuan perencanaan adalah agar proses pengadaan perbekalan informasi/obat yang
ada di apotek menjadi lebih aktif dan efisien dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.
Perencanaan obat dikatakan baik apabila pembelian memenuhi beberapa ketentuan antara lain
jumlah obat sesuai dengan kebutuhan, pembelian mampu melayani jenis obat yang
diperlukan pasien dan jumlah pembelian menunjukkan keseimbangan dengan penjualan
secara proporsional. Berdasarkan Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004, dalam
membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan pola penyakit,
kemampuan masyarakat, dan budaya masyarakat.

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun perencanaan

pengadaan perbekalan farmasi adalah :

a. Pemilihan pemasok (Pedagang Besar Farmasi/PBF)

– Legalitas pemasok (Pedagang Besar Farmasi/PBF)

– Service, meliputi ketepatan waktu, ketepatan barang yang dikirim, ada
tidaknya diskon atau bonus, layanan obat kadaluarsa, dan tenggang rasa
penagihan
– Kualitas obat, perbekalan farmasi lain dan pelayanan yang diberikan
– Ketersediaan obat yang dibutuhkan
– Harga sama

b. Ketersediaan barang/perbekalan farmasi

– Sisa stok
– Rata-rata pemakaian obat dalam satu periode pemesanan
– Frekuensi pemakaian
– Waktu tunggu pemesanan

c. Pengadaan

Berdasarkan Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 untuk menjamin kualitas

pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi.
Pengadaan barang dapat melalui 2 cara yaitu pembelian dan konsinyasi. Pembelian barang di
apotek sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan setempat. Prosedur pembelian
meliputi tahap-tahap sebagai berikut :

a. Persiapan
b. Pemesanan
c. Barang yang datang dicocokkan dengan fraktur dan SP (Surat pesanan)

Kebijakan pengelolaan Apotek terutama dalam hal pembelian barang sangat menentukan
keberhasilan usaha. Beberapa cara pembelian barang yaitu :

a) Pembelian dalam jumlah terbatas

b) Pembelian secara spekulasi
c) Pembelian terencana

d. Penyimpanan barang

Barang-barang farmasi disimpan dalam tempat yang aman dan tidak terkena sinar matahari
secara langsung, bersih, dan tidak lembab, disusun sistematis berdasarkan bentuk sediaan,
khusus antibiotic disusun tersendiri. Penyusunan dan penyimpanan barang dilakukansecara
sistematis dapat dikelompokkan berdasarkan kategori teraupetik (farmakologi), bentuk
sediaan (cair, semi padat, dan padat), First In First Out (FIFO), First Expire First
Out  (FEFO), secara alfabetis, pabrik (produsen) dan sifat sediaan. Untuk narkotika dan
psikotropika disimpan dalam lemari khusus

e. Stok awal

Stok awal yang harus dipenuhi adalah obat dan alat kesehatan. Pertimbangan dalam memilih
jenis dan jumlah stok awal diantaranya:

1. Fornas dan DOEN

Era pelayanan kesehatan saat ini merupakan era Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
dimana daftar obat yang harus diresapkan harus sesuai dengan Fornas yang telah
dibuat. DOEN merupakan daftar obat esensial yang harus ada untuk menjamin
keamanan dan efektivitas terapinya.

2. Kondisi lingkungan
 Kondisi sosial, ekonomi, dan budaya masyarakat sekitar juga menjadi pertimbangan.
Jika kondisi masyarakat menengah ke bawah maka perbanyak obat generik atau jika
budaya masyarakat sekitar sangat sadar akan kesehatan dengan tindakan preventif
maka perbanyak suplemen dan jika pola masyarakat sering melakukan swamedikasi
maka sediakan banyak obat bebas.

3. Dana dan anggaran

Stok awal tetap mempertimbangkan dana atau anggaran yang direncanakan, dengan
demikian maka dilakukan penyesuaian stok dengan ketersediaan dana dan jika perlu
dibuat skala prioritas.

4. Pola penyakit

Pola penyakit di daerah sekitar dapat mempengaruhi permintaan obat dari masyarakat
tersebut.

5. Wabah/kasus tertentu (musim)

Jika ada wabah atau kasus tertentu maka bisa untuk menjadi pertimbangan stok awal
karena obat tersebut paling banyak dibutuhkan saat itu. Pertimbangan musim yang
dikorelasikan dengan penyakit yang paling banyak terjadi juga dipertimbangkan.

6. Pelayanan kesehatan sekitar

Pelayanan Kesehatan sekitar dapat membantu prediksi kebutuhan obat yang

diperlukan. Misalkan tempat dekat dengan praktik dokter gigi maka dipertimbangkan
untuk menyediakan obat-obat yang sering digunakan dalam pelayanan kesehatan gigi.

7. Kondisi gudang

Kondisi gudang dapat digunakan untuk pertimbangan jumlah stok awal yang akan
diadakan. Stok awal harus sesuai dengan kapasitas gudang agar bisa tersimpan dengan
baik dan layak.