TUGAS MANAJEMEN PROSES BISNIS:

ANALISIS MANAJEMEN PROYEK PADA PT GUDANG GARAM TBK

DOSEN PENGAMPU:
Yananto Mihadi Putra, SE., M.Si

DISUSUN OLEH
Kelompok 1
Rijal Faizin Amru 43218010017
Ghozian Nico Saputro 43218010044
Salsabila Ivana Surya Putri 43219010119
Cindy Oktafiani 43219010125
Adella Rizqy Andreyany 43219010142

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2021
 ABSTRAK

Berdasarkan City of Chandler (2010), proyek (project) adalah kumpulan sementara

individu-indiviu kunci (key personnel) yang dirancang untuk mencapai tujuan bisnis tertentu
dengan memperhatikan kebutuhan pelanggan. Suatu proyek memiliki awal dan akhir. Tim
proyek akan bubar setelah tujuan proyek terpenuhi.

Berikut adalah karakteristik kunci dari proyek :

 Suatu proyek memiliki batasan, sehingga ruang lingkupnya harus

didefinisikan.
 Suatu proyek adalah upaya di suatu waktu tertentu, biasanya membutuhkan
sumber daya yang terbatas.
 Ada tanggal mulai dan tanggal akhir yang berbeda untuk setiap proyek.
 Akhir proyek dapat diketahui.
Selanjutnya pada makalah ini akan dijelaskan Manajemen Proyek Manajemen Bisnis
pada PT. Gudang Garam. PT Gudang Garam merupakan produsen rokok kretek terbesar di
Indonesia, yang dalam perkembangannya gudang garam mampu memadukan manajemen
unik, yaitu konsep padat karya dan padat modal disatu sisi pemakaian mesin yang canggih
mampu memproduksi batang rokok yang banyak di sisi lainnya PT. Gudang Garam masih
mempekerjakan karyawan yang banyak dengan peralatan yang tradisional.

PT. Gudang Garam Tbk. menggunakan berbagai sistem informasi untuk menunjang
operasi bisnis. Salah satu sistem informasi yang digunakan adalah dalam manajemen resiko.
Dimana di PT. Gudang Garam Tbk.

Kata kunci; proyek, manajemen proyek, project management body of knowledge

(PMBOK), proses-proses pada manajemen proyek.
 PENDAHULUAN
 Latar Belakang
PT. Gudang Garam Tbk adalah salah satu produsen rokok terkemuka di Indonesia
yang mempunyai pangsa pasar paling besar. Menghasilkan lebih dari 70 miliar batang rokok
pada tahun 2001 dan dikenal sebagai produsen rokok kretek berkualitas tinggi.

Dilihat dari aset yang dimiliki, nilai penjualan, pembayaran pita cukai dan pajak
kepada pemerintahan Indonesia, ditambah lagi dengan jumlah karyawannya, PT. Gudang
Garam Tbk merupakan perusahaan terbesar dalam industri rokok kretek di Indonesia. PT.
Gudang Garam telah mencatatkan sebagian sahamnya pada bursa saham.

Salah satu keunikkan yang dimiliki PT. Gudang Garam Tbk dalam hal sumber daya
manusianya. PT. Gudang Garam menerapkan prinsip padat karya sekaligus padat modal
secara bersama-sama. Untuk memproduksi rokok yang berkualitas tinggi PT. Gudang Garam
Tbk harus menggunakan peralatan dan mesin yang canggih, yang berarti butuh pengadaan
dengan modal besar. Disisi lain perusahaan mempunyai komitmen besar terhadap
pemberdayaan sumber daya manusia. PT. Gudang Garam Tbk memiliki jumlah karyawan
lebih dari 41.000 orang yang tersebar di berbagai sektor pekerjaan.
 LITERATUR TEORI

 Manajemen Proyek
Berdasarkan City of Chandler (2010), proyek (project) adalah kumpulan
sementara individu-individu kunci (key personnel) yang dirancang untuk mencapai
tujuan bisnis tertentu dengan memperhatikan kebutuhan pelanggan. Suatu proyek
memiliki awal dan akhir. Tim proyek akan bubar setelah tujuan proyek terpenuhi.
Proyek harus memiliki tujuan atau sasaran yang jelas dan definitif. Tujuan
proyek spesifik, dapat diidentifikasi, dan dapat diselesaikan. Suatu proyek biasanya
terdiri dari berbagai aktivitas yang memberikan hasil (deliverables) yang dapat diukur
dan memenuhi syarat. Gabungan hasil-hasil dari berbagai aktivitas tersebut akan
mencapai tujuan proyek secara keseluruhan.
Manajemen Proyek (project management) adalah proses pencapaian tujuan
proyek (dalam hal jadwal, anggaran, dan kinerja) melalui serangkaian aktivitas yang
dimulai dan diakhiri pada waktu tertentu dan memberikan hasil (deliverables) yang
dapat diukur dan memenuhi syarat.
Manajemen proyek yang sukses adalah seni menyatukan tugas, sumber daya,
dan orang-orang yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis dalam
batasan waktu yang ditentukan dan biaya tertentu.

 Karakteristik Kunci Proyek :

- Suatu proyek memiliki batasan, sehingga ruang lingkupnya harus didefinisikan.
- Suatu proyek adalah upaya di suatu waktu tertentu, biasanya membutuhkan
sumber daya yang terbatas.
- Ada tanggal mulai dan tanggal akhir yang berbeda untuk setiap proyek.
- Akhir proyek dapat diketahui.

 Contoh Proyek yang sering ditemui :

- Proyek konstruksi
Yaitu proyek yang berhubungan dengan pembangunan rumah, gedung, jembatan,
jalan raya, jalan tol, dan sebagainya.
- Proyek penelitian dan pengembangan
 Yaitu melakukan penelitian dan pengembangan dengan tujuan menciptakan
produk baru, atau meningkatkan kualitas produk, atau hanya untuk pengembangan
ilmu pengetahuan saja.
- Proyek industri manufaktur
Yaitu proyek yang melakukan rancangan untuk memproduksi suatu produk secara
menyeluruh.
- Proyek padat modal
Yaitu proyek yang memerlukan modal yang besar. Contohnya antara lain:
pembebasan tanah yang luas, pembangunan fasilitas produksi, proyek produksi besar
dengan bantuan mekanik (robot).

 PMBOK dan Siklus

Project management body of knowledge (PMBOK) adalah kumpulan pengetahuan
khusus mengenai pengelolaan proyek yang diterbitkan oleh Project Management Institute
(PMI). Dalam PMBOK dijelaskan bahwa setiap proyek memiliki suatu siklus hidup yang
terdiri dari: awal, kehidupan proyek, dan akhir (saat diasumsikan tujuan proyek telah
tercapai). Berikut adalah fase dari siklus hidup manajemen proyek seperti yang dijelaskan
oleh PMBOK:

a. Fase Inisiasi (initiation)

b. Fase Perencanaan (planning)
c. Fase Pelaksanan (execution)
d. Fase Pengendalian (controlling)
e. Fase Penutupan (closing)
Ada 9 (sembilan) area pengetahuan (knowledge area) dari manajemen proyek yang
dijelaskan oleh PMBOK sebagai keahlian yang dibutuhkan untuk seluruh manajer
proyek, yaitu:

1. Manajemen ruang lingkup (scope management)

2. Manajemen komunikasi (communication management)
3. Manajemen risiko (risk management)
4. Manajemen sumber daya manusia (human resource management)
5. Manajemen pengadaan (procurement management)
6. Manajemen waktu (time management)
7. Manajemen biaya (cost management)
 8. Manajemen kualitas (quality management)
9. Manajemen integrasi (integration management)
Masing-masing area manajemen ini terdiri dari proses, alat, dan teknik yang
dihasilkan dan/atau diterapkan pada tingkat tertentu selama pelaksanaan proyek. Ilustrasi
berikut menggambarkan siklus hidup manajemen proyek, area pengetahuan, dan proses yang
digunakan.

