1

MODUL PERKULIAHAN

MANAJEMEN
PROSES BISNIS
Manajemen Komunikasi &
Manajemen Resiko pada Manajemen
Proyek

Abstrak Sub-CPMK 6

Human resources management, Sub-CPMK 6

procurement management, time
management dan cost
Management pada Manajemen
Proyek
Memahami fungsi dan proses human
resources management, procurement
management, time management dan cost
Management pada Manajemen Proyek
.CPMK 4

Fakultas Program Studi Tatap Muka Disusun Oleh

Team Dosen
Fakultas Ekonomi dan Bisnis S1 Akuntansi
07
 MANAJEMEN SDM

Definisi Manajemen SDM

Manajemen proyek yang sukses tidak terlepas dari struktur organisasi yang bukan
hanya peran saru orang namun terdiri dari sekelompok orang untuk didedikasikan dalam
pencapaian tujuan organisasi. manajemen proyek SDM terdiri dari: owner, project
manager, assistant project manager, project office, project team.

Terdapat lima pertimbangan sebelum menjalankan fungsi kepagawaian, yaitu:

1. Apa syarat menjadi manajer proyek sukses?
2. Siapa yang menjadi anggota tim?
3. Anggota proyek mana yg akan ditugaskan pada proyek tersebut?
4. Masalah apay g mungkin terjadi selama masa perekrutan?
5. Apa yang terjadi jika di hilir kehilangan anggota tim kunci?

Masalah kepegawaian menjadi sangat kompleks, terutama jika organisasi kekurangan

staf. Gunakan Permintaan Kepegawaian Proyek untuk memastikan komunikasi yang
efektif dan komitmen manajemen untuk menyediakan staf yang memenuhi syarat.

Persyaratan staf adalah tambahan untuk anggota tim proyek yang ditugaskan selama
fase inisiasi. Akuisisi tersebut dapat bersifat internal dan eksternal perusahaan. Sumber
daya yang diidentifikasi lebih terkait dengan keterampilan; misalnya proyek dapat
MANAJEMEN PROSES BISNIS
2021 Team Dosen.
2 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 meminta programmer C++ atau penulis teknis. Manajer proyek dapat memperoleh (baik
secara internal maupun eksternal) sumber daya ini untuk melaksanakan tugas proyek
tertentu.

Setelah menentukan staf proyek yang disukai, keterampilan negosiasi sangat penting
dalam memperoleh staf proyek yang diinginkan. Manajer proyek akan bernegosiasi
dengan manajer fungsional untuk penggunaan dan ketersediaan karyawan mereka.
Perubahan kebutuhan sumber daya akan terjadi selama proyek dan dapat
menyebabkan masalah ketersediaan. Manajer proyek harus bernegosiasi dengan
manajer fungsional untuk ketersediaan sumber daya yang diperluas berdasarkan
prioritas proyek.

Negosiasi antara manajer proyek dan pemilik/manajemen akan terjadi jika manajer
proyek menyimpulkan bahwa mempekerjakan personel eksternal akan memberikan
kualifikasi yang lebih sesuai untuk melakukan tugas proyek daripada kandidat internal.
Jika outsourcing diperlukan, hubungi Departemen Sumber Daya Manusia untuk
mendapatkan bantuan.
Setelah mendapatkan SDM yang sesuai, maka perlu membangun tim proyek dan
mengelola tim tersebut. Hal ini dapat dilihat dari kinerja tim dengan memberikan
motivasi, solusi, ataupun sekedar koordinasi dalam meningkatkan proyek.

