Tata Tertib

1. Peserta WAJIB verifikasi muka wajah terlebih dahulu dengan Login aplikasi karier.mu atau dashboard
karier.mu : https://prakerja.karier.mu/login kemudian akan tersambung ke dashboard prakerja untuk verifikasi
wajah

2. Sebelum verifikasi wajah pastikan mesin pencarian mengaktifkan fitur popup dan allow camera di device
masing-masing

3. Verifikasi wajah pada Redeem voucher kode dilakukan satu jam sebelum pelatihan dimulai sampai 1 jam
saat pelatihan berlangsung kemudian dilanjutkan dengan verifikasi wajah untuk mengikuti sesi pelatihan
sudah bisa dilakukan 1 jam sebelum kelas dimulai dan 1 jam setelah kelas berlangsung (Jam sama seperti
redeem) . Contoh : Kelas dimulai jam 08:30 WIB maka verifikasi wajah sudah bisa dilakukan mulai jam 07:30
WIB - 09:30 WIB.

4. ⁠
Verifikasi wajah WAJIB dilakukan diawal disetiap sesi sebanyak 1 kali dari hari 1-4. Kecuali di hari ke 5
mengharuskan verifikasi wajah sebanyak 2 kali : diawal setiap sesi dan post test dikerjakan 1x24 jam setelah
webinar tercentang hijau. Sebelum post test wajib verifikasi wajah lalu langsung mengerjakan post test dan
UK.
Jadi dalam 5 hari pelatihan terdapat 6 kali verifikasi wajah.
*diluar redeem voucher 1 kali verifikasi wajah saat masuk pelatihan
 Tata Tertib

5. Peserta wajib akses ZOOM Webinar melalui LMS KARIER MU

6. Peserta wajib ON CAMERA dan MENAMPAKKAN WAJAH selama webinar berlangsung untuk proses Verifikasi
7. Peserta wajib MENGGANTI NAMA ZOOM dengan format berikut: KP-NAMA LENGKAP SESUAI KTP
8.Peserta wajib masuk room 10 menit sebelum webinar dimulai.
9. Apabila peserta telat GABUNG lewat 1 jam dan TIDAK VERIFIKASI WAJAH maka akan dianggap TIDAK HADIR
/ALPHA
7. Peserta diwajibkan untuk MENGIKUTI FOTO SESI AWAL DAN AKHIR PASTIKAN UNTUK MENAMPAKAN
WAJAH
8. Pastikan INTERNET peserta pada kondisi yang BAIK agar tidak keluar otomatis dari KELAS
9. Semua tugas seperti aktivitas bacaan, kuis dan Tugas Praktik Mandiri (TPM) dikerjakan hari itu juga maksimal 3
jam setelah webinar berakhir karena adanya penilaian feedback TPM.
10. Memastikan tugas TPM dan Unjuk Keterampilan di upload sesuai dengan format yang diinstruksikan
(dianjurkan PDF) tidak berupa link diluar korelasinya dengan tugas. Jika peserta menjawab asal maka diberikan
nilai 0 dan WAJIB MENGULANG dan ini menghambat peserta untuk mengikuti sesi selanjutnya
11. ⁠Peserta WAJIB 100% HADIR dan diharuskan menyelesaikan semua rangkaian pelatihan (centang hijau semua)
dari keseluruhan sesi dan memiliki min.60% nilai post-test agar dapat menyelesaikan pelatihan dan mendapat
insentif dan sertifikat.
 Tata Tertib
12. Peserta wajib berpakaian sopan dan rapi.

13. Peserta tidak dapat berpindah jam kelompok belajar

14. Peserta wajib mematikan/mute mikrofon, selama webinar, Mikrofon dapat diaktifkan
ketika sesi tanya jawab.

15. Room chat akan dibuka selama webinar, jika ada pertanyaan silahkan ketik di kolom
chat dan akan dijawab saat diskusi atau sesi tanya jawab.

16. Pada Sesi Tanya Jawab silahkan klik rise hand jika ada pertanyaan live dengan
perkenalan diri nama dan asal

17.Peserta Wajib mengikuti sesi kelas dari awal sampai akhir

 Sesi 2
Optimalisasi Waktu:
Menyelaraskan Efisiensi
dengan Tuntutan Pekerjaan

Oleh :
Dina Wati
IG : @dindwina369
Instruktur Soft Skills LPIA Prakerja
https://lpia.prakerja.info/
Sesi 2
ARE YOU READY?
Let’s Begin!

Activitas Commite!
 Aktivitas Commit
Analogi Toples Waktu
https://www.youtube.com/watch?v=RT
U20iQKuXE Toples Waktu
Instruksi
Masukan batu dan pasir kedalam
toples hingga dapat tertutup rapat!

P
A 24 jam
sehari
S BATU
BATU BATU I
R

BATU BATU BATU BATU BATU BATU

 Sesi 2
MENINGKATKAN KEMAMPUAN
PENGELOLAAN WAKTU SESUAI
TUNTUTAN PEKERJAAN

https://www.youtube.com/watch?v=JXelT_Xh4I0
START 3;27
Sesi 2
ARE YOU READY?
Let’s Begin!

