AUDIT TEKNOLOGI DAN SISTEM INFORMASI

“SYSTEMS ACQUISITION, SERVICE MANAGEMENT, AND OUTSOURCING”

DOSEN PENGAMPU:

Drs. Denny Kurniadi, M.Kom

OLEH:

Maulanda Alfarizi

21076061

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNIK INFORMATIKA

JURUSAN TEKNIK ELEKTRONIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2023
PETUNJUK:

CFO meminta Anda, Manajer Audit TI, untuk memberikan panduan kepada Manajer Penggajian
(PM) dalam memperoleh perangkat lunak yang akan mengotomatisasi proses penyerahan lembar
waktu karyawan. Timesheet adalah sarana yang digunakan karyawan per jam untuk melaporkan
waktu mereka. Timesheet disetujui oleh PM, dan kemudian diproses oleh personel departemen
penggajian untuk pembayaran. Dengan perangkat lunak baru ini, karyawan akan memasukkan
waktu mereka setiap minggu ke dalam sistem komputer. Setelah karyawan menyelesaikan
lembar waktunya, PM akan dapat melihat dan menyetujuinya saat mereka masuk ke sistem.

TUGAS:

Dengan menggunakan skenario yang baru saja dijelaskan, berikan jawaban untuk hal berikut.
Anda sangat dianjurkan untuk mencari lebih jauh dari bab ini (yaitu, literatur TI dan/atau sumber
eksternal valid lainnya) untuk mendukung tanggapan Anda. Sertakan contoh-contoh, jika
diperlukan, untuk membuktikan maksud kasus Anda. Kirimkan file kata dengan halaman
sampul, tanggapan terhadap tugas di atas, dan bagian referensi di akhir. Berkas yang dikirimkan
harus sepanjang antara 6 dan 8 halaman (spasi dua baris), termasuk halaman sampul dan
referensi. Bersiaplah untuk mempresentasikan hasil kerja Anda di depan kelas.

A. Metode apa yang Anda sarankan kepada PM untuk mengumpulkan persyaratan sistem
baru?
B. Bagaimana seharusnya PM menangani dan mendokumentasikan persyaratan sistem (lihat
garis besar dokumen persyaratan yang disediakan dalam bab ini).
C. Dua atau tiga solusi alternatif mana yang Anda rekomendasikan untuk dipertimbangkan
oleh PM.
D. Dengan bantuan PM, lakukan analisis kelayakan menggunakan kategori yang disediakan
dalam bab dan salah satu alternatif solusi yang dijelaskan pada pertanyaansebelumnya.
E. Dengan bantuan PM, siapkan analisis risiko untuk sistem yang diusulkan.
F. Siapa yang akan Anda rekomendasikan untuk menjadi anggota tim pengujian
penerimaan?
G. Pengujian manakah yang akan Anda rekomendasikan untuk memastikan bahwa
persyaratan kinerja sistem terpenuhi?

JAWABAN:

A. Metode Pengumpulan Persyaratan Sistem Baru

1. Wawancara
 PM dapat melakukan wawancara dengan stakeholder terkait, termasuk karyawan yang
akan menggunakan sistem baru, personel departemen penggajian, dan pemangku
kepentingan lainnya. Wawancara dapat membantu dalam memahami kebutuhan dan
harapan mereka terhadap sistem.
Contoh: PM dapat melakukan wawancara dengan karyawan dari berbagai departemen
yang terlibat dalam proses penyerahan lembar waktu. Misalnya, wawancara dengan
karyawan yang paling aktif menggunakan lembar waktu saat ini dapat memberikan
wawasan tentang apa yang bekerja dan apa yang perlu ditingkatkan.

2. Observasi
PM dapat mengamati proses saat ini untuk mendapatkan pemahaman yang lebih
mendalam tentang bagaimana proses penyerahan lembar waktu karyawan berlangsung.
Observasi dapat membantu mengidentifikasi potensi perbaikan dan memahami kendala
yang mungkin dihadapi oleh pengguna.
Contoh: PM dapat mengamati secara langsung bagaimana karyawan saat ini mengisi
lembar waktu, bagaimana lembar waktu disetujui, dan bagaimana departemen penggajian
mengelola data tersebut. Observasi langsung dapat membantu mengidentifikasi proses
yang berpotensi diotomatisasi dan perbaikan yang dapat diterapkan.

3. Survei
PM dapat membuat survei untuk mengumpulkan umpan balik lebih luas dari karyawan
dan personel terkait. Survei dapat membantu dalam mengidentifikasi masalah yang
mungkin tidak terdeteksi selama wawancara atau observasi.
Contoh: PM dapat membuat survei online untuk mengumpulkan pendapat karyawan
tentang kesulitan yang mereka hadapi dalam pengisian lembar waktu manual dan harapan
mereka terhadap sistem otomatisasi baru. Survei dapat mencakup pertanyaan terkait
antarmuka pengguna yang diinginkan dan fitur tambahan yang diharapkan.

B. Penanganan dan Dokumentasi Persyaratan Sistem

PM seharusnya melakukan langkah-langkah berikut:
1. Identifikasi dan Deskripsi Proses:
 Mendokumentasikan proses penyerahan lembar waktu saat ini.
 Mengidentifikasi peran dan tanggung jawab setiap pemangku kepentingan.
 Contoh: Dokumen dapat mencakup diagram alir proses penyerahan lembar waktu
yang saat ini digunakan, mencantumkan langkah-langkah dari pengisian hingga
pembayaran.

