TUGAS

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I

M.P. SIAGIAN

DISUSUN OLEH :

TORIK FAOZZAL 5551111931

V(lima) I

UNIVERSITAS SULTAN ANGENG TIRTAYASA

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

2013
 PENDAHULUAN

Sering terdengar ungkapan bahwa dunia dewasa ini bereda dalam era reformasi.
Dan masyarakat modern dikenal sebagai masyarakat informasional. Pandangan
demikian memang benar karena seperti diketahui salah satu fenomena yang
dewasa ini sudah “mendunia” dan berlangsung dengan kepesatan yang sangat
tinggi ialah perkembangan dan berbagai terobosan dibidang teknologi informasi.
Aplikasinya dalam “dunia kenyataan “ pun sangat beragam sehingga dapat
dikatakan bahwa tidak ada lagi segi kehidupan dan penghidupan yang tidak
disentuh oleh informasi, baik pada tingkat individual, kelompok, semua jenis
organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam hubungan antar organisasi dan
antar negara. Salah satu “produk” perkembangan tersebut ialah tumbuhnya
disiplin ilmiah baru yang kini dikenal dengan istilah “informatika”. Meskipun
benar bahwa sebagai disiplin ilmiah “informatika” masih relatif baru, karena
mulai berkembang pada dekade tujuh puluh tahun yang lalu, tapi ia tunbuh
dengan sangat pesat sehingga dalam waktu yang sangat singkat sudah mampu
memberikan kontribusi subtansial dan bahkan menumbuhkan kesadaran pada
berbagai pihak tentang pentingnya informasi sebagai suatu resource organisasi
yang strategi. Salah satu kelompok dimasyarakat yang merasaksn paling
pentingnya informasi ialah para manajer yang menduduki jabatan pimpinan
dalam berbagai jenis organisasi, seperti organisasi politik, organisai kenegaraan,
organisasi angkatan ersenjata, organisasi berniaga, organisasi sosial, organisai
swadaya masyarakat, organisasi nirlaba, dan bahkan organisasi keagamaan.
Sebagai tanggapan terhadap fenomena tersebut, para pakar telah mengembangkan
orientasi baru dalam bidang informasiyang dikenal dengan nama “sistm informasi
Manajemen” (information Manajemen System).

Pengamatan dan kenyataan menunjukan bahwa perkembangan dan

terobosan teknologi informasi akan terus berlanjut di masa depan. Oleh karena itu,
tidak sulit untuk memperkirakan bahwa sa;ah satu ujian bagi kemahiran da
keandalan manajemen dimasa depan ialah kemampuannya memanfaatkan
perkembangan teknologi tersebut, akan tetapi sekaligus mengenali berbagai
dampak yang ditimbulkan dalam kehidupan organisasional. Dengan perkataan
lain, kemampuan manajemen memanfaatkan inforasi dalam menjalankan fungsi-
fungsi manajerial akan turut menentukan berhasil tidaknya manajemen yang
bersangkutan meraih keberhasilan dalam mengelola organisasi yang dipimpinnya.

Untuk menunjuka betapa pentingnya peranan informasi dalam kehidupan

modern dewasa ini, dalam buku ini masyaakat yang mengolah informasi secara
“tradisonal” dlam arti tidak menggunakan saran bermuatan teknologi tinggi
disebut masyarakat perinformasian. Sebaliknya masyarakat yang mengolah
berbagai komponen penanganan informasi dengan memanfaatkan kemajuan dan
terobosan teknologi informasi disebut sebagai masyarakat informasional.

Memang benar kebutuhan berbagai jenis orgainasi akan informasi bukan

hal yang baru sama sekali karena sejak dahulu hingga sekarang penanganan suatu
sistem informasi dilakuka melalui tujuh tahap, yaitu: (a) pengumoulan data,
(b)klasifikasi data, (c) pengolahan data supaya berubah bentuk, sifat, dan
informasi, (f) penyampaian informasi atau transmisi kepada pengguna, dan (g)
penggunaan iformasi untuk kepentingan manajemen organisasi. Yang baru ialah
proses penanganannya yang dilakukan dengan memanfaatkan perkembangan dan
terobosan teknologi, terutama dengan menggunakan komputer hidup sebellum
tibanya era informasi, penanganan informasi dilakukan secara manual atau secara
mekanik dengan menggunakan mesin-mesin yang bukan komputer. Bahkan dalam
era informasi sekarang ini pun tidaksedikit organisasi terutama yang kecil yang
masih mengolah informasi yang masih dibutuhkannya secara manual atau
mekanik. Akan tetapi karena komputer dan perangkat lunak pendukungnya yang
terdapat dipassran relatif makin murah dan memiliki kemampuan yang makin
besar, makin banyak pula organisasi yang melakukan komputerisasi.berarti
lahirnya masyarakat informasional bukan saja karena makin petingnya peranan
informasi dalam mengelola organisasi, akan tetapi juga sebagai akibat
pemanfaatan perkembangan dan terobosan teknologi informasi, baik dilihat dari
aneka ragam perangkat kerasnya maupun dilihat dari segi dukungan perangkat
lunak yang memungkinkan aplikasinya yang makin beraneka ragam pula.
 CIRI-CIRI MASYARAKAT INFORMASIONAL

Kiranya akan lebih mudah untuk memahami apa yang disebut sebagai
“masyarakat informasional” jika ciri-cirinya dibandingkan dengan masyarakat
perinpasional. Berikut ini digambarkan ciri-ciri tersebut.

BAGIAN 1.1

PERBANDINGAN MASYARAKAT PERINFORMASIAN DAN

MASYARAKAT INFORMASIONAL

No. Ciri Masyarakat pra- Masyarakat

informasional informasional
(1) (2) (3) (4)
1. Dasar ilmiah Paradigma yang kaku Kemampuan
menggabung yang
2. Jumlah informasi Langka kreatif
3. Tingkat Linear Melimpah
pertambahan Eksponensial
4. informasi Kabur
5. Dasar seleksi Lambat Tepat
Kecepatan transmisi Cepat
6. informasi Sempit
Lingkup informasi Mahal Luas
7. Biaya pengadaan Murah
informasi Stabil
Isi informasi Berubah-ubah
8. Tetap
Lokasi informasi Mobil
Tebatas
9. Jangkauan terhadat Terbuka
informasi Monomedia
Cara penyampaian Multimedia
10. Rendah
 Jenis Tinggi
interdenpedensial Pengalaman langsung
11. Tidak langsung
Ariabilitas Individu
Mesin/bantuan mesin
12. Unit untuk Hierarkis
penanganan Horizontal
inoformasi Monistik
13. Struktur pengolahan Pluralistik
informasi Besar
Kerangka nilai Kecil
14. interprestasi Sedehana
Ukuran teknologi Kompleks
informasi Dari seorang ke banyak
15. Tingkat orang Dari banyak orsng
kompleksitas sistem keseorang
informasi Lokal
16. Arus informasi Berdasarkan
Perwakilan (by proxy) pendekatan kesisteman
Pemecahan msalah Langsung
17. Penuh kerahasiaan
Partisipasi sosial Penetratif
dalam pengolahan Masa lalu
18. informasi Masa depan
Tingkat kerahasiaan

19. Orientasi waktu

20.
21.

22.

23.

Penjelasan tentang bagan diatas adalah sebagai berikut.

1. Di lingkungan masyarakat pra informasional ilmu pengetahun yang

digunakan sabagai dasar pemikir masih relatif sederhana dan oleh karena
itu paradigma ilmiahnya pun sering tampak kaku disertai oleh pendekatan
yang simplistik. Sebaliknya, diligkungan masyarakat yang sudah tergolong
informasional, instrumen berpikir yang digunakan sudah memanfaatkan
teori baru dan perkembangan ilmu pengetahuan yag canggih dan
cenderung bersifat spesialistik. Pada umumnya masyarakat yang sudah
maju telah menggunakan pendekatan yang sifatnya mutidisiplin karena
disadari bahwa dengan demikianlah paradigma yang tepat dapat diciptakan
dan digunakan.
2. Masyarakat tradisional atau pra informasional menhadapi berbagai
permaslahan yang relatif sderhana dibandingkan dengan masyarakat yang
sudah terglong maju. Dalam siruasi demikian, jumlah informasi yang
diperlukannya pun relatif sedikit dibandingkan dengan masyarakat maju
yang menghadapi beraneka ragam permasalahan. Disamping itu, alat yang
tersediabagi masyarakat tradisional untuk menciptakan dan mengolah
informasi masih sangat terbatas. Sebaliknya, berkat perkembangan
teknologi informasi yang pesat baik dalam arti perangkat keras dan
perangkat lunaknya, masyarakat maju dapat menciptakan informasi
daa\lam jumlah yang sangat besar dalam waktu yang sangat singkat. Oleh
karena itu, tantangan yang dihadapi oleh kedua jenis masyarakat tesebut
 sangat berbeda. Masyarakat yang belu maju menghadapi kelangkaan
informasi untuk memecahkan berbagai permasalahan yang dihadapinya.
Itu sebabna intusi memainkan peranan penting dalam proses pengambilan
keputusan yang mereka tempuh. Sebaliknya, masyarajat maju dihadapi
kepada kelimpahan informasi sehingga diperlukan keahlian dan kemahiran
untuk memilih informasi apa yang benar-benar diperlukan dalam
pemecahan berbagai masalah.
3. Berkaitan erat dengan hal yang telah dikemukakan di atas, dikalangan
masyarakat yang belum maju informasi bertambah dengan lambat
berdasarkan dengan rumus “linear” tetapi informasi sebalaiknya
dilingkungan masyarakat yang sudah maju bertambah dengan sangat cepat
atau berdasarkan rumus “eksponensial”. Tentunya sangat mudah untuk
membanyangkan bahwa bertmbah informasi yang bersifat eksponsial
dimasyarakat maju adalah berkat kemampuan alat-alat pengolahan
informasi yang makin tinggi dan canggih.
4. Dengan menggunakan paradigma secara kaku dibantu oleh intuisi, dasar
yang digunakan oleh masyarakat yang belum maju untuk menyeleksi
jenis-jenis informasi yang diutuhkannya sering tidak jelas atau kebur
karena diwarnai oleh persepsi yang sifatnya subyektif dalam arti
disesuaikan dengan persepsi dan “selera” pengambil keputusan.
Sebaliknya yang terjadi dimasyarakat maju karena disamping paradigma
yang menggunakan pendekatan penggabungan yang kretif, juga
menggunaka peradigma ilmiah yang memungkinkan pemilihan informasi
dilakukan dengan tepat, bebas dari selera, dan subjektivitas pengambil
keputusan kunci.
5. Penyampaian informasi dlakukan masyarakat yang belum maju dapat
dikatakan berjalan lambat karena sarana dan mekanisme penyampaiannya
sederhana dengan kapasitas transmisi yang rendah, misalnya dengan
menggunakan saluran telepon yang cara bekrjana memang lambat.
Berbeda dengan halnya masyarkat modern yang sudah menggunakan alat-
alat teknologi tinggi.
6. Karena berbagai keputusan yang diambil oleh masyarakat yang belum
maju relatif sederhana maka bentuk,jenis, jumlah, dan lingkup informasi
yang dibutuhkan pun dapat dikatakan sederhana. Ini antaee lain karena
pendekatan pemecahan masalah yang umum digunakan ialah pendekatan
parsial atau inkremental. Dengan perkataan lain, permasalahan yang
timbul dipecahkan satu persatu. Sebaliknya, masyarakat maju biasanya
dihadapkan kepada berbagai permasalahan sekaligus yang timbul secara
simultan sehingga bentuk informasi yang dibutuhkan pun beraeka ragam,
jenisnya banyak, jumlahnya besar , dan lingkunganyapun luas. Oleh
karena itu diperlukan cara pemecahan yang integralistik, komprehensif,
dan holistik.
7. Biaya yang harus dikeluarkan oleh suatu organisasi yang masih berada
pada tahap prainformasional biasanya tinggi. Meskippun jumlah iformasi
yang diolah tidak banyak,tapi sarana pengolahannya, disamping harganya
mahal juga tidak mampu bekerja dengan kecepatan tinggi. Oleh karena itu,
diperlukan tenaga pengolahyang besar jumlahnya dan mereka
menggunakan waktu yang tidak sedikit untuk menyelesaikan tugas
pekerjaannya. Itu pun masih disertai oleh kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam proses pengolahan sehingga hasilnya tidak berupa
informasi siap pakai. Sebaliknya, di,asyarakat informasional, biaya
pengolahan informasi menjadi lebih murah meskipun jumlah informasi
yang diolah berjumlah besar. Alasannya karena kecanggihan perangkat
keras dan perangkat lunak. Seperti diketahui, teknologi pengolahan
informasi berkembang demikian pesatnya sehingga kemampuan dan
kecepat an kerjanya sudah diukur dengan nano detik. Para ahli teknologi
tidak berhenti membuat terobosan baru dalam bidang ini, antara lain
terbukti dari upaya yang terus berlanjut menciptakan komputer yang lebih
tinggi kecepatannya dan lebih besar kemampuannya sehingga diperkirakan
bahwa komputer masa depan akann mampu bekerja dengan kecpatan giga
detik, dan bahkan tera detik, disertai dengan kemampuan “menyelesaikan”
sejumlah besar pekerjaan yang harus diselesaikannya. Ada empat ha
mengapa penangadan informasi dalam era modern sekarang ini relatif
 lebih murah, ialah: (a) tersedianya berbagai alternatif pilihan sarana
pengolahan data, (b) tenaga kerja pengolahan informasi sangat kurang
sehingga biaya untuk membayar imbalan mereka dapat ditekan, (c)
dukungan berbagai jenis perangkat lunak sehingga informasi yang
dihasilkan benar-benar siap pakai, dan (d) tingkat akurasi penyelesaian
pengolahan sangat tinggi sehingga tidak diperlikan pengolahan ulang.
8. Telah umum diketahui bahwa masyarakat prainformasional berkembang
dengan lamban, permasalahan yang dihadapinya relatif tidak rumiit, dan
sering bersifat refetitif sehingga isi informasi yan dibutuhkan tidak sering
mengalami perubahan. Sebaliknya, salah satu fenomena yang terlihat pada
masyarkat modern ialah sering terjadinya perubahan yang berlangsung
dengan cepat. Ternyata akin maju masyarakat makin tinggi pula dinamika
masyarakat tersebut. Dibidang olitik misalnya, perubahan sering terjadi
karena proses demokratisasi sehingga pa anggota masyarakatsemaain
mampu menyuarkan tuntutan politiknya secara rasioanal, menyalurkakn
aspirasi politiknya secara efektif dan semakin mampu menuntut haknya,
termasuk berbagai hak yang tergolong sebagai hak-hak asasi. Kesemuanya
itu bermuara pada perubahan dibidang politik, seperti timbuknya
paradigma baru dalam menjalankan roda pemerintah negara, terjadinya
debirokratisasi, demakin berkurangnya orienrasi kekuasaan dan makin
menonjolnya orientasi pelayanan, makin kurangnya keterlibartan langsung
aparat pemerintah dalam kegiatan pengaturan yang tercermin dalam proses
deregulasi, keterbukaan dalam proses penetuan kebijaksanaan
pemerintahdan transparasi dalam tndak tanduk aparatur pemerintahan
negara. Perubahan pun terjadi dalam bidang ekonomi. Masyarakat
menuntut terjadinya berbagai jenis perubahan dalam kehidupan ekonomi
