Tehnik Survey Akreditasi RS

Menggunakan
Metode Telusur

Workshop TOT
Dr. Dini Handayani, MARS, 31 Desember 2021
Calon Surveior Akreditasi Rumah Sakit FISQua
Jakarta, 29 – 31 Desember 2021
 TUJUAN PEMBELAJARAN

 Peserta memahami definisi metode telusur

 Peserta memahami jenis-jenis metode telusur
 Peserta memahami tujuan dan manfaat metode telusur
 Peserta dapat menyebutkan hal-hal yang boleh dilakukan dan
harus dihindari pada metode telusur ( do’s and don’t )

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 PARADIGMA BARU SURVEY AKREDITASI RS

Tidak terdapat pembagian Diperlukan transformasi Surveyor menguasai dan

surveyor menjadi kelompok proses agar pengumpulan dapat membagi tugas untuk
manajemen, medis dan data menjadi lebih cepat dan seluruh standar akreditasi
keperawatan efisien ( manajemen, pelayanan
berfokus pasien, SKP,
program nasional )
Jumlah surveyor dan jumlah
hari survey menjadi lebih
ringkas

Pengumpulan data secara

kolaboratif dari surveyor
Proses survey berfokus
melalui metode telusur
pada proses dan luaran
( outcome )

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 PARADIGMA BARU SURVEY AKREDITASI RS

Salah satu teknik yang dapat dilakukan untuk menilai proses di

dalam survey akreditasi adalah menggunakan METODE
TELUSUR, mengapa ?

 Rumah sakit adalah suatu organisasi yang kompleks dan terdiri dari
rangkaian sistem dan subsistem
 Telusur adalah cara yang efektif untuk memahami sistem yang
kompleks
 Dengan mempelajari suatu rangkaian sistem, akan lebih mudah
bagi kita untuk mengerti dan melakukan perbaikan terhadap
penyebab dari insiden / kejadian terkait keselamatan pasien.

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 METODE TELUSUR
 DEFINISI :
Metode telusur adalah metode yang digunakan untuk MENDAPATKAN
PENGALAMAN PASIEN yang menerima perawatan / layanan di rumah
sakit.

 Proses telusur ini dilakukan untuk mendapatkan INFORMASI MENGENAI

BERBAGAI PROSES YANG TERDAPAT DI RUMAH SAKIT, seperti proses
pemberian perawatan, pengobatan, layanan lain yang diterima pasien,
termasuk mewawancarai staf mengenai perawatan yang diberikan serta
bagaimana perilaku mereka saat pemberian pelayanan.

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 METODE TELUSUR

 Kegiatan ini memungkinkan surveior untuk MENILAI SISTEM DAN ATAU

PROSES di dalam rumah sakit yang mempengaruhi pengalaman aktual
pasien.

 Dengan melakukan telusur terhadap seluruh rangkaian perawatan, atau

dengan menelusuri proses yang terjadi di rumah sakit sejak awal sampai
akhir, surveior dapat memperoleh INFORMASI BERHARGA MENGENAI
SEJAUH SAMA RUMAH SAKIT TELAH MEMENUHI STANDAR AKREDITASI
YANG ADA.

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 MANFAAT LAIN
DARI METODE TELUSUR

 Identifikasi adanya kesenjangan : perbedaan antara apa yang ditetapkan oleh

suatu kebijakan dengan apa yang sebenarnya terjadi di lapangan.
 Penilaian terhadap proses koordinasi antar unit
 Observasi lingkungan rumah sakit

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 TUJUAN MELAKUKAN METODE TELUSUR

 PROSES DAN SISTEM Hasil yang

diharapkan
yang menyebabkan
terjadinya kesenjangan

 Akar masalah
GAP
 Hambatan yang dihadapi

Kondisi yg
sebenarnya Upaya Perbaikan

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 JENIS-JENIS TELUSUR

Telusur Unit /
Telusur Pasien Telusur Sistem
Departemen

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 TELUSUR PASIEN

Telusur pasien individual adalah telusur yang mengikuti

pengalaman pasien di beberapa area pelayanan di rumah sakit

Jenis telusur ini digunakan untuk :

 Melakukan analisa bagaimana staf memberikan pelayanan kepada pasien
 Bagaimana sistem tersebut berinteraksi dan berkoordinasi antara satu dengan
yang lainnya.
 Telusur pasien individual ini dapat dilanjutkan / memicu untuk dilakukan
telusur sistem dan atau telusur lingkungan perawatan.

