Indikator Mutu

Rekam Medis
dalam PMKP
 Hello!
I am Safiqulatif Abdillah, dr.,MMR.

Quality and Patient Safety Manager

PKU Muhammadiyah Hospital, Yogyakarta
 Medical Records (MRs) is a set of documents
that renders the clinical, para-clinical care, and
financial information about the patient. The
Medical Records Department (MRD) is
responsible for collecting, and protecting patient
information, and for disseminating it to the right
people or an organization, in order to promote
the quality of patient care.

Ganguli G, Winfrey S. Auditing medical records helps reduce liability. Healthc Financ Manage.
1990;44:30–5
1.
Mutu
Let’s start with the first set of
slides
 APA ITU MUTU?

“ABSOLUT “ “RELATI F“

baik, indah, benar diukur menurut

kriteria/ standard
 Definisi RELATIF Dari Mutu

• Sesuai standar; • Menyenangkan;

• Tidak cacat; • Memuaskan;
• Baik dari permulaan hingga • Melampaui harapan
akhir.
 Mutu:
Kinerja Lebih Baik
ۚ ‫اﻟﱠﺬِي ﺧَﻠَﻖَ اﻟْﻤَﻮْتَ وَاﻟْﺤَﯿَﺎةَ ﻟِﯿَﺒْﻠُﻮَﻛُﻢْ أَﯾﱡﻜُﻢْ أَﺣْﺴَﻦُ ﻋَﻤَﻠًﺎ‬
ُ‫وَھُﻮَ اﻟْﻌَﺰِﯾﺰُ اﻟْﻐَﻔُﻮر‬
Yang menciptakan mati dan hidup, untuk menguji
kamu, siapa di antara kamu yang lebih baik amalnya.
Dan Dia Maha Perkasa lagi Maha Pengampun
(QS. Al Mulk : 2)
 Good Quality it means,
Good Revenue
َ‫ﻣَّﻦْ ﻋَﻤِﻞَ ﺻٰﻠِﺤًﺎ ﻓَﻠِﻨَﻔْﺴِﮫِۦ ۖ وَﻣَﻦْ أَﺳَﺂءَ ﻓَﻌَﻠَﯿْﮭَﺎ ۗ وَﻣَﺎ رَﺑُّﻚ‬
ِ‫ﺑِﻈَﻠّٰﻢٍ ﻟِّﻠْﻌَﺒِﯿﺪ‬
Barangsiapa yang mengerjakan amal yang saleh maka
(pahalanya) untuk dirinya sendiri dan barangsiapa mengerjakan
perbuatan jahat, maka (dosanya) untuk dirinya sendiri; dan
sekali-kali tidaklah Rabb-mu menganiaya hamba-hamba-Nya.
(QS Fushilat : 46)
Quality is Central

QUALITY

(Valarie A. Zeithaml . 2000)

 Definisi Mutu

◈ Joseph Juran : quality is fitness for the used defined by

consumers.
◈ Philip Crosby : conformance to requirement  zero
defect
◈ Edward Deming : kesesuaian dengan kebutuhan
konsumen
◈ Feigenbaum : full customer satisfaction.
◈ ASQC : gambaran total sifat dari suatu produk atau jasa
pelayanan yang berhubungan dengan kemampuanya
untuk memberikan kepuasan
◈ I SO 9000:2008 : karakteristik barang jasa yang
menunjukan kemampuannya dalam memuaskan
pelanggan penerima jasa/produk baik berupa kebutuhan
yang dinyatakan maupun tersirat.
 MUTU adalah:
kinerja yang menunjuk pada tingkat
kesempurnaan pelayanan kesehatan,
yang disatu pihak dapat menimbulkan
kepuasan pada setiap pasien sesuai
dengan tingkat kepuasan rata-rata
penduduk, serta dipihak lain tata cara
penyelenggaraannya sesuai dengan
standar dan kode etik profesi yang
telah ditetapkan
 Quality Enabling Factors

Man Money Material Machine

Modern Markets Management Motivation

information
methods

Mounting product
requirement
 Definition:
Quality I ndicators
Established measures used to
determine how well an organization
meets needs and operational and meets needs and
operational and performance expectations.

