PROPOSAL

RANCANGAN STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM

INFORMASI APOTEK SEBAGAI INOVASI PENINGKATAN
PELAYANAN KEFARMASIAN

ERLANGGA RESTU MARTAYASA

3351141427

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
CIMAHI 2015
BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang
berkembang dengan pesat pada saat ini. Dengan kemajuan teknologi
informasi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat
berlangsung dengan cepat, efisien serta akurat.
Bidang farmasi berada dalam lingkup dunia kesehatan yang berkaitan erat
dengan produk dan pelayanan produk untuk kesehatan. Dalam sejarahnya,
pendidikan tinggi farmasi di Indonesia dibentuk untuk menghasilkan apoteker
sebagai penanggung jawab apotek, dengan pesatnya perkembangan ilmu
kefarmasian maka apoteker atau dikenal pula dengan sebutan farmasis, telah
dapat menempati bidang pekerjaan yang makin luas. Apotek, rumah sakit,
lembaga pemerintahan, perguruan tinggi, lembaga penelitian, laboratorium
pengujian mutu, laboratorium klinis, laboratorium forensik, berbagai jenis
industri meliputi industri obat, kosmetik-kosmeseutikal, jamu, obat herbal,
fitofarmaka, nutraseutikal, health food, obat veteriner dan industri vaksin,
lembaga informasi obat serta badan asuransi kesehatan adalah tempat-tempat
untuk farmasis melaksanakan pengabdian profesi kefarmasian.
Apotek sebagai sarana kesehatan yang menjalankan fungsi penting
distribusi obat ke masyarakat telah mengalami reformasi besar sejak
diterbitkannya Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980. Apoteker dipercaya
menjadi satu-satunya pemilik izin apotek sehingga bertanggung-jawab penuh
atas setiap aktivitas yang diselenggarakan di apotek. Peran apoteker kini juga
semakin berkembang dengan adanya kewajiban menjalankan apotek sesuai
dengan standar pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada peningkatan
kualitas hidup pasien, sebagaimana yang telah ditegaskan dalam Keputusan
Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang pelayanan
kefarmasian di apotek.
Pada beberapa apotek, belum terdapat suatu sistem yang terkomputerisasi.
Hal ini disebabkan karena belum adanya suatu sistem yang dapat digunakan

untuk mendata seluruh kegiatan pada apotek tersebut. Dimana pada proses
penjualan maupun pembelian juga masih dilakukan secara manual. Penggunaan
sistem komputerisasi diharapkan dapat membantu mengolah data secara lebih
cepat, tepat, cermat dan akurat dibandingkan dengan sistem manual. Selain itu
dengan sistem komputer, data dapat lebih aman dari pihak-pihak yang tidak
mempunyai hak untuk mengakses data tersebut

1.2 Tujuan
Untuk memberikan kemudahan dalam mengatur manajemen apotek
terutama dalam hal pencatatan transaksi penjualan obat, pencatatan
transaksi pembelian obat, pencatatan transaksi retur obat, stock opname,
pembayaran hutang, penambahan data obat, penambahan data pelanggan,
penambahan data pemasok, penambahandata dokter, dan pembuatan laporan
harian, bulan dan tahunan apotek.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Apotek

Berdasarkan

Keputusan

1332/MENKES/SK/X/2002

Menteri
tentang

Kesehatan
perubahan

RI

Nomor
Permenkes

No.922/MENKES/Per/X/1993 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin

apotek, pasal 1 ayat 1 : apotek adalah suatu tempat, tempat tertentu
dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Tugas dan fungsi apotek
menurut Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980, yaitu (Achmadi, 2008):
1. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan
sumpah jabatan.
2. Sarana farmasi yang melakukan pengubahan bentuk dan penyerahan obat
atau bahan obat.
3. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang
diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.

2.2 Manajemen Apotek

Manajemen Apotek, adalah manajemen farmasi yang diterapkan di apotek.
Sekecil apapun suatu apotek, sistem manajemEnnya akan terdiri atas
setidaknya beberapa tipe manajemen, yaitu :
1. Manajemen keuangan, tentunya berkaitan dengan pengelolaan keuangan,
keluar masuknya uang, penerimaan, pengeluaran, dan perhitungan
farmako ekonominya.

2. Manajemen pembelian, meliputi pengelolaan defekta, pengelolaan vendor,

pemilihan item barang yang harus dibeli dengan memperhatikan FIFO dan
FEFO, kinetika arus barang, serta pola epidemiologi masyarakat sekitar
apotek.
3. Manajemen penjualan, meliputi pengelolaan penjualan tunai, kredit,
kontraktor.
4. Manajemen Persediaan barang, meliputi pengelolaan gudang, persediaan
bahan racikan, kinetika aarus barang. Manajemen persediaan barang
berhubungan langsung dengan manajemen pembelian.
5. Manajemen pemasaran, berkaitan dengan pengelolaan dan teknik
pemasaran untuk meraih pelanggan sebanyak-banyaknya. Manajemen
pemasaran ini tampak padaapotek modern, tetapi jarang diterapkan pada
apotek-apotek konvensional.
6. Manajemen khusus, merupakan manajemen khas yang diterapkan apotek
sesuai dengan kekhasannya, contohnya pengelolaan untuk apotek yang
dilengkapi dengan laboratorium klinik, apotek dengan swalayan, dan
apotek yang bekerjasama dengan balai pengobatan, dan lain-lain.

2.3 Pengelolaan Apotek

Pengelolaan apotek adalah segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh
Apoteker Pengelola Apotek dalam rangka tugas dan fungsi apotek yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian,pelaksanaan, pengawasan dan penilaian.
1. Pengelolaan Obat
Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan
sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku meliputi perencanaan,

permintaan atau pengadaan, penyimpanan, jumlah persediaan obat dan pelayanan.

Pengeluaran obat memakai sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First
Expired First Out).
a. Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan
kesehatan menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan.
Perencanaan obat di apotek umumnya dibuat untuk mengadakan dan mencukupi
persediaan obat di apotek, sehingga dapat mencukupi permintaan obat melalui
resep dokter ataupun penjualan secara bebas. Perencanaan obat didasarkan atas
beberapa faktor, antara lain:
1) Obat yang paling banyak dipakai.
2) Persediaan terakhir stok barang.
3) Berdasarkan jenis penyakit yang sedang mewabah.
4) Berdasarkan musim dan cuaca.

b. Permintaan obat atau pengadaan

Permintaan atau pengadaan obat adalah suatu proses pengumpulan dalam rangka
menyediakan obat dan alat kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di
apotek. Pengadaan obat ini dilakukan dengan cara pembelian. Berhasil atau
tidaknya usaha banyak tergantung pada kebijakan pembelian. Cara melakukan
pembelian dapat dilakukan antara lain sebagai berikut:
1) Pembelian Secara Kredit

Pembelian yang dilakukan kepada PBF (Pedagang Besar Farmasi) pada

umumnya dilakukan secara kredit, dengan lamanya pembayaran berkisar
antara 14 - 30 hari.
2) Kontan
Pembelian dilakukan secara kontan atau tunai. Biasanya untuk transaksi
obat golongan narkotika dan barang-barang COD (Cash On Delivery atau
dibayar langsung saat barang datang).
3) Konsinyasi/titipan
Dimana apotek menerima titipan barang yang akan dijual dalam waktu
maksimal 3 bulan.

c. Penyimpanan
Dalam penyimpanan obat digolongkan menurut :
1) Disimpan dalam wadah tertutup rapat, untuk obat yang mudah menguap
seperti aether,anaesthetis.
2) Disimpan terlindung dari cahaya untuk obat seperti tablet, kaplet, dan
sirup.

