Manajemen Proyek

Sistem Informasi
> Roby Setiawan, S.Kom, M.S.I
 day 11,

PROCUREMENT & PROJECT RISK MANAGEMENT

Manajemen Pengadaan dan Manajemen Resiko Proyek
 Diskripsi dan Tujuan Materi
Deskripsi :
Materi yang membahas tentang mengelola logistik menejemen proyek dan mengelola resiko
menejemen proyek.

Tujuan :
1. Mahasiswa dapat memahami pengelolaan pengadaan dan mendalami risiko proyek yang akan terjadi
2. Diharapkan mahassiswa mampu menjelaskan project procurement dan mampu mengendalikan risk
management

Daftar Pustaka
1. Heryanto, Imam & Totok Triwibowo. 2015. Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi. Bandung : Informatika.
2. Dimyati, Hamdan & Kadar Nurjaman. 2014. Manajemen Proyek. Bandung: Pustaka Setia.
3. Soeharto, Imam. 1999. Manajemen Proyek (Dari Konseptual Sampai Operasional) Edisi Kedua. Jakarta: Erlangga.
4. Nurhayati, 2010. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Graha Ilmu
5. PMI, PM-BOK 5th EDITION. 2014
6. Marchewka, Jack T. 2012. Information Technology Project Management 4e
7. Schwelbe, Kathy. 2014. Information Technology Project Management 7e
Outline
1. Introduction
2. Procurement Management
3. Project Risk Management
Outline
01

Introduction
Procurement and
Project Risk Management
Proyek di berbagai industri membutuhkan bahan dan sumber daya eksternal untuk berhasil mencapai
tujuannya. Memahami proses, manfaat, dan penggunaan manajemen pengadaan proyek dapat
membantu mencapai sasaran proyek dengan lebih efektif.
 Perjalanan mahasiswa dari rumah kekampus
Dengan menerapkan manajemen risiko proyek yang baik, organisasi dapat mengurangi
ketidakpastian, meningkatkan peluang keberhasilan, dan mengelola risiko dengan lebih efektif
dalam menjalankan proyek-proyek mereka.
 Manajemen Pengadaan Barang:
Membeli mobil Bekas

Manajemen Resiko Proyek:

Dalam pengadaan mobil bekas, proses identifikasi risiko terkait dengan
kondisi mobil, riwayat pemakaian, dan keandalan penjual dilakukan.
Kontrak penjualan dan perjanjian dibuat untuk melindungi pembeli dari risiko terkait dengan kondisi mobil atau kebohongan
penjual. Selain itu, risiko perubahan harga, pemeliharaan, dan kerusakan harus dikelola dengan baik.

Dengan menerapkan manajemen pengadaan dan manajemen risiko yang efektif, pembeli dapat meminimalkan risiko mendapatkan
mobil bekas yang tidak memenuhi harapan dan meningkatkan keberhasilan pembelian mobil bekas yang memuaskan.
 Apa hubungan antara
Manajemen pengadaan
dengan
Manajemen resiko proyek
???
mengidentifikasi, mengelola, dan mengurangi risiko mempertimbangkan risiko pengadaan,
yang terkait dengan pemasok, kontrak, kualitas seperti risiko kegagalan pemasok, perubahan
produk atau layanan, dan sumber daya eksternal. harga, atau keterlambatan pengiriman.

Perjalanan mahasiswa dari rumah kekampus

Dengan bekerja sama, kedua manajemen ini saling mendukung dalam

mengidentifikasi, mengelola, dan mengurangi risiko pengadaan,
sehingga proyek dapat berjalan lebih lancar dan sukses.
 ?

Ada pertanyaan ?
Manajemen Pengadaan dan Resiko Proyek dalam MPSI :
Pembuatan Website Informasi pada Sekolah ABC
Outline
02

Procurement
Management
• Defenisi, tujuan dan manfaat
• Langkah implementasi
• Penerapan pada studi kasus
 Dalam Manajemen Pengadaan, pengetahuan dasar dan keterampilan manajer proyek
harus mencakup kemampuan untuk membantu menciptakan, membaca, dan mengelola kontrak.

Proses formal untuk mendapatkan barang dan jasa dikenal sebagai Pengadaan. Rencana Manajemen Pengadaan,
Pernyataan Pekerjaan PengadaanPerjalanan
(*SOW), dokumen
mahasiswapengadaan, permintaan
dari rumah perubahan, dokumentasi pengadaan
kekampus
tambahan dan pelajaran yang dipetik adalah hasil dari Proses Manajemen Pengadaan.