se[erti dalam hal pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi, kesempatan
berusaha baik disektor formal maupun informal perluasan kesempatan
keja, pengurangan tingkat pengangguran, pemerataan hasil-hasil
pembangunan ekonomi, pengurangan kesenjangan antara warga
masyarakat yang kurang mampu dan mampu, tersedianya berbagai jenis
produk berupa barang dan jasa yang digunakan unntuk memenuhi
 keinginan dan kebutuhan para warga masyarakat dengan mutu yang makin
tinggi akan tetapi dengan haraga yang terjangkau. Hal senada dapat
dikatakan entang bidang sosial budaya. Berkat perkembangan yang sangat
pesat dibidang transportasi dan komunikasi yang bahkan sering
dikategorikan sebagai revolusi dalam kedua bidang tersebut dunia seolah-
olah makin kecol. Sering terdengan ungkapan bahwa dunia dewasa ini
merupakan suatu “desa global”. Mobilitas manusia menjadi sangat tinggi
yang pada giliranna membuat semua masyatakat makin terbuka.
Keterbukaan itu disertai oleh berbagai dampak, seperti masuknya nilai-
nilai sosial budaya dari suatu masyarakat ke masyarakat yang lain. Berati
terjadinya pergeseran nilai yang dianut meskipun dapat dipastkan bahwa
suatu masyarakat bangsa ingin melestarikan jati dirinya dan
mempertahankan nilai-nilai yang dianggap luhur bagi dan oleh bangsa
yang bersangkutan. Betapapun besarnya hasrat suatu masyarakat angsa
untuk melestarikan nilai-nilai sosial budaya yang dianutnya, dampak yang
datang dari luar itu mau tidak mau harus diperhitingkan dan ditanggapi
secara proaktif. Termasuk dalam lingkup perubahan dibidang sosial
budaya dan perubahan yang terjadi dibidang pendidikan masyarakat.
Seperti telah diketahui, salah satu tolok ukur kemajuan yang telah dicapai
oleh suatu masyarakat adalah tingkat pendidikan formal yang terlah
dinikmati oleh warganya. Terdapat korelasi positif yang tinggi antara
tingkat pendidikan masyarakat dengan dinamika masyarakat tersebut.
Dinamika yang timbul membawa serta membawa jenis perubahan dalam
semua segi kehidupan dan penghidupan masyarakat. Berbagai perubahan
yang terjadi itu menuntut berbagai jenis informasi yang membuat isi
informasi tersebut selalu berubah-ubah.
9. Salah satu isi masyarakat yang belum maju ialah tingkat mobilitas yang
rendah, baik dalam arti fisik maupaun dalam arti setatus sosialnya. Oleh
karea itu, warga masyarakat yang berperan sebagai pengambil keputusan
kunci dilingkungan masyarakat tersebut pada umumnya tetap sama, yaitu
mereka yang dipandang sebagai tokoh masyarakat, seperti tikoh adat dan
orang-orang lain yang meskipun tidak menduduki jabatan formal akan
 tetapi diakui sebagai oimpinan informal. Merekalah yang menguasai
informasi dan oleh karena itu lokasi informasi pun dapat dikatakan
konstan atau stabil. Sebaliknya dalam masyarakat yang sudah maju, yang
sudah mencapai tahap sebagai masyarakat informasional, mobilitas fisik
dan sosial para warga biasanya tinggi. Berpindah wilayah permukiman dan
pekerjaan atau profesi merupakan salah satu contoh konkretnya. Dimisili
organisasi pun sering berubah, termasuk satuan-satuan kerja yang terdapat
di dalamnya seperti kantor cabang dan pabrik yang dimilikinya. Akibatnya
arus informasi bergerqk dengan keecepatan tinggi mengikuti mobilitas
manusia yang terdapat di dalamnya.
10. Berkaitan erat dengan mobillitas yang telah disinggung di muka, terdapat
pula perbedaan dalam hal jangkauan informasi antara masyarakat pra-
informasioanal dan masyarakat informasional. Dalam lingkungan
masyarakat pra-iformasional, jangkauan inormasi masih terbatas karena
bentuk dan sifat keputusan yang diambilmemerlukan dukungan
informasiyang bersifat informasi menjadi terbuka dan tanpa batas. Ada
dua alasan kuat sebagai penyebabnya, yaitu: (a) bentuk dan jenis
permasalahan yang harus dicari jalan keluarnya sangat berfariasi dan
informasi pendukungnyapun harus sesuai dengan keputusan yang kan
diambil dan (b) perubahan yang sering terjadi dengang sangat cepat
menuntut tersedianya informasi yang memungkinkan pendekatan proaktif
untuk menghindari situasi “dadakan” karena perbahan selalu mengandung
ketidakpastian. Berarti yang dimaksud dengan jangkauan informasi
terbuka ialah bahwa organisasi tidak boleh puas karena memilki informasi
tertentu yang secara “konvensional” dipandang perlu dimilikioleh
organisasi tersebut.
11. Cara penyampaian informasi dari satu ihak ke pihak lain sudah barang
tentu ditentukan oleh volume informasi terseut, dan dengan demikian
menentukan “muatan” teknologi yang tepat untuk digunakan. Seperti yang
telah diuraikan sebelumnya, dalam masyarakat prainformasioanal jumlah
dan jenis informasi yang diperlukan pada umumnya relatif sedikit dan oleh
karena itu sarana penyampaiannya pun sudah cukup dengan menggunakan
 medium tunggal atau monomedia dan bahkan sering bersifat lisan.
Sebaliknya, dalam masyarakat informasional terdapat empat hak yang
membedakannyadari masyarakat prainformaioanal, yaitu : (a) makin
tingginya kesadaran banyak pihak terutama para pengambil keputusan
strategis tentang pentingnya peranan infrmasi, (b) volume dan jenis
informasi yang dibutihkan semakin besar dan beraneka ragam, (c)
perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat, dan (d) penggunaan
multimedia dalam penyampaian informasi dari sember informasi kepada
penggunaan informasi. Seperti telah dikatahui, penyampaian informasi
dapat mengambil bentuk lisan dan tertulis. Penyampaian informasi secara
lisan dapat menggunakan media langsung dan tatap muka maupun dengan
menggunakan sarana penyampaian seperti telepon dan radio dua arah. Jika
informasi hendak disampaikan oleh satu orang atau satu pihak kepada
orang atau pihak lain secara tertulis, sarana penyampaiannya pun sangat
beraneka ragam, seperti tulisan tangan, media cetak, dan media elektronik
yang semakin canggih, makin cepat dan akurat seperti faksimile dan
electronic mail, bahkan melalui internet dengan world wide web-nya.
12. Telah umum diakui dan diketahui bahwa masyarakat tradisional terdiri
dari kelompok-kelompok yang relatif self-containing dalam arti: (a) terdiri
dari para warga yeng masih mempunyai pertalian darah, (b) menganut
sistem “keluarga besar” tau extended familiy system, (c) terikat kuat pada
tradisi dan norma-norma budaya dan sifat komunalistik, (d) menekuni
jenis-jenis profesi tertentu untuk mencari nafkah seperti menjadi petani,
pedagang, dan lain-lain, dan (e) relatif tertutup terhadap pengaruh dari
luar. Dengan ciri-ciri seperti itu masyarakat dapat dikatakan otonom dalam
hal pemilikan dan penggunaan informasi dalam arti bahwa informasi yang
mereka butuhkan terbatas dan pemanfaatannya pun terbatas pada
kepentingan kelompok yang bersangkutan saja. Berbeda dengan halnya
masyarakat maju. Kenyataan menunjukan bahwa karena berbagai faktor,
masyarakat modern lebih terbuka, cenderung menganut sistem keluar yang
“longgar” dalam arti bahwa yang berlaku ialah nucleus family system
(sistem keluarga inti) tradisi dan norma-norma yang dianut sudah
 “tercampur” dengan norma-norma yang datang dari luar, para anggota
masyarakat terlibat dalam aneka ragam profesi dan berinteraksi dengan
banyak pihak duluar kelompok atau masyarakat yang bersangkutan
sendiri. Dengan perkataan lain, terdapat hubungan interdepedensi secara