(Michael A Noble)
Indikator Ideal: “SMART”
 Tipe Pengukuran Indikator
(Teori Sistem)

• SDM: pend., rasio, kinerja

Input/Struktur • sarana, prasarana, fasilitas

• Kegiatan
Proses • program

• mortalitas, morbiditas,
Outcome &
• hasil, dampak pelayanan
Output
Mutu : Perspektif Balance Scorecard

Finance Customer

Business Learning &

Process Growth

Kaplan R S and Norton D P (1992)

Sima Ajami, Afsaneh Ebadsichani,Shahram Tofighi, and Nahid Tavakoli. 2013. Medical records
department and balanced scorecard approach. J Educ Health Promot 2013; 2: 7.
1.
Mutu dalam PMKP
Let’s continue of slides
PDSA Cycle and Model for Improvement
Continous Improvement
 Tahapan Pemilihan & Pengukuran
Indikator Mutu

1. Memilih area yang akan dievaluasi

2. Membentuk tim
3. Menelusuri evidence
4. Menetapkan prioritas dan memilih indikator
5. Membuat kamus indikator
6. Merencanakan pengumpulan data
7. Melakukan uji coba
8. Mengumpulkan data
9. Memvalidasi data
10. Membuat tabulasi data
11. Interpretasi Data
Penetapan Prioritas Masalah  Indikator

◈ Tanggung jawab Direktur RS

◈ Komite PMKP sebagai “tim ahli”
memberikan masukan
◈ Layanan baru atau unggulan  prioritas
untuk dilakukan evaluasi
◈ Bisa berdasarkan data tingkat
kabupaten/kota, tingkat propinsi dan
Nasional atau internasioanal
 CARA MENENTUKAN AREA
PRIORITAS YANG AKAN
DIPERBAIKI/DIEVALUASI

TIDAK TERSEDIA DATA TERSEDIA DATA

NON SCORING TECHNIQUE SCORING TECHNIQUE
METODE DELBEQ, DELPHI METODE BRYANT
 Metode Delbeq

MASALAH YG PESERTA DELBEQ TOTAL RANGKING

SUDAH PRIORITAS
A B C D E F
DIIDENTIIKASI
OLEH KELOMPOK
AHLI

MASALAH A 1 1 2 3 1 2 10 I

MASALAH B 2 3 1 2 3 1 12 II

MASALAH C 3 2 3 1 2 4 15 III

MASALAH D 4 5 6 4 5 3 27 IV

MASALAH E 5 4 5 5 4 6 29 V

MASALAH F 6 6 4 6 6 5 34 VI
 Metode Bryant

KRITERIA SKORING (1-5)

Masalah A Masalah B Masalah C Masalah D

Prevalence 5 5 4 5

Seriousness 5 5 5 5

Manageability 3 4 5 5

Community 3 4 5 5
concern

TOTAL SKOR 16 18 19 20

PRIORITAS IV III II I
 Penetapan Prioritas Masalah

High Risk High Volume Problem Prone

(nilai x bobot = skor) (nilai x bobot = skor) (nilai x bobot = skor)
Masalah Prioritas Rentang Nilai = 1 - 5 Rentang Nilai = 1 - 5 Rentang Nilai = 1 - 5 Jumlah
Bobot = 40 Bobot = 30 Bobot = 30
N B S N B S N B S

A 4 40 160 3 30 90 4 30 120 370

B 3 40 120 3 30 90 3 30 90 300

C 5 40 200 3 30 90 3 30 90 380

D 3 40 120 5 30 150 5 30 150 420

E 3 40 120 5 30 150 3 30 90 360

Masalah Prioritas Perbaikan

 Penetapan Prioritas Masalah di RS PKU Jogja

mempengaruhi

tidak berkaitan
sangat berisiko

sulit diukur (1)

mudah diukur
menimbulkan
Skor

atau
sering terjadi

berpengaruh

(9)
tidak pernah
Rendah atau

Rendah atau

atau

atau
(1)
Tinggi atau

Tinggi atau

Tinggi atau
Tinggi atau

Tinggi atau
masalah(3)

(3)

(3)

Sedang (3)

Sedang (3)
Kriteria priorit

berkaitan
Rendah

Rendah

Rendah
Sedang

Sedang

Sedang

sangat

sangat
as
tidak

tidak
Masalah (a+b+

(9)

(1)

(9)

(1)

(9)

(1)

(9)
Yang akan diperbaiki Kecenderungan Frekuensi Pengaruh Berkaitan Kemudahan c+d+e
menimbulkan kejadian terhadap dengan dalam )
masalah (10) (9) kepuasan standar pengukuran
pelanggan akreditasi (6)
(8) (7)
a b c d e
A 10 x 3 = 30 9 x 9 = 81 8 x 3 =24 7 x 9 = 63 6 x 9 = 54 252

B 10 x 9 = 90 9 x 9 = 81 8 x 9 = 72 7 x 9 = 63 6 x 9 = 54 360

C 10 x 3 = 30 9x1=9 8 x 9 =72 7x1=7 6 x 9 = 54 172

D 10 x 3 =30 9 x 9 = 81 8 x 3 = 24 7x1=7 6 x 9 = 54 196

 Pengumpulan Data

◈ Susun profil/metodologi pengumpulan data

◈ Tentukan sampel/populasi untuk
mengumpulkan data
◈ Lakukan validasi data untuk keakuratan &
kelengkapan
◈ Lakukan perbaikan sesegara mungkin
dengan membuat rencana tindak lanjut
(action plan)
Ukuran Sampel Minimal: Gay & Diehl (1992)

Penelitian Penelitian Penelitian

deskriptif korelasi eksperimental

30 15
10%
sampel sampel
dari
per per
populasi
group group
Ukuran Sampel Minimal: Frankel & Wallen
(1993)

Penelitian
Penelitian Penelitian Penelitian
kausal-
deskriptif korelasional eksperimental
perbandingan

30 15-30
100 50 sampel sampel
sampel sampel per per
group group
 Ukuran Sampel Minimal: Roscoe

◈ Ukuran sampel kebanyakan : > 30 dan < 500

◈ Jika sampel dipecah ke dalam subsampel
(pria/wanita, junior/senior, dan sebagainya),
ukuran sampel minimum 30 untuk tiap kategori
◈ Penelitian mutivariate (termasuk analisis regresi
berganda), ukuran sampel sebaiknya 10x lebih
besar dari jumlah variabel dalam penelitian
◈ Untuk penelitian eksperimental sederhana dengan
kontrol eskperimen yang ketat, penelitian yang
sukses adalah mungkin dengan ukuran sampel
kecil antara 10 – 20
 Rumus Slovin

taraf signifikansi dari penelitian yakni 1%, 5%, dan 10%.

Tabel jumlah sampel berdasarkan jumlah populasi
Populasi (N) Sampel (n) Populasi (N) Sampel (n) Populasi (N) Sampel (n)

10 10 220 140 1200 291

15 14 230 144 1300 297
20 19 240 148 1400 302
25 24 250 152 1500 306
30 28 260 155 1600 310
35 32 270 159 1700 313
40 36 280 162 1800 317
45 40 290 165 1900 320
50 44 300 169 2000 322
55 48 320 175 2200 327
60 52 340 181 2400 331
65 56 360 186 2600 335
70 59 380 191 2800 338
75 63 400 196 3000 341
80 66 420 201 3500 346
85 70 440 205 4000 351
90 73 460 210 4500 354
95 76 480 214 5000 357
 Populasi (N) Sampel (n) Populasi (N) Sampel (n) Populasi (N) Sampel (n)
100 80 500 217 6000 361

110 86 550 226 7000 364

120 92 600 234 8000 367

130 97 650 242 9000 368

140 103 700 248 10000 370

150 108 750 254 15000 375

160 113 800 260 20000 377

170 118 850 265 30000 379

180 123 900 269 40000 380

190 127 950 274 50000 381

200 132 1000 278 75000 382

210 136 1100 285 1000000 384

Morgan & Krecjie, dalam Uma Sekaran, 2003

Langkah--langkah Pengumpulan Data
Langkah

1. Penanggung jawab pengumpul data mencatat

data ke dalam formulir sensus harian atau
Sistem IT
2. Data direkapitulasi dan dianalisis dalam bentuk
grafik
3. Interpretasi data
4. Lakukan perbaikan untuk peningkatan mutu
5. Buat laporan dari unit ke pimpinan/Direktur atau
komite PMKP sesuai SPO di RS
 Sebisa mungkin …..

◈ Populasi & Sampel data yang restrospective

 kemudahan pengambilan data & validasi
◈ Minimalkan sensus harian, kecuali terpaksa
◈ Maksimalkan fungsi IT/SIM RS
 Validasi Data

◈ suatu tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa tiap

bahan, proses, prosedur, kegiatan, sistem, perlengkapan atau
mekanisme yang digunakan dalam produksi dan pengawasan akan
senantiasa mencapai hasil yang diinginkan.
◈ “Obyek” pembuktian : tiap-tiap bahan, proses, prosedur, kegiatan,
sistem, perlengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam
pengawasan mutu (ruang lingkup).
◈ Sasaran/target dari pelaksanaan validasi ini adalah bahwa seluruh
obyek pengujian tersebut akan senantiasa mencapai hasil yang
diinginkan secara terus menerus (konsisten)
 Tujuan Validasi Data

◈ Monitoring akurasi data yg

dikumpulkan
◈ Verifikasi bahwa pengambilan data
adalah konsisten dan reproducible
◈ Verifikasi ekspektasi tentang volume
data yang dikumpulkan.
Pengum
Hasil Rekap validasi Valid
pulan

Koreksi Tidak valid

 Siapa Yang Menvalidasi
Menvalidasi Data?
Data?

◈ Prinsip : validator adalah bukan

pengumpul data/tidak terlibat dalam
proses pengumpul data (orang ke dua)
◈ Sebaiknya validator bukan “bawahan”
pengumpul data  hindari conflict of
interest
 Kapan Validasi Data Diperlukan?

1. Indikator baru diterapkan, khususnya

indikator klinis  IAK
2. Agar diketahui publik, data dimuat di
website RS atau dengan cara lain
3. Terdapat perubahan terhadap :
a. sumber data
b. definisi operasional, numerator,
denumerator, subyek, cara pengumpulan
data/metodologi
c. proses pengambilan data,
d. pengumpul data
 Manajemen Data RS

1. Tetapkan system manajemen data di RS

◈ Komputerisasi semua  data berdasarkan web/on-line RS
◈ Komputerasi sebagian
◈ Komputerisasi hanya untuk analisanya saja
◈ Semua masih manual
 Tergantung sumber daya/kemampuan RS
2. Susun Panduan/SPO system manajemen data: pencatatan,
pengumpulan, analisa, validasi, publikasi/feedback & pelaporan
3. Tetapkan PIC data di RS
• PIC data/Champion data di unit kerja, dengan tugas
pencatatan/input data, pengumpulan, analisa/pelaporan
1.
MIRM sebagai Pusdatin
Let’s continue
 RM-e di Indonesia adalah Keniscayaan

◈ Global ◈ Leader commitment

◈ Economic disruptive ◈ Employee
◈ Gov. regulation  ◈ System
UU ITE 11/2008 ◈ Support system
◈ Facilities
 AKREDITASI RS VERSI BARU

BAB 6
Manajemen
I nformasi dan
Rekam Medik
(MI RM)
Hal yang Harus Diperhatikan Ka. Unit RM
berkaitan dg Mutu

◈ prioritas pengukuran mutu pelayanan klinis di

rumah sakit.
◈ Indikator mutu yang dipergunakan untuk mengukur
mutu di prioritas pengukuran mutu rumah sakit,
sumber data pasti dari unit, dan menjadi indikator
mutu unit;
◈ fokus mengukur hal-hal yang ingin diperbaiki;
◈ melakukan koordinasi dengan komite medis bila
evaluasi penerapan panduan praktik klinis dan
evaluasi kinerja dokter menggunakan indikator
mutu.
◈ Komite/Tim PMKP sebatas memfasilitasi pemilihan
indikator mutu unit
 Indikator Mutu di Unit Kerja

◈ Indikator kunci/area/layanan prioritas

◈ indikator mutu area klinis,
◈ Indikator mutu area manajemen,
◈ Indikator mutu sasaran keselamatan
pasien,
◈ indikator mutu unit kerja (standar
pelayanan minimal).
Aspek-Aspek Penting RM  Indikator

Administrasi Medis Hukum

Keuangan Penelitian Pendidikan

Dokumentasi
 Standar Pelayanan Minimal RS
(KMK 129/2008) : Rekam Medis

1. Kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam

setelah selesai pelayanan (100%)
2. Kelengkapan Informed Concent setelah
mendapatkan informasi yang jelas (100%)
3. Waktu penyediaan dokumen rekam medik
pelayanan rawat jalan (10 menit)
4. Waktu penyediaan dokumen rekam medik
pelayanan rawat inap (15 menit)
klpcm
Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medik

isn’t fair enough!

Hati-hati Memilih Indikator!

◈ Memang
menunjukkan
masalah di area yg
dinilai
◈ Area dinilai TIDAK
SAMA DENGAN
sumber data
◈ Dapat diperbaiki
 Indikator Mutu
dengan sumber data di RM

◈ Asesmen pasien (ass. gadar, awal,

lanjutn, nyeri, risiko jatuh, psikososial, dll)
◈ Prosedur bedah (asesmen pra bedah,
site marking)
◈ Pelayanan anestesi (asesmen pra
anestesi)
◈ Demografi pasien
◈ Penggunaan obat & antibiotika
◈ SKP (Komunikasi efektif, site marking,
kelengkapan pengisian surgical safety
checklist, risiko jatuh)
 Jadi,
Apa Indikator Mutu
Bagian Rekam
Medik
?
Indikator Mutu dengan pendekatan
Teori Sistem

Input
• Analisis beban kerja
• Rasio perekam medis dari total staf di RM
Proses
• Ketepatan waktu penyediaan berkas RM
• Ketepatan waktu coding
Output
• Pelaporan tepat waktu
• Rasio klaim pending
 Indikator Mutu berbasis Unit

Arsip/Filling
• Jumlah missing file
• Jumlah berkas RM rusak
Coding
• Coding tepat waktu (H+1)

Analisis & Statistik

• Pelaporan tepat waktu

Admisi
• Waktu tunggu proses admisi ralan/ranap
 Indikator Mutu berbasis
Balanced Scorecard

Finance
• Rasio pendapatan & belanja Bagian RM

Customer
• Kepuasan Pelanggan internal & external

Business Process
• Ketepatan waktu laporan, coding, dll
• Missing file
• Ketepatan waktu/kecepatan laporan, coding, dll
• Missing file
• Kecepatan penyiapan berkas RM
• Ketepatan coding
Learning & Growth
• Jumlah SDM sesuai beban kerja
• Diklat 20 jam/tahun
• Kemampuan staf coding
Sima Ajami, Afsaneh Ebadsichani,Shahram Tofighi, and Nahid Tavakoli. 2013. Medical records
department and balanced scorecard approach. J Educ Health Promot 2013; 2: 7.
 Indikator Mutu berbasis
Kaizen/Lean Management
If you don’t measure,
You can’t manage…
You can’t control…
You can’t improve…
You lose money!
Question? or Suggestion…

0857 4396 4000

drsafiq.pku@gmail.com

Safiqulatif Abdillah

@saphyq