Departemen pengadaan adalah nama paling umum untuk departemen yang menangani dan mengendalikan pengadaan.
Di beberapa perusahaan, departemen ini juga disebut departemen kontrak, pembelian, atau hukum. Beberapa
keterampilan yang diperlukan untuk mengelola pengadaan termasuk
memiliki pengetahuan hukum, keterampilan negosiasi dan memahami proses pengadaan.

The statement of work (SOW) adalah deskripsi naratif terperinci dari pekerjaan yang diperlukan untuk suatu proyek atau Pernyataan Kerja Pengadaan
 Procurement Management adalah
proses yang melibatkan perencanaan, pengadaan, pengelolaan, dan kontrol terhadap sumber daya eksternal
yang diperlukan untuk proyek. Hal ini melibatkan pengidentifikasian kebutuhan pengadaan, pemilihan vendor
atau pemasok, negosiasi kontrak, pengawasan eksekusi kontrak, dan penutupan kontrak setelah pekerjaan
selesai.

Tujuan utama dari Procurement Management adalah untuk memastikan bahwa proyek mendapatkan sumber
daya eksternal yang diperlukan dengan kualitas yang memadai, waktu yang tepat, dan biaya yang efisien.
Proses ini juga bertujuan untuk meminimalkan risiko yang terkait dengan pengadaan, seperti risiko kegagalan
pemasok, penundaan pengiriman, atau biaya yang tidak terkendali.

Sumber : PMI
 Manfaat
1. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya :
membandingkan berbagai penawaran vendor, menganalisis biaya yang terkait, serta mengevaluasi
kemampuan dan reputasi setiap vendor. Dengan melakukan proses seleksi yang baik, tim proyek dapat
memilih vendor yang memberikan solusi berkualitas dengan harga yang kompetitif, sehingga sumber daya
seperti anggaran, tenaga kerja, dan waktu dapat dioptimalkan dengan lebih efisien.

2. Meminimalkan risiko proyek :

risiko kegagalan pemasok dapat diantisipasi dengan melakukan analisis dan evaluasi terhadap kredibilitas dan
track record pemasok potensial sebelum melakukan pengadaan. Selain itu, risiko perubahan harga atau
keterlambatan pengiriman dapat dikurangi dengan menyertakan ketentuan dan jadwal yang jelas dalam
kontrak dengan pemasok. Dengan demikian, langkah-langkah pengelolaan risiko ini membantu meminimalkan
potensi gangguan atau kegagalan dalam pengadaan sistem informasi.
 Manfaat
3. Mengamankan kualitas produk dan layanan :
menetapkan persyaratan kualitas yang harus dipenuhi oleh produk atau layanan yang akan diadakan.
Selain itu, negosiasi kontrak yang memperhatikan aspek kualitas. Contohnya, dalam kontrak dengan vendor,
dapat ditetapkan mekanisme pengujian kualitas produk atau layanan sebelum diterima.
Perjalanan mahasiswa dari rumah kekampus
4. Meningkatkan hubungan dengan vendor :
menyelenggarakan pertemuan rutin dengan vendor untuk membahas perkembangan proyek, menyelesaikan
permasalahan yang muncul, dan memastikan pemahaman bersama terhadap kebutuhan dan harapan.
Dengan membangun hubungan yang saling menguntungkan, baik MPSI maupun vendor dapat bekerja secara
kolaboratif untuk mencapai kesuksesan proyek.

5. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas

proses evaluasi vendor dapat melibatkan tim yang terdiri dari berbagai pemangku kepentingan untuk
memastikan keadilan dan transparansi. Selanjutnya, pemantauan terhadap kinerja vendor dapat dilakukan
secara berkala untuk memastikan bahwa vendor memenuhi komitmen dan kualitas yang diharapkan.
 Implementasi Manajemen Pengadaan pada
Pembuatan Website Informasi pada Sekolah ABC

1. Memfasilitasi untuk membuat Rencana Manajemen Pengadaan :

Manajer pengadaan bekerja sama dengan tim proyek dan pihak terkait, seperti Kepala Sekolah, Kepala IT, dan
Kepala Humas Sekolah ABC, untuk merencanakan pengadaan yang diperlukan. Mereka membuat Rencana
Manajemen Pengadaan yang mencakup tujuan, jadwal pelaksanaan, anggaran yang tersedia, risiko yang
teridentifikasi, serta strategi pengadaan yang akan digunakan, seperti melakukan tender atau bekerja dengan
vendor yang telah bekerja sama sebelumnya.

Manajer pengadaan Membahas tujuan dari website,
bersama tim proyek, seperti meningkatkan visibilitas
Kepala Sekolah, Kepala sekolah, menyediakan informasi
IT, dan Kepala Humas kepada siswa, orang tua, dan
Sekolah ABC, masyarakat umum. Selain itu,
melakukan pertemuan mereka membahas jadwal
untuk merencanakan pelaksanaan yang diinginkan,
pengadaan website seperti tanggal peluncuran website
informasi. dan tahapan pengembangan yang
perlu diselesaikan.
Membahas anggaran yang tersedia
untuk proyek tersebut, termasuk
alokasi dana untuk pengadaan
website, biaya pemeliharaan, dan
biaya hosting. Mereka juga
mengidentifikasi risiko yang
mungkin timbul selama pengadaan,
seperti keterlambatan dalam
pengembangan atau tidak sesuainya
hasil dengan kebutuhan.
Tim merumuskan strategi pengadaan yang
akan digunakan. Misalnya, mereka
memutuskan untuk melakukan tender
terbuka kepada agensi web development
atau bekerja dengan vendor yang telah
bekerja sama sebelumnya dengan sekolah
untuk memanfaatkan pengalaman dan
pemahaman mereka terhadap kebutuhan
dan nilai-nilai sekolah.
 Implementasi Manajemen Pengadaan pada
Pembuatan Website Informasi pada Sekolah ABC

2. Pernyataan Kerja Pengadaan (SOW):

Manajer pengadaan bekerja sama dengan tim proyek untuk menyusun Pernyataan Kerja Pengadaan yang
mendetail. SOW akan menjelaskan secara spesifik kebutuhan website informasi Sekolah ABC, seperti deskripsi
fungsi yang harus ada (misalnya, informasi profil sekolah, program akademik, kegiatan ekstrakurikuler), f
itur yang diharapkan (misalnya, fitur pencarian, formulir pendaftaran online), tampilan yang diinginkan
(misalnya, desain yang menarik dan responsif), serta integrasi dengan sistem lain yang sudah ada
(misalnya, integrasi dengan sistem manajemen siswa).

Dalam penyusunan SOW ini, tim memastikan bahwa semua kebutuhan dan spesifikasi yang
diinginkan oleh Sekolah ABC tercakup dengan jelas dan terperinci. Dokumen SOW ini nantinya
akan menjadi panduan bagi vendor atau pihak yang terlibat dalam pengembangan website
informasi untuk memahami dan memenuhi kebutuhan yang diharapkan.
 Implementasi Manajemen Pengadaan pada
Pembuatan Website Informasi pada Sekolah ABC

3. Tentukan jenis kontrak:

Manajer pengadaan melakukan analisis untuk menentukan jenis kontrak yang paling sesuai untuk pembuatan
website informasi. Setelah evaluasi, mereka memutuskan untuk menggunakan kontrak jasa dengan pihak
ketiga yang memiliki pengalaman dalam pengembangan website untuk sekolah, sehingga dapat
mengoptimalkan kualitas dan keahlian dalam proyek pembuatan website.

Perjalanan mahasiswa dari rumah kekampus

Dalam analisisnya, Manajer Pengadaan mempertimbangkan beberapa faktor, seperti kompleksitas proyek,
kebutuhan keahlian khusus, dan sumber daya yang tersedia di dalam organisasi. Dalam hal pembuatan
website informasi Sekolah ABC, mereka menyadari bahwa diperlukan keahlian yang spesifik dalam desain
web, pengembangan aplikasi, dan pengoptimalan SEO untuk mencapai hasil yang diharapkan.
 Implementasi Manajemen Pengadaan pada
Pembuatan Website Informasi pada Sekolah ABC

4. Tentukan dokumen pengadaan:

Manajer pengadaan menyusun dokumen-dokumen pengadaan yang diperlukan, seperti RFP (Request for
Proposal) atau dokumen undangan penawaran (IFB). Dokumen-dokumen ini memuat informasi terkait
kebutuhan proyek, persyaratan teknis, jadwal pelaksanaan, kriteria evaluasi, syarat kontrak, serta petunjuk
pengiriman penawaran. Contohnya, RFP akan memuat informasi tentang kebutuhan website informasi Sekolah
ABC, batas waktu pengiriman penawaran, serta format dan kriteria evaluasi yang akan digunakan.

