PEMETAAN PROSES &

CHARITAS GROUP VALUE STREAM MAPPING

“Going to Lean”

DIVISI MUTU CHARITAS GROUP

Klepu, 22-23 Januari 2020

Kemungkinan-kemungkinan yang dapat dilakukan untuk memperbaiki proses bisnis,
antara lain ialah :
• Menghilangkan aktivitas ganda (yang sama)
• Menggabung aktivitas yang terkait
• Menghilangkan pemeriksaan dan proses persetujuan ganda
• Menghilangkan inspeksi
• Menyederhanakan proses
• Mengurangi besarnya lot (batch size)
• Proses secara simultan
• Laksanakan tuntutan permintaan
• Outsourcekan aktivitas yang tidak efisien
• Hilangkan perpindahan kerja
• Organisasikan tim multifungsi.
• Buat desain tempatkerja yang menyenangkan
• Lakukan sentralisasi/desentralisasi sesuai kebutuhan.
One Piece Flow VS Batch
 VALUE STREAM MAPPING (VSM)

VSM merupakan gambaran dari aktivitas pelayanan sejak pelayanan

diminta oleh customer (pasien) sampai permintaan tersebut dipenuhi.

VSM adalah sebuah susunan diagram (peta) yang mengidentifikasi

berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
proses, waktu tunggu antara langkah-langkah dalam satu proses, serta
mengungkapkan dan menggambarkan dari sudut pandang pasien
bahwa waktu yang dihabiskan untuk menunggu proses selanjutnya
merupakan pemborosan atau waste.
A strategic level VSM for a NHS Hospital Emergency
Department in the South West of England
 VALUE STREAM MAPPING (VSM)

Tujuan utama dari VSM adalah untuk memperbaiki

proses dengan mengidentifikasi dan mengeliminasi
waste ini.

Dalam pelayanan kesehatan setidaknya terdapat 7

(tujuh) macam “flows” yaitu : pasien, staf, obat-
obatan, persediaan, perlengkapan, proses
pembangunan dan informasi. VSM digunakan untuk
memetakkan flows ini.

Dari peta value stream ini, anda dapat

mengidentifikasi dan memprioritaskan perbaikan
apa yang bisa dilakukan pertama kali, sehingga
proses anda menjadi mudah dan efisien
• VSM pada penerapan di rumah sakit akan
sangat membantu manajer rumah sakit untuk
melihat seluruh gambaran suatu proses
melintasi batas-batas unit.

• VSM menggambarkan perjalanan pasien dari

awal sampai akhir secara terintegrasi, dan tidak
terbatas pada satu unit saja, tetapi melampaui
batas-batas unit lain.
4 (empat) langkah pokok membuat
Value Stream Mapping (VSM)
1. Tentukan value dari proses pelayanan kepada
pasien
2. Bangun dan analysis current-state map (Peta
kondisi actual/sekarang)
3. Diskusikan dan bangun future-state map
(Peta kondisi ideal)
4. Laksanakan dan sempurnakan dengan
perbaikan
CONTOH
CURRENT STATE VALUE STREAM MAPPING PROSES RAWAT JALAN
Rangkuman Waste, RCA dan Usulan Perbaikan 4.Waste Waiting
(waktu tunggu 5.Waste Inventory
3.Waste Motion 2.Waste over obat: racikan > 20 (stok obat kosong)
(Perawat “mondar processing & mnt, nonracikan > Update ROP
IDENTIFIKASI 45 mnt) masih manual &
-mandir” antar Transportation
WASTE & RCA pasien ke PAT) (entri ulang resep SDM farmasi << tidak rutin
Letak PAT manual/note) Pemerataan jam dilakukan
1.Waste Waiting kurang strategis Training e- praktik blm
(waktu tunggu dokter Rambu-rambu prescreption pd optimal
Pengecekan 6.Waste Defect
> 60 menit) gedung dlm dr senior blm (verifikasi obat
Penilaian kinerja proses optimal penyiapan obat
masih manual berulang)
dokter & Reward penyiapan Juknis e- Pengecekan
sistem (-) prescreption penyiapan
Dokter Full timer << blm ada obat masih
Slot & appoinment manual
system (-)

OUTPATIENT
PROCCES

1.JANGKA PENDEK 2.JANGKA MENENGAH 3.JANGKA PANJANG

Pembuatan Rambu-Rambu Penerapan sistem slot dan Perekrutan dokter
Rawat Jalan appointment system spesialis full time.
Pengisian form reg. data Menyederhanakan pengentrian e- Mengadakan alat self
umum oleh petugas prescreption racikan registration untuk
PLAN & Memberdayakan satpam pasien lama yang
Penerapan penilaian kinerja &
ACTION untuk mengarahkan pasien reword system pada dokter. sudah memiliki nomor
Gathering dokter RM.
Rescheduling Jam Praktik Dokter
Pelatihan khusus Sim RS Pembelian alat
Mencukupi SDM di farmasi Automated Dispensing
pada dokter senior
Sistem Reorder Point (ROP) Machine (ADS)
Membuat buku juknis otomatis
manual SIM RS
FUTURE STATE VALUE STREAM MAPPING PROSES RAWAT JALAN
 PERBEDAAN ANTARA CSVSM & FSVSM

No. Perubahan Current State Future State

1. Jumlah kegiatan 26 21

2. Presentase kegiatan VA 46% 52%

3. Presentase kegiatan NVA 54% 48%

4 Prosentase VA time 25% 56 %

5 Prosentase NVA time 75% 44%

6. Total waktu proses 182 menit 78 menit

TERIMAKASIH
 TUGAS
• Tiap Kelompok memilih salah satu Proses kerja yang ingin di
lakukan VSM
• Lakukan dengan langkah sbb:
1. Kunjungi area/ lokasi dimana proses kegiatan akan dipetakan (VSM current
state).
2. Hitung lama waktu proses kegiatan (process time) dengan menggunakan
stopwatch.
3. Identifikasi adanya pemborosan dari proses kegiatan yang ada.
4. Hitung lama waktu antar proses kegiatan (waiting time).
5. Petakan semua proses kegiatan dari awal hingga akhir.
6. Hitung total waktu layanan (total turn around time), yaitu dengan
menjumlahkan process + waiting time.
7. Lakukan “brainstorming” untuk membuat desain proses kegiatan yang baru
(VSM future state)
• Perlengkapan:
– Post-it Note
– Stopwatch
– Kalkulator/Microsoft Excel