LAPORAN KEGIATAN PKL

DINAS TANAMAN PANGAN, HORTIKULTURA DAN PERTENAKAN PROVINSI

KALIMANTAN TENGAH
JLN.WILLEM AS NO.5 PALANGKA RAYA 73111
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN KANTOR

Disusun Oleh:

Nama : CINTYA LONIKA

Kelas : XII_A_MULTIMEDIA
NISN : 0069687900

PROGRAM KEAHLIAN MULTIMEDIA

BIDANG KEAHLIAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
SMKN 1 SANAMAN MANTIKEI
2023
 HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN KEGIATAN PKL
DINAS TANAMAN PANGAN, HORTIKULTURA DAN PERTENAKAN PROVINSI
KALIMANTAN TENGAH
JLN.WILLEM AS NO.5 PALANGKA RAYA 73111
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN KANTOR
Disusun oleh:
Nama : CINTYA LONIKA
Kelas : XII A MULTIMEDIA
NISN : 0069687900
Telah diperiksa dan disahkan pada :
Hari/ Tanggal : / 2023
Hasil : Sangat Baik/ Baik/ Cukup/ Kurang

…………………………,……………………….2023
Kepala DU/DI, Pembimbing DU/DI

Ir, Hj, SUNARTI, M.M YUSLINA,SP

NIP.196909071994032005 NIP.197105261998032008

Kepala Program Pembimbing,

ANDIE,S.Pd DEVI KUMALA SARI, S.Kom

NIP.197504042005011018

Kepala,
SMKN 1 Sanaman Mantikei

IRWAN ,ST
NIP.197602032005011008
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat dan karunia-Nya
saya dapat menyelesaikan laporan ini tepat pada waktunya yang merupakan salah satu syarat
untuk menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di SMK Negeri 1 Sanaman Mantikei.
Dalam laporan ini penyusun membahas tentang “PEMANFAATAN TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM MANAJEMEN KANTOR”
Dari hasil yang telah di lakukan dan di capai selama saya mengikuti kegiatan praktek
kerja lapangan(PKL) di DINAS TANAMAN PANGAN,HORTIKULTURA DAN
PERTENAKAN selama 4 bulan dari tanggal 01 JULI 2023 sampai dengan 01 November
2023 penyusun banyak mendapatkan pengetahuan dan pengalaman berharga yang tak ternilai
sehingga dari hal-hal tersebut menjadi dasar dan bahan penyusunan dalam pembuatan laporan
ini.
Pada kesempatan ini saya menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada semua
pihak yang telah membantu, serta memberikan bimbingan dalam melaksanakan Praktek
Kerja Lapangan(PKL) ini:
1. IBU Ir.Hj.SUNARTI,M.M selaku pimpinan Perusahaan Dinas Tanaman Pangan,
Hprtikultura dan Pertenakan
2. IBU YUSLINA,SP selaku pembimbing Dinas Tanaman Pangan,Hortikultura dan
Pertenakan Provinsi
3. Bapak Irwan,ST selaku Kepala SMK Negeri 1 Sanaman Mantikei
4. Bapak ANDIE,S.Pd.selaku kepala program prakerin
5. IBU DEVI KUMALA SARI S.Kom selaku Pembimbing di SMK negeri 1 Sanaman
Mantikei
6. Guru-guru SMK Negeri 1Sanaman Mantikei
7. Ayah dan Ibu tercinta selaku orang tua yang telah memberi support.
8. Serta teman-teman yang saya cintai, pembaca yang budiman, dan semua pihak yang
telah membantu.
Penyusun menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna, Oleh karena itu
penyusun memohon kritik dan saran yang bersifat membangun agar dapat memperbaiki
laporan selanjutnya. Semoga laporan ini berguna bagi penyusun,Serta masyarakat pada
umumnya. Akhir kata semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua .

Palangka Raya 01 November 2023

Penyusun

CINTYA LONIKA
i
 DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR.....................................................................................................................i
DAFTAR ISI..................................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.......................................................................................................1
1.2 Identifikasi Masalah...............................................................................................2
1.3 Maksud dan Tujuan...............................................................................................2
1.4 Batasan Masalah....................................................................................................2
BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Struktur Organisasi/Profil Perusahaan...................................................................3
2.2 Visi dan Misi.........................................................................................................4
2.3 Bidang pekerjaan/Garapan.....................................................................................5
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Kajian Teori...........................................................................................................8
3.2 Temuan Studi.......................................................................................................11
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan..........................................................................................................26
4.2 Saran....................................................................................................................26
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

ii
BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Praktek kerja industri [ Prakerin ] adalah suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan

keahlian yang memasukkan secara sistematik dan sinkron antara program sekolah dengan
penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan kerja secara langsung pada dunia
industri.
Hal ini penting dilaksanakan dalam upaya mendorong siswa SMK memiliki standar
mutu yang dibutuhkan oleh industri atau dunia usaha. Peningkatan kompetensi dalam
prakerin diharapkan dapat mengembangkan potensi dan kreatifitas siswa sesuai minat dan
bakat.
Perkembangan teknologi yang sangat pesat telah memberikan banyak manfaat tidak
terkecuali dalam dunia pendidikan. Perkembangan teknologi dapat memberikan
kontribusi yang sangat besar bagi peserta didik dalam proses pembelajaran. Dengan
adanya teknologi, maka proses pembelajaran akan semakin mudah dan cepat. Oleh karena
itu peserta didik berhak untuk mendapatkan pembelajaran yang sesuai dengan kemajuan
ilmu pengetahuan dan teknologi, supaya dapat mengembangkan potensi yang ada.
Pemanfaatan teknologi di bidang komputerisasi saat ini telah menyuguhkan berbagai
kemudahan di antaranya adalah sebagai tempat menyalurkan bakat, minat dan hobi bagi
seseorang. Salah satu sistem informasi teknologi saat ini sangat berperan besar dalam sebuah
perkantoran modern dalam menjalankan aktivitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi
yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data
transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan.
Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku
atau personel yang beraktivitas didalam Kantor tersebut ataupun berupa informasi yang
sifatnya untuk umum. Dengan berbagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu
informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima
informasi, maka perlu adanya pengaturan sistem didalam pengelolaan Laporan PRAKERIN
2023 Teknik Komputer dan Jaringan 2 informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai Sistem
Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam
perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung
berlangsungnya aktivitas perkantoran. Berdasarkan pemaparan tersebut, penulis tertarik untuk
mengkaji lebih dalam mengenai Pemanfaatan Teknologi Informasi pada suatu Kantor.

1
1.1 Identifikasi Masalah
Kemajuan teknologi informasi saat ini sangatlah pesat, tidak terkecuali pada perkembangan
Manajemen Kantor. Saat ini, teknologi informasi sangat bermanfaat hampir dalam semua
bidang, salah satunya yaitu dibidang Manajemen Kantor. Untuk itu penulis mengambil judul
tersebut

1.3 Maksud dan Tujuan

1. Menambah pengetahuan bagi para siswa/i tentang pemanfaatan teknologi informasi dalam
bidang Manajemen Kantor.
2. Meningkatkan dalam penyerapan sesuatu hal yang baru dalam globalisasi.
3. Sebagai referensi bagi siswa/i untuk lebih mengenal sistem Teknologi Informasi.

1.4 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah pada laporan ini, yaitu hanya membahas tentang Pemanfaatan
Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor.

BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN

2.1 Struktur Organisasi/Profil Perusahaan

1. Struktur Organisasi Dinas

Berdasarkan Peraturan Gubernur Kalimantan Tengah Nomor : 50 tahun 2016 tanggal 27
Desember Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Fungsi dan Tata Kerja
Dinas Tanaman Pangan, Hortikultura dan Peternakan Provinsi Kalimantan Tengah dan
Peraturan Gubernur Kalimantan Tengah Nomor 44 Tahun 2017 tentang Pembentukan,
Susunan Organisasi Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis pada Dinas Tanaman
 Pangan. Bagan susunan organisasi Dinas Tanaman Pangan, Hortikultura dan Peternakan
Provinsi Kalimantan dapat dilihat seperti dalam bagan berikut ini,

Tugas Fungsi dan Tata Kerja Dinas Tanaman Pangan, Hortikultura dan Peternakan
Provinsi Kalimantan Tengah terdiri dari :

NO NAMA JABATAN
a Ir. Hj. SUNARTI, MM Kepala Dinas
b Muhajirin Akbar, SP, M.Si Sekretaris
1 Reynold Recky R.M, SE, MM Kasubbag Keuangan dan Aset
2 Yuslina, SP Kasubbag Umum dan Kepegawaian
c Fahlita Robina, S.TP Kabid Prasarana dan Sarana Pertanian
d H Irpan Rianto, SP Kabid Tanaman Pangan
e Hj. Sri Damaiyanti, SP Kabid Tanaman Hortikultura
f Faturahman, S.Pt. MM Kabid Peternakan dan Kesehatan Hewan
g CINTYA LONIKA Perencanaan
a UPT Balai Pengembangan Produksi Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura

1 Isnawati, SP Kepala Balai

2 Raya Kristiana, SE Kasubbag TU
3 Karyatmo M Saleh, SP Kasi Perbanyakan Benih Sumber Tanaman Pangan
4 Goalter Zoko Simamora, SP,M.Si Kasi Pelayanan Penilaian Kultivar Dan Sertivikasi
Benih

b UPT Balai Pengawasan dan Sertifikasi Benih Tanaman Pangan & Hortikultura

1 Dr. Baini, SP, M.AP Kepala Balai

2 Erwin Hermansyah, SP Kasubbag TU
3 Sri Rahayu, SP, M.Si Kasi Pengawasan dan Pengujian Mutu Benih
4 M. Nasrullah, SP Kasi Pelayanan Penilaian Kultivar Dan Sertivikasi
Benih

c UPT Balai Perlindungan Tanaman Pangan dan Hortikultura

1 Alpan M. Samosir, SP, MMA Kepala Balai

2 Agus Senin, SP Kasubbag TU
3 Ir. Vinolia Tantri Kasi Pelayanan Teknis
4 Shanty Harini F Sahidar, SP Kasi Teknologi Pengendalian OPT
d UPT Balai Pengujian Mutu Pakan, Perbibitan dan Hijauan Makanan Ternak
1 Rahmadi, S.Sos, MM Kepala Balai
2 Syaidun Rohman, S.Pt Kasubbag TU
3 Drh. I Gede Sukarya W P, M.Si Kasi Pengujian Mutu Pakan Ternak
4 Siti Samsiah, SP Kasi Perbibitan dan Hijauan Makanan Ternak
e UPT Laboratorium Kesehatan Hewan dan Kesehatan Masyarakat Veteriner

1 drh. Nina Ariyani, M.Si Kepala Balai

2 Adman, A.Md Kasubbag TU
3 Drh. Agnes Mayanita Batas, M.Si Kasi Penyidikan Penyakit Hewan
4 Sri Rahmatilahg, S.Pt Kasi Pengujian Veteriner

2.1Profil Perusahaan
 2.1 Gambar Profil Perussahaan

2.2 Visi dan Misi

Visi Perusahaan

“ Kalteng Maju, Mandiri, Adil untuk Kesehteraan Segenap Masyarakat Menuju BERKAH Bermartabat,
Elok, Religus, Kuat, Amanah dan Harmonis”

Misi
1. Pemantapan tata ruang wilayah Provinsi
2. Pengelolaan Infrasruktur
3. Pengelolaan Sumber Daya Air, Pesisir dan Pantai
4. Pengendalian Inflansi, Pertumbuhan Ekonomi, Pengetasan Kemiskinan
5. Pemantapan Tata Kelola Pemerintahan Daerah
6. Pendidkan, Kesehatan dan Pariwisata
7. Pengelolaan Lingkungan Hidup
8. Pengelolaan Pendapatan Daerah

2.3 Bidang pekerjaan/Garapan

Kegiatan prakerin berlangsung selama empat bulan mulai dari tanggal 01

Juli 2023 sampai 01 November 2023. Pada hari pertama masuk penyusun
prakerin di Dinas Tanaman Pangan, Hortikultura dan Pertenakan melakukan
perkenalan tempat terlebih dahulu dan setelah itu di beri pengarahan oleh
pembimbing di industri. Mengenai sistem kerja di Dinas Tanaman Pangan,
Hortikultura dan Pertenakan saya ditempatkan di bagian perencanaan .kami
diberi pengarahan untuk bekerja dengan serius,tidak boleh memainkan
handphone pada waktu pekerjaan berlangsung dan di utamakan keramaha
tamahan.Selain itu di Dinas Tanaman Pangan, Hortikultura dan Pertenakan
pada hari sabtu dan minggu ada hari libur untuk para karyawan dan
karyawanti
1. Rekapitulasi peralatan dan perabotan kantor
a) Peralatan kantor

No Nama Barang Merek/Type Kondisi Jumlah Ket.

1 Komputer All in Lenovo All Layak 6 Baik

One In One Pakai
AlO 310
2 Printer Epson Layak 4 Baik
L120 Pakai

3 Kertas Multi Fungsi Sidu Uk f4 Layak 4 Baik

dan A4 Pakai
4 Alat Scan Brother Layak 1 Baik
DCP-L2540 Pakai

Tabel 2.2 Peralatan Kantor

a) Perabotan Kantor

No Nama Barang Merek/Type Kondisi Jumlah Ket.

1 AC LG Layak 2 Baik
Pakai
3 Dispenser Miyako Layak 1 Baik
Pakai
4 TV LG Layak 1 Baik
Pakai

Tabel 2.4 Perabotan Kantor

2. Pelaksanaan jam kerja

Jam kerja bertujuan untuk mencegah terjadinya karyawan yang alpa dan bertujuan untuk
menciptakan manajemen waktu yang baik dalam melaksanakan kegiatan jam kerja.Berikut
ini, informasi jam kerja di Dinas Tanaman Pangan,Hortikultura dan Pertenakan :

No Hari Jam kerja

1 Senin 07.00 – 16.00 WIB

2 Selasa 07.00 – 16.00 WIB

3 Rabu 07.00 – 16.00 WIB

4 Kamis 07.00 – 16.00 WIB

5 Jum’at 07.00 – 16.00 WIB

 6 Sabtu LIBUR

7 Minggu LIBUR

Tabel 2.5 Jam Kerja

3. Disiplin kerja
Sistem kedisiplinan yang diterapkan oleh pemimpin perusahaan Dinas Tanaman
Pangan,Hortikultura dan Pertenakan yaitu:
1) Setiap karyawan atau karyawati wajib mengikuti apel pagi di hari senin dan mentaati
peraturan-peraturan yang berlaku di Dinas Tanaman Pangan, Hortikultura dan
Pertenakan
2) seluruh karyawan wajib Membersihkan ruang kerja terlebih dahulu sebelum
mengambil bagian kerjanya masing-masing
3) Apabila ingin meninggalkan kantor pada jam kerja harus memiliki izin keluar dari
pimpinan.
4) Apabila ada karyawan yang tidak masuk kerja maka harus menghubungi atasan
secara langsung
5) Matikan komputer setelah selesai digunakan
6) Rapikan seperti semula alat ketika sebelum pemakaian komputer
7) Membuang sampah pada tempatnya

BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
.1 Dasar Teori
Teknologi Informasi (TI), atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Information
technology (IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu manusia dalam
membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. TI
menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video.
Contoh dari Teknologi Informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, TV,
peralatan rumah tangga elektronik, dan telepon genggam modern (ponsel).
Perlu diketahui bahwa pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas, artinya
semakin banyak informasi semakin banyak kertas yang dibutuhkan atau disimpan. Sedangkan
sekarang, hal itu beralih kepada elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih
besar dibandingkan kertas; misalnya disket/floppy. Yang dapat memuat atau diisi sejumlah
informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap
penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau
oragnisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami
bahwa pekerjaan Kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi
yang berkaitan dengan bidang tugas dari Kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian
teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,
pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,
gambar, maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
3.2 Komponen Utama Sistem Teknologi Informasi Komputer

 Perangkat Keras (hardware)

 Perangkat Lunak (software)

  Orang (User)
3.2.1. Perangkat Keras (Hardw are)
a. Komponen utama perangkat keras sistem komputer :
 Unit masukan : berfungsi sebagai alat untuk memasukkan data / perintah ke dalam
komputer. Contoh : keyboard, mouse, scanner, dll.
 Unit Pusat Pengolah (Central Processing Unit) : merupakan otak sistem komputer. Terdiri
atas komponen aritmatika dan logika (Arithmatic and Logical Unit), Unit Kontrol (Control
Unit / CU) dan Main Memory.
 Unit Keluaran : berfungsi untuk menampilkan/mencetak keluaran sebagai hasil pengolah
data. Contoh : printer, monitor, plotter, speaker, dll.
 Media Penyimpanan (Memory) : digunakan untuk menyimpan data, informasi dan
program pengolah
b. Komponen pendukung perangkat keras sistem komputer :
 I/O ports : digunakan untuk menerima atau mengirim data keluar sistem. Dihubungkan
melalui I/O ports.
 Data Bus : merupakan jalur perpindahan data antar modul dalam sistem komputer.
 Address Bus : digunakan untuk memberikan tanda lokasi sumber ataupun tujuan dalam
proses transfer data.
 Control Bus : Digunakan untuk mengontrol penggunaan serta akses ke data bus dan
address bus.
3.2.2. Perangkat Lunak (Software)
Merupakan serangkaian instruksi dengan aturan terntentu yang mengatur operasi perangkat
keras.
Perangkat lunak terdiri atas 4 Kelompok :
a. Sistem Operasi (Operating System) Adalah perangkat lunak yang digunakan untuk
mengendalikan resources selama proses berlangsung. Fungsi sistem operasi adalah
mengalokasikan memori dan pekerjaan serta penjadwalan pekerjaan. Contoh : DOS, UNIX,
Windows, Linux, dsb.
b. Bahasa Pemrograman (Programming Language) Digunakan sebagai alat untuk
mengembangkan program aplikasi. Level/generasi bahasa pemrograman komputer (4 GL = 4
Generation Language) :
1. Bahasa mesin (machine language). 2. Bahasa rakitan (assembly language). 3. Bahasa
pemrograman tingkat tinggi (programming language). 4. Aplikasi (application).
c. Bahasa Query (Query Language)
Merupakan perangkat lunak bahasa tingkat sangat tinggi yang dapat digunakan untuk
menampilkan informasi-informasi yang diinginkan hanya dengan sedikit perintah saja.
contoh : SQL (Structured Query Language).
d. Aplikasi (Application) Merupakan perangkat lunak yang dikembangkan untuk digunakan
pada kegiatan/pekerjaan tertentu. contoh : SPSS, Ms. Office, Photoshop, dll.
3.2.3. Pengguna (User)
Merupakan personal-personal yang terlibat dalam sistem komputer, yaitu meliputi operator
programmer, system analyst, manajer sistem informasi, manajer pada tingkat operasional,
manajer pada tingkat manajerial, manajer pada tingkat strategis, teknisi, administrator
database (DBA), serta personal lain yang menggunakan Komputer.
3.3 Peranan Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang
besar terhadap pekerjaan Kantor. Pekerjaan Kantor dapat dilaksanakan dengan mudah
 dan cepat. Berikut dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu
masing-masing pekerjaan Kantor.

