BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Pengamatan dan kenyataan menunjukkan bahwa perkembangan dan terobosan
teknologi informasi akan terus berlanjut di masa depan. Oleh karena itu, tidak sulit untuk
memperkirakan bahwa salah satu ujian bagi kemahiran dan keandalan manajemen di masa
depan ialah kemampuannya memanfaatkan perkembangan teknologi tersebut, tetapi sekaligus
mengenali berbagai dampak yang ditimbulkannya dalam kehidupan organisasional. Dengan
perkataan lain kemampuan manajemen memanfaatkan informasi dalam menjalankan fungsi-
fungsi manajerial akan turut menentukan berhasil tidaknya manajemen yang bersangkutan
meraih keberhasilan dalam mengelola organisasi yang dipimpin- nya. Untuk menunjukkan
betapa pentingnya peranan informasi dalam kehidupan modern dewasa ini, dalam buku ini
masyarakat yang mengolah informasi secara "tradisional" -dalam arti tidak menggunakan
sarana bermuatan teknologi tinggi disebut masyarakat prainformasional.

Sebaliknya masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi

dengan memanfaatkan kemajuan dan terobosan teknologi informasi disebut sebagai
masyarakat informasional. Berarti lahirnya masyarakat informasional bukan saja karena
makin pentingnya peranan informasi dalam mengelola organisasi, akan tetapi juga sebagai
akibat pemanfaatan perkembangan dan terobosan teknologi informasi, baik dilihat dari aneka
ragam perangkat kerasnya maupun dilihat dari sudut dukungan perangkat lunak yang
memungkinkan aplikasinya yang makin beraneka ragam pula.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berikut adalah rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini :

1. Apa Saja Ciri-ciri Masyarakat Informasional ?

2. Apa Saja Tahap-tahap penanganan informasi beserta apa saja proses yang ada dalam tahap-
tahap tersebut ?
3. Apa Pengaruh Kepemimpinan Terhadap Sistem Informasi dan Apa yang harus dilakukan
dalam mengetahui pengaruh tersebut ?
4. Apa yang dimaksud dengan Struktur Organisasi Ditinjau dari Segi Informasi ?

1
1.3 TUJUAN PEMBAHASAN
Berikut adalah tujuan pembahasan dalam makalah ini :
1. Mengetahui Ciri-ciri Masyarakat Informasional.
2. Mengetahui Tahap-tahap penanganan informasi serta bagaimana prosesnya.
3. Mengetahui apa saja Pengaruh kepemimpinan terhadap system informasi dan apa yang
harus dilakukan dalam mengetahui pengaruh tersebut.
4. Mengetahui maksud dari Struktur organisasi yang ditinjau dari segi informasi.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 CIRI-CIRI MASYARAKAT INFORMASIONAL

Menurut Willian J. Martin (1995). Masyarakat Informasional adalah suatu keadaan

masyarakat dimana kualitas hidup, Prospek untuk perubahan social dan pembangunan
ekonomi bergantung pada peningkatan informasi dan pemanfaatannya. Kiranya akan lebih
mudah untuk memahami apa yang dimaksud dengan “Masyarakat Informasional” jika ciri-
cirinya dibandingkan dengan Masyarakat Prainformasional. Berikut ini digambarkan
perbandingan ciri-ciri tersebut.

Bagan 2.1
Perbandingan Masyarakat Prainfromasional dan Masyarakat Informasional
Masyarakat Pra- Masyarakat
No. Ciri
informasional Informasional
(1) (2) (3) (4)
1. Dasar Ilmiah Paradigma yang kaku Kemampuan menggabungkan
yang kreatif
2. Jumlah Informasi Langka Melimpah
3. Tingkat Linear Eksponensial
Pertambahan
Informasi
4. Dasar Seleksi Kabur Tepat
5. Kecepatan Transmisi Lambat Cepat
Informasi
6. Lingkup Informasi Sempit Luas
7. Biaya Pengadaan Mahal Murah
Informasi
8. Isi Informasi Stabil Berubah-ubah
9. Lokasi Informasi Tetap Mobil

3
 10. Jangkauan Terhadap Terbatas Terbuka
Informasi
11. Cara Penyampaian Monomedia Multimedia
Informasi
12. Jenis Rendah Tinggi
Interdependensi
13. Variabilitasi Pengalaman Langsung Tidak Langsung
Informasi
14. Unit Untuk Individu Mesin/bantuan Mesin
Penanganan
Informasi
15. Struktur Pengolahan Hierarkis Horizonta
Informasi
16. Kerangka Nilai Monistik Pluralistik
Interpretasi
17. Ukuran Teknologi Besar Kecil
Informasi
18. Tingkat Sederhana Kompleks
Kompleksitas Sistem
Informasi
19. Arus Informasi Dari seorang ke banyak orang Dari banyak orang ke seorang
20. Pemecahan Masalah Lokal Berdasarkan Pendekatan
Kesisteman
21. Partisipasi Sosial Perwakilan (by proxy) Universan dan Langsung
dalam Pengolahan
Informasi
22. Tingkat Kerahasiaan Penuh Kerahasiaan Penetratif
23. Orientasi Waktu Masa Lalu Masa Depan
Penjelasan tentang bagan diatas sebagai berikut :

1. Di lingkungan masyarakat prainformasional ilmu pengetahuan yang digunakan sebagai

dasar berpikir masih relatif sederhana dan oleh karena itu paradigm ilmiahnya pun sering

