TERM OF REFERENCE KESEKRETARIATAN

UPGRADING PENGURUS HARIAN HIMPUNAN MAHASISWA SASTRA JEPANG

KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS HASANUDDIN

PERIODE 2020-2021

a) Alas Pikir

Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan

sekretariat, pengadaan inventaris termasuk arsip. Divisi kesekretariatan suatu organisasi
bertanggung jawab untuk mengatur mekanisme penggunaan fasilitas-fasilitas yang tersedia di
sekretariat organisasi. Sekretariat adalah tempat pengendalian kebijakan organisasi, komunikasi,
informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan kebijakan serta penghubung dengan
anggota dan masyarakat. Fungsi sekretariat dapat terlaksana secara optimal apabila sekretariat
terletak ditempat yang strategis, mudah dijangkau, terletak pada lingkungan yang kondusif, dan
memiliki ruangan yang memadai, serta kelengkapan peralatan administrasi. Dalam
penyelenggaraan tertib administrasi HIMASPA KMFIB-UH, hal-hal yang perlu diperhatikan
adalah sebagai berikut:
Inventaris Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan
organisasi. Inventaris Organisasi terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Inventaris permanen adalah milik organisasi yang dalam jangka lama tidak mengalami
perubahan, seperti gedung, lemari, dan sebagainya.
2. Inventaris tidak permanen adalah milik organisasi yang mengalami perubahan dalam
jangka waktu pendek atau habis terpakai.

Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik dan dilaksanakan oleh

penanggungjawab administrasi kesekretariatan yaitu Sekretaris dan Divisi Kesekretariatan.
Penyimpanan harus dilakukan serta ditempatkan di sekretariat HIMASPA KMFIB-UH, tidak
diperbolehkan dibawa atau disimpan dirumah tanpa suatu izin tertulis dari yang berwenang.

b) Tujuan
Kegiatan ini bertujuan untuk membekali pengurus HIMASPA KMFIB-UH tentang tugas pokok,
wewenang dan tanggung jawab Divisi Kesekretariatan.

c) Peserta Kegiatan

Peserta Upgrading adalah pengurus HIMASPA KMFIB-UH periode 2020-2021 sejumlah 16

peserta.

d) Waktu Pelaksanaan
Adapun jadwal kegiatan ini adalah sebagai berikut:
Waktu : Selasa, 3 November 2020 pukul 09.00 WITA - 20.30 WITA
Tempat : Sekretariat HIMASPA KMFIB-UH
 e) Landasan
 AD/ART HIMASPA KMFIB-UH
 GBHO HIMASPA KMFIB-UH
 AATO HIMASPA KMFIB-UH
 PDAO HIMASPA KMFIB-UH
 TOR Upgrading Pengurus Harian HIMASPA KMFIB-UH
 Kondisi aktual HIMASPA KMFIB-UH

f) Materi
a. Tujuan Intruksional Umum (T.I.U)
 Dapat mengetahui apa itu kesekretariatan.
 Dapat memahami pentingnya seorang organisatoris selama memangku jabatan di
divisi kesekretariatan.
b. Tujuan Intruksional Khusus (T.I.K)
 Pemateri menjelaskan tentang apa yang dimaksud dengan kesekretariatan.
 Pemateri menjelaskan tentang tugas pokok, wewenang, dan tanggung jawab
Sekretaris divisi kesekretariatan.

g) Metode Acara
Pemateri diberi waktu 80 menit untuk menyampaikan materi dan berbagi pengalaman terkait
jabatan yang bersangkutan sambil peserta aktif bertanya.

h) Susunan Acara
Selasa, 03 November 2020
Waktu Nama kegiatan Pemateri
09.00 – 10.20 Materi Ketua & Wakil Ketua Ahmad Ramdani
10.30 – 11.50 Materi Sekretaris Asman
12.00 – 13.00 Istirahat
13.00 – 14.20 Materi Bendahara Mutiah Mutmainnah
14.30 – 16.50 Materi Pendidikan dan Kaderisasi Fatimah
17.00 – 18.20 Materi Kesekretariatan Dhea Pratiwi, S. S
18.30 – 19.00 Istirahat
19.10 – 20.30 Materi Hubungan Masyarakat A. Achmad Fudail

PENUTUP
Demikian Term of Reference ini dibuat sebagai gambaran kegiatan proses
Upgrading Pengurus Harian HIMASPA KMFIB-UH tahun 2020. Semoga apa yang
menjadi cita-cita bersama untuk organisasi tercinta dapat tercapai.
“HIMASPAKU, HIMASPAMU, HIMASPA KITA SEMUA!”