2. Identifikasi Persyaratan Fungsional dan Non-Fungsional:

  Menentukan fungsi-fungsi yang diperlukan, seperti input waktu karyawan,
persetujuan PM, dan pemrosesan oleh departemen penggajian.
 Mengidentifikasi persyaratan non-fungsional, seperti keamanan data dan
ketersediaan sistem.
 Contoh: Menyertakan persyaratan fungsional seperti kemampuan input waktu
mingguan, persetujuan berjenjang, dan otomatisasi perhitungan gaji. Persyaratan
non-fungsional dapat mencakup keamanan data, ketersediaan sistem, dan respons
waktu.

3. Dokumentasi Keamanan dan Kebijakan Privasi:

 Menetapkan kebijakan keamanan dan privasi data yang perlu dipatuhi oleh sistem
baru.
 Menyertakan kontrol akses dan langkah-langkah keamanan lainnya.
 Contoh: Dokumen dapat mencantumkan kebijakan enkripsi data, kontrol akses
berbasis peran, dan langkah-langkah keamanan untuk melindungi informasi
karyawan.

4. Pemantauan dan Pelaporan:

 Menetapkan persyaratan pemantauan dan pelaporan untuk memastikan kinerja
sistem dapat dievaluasi dengan baik.
 Contoh: Menetapkan persyaratan pemantauan performa sistem dan menyertakan
laporan yang dapat dihasilkan, seperti laporan pengisian waktu karyawan, laporan
persetujuan, dan laporan penggajian.

C. Solusi Alternatif:
1. Penggunaan Perangkat Lunak Penyerahan Lembar Waktu yang Ada:
 Memodifikasi atau meningkatkan perangkat lunak yang sudah ada.
 Keuntungan: Mungkin lebih ekonomis dan cepat diimplementasikan.
 Kerugian: Mungkin tidak sepenuhnya memenuhi kebutuhan unik organisasi.
 Contoh: Mengintegrasikan modul penyerahan lembar waktu ke dalam sistem
manajemen sumber daya manusia (HRM) yang sudah digunakan oleh organisasi.

2. Pembangunan Solusi Kustom:

 Mengembangkan sistem baru yang sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi.
 Keuntungan: Dapat sepenuhnya memenuhi kebutuhan, lebih fleksibel.
 Kerugian: Biaya pengembangan dan waktu implementasi yang lebih lama.
 Contoh: Menggunakan layanan pengembangan aplikasi untuk membuat sistem
penyerahan lembar waktu yang sepenuhnya disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
3. Penggunaan Solusi SaaS (Software as a Service):
 Menggunakan solusi perangkat lunak yang disediakan oleh pihak ketiga.
 Keuntungan: Implementasi cepat, tanpa kebutuhan pengembangan internal.
 Kerugian: Ketergantungan pada pihak ketiga, kurang fleksibilitas.
 Contoh: Menggunakan platform SaaS yang spesifik untuk manajemen waktu dan
penggajian yang sudah teruji di pasar.

D. Analisis Kelayakan:
Dalam analisis kelayakan, PM harus mempertimbangkan:
1. Kelayakan Ekonomi:
 Membandingkan biaya pengembangan dan operasional dengan manfaat yang
diharapkan dari sistem.
 Contoh: Membandingkan biaya implementasi, pelatihan, dan dukungan untuk setiap
solusi alternatif dan menghitung pengembalian investasi (ROI) dalam jangka waktu
tertentu.

2. Kelayakan Teknis:
 Memastikan bahwa teknologi yang digunakan dapat mendukung implementasi sistem.
 Contoh: Memeriksa apakah organisasi memiliki keahlian teknis untuk mendukung
pengembangan dan pemeliharaan solusi kustom jika dipilih.

3. Kelayakan Operasional:
 Menilai apakah organisasi dapat mengoperasikan sistem baru dengan efektif.
 Contoh: Menilai kemampuan tim operasional dan departemen penggajian untuk
mengelola dan menggunakan sistem baru tanpa gangguan berarti pada kegiatan
sehari-hari.

E. Analisis Risiko:

PM dan tim proyek harus mengidentifikasi potensi risiko, seperti:

 Keterlambatan dalam implementasi.
 Kesalahan data saat migrasi.
 Ketidaksetujuan atau ketidakpuasan pengguna.

F. Anggota Tim Pengujian Penerimaan:

Rekomendasi untuk anggota tim pengujian penerimaan melibatkan:
 Anggota departemen penggajian.
 Karyawan yang akan menggunakan sistem.
 Tim pengembang.
 G. Pengujian Kinerja:
1. Pengujian Beban:
 Memastikan sistem dapat menangani jumlah pengguna yang diharapkan.

2. Pengujian Respons Waktu:

 Mengevaluasi kinerja sistem dalam merespons permintaan.

3. Pengujian Stres:
 Mengukur batas atas kinerja sistem dalam situasi stres.

4. Pengujian Ketersediaan:
 Memastikan bahwa sistem tersedia saat dibutuhkan.