Procurement Management Process

Procurement management merupakan mengelola proses pembelian atau memperoleh
produk, jasa, atau hasil yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Sedangkan
MANAJEMEN PROSES BISNIS
2021 Team Dosen.
3 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 pengadaan adalah mendapatkan barang dan/atau layanan dari sumber luar. Unsur lain
dalam pelaksanaan procurement adalah kontrak, kontrak adalah suatu kesepakatan
yang saling mengikat kewajiban antara penjual untuk menyediakan produk atau jasa
dan pembeli untuk membayar. Kontrak dapat memperjelas tanggung jawab dan
kewajiban para pihak dan mengikat secara hukum.
Prinsip pengadaan berdasarkan Perpres 16 tahun 2018 tentang pengadaan barang/jasa
adalah: efisien, efektif, transparan, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel
Cara mendapatkan barang/jada dari luar organisasi mencakup perencanaan
pengadaan, perencanaan kontrak, meminta tanggapan penyedia barang/jasa, memilih
penyedia barang/jasa, administrasi kontrak, dan penutupan kontrak.
Perencanaan
- Tahap pertama dalam perencanaan pengadaan adalah menentukan apa yang
harus diadakan, kapan, dan bagaimana.
- Mengidentifikasi kebutuhan proyek terbaik yang dapat dipenuhi
denganmenggunakan produk atau jasa di luar organisasi.
- Make or buy analysis: yaitu Teknik untuk menentukan apakah suatu organisasi
harus membuat/melakukan suatu produk/jasa tertentu dalam organisasi atau
membeli kepada pihak luar.
- Ahli, artinya individu baik secara internal ataupun eksternal yang memberikan
masukan yang berharga dalam pengambilan keputusan pengadaan.
Metode yang dapat digunakan dalam penyedia barang, seperti: e-purchasing;
pengadaan langsung; penunjukkan langsung; tender cepat; dan tender. Sedangkan
penyedia jasa: seleksi; pengadaan langsung; dan penunjukkan langsung.

Jenis Kontrak
Dalam kontrak harus menguraikan persyaratan produk atau jasa yang diinginkan dari
pengadaan dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial penyedia jasa (kontraktor,
pemasok, atau penyedia layanan lainnya). Jenis kontrak yang dapat digunakan dalam
pengadaan pada pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, seperti: lumpsum, harga satuan,
terima jadi, kontrak payung. Sedangkan pada jasa konsultasi, seperti: lumpsum, waktu
penugasan, dan kontrak payung.

Tahapan proses pengadaan barang/jasa

1. Rencana umum pengadaan (RUP), yaitu bertanggung jawab dalam penyusunan
Rencana Umum Pengadaan untuk: a) melakukan identifikasi kebutuhan; b)
MANAJEMEN PROSES BISNIS
2021 Team Dosen.
4 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 menetapkan kewajiban umum; memeriksa dan mengesahkan RAB; d memeriksa
dan mengesahkan.
2. Alokasi anggaran, bertanggung jawab dalam alokasi anggaran untuk: a)
mengalokasikan anggaran kegiatan dalam rencana kerja dan anggaran; b)
mengalokasikan anggaran kegiatan dalam daftar isian pelaksanaan anggaran.
3. Reviu Rencana Umum Pengadaan, bertanggung jawab dalam reviu RUP untuk
kebijakan umum; meriviu ulang RAB, dan KAK.
4. Rencana pelaksanaan pengadaan, bertanggung jawab dalam Menyusun RPP
untuk: Menyusun spesifikasi teknis/KAK teknis kegiatan, Menyusun HPS,
Menyusun rencana kontrak.
5. Reviu rencana pelaksanaan pengadaan
6. Rencana pemilihan penyedia
7. Melaksanaan proses pemilihan.

Meminta Tanggapan Penyedian Jasa

Melakukan pengumuman atau undangan kepada pihak penyedia barang/jasa dengan
menyiapkan beberapa dokumen seperti proposal atau penawaran.

Memilih Penyedia Barang/Jasa

Proses evaluasi organisasi melalui berkas proposal dan penawaran yang diajukan dari
penyedia, memilih yang terbaik, dan negosiasi jika diperbolehkan.

Administrasi Kontrak
Setelah menyelesaikan tahap evaliasi dalam memilih penyedia barang/jasa maka tahap
selanjutnya adalah mengelola hubungan dengan penyedia, yakni memastikan bawa
kinerja penyedia jasa memenuhi persyaratan kontrak, professional hukum dan kontrak
yang terlibat dalam menulis dan administrasi, Ketika manajer proyek mengabaikan
masalah kontraktual dapat menyebabkan masalah serius.

Penutupan Kontrak
Pada saat penutupan kontrak aktivitas mencakup menyelesaikan dan menetapkan di
kontrak dan menyelesaikan setiap item terbuka. Tim proyek harus: menentukan apakah
semua pekerjaan selesai dengan benar dan memuaskan; memperbaharui catatan untuk
mencerminkan hasil akhir; mengarsipkan informasi untuk penggunaan di masa depan.
Kontrak harus mencakup persyaratan untuk diterima secara formal dan penutupan.
MANAJEMEN PROSES BISNIS
2021 Team Dosen.
5 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Alat bantu dalam penutupan kontrak dapat berupa audit pengadaan mengidentifikasi
pelajaran yang diperoleh dalam proses pengadaan. Sistem manajemen pencatatan
memberikan kemampuan dengan mudah mengatur, menemukan, dan arsip dokumen
yang terkait dengan pengadaan.