Activitas Process!
 Tujuan : Peserta didik calon sekretaris mampu
mengimplementasikan optimalisasi waktu sesuai tuntutan pekerjaan

Aktivitas Process Aktivitas Process

01 Meningkatkan Kemampuan
02 PENGERTIAN, TUJUAN
Pengelolaan Waktu Sesuai DAN PRINSIP MANAJEMEN
Tuntutan Pekerjaan WAKTU

03 Aktivitas Process
04 Aktivitas Process
MENENTUKAN SKALA PRIORITAS Evaluasi & Mengelola Waktu
BESERTA MENGENAL
PENGHAMBAT DAN SOLUSINYA secara efektif
 Sesi 2
MENINGKATKAN KEMAMPUAN
PENGELOLAAN WAKTU SESUAI
TUNTUTAN PEKERJAAN
Mengapa Skala
Prioritas Penting?
Salah satu penyebab gagalnya pencapaian
target adalah, tidak adanya skala prioritas.
Mungkin tanpa kita sadari, kita menerapkan
begitu banyak target atau tujuan, atau,
menetapkan target, tapi tidak mencanangkan
strategi untuk mencapainya.

Persoalan utama yang sering dialami orang

adalah ketika tidak bisa menentukan prioritas
dalam hidupnya. Agar bisa menentukan
prioritas, kita harus bisa membedakan mana
yang penting dan mendesak.
Menentukan
Prioritas Penting
02. Berhubungan dengan
tujuan hidup
seseorang.
Contoh: kesehatan,
tabungan, pendidikan,
Pengutamaan dan lain-lain

01. Membuat pilihan apa

yang harus dilakukan Mendesak
03.
terlebih dahulu dan Berhubungan dengan
kapan waktu waktu.
melakukannya. Contoh: melahirkan,
anak sakit, dan lain-
lain.
Manajemen Waktu adalah usaha untuk
memanfaatkan setiap bagian dari
waktu untuk dilakukan aktivitas
tertentu yang mana telah
ditentukan target dalam jangka
waktu tertentu suatu aktivitas atau
pekerjaan harus sudah
diselesaikan.
Manajemen waktu yang baik adalah
dengan membuat data aktivitas
atau pekerjaan dan menentukan
skala prioritas dari setiap pekerjaan
tersebut.

—Manajemen Waktu
 Mengapa mengelola waktu itu penting?

Selain karena waktu itu sangat berharga, ada

beberapa alasan lainnya, yaitu :

• Karena waktu terbatas, sementara pekerjaan selalu

bertambah.
• Manajemen waktu membantu untuk berkerja lebih
efektif dengan skala prioritas.
• Manajemen waktu menjauhkan dari stress dan
dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat
waktunya.
• Manajemen waktu membuat lebih produktif (dapat
menghindari hambatan dan gangguan yang
menghalangi dari tujuan.

—Tujuan Manajemen Waktu

Kualitas manajamen waktu berpedoman
kepada empat indikator, yaitu: tetap
merencanakan, tetap mengorganisasikan,
tetap menggerakkan, dan tetap melakukan
pengawasan. Empat prinsip tersebut, dapat
diaplikasikan dalam semua pekerjaan.

Aspek-aspek manajemen waktu mencakup

adanya perencanaan, penetapan tujuan,
menyusun prioritas, menghindari penundaan,
menyusun jadwal, bersikap asertif,
meminimalkan waktu yang terbuang,
melakukan delegasi, dan adanya disiplin diri.

—Prinsip Manajemen Waktu

 Prioritas adalah kemampuan untuk memanfaatkan waktu,
kemampuan, dan sumber daya dengan efektif dan sebaik-
baiknya. Skala Prioritas adalah tingkat- tingkat yang memiliki
kriteria tertentu atas segala sesuatu yang diutamakan.

Proses menentukan prioritas :

1.Mendaftar tugas yang harus dilakukan
2.Mengutamakan prioritas tugas yang tercantum dalam daftar
3.Tuliskan target utama terlebih dahulu, dan tentukan target-target
selanjutnya
4.Urutkan prioritas dari yang paling penting atau sesuai dengan tenggat
waktu (deadline)
5.Ingat selalu target utama sebagai motivasi
6.Siapkan rencana cadangan jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan
rencana awal
7.Pastikan kita menjauh namun tetap memberi ruang untuk interupsi saat
berfokus pada prioritas
8.Jadikan prioritas sebagai bagian dari hidup
9.Buat daftar hal-hal yang harus dilakukan setiap harinya

—Menetukan Urutan Prioritas

Contoh Tabel Kategori
Prioritas Waktu
 Manajemen Waktu
berdasarkan Skala Prioritas

Skala prioritas adalah

Ukuran kebutuhan/kegiatan/pekerjaan
atau hal apapun yang tersusun dalam
daftar/list berdasarkan tingkat urgenitas
(kepentingan) dimulai dari yang paling
penting sampai yang tidak penting dan bisa
untuk ditinggalkan.
 Manajemen Waktu
berdasarkan Skala Prioritas

Ada sebuah teknik manajemen yang

disebut Eisenhower Decision Matrix, yang
diciptakan oleh Dwight Eisenhower. Inti dari
teknik ini adalah bagaimana kita bisa
melakukan manajemen waktu dengan lebih
baik, dengan memisahkan hal-hal yang kita
lakukan ke dalam empat buah kategori.
 Eisenhower Decision Matrix
artikel : https://www.binaracademy.com/blog/apa-
itu-eisenhower-matrix
 Eisenhower Decision Matrix

Kuadran 1: Penting dan Mendesak

Dalam kuadran ini, kamu hanya boleh memasukkan hal-hal yang sangat
penting dan wajib kamu selesaikan hari itu. Memasukkan terlalu banyak
pekerjaan ke dalam Kuadran ini akan membuat kamu tidak produktif.
Mana yang perlu dikerjakan lebih dulu, presentasi untuk minggu depan
atau menyiapkan data riset untuk dua minggu ke depan?

Untuk menentukan skala prioritas, coba belajar untuk fokus pada

pekerjaan yang paling mendesak dan paling penting. Biasakan untuk
meninjau kembali list yang sudah kamu buat dan mempertimbangkan
ulang mana saja pekerjaan yang paling mendesak di antara pekerjaan
mendesak lainnya. Dengan menyelesaikan hal yang paling benar-benar
harus diselesaikan terlebih dahulu, pekerjaan mendesak lainnya akan
lebih ringan untuk diselesaikan.
 Eisenhower Decision Matrix

Kuadran 2: Penting namun Tidak Mendesak

Masukkan tugas dan pekerjaan yang penting dan dapat

kamu cicil secara bertahap di dalam kuadran ini.
Walaupun tidak mendesak, namun kamu tetap harus
menentukan target penyelesaian agar pekerjaan ini bisa
berjalan sesuai rencana. Hal yang harus diwaspadai
adalah budaya menunda-nunda waktu. Proses mencicil
dalam pekerjaan yang tidak mendesak sangat penting
agar kamu tidak keteteran ketika tenggat waktu sudah
dekat, sehingga menerapkan istilah ‘lebih cepat lebih
baik’.
 Eisenhower Decision Matrix

Kuadran 3: Mendesak namun Tidak Penting

Kuadran ini berisi hal-hal yang tidak penting namun

tetap harus dikerjakan. Contohnya adalah follow
up jadwal rapat lewat telepon atau email, kumpul dan
diskusi dengan teman kuliah atau rekan kerja, dll. Tanya
juga ke diri kamu, apakah pekerjaan ini bisa
didelegasikan dengan teman atau rekan kerja? Kalau
tidak bisa didelegasikan, kamu bisa melakukan hal-hal
yang masuk di kategori pekerjaan Kuadran 3, hanya jika
memiliki waktu luang setelah menyelesaikan pekerjaan
yang penting dan utama, serta waktunya disesuaikan
dengan kapasitas waktu kamu.
 Eisenhower Decision Matrix

Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Kebanyakan dari kita sering sekali terjebak berlama-

lama ada di dalam kegiatan Kuadran 4.

Seperti apa kegiatannya?

Main media sosial di tengah waktu kuliah atau kerja,

kumpul berlama-lama dengan teman hanya untuk
bergosip, sibuk depan smartphone tanpa tujuan yang
jelas. Kalau kamu terjebak dalam kegiatan ini, segera
hentikan dan buat skala prioritas kamu
 Manajemen Waktu berdasarkan Skala
Prioritas
Contoh hal yang penting dan mendesak:
Pertemuan bisnis
Mempersiapkan diri untuk presentasi bisnis besok hari
Keadaan yang bersifat krisis, misalnya kecelakaan
Pekerjaan yang memiliki deadline atau batas waktu

Contoh hal yang penting dan tidak mendesak:

Menjadi perfeksionis dalam bekerja : membuat materi
presentasi
Menjalin silaturahmi dengan rekan kerja yang baru
Rekreasi atau traveling

Contoh hal yang tidak penting dan mendesak:

Mengejar acara diskonan
Menjawab e-mail atau pesan untuk urusan remeh temeh
Pertemuan yang kadang sifatnya rutinitas seperti
arisan atau kumpul dengan teman

Contoh hal yang tidak penting dan tidak mendesak:

Ngobrol berjam-jam ngalor ngidul
Kegiatan yang sifatnya pelarian : scrolling medsos
Menonton program TV yang tidak bermanfaat
 Mengapa mengatur prioritas itu penting?

1. Skala prioritas adalah dasar dari

segala tindakan

Ketika menjalankan rutinitas, kita pasti membedakan

apa yang harus terlebih dahulu dikerjakan dan mana
yang bisa dinomor duakan. Dengan adanya skala
prioritas, kamu tahu apa saja yang harus kamu kerjakan
dengan urutan dan tujuan yang jelas.
 Mengapa mengatur prioritas itu penting?