4
 tampak kaku disertai oleh pendekatan yang simplistik. Sebaliknya, di lingkungan
masyarakat yang sudah tergolong informasional, instrumen berpikir yang digunakan sudah
memanfaatkan teori baru dan perkembangan ilmu pengetahuan yang canggih dan
cenderung bersifat spesialistik. Pada umumnya masyarakat yang sudah maju telah
menggunakan pendekatan yang sifatnya multidisipliner karena disadari bahwa hanya
dengan demikianlah paradigma yang tepat dapat diciptakan dan digunakan.
2. Masyarakat prainformasional menghadapi berbagai permasalahan yang relatif sederhana
dibandingkan dengan masyarakat yang sudah tergolong maju, Jumlah informasi yang
diperlukannya pun relatif sedikit dibandingkan dengan masyarakat maju. Di samping itu,
alat yang tersedia bagi masyarakat tradisional untuk menciptakan dan mengolah informasi
masih terbatas. Sebaliknya, berkat perkembangan teknologi infomasi masyarakat maju
dapat menciptakan informasi dalam jumlah yang besar dalam waktu yang sangat singkat.
3. Berkaitan erat dengan hal yang telah dikemukakan di atas, Masyarakat yang belum maju
informasi bertambah dengan lambat berdasarkan rumus "linear” tetapi sebaliknya
informasi di lingkungan masyarakat yang sudah maju bertambah dengan sangat cepat atau
berdasarkan rumus "eksponensial". Tentunya pertambahan informasi yang bersifat
eksponensial di masyarakat maju adalah berkat kemampuan alat-alat pengolahan informasi
yang makin tinggi dan canggih.
4. Dengan menggunakan paradigma secara kaku dibantu oleh intuisi, dasar yang digunakan
oleh masyarakat yang belum maju untuk menyeleksi jenis- jenis informasi yang
dibutuhkannya sering tidak jelas atau kabur karena diwarnai oleh persepsi yang sifatnya
subjektif dalam arti disesuaikan dengan persepsi dan "selera” pengambil keputusan.
Sebaliknyalah yang terjadi di masyarakat maju karena di samping paradigma yang
menggunakan pendekatan penggabungan yang kreatif, juga menggunakan paradigma
ilmiah yang memungkinkan pemilihan informasi dilakukan dengan tepat, bebas dari selera,
dan subjektivitas pengambil keputusan kunci.
5. Penyampaian informasi di lingkungan masyarakat yang belum maju dapat dikatakan
berjalan lambat karena sarana dan mekanisme penyampaiannya sederhana dengan
kapasitas transmisi yang rendah, misalnya dengan menggunakan saluran telepon yang cara
bekerjanya memang lambat. Berbeda halnya dengan masyarakat modern yang sudah
menggunakan alat-alat teknologi tinggi dan canggih dengan kecepatan yang sangat tinggi.

5
6. Karena berbagai keputusan yang diambil oleh masyarakat yang belum maju relatif
sederhana maka bentuk, jenis, jumlah, dan lingkup informasi yang dibutuhkan pun dapat
dikatakan sederhana. Pendekatan pemecahan masalah yang umum digunakan ialah
pendekatan parsial atau incremental (masalah dipecahkan satu persatu). Sebaliknya,
masyarakat maju biasanya dihadapkan kepada beberapa permasalahan sekaligus yang
timbul secara simultan sehingga bentuk informasi yang dibutuhkan pun beraneka ragam,
jenisnya banyak, jumlahnya besar, dan lingkupnya pun luas.
7. Biaya yang harus dikeluarkan oleh suatu organisasi yang masih berada pada tahap pra-
informasional biasanya tinggi. Meskipun jumlah informasi yang diolah tidak banyak, tapi
sarana pengolahannya, di samping harganya mahal, juga tidak mampu bekerja dengan
kecepatan tinggi. Sebaliknya, di masyarakat informasional, biaya pengolahan informasi
menjadi lebih murah meskipun jumlah informasi yang diolah berjumlah besar. Alasannya
karena kecanggihan perangkat keras dan perangkat lunak. Ada empat hal mengapa
penanganan informasi dalam era modern sekarang ini relatif makin murah, ialah:
1) Tersedianya berbagai alternatif pilihan sarana pengolahan data.
2) Tenaga kerja pengolah informasi sangat kurang sehingga biaya untuk membayar
imbalan mereka dapat ditekan.
3) Dukungan berbagai jenis perangkat lunak sehingga informasi yang dihasilkan
benar-benar "siap pakai".
4) Tingkat akurasi penyelesaian pengolahan sangat tinggi sehingga tidak diperlukan
pengolahan ulang.
8. Masyarakat pra-informasional berkembang dengan lamban, permasalahan yang
dihadapinya relatif tidak rumit, dan sering bersifat repetitif sehingga isi informasi yang
dibutuhkan tidak sering mengalami perubahan. Sebaliknya, salah satu fenomena yang
terlihat dalam masyarakat modern ialah sering terjadinya perubahan yang
berlangsungdengan cepat. Ternyata makin maju suatu masyarakat, makin tinggi pula
dinamika masyarakat tersebut.
9. Salah satu ciri masyarakat yang belum maju 1alah tingkat mobilitasnva yang rendah, baik
dalam arti fisik maupun dalam arti status sosialnya. Oleh karena itu, warga masyarakat
yang berperan sebagai pengambil keputusan kunci di lingkungan tetap sama, yaitu mereka
yang dipandang sebagai tokoh masyarakat, seperti tokoh adat dan orang-orang lain yang
meskipun tidak menduduki Jabatan formal akan tetapi diakui sebagai pimpinan infomal.

