STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

TATA CARA PENGADAAN DAN PENYALURAN BARANG UNTUK

PENYALURAN DONASI EKSTERNAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS AIRLANGGA
PUSAT PENGELOLAAN DANA SOSIAL UNIVERSITAS AIRLANGGA
b. Tim Pengesahan
1. Ketua PUSPAS
2. Sekretaris PUSPAS
3. Koordinator Badan Penjaminan Mutu
4. Koordinator SDM dan Keuangan
c. Pengendalian
Ketua BPM UNAIR
D. PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. Timeline perencanaan dan perumusan Standard Operational Procedure
2. Diskusi dengan koordinator yang bersangkutan
3. Membuat Flowchart penyaluran dan pengadaan barang PUSPAS
4. Sosialiasi dan penyebaran Standard Operational Procedure
5. Menyiapkan form berita acara penyaluran barang

E. PERINGATAN
1. Pengadaan untuk kebutuhan peralatan kantor, pengajuan pengadaan dilaksanakan
sesuai request setiap Koordinator atau Ketua Bidang PUSPAS untuk melakukan
pengajuan pengadaan barang kepada Ketua PUSPAS.
2. Pengajuan pengadaan barang untuk melakukan penyaluran dilakukan oleh Ketua
Bidang Penyaluran atas dasar permohonan bantuan penyaluran barang.
3. Dalam alur Pembelian pengadaan Barang khusus Keperluan Kantor maupun untuk
digunakan sebagai bentu Penyaluran Barang, maka setiap Pegawai Staff yang diberikan
tugas untuk membelikan dan mencarikan barang dilarang :
1. Tidak melakukan persengkokolan/kolusi dengan penyedia barang;
2. Tidak memperbolehkan kickback dari penyedia;
3. Tidak mengandung unsur penyuapan;
4. Tidak mengandung unsur gratifikasi;
5. Tidak mengandung unsur adanya benturan kepentingan dalam pengadaan;
6. Tidak berniat jahat dengan memanfaatkan kondisi darurat;
7. Tidak membiarkan terjadinya Korupsi;
3. Jika pegawai PUSPAS yang terbukti melakukan kegiatan sebagaimana dimaksud
pada point Nomor 2, maka akan diberhentikan sebagai pegawai PUSPAS dan akan
diproses menurut ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
F. URAIAN SOP
a. Tahap Pelaksanaan
1. Penetapan skema pengadaan barang untuk keperluan kantor yang dilaksanakan oleh
PUSPAS dilaksanakan dengan cara:

1. Dalam hal pengadaan untuk kebutuhan peralatan kantor, pengajuan pengadaan

dilaksanakan sesuai request setiap Koordinator atau Ketua Bidang PUSPAS untuk
melakukan pengajuan pengadaan barang kepada Ketua PUSPAS;
2. Setelah Ketua PUSPAS sudah approve terhadap request pengadaan barang keperluan
kantor tersebut, maka akan dilakukan tindak lanjut untuk mendiskusikan kepada
Koordinator Sumber Daya Manusia PUSPAS;
3. Koordinator Bidang Keuangan dan Sumber Daya PUSPAS melakukan pemeriksaan
kesesuaian anggaran dengan pengajuan pengadaan barang bersama bagian akuntansi
dan diteruskan kepada Kasir (Bendahara) PUSPAS;
4. Jika pengadaan barang yang diinginkan sesuai anggaran, maka di tindaklanjuti oleh
bagian akuntansi dan keuangan (bendahara) untuk dilakukan create pembayaran;
5. Sebaliknya, jika tidak sesuai maka didiskusikan dengan Ketua PUSPAS. Setelah
didiskusikan dengan Ketua , jika Ketua setuju maka akan ditindalanjuti. Sedangkan
jika Ketua tidak setuju maka didiskusikan ulang dengan Koordinator Sumber Daya
Manusia, Bagian Akuntansi dan Kasir (Bendahara);
6. Setelah ditindaklanjuti dan Ketua sudah setuju, maka pembayaran dilakukan oleh Kasir
(Bendahara) PUSPAS;
7. Setelah melakukan pembelian barang dan barang sudah diterima, barang tersebut akan
diidentifikasi apakah sesuai dengan pemesanan. Jika tidak sesuai maka dilakukan
appraisal adjusment oleh Koordinator dan staff bidang Perencanaan, Pengembangan
dan Asset Management;
8. Jika barang pemesanan sudah sesuai, maka akan dilanjutkan dengan tanda terima
barang oleh bidang Sumber Daya Manusia dan dilakukan pembayaran oleh Kasir
(Bendahara)jika ada pelunasan pembayaran;
9. Setelah pelunasan pembayaran selesai dilaksanakan, dilakukan pembukuan oleh bidang
akuntansi dan keuangan (bendahara);
2. Penetapan skema pengadaan barang untuk penyaluran barang yang dilaksanakan oleh
PUSPAS dilaksanakan dengan cara:
 1. Pengajuan pengadaan barang untuk melakukan penyaluran dilakukan oleh Ketua
Bidang Penyaluran atas dasar permohonan bantuan penyaluran barang;
2. Koordinator bidang penyaluran melalui staff penyaluran melakukan pengajuan
pengadaan barang kepada Ketua PUSPAS melalui Koordinator Bidang Keuangan dan
Sumber Daya Manusia PUSPAS;
3. Setelah Ketua PUSPAS sudah approve terhadap request pengadaan barang untuk
dilakukan penyaluran tersebut, maka akan dilakukan tindak lanjut untuk mendiskusikan
kepada Koordinator Bidang Keuangan dan Sumber Daya Manusia PUSPAS dan Ketua
Bidang Penyaluran PUSPAS;
4. Pengadaan barang yang digunakan untuk penyaluran yang diinginkan sesuai anggaran,
maka ditindaklanjuti oleh bagian akuntansi dan Kasir (Bendahara) untuk dilakukan
create pembayaran;
5. Sebaliknya, jika tidak sesuai maka didiskusikan dengan Ketua PUSPAS. Setelah
didiskusikan dengan Ketua , jika Ketua setuju maka akan ditindalanjuti. Sedangkan
jika Ketua tidak setuju maka didiskusikan ulang dengan Ketua Bidang Penyaluran atau
diwakilkan kepada staff penyaluran.
6. Setelah ditindaklanjuti dan Ketua sudah approve, maka pembayaran dilakukan oleh
Koordinator Bidang Keuangan dan Sumber Daya Manusia;
7. Saat barang diterima, barang tersebut akan diidentifikasi apakah sesuai dengan
pemesanan. Jika tidak sesuai maka dilakukan appraisal adjusment oleh Koordinator
bidang Perencanaan, Pengembangan dan Asset Management;
8. Jika sudah sesuai, dilanjutkan dengan tanda terima barang oleh bidang Sumber Daya
Manusia dan dilakukan pembayaran oleh Kasir (Bendahara) jika ada pelunasan;
9. Setelah itu dilakukan penyaluran barang tersebut sesuai permohonan pemohon disertai
dengan bukti Berita Acara Penyerahan Barang dan didokumentasikan oleh HUMAS
PUSPAS sebagai bukti bentuk laporan pertanggunggungjawaban dan untuk publikasi
di media sosial PUSPAS;
10. Setelah itu dilakukan pembukuan oleh bidang Kasir (Bendahara) dan akuntansi
PUSPAS;
c. Penutup

Standard Operatinal Procedure ini mulai berlaku pada tanggal 01 Januari 2021 sampai dengan
dilakukan perubahan Standard Operatinal Procedure ini.
G. BAGIAN FLOWCHART

Flowchart Penyaluran Barang

Koordinator Penyaluran
Mengajukan Permohonan

Informasi T
Pembelian Barang
Ketersediaan
Barang

Surat Perintah
Pengeluaran Barang

Penyerahan Barang
Pada Penerima

Membuat Berita
Acara Penyerahan
Barang

Validasi Dokumen dan

Pembukuan oleh Bag.
Keuangan dan SDM
Flowchart Pengadaan Barang

Pengajuan
Pengadaan Barang
oleh Koordinator

Pemeriksaan T Berdiskusi
Kesesuaian dengan T
Anggaran Pimpinan

Pengadaan dan Y
Pembelian Barang
Berdiskusi dengan
Koordinator yang
mengajukan
Pengadaan Barang
Melakukan
Pembayaran

Identifikasi barang datang,

proses input dan apprasal

Tanda terima barang

dan apprasal
adjusment

Pembukuan oleh Bagian

Keuangan dan SDM