STIKES YAHYA BIMA

SOP-/22
SPJ

NO ISSUE

SOP-XXII/22 SPJ R22

Tanggal Perumusan Tanggal Pengesahan

NAMA JABATAN TANDA TANGAN

PERUMUSAN KEPALA LPPM
PENGENDALIAN KEPALA BPM
PENGESAHAN KETUA

1
 I. LATAR BELAKANG
Dalam rangka memudahkan sistim pengurusan uang-uang yang harus
dipertanggungjawabkan diperlukan ketentuan baku tentang mekanisme administrasi surat
pertanggungjawaban. Sekolah Tinggi dengan alokasi yang telah ditentukan untuk setiap
program studi membebankan administrasi pertanggungjawaban keuangan yang bersifat
khusus. Untuk kepentingan pengurusan administrasi keuangan yang harus di SPJ-kan
tersebut ada ketentuan pengisian sejumlah formulir. Untuk SPJ belanja rutin, honorarium
dan biaya operasional lain yang menggunakan dana alokasi tersebut memiliki konsekuensi
untuk melakukan SPJ sesuai ketentuan yang berlaku.

II. TUJUAN
1. Memberikan pedoman pengurusan uang-uang yang harus dipertanggungjawabkan
kepada Sekolah Tinggi.
2. Menciptakan tertib administrasi keuangan dana alokasi program dari Sekolah Tinggi.

III. ACUAN
3. Ketentuan administrasi keuangan Sekolah Tinggi.
4. Ketentuan administrasi keuangan Program Studi.

IV. WAKTU PENGELOLAAN

Waktu SPJ dapat disusun sewaktu-waktu, namun ada beberapa akun tertentu yang proses
SPJ-nya hanya dapat dilakukan sebanyak satu kali dalam sebulan, kecuali apabila ada
keadaan mendesak dan urgensinya perlu diketahui serta disetujui oleh Deputi Keuangan.
Akun-akun yang pencairannya dilakukan sewaktu-waktu:
a. Akun Media Cetak
Termasuk didalamnya pembayaran fotokopi, pembelian buku, pembelian majalah dan
koran, pengiriman dokumen / dokumentasi ).
b. Akun Konsumsi
c. Akun Akomodasi
d. Akun Reparasi
e. Gaji Penguji Tesis
f. Akun Perlengkapan
Yang dimaksud yaitu pembelian perlengkapan / peralatan diluar perlengkapan rutin.
g. Akun Dana sosial
Akun-akun dengan pencairan hanya sekali sebulan yaitu:
a. Kas
b. Media Elektronik
Mencakup pembayaran rekening listrik, rekening telepon, internet.
c. Operasional Rumah Tangga dan Kendaraan
d. Perlengkapan Rutin
Pembelian alat tulis dan perlengkapan rutin lainnya.
e. Premi Asuransi
f. Gaji Karyawan
g. Honorarium
h. Dana sosial

2
V. PROSEDUR DAN MEKANISME
a. Bila dalam bentuk barang
i. Setiap staff mencatat keperluan yang dibutuhkan.
ii. Daftar keperluan tersebut diberikan kepada manager administrasi dan dibahas
bersama bagian keuangan.
iii. Bagian umum melakukan survei harga ke toko
iv. Bagian umum mengajukan penawaran berdasarkan harga toko kepada deputi
keuangan.
v. Deputi keuangan memeriksa usulan, konfirmasi jika diperlukan, dan
mempertimbangkan dan memutuskan untuk ditunda atau diteruskan
pengusulannya.
vi. Apabila ditunda maka usulan penawaran tersebut akan dibicarakan kemudian.
vii. Apabila disetujui maka penawaran diteruskan kepada Ketua pengelola dan
tembusan kepada Deputi Keuangan dan Umum.
viii. Apabila Ketua Pengelola tidak menyetujui maka penawaran tersebut
dibatalkan, dan masih dapat diajukan kembali pada semester berikutnya.
ix. Apabila Ketua Pengelola menyetujui maka pengadaan barang dapat segera
direalisasikan, selambat-lambatnya tujuh hari setelah persetujuan.
x. Bagian umum memesan barang.
xi. Barang yang dipesan diterima.
xii. Panitia pemeriksaan barang melakukan verifikasi / checking barang untuk
mengecek kondisi barang serta kesesuaian dengan daftar pesanan.
xiii. Bagian Keuangan membuat surat pertanggungjawaban pembelian.
xiv. Penyusunan berkas-berkas yang akan dilayangkan ke Sekolah pasca sarjana
sebagai SPJ oleh bagian keuangan.
xv. Penyampaian SPJ ke Sekolah Tinggi.
xvi. Penarikan uang dari Sekolah Tinggi.

b. Selain Barang (Gaji, honorarium, dll)

i. Staff keuangan menyusun daftar gaji atau honorarium seluruh pegawai di
PLOD.
ii. Bagian keuangan memberikan daftar tersebut kepada deputi keuangan untuk
dicek dan disetujui.
iii. Pemberian gaji sesuai dengan daftar gaji atau honorarium kepada seluruh
pegawai.
iv. Bagian Keuangan membuat surat pertanggungjawaban pemberian gaji dan
honorarium.
v. Penyusunan berkas-berkas tentang pemberian gaji dan honorarium yang akan
dilayangkan ke Sekolah Tinggi.
vi. Penyampaian SPJ ke Sekolah Tinggi.
vii. Penarikan uang dari Sekolah Tinggi.

3
VI. MATRIK TUGAS
A. Bentuk Barang

Dep.
Manager Ketua Keuanga Bagian Bagian
  Administrasi Pengelola n Umum Keuangan
Penyusunan daftar
keperluan V V
Survei dan perbandingan
harga V
Konsultasi dan
persetujuan V V V
Pengadaan Barang V
Pertanggungjawaban
pembelian V
Penyusunan SPJ
(berkas-berkas) V
Penarikan uang dari
Pasca Sarjana V

B. Bentuk Non Barang

Dep. Dosen, staf,

  Bagian Keuangan Keuangan Karyawan
Penyusunan daftar
gaji/honorarium V
Konsultasi dan persetujuan V V
Pembagian gaji/honorarium V V
Penyusunan SPJ (berkas-
berkas) V
Penarikan uang dari Pasca
Sarjana V

VII. BAGAN
Barang

4
 Keterangan :

Non Barang

5
Keterangan :