3.3.1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai Pengolah
Kata (word processor), maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian
surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat. Ada tiga jenis dasar
word processor :
 Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor
independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard ,
processor, memory,layar,dan printer.
 Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri
atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang
berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
 Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program
pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
 Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan
sebagainya.
 Menambah kepuasan kerja
 Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
 Menghemat tenaga
 Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
 Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan
 Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer
lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.
 Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
 Memerlukan pelatihan yang memadai
 Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
 Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
3.3.2. Komunikasi Perkantoran
dari kata tele artinya jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian
yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui
kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan
telekomunikasi yang cukup tua. Dengan kemajuan teknologi informasi, maka
telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan
dalam bentuk kata-kata dan sandisandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon
dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat
kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke
dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3.3.3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi,
pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat
elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari
electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan,
pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual,
maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah
teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.
3.3.4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing
warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip,
sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian
penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang
memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
3.4 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada
beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
3.4.1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
 Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti
kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan
kerja.
 Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
 Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
 Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
 Pekerjaan rutin Kantor akan lebih efektif.
 Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai
variasi peralatan yang tersedia.
 Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh Kantor-Kantor kecil sekalipun.
3.4.2. Implikasi terhadap karyawan Kantor
a. Keuntungan:
 Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
 Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
 Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
 Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
 Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer
dan rekayasa software .
 Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
 Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
 Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
 Masalah kesehatan sebagai akibat penggunaan peralatan seperti layar, printer , dan
sebagainya.
 Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
 Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
 Menimbulkan keresahan sementara karyawan pada tahap penerapan.
 Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh Kantor atau Kantor dengan adanya
teknologi perkantoran adalah :
 Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
 Harga teknologi baru ini relatif murah.
 Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak
memerlukan ruang seluas filing cabinet .
 Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara
cepat.
 Produktivitas meningkat secara cepat.
 Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai
keperluan.
 Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari Kantornya.

BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan
menyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan sistem organisasi. Teknologi informasi
sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan Kantor yang modern, bahkan
bukan hanya dalam Kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga
komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan Kantor diantaranya sangat
membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi perkantoran,
pengiriman surat maupun tata laksana arsip/filing.
Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen
perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial,
ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yang positif maupun negatif terhadap
karyawan Kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran erat
kaitannya dengan Otomatisasi Kantor, pekerjaan Kantor yang mengalami otomatisasi
dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat elektronik
(electronik mail), voice mail, kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio.
konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi faksimile (faximile transmission), dan juga
desktop publishing.
4.2 Saran
1. Kepada manajer Kantor untuk lebih mengefektifkan penggunaan teknologi informasi yang
lebih efektif, karena penggunaan TI tergantung pada penggunanya sendiri. TI akan sangat
membantu dalam pekerjaan Kantor dan mengelola Kantor secara lebih efektif dan efisien.
2. Kepada para pengguna TI secara umum, untuk lebih bijak dalam menggunakan TI, jadikan
TI sebagai lahan potensial untuk bisa membangun kapasitas diri yang lebih baik, bahkan
untuk dewasa ini tidak ada hal yang tidak mungkin dengan penggunaan TI.
3. Kepada para siswa untuk lebih mengingkatkan lagi penguasaan dalam bidang teknologi
informasi, hal ini akan sangat berguna pada kompetensi diri secara baik sebagai bekal untuk
mengahadapi dunia kerja.
Demikian kesimpulan dan saran-saran yang penulis kemukakan, semoga adanya saran-saran
ini dapat di jadikan bahan masukan untuk meningkatkan prestasi sebagai cermin instansi
dan sekolah.