Manajemen Resiko Proyek

Pengertian
Resiko adalah adalah bahaya, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi akibat sebuah
proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan datang (wikipedia).

Resiko mungkin terjadi oleh satu atau lebih penyebab dan memberikan satu atau lebih
dampak. Dalam lingkup proyek, resiko bisa terjadi pada salah satu atau beberapa tahapan
proyek yang berdampak pada waktu, biaya, ruang lingkup atau mutu.

Resiko merupakan sebuah ketidakpastian, memberikan dampak positif atau negatif,

memiliki sebab akibat.
 Manajemen Resiko Proyek adalah proses
sistematis untuk merencanakan,
mengidentifikasi, menganalisis, dan
merespon resiko proyek.
Tujuannya untuk meningkatkan peluang
Pengertian dan dampak peristiwa positif, dan
mengurangi peluang dan dampak peristiwa
yang merugikan proyek.
Kegunaan dapat membantu meningkatkan
kesuksesan proyek dengan membantu
proyek-proyek baik inisiasi, lingkup proyek,
dan mengembangkan perkiraan realistis.
Tahapan proses
Perencanaan manajemen resiko

Identifikasi resiko

Analisis resiko kualitatif dan kuantitatif

Perencanaan tindak penanganan

Pengendalian dan monitoring resiko

 Memastikan tingkat,
Proses memutuskan
tipe, dan visibilitas
bagaimana
manajemen risiko
mendekati dan
yang setara dengan
melaksanakan
aktivitas manajemen
risiko untuk proyek.
risiko dan
kepentingan proyek
Perencanaan
bagi organisasi
manajemen
resiko
Menyediakan
Menetapkan basis
sumberdaya dan
yang disepakati
waktu yang memadai
untuk mengevaluasi
untuk aktivitas
risiko
manajemen risiko
 Input

• Faktor lingkungan
• Aset proses organisasi
• Pernyataan ruang lingkup
• Rencana manajemen proyek

Perencanaan Proses

manajemen • Rencana rapat

• Analisis

resiko Output

• Metode
• Peran dan tanggung jawab
• Anggaran
• Waktu
• Kategori resiko
• Defenisi peluang dan dampak resiko
Identifikasi resiko
❑ Menentukan resiko-resiko yang mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan
karakteristiknya.
❑ Peserta yang terlibat
1. manajer proyek
2. anggota tim proyek
3. anggota manajemen resiko
4. ahli teknis diluar tim proyek
5. customer
6. end user
7. ahli manajemen risiko
❑ Merupakan proses iteratif karena resiko-resiko baru mungkin diketahui sebagai kemajuan
proyek melalui siklus hidupnya.
 Input Proses Output

Faktor lingkungan Documentation Daftar resiko

Aset proses review teridentifikasi
organisasi
Pernyataan ruang
Brainstorming
Interview
Daftar respon
potensial Identifikasi
lingkup
Rencana
Root cause
identification
Resiko akar
penyebab resiko
manajemen proyek SWOT Kategori resiko
Rencana terkini
Analisis checklist
manajemen resiko
Teknik diagram
(flow chart)
Analisis Resiko Kualitatif
❑ Menilai prioritas resiko teridentifikasi menggunakan
peluang terjadinya dan dampaknya terhadap tujuan
proyek bila resiko itu terjadi
❑ Menilai faktor-faktor lain seperti kerangka waktu dan
tolerasi resiko dari kendala biaya, jadwal, ruang lingkup,
dan mutu
Analisis Resiko Kualitatif
Input Proses Output

Aset proses organisasi Penilaian probabilitas dan Daftar resiko terkini

dampak resiko
Pernyataan ruang lingkup
Matrik probabilitas dan
Rencana manajemen resiko dampak
Daftar resiko Penilaian mutu data resiko
Kategorisasi resiko
Penilaian urgensi resiko
Analisis Resiko Kuantitatif
❑ Dikerjakan berdasarkan risiko yang diprioritaskan oleh proses
analisis risiko kualitatif
❑ Proses menggunakan teknik seperti simulasi montecarlo dan pohon
keputusan untuk :
▪ Menghitung hasil yang mungkin dan peluangnya
▪ Menilai peluang untuk mencapai tujuan proyek
▪ Mengidentifikasi risiko yang membutuhkan perhatian paling besar
dengan menghitung kontrubisi relatifnya terhadap keseluruhan
risiko proyek
▪ Mengidentifikasi biaya, jadwal, dan target ruang lingkup yang
realistik dan dapat dicapai
▪ Menentukan keputusan manajemen proyek ketika beberapa
kondisi atau hasil tidak pasti
Analisis Resiko Kuantitatif

Input Proses Output

Aset proses organisasi Data gathering : Daftar resiko terkini :

Pernyataan ruang lingkup Hasil interview, distribusi
probabilitas, pernyataan pakar
Rencana manajemen resiko
Teknik kuantitatif :
Daftar resiko Pohon keputusan, modeling
dan simulasi, analisis Expected
Rencana manajemen
proyek Monetary Value (EVM)
Analisis probabilitas proyek,
peluang untuk mencapai
tujuan, waktu dan biaya
Daftar prioritas resiko
terkuantifikasi
Perencanaan tindak penanganan
Proses mengembangkan pilihan dan
menentukan tindakan untuk meningkatkan
kesempatan dan mengurangi ancaman terhadap
tujuan proyek. Ini mengikuti analisis risiko
kualitatif dan kuantitatif
Perencanaan tindak penanganan

Input Proses Output

Rencana manajemen resiko Strategi untuk resiko Daftar resiko terkini

negative/ancaman Rencana manajemen proyek
Daftar resiko
Strategi untuk resiko positif / terbaru
kesempatan Kesepakatan kontrak terkait
Strategi untuk ancaman dan resiko
kesempatan
Strategi tindak penanganan
Strategi untuk resiko negatif
❑ Avoid : penghindaran resiko melibatkan perubahan rencana
manajemen untuk menghilangkan ancaman oleh resiko
merugikan, mengisolasi tujuan proyek dari dampak resiko, atau
mengendurkan tujuan yang dalam bahaya.
❑ Transfer : pemindahan resiko mensyaratkan penggantian
penerima dampak negatif dari pemilik ke pihak ketiga.
❑ Mitigate : pengurangan peluang dan atau dampak peristiwa
beresiko merugikan ke ambang/ batas yang dapat diterima
Strategi untuk resiko positif
❑ Exploit : Strategi untuk memastikan bahwa kesempatan (risiko positif)
dapat terealisasi.
Contoh
menugaskan SDM yang lebih berbakat untuk mengurangi waktu
penyelesaian atau menyediakan mutu lebih baik dari yang direncankan.
❑ Share : Alokasi kepemilikan kepada pihak ke tiga yang memiliki
kemampuan terbaik menangkap peluang manfaat proyek.
Contoh
special purposes company, joint venture
❑ Enhance : Memodifikasi “ukuran” kesempatan dengan meningkatkan
peluang dan atau dampak positif dengan mengidentifikasi dan
memaksimalkan pengendali kunci dari risiko berdampak positif.
Strategi untuk ancaman dan kesempatan
❑ Acceptance : sangat jarang kemungkinan untuk
menghilangkan seluruh risiko proyek. Tim proyek
memutuskan tidak mengubah rencana manajemen
proyek untuk menyesuaikan dengan risiko.
❑ Penerimaan pasif : tidak ada tindakan
❑ Penerimaan aktif : menetapkan cadangan kontingensi
termasuk jumlah waktu, uang, dan sumber daya
Strategi Respon Kontingen
Beberapa respon dirancang untuk digunakan
hanya bila peristiwa tertentu terjadi. Untuk
beberapa risiko, tim proyek membuat rencana
respon yang hanya akan dilaksanakan dibawah
kondisi tertentu
Pengendalian dan Monitoring Risiko
❑ Proses mengidentifikasi, menganalisis, dan merencanakan risiko-
risiko yang baru muncul, melacak risiko teridentifikasi,
menganalisis ulang risiko sekarang, memonitor kondisi pemicu
rencana kontingensi, memonitor sisa risiko, dan mereview
pelaksanaan respon risiko saat mengevaluasi keefektivannya.
❑ Tujuan lainnya adalah untuk memastikan bila: asumsi proyek
masih valid, risiko (sebagaimana telah dinilai) berubah dari
sebelumnya, kebijakan dan prosedur manajemen risiko diikuti,
cadangan biaya dan jadwal kontingensi dimodifikasi sesuai risiko
proyek
Pengendalian dan monitoring resiko

Input Proses Output

Rencana manajemen resiko Penilaian ulang resiko Daftar resiko terkini

Daftar resiko Audit resiko Daftar perubahan

Daftar perubahan yang Varian dan tren analisis Aksi penanganan yang
Teknik pengukuran kinerja disepakati
disetujui
Analisis perbaikan Aksi pencegahan yang
Informasi kinerja proyek disepakati
Status rapat
Laporan kinerja Rencana manajemen proyek
terkini
22
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai
faktor secara sistematis untuk merumuskan
strategi, berdasarkan logika yang dapat
memaksimalkan kekuatan(Strengths) dan
peluang (Opportunities), dan secara
bersamaan dapatmeminimalkan kelemahan
(Weaknesses) dan ancaman (Threats). Jadi,
analisis SWOT membandingkan antara faktor
eksternal Peluang dan Ancaman dengan
Kekuatan dan kelemahan
Setiawan Hari Purnomo dan Zulkieflimansyah
(1999),
23
EMPAT STRATEGI
ANALISIS SWOT :
SO, WO, ST,dan WT.

