PANDUAN PENGGUNAAN

SISTEM FASILITASI OTONOMI DAERAH

(e-kelembagaan)
UNTUK PENATAAN CABANG DINAS DAN
UNIT PELAKSANA TEKNIS DAERAH (UPTD)
PROVINSI DAN KABUPATEN/KOTA

Oleh :
Dr. NURDIN, M.Si
Kasubdit Wilayah I Direktorat Fasilitasi Kelembagaan dan
Kepagawaian Perangkat Daerah

Direktorat Jenderal Otonomi Daerah

Kementerian Dalam Negeri
2017
I. Pendahuluan

Direktorat Fasilitasi Kelembagaan dan Kepegawaian Perangkat Daerah (Direktorat

FKKPD) dan Direktorat Jendral Otonomi Daerah (Dirjen OTDA) Kementrian Dalam Negeri
(Kemendagri) memiliki tugas untuk melaksanakan sebagian tugas Dirjen OTDA terutama di
bidang fasilitasi kelembagaan daerah dan pembinaan umum kepegawaian perangkat daerah.

Untuk mempermudah proses pelaksanaan dari fungsi – fungsi tersebut, Direktorat

FKKPD telah merancang Sistem Fasilitasi yang terintegrasi, transparan, dan dapat dipakai
bersama – bersama baik oleh Kementerian Dalam Negeri dan Kementerian/LPNK maupun
pemerintah daerah.

Sistem Fasilitasi merupakan gabungan dari banyak modul sistem yang saling
terintegrasi. Secara garis besar, pengguna Sistem Fasilitasi terbagi menjadi dua yakni
Pemerintah Daerah (Pemda) dan Kementerian Lembaga (K/L). Sistem ini dapat diakses
dengan mudah melalui tautan http://fasilitasi.otda.kemendagri.go.id.

Penggunaan system informasi ini untuk memudahkan pemerintah daerah provinsi dan
pemerintah daerah kabupaten/kota dalam melaksanakan pembentukan cabang dinas dan
penataan UPTD berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 18 tahun 2016 tentang Perangkat
Daerah yang telah dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 12
tahun 2017 2017 tentang Pedoman Pembentukan dan Klasifikasi Cabang Dinas dan Unit
Pelaksana Teknis Daerah.

Jenis-jenis UPTD yang dapat dibentuk oleh Pemerintah Daerah sebagaimana

tercantum dalam system informasi ini merupakan UPTD ehasil pembahasan lintas
kementerian/lembaga yang bertanggung jawab terhadap masing-masing urusan pemerintahan.

Penggunaan sistem informasi analisis Pembentukan cabang Dinas dan analisis beban
kerja UPTD dilaksanakan dengan terlebih dahulu mengisi profil perangkat daerah masing-
masing kemudian baru melanjutkan dengan menu analisis UPTD. Berikut penjelasannya.
 ADMINISTRASI SISTEM

A. Mengakses Aplikasi

Akses pada Sistem Fasilitasi dapat dilakukan dengan menggunakan browser dari sebuah
komputer yang terhubung ke internet. Browser yang disarankan adalah Mozilla Firefox dan
Google Chrome untuk mendapatkan tampilan secara maksimal.

Pertama buka aplikasi browser kemudian masukkan alamat berikut

http://fasilitasi.otda.kemendagri.go.id/. Setelah itu akan muncul halaman sebagai berikut :

Gambar 1 Halaman awal aplikasi

Pada halaman utama ini di tampilkan dokumen-dokumen yang dapat diunduh. Dokumen-
dokumen ini bisa berupa sebuah surat ataupun pengumuman. Petunjuk untuk menambahkan
dokumen ini dapat ditemukan di bagian upload dokumen. Untuk masuk ke dalam aplikasi
silahkan klik login yang ada pada bagian pojok kanan atas halaman awal. Setelah klik login
maka akan muncul halaman login sebagai berikut :
 Gambar 2 Halaman login
Masukkan username dan password anda kemudian klik login. Jika username dan
password anda valid, makan akan muncul halaman seperti berikut.