internal antara para anggota masyarakat sebdiri dan secara eksternal
dengan pihak-pihak lain. Salah satu konsekuesinya ialah interdepedensi
dalam pengguaan berbagai jenis informasi yang dimiliki.
13. Salah satu ciri masyarakat yang belum maju ialah bahwa hubungan antar
manusia pada umumnya terjadi secara langsung dan menggunakan bahasa
lisan. Informasi pun disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain
dengan cara yang sama. Berarti variabilitas informasi pun bersifat
langsung. Dalam lingkungan masyarakat yang sudah maju makin banyak
hubungan antar manusia yang terjadu sevara tidak langsung dan
menggunakan sebagai media untuk penciptaan dan pemeliharaan
hubungan tesebut. Pola demikian terllihat dalam variabilitas informasi
yang dimiliki dan digunakan.
14. Cara penanganan informasi jelas berbeda antara masyarakat yang belum
maju dibandingkan dengan masyarakat yang sudah maju. Pada umumnya
dilingkungan masyarakat yang belum menggunakan teknologi informasi
yang canggih penanganan informasi dulakukan oleh tenaga manusia,
secara manual. Penggunaan cara yang demikian dapat dikatakan memadai
karena jumlah informasi yang harus tersedia tidak terlalu besar dan
aplikasinya pun pada umumnya terbatas. Disamping itu, seperti yang telah
disinggung dimuka, penanganan informasi secara manual merupakan
pilihan yang logis karena kemampuan masyarakat untuk menggunakan
mesin terbatas pula baik dilihat dari sudut keterampilan maupun dari segi
harga mesin yang relatif lebih mahal. Sebaliknya, dimasyarakat yang
sudah maju dan menggunakan teknologi informasi canggih, penanganan
informasi dilakukan dengan menggunakakkn mesin-mesin pengolah
informasi. Terlihat tiga tahap perkembangan dalam hal ini. Pertama: pada
mulanya penanganan informasi bersifat masinal dalam arti menggunakakn
bantuan mesin yang masih sederhana. Penggunaan mesin tik adalah contoh
 yang sangat sederhana. Kedua: menangani informasi dengan bantuan
mesin elektris yang mampu bekerja lebih cepat meskipun intervensi
manusia masih cukup intensif. Ketiga: penanganan informasi dengan
bantuan mesin-mesin elektronik, seperti kompuer. Makiin maju suatu
masyarakat, makin intensif pengguaan mesin-mesin elektronik yang
digunakan. Pertimbangan utamanya ialah: (a) jumlah dan jenis informasi
yang dibutuhkan lebih besar, (b) aplikasi informasi semakin beraneka
ragam, (c) makin pentingnya pemilihan informasi yang mutakhir, akurat,
dapat dipercaya, lengkap, dan mudah ditelusuri, serta, (d) teknologi
iformasi yang relatif makin murah tetapi dengan kemampuan yang makin
besar, baik dlam arti perangkat kerasnya maupun perangkat lunaknya.
15. Seperti dimaklumi, masyarakat tradisional mrngakui adanya stratifikasi
kekuasaan dalam masyarakat. Stratifikasi tersebut ternyata menampakan
diri pula pada pengolahan informasi. Dengan perkataan lain, pengolaha
dan penyampaian informasi bersifat hierarkis mengikuti hierarki
kekuasaan yang terdapat dalam masyarakat sebagai keseluruhan.
Sebalikya. Dilingkungan masyarakat yang sudah maju, meskipun
stratifikasi kekuasaan tetap ada seperti tercermin pada berbagai organisasi
yang strurkturnya piramidal pentingnya interaksi, interrelasi, dam
interdepedensi antara suatu komponen organisasi dengan komponen
lainnya makin menonjol karena disadari bahwa tercapai tidaknya tujuan
tujuan berbagai sasaran organisasi pada analisis tereakhir ditentukan oleh
sifat, jenis, dan intensitas hubungan yang diciptakan, dibina, dan
dipelihara. Salah satu konsakuensinya ialah bahwa peb=ng ini mudah
terihat pada suatu organisasi bisnis dengan berbagai bidang fungsional
didalamnya, seperti produksi, pemasaran, penjualan, promosi, keuangan,
logistik, sumber daya manusia, dan akunting. Dalam organisasi bisnis
modern, setiap bidangfungsional memerlukan dukungan termasuk
dukungan informasi dalam mengmban misi, melaksanakan fungsi, dan
melaksanakan berbagai kegiatannya. Hal itulah yang membenarkan
pandangan bahwa pengolahan dan penyampaian informasi di masyarakat
 maju, semakin berkurang sifat hierarkisnya dan sifat horizontalnya makin
menonjol.
16. Agar bermanfaat sebagai penunjang kegiatan informasi, informasi yang
dimiliki perlu didinterprestasikan dengan tepat. Salah satu faktor penentu
pemanfaatan informasi ialah kaitan informasi yang dimiliki dengan proses
pengmbilan keputusan. Dalam masyarakat tradisional, pengambilan
keputusan biasanya pada alhir dilakukan secara terpusat yaitu oleh
seseorang yang diakui menjadi pimpinan tertinggi di masyarakat. Hal ini
berarti bahwa apakah informasi tersebut bermanfaat bagi pengambilan
keputusan sangat tergantung pada kerangka interpretif yang digunakan
oleh pengambil keputusan yang bersangkutan. Dengan perkataan lain,
kerangka interpretif yang umum digunakan dillingkungan masyarakat
yang belum maju bersifat monistik. Sebaliknya, dalam masyarakat
informasional, sebagai akibat proses demokratisasi dan pemberdayaan
para anggota organisasi, didukung oleh teknologi informasi yang makin
canggih, pola pengambilan keputusan bergeser dari pendekatan yang
sentralistik ke pendekatan yang desentralistik karena makin banyak pihak
dan orang yang dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Situasi
seperti itu jelas mengubah keranagka interpretif yang digunakan dari
kerangka yang monistik menjadi kerangka yang plurallistik. Setiap pihak
atau orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan melakukan
interpretasi sendiri tentang makna dan [eranan informasi sebagai alat
pendukung proses pengambilan keputusan. Bahkan tidak mustahil bahwa
informsi yang sama “dibaca” dengan “kacamata” yang berbeda oleh dua
pihak pengguna informasi tersebut. Misalnya, data statistik tentang
banyaknnya wanita yang berhasil memperoleh pendidikan tinggi akan
diinterpretasikan lain oleh bagian produksi dibandingkan dengan
interpretasi yang dilakukan oleh seorang manajer satuan kerja yang
menangani sumber daya manusia dalam perusahaan.
17. Kenyataan menunjukan bahwa kemajuan dalam bidang perangkat keras
teknologi informasi menghasilkan alat pengolahan informasi yang makin
kecil, akan tetapi dengan kemampuan yang makin besar. Semua orang
 yang berkecimpung dalam dunia informasi mengetahui bahwa komputer
generasi pertama adalah alat yang bulky dalam arti ukurannya yang besar,
bagian-bagiannya dihubungkan oleh kabel yang panjang dan memerllukan
ruangan penempatannya yang luas. Berbagai terobosan teknologi
menghasilkan alat yang makin canggih seperti transitor, integrated circuit,
dan micro chips dengan akibat bahwa perangkat keras mengolah data
seperti komputer semakin kecil, harganya relatif lebih murah, dan
kemampuannya lebih besar. Personal komputer dan notebook adalah
contoh-contoh kongkretnya. Memang benar bahwa komputer “raksasa”
pun terus dicipakan dan diproduksikakn, termsuk super computers yang
kemampuannya mengolah data sudah diluar kemampuan orang awam
untuk memahaminya. Jelaslah bahwa dewasa ini terdapat berbagai jenis
dan ukuran perangkat keras pengolah data dan dengan dukungan
perangkat lunak yang makin beraneka ragam pula. Aplikasi teknologi
informasi itu pun sudah tidak mengenal batas lagi. Jika secaa tradisional
aplikasi terknologi informasi terbatas pada pengolahan data keuangan dan
kepegawaian, misalnya, dewasa ini tidak lagi demikian halnya. Bahkan
