MAKALAH

“KONSEP ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA”

DOSEN PEMBIMBING:
Dr. Sulastri, M. Pd.
Dr. Hadiyanto, M.Ed.

DISUSUN OLEH :

Puput Sasmita (19004020)

Rahmi Ridhoni (19004023)
Sri Mayang Sari (19004029)
Indry Delvytra (19004015)

KURIKULUM DAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2020
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas segala rahmat

dan hidayah-Nya. Shalawat serta salam senantiasa tercurahkan kepada junjungan umat
yakninya Nabi Muhammad SAW yang selalu kita nantikan syafa’atnya di akhirat nanti.
Penulis mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat sehatNya,
baik itu berupa sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga penulis mampu untuk
menyelesaikan pembuatan makalah sebagai tugas kelompok dari mata kuliah Pengelolaan
Perpustakaan dengan judul “ Konsep Administrasi Sarana dan Prasarana.”
Penulis tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan
masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, penulis
mengharapkan kritik serta saran dari pembaca untuk makalah ini, supaya makalah ini
nantinya dapat menjadi makalah yang lebih baik lagi. Demikian dan apabila terdapat banyak
kesalahan pada makalah ini penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya. Semoga makalah ini
berguna dan bermanfaat bagi kita semua.

Padang, 10 Oktober 2020

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................... ....................................... ............................................ii

DAFTAR ISI................................................................................. ...........................................iii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................. ............................................1

1.1 Latar belakang ......................................................................... ............................................1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................... ............................................1
1.3 Tujuan Makalah ...................................................................... ............................................1

BAB II ISI ..................................................................................... ............................................2

2.1 Konsep Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana ................. ............................................2
2.2 Proses Administrasi Sarana dan Prasarana...........................................................................3
2.3 Peran Guru Dalam Administrasi Sarana dan Prasarana .......... ............................................7

BAB III PENUTUP ...................................................................... ............................................8

3.1 Kesimpulan ............................................................................. ............................................8
3.2 Saran ....................................................................................... ............................................8

DAFTAR PUSTAKA ................................................................... ............................................9

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat
dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan
dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan
dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana
kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang
bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien,
maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan
baik. Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara
langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai
tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Terbatasnya pengetahuan dari personal tata usaha sekolah akan administrasi sarana
dan prasarana pendidikan, serta kurangnya minat dari mereka untuk mengetahui dan
memahaminya dengan sungguh sungguh, maka dari itu kami menyusun makalah ini.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang terdapat pada makalah ini adalah sebagai berikut:

a) Bagaimana konsep administrasi sarana dan prasarana ?

b) Bagaimana proses administrasi sarana dan prasarana ?
c) Bagaimana peran guru dalam administrasi sarana dan prasarana ?

1.3 Tujuan Penulisan

a) Berdasarkan rumusan masalah,maka tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut :
b) Untuk mengetahui dan memahami konsep administrasi sarana dan prasarana.
c) Untuk mengetahui dan memahami proses dalam administrasi sarana dan prasarana.
d) Untuk mengetahui dan memahami peran guru dalam administrasi sarana dan
prasarana.

1
 BAB II
ISI

2.1 Konsep Administrasi Sarana dan Prasarana

Kata administrasi berasal dari bahasa latin “ad” dan “ministro”, yang mempunyai
arti“kepada” dan ”melayani”. Administrasi dapat diartikan pelayanan atau pengabdian kepada
subyek tertentu. Secara istilah administrasi yaitu upaya mencapai tujuan sacara efektif dan efisien
denganmemanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerjasama.
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia sarana adalah segala sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses(
usaha, pembangunan, proyek).
Secara etimologis (bahasa) sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan
pendidikan. Sarana pendidikan umumnya mencakup semua peralatan dan perlengkapan yang
secara langsung dipergunakan dan menunjang dalam proses pendidikan harus sesuai dengan
proses pembelajarannya seperti gedung, ruang belajar atau kelas, alat-alat atau media
pendidikan, meja, kursi,laboratorium dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan
prasarana adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan,
seperti halaman yang bagus untuk melakukan pembelajaran, kebun atau taman sekolah yang
enak di pandang, jalan menuju ke sekolah mudah, tata tertib sekolah, dan sebagainya.
Dengan demikian dapat di tarik suatau kesimpulan bahwa Administrasi sarana dan
prasarana pendidikan itu adalah semua komponen yang secara langsung maupun tidak
langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu
sendiri.
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :

1. Ditinjau dari habis tidaknya dipakai

Dilihat dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu: sarana
pendidikan yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.
a) Sarana pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila
digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi : Kapur, bahan kimia
dan sebagainya.
b) Sarana pendidikan yang tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat
digunakan secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Seperti : Kursi,
meja, papan tulis dan sebagainya.
2. Ditinjau dari bergerak tidaknya pada saat digunakan Terbagi dua yaitu :
a) Sarana pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau
dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip sekolah,
bangku sekolah, dsb.