2. Menjadi paham apa yang

harus dilakukan
Sering bingung apa yang harus kamu lakukan tidak
berdampak baik untuk diri kamu. Selain kamu jadi lelah
secara mental dan pikiran, kamu juga membuang
waktu. Memiliki prioritas yang jelas membuat kamu
tidak lagi bingung dalam mengerjakan tanggung jawab
dan kegiatan di hari itu.
.
 Mengapa mengatur prioritas itu penting?

3. Selalu fokus
Banyaknya kegiatan yang dilakukan dalam sehari
kadang membuat fokus kamu menjadi buyar karena
kamu ‘keteteran’. Kalau kamu punya prioritas, kamu
akan tetap fokus mengerjakan tugas yang penting dan
mengesampingkan atau menunda tugas yang tidak
penting.
.
 Mengapa mengatur prioritas itu penting?

4. Prioritas menjadi tolak ukur pencapaian

kamu

Untuk sukses kejar mimpi, kamu harus membuat

daftar prioritas yang harus kamu lakukan untuk
menuju kamu ke mimpi atau tujuan tersebut.
Daftar penyelesaian prioritas tersebut dapat
menjadi tolak ukur pencapaian kamu menuju
mimpi besar.
 Mengapa mengatur prioritas itu penting?

5. Menjadi lebih bersemangat

Karena kamu dapat mengukur pencapaian melalui

daftar prioritas yang harus kamu lakukan, kamu jadi
lebih bersemangat karena tahu bahwa kamu selangkah
lebih dekat dengan mimpi kamu.

Walaupun terlihat sepele, tapi dampak dari membuat

skala prioritas sangat besar untuk progres kamu dalam
kehidupan. Supaya hari-hari kamu semakin produktif
dan dijalani dengan maksimal, yuk terapkan manajemen
prioritas mulai dari sekarang.
 Penting dan Mendesak

Tipe pekerjaan penting dan mendesak harus di utamakan

penyelesaiannya lebih dahulu. Tugas tersebut tidak dapat
ditunda-tunda lagi. Kegiatan yang termasuk dalam
kelompok ini merupakan hal penting dan harus dilakukan,
tidak bisa ditunda pada lain waktu.

Contohnya: Pekerjaan menghantar keluarga kecelakaan

kerumah sakit, mengerjakan tugas kantor untuk
diserahkan esok hari, dan lain sebagainya. Individu yang
terbiasa bekerja pada kelompok ini akan cendrung stress,
cepat lelah, dan berprestasi biasa-biasa saja karena semua
kegiatan dilakukan secara terburu-buru.
 Penting namun Tidak Mendesak

Tipe pekerjaan dengan prioritas ini harus disikapi dengan

menjadwalkan pekerjaan dengan cermat. Jangan sampai pekerjaan
penting diabaikan sehingga pekerjaan ini menjadi pekerjaan
mendesak dan penting. Sebaiknya gunakan waktu produktif untuk
menyelesaikan pekerjaan ini.Kegiatan dalam kelompok ini mencakup
kegiatan yang sudah terjadwal dengan baik, rutin.

Contoh pekerjaan penting adalah mengerjakan tugas sesuai jadwal,

olahraga terjadwal dan lain sebagainya. Individu yang berada dalam
kelompok ini adalah mereka yang memiliki visi, mempunyai prioritas
dalam hidupnya. Mereka akan melakukan perencanaan dalam
mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan hal penting
terlebih dahulu dan menyelesaikan sisanya kemudian. Sifat individu
yang bergabung dalam kelompok ini adalah individu dengan pola
hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.
 Mendesak dan Tidak Penting

Pekerjaan ini terkadang datang dari orang di luar lingkungan

kerja. Misalnya ketika mereka minta bantuan kepada Anda.
Hal ini bisa saja mengganggu waktu produktif bekerja. Oleh
karena itu sah-sah saja jika seseorang mengabaikan dan
tidak membantunya jika pekerjaan Anda saat ini merupakan
pekerjaan penting dan tidak dapat ditunda-tunda lagi
penyelesaiannya. Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini
merupakan kegiatan tidak penting namun terpaksa harus
dilakukan.

Seperti contoh menerima tamu, menemani teman, dan lain

sebagainya. Umumnya pekerjaan ini tanpa direncanakan dan
sulit dihindari. Kebiasaan bekerja pada kelompok seperti ini
akan membuat seseorang menjadi kurang disiplin, prestasi
rendah, tidak memiliki tujuan jelas dalam pekerjaan, karena
selalu berusaha menyenangkan orang lain.
Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Kegiatan dalam kelompok ini merupakan

kegiatan yang dilakukan secara berlebihan
dan berakibat tingkat kepentingannya
rendah

Contohnya adalah menonton televisi dan

tidur secara berlebihan. Individu dalam
kelompok ini cendrung pemalas serta
kurang bertanggung jawab.
Faktor Penghambat Manajemen Waktu
Perilaku menunda pekerjaan atau aktivitas yang penting,
Prokrastinasi (Penundaan) tanpa memperhatikan dampak negatif yang lebih besar
dibandingkan dampak positifnya (Klingsieck, 2013)
Perfeksionis adalah karakter atau sifat seseorang yang
punya standar tinggi dan mengejar kesempurnaan.
Perfeksionis
Dapat mengarah ke prokrastinasi, karena takut salah dan
cenderung mengerjakan tugas secara berulang-ulang