aplikasinya sudah demikian meluasnya sehingga tidak ada lagi segi
kehidupan dan penghidupan manusia yang tidak disentuhnya.
18. Telah umum diketahui bahwa makin maju suatu masyarakat, makin
dinamis pula masyarakat tersebut. Masalah yang dihadapinya pun semakin
beraneka ragam. Sejalan dengan keadaan ini, sistem informasi yang
diperlukan pun makin kompleks, berbeda dengan masyarakat
prainformasional yang sistem informasinya relatif sederhana. Mudah
memahami bahwa kompleksitas sistem informasi timbul karena proses
pengambilan keputusan yang harus didukungnya semakin beraneka ragam.
Misalnya, sistem informasi yang diperlukan oleh suatu birokrasi
pemerintah lain dari sistem informasi yang diperlukakn oleh suatu
perusahaan konglomerat. Sistem informasi yang diperlukan oleh suatu
perusahaan yang menghasilkakn jasa. Dimikian seterusnya. Ini berarti
bahwa kompleksitas sistem informasi berbada dari suatu organisasi ke
organisasi lain.
19. Untuk kepentingan kegunaannya, ternyata terdapat pula perbedaan antara
masyarakat prainformasinal dengan masyarakat informasianal.
Dilingkungan masyarakat prainformasional “arus” informasi mengalir dari
seorang kepada banyak orang, yaitu dari pimpinan tertinggi di masyarakat
disebarluaskan kepada para anggotanya. Sebaliknya, dilingkungan
masyarakat informasional, sebagai salah satu akibat deentralisasi
pengolahan informasi,”arus” informasi mengalir dari para pengambil
keputusan kepada eselon yang lebih rendah kepada pimpinan puncak
tersebut memantau, mengendalikan, dan mengarahkan kegiatan organisasi,
bukan hanya demi tercapainya tujuan dan berbagai sasaranya, akan tetapi
juga dalam rangka penigkatan efisiensi, efektifitas, dan produktivitas kerja
organisasi sebagai keseluruhan.
20. Jika para pakar menekankan bahwa suatu sistem informasi baru punya arti
operasional dalam kehidupan suatu organisasi jika sistem tersebut
mendukung proses pengambilan keputusan. Artinya suatu sistem informasi
harus mampu mendukung kegiatan pemecahan masalah yang dihadapi
oleh
pengguna system tersebut. Telah disinggung di muka, bahwa karena
permasalahan yang di hadapi masyarakat prainformasional relative
sederhana, tidak terlalu dirasakan pentingnya pendekatan kesisteman
dalam penanganan informasi karena pendekatan subsistem yang bersifat
parsial, atau incremental atau local sudah menandai. Berbeda halnya jika
permasalahn yang dihadapi kompleks, seperti halnya berbagai
permasalahan yang dihadapi oleh masyarakat informasional. Kompleksitas
permasalahan tersebut menuntut diambilnya langkah-langkah pemecahan
masalah yang canggih. Misalnya dengan menggunakan teknik ilmiah
dalam pemecahan masalah dengan mengambil langkah-langkah:
a. Mendefinisikan hakikat permasalahan secara tepat sehingga seluk
beluknya dikenali dengan jelas;
b. Mengumpulkan data yang relevan;
c. Mengola data sedemikian rupa sehingga member petunjuk tentang
berbagai alternative yang mungkin di tempuh;
 d. Analisis setiap alternative untuk memahami keunggulan dan
kelemahannya;
e. Mengambil keputusan tentang dan menjatuhkan pilihan pada
alternative yang tampaknya terbaik;
f. Pelaksanaan keputusan yang diambil; dan
g. Menialai pelaksanaan keputusan, apakah berhasil memecahkan
masalah yang dihadapi atau tidak.
Dari langkah-langkah tersebut terlihat bahwa system informasi
pendukung proses pemecahan masalah yang rumit seyogyanya
berdasarkan pendekatan kesisteman dalam arti bahwa di dalam system
tersebut terdapat kemampuan untuk diaplikasikan pada berbagai bidang
dalam kehidupan organisasi.
21. Sesungguhnya, dalam kegiatan pengolahan informasi, semua warga
masyarakat atau anggota suatu organisasi harus turut berpartisipasi. Paling
sedikit menunjukkan tingkat kepedulian yang tinggi. Akan tetapi
kenyataan menunjukkan bahwa di masyarakat yang belum maju, tingkat
kepedulian itu pada umumnya rendah karena para warga masyarakat
“menyerahkannya” kepada orang-orang yang dipandang sebagai tokoh
masyarakat. dengan perkataan lain, partisipasi social dalam pengolahan
informasi berlangsung dengan cara “perwakilan” (by proxy). Sebaliknya,
di lingkungan masyarakat yang sudah maju, partisipasi social dalam
pengolahan informasi pada umumnya tinggi, yang berarti bersifat
universal dan langsung. Situasi demikian mungkin terjadi bukan hanya
karena proses demokratisasi yang berlangsung di lingkungan masyarakat,
akan tetapi juga karena dua faktor lain, yaitu: (a) tersedianya saran untuk
mengolah informasi dan (b) timbulnya kesadaran bahwa para anggota
masyarakat itu harus diberi peranan untuk mengambil keputusan, paling
sedikit keputusan yang secara langsung menyangkut kehidupan yang
dewasa ini dikenal secara popular dengan istilah pemberdayaan
(empowerment).
22. Salah satu cirri masyarakat yang belum maju ialah bahwa masyarakat
tersebut relative tertutup. Perkembangan baru dilihatnya dengan penuh
 kecurigaan. Kecenderung lebih menolak perubahan pada umumnya tinggi.
Masyarakat lebih senang mempertahankan status quo. Konsekuensinya di
bidang informasi ialah tingkat kerahasiaan yang tinggi karena yang
mengetahui informasi terbatas hanya orang-orang tertentu saja, misalnya,
pemilik kekuasaan di masyarakat dan orang-orang kepercayaannya yang
dekat kepadanya. Itulah sebabnya sering terjadi manipulasi informasi demi
kepentingan orang atau kelompok orang yang berkuasa. Berbeda halnya
dengan masyarakat informasional antara lain karena keterbukaannya
menjadikan pemilikan informasi menjadi sangat penetrative. Akses kepada
berbagai sumber informasi terbuka lebar, bukan hanya pada tingkat local
atau nasional, akan tetapi juga pada tingkan regional bahkan global.
Dengan menggunakan jalur information superhighway, misalnya,
seseorang tanpa kesulitan apa pun dapat memperoleh segala jenis
informasi yang diperlukannya melalui internet dan world wide web-nya,
meskipun informasi tersebut berasal pada sumber yang berada pada
belahan bumi lain.
23. Di atas telah dikatakan bahwa masyarakat yang belum maju lebih senang
mempertahankan status quo ketimbang menyambut terjadinya perubahan,
hal tersebut antara lain menunjukkan bahwa orientasi masyarakat
prainformasional adalah pada masa lalu. Para anggota masyarakat lebih
senang “bernostalgia” dengan “kejayaan masa lalu” yang pernah dialami
dan enggan mengambil resiko karena diketahuinya bahwa masa depan
mengandung ketidakpastian. Dari pengamatan atas berbagai cirri
masyarakat prainformasional terlihat bahwa masyarakat seperti itu tidak
takut menghadapi berbagai tantangan dan resiko yang akan timbul di masa
depan. Dengan perkataan lain, orientasi waktunya ialah orientasi masa
depan. Informasi dapat memainkan peranan penting untuk lebih mengenali
masa depan yang harus dihadapi itu sehingga resiko dapat dikurangi,
tantangan dapat diidentifikasi dengan tepat, dan peluang yang mungkin
timbul pun dapat diperkirakan sebelumnya dengan tingkat akurasi yang
relative tinggi.
 Pembahasan tersebut diatas menunjukkan dengannjelas bahwa di masa
depan, peranan informasi sebagai salah satu sumber daya organisasi akan
semakin penting. Oleh karena itu, salah satu tuntutan yang akan dihadapi oleh
semua jenis organisasi di masa depan ialah penanganannya yang semakin efektif
karena halnya dengan demikianlah dukungannya kepada oraganisasi akan
semakin nyata.

