DAFTAR PENILAIAN PENGELOLAAN ARSIP KOTA PALANGKA RAYA

NO. URAIAN ADA TIDAK KETERANGAN

I. DATA UMUM
1. Arsip Tekstual Arsip berupa lembaran kertas yang berisi tulisan tangan
2. Arsip Peta
3. Arsip Microfilm
4. Arsip Microfisch
5. Arsip Video
6. Arsip Audio Rekaman suara termasuk sejarah lisan/oral history
7. Inventaris Arsip
8. Guide Arsip Statis Khazanah
9. Guide Arsip Statis Tematik Kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih
berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah lebih dari
I.1 KEBIJAKAN TATA NASKAH DINAS satu halaman). Kata penyambung diambil persis sama dari
kata pertama halaman berikutnya. Kata penyambung ditulis
1. Kata penyambung perpindahan halaman pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut
kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan
tiga buah titik.
2. Pemberian nomor seri pengamanan dan security printing

Metode security printing yang digunakan dalam pencetakan

naskah dinas untuk mencegah pemalsuan dan perusakan
serta jaminan terhadap keautentikan dan keterpercayaan
naskah dinas. Metode-metode tersebut meliputi kertas
khusus, Watermarks, Rosettes, Guilloche, Filter image,
Anticopy, Microtext, Line width modulation, Relief motif, dan
Invisible ink.

I.2 KLASIFIKASI ARSIP

Kode klasifikasi memuat ketentuan sistem Kode Klasifikasi yang Kode klasifikasi arsip hanya menggunakan huruf
menggunakan : angka, huruf, dan kombinasi angka dan huruf

I.3 KEBIJAKAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP Dalam Proses Penandatanganan Wali Kota Palangka Raya
DINAMIS

I.4 KEBIJAKAN JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

1. Jenis arsip yang terdapat dalam JRA disusun berdasarkan
Klasifikasi Arsip Jenis arsip yang terdapat pada jadwal retensi arsip sama
dengan jenis arsip yang terdapat pada klasifikasi arsip.

I.5 KEBIJAKAN JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF Sesuai pedoman

I.6 PROGRAM ARSIP VITAL

Dalam Proses Penandatanganan Walikota Palangka Raya ---->
Perwali sudah disahkan

I.7 KEBIJAKAN PENGORGANISASIAN KEARSIPAN

1. Terdapat ketentuan mengenai unit kearsipan pada jenjang Di dalam rancangan kebijakan atau di dalam kebijakan yang
berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan pemerintahan ditetapkan, terdapat penentuan unit kearsipan pada jenjang
daerah kabupaten/kota berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan

2. Ketentuan mengenai kedudukan unit pengolah pada perangkat

daerah/penyelenggara pemerintahan daerah Di dalam rancangan kebijakan atau di dalam kebijakan yang
ditetapkan, terdapat ketentuan mengenai kedudukan unit
pengolah pada perangkat daerah/penyelenggara
pemerintahan daerah

I.8 KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Belum adanya keterwakilan dari organisasi masyarakat,
organisasi politik atau perusahaan swasta

I.9 PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA & SRIKANDI

Pemerintahan Daerah belum menetapkan Kebijakan

Pengelolaan Arsip Terjaga yang berlaku di lingkungannya; dan
Pemerintahan Daerah belum menetapkan Kebijakan
Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
Terintegrasi (SRIKANDI) yang berlaku di lingkungannya