6
 Sebaliknya dalam masyarakat yang sudah maju, yang sudah mencapai tahap sebagai
masyarakat informasional, mobilitas Iisik dan sOsial para warga biasanya tinggi.
10. Dalam lingkungan masyarakat prainformasional, jangkauan informasi masih terbatas
karena bentuk dan sifat keputusan yang diambil memerlukan dukungan informasi yang
bersifat terbatas pula. Sebaliknya, dalam lingkungan masyarakat maju, jangkauan
informasi menjadi terbuka dan tanpa batas. Ada dua alasan kuat sebagai penyebabnya,
yaitu:
1) Bentuk dan jenis permasalahan yang harus dicari jalan keluarnya sangat bervariasi
dan informasi pendukungnya pun harus sesuai dengan keputusan yang akan
diambil.
2) Perubahan yang sering terjadi dengan sangat cepat menuntut tersedianya informasi
yang memungkinkan pendekatan proaktif untuk menghindari situasi dadakan
karena perubahan selalu mengandung ketidakpastian. Berarti yang dimaksud
dengan jangkauan informasi terbuka ialah bahwa organisasi tidak boleh puas
karena memiliki infomasi tertentu yang secara "konvensional” dipandang perlu
dimiliki oleh organisasi tersebut.
11. Dalam masyarakat prainformasional jumlah dan jenis informasi yang diperlukan pada
umumnya relatif sedikit dan oleh karena itu sarana penyampaiannya pun sudah cukup
dengan menggunakan medium tunggal atau monomedia dan bahkan sering bersifat lisan.
Sebaliknya, dalam masyarakat informasional terdapat empat hal yang membedakannya
dari masyarakat prainformasional, yaitu:
1) Makin tingginya kesadaran banyak pihak-terutama para pengambil keputusan
strategis- tentang pentingnya peranan informasi.
2) Volume dan jenis informasi yang dibutuhkan semakin besar dan beraneka ragam.
3) Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat.
4) Penggunaan multimedia dalam penyampaian informasi dari sumber informasi
kepada pengguna informasi. Seperti telah diketahui, penyampaian informasi dapat
mengambil bentuk lisan dan tertulis.
12. Telah umum diakui dan diketahui bahwa masyarakat tradisional terdiri dari kelompok-
kelompok yang relatif self-containing dalam arti:
1) Terdiri dari para warga yang masih mempunyai pertalian darah dan menganut
sistem "keluarga besar" atau extended family system.

7
 2) Terikat kuat pada tradisi dan norma-norma budaya yang bersifat komunalistik.
3) Menekuni jenis-jenis profesi tertentu untuk mencari nafkah seperti menjadi petani,
pedagang, dan lain-lain.
4) Relatif tertutup terhadap pengaruh dari luar.

Dengan ciri-ciri seperti itu, masyarakat dapat dikatakan otonom dalam hal pemilikan
dan penggunaan informasi dalam arti bahwa informasi yang mereka butuhkan terbatas dan
pemanfaatannya pun terbatas pada kepentingan kelompok yang bersangkutan saja.
Berbeda halnya dengan masyarakat maju. Kenyataan menunjukkan bahwa karena berbagai
faktor, masyarakat modern semakin terbuka, cenderung menganut sistem keluarga yang
"longgar" dalam arti bahwa yang berlaku ialah nucleus family system (sistem keluarga inti)
tradisi dan norma-norma yang dianut sudah "tercampur" dengan norma- norma yang
datang dari luar, para anggota masyarakat terlibat dalam aneka ragam profesi dan
berinteraksi dengan banyak pihak di luar kelompok atau masyarakat yang bersangkutan
sendiri.

13. Salah satu ciri masyarakat yang belum maju ialah hubungan antar manusia pada umumnya
terjadi secara langsung dan menggunakan Bahasa lisan. Informasi pun disampaikan oleh
satu pihak kepada pihak lain dengan cara yang sama. Berarti variabilitas informasi pun
bersifat langsung. Sebaliknya, dalam lingkungan masyarakat yang sudah maju makin
banyak hubungan antarmanusia yang terjadi secara tidak langsung dan menggunakan
berbagai media untuk penciptaan dan pemeliharaan hubungan tersebut.
14. Pada umumnya di lingkungan masyarakat yang belum menggunakan teknologi informasi
yang canggih penanganan informasi dilakukan oleh tenaga manusia, secara manual.
Penggunaan cara demikian dapat dikatakan logis karena kemampuan masyarakat untuk
menggunakan mesin terbatas pula baik dilihat dari sudut keterampilan maupun dari segi
harga mesin yang relatif mahal. Sebaliknya, di masyarakat yang sudah maju dan
menggunakan teknologi informasi canggih, penanganan informasi dilakukan dengan
menggunakan mesin-mesin pengolah informasi. Terlihat tiga tahap perkembangan dalam
hal ini.
Pertama, pada mulanya penanganan informasi bersifat masinal dalam arti
menggunakan bantuan mesin yang masih sederhana. Penggunaan mesik tik adalah contoh
yang sangat sederhana

8
 Kedua, kenangani informasi dengan bantuan mesin elektris yang mampu bekerja
lebih cepat meskipun intervensi manusia masih cukup intensif.
Ketiga, penanganan informasi dengan bantuan mesin-mesin elektronik, seperti
komputer. Makin maju suatu masyarakat, makin intensif penggunaan mesin-mesin
elektronik yang digunakan.
15. Masyarakat tradisional atau Prainformasional mengakui adanya stratifikasi kekuasaan
dalam masyarakat. Dengan perkataan lain, pengolahan dan penyampaian informasi
masyarakat tradisional bersifat hierarkis mengikuti hierarki kekuasaan yang terdapat dalam
masyarakat sebagai keseluruhan. Sebaliknya, di lingkungan masyarakat yang sudah maju,
meskipun stratifikasi kekuasaan tetap ada seperti tercermin pada berbagai organisasi yang
strukturnya pyramidal. Salah satu konsekuensinya ialah bahwa pengolahan informasi tidak
lagi bersifat hierarkis melainkan horizontal.
16. Agar bermanfaat sebagai penunjang kegiatan organisasi, informasi yang dimiliki perlu
diinterpretasikan dengan tepat. Dalam masyarakat tradisional, pengambilan keputusan
biasanya pada akhirnya dilakukan secara terpusat yaitu oleh seseorang yang diakui menjadi
pimpinan tertinggi di masyarakat. Dengan perkataan lain, kerangka interpretif yang umum
digunakan di lingkungan masyarakat yang belum maju bersifat monistik. Sebaliknya,
dalam masyarakat informasional, sebagai akibat proses demo- kratisasi dan pemberdayaan
para anggota organisasi, didukung oleh teknologi informasi yang makin canggih, pola
pengambilan keputusan bergeser dari pendekatan yang sentralistik ke pendekatan yang
desentralistik karena makin banyak pihak dan orang yang dilibatkan dalam proses
pengambilan keputusan.
17. Kenyataan menunjukkan bahwa kemajuan dalam bidang perangkat keras teknologi
informasi menghasilkan alat pengolah informasi yang makin kecil, akan tetapi dengan
kemampuan yang makin besar. Semua orang yang berkecimpung dalam dunia informasi
mengetahui bahwa computer generasi pertama adalah alat yang bulky dalam arti ukurannya
yang besar, bagian-bagiannya dihubungkan oleh kabel yang panjang dan memerlukan
ruangan penempatannya yang luas. Berbagai terobosan teknologi menghasilkan alat yang
makin canggih seperti transistor dan lainnya. Personal computer dan Notebook adalah
contoh-contoh konkretnya. Aplikasinya sudah demikian meluasnya sehingga tidak ada lagi
segi kehidupan dan penghidupan manusia yang tidak disentuhnya.

9
18. Telah umum diketahui bahwa makin maju suatu masyarakat, makin dinamis pula
masyarakat tersebut. Masalah yang dihadapinya pun semakin beraneka ragam. Sejalan
dengan keadaan ini, sistem informasi yang diperlukan pun makin kompleks, berbeda
dengan masyarakat prainformasional yang system informasinya relatif sederhana. Mudah
memahami bahwa kompleksitas sistem informasi timbul karena proses pengambilan
keputusan yang harus didukungnya semakin rumit pula.
19. Di lingkungan masyarakat prainformasional, "arus" informasi mengalir dari seorang
kepada banyak orang, yaitu dari pimpinan tertinggi di masyarakat disebarluaskan kepada
para anggotanya. Sebaliknya, di lingkungan masyarakat informasional, sebagai salah satu
akibat desentralisasi pengolahan informasi, "arus" informasi mengalir dari para pengambil
keputusan pada eselon yang lebih rendah kepada pimpinan puncak yang pada gilirannya
memungkinkan pimpinan puncak tersebut memantau, mengendalikan, dan mengarahkan
kegiatan organisasi, bukan hanya demi tercapainya tujuan dan berbagai sasarannya, akan
tetapi juga dalam rangka peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produk- tivitas kerja
organisasi sebagai keseluruhan.
20. Permasalahan yang dihadapi masyarakat prainformasional relatif sederhana, tidak terlalu
dirasakan pentingnya pendekatan kesisteman dalam penanganan informasi karena
pendekatan subsistem yang bersifat parsial, atau incremental atau lokal sudah memadai.
Berbeda halnya jika permasalahan yang dihadapi kompleks, seperti halnya berbagai
permasalahan yang dihadapi oleh masyarakat informasional. Kompleksitas permasalahan
tersebut menuntut diambilnya langkah-langkah pemecahan masalah yang canggih.
Misalnya dengan menggunakan teknik ilmiah dalam pemecahan masalah dengan
mengambil langkah-langkah:
1) Mendefinisikan hakikat permasalahan secara tepat sehingga seluk- beluknya
dikenali dengan jelas.
2) Mengumpulkan data yang relevan.
3) Mengolah data sedemikian rupa sehingga memberi petunjuk tentang berbagai
alternatif yang mungkin ditempuh, analisis setiap alternatif untuk memahami
keunggulan dan kelemahan- nya.
4) Mengambil keputusan tentang dan menjatuhkan pilihan pada alternative yang
tampaknya terbaik.
5) Pelaksanaan keputusan yang diambil.

10
 6) Menilai pelaksanaan keputusan, apakah berhasil memecahkan masalah yang
dihadapi atau tidak.
21. Dalam kenyataan menunjukkan bahwa di masyarakat yang belum maju, tingkat kepedulian
itu pada umumnya rendah karena para warga masyarakat menyerahkannya kepada orang-
orang yang dipandang sebagai tokoh masyarakat. Dengan perkataan lain, partisipasi sosial
dalam pengolahan informasi berlangsung dengan cara "perwakilan" (by proxy).
Sebaliknya, di lingkungan masyarakat yang sudah maju, partisipasi sosial dalam
pengolahan informasi pada umumnya tinggi, yang berarti bersifat universal dan langsung.
22. Salah satu ciri masyarakat yang belum maju ialah bahwa masyarakat tersebut relatif
tertutup. Perkembangan baru dilihatnya dengan penuh kecurigaan. Kecenderungan
menolak perubahan pada umumnya tinggi. Masyarakat lebih senang mempertahankan
status quo. Konsekuensinya di bidang informasi ialah tingkat kerahasiaan yang tinggi.
Berbeda halnya dengan masyarakat informasional antara lain karena keterbukaannya
menjadikan pemilikan informasi menjadi sangat penetratif. Akses kepada berbagai sumber
infor- masi terbuka lebar, bukan hanya pada tingkat lokal atau nasional, akan tetapi juga
pada tingkat regional dan bahkan global.
23. Orientasi masyarakat pra- informasional adalah pada masa lalu. Para anggota masyarakat
lebih senang "bernostalgia" dengan "kejayaan masa lalu" yang pernah dialami dan enggan
mengambil risiko karena diketahuinya bahwa masa depan mengandung ketidakpastian.
Dari pengamatan atas berbagai ciri masyarakat informasional terlihat bahwa masyarakat
seperti itu tidak takut menghadapi berbagai tantangan dan risiko yang akan timbul di masa
depan. Dengan perkataan lain, orientasi waktunya ialah orientasi masa depan. Informasi
dapat memainkan peranan penting untuk lebih mengenali masa depan yang harus dihadapi
itu sehingga risiko dapat dikurangi, tantangan dapat diidentifikasikan dengan tepat, dan
peluang yang mungkin timbul pun dapat diperkirakan sebelumnya dengan tingkat akurasi
yang relatif tinggi.

