PROFIL

Seperti yang Anda ingat, pembuatan profil melibatkan pemahaman tentang perilaku khas individu,
kelompok, atau populasi (atau sampel). Pembuatan profil dilakukan terutama menggunakan data
terstruktur—yaitu, data yang disimpan dalam database atau spreadsheet dan mudah dicari. Dengan
menggunakan data ini, analis dapat menggunakan statistik ringkasan umum untuk menggambarkan
individu, kelompok, atau populasi, termasuk: mengetahui mean, standar deviasi, jumlah, dll.
Profiling umumnya dilakukan pada data yang sudah tersedia, sehingga data telah dikumpulkan dan
siap untuk analisis lebih lanjut. Pembuatan profil data dapat sesederhana menghitung statistik
ringkasan pada data transaksional, seperti jumlah hari rata-rata untuk mengirimkan produk, jumlah
tipikal yang kami bayar untuk suatu produk, atau jumlah jam seorang karyawan diharapkan untuk
bekerja. Di sisi lain, pembuatan profil dapat digunakan untuk mengembangkan model yang kompleks
untuk memprediksi potensi penipuan. Misalnya, Anda mungkin membuat profil untuk setiap
karyawan di perusahaan yang dapat mencakup kombinasi gaji, jam kerja, dan perilaku pembelian
perjalanan dan hiburan. Penyimpangan tiba-tiba dari perilaku masa lalu karyawan dapat mewakili
risiko dan memerlukan tindak lanjut oleh auditor internal. Mirip dengan mengevaluasi perilaku,
pembuatan profil data biasanya digunakan untuk menilai kualitas data dan kontrol internal.
Misalnya, pembuatan profil data dapat mengidentifikasi pelanggan dengan data master yang salah
atau transaksi yang salah ketik. Pembuatan profil data biasanya melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi objek atau aktivitas yang ingin Anda buat profilnya. Data apa yang ingin Anda evaluasi?
Transaksi penjualan? Data pelanggan? Batas kredit? Bayangkan seorang manajer ingin melacak
volume penjualan untuk setiap toko dalam rantai ritel. Dia mungkin mengevaluasi total penjualan
dolar, asset omset, penggunaan promosi dan diskon, dan/atau insentif karyawan.

2. Tentukan jenis pembuatan profil yang ingin Anda lakukan. Apa tujuanmu? Apakah kamu mau
menetapkan patokan untuk aktivitas minimum, seperti penjualan bulanan? Sudahkah Anda
menetapkan anggaran? yang ingin Anda ikuti? Apakah Anda mencoba mengurangi risiko penipuan?
Dalam skenario toko ritel, manajer mungkin ingin membandingkan setiap toko dengan toko lainnya
untuk mengidentifikasi mana yang berkinerja buruk atau berkinerja tinggi.

3. Tetapkan batasan atau ambang batas untuk aktivitas tersebut. Ini adalah patokan yang mungkin
secara manual ditetapkan, seperti nilai yang dianggarkan, atau ditetapkan secara otomatis, seperti
rata-rata statistik, kuartil, atau persentil. Manajer rantai ritel dapat mendefinisikan toko yang
berkinerja buruk sebagai toko yang aktivitas penjualan turun di bawah persentil ke-20 grup dan
toko-toko berperforma tinggi karena mereka yang aktivitas penjualannya di atas persentil ke-80.
Ambang batas ini secara otomatis dihitung berdasarkan total aktivitas toko, sehingga benchmark
bersifat dinamis.

4. Menafsirkan hasil dan memantau aktivitas dan/atau membuat daftar pengecualian. Di Sini adalah
di mana dasbor ikut bermain. Manajemen dapat menggunakan dasbor untuk melihat dengan cepat
beberapa set data yang diprofilkan dan membuat keputusan yang akan memengaruhi perilaku.
Seperti kamu evaluasi hasilnya, coba pahami apa penyimpangan dari batas yang ditentukan
mewakili. Apakah itu risiko? Apakah itu penipuan? Apakah itu hanya sesuatu yang harus
diperhatikan? Untuk mengevaluasi tokonya, manajer rantai ritel dapat meninjau ringkasan indikator
penjualan dan dengan cepat mengidentifikasi toko yang berkinerja buruk dan berkinerja tinggi. Dia
cenderung lebih peduli dengan toko-toko yang berkinerja buruk karena mereka mewakili tantangan
besar bagi rantai. Toko yang berkinerja tinggi dapat memberikan wawasan tentang upaya
pemasaran atau basis pelanggan.
5. Tindak lanjuti pengecualian. Setelah penyimpangan diidentifikasi, manajemen harus: rencana
untuk mengambil tindakan untuk memvalidasi, memperbaiki, atau mengidentifikasi penyebab
abnormal perilaku. Ketika manajer rantai ritel melihat toko yang kinerjanya buruk dibandingkan
dengan rekan-rekannya, dia mungkin menindaklanjuti dengan manajer toko individu untuk
memahami keprihatinannya atau menawarkan promosi lokal untuk merangsang penjualan.

