LAPORAN AKHIR

MAGANG BERSERTIFIKAT
IMPLEMENTASI PELAYANAN AKTA
KELAHIRAN MELALUI APLIKASI: KLAMPID
NEW GENERATION (KNG)

DI KELURAHAN GUNDIH KOTA SURABAYA

Diajukan untuk memenuhi persyaratan kelulusan

Program MSIB MBKM

oleh :
ANJULITA NAOMI LIMBONG / 0701182025010

ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

UNIVERSITAS SRIWIJAYA
2023
 ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

UNIVERSITAS SRIWIJAYA

IMPLEMENTASI PELAYANAN AKTA

KELAHIRAN MELALUI APLIKASI: KLAMPID
NEW GENERATION (KNG)

DI KELURAHAN GUNDIH KOTA SURABAYA

oleh :
ANJULITA NAOMI LIMBONG / 0701182025010

disetujui dan disahkan sebagai

Laporan Magang atau Studi Independen Bersertifikat Kampus Merdeka

Surabaya, 23 Juni 2023

Pembimbing Magang atau Studi Independen
S1 Ilmu Administrasi Publik, Universitas Sriwijaya

Januar Eko Aryansyah, S.IP., S.H., M.Si.

NIP. 19880127201903005

1
2
 Abstraksi

Program Magang dan Studi Independen Bersertifikat (MSIB) adalah

inovasi dari Kementerian, Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi
Republik Indonesia. Program ini diberikan kepada mahasiswa agar dapat belajar
dengan terjun langsung pada dunia pekerjaan untuk memperoleh pengalaman
sebagai bekal masa mendatang pasca selesai dari bangku perkuliahan. Program
MSIB ini juga membuka kesempatan berbagai instansi mulai dari swasta,
BUMN maupun pemerintahan untuk menjadi mitra. Salah satu mitra tersebut
yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya. Ada beberapa
posisi bidang yang dibuka oleh Dispendukcapil Kota Surabaya dalam Program
MSIB salah satunya yaitu Pendamping Layanan Administrasi Kependudukan.
Pada bidang ini peserta magang ditempatkan di kantor kelurahan seluruh
Kota Surabaya guna membantu berlangsungnya proses pelayanan publik pada
tingkat kelurahan. Dari 154 kelurahan di Kota Surabaya, salah satu kelurahan
yang menjadi lokasi penempatan mahasiswa magang bersertifikat
Dispendukcapil Kota Surabaya posisi Pendamping Layanan Administrasi
Kependudukan adalah Kelurahan Gundih.

Abstract

The Certified Internship and Independent Study Program (MSIB) is an

innovation from the Ministry of Education, Culture, Research and Technology
of the Republic of Indonesia. This program is given to students so that they can
learn by going directly into the world of work to gain experience as a provision
for the future after finishing college. This MSIB program also opens up
opportunities for various agencies ranging from the private sector, SOEs and
the government to become partners. One of these partners is the Surabaya City

3
Population and Civil Registration Office. There are several field positions
opened by the Surabaya City Dispendukcapil in the MSIB Program, one of
which is the Population Administration Service Assistant.
In this field, interns are placed in village offices throughout the city of
Surabaya to assist the public service process at the village level. Of the 154
urban villages in Surabaya City, one of the villages that is the location for the
placement of certified internship students in the Surabaya City Dispendukcapil
Population Administration Service position is Gundih Village.

4
 Kata Pengantar

Segala puji dan syukur, saya panjatkan kepada Tuhan, atas berkat dan
anugerah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan penulisan Laporan Akhir
dengan judul “Implementasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Melalui
Aplikasi: Klampid New Generation (KNG)”.
Tidak lupa saya berterima kasih kepada segenap orang-orang hebat yang
selalu menjadi penyemangat dan alasan saya bisa menyelesaikan Karya Tulis
ini.
1. Ayah dan Ibu, dua orang penyemangat hidup saya. Terimakasih untuk
doa-doanya yang memberkati segala perjuangan dan usaha diri saya agar
dapat terus berjuang hingga detik ini.
2. Program MSIB dan Dispendukcapil Kota Surabaya, yang menjadi
tempat saya belajar dan memperoleh pengalaman yang sangat berkesan
bagi jenjang pendidikan saya
3. Riama limbong, saudariku tercinta. Terimakasih menjadi penguat dan
panutan sekaligus tempat bercerita hari-hari saya.
4. Wijayanti Putri, rekan seperjuangan saya di program MSIB 4. Teman
sekaligus Kakak saya selama berada di kota Surabaya. Terimakasih telah
memperkenalan betapa indahnya kota Surabaya dengan segala kenangan
dan cerita yang kita bangun didalamnya.
5. Bapak Januar Eko Aryansyah, S.IP., S.H., M.Si selaku dosen
pembimbing, dalam program magang kampus merdeka. Menjadi salah
satu dari anak bimbingan bapak adalah nikmat yang selalu saya syukuri.

5
6. Teruntuk segenap rekan dan Staf di kantor Kelurahan Gundih, tempat
saya menuntut ilmu selama hampir 4 bulan. Beribu rasa syukur bisa
menjadi bagian dari Bapak/ibu/mas/mbak sekalian. Terimakasih telah
membimbing saya selama ber magang di kantor kelurahan Gundih.
Canda tawa, cerita dan kasih sayang kalian adalah anugerah bagi saya.

Surabaya, 23 Juni 2023

Penulis

6
 DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan .......................................................................................... 1

Lembar Pengesahan .......................................................................................... 2

ABSTRAK ........................................................................................................ 3

KATA PENGANTAR ...................................................................................... 5

PENDAHULUAN ............................................................................................ 9

Bab I .................................................................................................................. 9

PENDAHULUAN ............................................................................................. 9

I.1 Latar belakang ..................................................................................... 9

I.2 Lingkup ............................................................................................. 10

I.3 Tujuan................................................................................................ 10

Bab II............................................................................................................... 12

LAPORAN KEGIATAN MAGANG .............................................................. 12

II.1 Struktur Organisasi ............................................................................ 12

II.2 Lingkup Pekerjaan ............................................................................. 13

II.3 Deskripsi Pekerjaan, .......................................................................... 13

II.4 Jadwal Kerja ...................................................................................... 17

Bab III ............................................................................................................. 19

KERJA MAGANG .......................................................................................... 19

III.1 Tahapan Maganag MSIB Dispendukcapil Surabaya ................................ 17

III.2 Tugas Divisi Pendamping Layanan Kependudukan ................................ 17

III.3 Prosedur Pengajuan Akta Kelahiran di Aplikasi KNG ............................. 17

7
 III.4 Implementasi KNG terhadap pengajuan Akta Kelahiran ......................... 17

III.1 Tahapan Maganag MSIB Dispendukcapil Surabaya ................................ 17

BAB IV ............................................................................................................ 26

PENUTUP........................................................................................................ 26

IV.1 Kesimpulan ......................................................................................... 17

IV.2 Saran................................................................................................... 17

BAB V ............................................................................................................. 35

Dokumentasi .................................................................................................... 35

BAB VI ............................................................................................................ 35

Lampiran .......................................................................................................... 35

VI.1 TOR.................................................................................................... 17

BAB VII ........................................................................................................... 35

Lampiran B. log Aktivi .................................................................................... 35

BAB VIII ......................................................................................................... 40

Dokumen Teknik ............................................................................................. 40

Daftar Pustaka .................................................................................................. 42

8
 Bab I

PENDAHULUAN

I.1 Latar belakang

Perkembangan di era kehidupan masyarakat selalu disertai dengan
kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga mendorong terjadinya
transformasi dalam segala hal. Masyarakat dituntut untuk beradaptasi dengan
perubahan tersebut. Dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan
kemajuan teknologi ini menunjang dalam memberi pelayanan yang semakin
maju, sehingga menjadi good governance. Pelayanan yang baik dan prima akan
dirasakan oleh masyarakat apabila instansi menyediakan jasa pelayanan tersebut
benar-benar dapat melayani secara santun dan profesional dengan kualitas
standar pelayanan, prosedur yang baik, lancar, aman, tertib, ada kepastian biaya
dan waktu, serta hukum atas jasa pelayanan yang telah diberikan.
Maka itu penyelenggaraan administrasi kependudukan berfungsi untuk
menyediakan data dan informasi kependudukan secara nasional mengenai
Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil pada berbagai tingkatan secara
akurat, lengkap, mutakhir, dan mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi
perumusan kebijakan dan pembangunan pada umumnya.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang
Administrasi Kependudukan ditegaskan bahwa lembaga pelaksana administrasi
kependudukan untuk wilayah kabupaten/kota adalah Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil yang berwenang memberikan pelayanan kepada tiap-tiap
penduduk berkaitan dengan pelaporan peristiwa peristiwa penting dan
kependudukan.
Demi mewujudkan tertib Administrasi Kependudukan, Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya melakukan transformasi pelayanan dengan
melibatkan kemajuan teknologi saat ini.

9
 Salah satu bentuk inovasi pelayanan administrasi kependudukan dari
Dispendukcapil kota Surabaya yaitu hadirnya aplikasi yaitu Klampid New
Generation (KNG), yaitu aplikasi untuk membantu pengurusan administrasi
kependudukan secara online, mencakup perkawinan, kelahiran, kematian,
pindah, dan datang (Disdukcapil Kota Surabaya, 2022). KNG dapat diakses pada
website https://wargaklampiddispendukcapil.surabaya.go.id.
Masyarakat dapat mengakses secara mandiri aplikasi tersebut dan bisa
juga mengajukan permohonan di kantor kelurahan. Dalam praktiknya
masyarakat banyak menggunakan jasa layanan kantor kelurahan daripada secara
mandiri. Hal tersebut dikarenakan kurangnya sosialisasi yang menyeluruh ke
setiap lapisan masyarakat serta banyaknya masyarakat yang belum memahami
teknologi khususnya bagi masyarakat di usia lansia. Selain itu kurangnya
kesadaran masyarakat akan administrasi kependudukan, contohnya dalam baru
melakukan perbaikan ataupun pengajuan baru data kependudukan yang
diperlukan untuk kepentingan lainnya sehingga minimnya waktu yang
diperlukan.
Dengan mempertimbangkan permasalahan yang ada di Kelurahan
Gundih tersebut maka fokus penelitian ini adalah guna mengetahui
implementasi Klampid New Generation (KNG) terhadap penyelenggaraan
pelayanan administrasi kependudukan di Kelurahan Gundih dalam rangka
menciptakan tertib administrasi kependudukan.

I.2 Lingkup
Sesuai dengan Terms of Reference (TOR) membahas proses pelayanan
administrasi kependudukan melalui aplikasi Klampid New Generation ( KNG )
di kantor Kelurahan Gundih guna mewujudkan tertib administrasi
kependudukan di wilayah kelurahan Gundih.

I.3 Tujuan
1. Untuk menumbuhkan dan mengembangkan kesadaran sikap profesional
mahasiswa sebagai calon pekerja yang bertanggung jawab dibidangnya.

10
2. Untuk mengetahui bagaimana implementasi pelayanan administrasi
kependudukan di kelurahan Gundih
3. Untuk mengetahui faktor pendukung dan penghambat dalam pelayanan
administrasi kependudukan di kelurahan Gundih

11
 Bab II

LAPORAN KEGIATAN MAGANG

II.1 Struktur Organisasi

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil kota Surabaya merupakan dinas
yang menjalankan urusan pelaksana otonom daerah pada bidang kependudukan
dan catatan sipil. Dimana dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Surabaya. Kepala dinas ini
kemudian bertanggung jawab atau mengkoordinasikan atas pelayanan
pemerintah yan g berada pada tingkat kecamatan, dan kelurahan. Pada
kedudukannya dalam peraturan Walikota Surabaya nomor 94 tahun 2021,
kelurahan merupakan perangkat kecamatan yang melaksanakan
penyelenggaraan pemetintah di wilayah Kelurahan dengan dipimpin oleh Lurah
dalam melkasanakan tuda dan fungsi bertanggung jawap kepada camat.
Adapun susunan Organisasi Kelurahan, terdiri atas :
a. Kelurahan;
b. Sekretariat Kelurahan;
c. Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik;
d. Seksi Ketentraman, Ketertiban Umum dan Pembangunan;
e. Seksi Kesejahteraan Rakyat dan Perekonomian;
f. Kelompok Jabatan Fungsional.

12
 Bagan susunan organissai kelurahan Gundih kota Surabaya

LURAH
Christiono, SH, M.Si

SEKRETARIAT KELURAHAN
Aryo Buwono, A.Md

KASI KESEJAHTERAAN
KASI BANGTIB KASI PEMERINTAHAN MASYARAKAT
Bambang Djoni Setiawan, AMA PKB, Nur Nafisa Amina, S.P .,
Indriyono, S.T S. T M.MT

II.2 Lingkup Pekerjaan

Pada Lingkup pekerjaan peserta Magang MSIB di bagi menjadi 7 posisi,
salah satunya yaitu bidang Pendamping Layanan Administrasi Kependudukan.
Pada bidang tersebut sebanyak 308 peserta di tugaskan secara luring bekerja di
154 kantor kelurahan yang tersebar di kota Surabaya, sehingga tiap kelurahan
mendapat 2 peserta magang. Sedangkan dalm ruang lingkup organisasi
kelurahan, lurah di bantu oleh sekretariat dan juga terdapat 3 bidang tupoksi
kerja yaitu, bidang pemerintahan dan pelayanan Publik, Bidang Ketentraman
Umum dan Pembangunan, dan Bidang Kesejahteraan Rakyat dan
Perekonomian.

II.3 Deskripsi Pekerjaan,

Berdasarkan Peraturan Walikota Surabaya Nomor 94 Tahun 2021
Kelurahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 mempunyai tugas:
a. melaksanakan kegiatan pemerintahan Kelurahan;
b. melakukan pemberdayaan masyarakat;

13
 c. melaksanakan pelayanan masyarakat;
d. memelihara ketentraman dan ketertiban umum;
e. memelihara sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan umum;
f. melaksanakan tugas lain sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan
g. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Sekretariat Kelurahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b mempunyai
tugas melaksanakan sebagian tugas Kelurahan di bidang kesekretariatan yang
meliputi:
a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja dan petunjuk
teknis serta bahan pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan
lembaga dan instansi lain; di Sekretariat Kelurahan;
b. melaksanakan pengelolaan dan pelayanan administrasi umum dan
administrasi perizinan /non perizinan/ rekomendasi;
c. melaksanakan koordinasi tugas-tugas Kepala Seksi di Kelurahan;
d. melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian;
e. melaksanakan penatausahaan Barang Milik Daerah;
f. melaksanakan urusan rumah tangga, dokumentasi, hubungan masyarakat
dan protokol; pengelolaan kearsipan dan perpustakaan;
g. melaksanakan pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan;
h. melaksanakan pengawasan dan pengendalian di sekretariat Kelurahan;
serta menyiapkan pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan
kinerja yang tertuang dalam dokumen perencanaan strategis; dan
i. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Lurah sesuai dengan
tugas dan fungsinya
Pasal 15 Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 6 huruf c mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
Kelurahan di bidang pemerintahan dan pelayanan publik yang meliputi:

14
 a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja dan petunjuk
teknis bahan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga dan instansi lain
di Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik;
b. melaksanakan pemantauan dan pengoordinasian di bidang pertanahan
dan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil, serta melaksanakan
fasilitasi dan pembinaan Organsasi Kemasyarakatan;
c. melaksanakan administrasi kependudukan dan administrasi pertanahan;
d. melaksankakan fasilitasi administrasi pajak daerah dan retribusi;
e. melaksanakan pemrosesan teknis perizinan /non perizinan yang menjadi
kewenangan Kelurahan;
f. melaksanakan pengawasan dan pengendalian di Seksi Pemerintahan dan
Pelayanan Publik, serta menyiapkan pelaksanaan monitoring, evaluasi
dan pelaporan kinerja yang tertuang dalam dokumen perencanaan
strategis; dan
g. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Lurah sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Pasal 16 Seksi Ketentraman, Ketertiban Umum dan Pembangunan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 6 huruf d, mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Kelurahan di bidang ketentraman, ketertiban umum dan pembangunan
yang meliputi :
a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja dan petunjuk
teknis di Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum dan Pembangunan;
b. membantu pelaksanaan penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan
Walikota;
c. melaksanakan pemantauan dan pelaporan di bidang ketentraman dan
ketertiban umum atau engawasan tanah/bangunan yang merupakan
aset/Barang Milik Daerah di wilayah kerjanya;
d. melaksanakan pengawasan perizinan bangunan di wilayah kerjanya;
e. melaksanakan koordinasi penanggulangan bencana dan perlindungan
masyarakat dan deteksi dini di bidang penanggulangan bencana dan
perlindungan masyarakat, serta ketentraman dan ketertiban umum;

15
 f. melaksanakan pemantauan dan pengoordinasian di bidang pekerjaan
umum dan penataan ruang, lingkungan hidup, komunikasi dan
informatika, perhubungan serta perumahan rakyat dan kawasan
permukiman;
g. melaksanakan Musyawarah Perencanaan Pembangunan (Musrenbang)
tingkat Kecamatan dan pemrosesan teknis perizinan /non perizinan yang
menjadi kewenangan Kelurahan;
h. melaksanakan pengawasan dan pengendalian di Seksi Pemerintahan dan
Pelayanan Publik
Pasal 17 Seksi Kesejahteraan Rakyat dan Perekonomian sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 6 huruf e, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
Kelurahan di bidang kesejahteraan rakyat dan perekonomian yang meliputi :
a. menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja dan petunjuk
teknis di Seksi Kesejahteraan Rakyat dan Perekonomian;
b. melaksanakan fasilitasi pemberdayaan perempuan dan perlindungan
anak;
c. melaksanakan pemantauan dan pengoordinasian di bidang kesehatan,
pendidikan, sosial, kepemudaan dan olahraga, kebudayaan dan
pariwisata, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak,
pengendalian penduduk dan keluarga berencana, ketahanan pangan dan
pertanian, koperasi dan usaha mikro, perdagangan, penanaman modal
dan perindustrian, kelautan dan perikanan, tenaga kerja;
d. melaksanakan pemantauan, pengoordinasian bantuan sosial dari
Pemerintah serta evaluasi, dan pelaporan program pemberdayaan kepada
keluarga miskin;
e. melaksanakan pemrosesan teknis perizinan /non perizinan yang menjadi
kewenangan Kelurahan;

Bagi peserta Magang MSIB yang dilaksanakan di Dispendukcapil Kota

Surabaya, pada divisi Pendampinan Layanan Administrasi Kependudukan
memiliki tugas untuk membantu staff pemerintahan di wilayah kelurahan dan

16
juga mempunyai tugas dalam menverifikasi data kependudukan di webside
Kalimasada. Kalimasada sendiri merupakan salah satu program Dispendukcapil
Kota Surabaya dalam merintis terciptanya lingkungan/kampung yang tertib
Adminduk dengan meningkatkan jumlah masyarakat yang sadar Adminduk.
Program ini dilaksanakan dengan menunjuk 62 Ketua RT pada tiap Kecamatan
se-Kota Surabaya sekaligus sebagai perintis layanan adminduk di lingkungan
Rukun Tetangga guna lebih mendekatkan pelayanan Adminduk kepada
masyarakat. Adapun runtutan tugas pelaksanaan tugas kalimasada sebagai
berikut ;
1. Kasipem kelurahan akan memperkenalkan kepada RT kalimasada
kepada mahasiswa magang, kemudian tiap bulan 1 RT akan di bantu oleh
1 mahasiswa tersebut dalam mensurvei masyarakat secara langsung dan
mngeupdatekannya di akun kalimasada RT.
2. Adapun beberapa point yang harus di sosialisasi kepada masyrakat yaitu
:
a) User RT kalimasada
b) Sosialisasi aplikasi KNG
c) Sosialisasi IKD

II.4 Jadwal Kerja

Para peserta magang MSIB 4 memiliki tetetapn target kerjaa 900 jam
degng rincian waktu kerja sebagai berikut ;
HARI DURASI KERJA KETERANGAN
Senin 07.30-16.00 Kantor kelurahan
Selas 07.30-20.00 Kantor kelurahan dan pelayanan
malam di balai RW
Rabu 07.30-16.00 Kantor kelurahan
Kamis 07.30-16.00 Kantor kelurahan
Jumat 07.30-15.00 Kantor kelurahan
Sabtu 09.00-14.00 Kantor kelurahan

17
Untuk kelurahan Gundih peserta magang juga turut membantu dalam pelayanan
dibalai RW di pagi hari. Selain itu mahasiswa magang juga mempunyai tugas
tambahan terkait pelayanan aktivasi Identitas Kependudukan Digital ( IKD ),
dengan jadwal sebagai berikut ;

