FOCUS PDSA

WAKTU
TUNGGU
RAWAT JALAN
 Find a problem

CAPAIAN WAKTU TUNGGU RAWAT JALAN

2017
Sampling Total %
Jumlah Sampling < 60' 13,797 65.8%
Jumlah Sampling > 60' 7,166 34.2%

Waktu tunggu > 60 menit dilakukan PDSA

 KAMUS INDIKATOR
NAMA INDIKATOR WAKTU TUNGGU RAWAT JALAN

Waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan mulai pasien kontak dengan
petugas pendaftaran sampai dilayani oleh dokter/ dokter spesialis.
Catatan:
DIFINISI
Yang dimaksud kontak dengan petugas pendaftaran adalah waktu petugas
OPERASIONAL
mencatat identitas pasien.
Yang dimaksud dilayani oleh dokter/ dokter spesialis adalah waktu pasien
kontak awal dengan dokter/ dokter spesialis

NUMERATOR Jumlah kumulatif waktu tunggu pasien rawat jalan yang disurvey
DENOMINATOR Jumlah seluruh pasien rawat jalan yang disurvey
 Organize a team

TIM
Ketua : Ka IRJ (dr Tepo)
Sekretaris : Bu Yeni / Ayu
Anggota :
1. dr Endang
2. Pak Sugeng
3. Pak Gatot
4. Bu Endang
5. Ka Ru masing-masing Poli Rawat Jalan
 Clarify the current process

ALUR PASIEN DI INSTALASI RAWAT JALAN

1. Pendaftaran di APM
2. Pendaftaran di loket
3. Pembayaran di loket bank Mandiri
4. Pendaftaran administrasi Poli
5. Pemeriksaan tanda vital
6. Diperiksa dokter

Tim : Petugas Rekam Medis, Petugas Verifikator, perawat, dokter

ALUR PASIEN RAWAT JALAN
FAKTOR YG BERKONTRIBUSI
1. Pasien
2. Petugas : Dokter, Perawat, INSTI, ICM
3. RS : Sarana, Sistem, Alat peraga( Bunner, Leaflet )

Alur Pasien  file excel

 Understanding causes of variation

IDENTIFIKASI MASALAH TIAP FAKTOR

1. Pasien
A.Datang terlalu pagi, meskipun sudah mendaftar online (tampak crowded)
B. Setelah mendaftar, pasien tidak langsung ke poli, kadang pergi dulu (makan, baru dijemput, dll)
C.Berkas yang dibawa tidak lengkap
D.Belum mendaftar online
2. Petugas
A.Petugas pemandu di APM  tidak selalu stand by di mesin APM
B. Petugas verifikasi  jumlah petugas terbatas, berkas pasien tidak lengkap, petugas verifikasi
mengecek kelengkapan berkas sehingga menumpuk, selain verifikasi juga menyampaikan informasi
ke pasien terkait kelengkapan berkas (menambah panjang waktu tunggu)
C.Petugas pendaftaran tidak seimbang dengan jumlah kunjungan pasien terutama pukul 7.-10.wib
D.OB poli  suara kurang keras (pasien tidak mendengar), standar pemanggilan pasien ?
E. Perawat  tidak masuk (sakit, ijin, cuti, dll), kondisi kesehatan
F. Dokter  datang terlambat (ada morning report, visite, operasi, dll), tidak datang (keluar kota, dll)
LANJUTAN

Berkas yang dibawa pasien tidak lengkap  petugas verifikasi perlu waktu lama
untuk pengecekan  berkas menumpuk
Petugas pemberi informasi (customer service) tidak selalu stand by untuk memberi
informasi kelengkapan berkas pendaftaran ke pasien, sehingga pemberian informasi
dilakukan oleh petugas verifikasi
Berkas RM belum tersedia di masing – masing poli
 SELECT
memilih proses yg akan diperbaiki
menetapkan tindak lanjut untuk memperbaiki proses

Memberikan informasi kepada pasien agar melakukan pendaftaran online, disertai

penjelasan persyaratan untuk mendaftar online saat kontrol poli (dilakukan di bangsal rawat
inap) (untuk mengurangi antrian)
Menyediakan media edukasi kepada pasien terkait kelengkapan berkas RM yg diperlukan
untuk mendaftar di IRJ
Penempatan SDM full time sebagai petugas skrining kelengkapan berkas RM sebelum pasien
mendaftar di IRJ
Penempatan SDM full time yg membantu pasien mendaftar di APM
Menyediakan RM H-1 sebelum kedatangan pasien di poliklinik yg dituju (pilot project di Poli
Mata & Poli Jantung)
Pengukuran waktu tunggu pendaftaran online dan manual dari meja pendaftaran sampai OB
poli
 PLAN
perencanaan perubahan yg akan diuji coba
Timeline untuk memenuhi hal – hal yg akan diperbaiki pada proses Select (memilih yg akan diperbaiki)