TAHAP-TAHAP PENANGANAN INFORMASI

Sesungguhnya, makin pentingnya peranan informasi dalam pengelolaan suatu

organisasi dalam lingkungan masyarakat informasional merupakan “produk”
sebab-akibat. Faktor pemicunya ialah makin majunya masyarakat karena berbagai
faktor seperti pendidikan, demokratisasi politik, pembangunan ekonomi yang
membawa serta berbagai macam permasalahan yang bentuk, jenis dan
intensitasnya berbeda dari masa-masa sebelumnya. Akibatnya antara lain ialah
respons yang diberikan oleh para pakar, ilmuwan, dan ahli teknologi yang
berupaya untuk menciptakan berbagai instrument baru untuk memecahkan
berbagai permaslahan baru tersebut karena instrument lama dirasakan dan bahkan
ternyata tidak ampuh lagi. Hasilnya ialah terobosan di bidang teknologi informasi,
baik dalam arti perangkat kerasnya, perangkat lunaknya, dan “perangkat otak” nya
(brainware-nya).
Perkembangan tersebut memungkinkan ditempuhnya delapan tahap penting
dalam penanganan informasi, yaitu:
1. Penciptaan informasi,
2. Pemeliharaan saluran informasi,
3. Transmisi informasi,
4. Penerimaan informasi,
5. Penyimpanan informasi,
6. Penelusuran informasi,
7. Penggunaan informasi,
8. Penilaian kritis dan umpan balik.
Penciptaan Informasi
Teori informatika menekankan bahwa agar benar-benar mampu memberikan
dukungannya kepada proses pengambilan keputusan manajerial dan agar
aplikasinya tepat, informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi harus
memenuhi persyaratan kelengkapan, kemutakhiran, kehandalan, terolah dengan
baik, tersimpan dengan rapi, dan mudah ditelusuri dari tempat penyimpanannya
apabila diperlukan. Persyaratan-persyaratan tersebut hanya mungkin terpenuhi
apabila data, yang merupakan bahan baku untuk informasi, digali dari sumber-
sumber yang tepat dan dengan mutu yang tinggi. Teori ini perlu mendapat
penekanan karena, seperti dimaklumi, data tidak mempunyai nilai instrinsik dalam
proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu, data yang dikumpulkan dari
berbagai sumber memerlukan pengolahan lebih lanjut agar sifatnya berubah
menjadi informasi yang memiliki nilai sebagai alat pendukung proses
pengambilan keputusan.
Dari segi inilah tahap penciptaan informasi harus dilihat. Menciptakan
informasi tidak terlepas dari identifikasi danpenggalian sumber-sumber yang
tepat. Sumber-sumber informasi yang dapat dan layak digali sangat bervariasi dari
satu organisasi ke organisasi lain karena sangat tergantung pada proses
pengambilan keputusan apa yang akan didukungnya dan untuk kepentingan apa
informasi tersebut dipergunakan. Setiap orang yang pernah berkecimpung dalam
kegiatan pengolahan informasi pasti mengetahui bahwa sumber-sumber tersebut
dapat berada di dalam suatu organisasi—seperti berbagai satuan kerja yang
terdapat didalamnya—akan tetapi dapat pula berada di luar organisasi yang
bersangkutan. Instrument untuk memperolehnya pun dapat beraneka ragam,
seperti melalui penelitian, eksperimen—baik eksperimen laboratorium maupun
eksperimen lapangan—penyebaran kuisioner, wawancara, dan lain sebagainya.
Pentingnya identifikasi dan pengenalan sumber-sumber informasi yang
pantas dan layak digarap semakin relevan untuk diperhatikan karena disamping
lebih menjamin bahwa data yang dikumpulkan untuk diolah bermutu tinggi, juga
karena proses penciptaan informasi tersebut harus diupayakan agar berlangsung
dengan tingkat efisiensi yang tinggi.
Pemeliharaan saluran informasi
Telah umum diketahui bahwa salah satu perkembangan pesat yang terjadi
dalam era informasi dewasa ini ialah terjadinya “perkawinan” antara teknologi
komunikasi dengan teknologi informasi. Akibatnya makin banyak saluran
penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain, misalnya dari sumber
informasi kepada penggunanya. Itulah yang dimaksud dengan saluran informasi
multimedia. Baik secara internal maupun eksternal, saluran tersebut dapat berupa:
(a) saluran melalui komunikasi lisan, (b) saluran dengan menggunakan tulisan, (c)
computer pada satuan-satuan kerja dalam organisasi yang on-line dengan
computer utama (mainframe), (d) saluran telepon, (e) teleks, (f) facsimile, dan (g)
electronic mail.
Walaupun tidak semua organisasi mutlak menggunakan semua saluran
tersebut, karena tergantung pada banyak faktor—seperti jarak, lokasi, persyaratan
kecepatan penyampaian informasi, dan berbagai faktor lainnya—yang jelas ialah
bahwa berbagai saluran tersebut tersedia dan pemilikannya pun dewasa ini tidak
lagi memerlukan biaya yang besar.

Seleksi dan transmisi informasi

Tidak semua satuan kerja dan tidak semua orang yang terdapat dalam satu
organisasi memerlukan informasi yang sama. Misalnya, satuan kerja yang
menangani kegiatan produksi memerlukan informasi yang berbeda dari informasi
yang dibutuhkan oleh satuan kerja yang menangani sumber daya manusia.
Dengan perkataan lain, informasi yang dimiliki oleh organisasi perlu diseleksi
oleh berbagai pemakai informasi tersebut. Berarti mengetahui informasi apa yang
dikirim kepada siapa dan untuk kepentingan apa menjadi sangat penting. Salah
satu ramifikasi pandangan di atas ialah pentingnya kemampuan memilih dan
menggunakan sarana transmisi informasi yang tepat.

Penerimaan informasi secara selektif

Jika diatas telah ditekankan pentingnya kemampuan memilih informasi apa
yang akan disampaikan kepada siapa dan untuk kepentingan apa, berarti penerima
informasi pun perlu memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi. Kemampuan
pengguna untuk melakukan seleksi penting supaya: (a) hanya informasi yang
relevan dengan misi, fungsi, dan tugas yang diambilnya, (b) biaya transmisi dapat
ditekan serendah mungkin, dan (c) pengguna tidak memikul beban pemeliharaan
yang sesungguhnya tidak diperlukan.
Salah satu cara yang kini umum digunakan dalam kaitan ini ialah
menciptakan data induk (data base) di mana semua jenis informasi yang
diperkirakan akan dibutuhkan oleh semua komponen perusahaan disimpan dan
dipelihara. Kebutuhan-kebutuhan spesifik berbagai satuan kerja atau orang-orang
tertentu dalam organisasi dapat dipenuhi dengan mudah karena akses untuk
kepentingan itu memang tersedia. Dengan perkataan lain, sejalan dengan
penciptaan data induk perlu diciptakan suatu system distrtibusi informasi
sedemikian rupa sehingga dapat diperoleh dengan mudah oleh pihak-pihak yang
memerlukannya.

Penyimpanan informasi
Sebagai salah satu sumber daya strategis dalam organisasi, informasi yang
telah terkumpul dan terolah dengan baik perlu disimpan dengan sebaik mungkin.
Kegiatan penyimpanan informasi sangat penting karena pengalaman
menunjukkan bahwa tidak semua informasi yang dimiliki digunakan segera. Oleh
karena itu, informasi yang telah diolah dengan mengeluarkan biaya tertentu
jangan sampai hilang atau sukar ditelusuri apabila diperlukan.
Perkembangan teknologi informasi menunjukkan bahwa di samping ingatan
manusia, terdapat berbagai alat penyimpanan informasi yang dapat digunakan,
misalnya system kartu, tape, microfilm, hard disk, floppy disk, dan sebagainya.
Salah satu manfaat dari berbagai alat penyimpanan informasi yang sarat teknologi
ialah penghematan biaya penyimpanan, terutama karena tempat yang diperlukan
tidak lagi merupakan ruangan yang besar. Di samping itu, dengan sarana
berteknologi tinggi, keamanan informasi pun lebih terjamin.
Penggunaan informasi
Sekarang ini umat manusia sudah berada pada era informasi, hal itu berarti
bahwa informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan, baik
pada tingkat individual, tingkat kelompok, dan tingkat organisasi. Pada tingkat
individu, misalnya, aneka ragam informasi dibutuhkan termasuk informasi tentang
pendidikan, kesehatan, situasi pasar berbagai produkk yang diperlukannya untuk
memuaskan kebutuhannya, lapangan pekerjaan, dan lain sebagainya. Berbagai
kelompok di masyarakat, mulai dari rumah tangga dan kelompok-kelompok
lainnya juga memrlukan informasi untuk berbagai kepentingan, termasuk untuk
memperlancar proses pengambilan keputusan oleh kelompok tersebut. Hal yang
sama juga berlaku bagi organisasi, terlepas apakah organisasi tersebut bergerak di
bidang politik, ketatanegaraan, kegiatan bisnis—mulai dari took kecil hingga
konglomerat yang bergerak dalam berbagai bidang bisnis dan yang wilayah
operasinya mungkin mencakup seluruh dunia—sosial kemasyarakatan dan
bersifat nirlaba, pendidikan, kesehatan, penelitian dan pengembangan, dan lain
sebagainya.

Penilaian kritis dan system umpan balik

Berhubungan dengan semua tahap yang telah disinggung di muka, diperlukan
pula kegiatan penilaian yang kritis terhadap system informasi. Seperti telah
dibahas sebelumnya, system yang diperlukan dan yang digunakan adalah system
yang mempunyai nilai aplikatif yang tinggi, artinya memberikan kontribusi nyata
dalam memperlancar kegiatan manajemen organisasi.
Agar penilaian yang dilakukan mencapai sasarannya, diperlukan serangkaian
standar penilaian. Sasaran penilaian, antara lain, adalah:
a. Validitas informasi yang diterima,
b. Signifikansi informasi tersebut,
c. Kegunaan spesifikasinya, termasuk mendukung proses pengambilan
keputusan,
d. Hubungan informasi tersebut dengan informasi lain.
Hasil penilaian kritis yang dilakukan sangat bermanfaat bagi pimpinan
organisasi dan berbagai pihak lain yang memerlukannya. Oleh karena itu, hasil
penilaian harus diumpanbalikkan kepada berbagai pihak tersebut dan dengan
bahan umpan balik tersebut diharapkan proses manajemen dalam organisasi dapat
berlangsung dengan lebih lancer, efisien, dan efektif yang pada gilirannya
meningkatkan kinerja organisasi sebagai keseluruhannya.
Secara skematis, tahap-tahap yang dibahas di muka terlihat pada bagan di
bawah ini:

BAGAN 1.2
TAHAP-TAHAP PENANGANAN INFORMASI

Penciptaan informasi

Pemeliharaan saluran
Teknologi
informasi Evaluasi
Transmisi selektif kritis dan
umpan
balik
Penerimaan selektif

Penyimpanan dan penelusuran

Penggunaan

Pembahasan tentang tahap-tahap penanganan informasi di atas dimaksudkan

untuk menunjukkan berapa pentingnya peranan informasi bagi manajemen dalam
mengemudikan jalannya roda organisasi yang dipimpinnya.
 PENGARUH KEPEMIMPINAN TERHADAP SISTEM INFORMASI

Kepemimpinan merupakan inti manajemen. Sebagai inti manajemen,

kepemimpinan sangat berpengaruh terhadap efektivitas system informasi yang
digunakan dalam organisasi, sebagaimana juga pengaruhnya terhadap efektivitas
berbagai system lain di dalam organisasii. Salah satu alasan utamanya ialah
karena salah satu peranan dari orang-orang yang menduduki jabatan pimpinan
dalam organisasi ialah peranan informasional. Dalam memainkan peranan
informasional tersebut pimpinan organisasi dapat bertindak selaku:

1. Pencipta system informasi;

2. Penerima informasi;
3. Penyalur informasi;
4. Pemakai informasi; dan
5. Penilai informasi.

Dengan berbagai peranan tersebut jelas terlihat bahwa kepemimpinan dalam

organisasi mempunyai pengaruh yang sangat luas. Beberapa contoh berikut ini
menunjukkan peranan tersebut:
Pertama: pimpinan memahami, mungkin lebih dari siapa pun dalam
organisasi, bahwa penguasaan dan pemilikan sarana komunikasi sangat
menentukan peranan informasi dalam kehidupan organisasional.
Kedua: pimpinan organisasi sangat mungkin memiliki berbagai informasi
tentang organisasi dan tentang lingkungan yang turut menentukan keberhasilan
organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya yang tidak dimiliki oleh
orang lain dalam organisasi yang bersangkutan.
Ketiga: pimpinan organisasi menentukan filsafat organisasi untuk dijalankan
oleh bawahan mereka, termasuk system informasi yang diciptakan, dipelihara, dan
digunakan.
Keempat: pimpinan organisasilah yang menentukan informasi apa yang akan
disampaikan kepada siapa yang biasanya disertai petunjuk penggunaannya yang
harus dikaitkan bukan hanya dengan tujuan dan berbagai sasaran yang ingin
dicapai, akan tetapi juga dalam rangka peningkatan kinerja organisasi berdasarkan
prinsip-prinsip efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja.
Kelima: pimpinan organisasi merupakan sasaran pengiriman informasi oleh
oranglain—baik dalam maupun luar organisasi—dan para pimpinan itu pulalah
yang berperan sebagai sumber informasi yang diperlukan oleh orang lain yang
dalam berbagai bentuk mempunyai kepentingan terhadap keberhasilan organisasi.
Keenam: karena peran informasionalnya, pimpinan organisasi mempengaruhi
penciptaan system informasi dan cakupan penyebarannya.
Ketujuh: pimpinan organisasi menggunakan informasi untuk mempengaruhi
opini orang lain tentang organisasi yang dipimpinnya dengan berbagai cara,
tergantung pada siapa yang ingin dipengaruhi dan apa tujuannya.
Jelaslah bahwa pimpinan organisasi mau atau tidak perlu terlibat dalam
seluruh tahap penanganan informasi. Dilihat dari “kacamata” kepemimpinan, dua
sisi yang menonjol ialah peranan pimpinan dalam penerimaan dan transmisi
informasi di datu pihak serta pengambilan keputusan untuk ditindaklanjuti oleh
para bawahannya di pihak lain.
Untuk mudahnya, dua sisi tersebut digambarkan dalam bagan di bawah ini:
BAGAN 1.3
STRUKTUR KEPEMIMPINAN SEBAGAI KOMPONEN
PENANGANAN INFORMASI DENGAN PENGARUHNYA TERHADAP
ORGANISASI

Manajemen puncak dan informasi

Manajemen madya dan informasi

Manajemen rendah dan informasi

= penerimaan dan transmisi informasi

= keputusan dan tindak lanjut

 Selain memahami pengaruh kepemimpinan terhadap informasi dalam
organisasi, keterlibatan pimpinan dalam penciptaan, pemeliharaan, dan
penggunaan informasi juga sangat penting meskipun keterlibatan tersebut tidak
selalu berarti melaksanakan sendiri berbagai kegiatan tersebut. Langkah-langkah
yang biasa ditempuh dalam penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan system
informasi ialah:

1. Penelitian dasar yang bersifat ilmiah;

2. Eksperimentasi atau percobaan laboratorium;
3. Pengembangan;
4. Pelatihan untuk aplikasi;
5. Penggunaan; dan
6. Umpan balik.

Penelitian dasar

Tidak dapat disangkal bahwa perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

yang pesat merupakan “produk” kegiatan penelitian, murni atau dasar maupun
penelitian terapan. Masyarakat informasional merupakan masyarakat yang sadar
benar pentingnya penelitian. Kesadaran tersebut terlihat pada tiga hal utama,
yaitu: (a) kesediaan berbagai organisasi di masyarakat, di dalam dan diluar
organisasi pemerintahan, menyediakan dana yang besar untuk penelitian, (b)
kegiatan penelitian yang sudah membudaya, dan (c) penyebarluasan hasil
penelitian melalui berbagai cara, seperti publikasi dan pertemuan ilmiah dalam
berbagai bentuk. Biasanya, penelitian dimaksudkan, antara lain untuk :

1. Mencari teori ilmiah yang baru;

2. Mencari dan menemukan inovasi baru;
3. Mengkaji ulang kebenaran dan aplikabilitas teori lama; dan
4. Mencari dan menemukan cara kerja baru.

Supaya informasi yang diciptakan dapat digunakan untuk menunjang

kegiatan manajerial, perlu dilakukan kedua jenis penelitian tersebut. Penelitian
dasar perlu dilakukan untuk menggali hal-hal baru yang bersifat khas dan asli.
Sebaliknya penelitian terapan diperlukan antara lain untuk mengkaji atau menguji
berlaku tidaknya temuan-temuan oleh orang atau pakar lain, dalam arti di tempat
lain atau masyarakat lain yang sudah menerapkannya. Pengkajian sangat penting
karena hasil penelitian terapan hanya dapat digunakan oleh orang lain atau
masyarakat lain dengan pendekatan adaptif mengingat bahwa hasil penelitian
tersebut tidak bebas nilai. Dengan perkataan lain, berbagai faktor budaya harus
diperhitungkan. Walaupun ternyata dapat dipergunakan, tetapi tetap diperlukan
penyesuaian-penyesuaian tertentu.

Eksperimen laboratorium

Hasil-hasil yang ditemukan melalui penelitian tidak begitu saja dapat

dikembangkan dan disebarluaskan. Percobaan-percobaan laboratorium dilakukan
terlebih dahulu. Salah satu caranya ialah dengan uji coba dalam bentuk proyek.
Jika uji coba ternyata membuahkan hasil yang diharapkan, barulah aplikasinya
dilakukan secara menyeluruh. Hanya dengan demikianlah, hasil penelitian
tersebut mempunyai nilai-nilai positif bagi pemakainya.

Pengembangan

Seperti telah ditekankan di atas, jika hasil-hasil yang diperoleh dari

percobaan-percobaan laboratorium memberikan keyakinan penuh kepada para
pengguna informasi bahwa hasil uji coba itu menghasilkan informasi yang
dibutuhkan untuk mendukung seluruh kegiatan organisasi, langkah selanjutnya
yang biasa ditempuh ialah pengembangannya. Yang dimaksud dengan
pengembangan dalam kaitan ini ialah seluruh upaya “produksi” informasi
sedemikian rupa sehingga dapat menyediakan informasi yang memenuhi
kebutuhan organisasi, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

Pelatihan untuk aplikasi

Nilai-nilai positif dari informasi bagi masyarakat/organisasi pemakainya,

pada analisis terakhir teruji oleh dapat tidaknya informasi tersebut menunjang
segala upaya organisasi untuk mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Adalah
naïf apabila diasumsikan bahwa hasil uji coba akan serta merta diterima oleh para
calon pemakai. Juga tidak dapat diasumsikan bahwa para calon pemakai tersebut
sudah menguasai teknik-teknik penggunaan atau aplikasi system baru itu. Oleh
karena itu, kepada para calon pemakai perlu diberikan pelatihan. Ada 2 alasan
mengapa pelatihan perlu dilakukan. Alasan pertama ialah agar mereka memahami
dengan tepat bahwa system informasi yang baru “lebih baik” dari system
informasi yang lama. Yang kedua ialah memberikan kepada mereka keterampilan
yang diperlukan untuk mengaplikasikannya dengan tepat.