BULAN/RW RW RW 2 RW 3 RW 4 RW 5 RW 6 RW 7 RW 8 RW 9 RW 10
1

April 28
3 4
5 8
9 10
11 12
15 16
17 19
MEI
22 23

24 25
26 29

18
 Bab III

KERJA MAGANG

III.1 Tahapan magang MSIB 4 di Dispendukcapil Kota Surabaya

Sebelum melaksanakan kegiatan pelayanan publik di Kelurahan Gundih,
mahasiswa terlebih dahulu melalui beberapa tahapan diantaranya, tahap
persiapan, pelaksanaan dan analisis hasil kegiatan magang. Berikut lebih rinci
diuraikan tahapan-tahapan tersebut:
Tahap Persiapan
a) Sambutan Mahasiswa MSIB Angkatan 4
Menandai dimulainya Program Magang dan Studi Independen
Bersertifikat (MSIB) Angkatan 4 Kemendikbud RI melakukan seremoni
National Onboarding Program MSIB 4, melalui Channel Youtube Ditjen
Diktiristek dengan menghadirkan petinggi-petinggi program MSIB, narasumber
berkompeten dan perwakilan alumni MSIB angkatan 1 sampai 3. Para
narasumber mengukuhkan mahasiswa program MSIB angkatan 4 untuk mulai
bertugas di mitra tempat magangnya masing-masing sekaligus sharing bersama
alumni MSIB mengenai pengalaman yang dialami semasa melaksanakan
program MSIB di mitranya.
b) Pembekalan Materi Oleh Mitra
Sebelum mahasiswa diturunkan bertugas di kelurahan sesuai lokasi
penempatan yang telah ditentukan, mahasiswa diberikan materi-materi
mengenai administrasi kependudukan oleh mitra Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Surabaya. Pembekalan materi dilakukan secara daring
yakni pada tanggal 16-23 Ferbuari 2023 melalui Zoom Meeting, dan luring.
Untuk pembekalan secara luring bertempat di Siola Convention Hall lantai 3
Gedung Siola yang beralamatkan di Jalan Tunjungan nomor 1-3 Kota Surabaya.
Pembekalan materi oleh mitra menghadirkan banyak narasumber berbakat di
bidangnya baik itu dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surabaya sendiri maupun perwakilan dosen dari beberapa universitas di

19
Surabaya. Setelah pembekalan peserta magang juga akan mengikuti post test,
tujuannya agar peserta benar-benar memahami dan menyimakan materi di setiap
sesi pembekalan.
c) Serah Terima Mahasiswa Oleh Pemerintah Kota Surabaya
Setelah mahasiswa program Magang dan Studi Independen Bersertifikat
(MSIB) melaksanakan proses pembekalan materi oleh mitra Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya, dilakukan prosesi serah
terima mahasiswa oleh pemerintah Kota Surabaya yang dihadiri langsung oleh
walikota Surabaya yakni Bapak Eri Cahyadi dan seluruh Lurah se-kota Surabaya
pada tanggal 27 Februari 2023. Serah terima mahasiswa MSIB oleh pemerintah
kota Surabaya ini dilakukan melalui kegiatan apel pagi di halaman gedung Balai
Kota Surabaya yang beralamatkan di Jalan Walikota Mustajab nomor 59,
Ketabang, Kecamatan Genteng, Kota Surabaya, Jawa Timur 60272.
Tahap Pelaksanaan dan Analisis Hasil
Tahap ini mahasiswa Magang Bersertifikat bertugas sesuai posisi bagian
yang dilamar untuk terjun langsung ke lapangan. Mahasiswa
mengimplementasikan atas ilmu yang telah diperoleh selama proses pembekalan
materi baik secara online maupun tatap muka. Penulis memperoleh posisi bagian
Pendamping Layanan Administrasi Kependudukan yang lokasi penempatan
magang adalah di Kantor Kelurahan Gundih. Mahasiswa menjalankan pekerjaan
magang di Kantor Kelurahan sesuai tupoksi yaitu membantu petugas kelurahan
dalam menyelenggarakan pelayanan administrasi kependudukan dan
memberikan pendampingan kepada warga yang ingin mengurus dokumen
kependudukan namun tidak dapat melakukannya secara mandiri. Mahasiswa
mulai bertugas di Kelurahan penempatan masing-masing dimulai pada tanggal
28 Februari 2023. Setiap mahasiswa program MSIB menerima Ussername dan
Password untuk mengakses aplikasi KNG (Klampid New Generation) untuk
membantu mengajukan permohonan warga Kelurahan Gading yang ingin
mengurus dokumen kependudukan.

III.2 Tugas Divisi Pendamping Layanan Kependudukan

20
 Sesuai dengan materi pembekalan yang telah dilakuakan oleh peserta
MSIB maka kegiatan kerja yang dilakukan di Kelurahan Gading adalah sebagai
berikut:
a) Pelayanan administrasi di kantor Kelurahan
Dalam kegiatan ini yang dilakukan mahasiswa yaitu melayani masyarakat
yang konsultasi terkait syarat dan tata cara mengurus dokumen kependudukan
yang ingin diurusnya; mengajukan permohonan pembuatan akta kelahiran, akata
kematian, perubahan biodata dan alamat pada KK, cetak ulang KK dan KTP
karena hilang/rusak pada aplikasi Klampid New Generation (KNG); dan
melayani warga yang ingin mengambil dokumen kependudukannya yang telah
terbit.
b) Pelayanan Balai RW
Selasa Malam dan Hari Jum’at Merupakan salah satu program yang dibuat
oleh Walikota Surabaya dalam rangka memberikan pelayanan administrasi
kependudukan yang lebih dekat dengan warga. Gunanya untuk memfasilitasi
warga yang tidak bisa datang ke kelurahan untuk mengurus dokumen
kependudukan. Pelayanan balai RW hari Selasa malam yaitu pukul 18.00-20.00
WIB dan hari Jumat pukul 07.30-15.00 WB.
c) Cetak Dokumen Kependudukan Telah Terbit dan Menghubungi Warga
Pada kegiatan ini merupakan proses dimana setelah dokumen
kependudukan yang diajukan warga telah di input di aplikasi Klampid New
Generation (KNG) dan telah terbit untuk kemudian dicetak dan menghubungi
warga yang bersangkutan melalui pesan WhatsApp untuk dapat mengambil
dokumen kependudukannya tersebut ke kelurahan.
d) Arsiparis Berkas Dokumen Kependudukan
Setelah berkas dokumen kependudukan warga telah diambil oleh yang
bersangkutan, dilakukan arsip berkas tersebut pada Microsoft Excel dan buku
besar yang disediakan. Kegiatan arsip lainnya yaitu mencatat berkas masuk,
menerima lampiran daftar nama warga pada KTP dan KIA yang telah terbit
dikirim oleh petugas Caraka Dispendukcapil Kota Surabaya.

21
III.3 Prosedur pengajuan Akta Kelahiran di Aplikasi New Generation
Dalam cangkupan kerja, mahasiswa diberikan akun KNG untuk
membantu dalam pengajuan pelayanan administrasi kependudukan. KNG
sendiri yaitu system informasi terbarukan umtuk mempermudah
Masyarakat dalam mengakses dan mendapatkan Layanan Kependudukan
sebagai sarana bagi petugas loket, warga maupun stakeholder ynag
berkerjasama untuk mengajukan permohonan layanan Adminduk. Salah
satu pengajuan yang dapata dilakuakan yaitu pengajuan Akta kelahiran .
Berdasarkan Peraturan Walikota Nomor 10 Tahun 2022 Tentang Tata Cara
Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan ada beberapa syarat atau
ketentuan yang harus diperhatiakan dalam pengajuan Akta kelahiran
sebagai berikut;
A. Akta Kelahiran Bayi Baru Lahir (WNI) perlu melampirkan
a. Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI
b. Surat keterangan kelahiran dari dokter/bidan/penolong
kelahiran/SPTJM bagi yang punya NIK
c. Akta Kawin Orang Tua/SPTJM Kebenaran sebagai
Pasangan Suami Isteri (bagi nama orang tua yang
tercatat di KK)
d. KTP-el Pemohon dan saksi (apabila pemohon dan saksi
memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya
e. Surat Pernyataan belum masuk KK siapapun dengan
diketahui Ketua RT dan Ketua RW (apabila pemohon
berusia 3 – 17 tahun).
B. Kelahiran Tidak Diketahui Asal-usulnya Atau
Keberadaannya Orang Tuanya
a. Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI
b. Berita Acara Pemeriksaan (BAP) dari Kepolisian atau
SPTJM Kebenaran Data Kelahiran yang ditandatangani
oleh wali/penanggungjawab dengan 2 (dua) orang saksi.

22
 c. KTP-el Pemohon dan saksi (apabila pemohon dan saksi
memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya.
C. Akta Kelahiran Bayi Baru Lahir di Luar Negeri
a. Akta Kelahiran Luar Negeri
b. Surat Keterangan dari KBRI / KJRI / Kementerian Luar
Negeri
c. Surat Terjemahan Akta Kelahiran Luar Negeri yang
dikeluarkan Lembaga Penerjemah (asli)
d. Paspor Bapak, Ibu dan Anak
e. Akta Perkawinan.
D. Pencatatan Kelahiran Orang Asing
a. Surat keterangan kelahiran dari dokter/bidan/penolong
kelahiran
b. Paspor/dokumen perjalanan/KTP dan KK Orang
Asing/SKTT
c. KTP-el Pemohon dan saksi (apabila pemohon dan saksi
memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya)
E. Pencatatan Kelahiran WNI Yang Pindah di Luar Negeri
dan Berkunjung ke Indonesia
a. Surat keterangan kelahiran dari dokter/bidan/penolong
kelahiran
b. Akta kawin
c. Paspor/dokumen perjalanan
d. KTP-el Pemohon dan saksi (apabila pemohon dan saksi
memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya).
F. Akta Hilang atau Rusak (Kutipan Akta)
a. Akta Kelahiran yang rusak (jika rusak);
b. Surat Kehilangan dari Kepolisian (Jika hilang);
c. Fotokopi Akta Kelahiran;
d. Kartu Keluarga / KTP Pelapor.

23
 G. Salinan Akta Kelahiran (Kepengurusan VISA ke Luar
Negeri)
a. Kutipan akta kelahiran;
b. Kartu Keluarga dan KTP Pemohon;
c. Dokumen Perjalanan bagi orang asing; Surat
permohonan dari perwakilan Negara yang meminta
H. Perubahan Nama Akta Kelahiran
a. Salinan penetapan Pengadilan Negeri/Presedium
Kabinet/Keputusan Kemenkumham
b. Kutipan Akta Kelahiran.

Dalam mekanismenya untuk akta kelahiran baru lahir harus

dilaporkan maksimal 60 hari sejak peristiwa, Dicatat di register.
Sedangkan dalam pembuatan akta kelahiran orang Dewasa, pemohon
akan harus mengisi data dalam STPJM kelahiran dan SPTJM suami istri
yang akan diberikan oleh petugas kelurahan. Setelah pemohon atau
masyarakat melampirkan persyaratan dokumen maka petugas akan
mengimput data ke KNG sampai EKitir keluar dan kemudian akan
diberikan kepada pemohon. Maksimal 7 hari kerja document hasil
permohonan di terbitkan dispendukcapil Kota Surabaya. Pemohon dapat
Kembali ke kelurahan untuk mencetak akta kelahiran atau bisa juga
mencetak akta kelahiran lewat scan barcode di ekitir yang telah diterima
sebelumnya.

III. 4 Implementasi aplikasi KNG terhadap perngajuan akta kelahiran

Berdasarkan kegiatan magang yang telah dilakukan menunjukkan
padatnya warga yang mengurus dokumen kependudukannya khususnya pad akta
kelahiran menggunakan jasa kelurahan daripada melakukannya secara mandiri.
Padahal dalam penyelenggaraannya Pemerintah Kota Surabaya melalui Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya telah memfasilitasi warga
yaitu dengan membuat inovasi berupa aplikasi Klampid New Generation (KNG)
yang dimana pada inovasi ini warga diberikan hak yang sama untuk mengurus
dokumen kependudukannya secara mandiri dilakukan di rumah tanpa perlu
repot datang ke kelurahan, kecamatan maupun Dispendukcapil.

24
 Selain itu masih banyak dijumpainya masyarakat yang belum memahami
tata cara penggunaan aplikasi tersebut menandakan kurangnya sosialisasi
pemerintah kepada warga saat awal penerapan kebijakan tersebut. Dalam kasus
pengajuan akta kelahiran untuk orang dewasa sering dijumpai masyarakat yang
membutuhkan proses validasi data secara cepat karena untuk dipakai dalam
keperluan lainnya seperti ali waris dan lain-lainnya. Sifat masyarakat
yangterburu-buru dan kurang peka terhadap kelengkapan data kependudukan ini
menjadi permasalahan yang sering dijumpai.
Sejatinya sebuah kebijakan akan dapat berhasil dengan baik apabila telah
diterima dan diterapkan dengan baik oleh warga sebagai pihak pelaksana
kebijakan. Selanjutnya dapat diberikan solusi penyelesaian masalah adalah
sebagai berikut:
1. Perlu dilakukan pembekalan terkait penggunaan teknologi informasi
berbasis internet atau online sebagai salah satu sarana mengurus
dokumen kependudukan secara online melalui aplikasi Klampid New
Generation.
2. Memberikan sosialisasi terkait tata cara penggunaan aplikasi Klampid
New Generation kepada masyarakat, dapat dimulai dari tingkat RT/RW
dengan membuat RT/RW rintisan KALIMASADA
3. Pemerintah Kota Surabaya perlu lebih memperhatikan sarana dan
prasarana di Kantor Kelurahan seperti ruang kerja pegawai, perangkat
komputer, wifi, printer dan lain sebagainya dapat terpenuhi dan tersedia
dengan baik guna mendukung berlangsungnya proses pelayanan publik
yang efektif.
4. Perlunya untuk memanfaatkan media 25ocial sebagai wadah dalam
menginformasikan pentingnya kelengkapan administrasi kependudukan
kepada masyarakat

25
 BAB IV

PENUTUP

IV. 1 KESIMPULAN
Kesimpulan yang diperoleh adalah dalam implementasi layanan akta
kelahiran melalui Klampid New Generation di Kelurahan Gundih dinilai sudah
cukup baik implementasinya kepada sumber daya manusia di instansi
pemerintahan baik tingkat kelurahan maupun kecamatan, namun jika dilihat dari
kondisi yang ditemui di Kelurahan Gundih dimana masyarakatnya sebagian
besar belum mengerti tata cara mengurus dokumen kependudukan secara
mandiri melalui aplikasi KNG tersebut dan lebih memilih datang ke kelurahan
atau kecamatan secara langsung yang mampu menimbulkan penumpukan beban
kerja di instansi dan menyebabkan pelayanan administrasi menjadi kurang
efisien dalam hal waktu artinya pengetahuan masyarakat terhadap inovasi yang
dibuat oleh pemerintah tersebut dalam hal sosialisasinya masih belum merata.

IV. 2 SARAN
Berdasarkan kesimpulan yangtelah didapat maka diperlukan dalam penambahan
sumber daya manusia di daerah kelurahan yang pada pemungkiman serta
perlunya pemerataan sosialisasi kepada setiap lapisan masyarakat oleh
pemerintah seperti dengan cara memberikan pelatihan penggunaan aplikasi
KNG, sehingga dapat tercipta pelayanan yang reponsibilitas

26
 BAB V
DOKUMENTASI

Sebagai bukti kegiatan MSIB bacth 4 yang telah dilakukan di

Dispendukcapil kota Surabaya sebagai Pendamipangn Layanan Administrasi
Pendidikan maka penulis melampirkan table dokumentasi kegiatan sebagai
berikut;

FOTO KEGIATAN

Kegiatan pembekalan yang

dilakukan dari tanggal 16
Februari -23 Februari 2023. Pada
masa pembekalan peserta
magang diberi materi terhadap
tupoksi kerja dalam mitra
magang.

Mobilisasi keberangkatan dari

bandara Silampari kota
Lubuklinggau Sumatera Selatan

27
Foto selfi dalam bentuk geotag
untuk keperluan absesi dating
dan pulang kerja.

Melakuakn survey
KALIMASADA sebagai salah
satu tugas target dalam
pelaksanaan magang.

Kegiatan Monev Bersama

Kasipem bidang pemerintahan
kelurahan Gundih di SIOLA
dispendukcapil Surabaya.

Survei Program Padat Karya di

wilayah kelurahan Ampel

28
Melakukan pelayanan aktivasi
IKD dibalai RW

Foto ketika jam istirahat

pelayanan di kantor kelurahan
Gundih

Foto melakukan pengajuan

terhadap permohonan cetak
Ulang KTP

Foto pelayanan malam di RW 4

29
Foto pelayanan pagi di balai RW
1

Foto pelayanan pagi di balai RW

9

Foto lanjutan survey pemenuhan

target Program KALIMASADA

30
Foto diselang waktu istirahat
dari jam 12.00 – 13.00 WIB

31
 BAB VI
LAMPIRAN

A. TOR

32
33
34
 BAB VII

LAMPIRAN B. LOG ACTIVITY

Minggu/Tgl Kegiatan Hasil

1/16-17 On Boarding Pass Nasional dan Pemahaman tentang alur
februari 2023 boarding pass Bersama mitra masing- program MSIB dan target
masing atau tugas peserta
magang di mitra masing-
masing
2/ 20-24 Pembekalan Magang Bersama mitra Kegiatan pemeberian
Februari yaitu Dispendukcapil Kota Surabaya materi-materi terkait
2023 tupoksi kerja peserta
magang yang kemudian
di setiap akhir materi di
lanjutkan dengan diskusi
Tanya jawab antara
peserta dengan pemateri
dan terakhir dilakukan
Post tes untuk mengukur
pemahaman peserta
terhadap materi yang
telah disampaikan.
3/27 Februari Mobilisasi keberangkatan Mengerjakan tugas
– 3 Maret aktivitas sebelum
2023 mobilisasi dan melakukan
mobilisasi tanggal 2
Maret 2023