• Tidak bisa menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau

nanti) dan berat – ringannya pekerjaan.
• Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara
Tidak Mampu Membuat
sistematis
Prioritas
• Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori
pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan
urgensinya.
 Penyebab Munculnya Prokrastinasi
Salah satu faktor yang dapat menjelaskan munculnya perilaku
prokrastinasi secara general adalah present-bias preference yang
berkaitan dengan inkonsistensi waktu atau time inconsistency pada
individu yang bersangkutan.
O’Donoghue & Rabin (2008) menjelaskan bahwa individu dengan
present- bias preference cenderung memiliki masalah dalam
pengendalian diri, karena cenderung mengejar hadiah atau rasa senang
yang instan atau cepat, daripada reward dari upaya atau pekerjaan
jangka panjang.
Beberapa kemungkinan yang menyebabkan sikap menunda-nunda:
• Merasa pekerjaan itu tidak menyenangkan
• Tidak teratur
• Merasa bahwa tugas itu membebani
• Perfeksionis
Activity 8:
Weekly self-care
Physical self-care M T W T F S S

Happy skincare routine

Eat healthy meals

Go for a walk outside

Listen to your favorite music

Read a good book

Note and self reflection: Write here…

Activity 8:
Weekly self-care
Physical self-care M T W T F S S

Happy skincare routine

Eat healthy meals

Go for a walk outside

Listen to your favorite music

Read a good book

Note and self reflection: Write here…

 Jenis Prokrastinasi
1. Prokrastinasi aktif

Perilaku prokrastinasi aktif ketika individu merasa lebih tertantang saat

mengerjakan tugas, pekerjaan atau aktivitas tertentu berdekatan dengan
tenggat waktu yang ada.

Tipe perilaku prokrastinasi ini memang terkadang memberikan semangat

yang lebih kepada pelakunya sehingga membuat pengerjaan tugas atau
pekerjaan terasa lebih menggebu-gebu.

Contoh : Cinta cenderung mengerjakan tugas mepet dengan deadline

pengumpulan tugas karena merasa lebih termotivasi dan juga tertantang
saat detik-detik terakhir. Selain itu ada sebagian dari mereka yang
merasa lebih “kreatif” dan lebih mengalir ketika mengerjakan di akhir
waktu.
 Jenis Prokrastinasi

2. Prokrastinasi pasif

Berbeda dengan prokrastinasi aktif yang cenderung memiliki sisi positif,

perilaku prokrastinasi pasif berkebalikan 180 derajat. Pada prokrastinasi
pasif, penundaan muncul karena individu yang bersangkutan mengalami
kesulitan dalam mengambil keputusan maupun kesulitan dalam
melaksanakan pekerjaan dan tugasnya.

Contoh : Cinta yang sedang menjalani proses revisi tugas akhir. Ia

menunda pekerjaannya karena kesulitan dalam menentukan bagian
mana yang harus direvisi terlebih dahulu.
Cara Mengatasi
Prokrastinasi

1. Membuat daftar pekerjaan atau aktivitas

Menyusun daftar berbagai tugas secara manual baik di buku
catatan, kalender, maupun jurnal hingga daftar secara digital
melalui aplikasi dapat digunakan sebagai upaya mengatasi
prokrastinasi. Membuat daftar secara menarik, detail dengan
proses atau capaian, dan dapat dilihat secara langsung oleh yang
bersangkutan dapat memperbaiki kecenderungan prokrastinasi
pada individu (Laschke dkk., 2013).
Contoh Tabel Kategori Prioritas Waktu

Cara Mengatasi Prokrastinasi

Kegiatan Deadline Keterangan Action

Membuat patty cash acara 10 Maret 2023 Proses Review (7 Maret 2023) Kurang 2 invoice dari
bulan Maret 2023 pengisi acara

Membuat proposal dan surat 11 Maret 2023 Proses penyusunan proposal Kurang tandatangan
undangan dan surat undangan (1 Maret Direktur
2023)