3) Disimpan bersama zat pengering,penyerap lembab (kapur tohor) seperti

kapsul.
4) Disimpan pada suhu kamar (pada suhu 15-30oC) untuk obat seperti
tablet, kaplet, dan sirup.
5) Disimpan pada tempat sejuk (pada suhu 5-15oC) untuk obat seperti salep
mata, cream, ovula,dan suppositoria.
6) Disimpan di tempat dingin (pada suhu 0-5oC) seperti vaksin.
7) Penyimpanan obat narkotika dilakukan dalam lemari khusus sesuai
persyaratan peraturan Menkes No.35 tahun 2009 Khusus untuk lemari
tempat penyimpanan obat narkotika syarat yang tercantum di pengaturan
adalah sebagai berikut:
8) Penyusunan obat dalam persediaan diatur menurut golongan secara
sistem alfabetis. Dapat pula diatur menurut pabrik. Obat antibiotik perlu
diperhatikan mengenai tanggal kadaluwarsa. Setiap terjadi mutasi obat
segera dicatat dalam kartu stok.
d. Jumlah Persediaan Obat
Tujuan persediaan obat adalah menjaga agar pelayanan obat oleh apotek
dapat berjalan dengan lancar yaitu dengan menjaga kemungkinan keterlambatan
pemesanan dan menambah penjualan, bila ada pertambahan pemesanan secara
mendadak. Jumlah stok obat untuk persediaan 1 sampai 2 bulan sesuai kebijakan
apotek masing-masing.

e. Perhitungan Nilai ( Harga Obat ) Persediaan

Harga obat dalam persediaan dapat ditentukan dengan bermacam-macam
metode, yaitu:

1.

Metode harga standar yaitu merupakan suatu harga yang ditetapkan

lebih dahulu untuk jangka pendek atau bukan untuk jangka waktu
panjang.

2.

Metode FIFO (First In First Out),yaitu menurut harga pertama dibeli

jadi meskipun harga sudah naik tetap digunakan harga lama pada
waktu obat dibeli.

3.

Metode LIFO (Last In First Out), yaitu menurut harga pembelian

terakhir.

2.4 Basis Data

Basisdata adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu
file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk
menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.
Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih
dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.
Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu
objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan,
peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk
angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya
Dalam database dikenal pula DBMS ( Database Manajemen system )
yaitu suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan,
mengubah, menghapus, memanipulasi serta memperoleh data atau informasi
dengan praktis dan efisien.
Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara
langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak (sistem) yang
khusus/spesifik. Perangkat lunak inilah (disebut DBMS) yang akan
menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil
kembali. Ia juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data
secara bersama, pemaksaan keakuratan/konsistensi data, dan sebagainya.

Dalam suatu database terdapat hubungan antara rekaman (record) yang

tersimpan di dalam database yang dikenal sebagai model database. Model
database ini pada umumnya terdiri atas tiga macam yaitu :

a. Hirarki
Biasa disebut sebagai model pohon, karena menyerupai pohon yang
dibalik. Model ini menggunakan pola hubungan orangtua-anak.

b. Model Jaringan
Model ini menyerupai model hirarki, perbedaannya hanya terletak pada
simpul anak yang memiliki lebih dari satu orangtua.

c. Model Relasional
Model ini adalah model yang paling sederhana, yang menggunakan
sekumpulan tabel yang berelasi dengan masing-masing relasi tersusun atas
tupel atau atribut. Pada model ini database akan dinyatakan dengan tabel
berdimensi dua. Kebanyakan DBMS yang dibuat saat ini mengikuti model
relasional, seperti Oracle, dBase, Paradox, MySQL dan lain-lain.

BAB III
PEMBAHASAN
Informatika farmasi adalah ilmu yang berfokus pada obat sebagai data dan
ilmu pegetahuan yang menjamin kesinambungan sistem pelayanan dan informasi
kesehatan termasuk pengembangan, penyimpanan, analisis, penggunaan dan
deseminasi dalam penyaluran obat yang optimal terkait pelayanan pasien dan
keluaran

kesehatan,

yang

penerapannya

menggunakan

teknologi

yang

terkomputerisasi (pharmaco informatics). Jadi, secara umum informatika farmasi

bekerja dengan sistem informasi manajemen farmasi yang membantu apoteker
membuat keputusan yang sangat baik tentang terapi obat pasien sehubungan
dengan catatan asuransi kesehatan, interaksi obat, serta informasi resep dan
pasien.
Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek
kefarmasian oleh apoteker. Pekerjaan kefarmasian menurut UU Kesehatan No.
36 Tahun 2009 yaitu meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan
farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, pelayanan
obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan
obat dan obat tradisional.
Alur penjualan apotek dimulai dari proses kasir menjual obat/barang
kepada konsumen dan pelanggan, proses pengecekan barang di gudang,
penyerahan obat dan laopran harian hasil penjualan obat dan barang. Secara
diagram