Manajemen waktu proyek merupakan tahapan mendefinisikan proses yang perlu

dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat
berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan
kualitas produk/jasa/hasil dari proyek.

Tahap-tahap manajemen waktu proyek

1. Definisikan aktivitas
Mengidentifikasi jadwal aktivitas yang harus dilaksanakan secara spesifik untuk
memproduksi hasil-hasil proyek.
2. Pengurutan aktivitas
Mengidentivikasi dan mendokumentasikan keterkaitan antar satu aktivitas dengan
aktivitas lainnya.
3. Estimasi kebutuhan aktivitas
Estimasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan
aktivitas yang sudah terjadwal.
4. Estimasi durasi aktivitas
Estimasi periode yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dari setiap
aktivitas.
MANAJEMEN PROSES BISNIS
2021 Team Dosen.
6 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 5. Membangun jadwal
Menganalisis urutan aktivitas, durasi, sumber daya yang dibutuhkan dan tantangan
pemenuhan jadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaan proyek.
6. Mengendalikan jadwal

Daftar Aktivitas (Activity List)

Daftar aktivitas dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary; Project Deliverables,
hambatan dan asumsi yang tertera dalam scope statement juga menjadi bahan
pertimbangan Ketika membangun Activity List. Sebaiknya dibuat berdasarkan
standar/template activity list yang telah biasa digunakan oleh organisasi yang
bersangkutan.
Terdapat informasi yang mendukung dalam atribut aktivitas, yaitu:
- Identitas aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas pendahuluanya,
aktivitas yang mengikutinya, relasi logis antar aktivitas, hal yang mempercepat
dan yang mungkin memperlambat aktivitas, sumber daya yang dibutuhkan,
tantangan dan hambatan serta asumsi.
- Orang yang bertanggung jawab dalam mengeksekusi suatu pekerjaan.
- Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan.
- Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjakan dengan
pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang dapat
berdiri sendiri.
Milestone list merupakan daftar peristiwa yang menjadi pananda selesainya suatu
pekerjaan, misalnya tanggal, produk yang dihasilkan, laporan, dan sebagainya.
Milestone list ini berguna untuk memonitoring kemajuan proyek. Kriteria SMART dalam
membuat milestones, yaitu Spesific, measurable, assignable, realistic, time framed.

Urutan aktivitas dapat digambarkan dengan berbagai diagram seperti

1. Network diagram dan critical path analysis
Diagram ini juga disebut dengan activity on arrow (AOA) project network diagrams,
setiap aktivitas direpresentasikan sebagai tanda panah. note atau lingkaran sebagai
penanda awal dan akhir sebuah aktivitas. Diagram ini hanya dapat menunjukkan
ketergantungan dari awal ke akhir. Berikut ini merupakan contoh diagram.

MANAJEMEN PROSES BISNIS

2021 Team Dosen.
7 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 2. Precedence diagram
Diagram ini merepresentasikan aktivitas oleh kotak-kotak, tanda panah
menunjukkan relasi antar aktivitas. Selain itu diagram ini lebih popular dibandingkan
ADM dan banyak digunakan dalam manajemen proyek perangkat. Dibandingkan
ADM diagram ini lebih baik dalam memperlihatkan berbagai tipe ketergantungan.

Estimasi Durasi Aktivitas

Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, Langkah selanjutnya dalam
manajemen adalah mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas tsb.
Durasi merupakan jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan
MANAJEMEN PROSES BISNIS
2021 Team Dosen.
8 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 waktu. Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan. Orang yang melakukan/bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas
atau pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedang para
ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.

Membangun Jadwal
Dalam membangun jadwal gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya.
Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah
aktivitas. Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai
dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu. Alat
yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT analysis, critical path
analysis, dan critical chain scheduling.

Mengendalikan Perubahan Jadwal Proyek

Cara untukmengendalikan perubahan jadwal selama proyek berjalan yaitu, 1) lakukan
pemeriksaan jadwal secara teratur; 2) Jangan berpikir bahwa setiap orang dapat bekerja
dengan kapasitas 100% setiap saat; 3) Lakukan rapat yang menyatakan kemajuan
proyek dengan stakeholders dan nyatakanlah keadaan dengan jelas dan jujur dalam
mengkomunikasikan isu-isu yang berkaitan dengan jadwal.

Biaya merupakan suatu sumber daya yang dikeluarkan untuk mencapai sasaran yang
bersifat khusus. Biaya biasanya diukur dengan satuan uang seperti rupiah, dolar atau
mata uang lainnya. Sedangkan manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau
MANAJEMEN PROSES BISNIS
2021 Team Dosen.
9 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 kegiatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan
dalam suatu anggaran yang telah disetujui. Manajemen biaya menjadi perhatiaan karena,
1) Proyek IT mempunyai track record yang buruk dalam hal penggunaan biaya untuk
mencapai sasaran proyek; 2) Hasil studi yang dilakukan oleh CHAOS menjelaskan bahwa
sejak tahun 1995, ratarata penggunaan biaya mencapai 189% di atas perkiraan biaya
asli, namun mengalami peningkatan hingga 45% pada studi yang dilakukan pada tahun
2001.
Berdasarkan fase-fase proyek, penerapan manajemen biaya diterapkan pada fase
Perencanaan dan selebihnya pada fase Pengendalian. Kegiatan manajemen biaya
proyek pada fase planning meliputi: Perencanaan sumber daya, estimasi biaya dan
anggaran biaya. Sedangkan pada fase pengendalian kegiatannya adalah pengendalian
biaya proyek.

Proses yang dilakukan dalam manajemen biaya proyek meliputi:

Perencanaan sumber daya

Menentukan sumber daya apa saja yang digunakan dan berapa jumlahnya. Sifat alami
dari suatu proyek atau organisasi akan mempengaruhi perencanaan sumber daya.
Perencanaan sumber daya ini pada prinsipnya membuat rencana kebutuhan berbagai
sumber daya (khususnya material, SDM, biaya dll) berdasarkan aktivitas pekerjaan dalam
suatu proyek. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
• Bagaimana tingkat kesulitan pekerjaan dalam proyek tersebut?
• Apakah terdapat statemen khusus tentang lingkup (scope) proyek yang akan
mempengaruhi penggunaan sumber daya?
• Apakah organisasi tersebut pernah melakukan kegiatan atau proyek yang serupa,
sehingga dapat dipakai untuk acuan penggunaan sumber daya?
• Apakah organisasi mempunyai orang-orang, peralatan, dan material yang tersedia
dan mampu untuk melakukan pekerjaan di dalam proyek?
• Apakah organisasi membutuhkan sumberdaya lebih besar untuk menyelesaikan
pekerjaan? Bagaimana melakukan outsourcing beberapa pekerjaan?
• Apakah ada kebijakan organisasi yang mempengaruhi ketersediaan sumber daya?

Estimasi Biaya
Menyusun suatu perkiraan biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan
suatu proyek. Melakukan estimasi biaya berdasarkan siklus waktu terdapat tiga tipe yaitu
MANAJEMEN PROSES BISNIS
2021 Team Dosen.
10 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 gambaran kasar, sedang dan detail. Gambaran kasar dilakukan jika waktu pelaksanaan
proyek sangat lama (3-5 tahun), sedang jika pelaksanaan proyek antara 1-2 tahun, dan
estimasi detail jika pelaksanaan proyek kurang dari 1 tahun.

Tool dan Teknik Estimasi Biaya

1. Pendekatan atas-bawah: menggunakan harga riil proyek sejenis yang sebelumnya
pernah dikerjakan untuk perkiraan biaya yang baru.
2. Pendekatan bawah-atas: menaksir materi pekerjaan secara rinci dan
menjumlahkan secara keseluruhan untuk menentukan biaya total proyek.
3. Pendekatan parametrrik: membuat perkiraan biaya proyek dengan menggunakan
model matematika berdasarkan variabel atau karakteristik proyek.
Contoh Tool:
COCOMO (Constructive Cost Model) yang dikembangkan oleh Barry Boehm: software
yang digunakan untuk menyusun estimasi biaya proyek

Jenis-jenis Masalah Yang Berkaitan dengan Estimasi Biaya

• Menyusun estimasi untuk suatu proyek yang sangat besar adalah tugas yang sangat
kompleks dimana estimasi harus dilakukan pada berbagai langkah-langkah atau
aktivitas pekerjaan dalam proyek.
• Banyak orang yang melakukan estimasi hanya mempunyai sedikit pengalaman
sebelumnya. Untuk menghindari hal tersebut, mungkin perlu dilakukan pelatihan dan
pembimbingan penyusunan anggaran.
• Banyak orang cenderung meremehkan kegiatan estimasi ini sehingga pada akhirnya
banyak perkiraan yang bias/menyimpang. Penyimpangan ini dapat dihindari dengan
melakukan review/tinjauan/presentasi anggaran biaya atau dengan pendapat untuk
meyakinkan bahwa anggaran biaya tidak menyimpang.