I.10 KEBIJAKAN ALIH MEDIA

1. Prioritas arsip yang dialih media
Di dalam rancangan kebijakan atau di dalam kebijakan alih
media arsip dinamis, telah termuat ketentuan teknis
mengenai penentuan prioritas arsip yang dialih media di
lingkungan Pemerintahan Daerah.
2. Pelaksana alih media arsip
Di dalam rancangan kebijakan atau di dalam kebijakan alih
media arsip dinamis, telah termuat ketentuan teknis
mengenai penentuan pelaksana alih media arsip dinamis di
lingkungan Pemerintahan Daerah.
II PEMBINAAN
1.
LKD belum melaksanakan kegiatan koordinasi terhadap ormas,
orpol, perusahaan swata
2.
LKD belum melaksanakan pengawasan kearsipan internal
terhadap Perangkat Daerah
3.
LKD belum melaksanakan pembinaan dalam rangka pengelolaan
arsip vital terhadap Perangkat Daerah
4.
LKD belum melaksanakan pembinaan dalam rangka pengelolaan
arsip aset yang menghasilkan terkelolanya arsip aset Peangkat
Daerah
5.
LKD belum 100% melaksanakan pembinaan dalam rangka
penyelamatan arsip
6.
Pemerintah Daerah belum melaksanakan pemberian
penghargaan kearsipan di lingkungannya dalam kurun waktu 5
tahun terakhir
7.
LKD belum melaksanakan pembinaan terhadap swasta dan
msyarakat
8.
LKD belum melaksanakan pembinaan pengelolaan arsip terjaga
9. Pemerintah Daerah belum mencanangkan GNSTA Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip

III. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DENGAN RETENSI SEKURANG-

KURANGNYA 10 (SEPULUH) TAHUN
1.
Lembaga Kearsipan Daerah telah menyusun Daftar Arsip Inaktif
terhadap lebih dari 30% sampai dengan 60% arsip inaktif yang
dipindahkan.
2. Lembaga Kearsipan Daerah telah menyimpan lebih dari 0%
sampai dengan 30% arsip inaktif menggunakan sarana
penyimpanan yang sesuai dengan bentuk dan media.

3.

Terdapat lebih dari 0% sampai dengan 30% Daftar Arsip Inaktif

yang disusun berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis pada Unit Kearsipan I Pemerintahan Daerah yang
diperankan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
4.
Terdapat lebih dari 0% sampai dengan 30% Perangkat Daerah
yang melaksanakan pemindahan arsip inaktif keUnit Kearsipan I
Pemerintahan Daerah yang diperankan oleh Lembaga Kearsipan
Daerah.
5.
Terdapat 6 atau lebih Perangkat Daerah yang telah melaksanakan
pemindahan arsip inaktif ke Unit Kearsipan I dalam kurun waktu 2
tahun terakhir.
6.
Pemindahan arsip inaktif dari Perangkat Daerah ke Unit Kearsipan
I Pemerintahan Daerah yang diperankan oleh Lembaga Kearsipan
Daerah telah memenuhi 2 (dua) sampai dengan 3 (tiga) dari 6
(enam) ketentuan.
7.
Lembaga Kearsipan Daerah belum melaksanakan, tetapi dalam
proses pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun dalam kurun waktu 5 (lima) tahun
terakhir.
8.
Pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun di Lembaga Kearsipan Daerah dilaksanakan
dengan memenuhi 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) dari 7 (tujuh)
prosedur.
9.
Lembaga Kearsipan Daerah telah menyimpan 1 (satu) sampai
dengan 3 (tiga) dari 8 (delapan) arsip yang tercipta dari kegiatan
pemusnahan arsip.
10.
Lembaga Kearsipan Daerah memenuhi 2 (dua) dari 4 (empat)
kriteria memperlakukan arsip yang tercipta dari kegiatan
pemusnahan arsip sebagai arsip vital.
11. Pemusnahan belum dilaksanakan
Lembaga Kearsipan Daerah yang berperan selaku Unit Kearsipan I
Pemerintahan Daerah tidak membuat Berita Acara dan Daftar
Arsip Yang Dimusnahkan dari kegiatan
12. Unit Kearsipan I Pemerintahan Daerah yang diperan
Pemerintahan Daerah belum melaksanakan kewajibannya
menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah dalam
kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir.

13. Belum ada yang menyerahkan

Penyerahan arsip statis oleh Unit Kearsipan I Pemerintahan
Daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah tidak dilaksanakan sesuai
prosedur.
 14.
Lembaga Kearsipan Daerah menyimpan 1 (satu) sampai dengan 3
(tiga) dari 8 (delapan) arsip yang tercipta dari kegiatan
penyerahan arsip statis.
15. Unit Kearsipan I Pemerintahan Daerah memenuhi 1 (satu) dari 4
(empat) kriteria memperlakukan arsip yang tercipta dari kegiatan
penyerahan arsip sebagai arsip vital.

16.
Unit Kearsipan I Pemerintahan Daerah belum menyerahkan arsip
statis dalam kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir.
17.
Belum terdapat Perangkat Daerah menggunakan Aplikasi Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI)

IV. PENGELOLAAN ARSIP STATIS

1. LKD belum memiliki panduan akuisisi arsip belum pernah melakukan akuisisi
2. Akuisisi arsip di LKD tidak dilaksanakan sesuai prosedur belum pernah melakukan akuisisi
3.
Unit Kearsipan I Pemerintah Daerah tidak menyimpan dan
memperlakukan arsip yang tercipta dari kegiatan akuisisi arsip
sebagai arsip vital
4.
LKD belum melaksanakan kegiatan akuisisi arsip dalam kurun
waktu 5 tahun terakhir
5.
Tidak ada Perangkat Daerah yang diakuisisi arsipnya oleh LKD
dalam waktu 5 tahun terakhir
6. LKD tidak menyusun Inventaris Arsip Statis
LKD tidak menyusun khazanah arsip statis ke dalam inventaris
7. arsip statis
8. LKD belum menyusun Guide Arsip Statis Penyekat untuk pengelompokkan berkas arsip
9. LKD tidak melaksanakan upaya reproduksi arsip
10.
LKD tidak melaksanakan upaya perencanaan menghadapi
bencana
11.
LKD tidak melaksanakan upaya perawatan arsip dengan prinsip
perbaikan
12.
LKD tidak menyusun daftar pencarian arsip terhadap jenis arsip
yang masuk kategori pencarian arsip berdasarkan tata cara dan
prosedur yang berlaku
13. LKD tidak mengumumkan Daftar Pencarian Arsip
14.
LKD belum menyimpan dan memperlakukan arsip yang tercipta
dan kegiatan pembuatan Daftar Pencarian Arsip sebagai arsip
vital
15.
LKD tidak menyelenggarakan pameran virtual dan/atau pameran
fisik arsip
16.
LKD tidak melakukan identifikasi arsip statis yang mengalamai
kerusakan

V.1 ORGANISASi KEARSIPAN

1.

Lembaga Kearsipan Daerah sudah melaksanakan kewajiban

pengelolaan arsip statis yang diterima 1 (satu) sampai dengan 2
(dua) dari 7 (tujuh) lembaga pencipta arsip di lingkungannya.
2.
Lembaga Kearsipan Daerah menerima dan mengelola arsip statis
dari lebih dari 0% sampai dengan 50% Perangkat Daerah di
lingkungannya.
3. Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan 5 (lima) sampai dengan
6 (enam) dari 7 (tujuh) fungsi dan tugasnya.

V.2 SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

1.
LKD belum mengusulkan pengangkatan arsiparis yang memenuhi
persyaratan kompetensi sesuai ketentuan peraturan Perundang-
undangan
2.
Belum tersedia arsiparis dan pengelola arsip pada Pemerintah
Daerah
3.
LKD belum menyusun dan mengimplementasikan "Training Need
Analysis Kearsipan"
4. Seluruh arsiparis pada LKD belum tersertifikasi
5. Pemerintah Daerah tidak menyelenggarakan pemilihan arsiparis
berprestasi dalam kurun wwaktu 5 tahun terakhir
V.3 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
1. Tidak ada alat pengatur kelembaban
2. Tidak ada alat pengatur suhu
3.
Tidak ada alat pengaman dan kontrol akses (CCTV) yang
terkoneksi ke monitor di ruang instalasi teknis dan kontrol akses
berupa ID Card/sidik jari
4. Tidak ada sistem peringatan kebakaran
5. Tidak ada pendeteksi asap
6. Tidak ada hydran dan/atau tabung pemadam kebakaran
7. Tidak ada pengaman pintu secara otomatis
8. Tidak menggunakan pintu tahan api
9. Tidak menggunakan lift
10. Tidak ada pembatasan akses masuk
11.
Tidak ada pemeriksaan secara periodik menggunakan alat
themohygrometer
12. Tidak ada rolley (kerete dorong)

V.3 PENDANAAN
1. Pendanaan tidak maksimal dikarenakan keterbatasan
Lembaga Kearsipan Daerah secara rutin mengalokasikan anggaran
pendanaan setiap tahunnya untuk melaksanakan seluruh
kegiatan kearsipan.