Mendaftar inventaris alata atau 25 Maret 2023 Proses review ( 22 Maret 2023) Menunggu hasil list
kantor yang diperlukan dari GA
 Cara Mengatasi
Prokrastinasi
2. Mengubah mindset
Proses mengubah cara berpikir maupun mindset
pada individu pastilah tidak semudah apa yang dikatakan.
Selain sulit, proses ini juga membutuhkan waktu yang
tidak sebentar serta memerlukan upaya yang tidak ringan.
Meskipun demikian, mindset prokrastinator dalam melihat
peluang, dampak, kemungkinan hasil atau reward dari
suatu peristiwa dapat diupayakan untuk diubah agar
dapat menghentikan atau mengurangi kebiasaan
mengerjakan di akhir waktu. Salah satu upaya yang dapat
dilakukan untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan
berempati terhadap diri sendiri terutama future-self
maupun berempati terhadap future-self orang lain yang
bersinggungan dengan aktivitas tersebut (Perlmutter,
2019). Future-self pada konteks ini dapat diartikan
sebagai harapan atau tujuan yang ingin dicapai.
Misalnya :
Cinta yang mana seorang prokrastinator
bekerja sama dengan Rangga yang bukan
prokrastinator. Untuk mengatasi atau
mengurangi perilaku menundanya, Cinta
lebih baik mengubah atau membentuk
mindset baru dengan mengembangkan
empati terhadap Rangga seperti “segera
kerjakan bagianmu, agar partner bisa segera
mengerjakan. Di tugas ini kamu tidak bekerja
sendirian dan kalau partner tidak bisa dengan
pola kerja deadliner ini nanti aku dan partner
juga rugi karena nilai performa ini jadi buruk

Cara Mengatasi
Prokrastinasi
3. Break down target atau tujuan dan berikan reward
Memperkecil atau menyederhanakan target
memberikan peranan tersendiri dalam membantu
prokrastinator dalam mengatasi perilaku menunda,
terutama yang dikarenakan aktivitas atau pekerjaan
terlalu rumit dan terasa sulit untuk diselesaikan.
Menyederhanakan target dengan membagi sebuah
proses panjang menjadi beberapa tahapan untuk
mencapai target utama. Langkah ini sangat
membantu karena dengan melihat target yang lebih
mudah untuk diselesaikan, rasa stress pada individu
juga berkurang serta memotivasi untuk terus
melakukan tahapan kecil yang ada tersebut (Cherry,
2020).
Contoh :
Cinta sedang mempunyai banyak pekerjaan
membuat proposal yang akan dia lakukan untuk tahun
ini yang prosesnya jika dilihat secara keseluruhan
terlihat sangat melelahkan dan terasa sulit untuk
ditaklukan. Setelah beberapa kali periode menunda
karena stress dengan yang ia hadapi, kali ini Cinta
memantapkan diri dengan membagi pekerjaan yang
panjang tersebut menjadi beberapa proses.
Pertama proses menentukan judul, kedua
penyusunan proposal penelitian, ketiga menghubungi
direktur, dan keempat menyelesaikan administrasi
proposal. Setiap kali Cinta menyelesaikan satu tahapan,
ia menyelamati dirinya secara verbal atau memberikan
reward kecil untuk dirinya seperti membeli makanan
kesukaan atau jalan-jalan sebelum melanjutkan proses
selanjutnya. Dengan cara ini, Cinta dapat mengatasi
perilaku prokrastinasi dan mendapatkan tujuan
utamanya yaitu pekerjaanya satu persatu selesai
dengan tepat waktu.
Cara Mengatasi
Prokrastinasi
4. Hindari Distraksi
Selain ketiga hal yang telah disampaikan Misalnya :
tersebut, menghindari distraksi menjadi salah satu hal Cinta menonaktifkan
yang penting untuk dilakukan (Cherry, 2020). Berbagai pemberitahuan sosial media dan
beberapa aplikasi lain yang berpotensi
upaya yang dilakukan untuk mengatasi prokrastinasi ini mendistraksi saat ia menyusun proposal
tidak akan memberikan efek yang diharapkan jika penelitian. Cinta kemudian mengaktifkan
individu yang bersangkutan masih saja terjebak lagi ketika ia sedang tidak mengerjakan
dengan distraksi yang ada. Beragam distraksi yang proposalnya, seperti ketika ia sedang
dapat mengacaukan pengendalian diri yang berperan beristirahat. Upaya Cinta tersebut
penting dalam mengatasi prokrastinasi, seperti sosial memberikan kesempatan baginya untuk
tetap fokus menyusun proposal penelitian
media, berita dan sebagainya. Upaya meminimalisir dengan minimum distraksi, sehingga
atau mengatasi distraksi cenderung lebih mudah untuk proposal yang dikerjakan dapat selesai
dilakukan, misalnya saja menonaktifkan sosial media, dengan waktu yang lebih singkat dan
berita, dan sebagainya ketika mengerjakan suatu kualitas yang lebih baik.
pekerjaan.
Strategi Menghadapi
Penundaan
1. Ketika pekerjaan terasa tidak menyenangkan
Pikirkan apa yang akan terjadi jika kita tidak
menyelesaikan tugas :
• Bagaimana pengaruhnya?
• Buatlah cara untuk menghargai diri sendiri saat
menyelesaikan tugas yang tidak menyenangkan.
• Minta rekan kerja untuk memeriksa pekerjaan kita. Ini
adalah penggunaan tekanan teman yang positif.
• Ingatkan diri Anda bahwa Anda tidak HARUS INGIN
melakukan sesuatu untuk MELAKUKANNYA.
.
2. Ketika tidak teratur
• Buatlah aturan sebelum melakukan pekerja
• Rencanakan hari sesuai dengan hal
terpenting yang ingin dicapai hari itu.
• Gunakan pengatur waktu untuk membuat
diri sadar akan waktu yang
• dihabiskan.
• Jangan lupa membuat daftar 'hal yang
harus dilakukan' untuk hari
• berikutnya
 Strategi Menghadapi
Penundaan
3.Ketika pekerjaan terasa membebani
• Ambil tugas dan bagi menjadi tugas yang lebih
kecil dan mudah dicapai.
• Mulailah dengan tugas termudah atau tercepat
terlebih dahulu
• Hadiahi diri sendiri saat menyelesaikan setiap
sub-tugas (self-rewarding).
• Minta masukan dari orang lain
. •
4. Ketika terlalu perfeksionis
• Tinjau hasil yang diharapkan
• Jadwalkan untuk mengevaluasi rencana
kita secara teratur sehingga dapat
• mengidentifikasi potensi masalah
sebelum terjadi
• Sadarilah bahwa tidak ada orang yang
sempurna dan kekurangan akan
• terjadi
Berlatih beberapa teknik manajemen
stres
Strategi Menghadapi
Penundaan