Gambar 3 halaman dashboard

Bagian 1 : bagian menu aplikasi

Bagian 2 : bagian layar aktifitas

Bagian 3 : bagian profile. Untuk logout/ skeluar dari sistem, mengubah profile, dan
mengubah password dapat dilakukan di bagian 3 atau bagian profile.
 II. PEMETAAN UPTD

A. Jenis UPTD

Menu “Jenis UPTD” hanya dapat diakses oleh user dengan grup akses jenis K/L.
Menu ini digunakan user K/L untuk membuat template dasar atau standar Jenis UPTD
yang sesuai dengan kebutuhan penyelenggaraan urusan pemerintahan di daerah.

Dari menu ini, Kementerian/LPNK telah menyusun Jenis UPTD serta tugas-tugas
yang dilaksanakan oleh UPTD tersebut dengan mengacu pada jenis kewenangan dan
tugas-tugas yang dilaksanakan. Menu ini menjadi template jenis UPT dan pengukuran
beban kerjanya.

Jenis-jenis UPTD hasil pembahasan dengan Kementerian/LPNK tersebut adalah

sebagai berikut:

No Urusan Jenis UPTD Ket.

Pemerintahan Provinsi Kabupaten/Kota
1. Pendidikan SMU SD Tidak Perlu
Pendidikan Khusus SLTP Pemetaan
SKB
2. Kesehatan RSD RSD Tidak Perlu
Puskesmas Pemetaan
3. Pekerjaan Umum Menunggu
dan Penataan Konfirmasi
Ruang dari K/L
4. Perumahan Rakyat Menunggu
dan Kawasan Konfirmasi
Permukiman dari K/L
5. ketenteraman dan Menunggu
ketertiban umum Klarifikasi
serta perlindungan
masyarakat;
6. Sosial Panti Sosial Tidak Perlu UPTD Data sistem
menunggu
konfirmasi
dari K/L
7. Tenaga kerja Balai Pelatihan Tidak Perlu UPTD Sudah
Kerja tersedia di
sistem
8. Pemberdayaan Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
perempuan dan
perlindungan anak
9. Pangan Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
10. Pertanahan Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
11 Lingkungan Hidup Laboratorium Laboratorium Sudah
Lingkungan Hidup Lingkungan tersedia di
sistem
Pengelolaan Pengelolaan Sudah
Sampah Sampah tersedia di
TPA/TPST sistem
Regional
12 Administrasi Tidak perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
kependudukan dan
pencatatan sipil
13 Pemberdayaan Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
masyarakat dan
Desa
14 Pengendalian Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
penduduk dan
keluarga
berencana;
15 Perhubungan UPTD Pengelola UPTD Pengelola Sudah
Prasarana Teknis Prasarana Teknis tersedia di
Perhubungan Perhubungan sistem
(membawahkan (membawahkan
satuan satuan
pelayanan/Non pelayanan/Non
struktural berupa struktural berupa
Terminal B, Unit Terminal C, Unit
Pengujian Kend. Pengujian Kend.
Bermotor dan Bermotor dan
Pelabuhan Pelabuhan Lokal)
regional/Lokal)
16 Komunikasi dan Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
Informatika
17 Koperasi, usaha Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
kecil, dan
menengah
18 Penanaman Modal Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
19 Kepemudaan dan Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
Olahraga
20 Statistik Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
21 Persandian Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
22 Kebudayaan Museum Provinsi Museum Data sistem
Kabupaten/Kota menunggu
konfirmasi
dari K/L
23 Perpustakaan Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
24 Kearsipan Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
25 Kelautan dan Menunggu
Perikanan Konfirmasi
dari K/L

26 Pariwisata Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -

27 Pertanian Balai Kesehatan Balai Kesehatan Sudah
Hewan dan Hewan dan tersedia di
Kesehatan Kesehatan sistem
Masyarakat Masyarakat
Veteriner Veteriner
Balai Pengujian alai Pembibitan Sudah
Mutu dan Ternak tersedia di
Keamanan sistem
Pakan/Bahan
Pakan
Balai Perbibitan PTD Balai Produksi Sudah
dan Hijauan Pakan Benih Tanaman tersedia di
Ternak Pangan, sistem
Hortikultura, dan
Perkebunan
UPTD Balai Sudah
Pengawasan dan tersedia di
Sertifikasi Benih sistem
Tanaman Pangan,
Hortikultura dan
Perkebunan
UPTD Balai Sudah
Pengembangan dan tersedia di
Produksi Benih sistem
Tanaman Pangan,
Hortikultura dan
Perkebunan
UPTD Balai Sudah
Perlindungan tersedia di
Tanaman Pangan, sistem
Hortikultura dan
Perkebunan
28 Kehutanan Kesatuan - Sudah
Pengelolaan Hutan tersedia di
(KPH) sistem
Balai Sertifikasi - Sudah
dan Perbenihan tersedia di
Tanaman Hutan sistem
Pengelolaan - Sudah
Kawasan Hutan tersedia di
dengan Tujuan sistem
Khusus (KHDTK)
Daerah
Taman Hutan Raya - Sudah
 (TAHURA) Lintas tersedia di
Kabupaten/Kota sistem
Kesatuan - Sudah
Pengelolaan Hutan tersedia di
(KPH) sistem
29 Energi dan Sumber Menunggu
daya Mineral Konfirmasi
dari K/L
30 Perdagangan Balai Pengujian Tidak Perlu UPTD Sudah
dan Sertifikasi tersedia di
Mutu Barang sistem
31 Perindustrian Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -
32 Transmigrasi Tidak Perlu UPTD Tidak Perlu UPTD -

Catatan:
1. Data tetang Jenis UPTD dalam system sebagaimana dijelaskan di atas akan
diupdate apabila terdapat jenis-jenis UPTD baru yang disepakati dengan K/L.
2. Untuk komunukasi dan informasi teknis terkait dengan penggunaan system
informasi dapat menghubungi:
a. Sdr. Anom Mardiyanto / HP. 0822 984 01001
b. Sdr. Moh. Nurcahyadi / HP/WA 0823 1951 3052
c. Sdri. Prima Rahma / HP./WA 0857 5021 3918
d. Sdri. Marsha Maulana / HP./WA 0819 1797 5719

B. Pemetaan UPTD

Fitur Pemetaan UPTD digunakan oleh user pemerintah daerah untuk mengukur
kelayakan pembentukan UPTD berdasarkan UPTD generik yang telah disusun oleh
K/L. Untuk mengakses fitur ini user pemerintah daerah Provinsi dapat mengakses
menu UPTD à UPTD Provinsi, dan user pemerintah daerah kab/kota dapat
mengakses menu UPTD à UPTD Kab/Kota.

Gambar 4 Halaman pemetaan UPTD

Klik tombol berwarna hijau untuk melihat daftar UPTD yang telah dibentuk
 Gambar 5 Daftar UPTD yang dibentuk
Klik tombol Tambah untuk membuat UPTD baru

Gambar 6 Formulir penambahan UPTD baru

• Pada field Bidang pilih urusan yang akan dilayani oleh UPT yang akan dibentuk
• Pada field OPD pilih dinas atau badan yang akan membawahi UPT yang akan
dibentuk
• Pada field UPT Generik pilih jenis UPT generik yang telah dirumuskan oleh K/L
• Klik Simpan
• Untuk mengubah nama UPT yang telah ditambahkan beserta beban kerjanya dengan

cara klik tombol . Maka akan muncul halaman seperti di bawab ini.
 Gambar 7 Contoh Halaman untuk mengedit UPT

