Cupuz,+##default - Groups.name - Manager##,+10075 99Z - Artikel 70257 1 2 20210829
Cupuz,+##default - Groups.name - Manager##,+10075 99Z - Artikel 70257 1 2 20210829
Abstrak
PT. Omah Pioner Ngalam atau Ngalup Coworking Space merupakan perusahaan bergerak pada bidang
penyewaan ruangan secara online. Proses bisnis utama yang berjalan di Ngalup.co saat ini adalah proses
peminjaman ruangan yang berjalan secara online yang dilakukan oleh konsumen ke perusahaan. Adapun
beberapa permasalahan pada sistem peminjaman ruangan secara online ini pada Ngalup.co ini antara
lain, calon pelanggan pada saat ingin menyewa ruangan secara online masih harus menanyakan kembali
terkait waktu pelaksanaan yang tersedia di Ngalup.co dikarenakan ada beberapa SOP yang belum
dijalankan dengan oleh pihak perusahaan untuk memasukkan data tanggal mana saja yang sudah dipesan
oleh pelanggan lain. Untuk dapat mengetahui alur proses bisnis yang sedang berjalan saat ini digunakan
metode Busisneess Process Model (BPMN) dengan hasil pemodelan proses bisnis saat ini yang sedang
berjalan, selanjutnya perlu dilakukan evaluasi menggunakan metode adalah Quality Evaluation
Framework (QEF) dengan hasil terdapat tiga quality factor yang tidak sesuai dengan kode Q1,Q4, dan
Q9 dan Root Cause Analysis (RCA) menghasilkan akar-akar permasalahan yang menyebabkan
terhambatnya proses bisnis itu berjalan.
Kata kunci : business process, business process modelling notation (BPMN), quality evaluation framework
(QEF), root cause analysis (RCA), fishbone analysis).
Abstract
PT. Omah Pioner Ngalam or Ngalup Coworking Space is a company engaged in online space rental.
The main business process running at Ngalup.co at this time is the process of borrowing space that runs
online by consumers to companies. There are several problems with this online room borrowing system
at Ngalup.co, among others, potential customers when they want to rent a room online still have to ask
again regarding the implementation time available at Ngalup.co because there are several SOPs that
have not been implemented by the party. company to enter data on which dates have been ordered by
other customers. To be able to find out the current business process flow used the Busisneess Process
Model (BPMN) method with the results of current business process modeling, then it is necessary to
evaluate using a method, namely the Quality Evaluation Framework (QEF) with the results that there
are three quality factors not in accordance with the code Q1, Q4, and Q9 and Root Cause Analysis
(RCA) produces root causes that cause the business process to be obstructed.
Keywords : business process, business process modelling notation (BPMN), quality evaluation framework (QEF),
root cause analysis (RCA), fishbone analysis).
tersedianya alur proses bisnis yang baik dan Menurut Hammer dan Champy (1993)
efisien. dalam (weske, 2007) Proses Bisnis merupakan
Adapun beberapa permasalahan pada sekumpulan dari beberapa aktivitas yang
Ngalup.co ini antara lain, calon pelanggan pada memerlukan beberapa input dan dapat
saat ingin menyewa ruangan secara online masih menghasilkan output atau keluaran yang
harus menanyakan kembali terkait waktu bermanfaat bagi customer Sedangkan menurut
pelaksanaan yang tersedia di Ngalup.co Davenport (1993) proses bisnis merupakan
dikarenakan ada beberapa SOP yang belum aktivitas yang harus terukur dan terstruktur
dijalankan dengan oleh pihak perusahaan untuk secara baik untuk menghasilka keluaran tertentu
memasukkan data tanggal mana saja yang sudah bagi pelanggan. Suatu proses bisnis yang baik
dipesan oleh pelanggan lain. Kemudian pada harus memiliki tujuan mengefektifkan,
saat calon pelanggan sudah melakukan mengefisienkan dan meningkatkan produktifitas
pemesanan ruangan, pihak admin ngalup dari suatu perusahaan
terlambat mengetahui notifikasi karena harus
melalui admin dari website ngalup.co yang 2.2 Pemodelan Proses Bisnis
selanjutnya akan diteruskan ke Community Host
Pemodelan proses bisnis menurut (Weske,
yang akan menindaklanjuti pemesanan yang
2007) adalah setiap model pada proses bisnis
berakibatkan dapat memperlambat proses
yang terjadi berperan sebagai blueprint dari
pemesanan. Selanjutnya pada setiap pemesanan
suatu proses bisnis yang ada di perusahaan, serta
ruangan calon pelanggan dapat memilih paket-
menjadi peran juga dalam serangkaian aktivitas
paket yang tersedia akan tetapi calon pelanggan
proses bisnis di perusahaan.
tidak dapat langsung menulis apa saja
kebutuhannya, sehingga perlu menghubungi
community host Ngalup kembali secara manual 2.3 Dekomposisi Fungsional
yang menyebabkan terlambatnya pengiriman Dekomposisi fungsional Menurut Weske,
invoice kepada calon pelanggan. (2007) secara tradisional, dapat menggambarkan
Untuk dapat mengetahui alur proses suatu perusahaan secara rinci berdasarkan
bisnis yang sedang berjalan saat ini digunakan fungsi-fungsi yang dimiliki oleh perusahaan.
metode Busisneess Process Model (BPMN), Oleh karena itu dekomposisi fungsional
sehingga alur proses bisnis dapat digambarkan merupakan tahap awal dari suatu proses bisnis
dengan jelas seperti apa proses bisnis dari perusahaan.
perusahaan tersebut. Metode evaluasi yang
digunakan adalah Quality Evaluation 2.4 Business Process Model and Notation
Framework (QEF), untuk mengetahui beberapa (BPMN)
kesalahan yang terjadi. dengan menggunakan Menurut (Group, 2011), pemodelan proses
metode Quality Evaluation Framework (QEF). bisnis adalah metode pemodelan proses bisnis,
Dalam QEF sebuah proses bisnis dianalisis termasuk kegiatan yang dikembangkan oleh
untuk kualitasnya melalui Business Process Business Process Modeling Initiative (BPMI).
Model, yang jelas akan dinyatakan dalam Notasi BPMN merupakan notasi yang mudah
beberapa Business Process Modeling Language dipahami dan dipelajari oleh pengguna bisnis.
(Heidari et al., 2013), hasil kalkulasi akan Tujuan BPMN adalah untuk mendukung
dilakukan analisis menggunakan metode Root manajemen proses bisnis pengguna teknis dan
Cause Analysis (RCA) yang digunakan untuk pengguna bisnis dengan menyediakan simbol-
mengetahui akar-akar permasalahan simbol yang intuitif namun rinci yang dapat
menggunakan Fishbone Diagram yang mewakili proses bisnis kepada pengguna bisnis.
merupakan Teknik yang sangat praktis dan
namun sangat efektif untuk mengungkap akar 2.5 Quality Evaluation Framework
dari suatu permasalahan, sehingga dapat
menghasilkan solusi yang dapat menyelesaikan Menurut (Heidari & Loucopoulos, 2014),
permasalahan. Qualitiy Evaluation Framework (QEF) adalah
kegiatan resmi yang bertujuan untuk menangani
2. LANDASAN KEPUSTAKAAN pemodelan proses bisnis secara sistematis
sehingga pemodelan proses bisnis dapat
2.1 Proses Bisnis digunakan kembali, memberikan pemodel cara
untuk menggunakan bahasa formal, tetapi Tidak
2.6 Evaluasi
Evaluasi merupakan proses menilai
sesuatu berdasarkan kriteria atau tujuan yang
telah ditetapkan, kemudian dengan pengambilan
keputusan berdasarkan obyek yang dievaluasi
(Wirawan, 2016).
2.7 Root Cause Analysis (RCA)
Root Cause Analysis (RCA) berarti proses
mengidentifikasi faktor-faktor utama suatu
masalah dengan menggunakan metode dan
teknik terstruktur yang dirancang untuk fokus
pada identifikasi dan pemecahan masalah. Root
Cause Analysis (RCA) dapat dikatakan metode Gambar 1 Metodologi Peneltian
terstruktur yang digunakan untuk Dalam penelitian ini akan dilakukan
mengidentifikasi faktor-faktor yang beberapa tahapan-tahapan antara lain : studi
mempengaruhi satu atau lebih peristiwa masa literatur, pengumpulan data, pemodelan bisnis
lalu sehingga dapat digunakan untuk
saat ini, evaluasi proses bisnis, analisis hasil
meningkatkan kinerja (Latino et al., 2011). Ada
evaluasi, dan kesimpulan dan saran.
beberapa metode penilaian terstruktur untuk
menentukan akar penyebab masalah dalam
4 PEMODELAN DAN EVALUASI
prosesnya.
PROSES BISNIS
Gambar 7 Pemodelan Proses Bisnis Pembuatan Tabel 5.1 Faktor Kualitas Pembuatan
Invoice Confirmation Letter
Pada tahap ini akan dijelaskan pada gambar Kode Quality Factor
4.7 berikut, proses yang dimulai dari event Q1 Ketepatan waktu dalam mengecek
manager mengambil data dari confirmation notifikasi (Timeliness)
letter lalu akan mengecek dengan daftar harga
dan menyesuaikan dengan permintaan, yang Q2 Keefisienan waktu dalam
selanjutnya event manager akan membuat surat menganalisa kebutuhan pelanggan
penagihan untuk dikirimkan kepada pelanggan (Time Efficiency)
dengan persetujuan dari admin finance. Apabila Q3 Kesesuaian dalam pembuatan
telah disetujui, invoice akan dikirimkan ke Confirmation Letter (Resource
pelanggan. Efficiency)
4.3.3 Pemodelan Proses Bisnis Penempatan Q4 Keefisienan waktu dalam pembuatan
tanggan Event Confirmation Letter (Time
Efficiency)
Q5 Ketepatan waktu dalam mengirim
Confirmation Letter (Timeliness)