Penjadwalan Proyek Dengan Ms Project - Day2

Penjadwalan Proyek Dengan Ms Project 05/11/2023
Shortcourse
Penjadwalan Proyek
Dengan Ms Project
Control & Monitoring

Membuat Table RAB 1 8 Schedule
Menyusun Daftar Resource 2 7 Tracking Schedule
Topik
Input Volume Pekerjaan 3 Bahasan 6 Membuat Table Progress
Menyusun Biaya 4 Hari Kedua 5 Membuat Kurva S
Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 2
2
Membuat Table
RAB
Table RAB
1. Ambil format Tabel yang tersedia (Built-In) di Ms Project : View – Tables – pilih Entry
2. Buka menu Project – Custom Fields
4
Table RAB
3. Membuat settingan susunan table RAB sebagai berikut :

a. Satuan : type = text; field = text1; rename = Satuan
b. Volume : type = number;

field = number1; rename = Volume
Table RAB
c. Harga Satuan : type = cost; field = cost1; rename = Harsat
d. Jumlah Harga :
type = cost; field = cost2;
rename = Jml Harga;
Custom attributes = formula;
Edit Formula = Volume * Harsat
Calculation for task and
group summary rows = Rollup : Sum
6
Table RAB
4. Menyusun field table dalam susunan di table entry

: klik kanan – insert column – pilih field yang di insert
yaitu Satuan, Volume, Harsat & Jml Harga
Table RAB
5. Menghapus field yang tidak diperlukan : klik

kanan – hide column – pilih field yang di hide
8
Table RAB
6. Menyimpan Table Custom : View – Tables – Save Fields as a New Table – tulis nama tablenya : RAB
Tampilan Table RAB
Table RAB
10
Menyusun Daftar
Resource
11
Resource Sheet
1. Melakukan input data RAB dalam Table Custom RAB yang sudah dibuat sebelumnya. Cara input bisa copy
paste dari excell, yang di input adalah data Satuan, Volume dan Harsat
2. Membuat Resource di Resource sheet

Buka dua layar dengan menu View – New
Window – View – pilih Resource Sheet
12
Resource Sheet
3. Menyusun data material dalam resource sheet

a. Memasukkan data nama material dari field Task Name ke Resource name, nama resource dapat disesuaikan.
b. Merubah jenis resource di field Type : Work, Material, Cost
c. Memasukkan data Satuan dari field Satuan ke Material Label
d. Memasukkan data Harga Satu dari field Harsat ke Std Rate
e. Merubah jenis pembiayaan di field Accrue At : Start, Prorate, End
13
Strategi Input Resource
1. Input item pekerjaan persiapan/preliminary

Untuk item pekerjaan dengan satuan ls atau unit yang mempunya durasi Panjang (> 100 hari), harga satuan diinput dengan cara
nilainya dibagi 100. Misalnya harga Satuan Pekerjaan Air Kerja adalah Rp. 8.040.678 maka diinput di field Std Rate dengan
harga Rp. 80.040,68. Agar nilai cost tetap maka volume yang akan diinput nanti harus diganti dengan 100
2. Satu resource satu harga satuan

Setiap resource yang diinput dalam resource sheet mempunya satu harga satuan.
Jika ada beberapa resource dengan beberapa nama yang berbeda tetapi mempunyai harga yang sama, maka diinput dengan satu
resource saja dengan nama resource yang mewakili item tersebut.
Jika ada satu resource mempunyai beberapa harga, maka nama resource harus dibedakan sesuai kebutuhan.
3. Satu task terdiri dari 2 resources atau lebih