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

TELUSUR PASIEN
Sesuai dengan alur pelayanan
yang dilalui pasien

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 TELUSUR SISTEM

 Telusur sistem digunakan untuk mengikuti suatu proses yang kompleks di rumah
sakit.
 Proses yang kompleks ini dapat meliputi satu atau beberapa sistem, dan dapat
diterapkan untuk proses yang berisiko.
 Pelacak ini berfokus pada perawatan, pengobatan, atau layanan perawatan lainnya.
 Berbeda dengan telusur individu, telusur sistem mengevaluasi sistem itu sendiri
yang berkaitan dengan individu yang menerima perawatan.

Contoh Telusur Sistem :

Sistem Manajemen Obat
Sistem Manajemen Pengendalian Infeksi
Sistem Manajemen Data

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 TELUSUR SISTEM MANAJEMEN
Controlled substance storage, Verifying prescriptions
OBAT
monitoring and use Allergy reconciliation

Selection, Ordering and

Storage
Procurement Transcribing
Pharmacy role in
discharge
planning

Patient/family
education Preparation and
Monitoring Administration dispensing

High-risk therapy
IV mixing, TPN preparation, chemo preparation
Concentrated electrolytes
Look alike, sound alike drugs

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 TELUSUR DEPARTEMEN / UNIT

 Fokus pada unit / departmen tertentu

 Misalnya : unit kamar operasi, CSSD, dan lainnya

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 MANFAAT YANG DIDAPAT DARI METODE
TELUSUR
Standar apa saja yang dapat
kita nilai dari telusur ?

Apa yang terjadi bila semua surveyor

melakukan telusur secara bersamaan ?
WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT
 MANFAAT YANG DIDAPAT DARI
METODE TELUSUR

Temuan bersifat Menilai pemenuhan Surveyor terlihat sebagai

Menilai seluruh standar
komprehensif dan seluruh standar 1 tim, dengan
dalam waktu yang relatif
mencakup seluruh akreditasi pada saat yang penggabungan hasil
lebih cepat
standar bersamaan dari tiap surveior

Meningkatkan validitas Pemahaman yang

hasil survey ( masukan komprehensif terhadap
Meningkatkan kerjasama Satu kesatuan hasil
dari beberapa surveior kondisi rumah sakit
dalam tim surveior survey
untuk satu kondisi yang untuk pemberian
sama rekomendasi selanjutnya

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

TELUSUR PASIEN MENJADI TELUSUR
SISTEM Kapan temuan dalam telusur pasien
menjadi temuan sebuah sistem ?

Pada saat temuan yang sama di dapatkan

di beberapa area di rumah sakit,
misalnya :

Ditemukan botol penyimpanan B3 yang

tidak diberi label sesuai ketentuan RS
pada 3 area atau lebih, yaitu di kamar
operasi, di laboratorium dan radiologi.

Temuan tersebut dapat berasal dari

surveyor yang berbeda, sesuai dengan
agenda telusur masing-masing.