MANAJEMEN PROSES BISNIS

2021 Team Dosen.
11 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 • Pihak manajemen biasanya menginginkan informasi jumlah biaya proyek dan bukan
estimasi riil atas suatu proyek. Manajer proyek harus melakukan negosiasi dengan
pihak sponsor proyek untuk menentukan biaya proyek yang realistis.

Penganggaran Biaya
Membuat suatu alokasi perkiraan biaya secara menyeluruh ke dalam rincian pekerjaan
untuk menetapkan suatu baseline sebagai ukuran kinerja. Salah satu keluaran dari
manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suatu perkiraan anggaran biaya
yang melibatkan alokasi perkiraan biaya proyek ke item-item materi pekerjaan dan
menyediakan suatu pedoman pembiayaan.
Sebagai contoh: Pada proyek penggantian system bisnis di atas, total anggaran biaya
untuk pengadaan hardware dan maintenance pada tahun 97 (FY97) sebesar $270,000,
pemeliharaan software sebesar $250,000 dan sebagainya.

Pengendalian Biaya
Melakukan pengendalian terhadap perubahan-perubahan pada anggaran proyek.
Pengendalian biaya proyek meliputi:
- Monitoring penggunaan biaya;
- Memastikan bahwa perubahan biaya proyek sudah tercakup dalam anggaran biaya
yang direvisi dalam pedoman anggaran biaya;
- Memberikan informasi kepada stakeholder proyek terhadap perubahan-perubahan
yang mempengaruhi biaya proyek.

Earned Value Management (EVM)

Disebut juga EVA (Earned Value Analysis), adalah teknik pengukuran kinerja proyek
dengan mengintegrasikan antara data-data scope, waktu dan biaya proyek. EVM meliputi
penghitungan 3 nilai untuk tiap aktivitas proyek atau ringkasan aktivitas pada WBS
proyek, yaitu PV (planned value), AC (actual cost) dan EV (earned value).
- PV (planned value) adalah biaya yang dianggarkan pada pekerjaan yang terjadwal.
- AC (actual cost) adalah biaya aktual yang dikeluarkan untuk tiap pekerjaan yang
terjadwal.
- EV (earned value) adalah biaya yang dikeluarkan berdasarkan kinerja pencapaian
pekerjaan.
Besaran-besaran lain yang dihitung dalam EVM:

MANAJEMEN PROSES BISNIS

2021 Team Dosen.
12 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 - CV (Cost Variance) adalah selisih antara estimasi biaya pencapaian aktivitas (EV)
dengan biaya aktual (AC). Menunjukkan
- SV (Schedule Variance) adalah selisih antara estimasi biaya pencapaian aktivitas
(EV) dengan estimasi penyelesaian aktivitas (PV).
- CPI (Cost Performance Index) adalah rasio antara EV dengan AC, menunjukkan
tingkat penyerapan biaya berdasarkan pencapaian pekerjaan/aktivitas.
- SPI (Schedule Performance Index) adalah rasio antara EV dengan PV, menunjukkan
tingkat penyerapan biaya berdasarkan estimasi biaya yang sudah dianggarkan.
Catatan:
- Biaya varian (CV dan SV) yang bernilai negatif mengindikasikan ada masalah
dalam proyek, dimana biaya yang dikeluarkan melebihi biaya yang telah
direncanakan.
- CPI dan SPI di bawah 100%mengindikasikan adanya masalah.

MANAJEMEN PROSES BISNIS

2021 Team Dosen.
13 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Daftar Pustaka

City of Chandlers, “Project Management Methodology Guidebook: Project Management

Methodology & Step-by-Step Guide to Managing Successful Projects”, Chandler - Arizona,
2010, http://www.chandleraz.gov/Content/PM000PMMethodologyGDE.pdf

Lestiawan, Heru. Manajemen waktu dalam proyek.

MANAJEMEN PROSES BISNIS

2021 Team Dosen.
14 Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/