Jika ada satu task yang terdiri dari 2 resource atau lebih, maka penamaan resource tetap sesuai dengan rincian material seperti
apa yang tertuang di BOQ.
Misalnya resource pintu sesuai dengan nama type pintunya, resource sanitari ditulis sesuai dengan jenis sanitary nya, dan lain
sebagainya
14
Contoh Input Resource
Pek. Struktur
15
Pek. Arsitektur
16
Pek. Arsitektur
17
Pek. Arsitektur
18
Pek. Mekanikal
19
Pek. Mekanikal
20
Input Volume
Pekerjaan
21
Input Volume RAB
1. Ambil format table yang sudah pernah kita buat sebelumnya yaitu Table RAB
Kemudian insert field baru di sebelah kanan Jml Harga, yaitu
Cost : klik kanan, insert column, pilih Cost
Reseource Names : klik kanan, insert column, pilih Resource Names
Simpan table dengan nama tetap : View – Table – Save Fields as a New Table –
pilih Update Curent Table – OK
Buka New Window –
Resource Sheet – Arrange All
22
Input Volume RAB
2. Membuat resource “Pekerja”, berguna pada saat tracking schedule

Insert resource – ketik Pekerja – isi kolom max dengan angka 1000 (atau lebih)
3. Mengisi resource ke dalam field resource names

Copy paste dari field resource name di resource sheet ke
field resouce names
Double klik, pilih resource, isi volume di kolom units
23
Input Volume RAB
4. Menambahkan reource “Pekerja”
5. Untuk item ls volume diinput dengan angka 100, karena

waktu input resouce
harga satuan sudah dibagi dengan 100
24
Input Volume RAB
6. Jika masing2 item/task antara kolom “Jml Harga” dan “Cost” sudah sama.
Cek juga jumlah di summary task
25
Strategi Input Volume Dengan Excel
1. Melakukan filter data di harga satuan

2. Di tampilan table RAB, klik tanda segi tiga [ ] di field Harsat, unselect all, pilih harga. Misalnya pilih harga
10.636 untuk pek. Pembesian
26
3. Klik lagi tanda segi tiga (filter) di field Harsat, pilih Group on this field
27
4. Double klik di task yang paling atas, pilih Resource, masukkan resource material yang sesuai, dan jangan
lupa tambahkan resource “pekerja”, tanpa input volume.
5. Di Ms Project, sorot di kolom volume, kemudian copy (ctrl-C), buka file ms

excel kosong, paste (ctrl-V) di salah satu cell di excel
28
6. Kembali ke Ms Project, copy cell yang ada di resource names, paste di salah satu cell di Ms Excel
7. Potong uraian recource names menjadi 2 bagian. Di cell E1 diambil nama

resource, dan di cell E2 (di bawahnya) satuan dan uraian setelahnya (tanpa
volume).
29
8. Buat formula di cel D4 (di samping volume baris pertama), $E$1&C4&$E$2,

kemudian di copy paste ke seluruh cell di bawahnya.
30
9. Sorot hasil copy paste dari file ms excel ke ms project di field Resource Names. Maka total nilai di
field/kolom Jumlah Harga akan sama dengan Cost
31
10. Kembalikan lagi filter di harga satuan, dua filter yaitu Group on this field dan harga satuan. Demikian
diulang dengan cara yang sama untuk task yang lain seperti pekerjaan bekisting, pengecoran dan
seterusnya di filter di harga satuan.
32
Strategi Input Volume Dengan Banyak Resource
1. Untuk melakukan input volume untuk task dengan beberapa resource (lebih dari satu resource, maka ada
strategi khusus. Misalnya kita ambil contoh untuk pekerjaan pasang sanitair. Susun resource sesuai
yang ada di BOQ/RAB.
33
2. Filter di field Task name dengan cara klik di tanda segitiga di kanan field, unselect all, pilih item yang
akan ditampilkan, misalnya Sanitair Toilet.
34
3. Filter Kembali dengan cara klik di tanda segitiga di kanan field, Grup by, pilih
pilih Group on this field
4. Tempatkan cursor di pojok kanan bawah cell di field Resource Names

sampai ada tanda +, drag a& drop ke bawah
35
5. Buka Kembali filter Group on this field,