• Isikan Nama UPT yang akan dibentuk pada field Nama UPT
• Isikan jumlah pekerjaan yang menjadi beban kerja UPT dalam satu tahun pada kolom
Jumlah Beban Kerja
• Klik Simpan untuk menyimpan dan mengakhiri

Gambar 8. Contoh Daftar hasil UPT yang telah dibentuk

• Untuk keperluan pelaporan anda dapat mengeksport perhitungan dan hasilnya dengan
mengklik tombol berwarna Hijau. Selanjutnya dicetak dan disatukan sebagai bagian
yang tidak terpisahkan dari dokumen kajian pembentukan UPTD.
 III. PEMETAAN CABANG DINAS

Pembentukan cabang dinas hanya diperuntukkan bagi Pemerintah Provinsi untuk

perangkat daerah yang melaksanakan urusan pemerintahan yang hanya diotonomikan kepada
Pemerintah Daerah Provinsi (Kehutanan, Energi dan Sumber Daya Mineral, Kelautan) dan
penyelenggaraan pendidikan menengah.

Analisis pembentkan cabang dinas dilaksanakan dengan menginput data dari masing-
masing kriteria pembentukan UPTD. Data-data yang diinput tersebut terlebih dahulu
dilakukan verifikasi internal dengan pengesahan dari Inspektorat masing-masing. Langkah-
langkah penggunaan system adalah sebagai berikut:

Langkah 1:
Masuk kedalam sistem informasi
(Login)
• h8p://fasilitasi.otda.kemendagri.go.id/login

Langkah 2:
Memilih menu Cabang Dinas

Klik disini untuk

menu cabang
dinas
 Langkah 3:
Memilih menu Menambah Cabang Dinas

Klik disini untuk

menambah
cabang dinas

Langkah 3:
Memilih menu Menambah Cabang Dinas

Klik disini untuk

menambah
cabang dinas

Klik disini untuk

menambah dinas yang
akan membawahi
cabang dinas
 Langkah 4:
Menginput data masing-masing Cabang Dinas

Melakukan inputan
data indikator cabang
dinas

Langkah 5:
Melihat hasil Analisis Pembentukan Cabang Dinas

Melihat hasil analisis

pembentukan cabang
dinas
 IV. PENGISIAN PROFIL PERANGKAT DAERAH

Sebagaimana yang telah disampaikan dibagian pendahuluan, Analisis Pembentukan

UPTD dan Cabang Dinas dapat dilaksanakan setelah mengisi profil perangkat daerah, karena
basis penampilan system untuk masing-masing daerah adalah di menu profil perangkat
daerah. Berikut disampaikan kembali tatacara pengisisan menu Profil Perangkat Daerah.

A. Mengakses Menu Profil Perangkat Daerah

Setelah berhasil login anda akan melihat daftar menu seperti di

samping. Untuk mengisikan kondisi pemerintah daerah klik pada
menu Profil Perangkat Daerah dan pilih tingkat, apakah Pemda
Provinsi atau Pemda Kabupaten Kota.

Setelah menu diklik anda akan melihat tampilan seperti berikut :

Dengan menggunakan fitur yang ada di menu ini, pemerintah

daerah dapat melakukan 5 kegiatan dengan memanfaatkan
tombol-tombol yang tersedia. Berikut adalah penjelasan fungsing
dari masing-masing tombol

Tombol berwarna hijau ini berfungsi untuk mengisi survey tentang kondisi
pemerintah daerah saat ini. Survey ini juga meliputi kondisi organisasi perangkat daerah yang
ada, yang telah terbentuk berdasarkan PP 41 tahun 2007.

Tombol berwarna biru ini berfungsi untuk melaporkan rencana pembentukan

organisasi perangkat daerah berdasarkan pemetaan yang telah dilakukan berdasarkan PP 18
tahun 2016.
 Tombol berwarna merah ini berfungsi untuk memantau dan membandingkan kodisi
organisasi pemerintah daerah yang saat ini sudah ada berdasarkan PP 41 tahun 2007 dengan
orgaisasi perangkat daerah yang akan terbentuk berdasarkan PP 18 tahun 2016

Tombol berwarna kuning ini berfungsi untuk melaporkan perkembangan penyusunan

perda tentang perangkat daerah di masing-masing pemerintah provinsi dan kabupaten/kota

Tombol berwarna abu-abu ini berfungsi untuk mendata Aparatur Sipil Negara yang
dimiliki opeh pemerintah daerah

B. Survey Kondisi Pemerintah Daerah Berdasarkan PP 41 tahun 2007

Menu ini, digunakan untuk mendokumentasikan kondisi perangkat daerah pada saat berlakunya
Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007, sehingga dapat menjadi bahan analisis dan penyempurnaan
kebijakan lebih lanjut.

Klik Tombol hijau untuk mengisi survey kondisi saat ini

Isikan seluruh informasi yang diminta pada kolom yang disediakan sesuai dengan sesuai
dengan data kondisi pemerintah daerah yang anda miliki.
Pada bagian informasi OPD klik Tambah OPD untuk mendata seluruh OPD yang dibentuk
berdasarkan PP 41 2007.

Isikan nama OPD

berikut dengan jumlah
pegawai untuk setiap
eselon.

Pilih urusan apa saja

yang ditangani oleh
OPD tersebut

Kusus untuk OPD

Kecamatan pilih juga
daerah kecamatan pada
kolom yang disediakan

C. Pembentukan Organisasi Pemerintah Daerah Hasil Pemetaan Berdasar

kan PP 18 tahun 2016

Menu ini menjadi menu utama bagi Pemerintah Daerah dalam Pembentukan
perangkat daerah. Untuk melakukan analisis Cabang Dinas dan UPTD, Pemerintah
Daerah minimal sudah mengisi sampai dengan nama-nama Perangkat Daerah yang
dibentuk berdasarkan PP 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah

Klik tombol warna biru untuk melaporkan rencana pembentukan OPD berdasarkan PP 18 tahun
2016
Klik Tambah untuk membuat OPD hasil pemetaan.

Isikan Nama OPD dan Pilih

Tipologi yang akan
dibentuk.

Jika OPD yang akan

dibentuk hanya untuk satu
Urusan cukup isikan hasil
pemetaan pada bidang 1
dan Tipologi 1

Jika OPD lebih dari satu

maka isi pada bidang 2
dan juga bidang 3
berikut tipologinya sesuai hasil pemetaan

Setelah OPD dibentuk, lanjutkan dengan membuat jabatan-jabatan yang ada di dalam OPD tersebut dari
level kepala dinas, kepala bidang sampai pelaksana. Pembuatan jabatan ini dilakukan melalui tombol

Stuktur yang berwarna biru. Namun untuk keperluan Analisis cabang Dinas dan UPTD cukup
sampai nama nama perangkat daerah yang dibentuk oleh masing-masing Pemerintah Daerah.
D. Membandingkan OPD Berdasar PP 41 2007 dan OPD Berdasar PP 18 tahun 2016

Klik tombol merah untuk memantau, mengevaluasi dan membandingkan OPD yang
ada saat ini dengan yang akan dibentuk dan membandingkan pula dengan hasil pemetaan

Anda akan melihat tabel perbandingan antara kondisi saat ini, hasil pemetaan, dan opd yang
akan dibentuk seperti dibawah ini.

E. Melaporkan Perkembangan Penyusunan Perda Perangkat Daerah

Menu ini digunakan untuk mendokumentasikan proses pembentukan perangkat daerah serta mengupload

perda pembentukan perangkat daerah, dengan klik tombol kuning

Isikan perkembangan setiap tahapan apakah Belum dilakukan, Sedang dilakukan, atau

Sudah Selesai.