24
Apakah Analisis SWOT itu?
Analisis SWOT mencakup tiga langkah utama:

• Pertama, kita harus memahami kekuatan dan kelemahan

organisasi atau (lingkunagan internal).
• Kedua, kita harus mempelajari lingkungan organisasi organisasi
dan memahami peluang dan ancaman yang ada dalam
lingkungan itu (lingkungan eksternal).
• Akhirnya, menganalisis kekuatan mana yang dapat digunakan
untuk mengambil keuntungan dari peluang yang khusus, dan
kelemahan mana yang dapat membuat rawan pada saat
menghadapi ancaman tertentu , sehingga dapat
merencanakan oi strategis yang lebih baik..
 SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT
Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang
paling urgen untuk diatasi secara umum
pada semua komponen.
Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang
diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi
kelemahan dan ancaman yang telah
diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.
Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi
(Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan
Analisis SWOT. Langkah ini dapat dilakukan
secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak,
dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk
komponen masukan, proses, dan keluaran.
Analisis SWOT

Kekuatan Faktor lingkungan

Internal internal
Kelemahan organisasi

Peluang Faktor
lingkungan
Eksternal eksternal
Ancaman organisasi
 ANALISIS SWOT

KEKUATAN KELEMAHAN

FOKUS
Apa yang dilakukan Apa yang salah
INTERNAL dengan baik? sekarang?

PELUANG ANCAMAN
FOKUS
EKSTERNAL Kemungkinan apa Apa yang dapat
yang ada? menjadi salah?
 Kekuatan
• Apa yang menjadi kekuatan?
• Apa yang Anda Kerjakan dengan baik?
• Apa yang dilihat orang lain sebagai
kekuatan ?
• Apa yang dilakukan dengan baik oleh
lembaga ?
• Apa rekam jejak yang baik?
• Di mana organisasi Anda bersaing
dengan baik?
 Kelemahan
• Apa yang dapat dikembangkan?
• Apa yang berlangsung kurang optimal
dibandingkan dengan keinginan ?
• Kompetisi apa yang berlangsung
dengan baik?
• Apa yang dapat perbaiki?
• Apa yang telah dilakukan secara tidak
baik?
• Hal apa yang harus hindari?
 Peluang
• Jika tidak ada hambatan, apa yang akan lakukan?
• Apa yang mungkin dilakukan?
• Di mana posisi yang inginkan dalam lima tahun ke
depan?
• Dengan siapa ingin bekerja?
• Sampai di mana teknologi baru dapat mengubah praktek
?
• Perubahan finansial/pemerintahan/legislaytif dapat
menguntungkan di masa depan?
• Apa yang akan terjadi dalam beberapa tahun yang akan
datang?
• Apa yang dapat menjadi solusi “win-win”?
 Ancaman
• Apa yang menghambat perkembangan ?
• Siapa lagi yang ingin mengambil alih tugas/pekerjaan/
peranan ?
• Apa yang dilakukan oleh organisasi pesaing ?
• Apakah teknologi/perkembangan baru mengubah
peran ?
• Perubahan apa yang akan terjadi?
• Hambatan macam apa yang hadapi?
• Dapatkah mengatur pembiayaan jangka pendek dan
jangka panjang?
Langkah … (lanjutan)

Langkah 4: Rumuskan strategi yang direkomendasikan

untuk menangani kelemahan dan ancaman,
termasuk pemecahan masalah, perbaikan,
dan pengembangan lebih lanjut.
Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan
dan ancaman, dan susunlah suatu rencana
tindakan untuk melaksanakan program
penanganan.
Ada beberapa hal yang penting untuk
diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu
sebagai berikut.
 Analisis SWOT

S>W
Perluasan
O>T

S<W
Konsolidasi
O<T
 ANALISIS [SWOT]
Faktor
Internal Kekuatan Kelemahan
Faktor [S] [W]
Eksternal
Strategi SO Strategi WO
-------------------------- ----------------------------
Gunakan “S” untuk Menghilangkan “W”
Peluang
memanfaatkan “O” dan memanfaatkan “O”
[O]
Perluasan

Konsolidasi
Ancaman
Strategi ST Strategi WT
[T] ------------------------ --------------------------
Gunakan “S” untuk Minimalkan “W” untuk
Menghindarkan “T” Menghindarkan “T”
Analisis Lingkungan

36
Analisis LINGKUNGAN INTERNAL:
1. S = Strengths (Kekuatan)
adalah “kekuatan-kekuatan” yg dimiliki
Program Studi/Fakultas/Jurusan/ Sekolah
Tinggi/Akademi yang dapat didaya-gunakan
agar Program Studi dapat tumbuh dan
berkembang serta unggul bersaing. Semakin
mampu mengkuantifikasi “kekuatan” yg ada =
semakin hebat analisis ED-nya.

37
Analisis LINGKUNGAN INTERNAL:
2. W = Weaknesses (Kelemahan)
adalah “kelemahan-kelemahan” yg dimiliki
Program Studi/Fakultas/Jurusan /Sekolah
tinggi/Akademi, yang menjadikan sukar/tidak
dapat tumbuh atau berkembang dan tidak
mampu bersaing. Semakin mampu
mengkuantifikasi “kelemahan” yg ada =
semakin hebat analisa ED-nya.

38
Analisis LINGKUNGAN EKSTERNAL:
3. O = Opportunity (Peluang)
adalah sebanyak mungkin “peluang” yg dapat
diraih dan didayagunakan agar program studi
dapat tumbuh atau berkembang dan mampu
mengalahkan pesaing-pesaingnya. Semakin
mampu mengkuantifikasi “peluang” yg ada
akan semakin hebat analisa ED-nya.

39
Analisis LINGKUNGAN EKSTERNAL:
4. T = Threats (Ancaman)
adalah ancaman-ancaman terhadap
keberlangsungan dalam persaingan yang jika
tidak memahaminya dan menyadari untuk segera
diatasi, maka kehidupan, kemampu-tumbuhan,
kemampu-bersaingan sebagai organisasi bisa
hancur

40
Sebuah program harus mampu menganalisis semua bagian dari sistem
manajemen secara komprehensif:

◦INPUTS (Masukan)
◦PROCESES (Proses-proses)
◦OUTPUTS (Keluaran)
◦OUTCOMES (Hasil)
◦IMPACTS (Dampak)

41
1. Input
◦ SDM (DOSEN, STAF PENDUKUNG (Teknisi/Laboran/ Adminstrasi,
Kerumahtanggan)
◦ Mahasiswa (calon mahasiswa & Mhs)
◦ Suprastruktur (kurikulum)
◦ Keuangan&Dana
◦ MIS/ICT
◦ Fasilitas (Gedung & Peralatan) & Infrastruktur (Sarana & Prasarana)
2. Process (Pembelajaran, suasana akademik, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat (PkM))
3. Output (Sarjana,hasil penelitian, Hasil PkM)
4. Outcome (Persebaran lulusan, penerbitan buku, hasil penelitian, dan hasil
PkM)
5. Impact (Kinerja lulusan di masyarakat, perujukan hasil penelitian, PkM
dan penerbitan oleh masyarakat akademik)

42
Contoh SWOT

43
Aturan Sederhana untuk Analisis SWOT
Bersikap realistis tentang kekuatan dan kelemahan organisasi
Bedakan keadaan organisasi sekarang dengan keadaan
organisasi pada masa yang akan datang.
Bersikaplah spesifik: hindarkan wilayah yang bertumpang
tindih (gray areas).
Selalu lakukan analisis dalam kaitannya dengan misi utama .
Buatlah SWOT singkat dan sederhana. Hindarkan
kompleksitas dan penekanan yang berlebihan.
Berdayakan SWOT dengan kerangka konseptual yang logis.
 Keterbatasan Analisis SWOT
Suatu analisis SWOT dapat terlalu menekankan
kekuatan internal dan mengabaikan ancaman
eksternal.
Suatu analisis SWOT dapat bersifat statis dan dapat
beresiko untuk mengabaikan perubahan keadaan di
sekitar.
Suatu analisis SWOT dapat terlalu menekankan
kekuatan atau aspek strategi tunggal.
Suatu kekuatan tidak selalu merupakan sumber
kompetitif yang menguntungkan.

6-45
Peringatan!
Analisis SWOT dapat bersifat sangat subyektif. Jangan terlalu tergantung Analisis SWOT.
Dua orang jarang menghasilkan kesimpulan akhir yang sama tentang SWOT.
Gunakan hasil analisis SWOT sebagai peedoman bukan sebagai resep.
TERIMAKASIH