PENDAFTARAN PASIEN BARU

No.
:
Dokumen
No. Revisi :
SPO
Tanggal
:
terbit
Halaman : 1/1
KLINIK PRATAMA RAWAT INAP BTN MEDICAL CENTER dr. Miftakhul Huda
1. Pengertian Pendaftaran adalah suatu proses registrasi agar dapat diketahui identitas diri
pasien sebelum mendapatkan pelayanan selanjutnya di Klinik BTN Medical
Center
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pendaftaran pasien baru
3. Kebijakan Surat Keputusan Pimpinan Klinik BTN Medical Center No
4. Prosedur 1. Pasien datang mengambil nomor antrian
2. Petugas memanggil pasien sesuai nomor urut antrian
3. Petugas menanyakan keluhan / poli yang akan dituju
4. Petugas menanyakan kartu identitas pasien KTP/ KK/ SIM (Jika tidak
membawa identitas, pasien mengisi form pendaftaran pasien)
5. Petugas meng-entri pada SIK (Sistem Informasi Klinik) untuk dibuatkan
dokumen rekam medisnya
6. Petugas membuatkan KIB (Kartu Identitas Berobat) dengan pesan “kartu wajib
dibawa setiap periksa”
7. Petugas mempersilahkan pasien menunggu panggilan diruang tunggu untuk di
anamnesa/ pemeriksaan awal oleh perawat
8. Petugas menyerahkan dokumen rekam medis ke nurse station
5. Unit terkait 1. Loket Pendaftaran
2. Poli Umum
3. Poli Gigi
4. IGD
5. Ruang Rawat Inap
6. Poli USG
 PENDAFTARAN PASIEN LAMA
No.
:
Dokumen
No. Revisi :
SPO
Tanggal
:
terbit
Halaman : 1/1
KLINIK PRATAMA RAWAT INAP BTN MEDICAL CENTER dr. Miftakhul Huda
1. Pengertian Pendaftaran adalah suatu proses registrasi agar dapat diketahui identitas diri
pasien sebelum mendapatkan pelayanan selanjutnya di Klinik BTN Medical
Center
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pendaftaran pasien lama
3. Kebijakan Surat Keputusan Pimpinan Klinik BTN Medical Center No
4. Prosedur 1. Pasien datang mengambil nomor antrian
2. Petugas memangg il pasien sesuai nomor urut antrian
3. Petugas menanyakan keluhan / poli yang akan dituju
4. Petugas menanyakan KIB (Kartu Identitas Berobat /kartu identitas pasien
KTP/ KK/ SIM)
5. Petugas mencari data pasien (nama, alamat, nama penanggung jawab ) pada
SIK (Sistem Informasi Klinik) untuk pengambilan dokumen rekam medisnya
6. Petugas mempersilahkan pasien menunggu panggilan diruang tunggu untuk di
anamnesa/ pemeriksaan awal oleh perawat
7. Petugas mencari / mengambil dokumen rekam medis pada ruang rekam
medis
8. Petugas menyerahkan dokumen rekam medis ke nurse station
5. Unit terkait 7. Loket Pendaftaran
8. Poli Umum
9. Poli Gigi
10.IGD
11. Ruang Rawat Inap
12.Poli USG
 PENYIMPANAN REKAM MEDIS
No.
:
Dokumen
No. Revisi :
SPO
Tanggal
:
terbit
Halaman : 1/1
KLINIK PRATAMA RAWAT INAP BTN MEDICAL CENTER dr. Miftakhul Huda
1. Pengertian Penyimpanan rekam medis adalah penyimpanan berkas kedalam rak
penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medis pasien.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam penyimpanan rekam medis
3. Kebijakan Surat Keputusan Pimpinan Klinik BTN Medical Center No
4. Prosedur 1. Petugas pendaftaran menerima rekam medis dari semua poli dan ruang
tindakan
2. Petugas pendaftaran mengecek kelengkapan isi rekam medis
3. Jika belum lengkap petugas mengembalikan rekam medis kepada petugas
yang memberikan pelayanan Kesehatan
4. Petugas pendaftaran memastikan semua dokumen yang keluar dari rak
penyimpanan sudah Kembali, kecuali rekam medis pasien rawat inap
5. Jika rekam medis yang diterima tidak sesuai dengan rekam medis yang keluar,
maka petugas pendaftaran menghubungi petugas yang memberikan
pelayanan untuk mengembalikan rekam medis pasien
6. Jika sudah lengkap, petugas pendaftaran mengembalikan rekam medis ke rak
penyimpanan
7. Petugas pendaftara mengembalikan rekam medis ke rak penyimpanan sesuai
nomor indek rekam medis
8. Petugas pendaftaran memastikan rekam medis disimpan sesuai dengan
nomor urut indek
5. Unit terkait 1. Loket Pendaftaran
2. Poli Umum
3. Poli Gigi
4. IGD
5. Ruang Rawat Inap
6. Poli USG
 PEMINJAMAN REKAM MEDIS
No.
:
Dokumen
No. Revisi :
SPO
Tanggal
:
terbit
Halaman : 1/1
KLINIK PRATAMA RAWAT INAP BTN MEDICAL CENTER dr. Miftakhul Huda
1. Pengertian Peminjaman rekam medis adalah peminjaman berkas berkas rekam medis dari
ruang filling ke pihak internal atau eksternal
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam akses peminjaman rekam
medis
3. Kebijakan Surat Keputusan Pimpinan Klinik BTN Medical Center No
4. Prosedur 1. Pihak Internal
a. Peminjam menghubungi petugas rekam medis untuk meminjam status
rekam medis
b. Petugas menulis pada buku peminjaman status rekam medis
c. Petugas meletakkan tracer pada map RM yang diambil
d. Waktu peminjaman 1x24 jam
e. Berkas rekam medis tidak boleh dibawa keluar dari Klinik
2. Pihak eksternal
a. Pihak eksternal yang boleh mengakses rekam medis dalam hal :
1) Untuk kepentingan Kesehatan pasien
2) Memenuhi kepentingan aparatur penegak hukum dalam rangka
penegakan hukum atas perintah pengadilan
3) Permintaan dan/atau persetujuan pasien sendiri
4) Permintaan institusi/ Lembaga berdasarkan ketentuan perundang-
undangan
5) Untuk kepentingan penelitian, Pendidikan, dan audit medis
sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien
b. Petugas rekam medis menulis pada buku peminjaman rekam medis
c. Peminjam hanya pada lingkungan Klinik tidak boleh keluar dari Klinik
d. Peminjaman selama jam kerja
e. Berkas rekam medis tidak boleh dibawa dari Klinik
5. Unit terkait 1. Ruangan Pendaftaran dan Rekam Medis
2. Rawat Jalan
3. Rawat Inap
4. UGD
 RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS
No.
:
Dokumen
No. Revisi :
SPO
Tanggal
:
terbit
Halaman : 1/1
KLINIK PRATAMA RAWAT INAP BTN MEDICAL CENTER dr. Miftakhul Huda
1. Pengertian Retensi Rekam Medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak
penyimpanan
Pemusnahan Rekam Medis adalah suatu proses penghancuran secara fisik arsip rekam
medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melakukan penyusutan dan
permusnahan rekam medis
3. Kebijakan Surat Keputusan Pimpinan Klinik BTN Medical Center No
4. Prosedur A. Retensi Rekam Medis
1. Petugas memilah rekam medis in aktif di rak penyimpanan berdasarkan tahun
kunjungan
2. Memindahkan berkas rekam medis in aktif dari rak file aktif ke rak file in aktif
3. Simpan rekam medis in aktif selama 2 tahun
4. Petugas melakukan penilaian rekam medis setelah 2 tahun

B. Pemusnahan Rekam Medis

1. Membentuk tim pemusnah berkas rekam medis dengan surat keputusan
Pimpinan Klinik
2. Membuat pertelaan arsip rekam medis yang telah dinilai
3. Melakukan pemusnahan rekam medis.
4. Membuat berita acara pemusnahan

5. Unit terkait Unit Rekam Medis