Mengelola Jadwal Kegiatan

Pimpinan
N.821100.012.01

1
 DAFTAR ISI

A. PETUNJUK ASESMEN ................................................................ 3

B. PENILAIAN TEORI ...................................................................... 4

1. Tes Esai ................................................................................ 4

2. Tes Pilihan Ganda ................................................................. 5

3. Tes Menjodohkan Jawaban ................................................... 8

C. PENILAIAN PRAKTIK .................................................................. 9

1. Demonstrasi Praktik ............................................................. 9

2. Panduan Wawancara ............................................................ 11

3. Form Monitoring Perilaku Kerja ............................................. 13

2
A. PETUNJUK ASESMEN

Unit Kompetensi Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Dinas

Kode Unit Kompetensi N.821100.010.02

1. Penilaian Teori (30 %)

Jenis Asesmen
a. Tes Esai
b. Tes Pilihan Ganda
c.Tes Menjodohkan
2. Penilaian Praktek (70 %)
a. Demonstrasi Praktik
b. Wawancara
c. Perilaku Kerja

Tanggal Asesmen ...................................

Instruksi Asesmen

1. Asesmen akan diberikan oleh instruktur

2. Asesmen harus diselesaikan sesuai instruksi dari instruktur.
3. Asesmen harus di serahkan sesuai dengan batas waktu yang
dicantumkan.

4. Asesmen penilaian Teori dibuat secara tertulis dalam file word-processed

sesuai dengan elemen unit kompoetensi yang diuji

5. Plagiarisme adalah mengkopi pekerjaan seseorang dan mengakui tugas itu

adalah tugas anda. Setiap kegiatan plagiarisme akan mendapatkan hasil
dengan nilai nol.

6. Daftar referensi harap dapat dicantumkan

7. Instruktur akan memberi saran bila harus dicetak dalam hard

copy sekalipun telah ada dokumen soft copy atau dapat
diserahkan dalam bentuk soft copy sesuai instruksi instruktur.

8. Asesmen penilaian praktek dilaksanakan dengan pendampingan instruktur

sesuai dengan elemen unit kompetensi yang diuji

3
B. PENILAIAN TEORI

TES ESAI

Instruksi : Jawablah soal di bawah ini

Waktu Penyelesaian : 30 menit

1. Jelaskan pengertian mengelola jadwal kegiatan pimpinan

2. Sebutkan informasi apa saja yang dibutuhkan pada agenda kerja
pimpinan
3. Jelaskan fungsi dari:
a. Agenda kerja pimpinan
b. Estimasi / perkiraan yang dilakukan saat memuat jadwal kerja
pimpinan
4. Apa yang dimaksud dengan susun jadwal sesuai waktu
pelaksanaan
5. Apa yang dimaksud dengan susun jadwal sesuai dengan skala
prioritas
6. Jelaskan tahapan dalam mengelola jadwal pimpinan

Notes :

Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

4
 TES PILIHAN GANDA

Instruksi : Jawablah soal di bawah ini

Waktu Penyelesaian : 15 menit

1. Dibawah ini adalah kompetensi yang dibutuhkan dalam mengelola

jadwal kegiatan pimpinan, kecuali:
a. Mengatur Rapat/Pertemuan
b. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon
c. Menyiapkan Dokumen Bisnis
d. Mempersiapkan Penyusunan Laporan Pajak

2. Informasi yang perlu diketahui dalam mengelola jadwal kegiatan

pimpinan adalah :
a. Sumber Informasi
b. Waktu kegiatan
c. Tempat kegiatan
d. a, b, dan c benar

3. Dibawah ini langkah- langkah pengelolaan jadwal kegiatan

pimpinan kecuali :
a. Mengumpulkan / mengidentifikasi sumber informasi
b. Catat secara rinci
c. Memeriksa jadwal janji secara teliti
d. Membuat laporan

4. Dibawah ini adalah kegiatan yang dicatat pada jadwal kegiatan

pimpinan , kecuali:
a. Rapat Internal
b. Rapat Eksternal
c. Rapat Online Zoom meeting
d. Rapat / kegiatan pada hari libur (tanggal merah)

5. Dibawah ini adalah tujuan mengelola jadwal kegiatan pimpinan

kecuali:
a. Mengatur kegiatan pimpinan
b. Lebih efektif dan efisien
c. Diatur dengan jeda waktu agar tidak terburu buru
d. Menjadi alasan untuk menghindari rapat rapat

5
6. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola jadwal kegiatan
pimpinan , kecuali:
a. Mudah dipahami
b. Fleksibel
c. Informasi lengkap
d. a, b dan c benar