2
 b) Sarana pendidikan tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa
atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah
Air Minum (PDAM).
3.Ditinjau dari hubungannya dengan proses belajar mengajar
Dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu : alat pelajaran, alat peraga, dan media
pengajaran.
Adapun tujuan dari administrasi sarana dan prasarana itu adalah :
a) Mewujudkan situasi dan kondisi sekolah yang baik sebagai lingkungan belajar
maupun sebagai kelompok belajar ,yang memungkinkan peserta didik untuk
mengembangkan kemampuan semaksimal mungkin.
b) Menghilangkan berbagai hambatan yang dapat menghalangi terwujudnya interaksi
dalam pembelajaran.
c) Menyediakan dan mengatur fasilitas serta perabot belajar yang mendukung dan
memungkinkan siswa belajar sesuai dengan lingkungan sosial, emosional, dan
intelektual siswa dalam proses pembelajaran.
d) Membina dan membimbing siswa sesuai dengan latar belakang sosial, ekonomi,
budaya serta sifat- sifat individunya.

2.2 Proses Administrasi Sarana dan Prasarana (Perencanaan, Pengadaan, Inventaris,

Penyaluran, Pemanfaatan & Pemeliharaan, Penghapusan, Pengawasan)
Menurut Sutjipto (1993) aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana
pendidikan meliputi; perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan
pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan. Dapat
diuraikan sebagai berikut:

2.2.1 Perencanaan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan
penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah
kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang.
Berkaitan dengan ini dijelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan
pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang
diprogaramkan di sekolah adalah sebagai berikut:
a) Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh
setiap unit kerja dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
b) Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya
untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
c) Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang
tersedia sebelumya.
d) Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia.

3
 e) Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau
anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala
prioritas.
f) Penetapan rencana pengadaan akhir.

2.2.2 Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang
pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan
sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan
organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan
perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan
sarana dan prasarana kantor, antara lain :

a) Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

b) Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
c) Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
d) Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
e) Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
f) Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
g) Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang
memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

a) Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-
faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja
adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
b) Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk
mengusahakan standarisasi ialah :
 Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau
menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
 Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
 Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu
lama dan pertimbangan efisiensi kerja.
c) Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat
atau barang-barang ialah:
 Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang
dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
 Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-
benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen
dengan baik.
 Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan
harga.

4
  Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-
barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
 Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap
digunakan.
d) Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman
yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

2.2.3 Inventaris

Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan
prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada
dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan
prasarana antara lain :
 Agar peralatan tidak mudah hilang.
 Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
 Memudahkan dalam pengecekan barang.
 Memudahkan dalam pengawasan.
 Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

2.2.4 Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung

jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang lain. Kegiatan
penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :

1. Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian / pendistribusian barang sehingga
merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun
alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat
menunjang kegiatan instruksional.

2. Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa
hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan
pembongkarang.

3. Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar
penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya pengiriman
dan sebagainya.

5
2.2.5 Pemanfaatan Dan Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan

kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan
prasarana kantor, antara lain :
a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b) Agar barang tidak mudah hilang.
c) Agar barang tidak kadaluarsa.
d) Agar barang tidak mudah susut.
e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara,
antara lain:

1. Pemeliharaan berdasarkan waktu

a) Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan
oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang
tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan
barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan
menghindari kerusakan yang lebih besar.
b) Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu
sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat
dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas
yang khusus menangani pemeliharaan barang.

2. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

a) Pemeliharaan barang bergerak

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala.
Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
b) Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara
berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat
digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan
setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan.
Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.

6
2.2.6 Penghapusan

Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/

menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris negara berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar sedangkan daya pakainya terlalu
singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar
inventaris. Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan
mempunyai arti:
a) Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang
disebabkan oleh:
 Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan / pemeliharaan
terhadap barang yang semakin buruk kondisinya.
 Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang lain yang
karena beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.
b) Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang yang tinggal
menyusut.

2.2.7 Pengawasan

Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan
sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan
dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja samanya satu sama
lain.
Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi
ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi
bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya
dapat dihindarkan.

2.3 Peran Guru Dalam Administrasi Sarana Dan Prasarana

Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang di

dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu ”setiap satuan
pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi
keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik,
kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.” (Mohammad
Syaifuddin, 2007 : 2.36). Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:
a) Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran
b)Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan
guru.
c) Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa

7
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Dengan demikian dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa Administrasi sarana dan
prasarana pendidikan adalah semua komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung
menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana pendidikan meliputi;
perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan,
penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan.
Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:terlibat dalam
perencanan pengadaan alat bantu pengajaran, terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan
alat bantu pengajaran yang digunakan guru., pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh
siswa

3.2 Saran

Dengan membaca makalah ini dan mengetahui apa itu sarana dan prasarana,
administrasi sarana dan prasarana, proses administrasi sarana dan prasarana, dan peran guru
dalam administrasi sarana dan prasarana diharapkan mahasiswa (calon guru/tenaga pendidik)
dapat memahami dan mengaplikasikannya dalam dunia pendidikan.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 2003. Peningkatan Profesinalisme Guru Sekolah Dasar. Jakarta: Bumi
Aksara

Gunawan ,Ari H. 2002. Administrasi Sekolah. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Jatmiko, Edi, dan Hunaenah, N. 2016. Pengelolaan Administrasi Sekolah. Jakarta:

Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.

Prihatin, Eka. 2011. Teori Administrasi Pendidikan. Jakarta: Alfabeta.

Sahertian, Piet A. 2000. Konsep Dasar Dan Teknik Super Visi Pendidikan. Jakarta:
PT Renika,

Soemanto. 2010. Kepemimpinan Dan Supervidi Pendidikan. Jakarta: Bina Aksara

Soetjipto. 2004. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta..