PT. ADEM AYEM SEJAHTERA No.

Dokumen
JL. RS FATMAWATI NO.37D, RT/RW :001/05, KEL. CIPETE SELATAN, KEC. CILANDAK, KOTA
JAKARTA SELATAN Halaman 1 dari 6
DATA RENCANA DISTRIBUSI ATAU PENYALURAN KOSMETIKA DALAM RANGKA REKOMENDASI SEBAGAI PEMOHON NOTIFIKASI
KOSMETIK

DATA RENCANA DISTRIBUSI ATAU PENYALURAN KOSMETIKA DALAM RANGKA REKOMENDASI

SEBAGAI PEMOHON NOTIFIKASI KOSMETIK

I. INFORMASI UMUM
1. Nama Perusahaan : PT. ADEM AYEM SEJAHTERA
2. Nomor Induk Berusaha (NIB) :
3. Alamat Perusahaan : JL.RS FATMAWATI NO.37D, RT/RW :001/05,
KEL CIPETE SELATAN, KEC. CILANDAK, KOTA
JAKARTA SELATAN
4. Alamat Gudang : JL.RS FATMAWATI NO.37D, RT/RW :001/05,
KEL CIPETE SELATAN, KEC. CILANDAK, KOTA
JAKARTA SELATAN
5. Email Perusahaan :
6. Status Pemohon Notifikasi Kosmetik*) : Importir
7. Nama Direktur dan/atau Pimpinan : MUHAMMAD DEFRI SYAFRI
Perusahaan
8. Nama Penanggung Jawab Teknis :
9. Nama dan jabatan porsenil perusahaan :
10 Jam Operasional : - Gudang . 09 .00 - 17.00 WIB
. - Kantor . 09.00 – 17.00 WIB
 PT. ADEM AYEM SEJAHTERA No.Dokumen
JL. RS FATMAWATI NO.37D, RT/RW :001/05, KEL. CIPETE SELATAN, KEC. CILANDAK, KOTA
JAKARTA SELATAN Halaman 2 dari 6
DATA RENCANA DISTRIBUSI ATAU PENYALURAN KOSMETIKA DALAM RANGKA REKOMENDASI SEBAGAI PEMOHON NOTIFIKASI
KOSMETIK

II. BAGAN ALUR RENCANA DISTRIBUSI KOSMETIKA

SUPERVISOR PENJUALAN

ADMINISTRATORY

PENANGUNGJAWAB

GUDANG

BAGIAN PENGIRIMAN

PELANGGAN
 PT. ADEM AYEM SEJAHTERA No.Dokumen
JL. RS FATMAWATI NO.37D, RT/RW :001/05, KEL. CIPETE SELATAN, KEC. CILANDAK, KOTA Halaman 3 dari 6
JAKARTA SELATAN

DATA RENCANA DISTRIBUSI ATAU PENYALURAN KOSMETIKA DALAM RANGKA REKOMENDASI SEBAGAI PEMOHON NOTIFIKASI
KOSMETIK

A. ALUR DISTRIBUSI KOSMETIK KEPADA PELANGGAN

A1. Supervisor Penjualan

1. Menetukan kelayakan rekanan (pelanggan) Melalui Pemeriksaan Spesimen pelanggan

pada saat registrasi.
2. Melakukan Rekapan data pelanggan yang memenuhi persyaratan yang di tetapkan oleh
Perusahaan
3. Melakukan verifikasi terhadap Surat pesana pelanggan. Pemeriksaan dilakukan terhadap
keabsaan surat pesanan pelanggan paling sedikit memuat (Nama pelanggan, Alamat, surat
ijin usaha, serta penanggung jawab usaha)
4. Melakukan verifikasi terhadap Jenis dan Jumlah pesanan Konsumen atau Pelanggan

A2. Administratory

1. Menerima dokumen yang telah diverifikasi oleh Bagian Supervisor penjualan

2. Meminta kelengkapan dokumen apabila terdapat kekurangan dalam dokumen
3. Melakukan proses pengimputan dalam sistem penjualan serta Menerbitkan Faktur untuk
Penjualan
4. Meneruskan informasi tagihan apabila sistem pembayaran dilakukan dengan sitem cash
atau berdasar termin waktu
5. Menyerahkan dokumen atau surat Pengeluaran barang kepada penanggung jawab Gudang

A3. Penanggungjawab Gudang

1. Memverifikasi kesesuaian dan keaslian dokumen Pengeluaran barang sesuai dengan

petunjuk teknis yang telah di tetapkan
2. Melakukan Pengimputan dalam sistem
3. Menyediakan Produk sesuai dengan Surat atau dokumen yang diterima
4. Melakukan verifikasi ulang terhadapa kesesuaian pesanan yang diminta dengan data yang
telah di imput
5. Malakukan proses Pengemasan dan menambahkan informasi Alamat konsumen untuk
diserahkan kepada bagian pengiriman
6. Mengelurkan dokumen surat jalan serah terima kepada bagian pengeriman

A4. Bagian Pengiriman

1. Mengkonfirmasi Alamat dan nomor telepon pelanggan

2. Melakukan konfirimasi kepada pelanggan terkait waktu dan estimasi pengiriman
3. Meminta Tanda terima apabila barang telah diterima oleh Konsumen, apabila konsumen
menolak untuk menerima produk maka bagian pengiriman harus mengisi formulir
penolakan, segera setelah konsumen mengisi formulir tersebut bagian pengiriman
melakukan konfirmasi kepada Penanggung jawab Gudang.
 PT. ADEM AYEM SEJAHTERA No.Dokumen
JL. RS FATMAWATI NO.37D, RT/RW :001/05, KEL. CIPETE SELATAN, KEC. CILANDAK, KOTA Halaman 34 dari 6
JAKARTA SELATAN

DATA RENCANA DISTRIBUSI ATAU PENYALURAN KOSMETIKA DALAM RANGKA REKOMENDASI SEBAGAI PEMOHON NOTIFIKASI
KOSMETIK

III. SOP PENGADAAN

1 PRODUK BARU

1. Bisnis Development melakukan pencarian produk yang akan dijual di Indonesia

2. Melakukan pencarian industri kosmetik / principal dalam luar negeri yang dapat memenuhi
kualitas produk dan kuantitas yang akan Di produksi

3. Melakukan pengecekan dokumen legalitas pabrik kosmetik yaitu :

- Sertifikat NIB

- Sertifikat CPKB/GMP/ISO 22716

- Certifikat of Free sale (CFS)

- NPWP Perusahaan

4. Dokumen yang sudah lengkap dan sampel produk yang telah sesuai dengan konsep
kemudian di buatkan surat perjanjian kerja sama Atau LoA (letter of Appoitment) antara
perusahaan dengan perusahaan industry kosmetik, surat kesepakatan harga dan jumlah
produk

5. Kemudian registrasi produk kosmetik berdasarkan formula yang telah diberikan oleh pabrik
untuk mendapatkan nomor notifikasi produk\

6. Apabila notifikasi sudah release PJT membuat surat purchase order ditanda tangan oleh PJT
dan Purchasing

7. Kemudian Purchasing mengirimkan surat pesanan melalui email ke manufacture.

2. Pengadaan Produk Repeat Order

1. PJT melakukan pengecekan stock produk terlbih

2. Produk yang telah mencapai bufferstock dilakukan pencatatan dan menginfokan terlebih
dahulu ke bagian purchasing
3. Dilakukan pengecekan masa berlaku nomor notifikasi. Apabila sudah sesuai PJT membuat
formulir purchase untuk ditanda tangani dan dapat dikirim ke manufacture.
4. Purchasing mengirimkan purchase order kepada manufacture melalui email.
 PT. ADEM AYEM SEJAHTERA No.Dokumen
JL. RS FATMAWATI NO.37D, RT/RW :001/05, KEL. CIPETE SELATAN, KEC. CILANDAK, KOTA Halaman 6 dari 6
JAKARTA SELATAN