kemudian klik menu view, outline, all sub tasks
6. Input volume item yang dicopy tadi disesuaikan

dengan BOQ/RAB sehingga nilai cost sama
dengan kolom/field Jumlah Harga
36
Menyusun Biaya
37
Cost/Biaya
Cost Pek. Struktur
38
Cost/Biaya
Cost Pek. Arsitektur
39
Cost/Biaya
Cost Pek. Arsitektur
40
Cost/Biaya
Cost Pek. Mekanikal
41
Cost/Biaya
Cost Pek. Mekanikal
42
Cost/Biaya
Cost Pek. Elektrikal
43
Cost/Biaya
Cost Pek. Elektrikal
44
Membuat Kurva S
45
Membuat Kurva S
1. Ambil menu Task – Gant Chart – Task Usage
2. Menentukan outline tampilan task : View – Outline – Level 2
46
Membuat Kurva S
3. Membuat kolom Bobot Kontrak

Klik kanan di kanan Task Name – Insert Column – pilih Number2 (misal)
Klik kanan di column Number 2 – Custom Fields – Rename – ketik Bobot Kontrak
Klik Formula – ketik rumus [Baseline Cost]*100/NK (dalam angka)
Klik Use Formula
47
Membuat Kurva S
4. Mengatur timescale : View – Timescale - Weeks
5. Mengatur detail : klik kanan di kolom Details – pilih Cost
6. Mengatur tampilan data yang ditampilkan serta mengatur lebar kolomnya
48
Membuat Kurva S
7. Siapkan file excel kosong
8. Sorot 2 kolom dalam Ms Project yaitu Task Name & Bobot Kontrak, kemudian copy paste ke excell
49
Membuat Kurva S
9. Sorot nilai cost dari awal pekan (start) sampai dengan finish (selesai) proyek, kemudian copy dan paste
ke file Excel
10. Tambahkan Nama Pekan di Label Atas
50
Membuat Kurva S
11. Pindahkan baris pertama (total cost) ke bagian bawah dari bagan di Excell
12. Tambahkan baris di bawahnya untuk jumlah kumulatif
51
Membuat Kurva S
13. Duplikasikan sheet Cost (sheet pertama)

14. Buat rumus dari cell sheet2 ke sheet1*100/NK, atur conditional formating untuk tampilan warna cell, dan
copy paste ke semua tampilan bagan kurva S
52
Kurva S Dari Data Ms Project
Kurva S
53
Membuat Table
Progress
54
Progress Report
Progress report atau laporan progress adalah bentuk pelaporan bobot progress untuk mengukur produksi di lapangan
dalam bentuk bobot persen pekerjaan.
Progress report biasanya dibuat dengan menggunakan Ms Excel untuk perhitungan dan tampilannya. Tapi dengan Ms
Project, kita bisa membuat laporan progress report ini dari hasil tracking schedule Ms Project.
Penyusunan progress report ini sama seperti penyusunan laporan progress yaitu terdiri dari beberapa kolom
diantaranya
a. Bobot Kontrak
b. Progress Rencana
c. Progress s/d periode lalu
d. Progress saat ini
e. Progress s/d periode ini
55
Table Progress
1. Ambil format Tabel yang tersedia (Built-In) di Ms Project : View – Tables – pilih Entry
2. Buka menu Project – Custom Fields
56
Table Progress
3. Membuat settingan susunan table Progress sebagai berikut :
a. Membuat field/kolom :Bobot Kontrak

Pilih menu Project – Custom Fields
type = number; field = Number2; rename = Bobot Kontrak
klik Formula, ketik formula : [Baseline Cost]*100/NK (dalam angka)
klik Rollup : Sum
57
Table Progress
b. Membuat field/kolom : Bobot Rencana

type = number; field = Number3; rename = Bobot Rencana
klik Formula, ketik formula : [BCWS]*100/NK (dalam angka)
klik Rollup : Sum
58
Table Progress
c. Membuat field/kolom : Progress sd periode ini

type = number; field = Number4; rename = Progress sd periode ini
klik Formula, ketik formula : [ACWP]*100/NK (dalam angka)
klik Rollup : Sum
59
Table Progress
d. Membuat field/kolom : Progress sd periode lalu

type = number; field = Number5; rename = Progress sd periode lalu
klik Rollup : Sum
60
Table Progress
e. Membuat field/kolom : Progress saat ini

type = number; field = Number6; rename = Progress saat ini
klik Formula, ketik formula : [Progress sd periode ini] – [Progress sd periode lalu]
klik Rollup : Sum
61
Table Progress
f. Menyusun table Progress dengan cara sebagai berikut:

Menambah susunan kolom/field : klik kanan, insert column, pilih field yang akan ditambahkan
Menghapus susunan kolom/field : klik kanan, hide column
62
Table Progress
g. Menyimpan sebagai table built in baru :

View – Table – Save Fields as new table – beri nama misal Progress Report
63
Mencetak Progress Report
Mencetak progress report dengan cara diblok Table Progress yang dimaksud dan di copy
paste ke ms excel, selanjutnya bisa diprint seperti biasa.
64
Progress Report
Table Progress
65
Tracking Schedule
66
Input Schedule Pek. ME
Schedule di proyek adalah sangat dinamis. Tidak semua kegiatan bisa dilaksanakan sesuai dengan
rencana atau target. Oleh karena itulah schedule perlu diupdate atau ditracking.
Tracking adalah proses memasukkan kondisi aktual lapangan. Melakukan tracking schedule dengan
menetapkan tanggal mulai aktivitas dan memasukkan volume pekerjaan serta harga satuannya.
Tracking schedule dilakukan secara periodik (harian, mingguan, bulanan atau waktu tertentu) atau
secara garis besar yaitu memasukkan waktu mulai dan waktu selesai kegiatan.
Tracking harian dilakukan untuk mendapatkan hasil yang baik, realisasi dan aktual pelaksanaannya
sedapat mungkin dimasukkan ke dalam jadwal secara rutin atau per hari, sehingga penyimpangan yang
terjadi dapat secara cepat diatasi.
67
Step by Step Tracking Schedule
1. Siapkan file yang sudah di-setbaseline sesuai dengan target yang ditetapkan.
2. Menetapkan tanggal evaluasi atau dalam Ms Project disebut dengan status date. Pilih menu Project – Project
Information – Status Date, isi sesuai tanggal evaluasi
3. Mengatur setting garis grid line. Pilih menu Format – Gridlines – Gridlines – Line to change, pilih Status date
– Type, pilih type garisnya - Color, ganti sesuai selera, misal warna merah
68
4. Mengatur tampilan Table Tracking. Pilih menu View – Table – Tracking

a. Menambah kolom/field indicator. Klik kanan – insert column – Indicator
b. Menambah kolom/filed predecessor.
c. Menghapus field % Work Comp.
d. Membuat field baru dg nama % Progress. Klik kanan – insert column – pilih number2 – Project – Custom
field – rename, tulis nama, misal % Progress – Edit Formula, tulis formula : IIf( [Baseline Cost] > 0; [Actual
Cost] *100/[Baseline Cost] ; 0 )
e. Menyimpan table : View – Table – Save fields as new table – kasih nama file, misal Tracking SP
69
5. Melakukan tracking schedule dengan beberapa strategi sebagai berikut:

a. Untuk item pekerjaan yang sesuai dengan schedule. Pilih menu Task - Mark On Track
Pilih menu View – Details – pilih Task Usage; maka layar akan terbagi menjadi 4 window.
Tambahkan field di table usage dengan tambahan 2 kolom yaitu
• Actual work
• Remaining work
Klik kanan di kolom Details, centang item sebagai berikut:
 Work
 Act. Work
 Cum. Work
70
Input/ketik volume di kolom actual work sesuai volume yang didapat
71
b. Untuk item pekerjaan yang tidak sesuai dengan schedule

Tentukan dulu kapan tanggal dimulai item pekerjaan tersebut sesuai actual
di lapangan. Pilih menu Task - Mark On Track. Jika gant chart terputus,
maka ubah dulu predecessornya atau bisa dihapus.
72
c. Untuk pekerjaan yang sudah selesai dikerjakan, ada dua opsi yaitu:
1. Jika sudah selesai dikerjakan dengan volume sesuai kontrak, maka dirubah
dahulu remaining duration sedemikian sehingga tanggal finish di sebelah kiri
status date, kemudian Mark on track.
73
2. Jika sudah selesai dikerjakan dengan volume kurang dari kontrak,

maka dilakukan Mark on track, diinput volume di actual work,
selanjutnya remaining duration diketik nol
74
d. Untuk item pekerjaan dengan volume actual lebih kecil atau lebih besar dari
rencana:
Pilih menu mark on track, kemudian diinput volume actual work, setelah itu
diinput Kembali remaining duration sesuai dengan Analisa atau kebutuhan
di lapangan.
75
1. Melakukan tracking schedule dengan strategi sebagai berikut:

Pilih menu Task - Mark On Track
Masukkan volume di actual di waktu yang telah ditracking sesuai kondisi di lapangan
76
2. Tracking lanjutan
Setelah mark on track, kemudian diinput actual work dan juga volume sisa pekerjaan sesuai schedule sisa
pelaksanaannya.
77
Tracking Schedule
Tracking
78
Control &
Monitoring
Schedule
79
Control Schedule
Monitor and
• Schedule management Control Project • Work performance
plan Work information
Project
• Schedule baseline
Management Plan
• Scope baseline Perform
• Performance • Change requests
Integrated
measurement baseline
Change Control
• Lessons learned register
Control • Schedule management
• Project calendars
• Project schedule Schedule plan
Project Documents Project
• Resource calendars • Schedule baseline
Management Plan • Scope baseline
• Schedule data
• Earned value analysis Updates • Performance measurement
• Iteration burndown chart baseline
Direct and
• Performance reviews
• Work performance data Manage Project
• Trend analysis
Work
• Variance analysis Schedule forecast
• What-if scenario analysis
• Organizational Process Enterprise/ • Critical path method
Assets Organization • Project management • Assumption log
information system • Basis of estimates
• Resource optimization • Lessons learned register
• Leads and lags Project Documents • Project schedule
• Schedule compression Updates • Resource calendars
• Risk register
• Schedule data
80
Finish Variance
Dengan Ms Project yang sudah di-tracking/diupdate, maka akan diketahui

potensi delay atau ahead dari semua activity ataupun keseluruhan waktu
proyek secara keseluruhan.
Fitur yang digunakan dalam menentukan keterlambatan atau lebih cepatnya
pelaksanaan proyek di dalam Ms Project adalah “Finish Variance”. Finish
variance adalah selisih antara “scheduled finish” dengan “baseline finish”. Jika
finish variance positif berarti activity/ milestone/proyek tersebut dinyatakan
“terlambat”, begitu dengan sebaliknya.
Dengan mengetahui finish variance dari hasil tracking tersebut, maka kita bisa
melakukan delay analysis jika terjadi potensi keterlambatan dan melakukan
tindakan percepatan schedule atau re-planning terhadap schedule sisa
pekerjaan (remaining activity)
81
Delay Analysis
Finish Variance
82
Schedule Compression
Fast Tracking Crashing
Sebuah teknik yang digunakan dimana kegiatan yang Sebuah teknik yang digunakan untuk mempercepat durasi
biasanya dilakukan berturutan kemudian dirubah secara pekerjaan dengan menambah atau meningkatkan kualitas
paralel atau overlapping. sumber daya.
83
Resource Optimization
Resource Levelling Resource Smoothing
Metode menetapkan awal dan mulai disesuaikan Metode penyesuaian kegiatan model jadwal sehingga
berdasarkan keterbatasan sumber daya dengan tujuan persyaratan untuk sumber daya tidak melebihi batas sumber
menyeimbangkan permintaan sumber daya dengan pasokan. daya yang telah ditetapkan. Dengan cara ini lintasan kritis
tidak berubah dan tanggal penyelesaian tidak tertunda.
.
84
Evaluasi Sisa Pekerjaan
Evaluasi Sisa Pekerjaan atau bisa disingkat SIPEK, dalam pembahasan