2.2 TAHAP-TAHAP PENANGANAN INFORMASI

Sesungguhnya, makin pentingnya peranan informasi dalam pengelolaan suatu organisasi

dalam lingkungan masyarakat informasional merupakan "produk" sebab-akibat. Faktor
pemicunya ialah makin majunya masyarakat karena berbagai faktor seperti pendidikan,

11
demokratisasi politik, pembangunan ekonomi yang membawa serta berbagai macam
permasalahan yang bentuk, jenis, dan intensitasnya berbeda dari masa-masa sebelumnya.
Akibatnya antara lain ialah respons yang diberikan oleh para pakar, ilmuwan, dan ahli
teknologi yang berupaya untuk menciptakan berbagai instrumen baru untuk memecahkan
berbagai permasalahan baru tersebut karena instrumen lama dirasakan dan bahkan ternyata
tidak ampuh lagi. Hasilnya ialah terobosan di bidang teknologi informasi, baik dalam arti
perangkat kerasnya, perangkat lunaknya, dan "perangkat otak"- nya (brainware-nya).
Perkembangan tersebut memungkinkan ditempuhnya delapan tahap penting dalam
penanganan informasi, yaitu:

1) Penciptaan informasi.
2) Pemeliharaan saluran informasi.
3) Transmisi informasi.
4) Penerimaan informasi.
5) Penyimpanan informasi.
6) Penelusuran informasi.
7) Penggunaan informasi.
8) Penilaian kritis dan umpan balik.

2.2.1 Penciptaan Informasi

Teori informatika menekankan bahwa agar benar-benar mampu memberikan

dukungannya kepada proses pengambilan keputusan manajerial dan agar aplikasinya
tepat, informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi harus memenuhi persyaratan
kelengkapan, kemutakhiran, kehandalan, terolah dengan baik, tersimpan dengan rapi,
dan mudah ditelusuri dari tempat penyimpanannya apabila diperlukan. Data yang
dikumpulkan dari berbagai sumber memerlukan pengolahan lebih lanjut agar sifatnya
berubah menjadi informasi yang memiliki nilai sebagai alat pendukung proses
pengambilan keputusan.

12
 Pentingnya identifikasi dan pengenalan sumber-sumber informasi yang pantas
dan layak digarap semakin relevan untuk diperhatikan karena di samping lebih
menjamin bahwa data yang dikumpulkan untuk diolah bermutu tinggi, juga karena
proses penciptaan informasi tersebut harus diupayakan agar berlangsung dengan tingkat
efisiensi yang tinggi.

2.2.2 Pemeliharaan Saluran Informasi

Telah umum diketahui bahwa perkembangan pesat yang terjadi dalam era
informasi dewasa ini ialah terjadinya “Perkawinan” antara Teknologi Komunikasi dan
Teknologi Informasi. Akibatnya makin banyak saluran penyampaian informasi dari satu
pihak kepada pihak lain, misalnya dari sumber informasi kepada penggunanya. Itulah
yang dimaksud dengan saluran informasi multimedia. Baik secara internal maupun
eksternal, saluran tersebut dapat berupa:

1) Saluran melalui komunikasi lisan

2) Saluran dengan menggunakan tulisan
3) Komputer pada satuan-satuan kerja dalam organisasi yang on-linen dengan
komputer utama (mainframe)
4) Saluran telepon
5) Teleks
6) Faksimile
7) Electronic mail.

Walaupun tidak semua organisasi mutlak menggunakan semua saluran tersebut,

karena tergantung pada banyak faktor-seperti jarak, lokasi, persyaratan kecepatan
penyampaian informasi, dan berbagai faktor lainnya yang jelas ialah bahwa berbagai
saluran tersebut tersedia dan pemilikannya pun dewasa ini tidak lagi memerlukan biaya
yang besar.

2.2.3 Seleksi dan Transmisi Informasi

13
 Tidak semua satuan kerja dan tidak semua orang yang terdapat dalam satu
organisasi memerlukan informasi yang sama. Misalnya, Satuan kerja yang menangani
kegiatan produksi memerlukan informasi yang berbeda dari informasi yang berbeda dari
informasi yang dibutuhkan oleh satuan kerja yang menangani sumber daya manusia.
Dengan perkataan lain, Informasi yang dimiliki oleh organisasi perlu diseleksi oleh
pemakainya. Berarti mengetahui informasi apa yang dikirim kepada siapa dan untuk
kepentingan apa menjadi sangat penting.

Salah satu ramifikasi pandangan diatas ialah pentingnya kemampuan memilih

dan menggunakan sarana transmisi informasi yang tepat.

2.2.4 Penerimaan Informasi Secara Selektif

Jika di atas telah ditekankan pentingnya kemampuan memilih informasi apa

yang akan disampaikan kepada siapa dan untuk kepentingan apa, berarti penerima
informasi pun perlu memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi. Kemampuan
pengguna untuk melakukan seleksi penting supaya:

1) Hanya informasi yang relevan dengan misi, fungsi, dan tugas yang diambilnya.
2) Biaya transmisi dapat ditekan serendah mungkin.
3) Pengguna tidak memikul beban pemeliharaan yang sesungguhnya tidak
diperlukan.

Salah satu cara yang kini umum digunakan dalam kaitan ini ialah menciptakan
data induk (data base) di mana semua jenis informasi yang diperkirakan akan
dibutuhkan oleh semua komponen perusahaan disimpan dan dipelihara. Dengan
perkataan lain, sejalan dengan penciptaan data induk perlu diciptakan suatu sistem
distribusi informasi sedemikian rupa sehingga dapat diperoleh dengan mudah oleh
pihak-pihak yang memerlukannya.

2.2.5 Penyimpanan Informasi

Sebagai salah satu sumber daya strategis dalam organisasi, informasi yang telah
terkumpul dan terolah dengan baik perlu disimpan dengan sebaik mungkin. Kegiatan

14
 penyimpanan informasi sangat penting karena pengalaman menunjukkan bahwa tidak
semua informasi yang dimiliki digunakan segera. Oleh karena itu, informasi yang telah
diolah dengan mengeluarkan biaya tertentu jangan sampai hilang atau sukar ditelusuri
apabila diperlukan.