 Unsur-unsur Manajemen Proyek yang Sukses

Berikut adalah faktor-faktor yang menentukan kesuksesan proyek:

- Tujuan dan sasaran yang jelas.

- Proses manajemen proyek yang terdefinisi dengan baik.
- Seperangkat alat manajemen proyek yang telah terbukti berhasil.
- Pemahaman yang jelas tentang peran manajemen proyek.

 Panduan Langkah Manajemen Proyek

A. Fase Inisiasi
Tujuan dari fase ini adalah untuk mengembangkan rencana dan penilaian risiko
tingkat tinggi (high level plan and risk assessment) untuk proyek yang diusulkan dan
menyiapkan informasi untuk portofolio menilai kelayakan strategis proyek.

LANGKAH PROSES

1. Mewawancara pelanggan untuk memahami visi strategis dan tujuan pelanggan

untuk mencapai visinya.
2. Melakukan riset internal untuk meninjau dokumentasi, mengembangkan grafik
proses mengenai proses yang ada saat ini, dan mendapatkan struktur organisasi.
3. Mengembangkan solusi dan persyaratan, dapat melalui cara berkonsultasi dengan
ahli teknis sesuai kebutuhan. Selama fase ini, manajer proyek terutama harus
fokus pada pemahaman apa yang ingin dicapai oleh sponsor proyek (project
sponsor).
4. Meninjau lesson learned dari proyek sebelumnya yang tersimpan dalam repositori
atau database proyek. Manajer proyek harus meninjau lesson learned dari proyek
sebelumnya untuk membantu menilai risiko proyek, menjaga jadwal proyek, dan
memahami area potensial yang menjadi perhatian pada proyek terdahulu.
5. Meninjau kebutuhanan pelanggan untuk mengidentifikasi dan memahami syarat-
syarat dari proyek. Manajer proyek (project manager) harus menjadwalkan waktu
dengan pemilik proyek (project owner) segera setelah manajer proyek ditugaskan
untuk meninjau proyek dan memahami harapan pelanggan. Berdasarkan Daftar
Periksa Penilaian Sponsor Proyek (Project Sponsor Assessment Checklist), semua
hasil proyek harus dikomunikasikan, disepakati, dan didokumentasikan antara
manajer proyek dan pemilik proyek. Manajer proyek segera memberikan salinan
risalah rapat yang mendokumentasikan hasil yang disepakati.
6. Menentukan peran dalam proyek. Untuk memiliki proyek yang sukses, semua
pemangku kepentingan proyek harus mengetahui dan memahami peran mereka
dalam proyek. Merupakan tanggung jawab manajer proyek untuk
mengkomunikasikan peran ini kepada pemangku kepentingan proyek.
a. Manajer proyek (project manager) bertanggung jawab untuk mengelola ruang
lingkup, jadwal, dan biaya proyek untuk mendukung harapan pemilik untuk
keberhasilan penyelesaian proyek.
b. Pemilik atau sponsor proyek (project owner / sponsor) harus merupakan direktur
perusahaan atau pemimpin tingkat tinggi dari departemen yang merupakan
pemangku kepentingan terbesar dalam proyek atau yang akan menerima manfaat
terbesar dengan penyelesaian proyek yang berhasil.
c. Anggota tim proyek (project team members) bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa:
 Tanggung jawab tim diidentifikasi dan direncanakan secara akurat.
 Sumber daya tersedia untuk mendukung anggaran dan jadwal.
  Tersedianya informasi yang akurat untuk status proyek.
 Membantu manajer proyek dalam penyelesaian masalah.
7. Mengumpulkan tim inti proyek. Manajer proyek harus menentukan
keterampilan apa yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan proyek. Informasi
yang digunakan untuk menentukan siapa saja tim proyek berasal dari meninjau
kasus bisnis (business case), meninjau pelajaran (lesson learned) dari proyek
sebelumnya, dan mengidentifikasi persyaratan proyek.
8. Mengembangkan Struktur Perincian Kerja Tingkat Tinggi (high-level work
breakdown structure/WBS). WBS tingkat tinggi harus dikembangkan oleh
manajer proyek untuk memulai definisi ruang lingkup proyek. WBS adalah divisi
hierarkis berorientasi produk dari elemen proyek yang mengatur, mendefinisikan,
dan menetapkan ruang lingkup keseluruhan proyek. WBS ini akan
mengidentifikasi semua hasil utama yang membentuk solusi total proyek.
9. Penilaian risiko tingkat tinggi (high-level risk assessment). Selama fase ini,
manajer proyek harus mulai mengidentifikasi risiko utama proyek. Setelah
diidentifikasi, risiko utama proyek harus dimasukkan dalam Piagam Proyek
tingkat tinggi (high-level Project Charter) yang diselesaikan selama fase ini.
Beberapa contoh risiko tingkat tinggi: perubahan ruang lingkup atau persyaratan
proyek, jadwal atau anggaran yang tidak realistis, kesalahan interpretasi, peran
yang tidak jelas, staf yang tidak terampil, ketersediaan staf, kriteria sukses yang
tak terdefinisi. Risiko yang teridentifikasi akan dikelola ke dalam salah satu dari
empat kategori berikut:
 Penghindaran risiko (risk avoidance) dengan cara mengubah rencana proyek untuk
menghilangkan risiko atau kondisi atau untuk melindungi tujuan proyek dari dampak
risiko tersebut.
 Pengalihan risiko (risk transfer) adalah upaya untuk mengalihkan dampak risiko
kepada orang lain. Hal ini tidak menghilangkan risiko.
 Penerimaan risiko (risk acceptance) adalah memahami risiko dan menerima dampak
jika risiko itu terjadi. Sebagai contoh, manajer proyek menerima perpanjangan durasi
proyek karena keterbatasan sumber daya.
 Mitigasi risiko (risk mitigation) dengan mempersiapkan rencana mengenai tindakan
yang harus diambil sebelum risiko terjadi untuk meminimalkan dampak potensial.
 Rencana kontingensi (contingency plan) untuk suatu risiko adalah mengidentifikasi
langkah-langkah yang akan dicapai apabila strategi risiko diterapkan. Langkah-langkah
tersebut akan dimasukkan dalam jadwal proyek dan baseline biaya.

10. Mengembangkan perkiraan biaya. Manajer proyek dan manajer akun harus
menyatakan perkiraan biaya secara akurat. Tim proyek harus memperkirakan
waktu dan biaya pada tingkat terendah dari WBS tingkat tinggi (lowest level of
the high-level WBS) berdasarkan proyek serupa yang telah selesai, jika tersedia,
ditambah dengan lesson learned.
11. Mengembangkan piagam proyek tingkat tinggi (high-level project charter).
Tujuan dari Piagam Proyek adalah untuk memberikan definisi yang jelas dan
konsisten tentang visi/misi, ruang lingkup dan tujuan proyek. Piagam proyek
berisi visi/misi, identifikasi pemilik, ruang lingkup, tujuan, asumsi, kendala,
waktu/milestone, biaya/anggaran, persyaratan kualitas, dan risiko utama proyek.
12. Tinjauan bersama dan pengesahan oleh pemilik proyek. Manajer proyek bersama
dengan pemilik proyek meninjau piagam proyek, WBS, dan penilaian risiko
tingkat tinggi. Pemilik proyek akan memberikan izin kepada manajer proyek
untuk melanjutkan ke tahap perencanaan untuk menyelesaikan piagam proyek.
B. Fase Perencanaan
Tujuan dari fase ini adalah untuk mengembangkan rencana dan penilaian risiko
tingkat tingkat (high level plan and risk assessment) untuk proyek yang diusulkan dan
menyiapkan informasi untuk portofolio menilai kelayakan strategis proyek.

LANGKAH PROSES

1. Melakukan Rapat Perincian Rencana Tim Proyek dan Sesi Kerja. Manajer
proyek akan mengadakan pertemuan perincian rencana proyek setelah tim proyek
dibentuk. Tujuan utama dari pertemuan perincian rencana adalah untuk
memperkenalkan proyek dan meminta tim proyek untuk melanjutkan pekerjaan
menyelesaikan piagam proyek, yang telah dimulai sejak tahap penilaian peluang
dan fase inisiasi.
2. Mengembangkan Rincian WBS. Proses ini bertujuan untuk mengembangkan
perincian WBS. Perincian ini akan menghasilkan dekomposisi lebih lanjut dari
tujuan proyek menjadi hasil (deliverables) yang harus dicapai untuk berhasil
menyelesaikan proyek.
3. Mengembangkan Matriks Penanggung Jawab. Matriks Penanggung Jawab
adalah matriks yang berisi deskripsi hasil (deliverables) dari WBS terperinci
dengan masing-masing kode akun hasil (deliverables code of account) dan pemilik
proyek atau orang yang bertanggung jawab untuk mengelola hasil tersebut.
Matriks ini digunakan selama fase pelaksanaan dan pengendalian proyek untuk
menemukan, melacak, dan menetapkan status untuk setiap hasil.
4. Mengembangkan rencana komunikasi. Manajer proyek harus menjadi titik
pusat komunikasi untuk semua pertukaran informasi proyek. Selama inisiasi
proyek, penting untuk membangun jaringan komunikasi berdasarkan harapan
pemilik proyek untuk mecapai kesuksesan proyek. Berikut adalah komponen dari
rencana komunikasi :
 Menetapkan teknologi komunikasi.
 Mengembangkan struktur organisasi tim proyek.
 Mengembangkan petunjuk proyek.
 Mengembangkan matriks komunikasi.
 Manajemen pertemuan/rapat.
 Manajemen masalah dan tindak lanjut.
 Pelaporan status/keadaan.
 Mempersiapkan dokumentasi proyek.
5. Penilaian risiko dan perencanaan manajemen
 Identifikasi risiko dengan brainstorming kemungkinan ancaman proyek.
 Penilaian kemungkinan terjadinya risiko dan potensi dampak yang akan
ditimbulkan apabila risiko tersebut terjadi.
 Mengembangkan rencana manajemen risiko terperinci, termasuk strategi
mitigasi dan rencana kontigensi.
 Memperoleh persetujuan atas rencana manajemen risiko dari pemilik proyek.
6. Menentukan persyaratan keterampilan sumber daya manusia. Proyek yang
sukses memerlukan tim yang didedikasikan untuk pencapaian suatu tujuan.
Manajemen proyek terdiri dari:
 Pemilik/sponsor proyek
 Manajer proyek
 Asisten manajer proyek
 Project office
  Tim proyek
7. Menjadwalkan persiapan.
Penjadwalan persiapan proyek terdiri dari: menentukan kalender jadwal
proyek, mengembangkan daftar tugas, memperkirakan upaya yang diperlukan,
menentukan urutan penyelesaian tugas, dan sumber daya yang diperlukan.

8. Mengembangkan perencanaan manajemen biaya. Manajer proyek bertanggung

jawab untuk memantau biaya proyek terhadap perkembangan proyek dan
mengidentifikasi komponen biaya proyek.
9. Mengukur mutu. Rencana manajemen mutu menjelaskan bagaimana tim
manajemen proyek akan menerapkan kebijakan mutunya. Audit mutu akan
dilakukan secara berkala sepanjang siklus hidup proyek untuk memverifikasi
proses dan prosedur patuh sesuai dengan rencana (in compliance). Pertemuan
peninjauan mutu dapat dijadwalkan secara berkala untuk membuat penyesuaian
perbaikan terhadap proyek.
10. Manajemen pengadaan proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk
memperoleh barang dan jasa dari pemasok luar. Sehingga manajer proyek perlu
membuat perencanaan pengadaan (procurement planning), perencanaan
permintaan (solicitation planning), administrasi kontrak (contract administration),
dan penutupan kontrak (contract close out).
11. Mendapatkan Persetujuan Rencana Manajemen Komunikasi. Perlu ada pertemuan
antara manajer proyek dengan pemilik proyek untuk meninjau dan menyetujui
rencana manajemen komunikasi.
12. Finalisasi piagam proyek. Setelah proposal awal dan perubahan ruang lingkup
proyek disetujui oleh pemilik proyek, piagram proyek telah selesai dan
ditandatangani oleh pemilik proyek.
13. Melakukan tinjauan manajemen dengan pemilik proyek. Manajer proyek akan
bertemu dengan pemilik proyek untuk meninjau piagam proyek yang telah selesai
dan rencana proyek yang dikembangkan selama Fase Perencanaan. Pemilik
proyek harus memberikan persetujuan untuk melanjutkan ke Fase Pelaksanaan
dan Pengendalian.
14. Mengembangkan Baseline. Baseline adalah rencana jadwal awal, anggaran, dan
rencana proyek yang disetujui pemilik. Hal ini memungkinkan semua pemangku
 kepentingan untuk membandingkan data proyek sebenarnya dengan baseline
untuk menentukan apakah proyek berada di jalur yang benar.

C. Fase Pelaksanaan dan Pemantauan

Tujuan dari fase ini adalah penekanan dari fase pelaksanaan dan pemantauan adalah
untuk memastikan bahwa setiap hasil proyek mencapai hasil yang diinginkan, dalam periode
yang ditentukan, dalam biaya yang ditentukan, dan menggunakan sumber daya yang alokasi.

LANGKAH PROSES

1. Mengikuti perkembangan proyek (tracking). Manajer proyek harus memiliki

cara yang efektif untuk memantau kemajuan proyek dibandingkan dengan
baseline. Agar tetap terlibat dalam semua fase proyek, manajer proyek akan
menetapkan strategi peninjauan proyek rutin dan rencana komunikasi untuk
memastikan kemajuan proyek terkini, akurat dan konsisten.
2. Rapat status proyek (status meeting). Rapat status proyek harus diadakan oleh
manajer proyek untuk meninjau jadwal dan selisih anggaran, focus pada
pencapaian jangka pendek, mengatasi masalah apa pun dan menetapkan tindak
lanjut, serta mendapatkan dukungan untuk perubahan ruang lingkup atau stratego
yang diperlukan.
3. Manajemen perubahan (change management). Masalah-masalah yang muncul
di sepanjang proyek dapat menyebabkan perubahan ruang lingkup proyek.
Pengusul perubahan akan mengajukan formulir permintaan perubahan ruang
lingkup (scope change request form) dan permintaannya dicatat pada catatan
permintaan perubahan ruang lingkup (scope change request log). Selanjutnya,
langkah manajemen perubahan yang dilakukan sebagai berikut :
a. Mengevaluasi permintaan perubahan yang lingkup
b. Menilai dampak dari perubahan yang lingkup
c. Melaksanakan tindakan perbaikan
d. Meninjau status dengan pemilik proyek
e. Memperbarui rencana dari jadwal proyek
4. Mempertahankan mutu (maintaining quality). Anggota tim proyek dan ahli
subjek masalah (subject matter expert’s/SME’s) akan memberikan laporan kepada
manajer proyek mengenai kepatuhan atau ketidakpatuhan (compliance or
noncompliance) terhadap rencana mutu atau ekspektasi, spesifikasi dan prosedur
 mutu. Ketika mutu tidak dapat diterima, manajer proyek akan melakukan
intervensi sesuai kebutuhan.
5. Dokumentasi proyek (project documentation). Selama proyek berjalan, manajer
proyek akan menghasilkan laporan yang berkaitan dengan masalah mutu dan
kesesuaian. Di sampan itu, manajer proyek juga akan mengembangkan lesson
learned untuk ditempatkan di repository.
6. Memfasilitasi rapat tinjauan dengan eksekutif perusahaan (executive review
meeting facilitation). Rapat/presentasi tinjauan eksekutif mungkin perlu
dilakukan setiap bulan. Rapat ini merupakan salah satu cara paling informatif bagi
manajemen tingkat tinggi perusahaan untuk meninjau kemajuan dan status
keseluruhan program/proyek perusahaan.
7. Memantau dan mengendalikan risiko proyek. Pengendalian risiko adalah
proses terus-menerus memahami kondisi proyek dan mengembangkan pilihan-
pilihan dan posisi mundur untuk memungkinkan alternatif solusi berisiko rendah.
Memperbarui rencana manajemen risiko secara berkelanjutan merupakan langkah
penting dalam penghindaran risiko dan pengendalian risiko.
8. Mengelola dan menyelesaikan masalah sumber daya manusia. Karena sifat
sementara dari proyek, anggota tim mungkin mengalami konflik dalam organisasi
fungsional mereka dalam hal waktu, konflik pribadi di antara tim, dan konflik
terkait dengan pertumbuhan industri yang luar biasa. Manajer proyek harus
bekerja secara proaktif dengan tim proyek dalam upaya untuk menghindari
konflik. Banyak konflik dapat dikurangi atau dihilangkan dengan komunikasi
yang terus-menerus kepada anggota tim proyek mengenai tujuan-tujuan proyek.
9. Menyesuaikan jadwal. Manajer proyek harus memperbarui alat
penjadwalan dan rencana proyek mereka setiap minggu. Tujuannya adalah
untuk memberikan informasi yang cukup dan akurat untuk membandingkan status
proyek saat ini terhadap target yang direncanakan.
10. Memproses proyek bermasalah. Proyek bermasalah adalah setiap proyek yang
terlambat dari jadwal dan/atau melebihi anggaran dan/atau tidak memenuhi
persyaratan pelanggan. Tujuan pertama dari memproses proyek bermasalah adalah
memberikan panduan dalam mengidentifikasi gejala yang menunjukkan bahwa
proyek sedang menuju, atau dalam masalah. Tujuan kedua adalah menguraikan
proses untuk membawa proyek bermasalah kembali ke jalurnya.
 11. Memperoleh persetujuan dan penerimaan dari sponsor proyek sebelum ke
fase berikutnya.
12. Melakukan tinjauan proyek sementara dengan pemilik. Manajer proyek perlu
mengatur pertemuan dengan pemilik proyek secara berkala untuk meninjau jadwal
proyek, dokumen tracking, dan laporan secara rinci. Mengelola harapan sponsor
proyek adalah aktivitas paling penting bagi manajer proyek. Saat proyek hampir
selesai, semua masalah akan mulai muncul ke permukaan dan manajer proyek
mungkin menyajikan berita buruk mengenai waktu, biaya, atau mutu. Jika harapan
sponsor proyek telah dikelola dengan baik sepanjang siklus hidup proyek, maka
penutupan proyek akan jauh lebih mudah.

D. Fase Penutupan Proyek

Tujuan dari fase ini adalah sponsor proyek meninjau proyek dan seluruh pengujian
telah selesai. Fase ini juga memastikan praktik terbaik (best practice) telah diketahui dan
dapat dibagikan untuk proyek selanjutnya, serta mempraktikkan perbaikan berkelanjutan
pada tim proyek maupun personal.

LANGKAH PROSES

1. Adminsitrasi penutupan proyek. Yang termasuk dalam proses ini adalah :

menutup semua kontrak pengadaan, mencocokkan faktur pemasok dengan
pembayaran, melakukan tinjauan kinerja untuk anggota tim proyek dan
mendapatkan tanda tangan pemilik/sponsor proyek untuk mengonfirmasi
penyelesaian proyek.
2. Survei peserta proyek. Memperoleh umpan balik dari peserta proyek sangat
penting untuk memastikan dan mengukur keberhasilan atau kegagalan
proyek. Gunakan informasi terkumpul untuk merangkum seberapa baik proyek
memenuhi tujuan dan harapan yang ditentukan dalam piagam proyek.
3. Melakukan tinjauan pasca implementasi. Pertemuan pasca implementasi
dan/atau dokumentasi studi kasus penting untuk menangkap lesson learned guna
membantu mengarahkan proyek masa depan dari perangkap proyek bermasalah.
Masukan pelanggan serta kesan anggota tim proyek dapat menjadi materi sumber
daya yang berharga dalam pemahaman dan perbaikan proses manajemen proyek.
4. Mengembangkan lesson learned. Manajer proyek bertanggung jawab untuk
mengembangkan lesson learned untuk proyek dengan bantuan tim dan pemilik
proyek. Ringkasan lengkap dari semua aktivitas penutup harus digunakan untuk
mengembangkan ringkasan lesson learned yang komprehensif.
5. Mengirim dokumentasi ke repositori (gudang). Setelah manajer proyek
menyelesaikan penutupan proyek secara administratif dan mengembangkan lesson
learned dari proyek, semua informasi proyek harus dikirim ke repositori untuk
referensi di masa mendatang apabila diperlukan. Informasi ini akan digunakan
pada proyek-proyek masa depan untuk membantu manajer proyek lain dan
anggota tim dengan menghilangkan masalah yang pernah dihadapi sebelumnya.
6. Menyelenggarakan perayaan proyek. Jika proyek telah berhasil, manajer proyek
harus mengadakan perayaan untuk tim proyek. Perayaan bertujuan untuk
menumbuhkan budaya berorientasi tim yang pada akhirnya mencapai kesuksesan
pada proyek masa depan. Manajer proyek dapat mempertimbangkan untuk
memberikan penghargaan kepada anggota tim proyek yang berprestasi dalam hal:
penghematan waktu atau uang, peningkatan mutu, kepemimpinan, pengetahuan
teknis, atau komunikasi yang efektif.
 KESIMPULAN
PT. Gudang Garam Tbk adalah salah satu produsen rokok terkemuka di Indonesia
yang mempunyai pangsa pasar paling besar. Menghasilkan lebih dari 70 miliar batang rokok
pada tahun 2001 dan dikenal sebagai produsen rokok kretek berkualitas tinggi.

Project management body of knowledge (PMBOK) adalah kumpulan pengetahuan

khusus mengenai pengelolaan proyek yang diterbitkan oleh Project Management Institute
(PMI). Manajemen Proyek (project management) adalah proses pencapaian tujuan proyek
(dalam hal jadwal, anggaran, dan kinerja) melalui serangkaian aktivitas yang dimulai dan
diakhiri pada waktu tertentu dan memberikan hasil (deliverables) yang dapat diukur dan
memenuhi syarat.

Manajemen proyek yang sukses adalah seni menyatukan tugas, sumber daya, dan
orang-orang yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis dalam batasan waktu
yang ditentukan dan biaya tertentu.
 DAFTAR PUSTAKA

City of Chandler. (2010). Project Management Methodology Guidelines. Chandler, Arizona.

Project Management Institute. (2021). A Guide to The Project Management Body of Kn

Putra, Y. M., (2021). Manajemen Proyek. Modul Kuliah Manajemen Proses Bisnis. Jakarta :
FEB-Universitas Mercu Buana.

Vidianto, A. S., & Haji, W. H. (2020). Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Kanban
(Studi Kasus: PT. XYZ). Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), 7(2).

Darmawan, D., & Ratnasari, A. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen
Proyek Berbasis Web Pada PT Seatech Infosys. Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi dan
Komputer), 9(3), 365-372.

Nugroho, A., & Kusumah, L.H. (2021). Analisis Pelaksanaan Quality Control untuk
Mengurangi Defect Produk di Perusahaan Pengolahan Daging Sapi Wagyu dengan
Pendekatan Six Sigma. Jurnal Manajemen Teknologi 20 (1), 56-78.

Saryanto, S., Purba, H., & Trimarjoko, A. (2020). Improve quality remanufacturing welding
and machining process in Indonesia using six sigma methods. J. Eur. SystèMes Autom, 53,
377-384.owledge, 7th Ed. Newton Square: Project Management Institute, Inc.