alur

penjualan

dapat digambarkan

sebagai

berikut,

jika

ada

konsumen membeli obat/barang maka dibuatkan PO (Purchase Order) dan

dengan PO bagi penjualan mengecek persediaan obat apakah stok tersedia, jika
ada proses berlanjut jika tidak maka selesai. Kasir membuat nota penjualan,
menerima uang pembayaran dari konsumen dan menghitung pengembalian.
Pada akhir jam kerja bagian penjualan membuat laporan harian hasil penjualan
yang terdiri atas jumlah barang dan jumlah uang yang diterima untuk selanjutnya
dilaporkan kepada pimpinan dan mendapat validasi dari pimpinan.

Alur Pembelian Obat dan Stok Gudang adalah alur yang mengatur mulai
dari proses pembelian obat dan barang, proses pencatatan barang gudang, proses
pencatatan stok barang di gudang meliputi atribut-atribut yang diperlukan yaitu
nama

barang,

jenis,

pabrikan,

tanggal datang dan tanggal kedaluawarsa.

Berbeda alur dengan proses penjualan dimana setiap transaksi akan mengurangi
jumlah stok barang dan pada alur pembelian setiap transaksi pembelian akan
menambah stok barang di gudang.
Berdasarkan alur proses penjualan dan pembelian diapotek tersebut
diharapkan pendataan yang dilakukan dapat tersimpan dengan baik dan aman, dan
dalam proses pelayanan dapat berjalan dengan cepat. Oleh karena itu perlu
menggunakan aplikasi system manajemen basis data apotek (Database
Managemen System, DBMS) yang mencangkup manajemen penjualan dan
pembelian obat. Sistem basis data di pelajari dalam ilmu informasi. Lingkungan
basis data, pengguna memiliki alat untuk mengakses data. Pengguna melakukan
semua tipe pekerjaan dan keperluan mereka bervariasi seperti menggali data (data
mining), memodifikasi data, atau berusaha membuat data baru. Salah satu aplikasi
sistem informasi dengan basis data berbasis web yaitu MySQL yang digunakan
untuk melakukan transaksi dan monitoring atau manajemen stok obat di apotek.
Kelebihan MySQL antara lain :
1.

Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti
Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih
banyak lagi.

2.

Free (bebas didownload) MySQL didistribusikan secara open source, dibawah

lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara cuma-cuma.

3.

Stabil dan tangguh, fleksibel dengan berbagai pemrograman .

4.

Security yang baik & mendukung transaksi yang cepat.

5.

Dukungan dari banyak komunitas & perkembangan software yang cukup cepat.

6.

Kemudahan management database.

Manfaat dari system manajemen apotek sendiri adalah :

1. Perancangan sistem didasarkan pada budaya organisasi, dikembangkan
dari proses bisnis yang berjalan dan dikembangkan dalam sistem informasi.
2. Sistem informasi Apotek memberikan kemudahan manajemen dalam
mengatur hak akses pegawai, sehingga memudahkan dalam monitoring dan
evaluasi.
3. Sistem Informasi Apotek memungkinkan untuk sntralisasi proses
pembelian obat dan penentuan harga dan diskon, sehingga memudahkan
dalam monitoring dan estimasi keuntungan usaha.
4. Data kondisi obet tersedia dalah manajemen data obat, sehingga dapat
dimonitor limit stok dan data validasi obat. untuk menghidrari stok habis dan
obat expired.
5. Secara operasional, sistem ini memudahkan kasir karena data stok, data
konsumen dan data laporan tersedia secara real time.

BAB IV
KESIMPULAN

Untuk mengelola suatu apotek dengan baik maka harus ada system
manajemen yang baik pu1a. Dalam suatu apotek mengelola sediaan farmasi
adalah suatu hal yang sangat penting, untuk membantu dalam memudahkan
pengelolaan maka perlu adanya pengembangan manajemen apotek basis data
berbasis web adalah sangat sesuai, untuk pelayanan di apotek.
Aplikasi sistem manajemen basis data apotek (Database Managemen
System, DBMS) yang mencangkup manajemen penjualan dan pembelian obat.
Adapun database yang digunakan didalam sistem ini adalah menggunakan databe
MySQL dimana salah satu kelebihannya adalah cepat dalam melakukan transaksi.