DATA RENCANA DISTRIBUSI ATAU PENYALURAN KOSMETIKA DALAM RANGKA REKOMENDASI SEBAGAI PEMOHON NOTIFIKASI
KOSMETIK

IV. PENYIMPANAN
A. Penyimpanan
1. Simpan Produk ditempat yang telah di tetapkan pada suhu kurang dari 30 C.
2. Dilakukan Monitoring setiap hari suhu penyimpanan produk jadi
3. Gunakan prinsip FIFO/FEFO
4. Produk yang di luluskan oleh Bagian Pengawasan mutu dan telah diberi tanda (label)
realase harus segera di pindahkan ke area penyimpanan produk;
5. Produkjadi jadi di simpan pada rak atau palet dan tidak boleh di tumpuk melebihi
dari ketentuan dari Manufaktur.
6. Catatan Penyimpan produk jadi pada kartu stock harus terdokumentasi dengan baik
dan lengkap
7. Produk yang di tolak Bagian Pengawasan Mutu diberi tanda (label) reject dan
disimpan di area penyimpanan produk yang di tolak
8. Produk penarikan (recall), di beri label Karantina dan diletakkan pada area karantina

B. Stok Opname
1. Dilakukan Stock opname setiap 1 bulan sekali dilakukan oleh kepala Gudang, staff
Gudang dan penanggung jawab teknis
2. Petugas Gudang melakukan pengecekan produk meliputi jumlah fisik produk jadi ,
Batch Number , Expired Date
3. Penanggung jawab teknis berkordinasi dengan kepala Gudang untuk melakukan
pengecekan kesesuaian pada data pembelian produk jadi , data penjualan produk
yang di distribusikan dan jumlah fisik produk jadi di dalam Gudang
4. Hasil pemeriksaan stock opname dicatat dan dilaporkan kepada direktur dan finance.
5. Apabila di temukan Penyimpangan stok produk jadi dilakukan penanganan sebagai
berikut :
a. Penyimpanan jumlah maka di lakukan investigasi terhadap dan catat hasil
investigasi
b. Produk yang masuk akibat kesalahan penyimpanan di dalam Gudang , produk
dipisahkan dan disimpan pada area karantina
c. Produk kadaluwarsa yang di akibatkan kesalahan penyimpanan produk , produk
kadaluwarsa di simpan pada area Reject

Kemudian , penanggung jawab teknis membuat berita acara dan dilaporkan kepada finance,
di rektur dan penganggung jawab teknis untuk dilakukan penyelesaian.
 PT. ADEM AYEM SEJAHTERA No.Dokumen
JL. RS FATMAWATI NO.37D, RT/RW :001/05, KEL. CIPETE SELATAN, KEC. CILANDAK, KOTA Halaman 56 dari 6
JAKARTA SELATAN

DATA RENCANA DISTRIBUSI ATAU PENYALURAN KOSMETIKA DALAM RANGKA REKOMENDASI SEBAGAI PEMOHON NOTIFIKASI
KOSMETIK

V. PENDISTRIBUSIAN

1. Bagian penjualan menginformasikan kepada bagian Gudang bahwa ada produk yang
harus disiapkan untuk dikirim;
2. Bagian penjualan memberikan surat pesanan / order kepada bagian Gudang untuk dapat
si persiapkan sesuai dengan pesanan
3. Bagian Gudang melakukan pengecekan ketersediaan barang dan menyiap produk yang
akan dikirim sesuai dengan surat permintaan yang di terima dari bagian penjualan
4. Setiap pendistribusian harus mengikuti prinsip FIFO First in First Out (Pertama masuk-
Pertama keluar) dan FEFO First in First Out (Pertama daluwarsa-pertama keluar)
5. Produk yang akan dikirim di packing menggunakan box untuk menghindari kerusakan
pada produk;
6. Produk siap kirim, Gudang akan mengirimkan permintaan pembuatan invoice dan surat
jalan ke admin kantor
7. Bagian Gudang akan menerima surat jalan dan invoice dari admin kantor melalui email ,
Barang yang sesuai dengan surat pesanan dan barang yang akan dikirim
8. Bagian QC melakukan pengecekan produk yang akan dikirim, pengecekan tersebut
meliputi :
a. Jumlah Barang
b. Surat jalan dan invoice
9. Apa bila semua dokumen dan produk sudah sesuai selanjutnya dilakukan pengiriman;
10. Catatan distribusi produk jadi harus terdokumentasi dengan baik dan lengkap.