7. Apa yang anda lakukan jika ada 2 kegiatan dengan waktu yang
sama
a. Pilih satu kegiatan yang jaraknya paling dekat dengan kantor
b. Pilih satu kegiatan yang menarik untuk dihadiri
c. Pilih satu kegiatan sesuai dengan prioritas pekerjaan
d. Pilih satu kegiatan sesuai dengan urutan tanggal pelaksanaan

8. Dalam melakukan pengelolaan jadwal kegiatan sekretaris mencatat

kegiatan pada agenda jika telah memenuhi syarat yaitu:
a. Mendapatkan konfirmasi dan persetujuan
b. Dicatat dan ditetapkan tanpa konfirmasi
c. Dikonfirmasi tanpa dicatat pada agenda
d. Dikonfirmasi dan dicatat pada laporan bulanan

9. Dibawah ini adalah fungsi dari agenda / kalender online, kecuali :

a. Google Calender salah satu app meeting scheduler yang tidak
berbayar.
b. Dapat menggunakan Mobile Phone lebih mudah perubah jadwal,
peserta rapat, dan tempat rapat.
c. Mudah dalam koordinasi dengan pihak terkait terhubung
dengan jaringan email.
d. Tidak terdapat pengingat / reminder

10. Dalam melakukan pengelolaan jadwal pimpinan, sekretaris

melakukan indentifikasi , kecuali :
a. Indentifikasi maksud dan tujuan kegiatan
b. Indentifikasi tempat pertemuan, jarak dan waktu tempuh.
c. Indentifikasi tanggal dan tahun berdirinya mitra perusahaan
d. Indentifikasi kebutuhan pada rapat

6
Lembar Jawaban:

No Jawaban No Jawaban
1 6
2 7
3 8
4 9
5 10

Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

7
 TES MENJODOHKAN

Instruksi : Jawablah soal di bawah ini

Waktu Penyelesaian : 15 menit

Pilihlah jawaban yang tepat Pilihan Jawaban

1. Menjadwalkan kembali a. Melakukan pembatalan

2. Skala prioritas pekerjaan b. Melakukan penundaan
3. Kalender Online c. Perkiraan waktu
4. Konfirmasi d. Topik masalah yang akan
5. Estimasi didiskusikan
6. Rapat Online e. Kalender yang terhubung
dengan aplikasi online
7. Cancellation
f. Menegaskan infomasi
8. Postponement
g. Pertemuan virtual
9. PIC (PERSON IN CHARGE)
menggunakan aplikasi
10. TBD (To be Discuss)
h. Seseorang yang bertanggung
jawab
i. Tindakan alternatif / pilihan
karena pada jadwal telah terisi
jadwal lain
j. Urutan jadwal yang lebih
utama dilaksanakan

Lembar Jawaban:

No Jawaban No Jawaban
1 6
2 7
3 8
4 9
5 10

8
 Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

9
 C. PENILAIAN PRAKTIK

Demonstrasi Praktik

Laksanakan praktik sesuai dengan tahapan berikut ini :

PENILAIAN
TAHAPAN Hasil
Benar Salah

1. INDENTIFIKASI KEGIATAN PIMPINAN

Format Agenda

Informasi yang tersedia

2. MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Urutan jadwal
Jeda antar jadwal
Estimasi / perkiraan waktu perjalanan
3. MENCATAT KEGIATAN PIMPINAN
Metode pencatatan yang digunakan
Indentifikasi perubahan pada jadwal

HASIL PRAKTIK:
Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

10
 PANDUAN WAWANCARA
PENILAIAN
TAHAPAN JAWABAN YANG DIHARAPKAN
Benar Salah
Informasi apa saja yang ada pada
agenda kegiatan pimpinan
Jelaskan bagaimana anda
melakukan konfirmasi pada panitia,
bahwa pimpinan bersedia hadir
pada undangan tersebut
Sebutkan 3 langkah dalam
Menyusun jadwal kegiatan
pimpinan
Apasaja yang kebutuhan yang
dipersiapkan jika rapat
dilaksanakan di dalam kantor
Apa yang dimaksud dengan Rapat
Online
Bagaimana mengatasi 2 jadwal
berbeda masalah pada waktu yang
bersamaan
Mengapa harus ada jeda waktu
antar jadwal
Menurut anda apa metode
pencatatan yang terbaik dan apa
alasannya.
Bagaimana mengatasi perubahan
jadwal yang telah dicatat.
Apa yang dimaksud dengan
menjadwalkan Kembali /
reschedule.