Perkembangan teknologi informasi menunjukkan bahwa di samping ingatan

manusia, terdapat berbagai alat penyimpan informasi yang dapat digunakan, misalnya
sistem kartu, tape, microfilm, hard disk, floppy disk, dan sebagainya. Salah satu manfaat
dari berbagai alat penyimpanan informasi yang sarat teknologi ialah penghematan biaya
penyimpanan, terutama karena tempat yang diperlukan tidak lagi merupakan ruangan
yang besar. Di samping itu, dengan sarana berteknologi tinggi, keamanan informasi pun
lebih terjamin.

2.2.6 Penggunaan Informasi

Sekarang ini umat manusia sudah berada pada era informasi, hal itu berarti
bahwa informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan, baik pada
tingkat individual, tingkat kelompok, dan tingkat organisasi. Pada tingkat individu,
misalnya, aneka ragam informasi dibutuhkan termasuk informasi tentang pendidikan,
kesehatan, situasi pasar berbagai produk yang diperlukannya untuk memuaskan
kebutuhannya, lapangan pekerjaan, dan lain sebagainya. Berbagai kelompok di
masyarakat, mulai dari rumah tangga dan kelompok- kelompok lainnya juga
memerlukan informasi untuk berbagai kepentingan, termasuk untuk memperlancar
proses pengambilan keputusan oleh kelompok tersebut. Hal yang sama juga berlaku bagi
organisasi, terlepas apakah organisasi tersebut bergerak di bidang politik,
ketatanegaraan, kegiatan bisnis-mulai dari toko kecil hingga konglomerat yang bergerak
dalam berbagai bidang bisnis dan yang wilayah operasinya mungkin mencakup seluruh
dunia-sosial kemasyarakatan dan bersifat nirlaba, pendidikan, kesehatan, penelitian dan
pengembangan, dan lain sebagainya.

2.2.7 Penilaian Krisis dan Sistem Umpan Balik

15
 Sistem yang diperlukan dan yang digunakan adalah sistem yang mempunyai
nilai aplikatif yang tinggi, artinya memberikan kontribusi nyata dalam memperlancar
kegiatan manajemen organisasi. Agar penilaian yang dilakukan mencapai sasarannya,
diperlukan serangkaian standar penilaian. Sasaran penilaian, antara lain, adalah:

1) Validitas informasi yang diterima

2) Signifikansi informasi tersebut
3) Kegunaan spesifiknya, termasuk mendukung proses pengambilan keputusan
4) Hubungan informasi tersebut dengan informasi lainnya

Secara skematis, tahap-tahap yang dibahas di muka terlihat pada bagan di bawah ini:

Bagan 2.2.7
Tahap-tahap Penanganan Informasi

2.3 PENGARUH KEPEMIMPINAN TERHADAP SISTEM INFORMASI

Kepemimpinan merupakan inti manajemen. Kepemimpinan sangat berpengaruh
terhadap efektivitas sistem informasi yang digunakan dalam organisasi, sebagaimana juga
pengaruhnya terhadap efektivitas berbagai sistem lain di dalam organisasi. Salah satu alasan
utamanya ialah karena salah satu peranan dari orang-orang yang menduduki jabatan pimpinan
dalam organisasi ialah peranan informasional. Dalam memainkan peranan informasional
tersebut pimpinan organisasi dapat bertindak selaku:

16
 1) Pencipta sistem informasi
2) Penerima informasi
3) Penyalur informasi
4) pemakai informasi
5) Penilai informasi

Dengan berbagai peranan tersebut jelas terlihat bahwa kepemimpinan dalam

organisasi mempunyai pengaruh yang sangat luas. Beberapa contoh berikut ini menunjukkan
peranan tersebut:

Pertama: Pimpinan organisasi memahami, mungkin lebih dari siapa pun dalam
organisasi, bahwa penguasaan dan pemilikan sarana komunikasi sangat menentukan peranan
informasi dalam kehidupan organisasional.
Kedua: Pimpinan organisasi sangat mungkin memiliki berbagai informasi tentang
organisasi dan tentang lingkungan yang turut menentukan keberhasilan organisasi mencapai
tujuan dan berbagai sasarannya yang tidak dimiliki oleh orang lain dalam organisasi yang
bersangkutan.
Ketiga: Pimpinan organisasi menentukan filsafat organisasi untuk dijalankan oleh
bawahan mereka, termasuk sistem informasi yang diciptakan, dipelihara, dan digunakan.

Keempat: Pimpinan organisasilah yang menentukan informasi apa yang akan

disampaikan kepada siapa yang biasanya disertai petunjuk penggunaannya yang harus
dikaitkan bukan hanya dengan tujuan dan berbagai sasaran yang ingin dicapai. Akan tetapi
juga dalam rangka peningkatan kinerja organisasi berdasarkan prinsip-prinsip efisiensi,
efektivitas, dan produktifitas kerja.
Kelima: Pimpinan organisasi merupakan sasaran pengiriman informasi olehh orang
lain baik di dalam maupun di luar organisasi dan para pimpinan itu pulalah yang berperan
sebagai sumber informasi yang diperlukan oleh orang lain yang dalam berbagai bentuk
mempunyai kepentingan terhadap keberhasilan organisasi
Keenam: Karena peranan informasionalnya, pimpinan organisasi mem- pengaruhi
penciptaan sistem informasi dan cakupan penyebarannya.
Ketujuh: Pimpinan organisasi menggunakan informasi untuk mempengaruhi opini
orang lain tentang organisasi yang dipimpinnya dengan berbagai cara. tergantung pada siapa
yang ingin dipengaruhi dan apa tujuannya.