penjadwalan sering disebut Penjadwalan Ulang atau re-schedule sisa
pekerjaan, adalah melakukan evaluasi terhadap schedule sisa
pekerjaan, baik durasi ataupun predecessornya.
Pada saat melakukan tracking schedule, kita melakukan update

schedule terhadap kondisi real di lapangan, diantaranya adalah data
awal mulai pekerjaan, durasi actual serta volume actual yang
didapat.
85
Setelah kita melakukan tracking itu, kita haruslah melakukan evaluasi schedule terhadap sisa
pekerjaannya dengan melakukan hal-hal antara lain:
a. Melakukan update terhadap durasi dan keterkaitan pekerjaan (predecessor) jika memang ada
perubahan urutan kegiatan di lapangan atau ada perubahan realisasi di lapangan terhadap
rencana
b. Menambahkan task atau kegiatan jika memang diperlukan, bahkan bisa juga mengurangkan dari
kegiatan yang ada
c. Mendetailkan suatu kegiatan yang perlu di-breakdown lagi dengan menambah level di bawahnya
untuk suatu kegiatan yang pada saat perencanaan belum detail
86
Remaining Works
87
Terima
Kasih
Muhammad Ubaidil Asyhar, S.T.
081330564990
ubaidgrs@gmail.com
ubaidgrs
Muhammad Ubaidil Asyhar
88

Penjadwalan Proyek Dengan Ms Project - Day2

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Penjadwalan Proyek Dengan Ms Project - Day2

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Penjadwalan Proyek Dengan Ms Project 05/11/2023

Control & Monitoring

Menyusun Daftar Resource 2 7 Tracking Schedule

Menyusun Biaya 4 Hari Kedua 5 Membuat Kurva S

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 2

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 3

2. Buka menu Project – Custom Fields

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 4

3. Membuat settingan susunan table RAB sebagai berikut :

b. Volume : type = number;

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 5

c. Harga Satuan : type = cost; field = cost1; rename = Harsat

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 6

4. Menyusun field table dalam susunan di table entry

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 7

5. Menghapus field yang tidak diperlukan : klik

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 8

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 9

Tampilan Table RAB

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 10

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 11

2. Membuat Resource di Resource sheet

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 12

3. Menyusun data material dalam resource sheet

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 13

Strategi Input Resource

1. Input item pekerjaan persiapan/preliminary

2. Satu resource satu harga satuan

3. Satu task terdiri dari 2 resources atau lebih

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 14

Contoh Input Resource

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 15

Contoh Input Resource

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 16

Contoh Input Resource

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 17

Contoh Input Resource

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 18

Contoh Input Resource

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 19

Contoh Input Resource

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 20

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 21

Input Volume RAB

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 22

Input Volume RAB

2. Membuat resource “Pekerja”, berguna pada saat tracking schedule

3. Mengisi resource ke dalam field resource names

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 23

Input Volume RAB

4. Menambahkan reource “Pekerja”

5. Untuk item ls volume diinput dengan angka 100, karena

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 24

Input Volume RAB

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 25

Strategi Input Volume Dengan Excel

1. Melakukan filter data di harga satuan

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 26

Strategi Input Volume Dengan Excel

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 27

Strategi Input Volume Dengan Excel

5. Di Ms Project, sorot di kolom volume, kemudian copy (ctrl-C), buka file ms

Pengendalian Proyek Dengan Ms Project 28