11
 HASIL WAWANCARA

Penilaian Catatan :
Memenuhi / Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

12
 FORM MONITORING PERILAKU KERJA

INSTRUKSI PENGISIAN :
Berikanlah penilaian Anda pada tingkat pemenuhan tingkat perilaku peserta pelatihan sengan membubuhkan
tanda X (silang) atau V (centang) pada salah satu indicator perilaku yang ada.
Pemahaman indicator perilaku adalah:
 Jenjang yang lebih tinggi telah mencakup jenjang yang lebih rendah
 Contoh Jenjang 3 merupakan jenjang perilaku yang telah memenuhi jenjang 2 dan 1

Keterangan

INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN

Berikan tanda X untuk
KOMPETENSI
No level pencapaian
PERILAKU
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
1
2
3
4
5

Nama Kompetensi Pilih 1 Level indikator Perilaku

Perilaku sesuai hasil observasi
Level indikator
Perilaku

13
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
KOMPETENSI Usaha untuk menunjukkan hasil kerja dengan sasaran hasil terbaik atau di untuk level
No atas standar yang ditetapkan pencapaian
PERILAKU
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
Bekerja untuk memenuhi standar yang ditetapkan oleh
1
manajemen
Menetapkan dan bertindak dalam meraih sasaran diri sendiri dan
2
orang lain
Berusahan menyelesaikan tugas dan fokus pada perbaikan agar
3
dapat menyelesaikan pekerjaan yang terbaik
MOTIVASI
1
DIRI Berusaha untuk dapat mengoptimalan penggunaan sumber daya
4
yang ada untuk hasil kerja yang terbaik
Berusaha melakukan penyelesaian pekerjaan secara maksimal
dengan selalu melakukan perhitungan terhadap potensi resiko
5
sehingga menunjukkan usaha perbaikan dan pengembangan
semaksimal yang dapat dilakukan.

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

14
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
Kemampuan untuk memahami komunikasi lisan, dan tulisan yang
KOMPETENSI untuk level
No disampaikan serta mampu menyampaikan pendapatnya secara
PERILAKU pencapaian
terbuka dalam interaksi komunikasi dua arah
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
Dapat memahami informasi yang disampaikan secara lisan
1
dan tulisan
Dapat menyampaikan kembali pendapatnya dalam
2
menanggapi gagasan yang disampaikan kepadanya
Dapat memahami informasi yang diterima, menganalisa
informasi serta menyampaikan gagasan pikirnya baik
3
dalam mengajukan pandangannya juga memberikan

2 KOMUNIKASI alasan atas pendapatnya

Dapat menuangkan pemahaman dan pendapatnya secara
4 lisan dan tulisan serta memaparkan gagasannya dalam
forum diskusi dan paparan ketika diminta
Dapat menuangkan pemahaman dan pendapatnya secara
lisan dan tulisan serta memaparkan gagasannya dalam
5
forum diskusi dan paparan ketika diminta secara jelas,
dan menunjukkan kualitas yang baik

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

15
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
KOMPETENSI Kesediaan untuk melakukan dan melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur/ untuk level
No ketentuan yang telah ditetapkan pencapaian
PERILAKU
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
Bersedia diarahkan dan mengikuti prosedur dan bila diingatkan dapat
1
memahami dan mengikuti ketentuan yang ditetapkan
Memahami tahapan tugas dan proses kerja serta bersedia menjalankan
2
setiap tahapan pekerjaan yang disampaikan kepadanya

KESEDIAAN 3 Memahami tugas dan melakukan setiap tahapan proses dengan konsisten
3 MENGIKUTI
ATURAN Secara berkelanjutan mengikuti setiap ketentuan/ aturan yang berlaku,
4 dengan pemahaman dan berusaha bertanya untuk memperbaiki setiap
kekurangan yang diketahuinya
Dapat mengikuti aturan/ prosedur dan membantu memberikan
5
pemahaman kepada tim kerja/ groupnya

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

16
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Dorongan atau kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain; dorongan atau Berikan tanda X
KOMPETENSI untuk level
No kemampuan untuk menjadi bagian dari suatu kelompok dalam melaksanakan
PERILAKU pencapaian
suatu tugas
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
Meminta gagasan dan pendapat dalam mengambil keputusan atau
1
merencanakan sesuatu.

Menjaga orang lain tetap memiliki informasi dan hal-hal baru tentang
2
proses dalam kelompok, dan membagi informasi yang relevan.

KERJASAMA
TIM
Memperlihatkan harapan positif kepada orang lain dan menindak-lanjuti
4 3
untuk pencapaian hasil bersama

4 Berusaha memahami, menghargai orang lain yang berhasil

Mendorong orang lain dan membuat mereka merasa terlibat dan

5
memberikan kontribusi untuk pencapaian hasil terbaik bersama

17
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
Dorongan dalam diri seseorang untuk memastikan / mengurangi ketidakpastian
KOMPETENSI untuk level
No khususnya berkaitan dengan penugasan, kualitas dan ketepatan / ketelitian data
PERILAKU pencapaian
dan informasi di tempat kerja
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
1 Menunjukkan kecermatan namun membutuhkan pengawasan
Dapat menunjukkan hasil kerja dengan detail proses pekerjaan secara
2
konsisten
Manyelesaikan setiap pekerjaan dan memeriksa ketepatan
3
informasi/data untuk dapat secara tepat diselesaikan
Menunjukkan perhatian terhadap kejelasan, kepastian detail pekerjaan
5 TELITI
4 dan memeriksa setiap tahapan agar sesuai dengan standard yang
ditetapkan
Memastikan seluruh proses pelaksanaan pekerjaan memiliki standard dan
melakukan pemeriksaan pada setiap tahapan, dan memastikan perbaikan
5
pada setiap tahapan agar dicapai proses/hasil kerja yang memiliki
kualitas terbaik

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

18
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Kemampuan untuk memahami situasi dengan menggunakan dasar pemikiran dalam Berikan tanda X
KOMPETENSI memecahkan masalah menjadi bagian-bagian yang lebih rinci (faktor-faktor), atau untuk level
No
PERILAKU mengamati keadaan tahap demi tahap berdasarkan pengalaman untuk digunakan pencapaian
dalam pertimbangan yang dilakukan. kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
6 ANALISA & Dapat memahami permasalahan pada tugas/pekerjaan dan
ANTISIPASI 1
mengelompokkan pada skala prioritas
Dapat memahami permasalahan pada tugas/ pekerjaan dan memecah
2
proses kedalam tahapan tugas dan hubungan satu dengan lainnya
Dapat memahami permasalahan pada tugas/ pekerjaan dan mengolah
setiap informasi yang diperoleh dengan melihat hubungan satu informasi
3
dengan informasi lainnya berdasarkan tahapan penyelesaian masalah
yang menjadi prioritas yang ada
Dapat mengolah setiap informasi dan hubungan setiap informasi serta
4
dapat melihat kemungkinan yang ditimbulkan
Dapat mengolah setiap informasi dan hubungan setiap informasi serta
dapat melihat potensi masalah dan mengolah informasi secara terintegrasi
5
dengan mempertimbangkan prioritas serta mengantisipasi agar kualitas
tindakan yang matang

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

19
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Berikan tanda X
Besarnya usaha tambahan yang dikeluarkan untuk mengumpulkan informasi lebih
KOMPETENSI untuk level
No banyak sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan dan pengambilan keputusan
PERILAKU pencapaian
kompetensi ini
LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5
1 Menerima dan mencari informasi tambahan bila diarahkan
Mencari informasi yang tepat untuk hal yang sesuai dengan
2
materi/pekerjaan
Mencari informasi dari berbagai sumber yang dibutuhkan dalam
3
penyelesaian pekerjaan
Memilih peluang-peluang potensial yang mungkin berguna dimasa yang
MENCARI
7
INFORMASI 4 akan datang, dan selalu melihat situasi kerja sebagai dasar menentukan
informasi yang dibutuhkan
Mencari informasi dari berbagai sumber dan melihat hubungan informasi
yang dicari untuk melengkapi setiap tahapan kerja serta mencocokkan
5
pada setiap hubungan sebab akibat untuk setiap informasi yang
dikumpulkan

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

20
 INDIKATOR PERILAKU PENILAIAN
Dorongan bertindak untuk melebihi yang dibutuhkan atau yang dituntut oleh Berikan tanda X
pekerjaan / lingkungan melakukan sesuatu tanpa menunggu perintah lebih untuk level
No KOMPETENSI dahulu,tindakan ini dilakukan untuk memperbaiki atau meningkatkan hasil pencapaian
PERILAKU pekerjaan atau menghindari timbulnya masalah atau menciptakan peluang baru. kompetensi ini

LEVEL URAIAN 1 2 3 4 5

8 PROAKTIF Menunjukkan inisiatif dalam tugas/ pekerjaan yang menjadi

1
tuntutan/tanggung jawabnya
Menunjukkan kesungguhan dalam memberikan kontribusi dalam
2
kegiatan yang diikuti untuk sasaran pencapaian hasil kerjanya
Mengenali & memanfaatkan setiap peluang dan menggunakannya agar
3
dapat memberikan kontribusi pada hasil kerja yang ditetapkan
Memiliki usaha dalam setiap kegiatan untuk performansi lebih dari yang
4
diharapkan pekerjaan
Mengantisipasi dan menganalisa peluang & masalah dalam
menyelesaikan tugas dan memanfaatkan setiap sumber daya agar dapat
5
secara positif dimanfaatkan dalam memberikan kontribusi guna
pencapaian hasil kerja yang maksimal

Ket : 1 : Sangat Kurang; 2 : Kurang; 3 : Cukup; 4 : Baik; 5 : Sangat Baik

21