17
 Dua sisi yang menonjol ialah peranan pimpinan dalam penerimaan dan transmisi
informasi di satu pihak serta pengambilan keputusan untuk ditindaklanjuti oleh para
bawahannya di pihak lain.
Untuk mudahnya, dua sisi tersebut digambarkan dalam bagan di bawah ini:

Bagan 2.3
Struktur Kepemimpinan Sebagai Komponen Penanganan Informasi Dengan Pengaruhnya
Terhadap Organisasi

Langkah-langkah yang biasanya ditempuh dalam penciptaan, pemeliharaan, dan

penggunaan sistem informasi ialah:

1) Penelitian dasar yang bersifat ilmiah

2) Eksperimentasi atau percobaan laboratorium
3) Pengembangan
4) Pelatihan untuk aplikasi
5) Penggunaan
6) Umpan balik.

2.3.1 Penelitian Dasar

Tidak dapat disangkal bahwa perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
yang pesat merupakan “produk” kegiatan penelitian, baik yang sifatnya penelitian murni
atau dasar maupun penelitian terapan. Masyarakat informasional merupakan masyarakat

18
 yang sadar benar pentingnya penelitian. Kesadaran tersebut terlihat pada tiga hal utama,
yaitu:

1) kesediaan berbagai organisasi di masyarakat, di dalam dan di luar organisasi

pemerintahan, menyediakan dana yang besar untuk penelitian
2) kegiatan penelitian yang sudah membudaya
3) penyebarluasan hasil penelitian melalui berbagai cara, seperti publikasi dan
pertemuan ilmiah dalam berbagai bentuk. Biasanya, penelitian dimaksudkan,
antara lain untuk Mencari teori ilmiah yang baru, Mencari dan menemukan
inovasi baru, Mengkaji ulang kebenaran dan aplikabilitas teori lama dan
Mencari dan menemukan cara kerja baru.

2.3.2 Eksperimentasi Laboratorium

Hasil-hasil yang ditemukan melalui penelitian tidak begitu saja dapat

dikembangkan dan disebarluaskan. Percobaan-percobaan laboratorium perlu dilakukan
terlebih dahulu. Salah satu caranya ialah dengan uji coba dalam bentuk proyek. Jika uji
coba ternyata membuahkan hasil yang diharapkan, barulah aplikasinya dilakukan secara
menyeluruh. Hanya dengan demikianlah, hasil penelitian tersebut mempunyai nilai-nilai
positif bagi pemakainya.

2.3.3 Pengembangan
Seperti telah ditekankan di atas, jika hasil-hasil yang diperoleh dari percobaan-
percobaan laboratorium memberikan keyakinan penuh kepada para pengguna informasi
bahwa hasil uji coba itu menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung
seluruh kegiatan organisasi, langkah selanjutnya yang biasa ditempuh ialah
pengembangannya. Yang dimaksud dengan pengembangan dalam kaitan ini ialah
seluruh upaya "produksi" informasi sedemikian rupa sehingga dapat menyediakan
informasi yang memenuhi kebutuhan organisasi, baik secara kualitatif maupun
kuantitatif.

19
2.3.4 Pelatihan untuk Aplikasi
Nilai-nilai positif dari informasi bagi masyarakat/organisasi pemakainya, pada
analisis terakhir teruji oleh dapat tidaknya informasi tersebut menunjang segala upaya
organisasi untuk mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Oleh karena itu, kepada para
calon pemakai perlu diberikan pelatihan. Ada 2 alasan mengapa pelatihan perlu
dilakukan. Alasan pertama ialah agar mereka memahami dengan tepat bahwa sistem
informasi yang baru "lebih baik dari sistem informasi yang lama. Yang kedua ialah
memberikan kepada mereka keterampilan yang diperlukan untuk mengaplikasikannya
dengan tepat. Pentingnya pelatihan tersebut menjadi lebih jelas apabila diingat bahwa
penggunaan sesuatu cara baru memerlukan perubahan sikap dan mental. Pengalaman
banyak organisasi menunjukkan bahwa terdapat kecenderungan di kalangan para
anggota organisasi untuk menolak perubahan dengan berbagai alasan atau "dalih",
seperti adanya ketakutan bahwa cara baru itu akan merugikannya, sulitnya
meninggalkan berbagai kebiasaan lama, dan kemungkinan timbulnya keraguan bahwa
mereka mampu menggunakan system baru tersebut. Suatu program pelatihan yang
efektif dapat menghilangkan ketakutan dan/atau keraguan tersebut.

2.3.5 Penggunaan
Menggunakan sistem informasi yang baru pada hakikatnya meninggalkan cara
kerja yang lama. Berhasil tidaknya penerapan sesuatu sistem baru sangat tergantung
paling sedikit pada lima hal, yaitu:

1) Efektif tidaknya komunikasi yang terjadi antara para inovator yang

memperkenalkan perubahan dengan para pemakai sistem baru tersebut
2) Mantap tidaknya persiapan yang dilakukan untuk menggunakan sistem
baru yang hendak diterapkan
3) Ada tidaknya pedoman aplikasi, berupa manual, yang disusun
sedemikian rupa sehingga mudah dipahami oleh calon pemakai
4) Kesediaan pemakai untuk melakukan berbagai penyesuaian yang
diperlukan, baik dalam arti sikap, etos kerja, disiplin kerja, dan cara kerja
yang mungkin sangat berbeda dengan yang lama

20
 5) Ada tidaknya usaha-usaha penyempurnaan yang dilakukan secara ber-
kesinambungan atas sistem baru tersebut.

2.3.6 Umpan Balik

Telah diuraikan di atas bahwa keberhasilan penggunaan suatu sistem baru
tergantung pada adanya usaha-usaha penyempurnaan yang berkelanjutan. Salah satu
implikasinya ialah menciptakan suatu sistem umpan balik untuk menyampaikan
masukan dari pemakai kepada berbagai pihak seperti:

1) kelompok manajemen dalam organisasi, termasuk manajemen puncak,

2) para peneliti yang berperan selaku inovator,
3) pimpinan laboratorium di mana uji coba pernah dilakukan, dan
4) penanggung jawab kegiatan pelatihan.