Pentingnya pelatihan tersebut menjadi lebih jelas apabila diingat bahwa

penggunaan sesuatu cara baru memerlukan perubahan sikap dan mental.
Pengalaman banyak organisasi menunjukkan bahwa terdapat kecenderungan di
kalangan para anggota organisasi untuk menolak perubahan dengan berbagai
alasan atau “dalih”, seperti: (a) adanya ketakutan bahwa cara baru itu akan
merugikannya, (b) sulitnya meninggalkan berbagai kebiasaan lama, dan (c)
kemungkinan timbulnya keraguan bahwa mereka mampu menggunakan system
baru tersebut. Suatu program pelatihan yang efektif dapat menghilangkan
ketakutan dan/atau keraguan tersebut.

Penggunaan

Menggunakan system informasi yang baru pada hakikatnya meninggalkan

cara kerja yang lama. Berhasil tidaknya penerapan sesuatu sitem baru sangat
tergantung paling sedikit pada lima hal, yaitu: (a) efektif tidaknya komunikasi
yang terjadi antara para invator yang memperkenalkan perubahan dengan para
pemakai system baru tersebut, (b) mantap tidaknya persiapan yang dilakukan
untuk menggunakan system baru yang hendak diterapkan, (c) ada tidaknya
pedoman aplikasi, berupa manual, yang disusun sedemikian rupa sehingga mudah
dipahami oleh pemakai, (d) kesediaan pemakai untuk melakukan berbagai
penyesuaian yang diperlukan, baik dalam arti sikap, etos kerja, disiplin kerja, dan
cara kerja yang mungkin sangat berbeda dengan yang lama, dan (e) ada tidaknya
usaha-usaha penyempurnaan yang dilakukan secara berkesinambungan atas
system baru tersebut.
Umpan balik

Telah diuraikan diatas bahwa keberhasilan penggunaan suatu system baru

tergantung pada adanya usaha-usaha penyempurnaan yang berkelanjutan. Salah
satu implikasinya ialah menciptakan suatu sitem umpan balik untuk
menyampaikan masukan dari pemakai kepada berbagai pihak seperti:

1. Kelompok manajemen dalam organisasi, termasuk manajemen puncak,

2. Para peneliti yang berperan selaku innovator,
3. Pimpinan laboratorium di mana uji coba pernah dilakukan, dan
4. Penanggung jawab kegiatan pelatihan.
Masukan tersebut sangat diperlukan guna menjamin bahwa system informasi
baru itu benar-benar meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas
organisasi sebagai keseluruhan.
Dari pembahasan diatas terlihat dengan jelas bahwa dalam setiap proses
penciptaan dan penggunaan informasi, campur tangan pimpinan organisasi
merupakan keharusan mutlak. Dengan perkataan lain, kelompok manajemen
dalam organisasi harus terlihat aktif dalam seluruh tahap dan proses pencptaan
dan penggunaan informasi. Secara skematis, keterlibatan tersebut digambarkan
pada bagan berikut ini.
BAGAN 1.4
KEPEMIMPINAN DAN PROSES PENCIPTAAN SERTA
PENGGUNAAN INFORMASI

Penelitian ilmiah dasar

Eksperimentasi laboratoria

Umpan Intervensi
Pengembangan
balik pimpinan

Latihan untuk aplikasi

Penggunaan
 STRUKTUR ORGANISASI DITINJAU DARI SEGI INFORMASI

Ditinjau dari segi informasi, struktur organisasi dapat disoroti dari segi, yaitu:
(a) adanya berbagai satuan kerja dalam organisasi untuk melaksanakan program
kerja rutin dan (b) adanya satuan kerja yang bertugas memecahkan berbagai
masalah yang dihadapi oleh organisasi baik secara parsial atau incremental,
departemental, atau lintas departemental maupun yang dihadapi oleh organisasi
sebagai keseluruhan.

Konsekuensi pengelompokkan tersebut terlihat pula dalam dua pola

hubungan antara pimpinan organisasi dengan orang-orang lain didalamnya. Pola
hubungan pertama—yaitu pola hubungan antara pimpinan dengan satuan kerja
pelaksana kegiatan rutin—pada umumnya bersifat formal dan melembaga.
Alasan-alasannya antara lain ialah:

1. Tenaga pelaksana telah tersedia dalam organisasi,

2. Tata kerja dan prosedur yang ditempuh telah dipahami oleh semua yang
terlibat,
3. Pembagaian tugas telah diatur dengan jelas,
4. Alokasi wewenang dan tanggung jawab telah diatur secara formal,
5. Anggaran telah disediakan secara rutin.

Oleh karena itu, pengambilan keputusan rutin dapat didelegasikan kepada

para manajer eselon bawahan dan bahkan kepada para pelaksana kegiatan
operasional yang bersifat rutin. Pengalaman juga menunjukkan bahwa para
manajer eselon bawah dan para pelaksana yang diberi wewenang untuk
mengambil keputusan, biasanya tidak menghadapi kesulitan karena mungkin
sekali permasalahn yang dihadapi bersifat repetitive, dalam arti sudah pernah
dialami di masa lalu sehingga yang bersangkutan sudah memiliki pengalaman
dalam pemecahannya.
Pola hubungan kedua, yaitu pola hubungan pimpinan dengan orang-orang
yang bertugas di satuan kerja yang bertugas untuk mencari pemecahan masalah-
masalah baru, tidak selalu didasarkan pada hubungan formal dan juga belum tentu
melembaga. Artinya, pola hubungan yang diperlukan adalah yang memungkinan
yang bersangkutan berpikir dan bertindak kreatif. Ini memerlukan pola yang
fleksibel. Pola demikian sangat diperlukan karena:
1. Para anggota satuan kerja tidak perlu terikat kepada tradisi hubungan yang
bersifat hierarkis, ‘
2. Para anggota memerlukan kebebasan berpikir sehingga imajinasi mereka
dapat menjelajahi cakrawala yang lebih luas,
3. Cara berpikir mereka tidak dibebani oleh cara bekerja yang birokratis,
4. Para anggota organisasi tidak “terbelenggu” oleh norma-norma kerja yang
sudah using, dan
5. Kemungkinan menciptakan dan memelihara hubungan kerja yang situasional
sifatnya.
Kesemuanya ini sangat penting karena untuk memcahkan masalah baru
diperlukan daya cipta dan fleksibilitas, tapi tidak berarti tradisi, kebiasaan,
hierarki organisasi dan budayanya tidak boleh diabaikan begitu saja. Kreativitas
dan fleksibilitas memang sangat diperlukan oleh para anggota unit kerja yang
tugas utamanya mencari pemecahan berbagai masalah. Unit-unit kerja tersebut
mungkin saja dikenal dengan berbagai nama seperti think tank, task force,
paratroopers, dan semacamnya yang dalam menyelenggarakan fungsinya tidak
akan efektif jika menggunakan pendekatan yang stereotyped sifatnya. Masa lalu
sering tidak dapat digunakan sebagai pegangan karena permasalahan yang
dihadapi memang tidak repetitive.
Pembahasan tentang struktur tersebut digambarkan dalam bagan berikut.
 PS
U

RP
RP
MASALAH DASAR
INPUT

KEPEMIMPINA
N INFORMASI
PS DAN PS
U PENGAMBILAN U
KEPUTUSAN

RP RP

PS
U

PSU = Problem-solving unit

RP = Rountinized program

------- = Hubungan kerja yang kreatif dan fleksibel

= Hubungan kerja formal dan melembaga

Dari pembahasan yang telah dilakukan dalam bab ini terlihat dengan jelas
betapa pentingnya peranan informasi sebagai alat pendukung penyelenggaraan
seluruh kegiatan organisasi dengan tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas
yang tinggi. Telah terbukti pula bahwa informasi memang merupakan salah satu
sumber daya organisasi yang sangat strategis sifatnya dan oleh karena itu perlu
penanganan yang efisien dan efektif.

Pendalaman lebih lanjut tentang pentingnya informasi dalam kehidupan

organisasi modern akan terlihat pada penerapannya dalam seluruh proses
manajerial yang menjadi topic pembahasan dalam bab 2 berikut.