2

MODUL PERKULIAHAN

F032100015
Manajemen
Proses Bisnis
Manajemen Proyek

Abstrak Sub-CPMK 4

Proyek, manajemen proyek, Mahasiswa dapat mengetahui

project management body of manajemen proyek, memahami fase
knowledge (PMBOK), dalam PMBOK, mengetahui proses-
proses-proses pada proses dalam tiap fase pada PMBOK.
manajemen proyek.

Fakultas Program Studi Tatap Muka Disusun Oleh

01
Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Fakultas Ekonomi dan Bisnis S1 Akuntansi
Manajemen Proyek
Proyek
Berdasarkan City of Chandler (2010), proyek (project) adalah kumpulan sementara
individu-individu kunci (key personnel) yang dirancang untuk mencapai tujuan bisnis
tertentu dengan memperhatikan kebutuhan pelanggan. Suatu proyek memiliki awal dan
akhir. Tim proyek akan bubar setelah tujuan proyek terpenuhi.

Proyek harus memiliki tujuan atau sasaran yang jelas dan definitif. Tujuan proyek spesifik,
dapat diidentifikasi, dan dapat diselesaikan. Suatu proyek biasanya terdiri dari berbagai
aktivitas yang memberikan hasil (deliverables) yang dapat diukur dan memenuhi syarat.
Gabungan hasil-hasil dari berbagai aktivitas tersebut akan mencapai tujuan proyek secara
keseluruhan.

Berikut adalah karakteristik kunci dari proyek:

 Suatu proyek memiliki batasan, sehingga ruang lingkupnya harus didefinisikan.
 Suatu proyek adalah upaya di suatu waktu tertentu, biasanya membutuhkan sumber
daya yang terbatas.
 Ada tanggal mulai dan tanggal akhir yang berbeda untuk setiap proyek.
 Akhir proyek dapat diketahui.

Contoh proyek yang sering ditemui:

 Proyek konstruksi
Yaitu proyek yang berhubungan dengan pembangunan rumah, gedung, jembatan,
jalan raya, jalan tol, dan sebagainya.
 Proyek penelitian dan pengembangan
Yaitu melakukan penelitian dan pengembangan dengan tujuan menciptakan produk
baru, atau meningkatkan kualitas produk, atau hanya untuk pengembangan ilmu
pengetahuan saja.
 Proyek industri manufaktur
Yaitu proyek yang melakukan rancangan untuk memproduksi suatu produk secara
menyeluruh.

2021 Manajemen Proses Bisnis

2 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Proyek padat modal
Yaitu proyek yang memerlukan modal yang besar. Contohnya antara lain:
pembebasan tanah yang luas, pembangunan fasilitas produksi, proyek produksi
besar dengan bantuan mekanik (robot).

Manajemen Proyek
Manajemen Proyek (project management) adalah proses pencapaian tujuan proyek
(dalam hal jadwal, anggaran, dan kinerja) melalui serangkaian aktivitas yang dimulai dan
diakhiri pada waktu tertentu dan memberikan hasil (deliverables) yang dapat diukur dan
memenuhi syarat.

Manajemen proyek yang sukses adalah seni menyatukan tugas, sumber daya, dan orang-
orang yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis dalam batasan waktu
yang ditentukan dan biaya tertentu.

PMBOK dan Siklus Hidup Manajemen Proyek

Siklus Hidup Manajemen Proyek (project management life cycle) adalah proses yang
diikuti setiap manajer selama umur proyek. Implementasi dan pengelolaan proyek dapat
menggunakan siklus hidup yang telah terbukti berhasil berdasarkan metode.

Project management body of knowledge (PMBOK) adalah kumpulan pengetahuan khusus

mengenai pengelolaan proyek yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI).
Dalam PMBOK dijelaskan bahwa setiap proyek memiliki suatu siklus hidup yang terdiri
dari: awal, kehidupan proyek, dan akhir (saat diasumsikan tujuan proyek telah tercapai).
Berikut adalah fase dari siklus hidup manajemen proyek seperti yang dijelaskan oleh
PMBOK:

A. Fase Inisiasi (initiation)

B. Fase Perencanaan (planning)

C. Fase Pelaksanan (execution)

D. Fase Pengendalian (controlling)

E. Fase Penutupan (closing)

2021 Manajemen Proses Bisnis

3 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Ada 9 (sembilan) area pengetahuan (knowledge area) dari manajemen proyek yang
dijelaskan oleh PMBOK sebagai keahlian yang dibutuhkan untuk seluruh manajer proyek,
yaitu:

1. Manajemen ruang lingkup (scope management)

2. Manajemen komunikasi (communication management)

3. Manajemen risiko (risk management)

4. Manajemen sumber daya manusia (human resource management)

5. Manajemen pengadaan (procurement management)

6. Manajemen waktu (time management)

7. Manajemen biaya (cost management)

8. Manajemen kualitas (quality management)

9. Manajemen integrasi (integration management)

Masing-masing area manajemen ini terdiri dari proses, alat, dan teknik yang dihasilkan
dan/atau diterapkan pada tingkat tertentu selama pelaksanaan proyek. Ilustrasi berikut
menggambarkan siklus hidup manajemen proyek, area pengetahuan, dan proses yang
digunakan.

2021 Manajemen Proses Bisnis

4 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Unsur-unsur Manajemen Proyek yang Sukses
Berikut adalah faktor-faktor yang menentukan kesuksesan proyek:

 Tujuan dan sasaran yang jelas.

 Proses manajemen proyek yang terdefinisi dengan baik.

 Seperangkat alat manajemen proyek yang telah terbukti berhasil.

 Pemahaman yang jelas tentang peran manajemen proyek.

Panduan Langkah Manajemen Proyek

A. Fase Inisiasi
TUJUAN

Tujuan dari fase ini adalah untuk mengembangkan rencana dan penilaian risiko tingkat
tinggi (high level plan and risk assessment) untuk proyek yang diusulkan dan menyiapkan
informasi untuk portofolio menilai kelayakan strategis proyek.

LANGKAH PROSES

1. Mewawancara pelanggan untuk memahami visi strategis dan tujuan pelanggan

untuk mencapai visinya.
2. Melakukan riset internal untuk meninjau dokumentasi, mengembangkan grafik
proses mengenai proses yang ada saat ini, dan mendapatkan struktur organisasi.
3. Mengembangkan solusi dan persyaratan, dapat melalui cara berkonsultasi dengan
ahli teknis sesuai kebutuhan. Selama fase ini, manajer proyek terutama harus fokus
pada pemahaman apa yang ingin dicapai oleh sponsor proyek (project sponsor).
4. Meninjau lesson learned dari proyek sebelumnya yang tersimpan dalam repositori
atau database proyek. Manajer proyek harus meninjau lesson learned dari proyek
sebelumnya untuk membantu menilai risiko proyek, menjaga jadwal proyek, dan
memahami area potensial yang menjadi perhatian pada proyek terdahulu.

2021 Manajemen Proses Bisnis

5 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
5. Meninjau kebutuhanan pelanggan untuk mengidentifikasi dan memahami syarat-
syarat dari proyek. Manajer proyek (project manager) harus menjadwalkan waktu
dengan pemilik proyek (project owner) segera setelah manajer proyek ditugaskan
untuk meninjau proyek dan memahami harapan pelanggan. Berdasarkan Daftar
Periksa Penilaian Sponsor Proyek (Project Sponsor Assessment Checklist), semua
hasil proyek harus dikomunikasikan, disepakati, dan didokumentasikan antara
manajer proyek dan pemilik proyek. Manajer proyek segera memberikan salinan
risalah rapat yang mendokumentasikan hasil yang disepakati.
6. Menentukan peran dalam proyek. Untuk memiliki proyek yang sukses, semua
pemangku kepentingan proyek harus mengetahui dan memahami peran mereka
dalam proyek. Merupakan tanggung jawab manajer proyek untuk
mengkomunikasikan peran ini kepada pemangku kepentingan proyek.
a. Manajer proyek (project manager) bertanggung jawab untuk mengelola ruang
lingkup, jadwal, dan biaya proyek untuk mendukung harapan pemilik untuk
keberhasilan penyelesaian proyek.
b. Pemilik atau sponsor proyek (project owner / sponsor) harus merupakan
direktur perusahaan atau pemimpin tingkat tinggi dari departemen yang
merupakan pemangku kepentingan terbesar dalam proyek atau yang akan
menerima manfaat terbesar dengan penyelesaian proyek yang berhasil.
c. Anggota tim proyek (project team members) bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa:
 Tanggung jawab tim diidentifikasi dan direncanakan secara akurat.
 Sumber daya tersedia untuk mendukung anggaran dan jadwal.
 Tersedianya informasi yang akurat untuk status proyek.
 Membantu manajer proyek dalam penyelesaian masalah.
7. Mengumpulkan tim inti proyek. Manajer proyek harus menentukan keterampilan
apa yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan proyek. Informasi yang digunakan
untuk menentukan siapa saja tim proyek berasal dari meninjau kasus bisnis
(business case), meninjau pelajaran (lesson learned) dari proyek sebelumnya, dan
mengidentifikasi persyaratan proyek.
8. Mengembangkan Struktur Perincian Kerja Tingkat Tinggi (high-level work
breakdown structure/WBS). WBS tingkat tinggi harus dikembangkan oleh manajer
proyek untuk memulai definisi ruang lingkup proyek. WBS adalah divisi hierarkis
berorientasi produk dari elemen proyek yang mengatur, mendefinisikan, dan
menetapkan ruang lingkup keseluruhan proyek. WBS ini akan mengidentifikasi
semua hasil utama yang membentuk solusi total proyek.

2021 Manajemen Proses Bisnis

6 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
9. Penilaian risiko tingkat tinggi (high-level risk assessment). Selama fase ini,
manajer proyek harus mulai mengidentifikasi risiko utama proyek. Setelah
diidentifikasi, risiko utama proyek harus dimasukkan dalam Piagam Proyek tingkat
tinggi (high-level Project Charter) yang diselesaikan selama fase ini. Beberapa contoh
risiko tingkat tinggi: perubahan ruang lingkup atau persyaratan proyek, jadwal atau
anggaran yang tidak realistis, kesalahan interpretasi, peran yang tidak jelas, staf yang
tidak terampil, ketersediaan staf, kriteria sukses yang tak terdefinisi.
Risiko yang teridentifikasi akan dikelola ke dalam salah satu dari empat kategori
berikut:
 Penghindaran risiko (risk avoidance) dengan cara mengubah rencana
proyek untuk menghilangkan risiko atau kondisi atau untuk melindungi tujuan
proyek dari dampak risiko tersebut.
 Pengalihan risiko (risk transfer) adalah upaya untuk mengalihkan dampak
risiko kepada orang lain. Hal ini tidak menghilangkan risiko.
 Penerimaan risiko (risk acceptance) adalah memahami risiko dan menerima
dampak jika risiko itu terjadi. Sebagai contoh, manajer proyek menerima
perpanjangan durasi proyek karena keterbatasan sumber daya.
 Mitigasi risiko (risk mitigation) dengan mempersiapkan rencana mengenai
tindakan yang harus diambil sebelum risiko terjadi untuk meminimalkan
dampak potensial.
Rencana kontingensi (contingency plan) untuk suatu risiko adalah mengidentifikasi
langkah-langkah yang akan dicapai apabila strategi risiko diterapkan. Langkah-
langkah tersebut akan dimasukkan dalam jadwal proyek dan baseline biaya.
10. Mengembangkan perkiraan biaya. Manajer proyek dan manajer akun harus
menyatakan perkiraan biaya secara akurat. Tim proyek harus memperkirakan waktu
dan biaya pada tingkat terendah dari WBS tingkat tinggi (lowest level of the high-level
WBS) berdasarkan proyek serupa yang telah selesai, jika tersedia, ditambah dengan
lesson learned.
11. Mengembangkan piagam proyek tingkat tinggi (high-level project charter). Tujuan
dari Piagam Proyek adalah untuk memberikan definisi yang jelas dan konsisten
tentang visi/misi, ruang lingkup dan tujuan proyek. Piagam proyek berisi visi/misi,
identifikasi pemilik, ruang lingkup, tujuan, asumsi, kendala, waktu/milestone,
biaya/anggaran, persyaratan kualitas, dan risiko utama proyek.
12. Tinjauan bersama dan pengesahan oleh pemilik proyek. Manajer proyek bersama
dengan pemilik proyek meninjau piagam proyek, WBS, dan penilaian risiko tingkat