5. Ketika mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan

• Gunakan konsensus kelompok untuk mengambil keputusan terbaik

(konsensus adalah keputusan sebuah kelompok atau ide yang diterima oleh sebuah
kelompok)
• Minta masukan dari orang lain.
• Ketika semuanya gagal, buat saja pilihan terbaik yang kita bisa. Bergerak maju ke arah
manapun yang kita pilih biasanya lebih baik daripada tidak bergerak sama sekali.

.
 Evaluasi Manajemen
Waktu

Evaluasi adalah suatu proses yang teratur dan sistematis

dalam membandingkan tolok ukur atau kriteria yang telah
ditetapkan kemudian dibuat suatu kesimpulan dan penyusunan
saran pada setiap tahap dari pelaksanaan program (Azwar,1996).
.
 Evaluasi Manajemen Waktu
Evaluasi Pemanfaatan Waktu Sehari
Untuk mengenali bagaimana cara memanfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat
mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, antara lain:
1. Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan?
2. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk bekerja optimal?
3. Berapa jam yang digunakan untuk membaca, memahami, dan berbagi atas suatu
pengetahuan dan pengalaman (belajar)?
4. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja dan pulang kembali
ke rumah?
5. Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak)?
6. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga?
7. Dan berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar (Personal Social
Responsibility)?

Dengan melakukan evaluasi manajemen waktu, maka kita dapat mengenali

bagaimana penggunaan waktu dalam sehari sehingga dapat menemukan hal-hal mana saja
yang menurut kita berlebihan porsi waktunya (misalnya makan terlalu lama, ngobrol yang tak
perlu dan lain sebagainya) dan mana yang kekurangan porsinya.
 Mengelola Waktu Secara Efektif
Strategi Untuk menyusun Jadwal

1. Buat daftar kegiatan yang hendak dikerjakan

• Tuliskan aktivitas tetap
• Tambahkan waktu untuk rileks
2. Buat skala prioritas dari setiap kegiatan
Misalnya, angka 1 untuk kegiatan – kegiatan yang dianggap paling penting. Angka 2 untuk
kegiatan yang tidak begitu penting dan seterusnya.
3. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap kegiatan
Waktu yang kita butuhkan untuk tiap kegiatan dapat diperkirakan dari pengalaman – pengalaman
kita sebelumnya. Hanya saja untuk tiap aktivitas kita patut bertanya :
• Apakah pengerjaannnya selama ini sudah efisien?
• Apakah kita dapat mengerjakannya dengan lebih cepat?
• Apa yang dapat kita lakukan untuk dapat mengoptimalkan aktivitas tersebut?
4. Alokasikan waktu untuk tiap kegiatan
5. Evaluasi penerapan jadwal
6. Belajar Bilang “tidak” Belajarlah untuk mengatakan "tidak" pada hal yang sekiranya akan
menyita waktu kita dan kurang bermanfaat. Sediakanlah waktu khusus untuk bersosialisasi dengan
teman, dan sebisa mungkin minimalkan aktivitas mendadak yang memakan jadwal waktu yang
telah direncanakan.
 Contoh urutan prioritas Pimpinan Sekretaris
Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan tidak mungkin menghadiri dan
melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas.
Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinana didasarkan pada dua hal yaitu:

1.Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus dikerjakan atau dihadiri. Jika
pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk
pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.
Contoh:
Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran, kemudian surat masuk
lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah
sebagai berikut:
o Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.
o Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran,sementara kegiatan rapat dengan Pemda dapat
diwakilkan kepada pejabat lain.
o Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.Berdasarkan tingkat
kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

2. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi) Jadwal disusun berdasarkan waktu
pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi
dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu
penting kan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.
AGENDA KERJA PIMPINAN DAN AGENDA
PERJALANAN DINAS PIMPINAN
Beda atau sama?

Agenda kerja pimpinan tidak sama dengan agenda perjalanan

dinas pimpinan.
Meskipun agenda perjalanan dinas merupakan bagian dari
agenda kerja pimpinan.
Hal ini karena jadwal kerja pimpinan adalah berupa susunan
kegiatan perjalanan ke suatu tempat yang dilakukan oleh
pimpinan/karyawan /pegawai yang berkaitan dengan tugas suatu
lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan
kedinasan.
ASK ME
SESI TANYA JAWAB
SESI DISKUSI

YUK CURHAT!
Sesi 2
ARE YOU READY?
Let’s Begin!

Activitas Practice!
 Sesi 02.

Activitas Practice

Mendiskusikan contoh studi kasus dengan penjelasannya

mengenai Optimalisasi Waktu: Menyelaraskan Efisiensi dengan
Tuntutan Pekerjaan.

Pop Quiz tingkat prokrastinasi dan cara mengatasi prokrastinasi

https://satupersen.net/quiz/tes-tingkat-prokrastiansi

Alat Praktik : Masing-masing peserta diinstruksikan untuk

membuka laptop yang sudah terinstal Microsoft Word.
i
 Sesi 02.

SOAL STUDI KASUS

Anda adalah seorang karyawan baru yang menjabat sebagai

sekretaris junior di suatu Lembaga Pendidikan. Suatu hari
pimpinan Anda mendadak memberikan delegasi untuk
berbagai tugas.
Sebagai Sekretaris junior apa yang harus dikerjakan terlebih
dahulu sesuai skala prioritas?

Silahkan isi pada dalam toples Skala Prioritas !

Activity Practice 1:
Contoh Studi kasus List Skala Prioritas

Instruksi Family Time Weekly and

Monthly Planning

Bacalah list Skala Prioritas di dalam Meeting Proyek Email /Surat

Penting
Toples !
Deadline Proyek Self
Kemudian pilihlah mana yang masuk Improvement

dalam list skala Mendesak, Tidak Telepon/Menerima Olahraga/

Mendesak, Penting dan Tidak Tamu Rekreasi/Traveling
Penting dan tulis di sheet lembar Presentasi Pertemuan
aktivitas praktis dibawah ini! atau Minggu Depan Bisnis
chat zoom Krisis/Sakit Browsing
UGD Sosial Media
Activity Practice:
Pilihlah Aktivitas dalam Skala Prioritas!

Tidak Mendesak
Mendesak

1 1

2 2

3 3

4 4

5
Activity Practice:
Pilihlah Aktivitas dalam Skala Prioritas!

Penting Tidak Penting

1 1

2 2

3 3

4 4

5
 Activity 2 : Contoh Studi Kasus : Apa saja contoh agenda kerja pimpinan?
Apa saja contoh agenda perjalanan dinas pimpinan?

Jadwal Agenda Pimpinan M T W T F S S

Senin : Memimpin Rapat dan Hadir Seminar

Selasa dan Rabu : Menghadiri Jakarta Fair Expo

Kamis : Cek Kantor Cabang

Jumat : Memimpin Rapat

Selasa pukul 15:00 WIB berngkat menggunakan

pesawat….menginap di hotel…..

Selasa pukul 17.00 WIB chek-in di hotel Jakarta

Rabu pukul 08:00 WIB Menghadiri acara di Jakarta Fair

Expo

Rabu pukul 17:00 WIB pulang menggunakan pesawat

Note : Harus Ontime Write here…

 AGENDA KERJA PIMPINAN
NO Hari/Tanggal/ Keterangan
Jam Kegiatan Tempat
STATUS
1 Selasa, 11 Juli
2003
Webinar Soft
Skill
Daring OK

4
AGENDA PERJALANAN DINAS PIMPINAN
NO Hari/Tanggal/ Keterangan
Jam Kegiatan Tempat
STATUS
1

4
PRAKTIK MANDIRI
Buatlah rencana pengelolaan waktu yang dapat membantu sekretaris untuk mengatasi tantangan-
tantangan di tempat kerja!

Rencana pengelolaan waktu yang dapat membantu sekretaris untuk mengatasi tantangan-
tantangan di tempat kerja harus mencakup :

1. Ketepatan : Rencana pengelolaan waktu sesuai dengan tantangan-tantangan yang dihadapi

oleh sekretaris tersebut
2. Komprehensif : Rencana pengelolaan waktu mencakup semua aspek penting dalam
pengelolaan waktu, seperti penjadwalan, prioritas, delegasi, dan manajemen gangguan
3. Realisme : Rencana pengelolaan waktu realistis dan dapat dicapai oleh sekretaris tersebut
4. Keefektifan: Rencana pengelolaan waktu efektif dalam membantu sekretaris tersebut untuk
mengatasi tantangan-tantangan dalam pengelolaan waktu

DURASI PENGERJAAN : 30 MENIT

Alat praktik yang digunakan :
Pengerjaan secara digital Pengerjaan secara manual
menggunakan : menggunakan :
• Handphone atau laptop • Buku atau kertas
• Microsoft word • Pulpen
• Pensil
Buatlah dalam bentuk format PDF lalu upload ke LMS!
Thanks
Do you have any questions?
dinwati369@gmail.com
+6285862977819

https://lpia.prakerja.info/

Lembaga Pendidikan @lpia.prakerja

Indonesia Amerika