No Kegiatan PIC Lokasi Waktu

1 Memberikan informasi kepada pasien agar melakukan pendaftaran online, IRNA, IRJ & IRNA
disertai penjelasan persyaratan untuk mendaftar online saat kontrol poli INSTI
(dilakukan di bangsal rawat inap) (untuk mengurangi antrian)

2 Menyediakan media edukasi kepada pasien terkait kelengkapan berkas RM yg Hukmas IRJ
diperlukan untuk mendaftar di IRJ
3 Penempatan SDM full time sebagai petugas skrining kelengkapan berkas RM IRJ & SDM IRJ
sebelum pasien mendaftar di IRJ
4 Penempatan SDM full time yg membantu pasien mendaftar di APM IRJ & IRJ
Hukmas
5 Menyediakan RM H-1 sebelum kedatangan pasien di poliklinik yg dituju (pilot ICM Poli Mata, Poli
Jantung
project di Poli Mata & Poli Jantung)
6 Pengukuran waktu tunggu pendaftaran online dan manual dari meja IRJ IRJ
pendaftaran sampai OB poli
 MELAKSANAKAN UJI COBA ATO LANGKAH DO
PERUBAHAN YG TELAH DIRENCANAKAN

Visualisasi kegiatan dari Plan  silakan lengkapi dengan foto2

1. Penyediaan fasilitas : leaflet, banner untuk edukasi, mesin fotokopi di pintu masuk
2. Petugas skrining memberi informasi terkait proses pendaftaran
3. RM sudah tersedia di poli lebih cepat 1 hari, untuk pendaftar on line
4. Ada petugas OB yg bertanggung jawab handsover RM
5. Penyedian mesin handski disetiap poliklinik untuk absesi kehadiran pemberi layanan
6. Sosialisasi registrasi mesin hanski dan kewajiban handski saat pelayanan di poliklinik
7. Sosialisasi terus menerus kepada pasien untuk mendaftar on line
8. Penyediaan counter membantu mendaftarkan online, untuk kunjungan berikutnya
KOORDINASI PELAYANAN PASIEN RAWAT JALAN
PENYEDIAAN FASILITAS : LEAFLET, BANNER UNTUK EDUKASI DAN MESIN
FOTOKOPI DI PINTU MASUK
PETUGAS SKRINING BERKAS MEMBERI INFORMASI TERKAIT PROSES
PENDAFTARAN
RM SUDAH DISEDIAKAN H-1PENDAFTAR ON LINE DAN ADA PETUGAS
BERTANGGUNG JAWAB HANDSOVER RM
PENYEDIAN MESIN FINGER PRINT DISETIAP POLIKLINIK UNTUK PRESENSI KEHADIRAN
PEMBERI LAYANAN
SOSIALISASI REGISTRASI MESIN FINGER PRINT DAN KEWAJIBAN PRESENSI SAAT PELAYANAN
DI POLIKLINIK
SOSIALISASI TERUS MENERUS KEPADA PASIEN UNTUK MENDAFTAR ON LINE DAN
POLI SORE
PENYEDIAAN COUNTER MEMBANTU MENDAFTARKAN ONLINE, UNTUK KUNJUNGAN
BERIKUTNYA
 Data waktu tunggu rawat jalan tahun 2017 STUDY
meneliti keberhasilan perubahan

2017
Sampling Total %
Jumlah Sampling < 60' 13,797 65.8% BEFORE
Jumlah Sampling > 60' 7,166 34.2%

Data waktu tunggu rawat jalan tahun 2018

2018
Sampling Total %
AFTER Jumlah Sampling < 60’ 14,044 74% Terjadi penurunan
Jumlah Sampling > 60' 4,935 26% waktu tungggu 8%
 2018
Sampling Total %
Jumlah Sampling < 45' 10,901 57%
Jumlah Sampling > 45' 8,078 43%
Catatan : Target Kinerja Tahun 2018, Evaluasi Waktu Tunggu
pelayanan Rawat Jalan ≤ 45 menit
 ACTION
Tindak lanjut, merencanakan siklus perubahan berikutnya atau
implementasi penuh/dipertahankan

Kegiatan tetap dipertahankan

Implementasi finger print bagi DPJP
pemberi layanan dilaksanakan pada
semester I, 2019
TERIMA KASIH