PENGELOLAAN DAN PEMBUATAN PROGRAM TEMU BALIK ARSIP

FOTO MENGGUNAKAN PROGRAM Hypertext Prepocessor (PHP)

MySQL PADA DINAS LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN
PROVINSI JAWA TENGAH

Proposal Penulisan Tugas Akhir

Diajukan Sebagai Syarat Menyelesaikan
Studi Pada Program Studi DIII Kearsipan

Oleh :
Muhammad Bachtiar Abdul Majid
NIM 40020217060062

PROGRAM DIPLOMA III KEARSIPAN

SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2019
 HALAMAN PENGESAHAN

Judul : Pengelolaan dan Pembuatan Program Temu Balik

Arsip Foto Menggunakan Program Hypertext
Prepocessor (PHP) MySQL Pada Dinas
Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Jawa
Tengah.

Nama : Muhammad Bachtiar Abdul Majid

NIM : 40020217060062
Jangka Waktu Penulisan : 3 (tiga) bulan, terhitung dari tanggal persetujuan
proposal
Ruang Lingkup : Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi
Jawa Tengah

Semarang, 2019
Disetujui
Dosen Pembimbing, Pelaksana,

Dra. Sri Indrahti, M.Hum Muhammad Bachtiar Abdul Majid

NIP. 197102241999031001 NIM. 40020217060062

Mengetahui
Ketua Program Studi DIII Kearsipan

Dra. Sri Indrahti, M.Hum

NIP. 197102241999031001
A. Judul Tugas Akhir
Pengelolaan dan Pembuatan Program Temu Balik Arsip Foto
Menggunakan Program Hypertext Prepocessor (PHP) MySQL Pada Dinas
Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Jawa Tengah.

B. Latar Belakang dan Permasalahan

Seiring dengan perkembangan zaman, dipastikan setiap

organisasi baik pemerintah atau swasta membutuhkan informasi.
Informasi menjadi sangat penting karena dalam kegiatan administrasi
perlu didukung dengan sebuah informasi agar pelaksanaan dari kegiatan
dan fungsi manajemen dapat berjalan dengan baik. Sumber informasi
yang menunjang ialah arsip.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip berfungsi sebagai pengingat, memberi keterangan yang
dibutuhkan, memberi nilai pembuktian, menggambarkan peristiwa masa
lampau, sehingga dapat memberikan informasi ilmu pengetahuan.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi,
karena arsip merupakan pusat ingatan bagi tiap kegiatan dalam suatu
kantor. Seorang pegawai tidak dapat mengingat suatu dokumen atau
catatan secara lengkap apabila tidak ada arsip. Oleh karena itu, suatu
kantor dalam mengolah kearsipannya juga harus memperhatikan sistem
kearsipan dalam menunjang efisiensi kerja untuk mencapai tujuannya.
 Efektivitas pengelolaan arsip pada suatu kantor dipengaruhi
oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana dan prasarana
yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip, dan dana yang
tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Pegawai harus memiliki
keterampilan yang baik dan pengetahuan yang luas agar dapat
menjalankan tugas dan tanggung jawabnya terhadap suatu unit
pengelolaan kearsipan tersebut.
Sarana dan prasarana sangat berpengaruh terhadap kinerja dan
pencapaian kerja pegawai, karena sarana dan prasarana merupakan
aspek yang sangat mendukung dalam proses kegiatan kantor. Sarana dan
prasarana yang cukup dan memadai menjadikan pegawai akan lebih
mudah dan efektif dalam menyelesaikan tugasnya.
Pada zaman yang semakin maju ini, foto juga digunakan sebagai
sarana ilmu kesejarahan. Sejarah tidak dapat terulang kembali, meskipun
hal yang dilakukan sama, namun tokoh dan waktu tidaklah sama.
Foto adalah salah satu jenis dari arsip media baru. Menurut Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2011 tentang
Penyimpanan Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan
bentuk fisiknya direkam dalam elektronik dengan menggunakan
peralatan khusus. Termasuk dalam kategori ini adalah arsip foto, arsip
film, arsip mikrofilm, arsip elektronik, dan arsip rekaman suara.
Pengelolaan arsip foto yang baik dan benar merupakan proses
penting dalam menjaga informasi yang ada pada arsip foto, sehingga
arsip foto yang masih kacau dan belum diketahui informasinya dipilah
satu per satu, maka akan diketahui isi dan informasinya. Hal ini yang
mendorong penulis untuk menjadikan arsip foto sebagai objek kerja
praktik dengan melakukan inovasi-inovasi agar arsip foto dapat
terkelola dengan baik.
 Dari latar belakang diatas, permasalahan yang dibahas adalah
sebagai berikut.
1. Bagaimana kondisi pengelolaan arsip foto pada Dinas Lingkungan
Hidup dan Kehutanan Provinsi Jawa Tengah?
2. Bagaimana langkah-langkah pengelolaan arsip foto pada Dinas
Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Jawa Tengah?
3. Bagaimana pembuatan dan penggunaan program temu balik arsip foto
dengan menggunakan program PHP MySQL?
4. Kendala apa saja yang dihadapi selama dilakukannya kerja praktik dan
bagaimana cara mengatasinya?

C. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari kegiatan kerja praktik pada Dinas Lingkungan dan Kehutanan
Provinsi Jawa Tengah adalah untuk mengetahui cara pengelolaan arsip foto
dan membuat program temu balik pada Dinas Lingkungan Hidup dan
Kehutanan Provinsi Jawa Tengah.
Adapun manfaat penulisan proposal tugas akhir adalah sebagai berikut
a. Memberikan manfaat bagi lembaga tempat kerja praktik, sekaligus
memberikan masukan tentang kendala yang dihadapi pada pelaksanaan
kerja praktik sesuai dengan topik yang dipilih, dan upaya pemecahannya.
b. Memberikan pengetahuan tambahan dan pengalaman praktis bagi
mahasiswa yang bersangkutan langsung dari lapangan.
c. Membangun kerja sama antara Program Studi Diploma III Kearsipan
dengan stakeholders, sekaligus menambah khazanah pengetahuan tentang
kearsipan.
D. Peserta
Nama : Muhammad Bachtiar Abdul Majid
NIM : 40020217060062
Prodi : DIII Kearsipan
Angkatan : 2017
Semester :5

E. Tempat Praktik
Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Provinsi Jawa Tengah
F. Ruang Lingkup Kegiatan
1. Kondisi sebelum praktik
Kondisi arsip sebelum melakukan kerja praktik sedikit berantakan
karena dapat dilihat pada gambar 1 arsip tahun 2008-2014 yang belum
dipilah hanya diletakkan di lantai dan masih tercampur dengan arsip
lainnya. Arsip tersebut tidak tertata rapi sehingga jika melewati lorong
tersebut untuk mengambil dokumen yang berada di filling cabinet harus
menginjak arsip yg berada didepannya untuk sampai di filling cabinet
yang dituju. Gambar 1 juga menjelaskan bahwa dokumen hanya
dibiarkan betumpuk begitu saja, gambar 2 dapat digolongkan benda non
arsip yang tidak digunakan hingga menumpuk dan pada gambar 2
merupakan arsip-arsip yang dihasilkan pada Dinas Lingkungan Hidup
Provinsi Jawa Tengah.
 Gambar 1. Kondisi Riil Arsip
Sumber: Dokumentasi Penulis Tahun 2019

Gambar 2. Kondisi Riil Arsip

Sumber: Dokumentasi Penulis Tahun 2019
2. Faktor pendukung dan penghambat

Faktor Pendukung Faktor Penghambat

Sistem penataan sudah Belum ada alat scanner

sesuai aturan untuk pengalih media
arsip foto

Amplop arsip foto Jumlah box arsip yang

tersedia kurang untuk arsip foto

Arsip foto masih

tercampur antara arsip-
arsip yang lainnya

Tabel 1. Perbandingan faktor pendukung dan faktor penghambat

Sumber: Dokumentasi Penulis Tahun 2019

3. Metode Penulisan
a) Metode Pengumpulan Data
i. Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan suatu teknik pengumpulan data
yang dilakukan peneliti untuk mengumpulkan data melalui
bacaan, bukti-bukti, ataupun dokumen. Dalam hal ini penulis
mempelajari tentang pengelolaan arsip foto melalui buku-buku
yang ada di internet atau perpustakaan. Buku “Manajemen
Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer”
karya Agus Sugiarto, S.Pd., MM dan Teguh Wahyono,
S.Kom., M.Cs (2015).
 ii. Observasi
Pengamatan yang dilakukan adalah:
1) Kondisi riil arsip foto pada Dinas Lingkungan Hidup dan
Kehutanan Provinsi Jawa Tengah.
2) Sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan
arsip foto pada Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan
Provinsi Jawa Tengah.
iii. Wawancara
Informasi penulis dapat dari hasil wawancara dengan
pembimbing lapangan di Dinas Lingkungan Hidup dan
Kehutanan Provinsi Jawa Tengah meliputi keadaan kantor,
sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip
foto, langkah-langkah pengelolaan arsip foto serta faktor
pendukung dalam pengelolaan arsip foto dan faktor
penghambat. Wawancara tersebut penulis lakukan
dengan .............................. selaku pembimbing.