35
4/ 6-11 Maret Pelayanan di kelurahan dan balai RW Membantu dalam
2023 pengajuan layanan
administrasi
kependudukan kepada
warga, mensosialisasikan
websited SITOMAS
sebagai wadah kinerja
ketua lembaga di wilayah
kelurahan Gundih. dan
juga membantu dalm
memverifikasi data di
web
cekinwarga.surabaya.go.i
d.
5/13-18 Mengikuti Zoom bersama Mitra Ikut Zoom Meeting yang
Maret 2023 Dispendukcapil Kota Surabaya dan diadakan Disducapil
membantu dalam pengajuan Surabaya, dengan topik
Adminitrasi Kependudukan bahasan "Pelaksanaan
Tugas Rutin Mahasiswa
Magang MSIB",
pelayanan administrasi
kependudukan di
kelurahan dan balai RW.
6/ 20-25 Pelayanan adminduk Melakukan pelayanan
Maret 2023 administrasi
kependududkan di
Kelurahan dan balai RW.
7/ 27 Maret – Pelayanan adminduk Melakukan pelayanan
1 Mei 2023 administrasi

36
 kependududkan di
Kelurahan dan balai RW.
8/3-8 Mei Pelayanan Adminduk dan Sosialisasi Melakukan pelayanan
2023 program Padat karya administrasi
kependududkan di
Kelurahan dan balai RW,
dan sabtu 8 Mei 2023
mengikuti Sosialisasi
Survei PadatKarya di
SIOLA Mall pelayanaan
publik Kota Surabaya.
9/ 10- 15 Mei Survei Padat Karya dan pelayanan Melakukan pelayanan
2023 Adminduk administrasi
kependudukan dan ikut
survei Padatkarya di
kecamatan Semampir
Kelurahanan Ampel RW
15.Survei tersebut
merupakan tugas
tambahan dari
dispendukcapil, dimana
untuk menawarkan
program pelatiihan
terhadap masyarakat yang
kurang mampu.
10/ 17- 22 Pelayanan adminduk dan survey Melakukan pelayanan
Mei 2023 KALIMASADA. administrasi
kependudukan di
Kelurahan dan Balai RW
dan menjalankan survey

37
 KALIMASADA di RT 2
RW 8.
11/ 24- 29 Pelayanan adminduk Melakukan pelayanan
Mei 2023 administrasi
kependududkan di
Kelurahan dan balai RW
12/ 1-6 Mei Pelayanan adminduk Melakukan pelayanan
2023 administrasi
kependududkan di
Kelurahan dan balai RW
13/ 8-13 Mei Pelayanan adminduk dan aktivasi IKD Melakukan pelayanan
2023 administrasi
kependududkan di
Kelurahan dan aktivasi
KTP-Digital di balai RW.
14/ 15-20 Pelayanan adminduk dan aktivasi IKD Melakukan pelayanan
Mei 2023 administrasi
kependududkan di
Kelurahan dan aktivasi
KTP-Digital di balai RW.
15/ 22- 27 Pelayanan adminduk dan aktivasi IKD Melakukan pelayanan
Mei 2023 administrasi
kependududkan di
Kelurahan dan aktivasi
KTP-Digital di balai RW.
16/ 29 Mei- 3 Pelayanan adminduk dan aktivasi IKD Melakukan pelayanan
Juni 2023 administrasi
kependududkan di
Kelurahan dan aktivasi
KTP-Digital di balai RW.

38
17/ 5- 10 Juni Pelayanan adminduk Melakukan pelayanan
2023 administrasi
kependudukan di
Kelurahan dan Balai RW
dan menjalankan survey
KALIMASADA di RT 3
RW 9.
18/ 12- 17 Pelayanan adminduk dan survey Melakukan pelayanan
Juni 2023 KALIMASADA. administrasi
kependudukan di
Kelurahan dan Balai RW
dan menjalankan survey
KALIMASADA di RT 4
RW 8.
19/ 19- 24 Pelayanan adminduk dan survey Melakukan pelayanan
Juni 2023 KALIMASADA. administrasi
kependudukan di
Kelurahan dan Balai RW
dan menjalankan survey
KALIMASADA di RT 7
RW 4.
20/ 26 – 30 Pelayanan adminduk dan survey Melakukan pelayanan
Juni 2023 KALIMASADA. administrasi
kependudukan di
Kelurahan dan Balai RW
dan menjalankan survey
KALIMASADA akta
kelahiran di RT 1 RW 2
dan akta kematian di RT 6
RW 9.

39
 BAB VIII

Dokumen Teknik

40
41
 DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Walikota Surabaya nomor 94 tahun 2021. Tentang Kedudukan,

Sususnan Organisasi, uraian tugas, dan fungsi tata kerjs kecamatanan
dan kelurahan

Peraturan Walikota Nomor 10 Tahun 2022. Tentang Tata Cara

Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan

Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006. tentang Administrasi Kependudukan

42