Masukan tersebut sangat diperlukan guna menjamin bahwa sistem informasi

baru itu benar-benar meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas organisasi
sebagai keseluruhan.

Bagan 2.3.6
Kepemimpinan Dan Proses Penciptaan Serta Penggunaan Informasi

21
2.4 STRUKTUR ORGANISASI DITINJAU DARI SEGI INFORMASI
Ditinjau dari segi informasi, struktur organisasi dapat disoroti dari dua segi, yaitu
adanya berbagai satuan kerja dalam organisasi untuk melaksanakan program kerja rutin dan
adanya satuan kerja yang bertugas memecahkan berbagai masalah yang dihadapi oleh
organisasi baik secara persial atau Inkremental,depertemental atau lintas departemental
maupun yang dihadapi oleh organisasi sebagai keseluruhan.

Ada dua pola hubungan antara pimpinan organisasi dengan orang-orang lain
didalamnya. Pola hubungan Pertama, yaitu pola hubungan pimpinan dengan satuan kerja
pelaksana kegiatan rutin bersifat formal dan melembaga. Alasannya antara lain :

1. Tenaga pelaksana telah tersedia dalam organisasi

2. Tata kerja dan prosedur yang ditempuh telah dipahami oleh semua pihak yang
terlibat
3. Pembagian tugas telah diatur dengan jelas
4. Alokasi wewenang dan tanggung jawab telah diatur secara for,al
5. Anggaran telah disediakan secara rutin

Oleh karena itu, pengambilan keputusan rutin dapat didelegasikan kepada para manajer eselon
bawahan dan bahkan kepada para pelaksana kegiatan operasional yang bersifat rutin.

Pola hubungan Kedua, yaitu pola hubungan pimpinan dengan orang-orang yang
bertugas di satuan kerja yang bertugas untuk mencari pemecahan masalah- masalah baru,
tidak selalu didasarkan pada hubungan formal dan juga belum tentu melembaga. Ini
memerlukan pola yang fleksibel. Pola demikian sangat diperlukan karena:

1. Para anggota satuan kerja tidak perlu terikat kepada tradisi hubungan yang bersifat
hierarkis
2. Para anggota memerlukan kebebasan berpikir sehingga imajinasi mereka dapat
menjelajahi cakrawala yang lebih luas
3. Cara berpikir mereka tidak dibebani oleh cara bekerja yang birokratis
4. Para anggota organisasi tidak "terbelenggu" oleh norma-norma kerja yang sudah
usang
5. Dimungkinkan menciptakan dan memelihara hubungan kerja yang situasional
sifatnya.

22
 Kesemuanya ini sangat penting karena untuk memecahkan masalah baru diperlukan
daya cipta dan fleksibilitas, tapi tidak berarti tradisi, kebiasaan, hierarki organisasi dan
budayanya tidak boleh diabaikan begitu saja. Pembahasan tentang struktur tersebut
digambarkan dalam gambar berikut.

Bagan 2.4
Struktur Organisasi Ditinjau Dari Segi Informasi

Dari pembahasan yang telah dilakukan dalam bab ini terlihat dengan jelas betapa
pentingnya peranan informasi sebagai alat pendukung penyelenggaraan seluruh kegiatan
organisasi dengan tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas yang tinggi. Telah terbukti
pula bahwa informasi memang merupakan salah satu sumber daya organisasi yang sangat
strategis sifatnya dan oleh karena itu perlu penanganan yang efisien dan efektif.

23
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Ciri masyarakat informasional antara lain jika dilihat dari segi Dasar Ilmiahnya,
Masyarakat Informasional memiliki kemampuan menggabung yang kreatif, Jumlah
Informasinya melimpah,Tingkat Pertambahan Informasinya Eksponensial, Dasar
Seleksinya tepat, Kecepatan Transmisi Informasinya sangat cepat, Lingkup Informasinya
Luas dan masih banyak lagi ciri yang lainnya bisa dilihat dalam Bagan 2.1 diatas. Tahap-
tahap Penanganan Informasi memiliki beberapa Tahapan antara lain Penciptaan
Informasi,Pemeliharan Saluran Informasi, Seleksi dan Transmisi Informasi, Penerimaan
Informasi Secara Selektif, Penyimpanan Informasi, Penggunaan Informasi tersebut dan
Penilaian Krisis dan Sistem Umpan Balik dimana semua tahapan tersebut sudah dijelaskan
diatas.
Kepemimpinan dalam suatu Organisasi sangat memiliki pengaruh yang sangat luas
antara lain, Pimpinan Organisasi memahami segala alur dalam organisasi yang ia pimpin,
Memiliki berbagai Informasi tentang Organisasi dan tentang lingkungan organisasi
tersebut, dan lain –lain. Dalam mengetahui pengaruh tersebut juga harus dilakukan
Penelitian Dasar, Eksperimentasi Laboratorium, Pengembangan, Pelatihan, Penggunaan,
dan Umpan Balik.
Ditinjau dari segi informasi, struktur organisasi dapat disoroti dari dua segi, yaitu
adanya berbagai satuan kerja dalam organisasi untuk melaksanakan program kerja rutin
dan adanya satuan kerja yang bertugas memecahkan berbagai masalah yang dihadapi oleh
organisasi baik secara persial atau Inkremental,depertemental atau lintas departemental
maupun yang dihadapi oleh organisasi sebagai keseluruhan.

3.2 SARAN
Dalam Penulisan makalah ini tentu saja penulis masih memiliki banyak kekurangan,
Untuk itu Kritik dan Saran yang dapat membangun Penulis untuk dapat membuat makalah
kedepannya agar lebih baik sangat dibutuhkan. Penulis berharap agar makalah ini berguna
bagi pembaca selanjutnya.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Sondang P.Siagan,Sistem Informasi Manajemen, Ed 2, Cet 8, Jakarta : Bumi Aksara, 2009

25