Informasi rinci tentang

RFP juga akan Dokumen RFP Dengan dokumen, membantu
kebutuhan website
mencantumkan batas memberikan petunjuk memastikan bahwa semua pihak
informasi Sekolah ABC. RFP
waktu pengiriman terkait prosedur memiliki pemahaman yang sama
akan menjelaskan deskripsi
penawaran, format pengiriman penawaran, tentang kebutuhan proyek,
proyek secara menyeluruh,
penawaran yang harus persyaratan kontrak, persyaratan kontrak, dan proses
termasuk tujuan proyek,
diikuti, serta kriteria persyaratan administrasi, evaluasi, sehingga memungkinkan
spesifikasi teknis, tampilan
evaluasi yang akan dan informasi kontak tercapainya pemilihan vendor yang
yang diinginkan, integrasi
digunakan dalam yang relevan. terbaik sesuai dengan kebutuhan
dengan sistem lain, dan
pemilihan vendor. Sekolah ABC.
persyaratan kontrak
 Implementasi Manajemen Pengadaan pada
Pembuatan Website Informasi pada Sekolah ABC

5. Permintaan Proposal (RFP), Undangan Penawaran (IFB), Permintaan Penawaran (RFQ):

Manajer pengadaan mengirimkan dokumen pengadaan yang telah disusun kepada calon penjual atau vendor
yang potensial. Contohnya, mereka mengirimkan RFP kepada beberapa agensi web development terkemuka
yang memiliki pengalaman dalam pembuatan website untuk sekolah. RFP akan menjelaskan kebutuhan proyek,
meminta penjelasan tentang pendekatan dan solusi yang diusulkan, serta meminta penawaran harga. Pada
tahap ini, calon penjual dapat mengajukan pertanyaan atau klarifikasi terkait dengan dokumen pengadaan

Permintaan Proposal (RFP): Undangan Penawaran (IFB): Permintaan Penawaran (RFQ):

menjelaskan secara detail
kebutuhan proyek, seperti
deskripsi fungsi, fitur yang
diinginkan, tampilan yang
diharapkan, dan integrasi
dengan sistem lain.
mengirimkan IFB kepada
beberapa vendor yang telah
dipilih secara strategis. IFB
berisi informasi yang lebih
spesifik tentang kebutuhan
proyek, persyaratan teknis,
jadwal pelaksanaan, dan
kriteria evaluasi.
berisi permintaan harga untuk produk atau layanan
yang spesifik, seperti desain website, pengembangan
konten, dan pengujian. Vendor diminta untuk
mengirimkan penawaran harga berdasarkan spesifikasi
yang telah ditentukan dalam RFQ.
 23

Ada pertanyaan ?
Outline
03

Project Risk
Management
• Pengertian Resiko dan Manajemen Resiko
• Implementasi
• Contoh Kasus
 Pengertian Risiko
• Berhubungan dengan kejadian di masa yang akan datang.
• Melibatkan perubahan seperti perubahan pikiran, pendapat, aksi atau tempat.
• Melibatkan pilihan yang tak pasti.

Manajemen risiko
merupakan proses sistematis untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespons risiko proyek. PMI
mendefinisikan risiko sebagai suatu kejadian atau kondisi yang, jika terjadi, akan mempengaruhi tujuan
proyek secara positif atau negatif.
Sumber : PMI
 Implementasi Manajemen Pengadaan pada
Pembuatan Website Informasi pada Sekolah ABC

1. Plan Risk Management :

menentukan metode pendekatan perencanaan dan pelaksanaan manajemen resiko yang akan ditetapkan.
(Scope, role access, kebijakan, procedure, mitigasi ...)
2. Identify Risks :
mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko berdasarkan karakteristiknya serta mendokumentasikannya
(Risiko kegagalan integrasi dengan sistem yang sudah ada, risiko keamanan data, risiko keterbatasan anggaran, risiko keterlambatan
pengiriman konten, dll)
3. Qualitative Risk analysis :
memperkirakan dan menganalisisPerjalanan
kemungkinan dan besarnya
mahasiswa daridampak
rumah yang akan ditimbulkan risiko
kekampus
(Kompleksitas sehingga kegagalan integrasi dengan sistem manajemen siswa dapat berdampak pada ketidakakuratan data siswa
yang ditampilkan di website)
4. Quantitative Risk : membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko
(Menggunakan data historis, studi kasus sebelumnya, atau sumber informasi lainnya untuk memperoleh angka dan fakta yang
mendukung analisis risiko kuantitatif)
5. Plan Risk Progress : menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak
(Sumber daya yang dapat dialokasikan meliputi anggaran, personel, waktu, atau alat bantu yang diperlukan untuk
mengimplementasikan tindakan mitigasi dengan efektif)
6. Control Risks :
memonitor risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya risiko baru dan mengontrol dampaknya
(Monitor > indentifikasi resiko baru > evaluasi > implementasi tindakan pengendalian > memantau efektifitas)
 27

Ada pertanyaan ?