Seperti kebanyakan analisis, profil data harus diperbarui secara berkala untuk mencerminkan
perubahan dalam aktivitas perusahaan dan mengidentifikasi aktivitas yang mungkin lebih relevan
dengan pengambilan keputusan.

Example of Profiling in Management Accounting

Advanced Environmental Recycling Technologies

membuat kayu-plastik komposit untuk penghiasan yang tidak membusuk dan mempertahankan
bentuk, warna, dan bentuknya tanpa batas (Gambar 3-6). Ini telah mengembangkan resep dan
mengetahui standar berapa banyak kayu, plastik, dan pewarnaan masuk ke setiap kaki penghiasan.
AERT telah mengembangkan biaya standar dan terus-menerus menghitung sarana dan deviasi
standar penggunaan kayu, plastik, pewarna, dan tenaga kerja untuk setiap kaki decking. Sebagai
profil perusahaan setiap batch produksi, itu tahu bahwa ketika varians yang signifikan dari biaya
standar terjadi, varians tersebut perlu untuk diteliti lebih lanjut. Ini adalah contoh bagaimana
pembuatan profil dapat digunakan dalam manajemen akuntansi.

Example of Profiling in an Internal Audit

Pembuatan profil juga dapat digunakan oleh auditor internal untuk mengevaluasi perjalanan dan
hiburan (T&E). Di beberapa organisasi, total pengeluaran T&E tahunan adalah yang kedua saja untuk
penggajian dan karenanya merupakan beban utama bagi organisasi. Dengan membuat profil T&E
pengeluaran, kita dapat memahami jumlah rata-rata dan kisaran pengeluaran dan kemudian
bandingkan dan kontraskan dengan rata-rata dan rentang periode sebelumnya untuk membantu
mengidentifikasi tren yang berubah dan area risiko potensial untuk diaudit dan berpotensi untuk
tujuan perpajakan. Ini akan membantu menunjukkan area di mana ada kurangnya kontrol,
perubahan dalam prosedur, atau individu lebih bersedia untuk membelanjakan secara berlebihan
dalam jenis biaya T&E potensial, dll., yang mungkin terkait dengan risiko yang lebih tinggi.
Penggunaan profiling dalam audit internal mungkin terungkap ketika karyawan menyalahgunakan
perusahaan dana, seperti dalam kasus Tom Coughlin, seorang eksekutif di Walmart, yang
menyalahgunakan "perusahaan" dana untuk membayar CD, bir, kendaraan segala medan, kandang
anjing khusus, bahkan computer sebagai hadiah kelulusan putranya—sambil menggambarkan
pembelian sebagai bisnis rutin pengeluaran.

Example of Profiling in Auditing and Continuous Auditing

Pembuatan profil juga berguna dalam audit berkelanjutan. Jika kita mempertimbangkan jumlah
dolar masing-masing transaksi, kita dapat mengembangkan Z-score dengan mengetahui mean dan
standar deviasi. Menggunakan pengetahuan statistik kami dan dengan asumsi distribusi normal,
setiap transaksi yang memiliki Z-score 3 atau lebih akan mewakili transaksi abnormal yang mungkin
terkait dengan resiko yang lebih tinggi. Kami dapat menyelidiki lebih lanjut untuk melihat apakah
transaksi tersebut memiliki persetujuan yang sesuai dan otorisasi. Analisis hukum Benford juga
dapat digunakan untuk menilai serangkaian transaksi. Benford's hukum adalah pengamatan tentang
frekuensi digit terdepan dalam banyak set numerik kehidupan nyata data. Hukum menyatakan
bahwa dalam banyak kumpulan angka yang terjadi secara alami, signifikan digit pinjaman cenderung
kecil. Jika distribusi transaksi untuk akun seperti "pendapatan penjualan" secara substansial berbeda
dari yang diprediksi oleh hukum Benford, maka kami akan selidiki akun pendapatan penjualan lebih
lanjut dan lihat apakah kami dapat menjelaskan mengapa ada perbedaan dari hukum Benford.
Peraga 3-7 menunjukkan ilustrasi hukum Benford menggunakan yang pertama digit produk domestik
bruto (PDB) perusahaan dalam dolar AS. Kami akan menunjukkan tambahan penerapan hukum
Benford di bab 6.