2021 Manajemen Proses Bisnis

7 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 tinggi. Pemilik proyek akan memberikan izin kepada manajer proyek untuk
melanjutkan ke tahap perencanaan untuk menyelesaikan piagam proyek.

B. Fase Perencanaan
TUJUAN

Tujuan dari fase perencanaan adalah untuk memulai proyek baru dan menetapkan
rencana dan jadwal yang akurat. Infrastruktur yang dibangun selama fase perencanaan
sangat penting untuk mengelola keberhasilan proyek secara efektif. Selama fase ini,
tanggung jawab didelegasikan; komunikasi dan pelaporan yang diharapkan akan
dikembangkan dan disajikan kepada tim proyek.

LANGKAH PROSES

1. Melakukan Rapat Perincian Rencana Tim Proyek dan Sesi Kerja. Manajer proyek
akan mengadakan pertemuan perincian rencana proyek setelah tim proyek dibentuk.
Tujuan utama dari pertemuan perincian rencana adalah untuk memperkenalkan
proyek dan meminta tim proyek untuk melanjutkan pekerjaan menyelesaikan piagam
proyek, yang telah dimulai sejak tahap penilaian peluang dan fase inisiasi.

2. Mengembangkan Rincian WBS. Proses ini bertujuan untuk mengembangkan

perincian WBS. Perincian ini akan menghasilkan dekomposisi lebih lanjut dari tujuan
proyek menjadi hasil (deliverables) yang harus dicapai untuk berhasil menyelesaikan
proyek.

3. Mengembangkan Matriks Penanggung Jawab. Matriks Penanggung Jawab adalah

matriks yang berisi deskripsi hasil (deliverables) dari WBS terperinci dengan masing-
masing kode akun hasil (deliverables code of account) dan pemilik proyek atau orang
yang bertanggung jawab untuk mengelola hasil tersebut. Matriks ini digunakan
selama fase pelaksanaan dan pengendalian proyek untuk menemukan, melacak, dan
menetapkan status untuk setiap hasil.

4. Mengembangkan rencana komunikasi. Manajer proyek harus menjadi titik pusat

komunikasi untuk semua pertukaran informasi proyek. Selama inisiasi proyek,
penting untuk membangun jaringan komunikasi berdasarkan harapan pemilik proyek
untuk mecapai kesuksesan proyek. Berikut adalah komponen dari rencana
komunikasi :

2021 Manajemen Proses Bisnis

8 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
  Menetapkan teknologi komunikasi.

 Mengembangkan struktur organisasi tim proyek.

 Mengembangkan petunjuk proyek.

 Mengembangkan matriks komunikasi.

 Manajemen pertemuan/rapat.

 Manajemen masalah dan tindak lanjut.

 Pelaporan status/keadaan.

 Mempersiapkan dokumentasi proyek.

5. Penilaian risiko dan perencanaan manajemen

 Identifikasi risiko dengan brainstorming kemungkinan ancaman proyek.

 Penilaian kemungkinan terjadinya risiko dan potensi dampak yang akan

ditimbulkan apabila risiko tersebut terjadi.

 Mengembangkan rencana manajemen risiko terperinci, termasuk strategi mitigasi

dan rencana kontigensi.

 Memperoleh persetujuan atas rencana manajemen risiko dari pemilik proyek.

6. Menentukan persyaratan keterampilan sumber daya manusia. Proyek yang

sukses memerlukan tim yang didedikasikan untuk pencapaian suatu tujuan.
Manajemen proyek terdiri dari:

 Pemilik/sponsor proyek

 Manajer proyek

 Asisten manajer proyek

 Project office

 Tim proyek

2021 Manajemen Proses Bisnis

9 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
7. Menjadwalkan persiapan.

Penjadwalan persiapan proyek terdiri dari: menentukan kalender jadwal proyek,

mengembangkan daftar tugas, memperkirakan upaya yang diperlukan, menentukan
urutan penyelesaian tugas, dan sumber daya yang diperlukan.

8. Mengembangkan perencanaan manajemen biaya. Manajer proyek bertanggung

jawab untuk memantau biaya proyek terhadap perkembangan proyek dan
mengidentifikasi komponen biaya proyek.

9. Mengukur mutu. Rencana manajemen mutu menjelaskan bagaimana tim

manajemen proyek akan menerapkan kebijakan mutunya. Audit mutu akan dilakukan
secara berkala sepanjang siklus hidup proyek untuk memverifikasi proses dan
prosedur patuh sesuai dengan rencana (in compliance). Pertemuan peninjauan mutu
dapat dijadwalkan secara berkala untuk membuat penyesuaian perbaikan terhadap
proyek.

10. Manajemen pengadaan proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk

memperoleh barang dan jasa dari pemasok luar. Sehingga manajer proyek perlu
membuat perencanaan pengadaan (procurement planning), perencanaan permintaan
(solicitation planning), administrasi kontrak (contract administration), dan penutupan
kontrak (contract close out).

11. Mendapatkan Persetujuan Rencana Manajemen Komunikasi. Perlu ada

pertemuan antara manajer proyek dengan pemilik proyek untuk meninjau dan
menyetujui rencana manajemen komunikasi.

12. Finalisasi piagam proyek. Setelah proposal awal dan perubahan ruang lingkup
proyek disetujui oleh pemilik proyek, piagram proyek telah selesai dan ditandatangani
oleh pemilik proyek.

13. Melakukan tinjauan manajemen dengan pemilik proyek. Manajer proyek akan
bertemu dengan pemilik proyek untuk meninjau piagam proyek yang telah selesai
dan rencana proyek yang dikembangkan selama Fase Perencanaan. Pemilik proyek

2021 Manajemen Proses Bisnis

10 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 harus memberikan persetujuan untuk melanjutkan ke Fase Pelaksanaan dan
Pengendalian.

14. Mengembangkan Baseline. Baseline adalah rencana jadwal awal, anggaran, dan
rencana proyek yang disetujui pemilik. Hal ini memungkinkan semua pemangku
kepentingan untuk membandingkan data proyek sebenarnya dengan baseline untuk
menentukan apakah proyek berada di jalur yang benar.

C. Fase Pelaksanaan dan Pemantauan

TUJUAN

Penekanan dari fase pelaksanaan dan pemantauan adalah untuk memastikan bahwa
setiap hasil proyek mencapai hasil yang diinginkan, dalam periode yang ditentukan,
dalam biaya yang ditentukan, dan menggunakan sumber daya yang dialokasikan.

LANGKAH PROSES

1. Mengikuti perkembangan proyek (tracking). Manajer proyek harus memiliki cara

yang efektif untuk memantau kemajuan proyek dibandingkan dengan baseline. Agar
tetap terlibat dalam semua fase proyek, manajer proyek akan menetapkan strategi
peninjauan proyek rutin dan rencana komunikasi untuk memastikan kemajuan proyek
terkini, akurat dan konsisten.

2. Rapat status proyek (status meeting). Rapat status proyek harus diadakan oleh
manajer proyek untuk meninjau jadwal dan selisih anggaran, fokus pada pencapaian
jangka pendek, mengatasi masalah apa pun dan menetapkan tindak lanjut, serta
mendapatkan dukungan untuk perubahan ruang lingkup atau strategi yang
diperlukan.

3. Manajemen perubahan (change management). Masalah-masalah yang muncul di

sepanjang proyek dapat menyebabkan perubahan ruang lingkup proyek. Pengusul
perubahan akan mengajukan formulir permintaan perubahan ruang lingkup
(scope change request form) dan permintaannya dicatat pada catatan permintaan
perubahan ruang lingkup (scope change request log). Selanjutnya, langkah
manajemen perubahan yang dilakukan sebagai berikut:

a. Mengevaluasi permintaan perubahan ruang lingkup.

2021 Manajemen Proses Bisnis

11 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 b. Menilai dampak dari perubahan ruang lingkup.

c. Melaksanakan tindakan perbaikan.

d. Meninjau status dengan pemilik proyek.

e. Memperbarui rencana dan jadwal proyek.

4. Mempertahankan mutu (maintaining quality). Anggota tim proyek dan ahli subjek
masalah (subject matter expert’s/SME’s) akan memberikan laporan kepada manajer
proyek mengenai kepatuhan atau ketidakpatuhan (compliance or noncompliance)
terhadap rencana mutu atau ekspektasi, spesifikasi, dan prosedur mutu. Ketika mutu
tidak dapat diterima, manajer proyek akan melakukan intervensi sesuai kebutuhan.

5. Dokumentasi proyek (project documentation). Selama proyek berjalan, manajer

proyek akan menghasilkan laporan yang berkaitan dengan masalah mutu dan
kesesuaian. Di samping itu, manajer proyek juga akan mengembangkan lesson
learned untuk ditempatkan di repositori.

6. Memfasilitasi rapat tinjauan dengan eksekutif perusahaan (executive review

meeting facilitation). Rapat/presentasi tinjauan eksekutif mungkin perlu dilakukan
setiap bulan. Rapat ini merupakan salah satu cara paling informatif bagi manajemen
tingkat tinggi perusahaan untuk meninjau kemajuan dan status keseluruhan
program/proyek perusahaan.

7. Memantau dan mengendalikan risiko proyek. Pengendalian risiko adalah proses

terus-menerus memahami kondisi proyek dan mengembangkan pilihan-pilihan dan
posisi mundur untuk memungkinkan alternatif solusi berisiko rendah. Memperbarui
rencana manajemen risiko secara berkelanjutan merupakan langkah penting dalam
penghindaran risiko dan pengendalian risiko.

8. Mengelola dan menyelesaikan masalah sumber daya manusia. Karena sifat

sementara dari proyek, anggota tim mungkin mengalami konflik dalam organisasi
fungsional mereka dalam hal waktu, konflik pribadi di antara tim, dan konflik terkait
dengan pertumbuhan industri yang luar biasa. Manajer proyek harus bekerja secara
proaktif dengan tim proyek dalam upaya untuk menghindari konflik. Banyak konflik
dapat dikurangi atau dihilangkan dengan komunikasi yang terus-menerus kepada
anggota tim proyek mengenai tujuan-tujuan proyek.

2021 Manajemen Proses Bisnis

12 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
9. Menyesuaikan jadwal. Manajer proyek harus memperbarui alat penjadwalan dan
rencana proyek mereka setiap minggu. Tujuannya adalah untuk memberikan
informasi yang cukup dan akurat untuk membandingkan status proyek saat ini
terhadap target yang direncanakan.

10. Memproses proyek bermasalah. Proyek bermasalah adalah setiap proyek yang
terlambat dari jadwal dan/atau melebihi anggaran dan/atau tidak memenuhi
persyaratan pelanggan. Tujuan pertama dari memproses proyek bermasalah adalah
memberikan panduan dalam mengidentifikasi gejala yang menunjukkan bahwa
proyek sedang menuju, atau dalam masalah. Tujuan kedua adalah menguraikan
proses untuk membawa proyek bermasalah kembali ke jalurnya.

11. Memperoleh persetujuan dan penerimaan dari sponsor proyek sebelum ke fase
berikutnya.

12. Melakukan tinjauan proyek sementara dengan pemilik. Manajer proyek perlu
mengatur pertemuan dengan pemilik proyek secara berkala untuk meninjau jadwal
proyek, dokumen tracking, dan laporan secara rinci. Mengelola harapan sponsor
proyek adalah aktivitas paling penting bagi manajer proyek. Saat proyek hampir
selesai, semua masalah akan mulai muncul ke permukaan dan manajer proyek
mungkin menyajikan berita buruk mengenai waktu, biaya, atau mutu. Jika harapan
sponsor proyek telah dikelola dengan baik sepanjang siklus hidup proyek, maka
penutupan proyek akan jauh lebih mudah.

D. Fase Penutupan Proyek

TUJUAN

Sponsor proyek meninjau proyek dan seluruh pengujian telah selesai. Fase ini juga
memastikan praktik terbaik (best practice) telah diketahui dan dapat dibagikan untuk
proyek selanjutnya, serta mempraktikkan perbaikan berkelanjutan pada tim proyek
maupun personal.

LANGKAH PROSES

1. Administrasi penutupan proyek. Yang termasuk dalam proses ini adalah: menutup
semua kontrak pengadaan, mencocokkan faktur pemasok dengan pembayaran,

2021 Manajemen Proses Bisnis

13 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 melakukan tinjauan kinerja untuk anggota tim proyek dan mendapatkan tanda tangan
pemilik/sponsor proyek untuk mengonfirmasi penyelesaian proyek.

2. Survei peserta proyek. Memperoleh umpan balik dari peserta proyek sangat penting
untuk memastikan dan mengukur keberhasilan atau kegagalan proyek. Gunakan
informasi terkumpul untuk merangkum seberapa baik proyek memenuhi tujuan dan
harapan yang ditentukan dalam piagam proyek.

3. Melakukan tinjauan pasca implementasi. Pertemuan pasca implementasi dan/atau

dokumentasi studi kasus penting untuk menangkap lesson learned guna membantu
mengarahkan proyek masa depan dari perangkap proyek bermasalah. Masukan
pelanggan serta kesan anggota tim proyek dapat menjadi materi sumber daya yang
berharga dalam pemahaman dan perbaikan proses manajemen proyek.

4. Mengembangkan lesson learned. Manajer proyek bertanggung jawab untuk

mengembangkan lesson learned untuk proyek dengan bantuan tim dan pemilik
proyek. Ringkasan lengkap dari semua aktivitas penutup harus digunakan untuk
mengembangkan ringkasan lesson learned yang komprehensif.

5. Mengirim dokumentasi ke repositori (gudang). Setelah manajer proyek

menyelesaikan penutupan proyek secara administratif dan mengembangkan lesson
learned dari proyek, semua informasi proyek harus dikirim ke repositori untuk
referensi di masa mendatang apabila diperlukan. Informasi ini akan digunakan pada
proyek-proyek masa depan untuk membantu manajer proyek lain dan anggota tim
dengan menghilangkan masalah yang pernah dihadapi sebelumnya.

6. Menyelenggarakan perayaan proyek. Jika proyek telah berhasil, manajer proyek

harus mengadakan perayaan untuk tim proyek. Perayaan bertujuan untuk
menumbuhkan budaya berorientasi tim yang pada akhirnya mencapai kesuksesan
pada proyek masa depan. Manajer proyek dapat mempertimbangkan untuk
memberikan penghargaan kepada anggota tim proyek yang berprestasi dalam hal:
penghematan waktu atau uang, peningkatan mutu, kepemimpinan, pengetahuan
teknis, atau komunikasi yang efektif.

2021 Manajemen Proses Bisnis

14 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Daftar Pustaka

City of Chandler. (2010). Project Management Methodology Guidelines. Chandler,

Arizona.
Project Management Institute. (2021). A Guide to The Project Management Body of
Knowledge, 7th Ed. Newton Square: Project Management Institute, Inc.

2021 Manajemen Proses Bisnis

15 Mulyana Chandra Hadiati, S.Si, M.Ak
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/