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 HAL-HAL YANG HARUS
DIPERHATIKAN
DALAM MELAKUKAN TELUSUR
 Cara mengajukan pertanyaan ( pertanyaan terbuka )
 Cara melakukan observasi ( observasi dilakukan terhadap alur
pelayanan, prosedur dan proses yang ada )
 Fokus pada proses, bukan pada individu / check list / detil
 Lakukan penilaian standar berdasarkan proses yang diterapkan di
rumah sakit, bukan terhadap individu
 Perlakukan staf di rumah sakit dengan rasa hormat
 Libatkan staf untuk memberikan penjelasan terhadap proses yang terjadi

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 HAL-HAL YANG HARUS
DIPERHATIKAN
DALAM MELAKUKAN TELUSUR
 Jangan membuat asumsi, apabila ada keraguan, lakukanlah validasi
melalui metode drill down dan atau mencari contoh lain yang
terjadi untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat.
 Gunakan rekam medis untuk melihat “system issues” yang
terjadi dalam pelayanan pasien
 Tidak mengganggu pelayanan pasien
 Persiapkan semua pertanyaan yang dibutuhkan agar waktu yang ada
dapat digunakan secara efektif dan efisien
 Lakukan klarifikasi untuk meyakinkan hasil temuan yang kita dapatkan

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 BAHASA DAN SIKAP TUBUH
YANG BERSAHABAT

 Buatlah staff merasa nyaman

 Jelaskan tujuan dari telusur
 Berpakaian sopan dan rapi
 Serius namun bersahabat
 Pastikan staf mengerti maksud dari pertanyaan yang kita ajukan
 “Educate and evaluate”
 Berikan pujian apabila jawaban yang diberikan sesuai dengan standar
 Sampaikan terima kasih atas semua jawaban yang telah diberikan

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 HAL-HAL YANG HARUS DIHINDARI
PADA SAAT MELAKUKAN TELUSUR
 Melakukan review rekam medis atau dokumen lainnya
sendirian, lakukanlah review bersama staf yang terlibat,
sehingga kita dapat lebih memahami keadaan.

 Berkesan seperti melakukan “peer” review.

 Berkesan seperti ada sesuatu yang “tidak beres” atau ada
staf yang “melakukan kesalahan”

 Membandingkan temuan saat telusur dengan pengalaman

pribadi atau standar praktik terbaik, tapi bandingkanlah dengan
pemenuhan kebutuhan standar akreditasi yang diminta.

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 MENYAMPAIKAN HASIL TEMUAN

 Sampaikan seluruh hasil temuan secara lengkap, termasuk temuan yang

kurang baik, temuan yang baik ( good practice ), kesesuai terhadap standar
dan tantangan yang ada.
 Sampaikan hasil temuan dalam suasana non-punitive, positif, dan dalam
suasana yang edukatif.

“The clearest and most accurate picture

creates respect for the tracer process…”

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 KUNCI DARI TELUSUR YANG BAIK

 Pemahaman seluruh standar secara komprehensif.

 Lakukan sistem telusur pasien, sistem dan departemen
secara bergantian dalam satu proses survey
 Lakukan proses telusur untuk menilai suatu proses atau
sistem secara keseluruhan, dan bukan terhadap satu
kondisi atau satu temuan yang terpisah.
 Berlatih dan berlatih lagi ( practice make perfect )
 Lakukan update perkembangan terkini dalam praktik
terbaik dan praktik berbasis bukti

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

KUNCI DARI TELUSUR YANG BAIK

Gunakan check list sebagai pengingat,

bukan sebagai cara untuk melakukan
survey

WORKSHOP TOT CALON SURVEYOR AKREDITASI RUMAH SAKIT

 Burung dara burung merpati
Terbang tinggi di depan mata
Dari dalam lubuk hati
Menyapa Bapak/Ibu semuanya
Punya kekasih bermata bulat
Tidak jemu dipandang mata
Kita izinkan 2021 lewat
Menyapa tahun dua ribu dua dua
Sehat dan sukses untuk Bapak / Ibu semuanya

Terima Kasih
Workshop TOT
Calon Surveior Akreditasi Rumah Sakit DIREKTORAT JENDERAL PELAYANAN
KESEHATAN
Jakarta, 29 – 31 Desember 2021 KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK