DASAR-DASAR MPLB (ELEMEN 5)

Semester Genap = Komunikasi

Pada akhir fase E peserta didik mampu memahami jenis informasi/data, prosedur
penggunaan menu home page, dasar - dasar komunikasi lisan, tulis dan komunikasi melalui
media elektronik, serta prosedur penggunaan media komunikasi.
Materi :
1. Menjelaskan pengertian system informasi manajemen.
2. Mengidentifikasi jenis system informasi.
3. Menjelaskan aktivitas system informasi.
4. Menjelaskan konsep dasar komunikasi.
5. Mengidentifikasi jenis komunikasi kantor.

PENGERTIAN SYSTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sitem informasi manajemen adalah kumpulan dari sistem manajemen atau sistem yang
menyediakan informasi yang bertujuan untuk mendukung operasional manajemen dan
pengambilan keputusan dalam suatu organisasi

Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi menyeluruh dan terkoordinasi
secara terpadu yang didalamnya terdapat proses untuk mengolah, menganalisis, dan
menampilkan data agar dapat digunakan untuk kebutuhan pengambilan suatu keputusan.
Selanjutnya, berikut ini adalah fungsi dan manfaat dari sistem informasi manajemen:

Fungsi Sistem Informasi Manajemen. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari sistem
informasi manajemen:

 Meningkatkan produktivitas serta penghematan biaya di dalam organisasi

 Meningkatkan kualitas dari SDM karena unit sistem kerja akan lebih
terkoordinasi serta sistematis
  Mempermudah pihak manajemen dalam melakukan pengawasan,
perencanaan, pengarahan serta pendelegasian kinerja pada semua
departemen yang mempunyai koordinasi dan hubungan.
 Meningkatkan efisiensi serta efektivitas data yang lebih realtime dan akurat.
 Berperan penting dalam proses pengambilan keputusan di dalam bisnis
karena sistem informasi manajemen dapat menyediakan informasi yang
relevan.
 Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Berikut ini adalah beberapa manfaat dari sistem informasi manajemen:

Menyediakan informasi yang digunakan dalam penghitungan harga pokok

produk, jasa, serta tujuan lain yang diinginkan oleh manajemen.
 Menyediakan informasi yang digunakan untuk merencanakan,
mengendalikan, mengevaluasi, serta melakukan perbaikan yang
berkelanjutan.
 Memperoleh gambaran umum dari seluruh operasi yang berjalan pada
perusahaan tersebut.
JENIS SISTEM INFORMASI

1. Sistem Informasi Manajemen

Jenis sistem informasi yang pertama adalah SIM (Sistem Informasi Manajemen). Sesuai
dengan namanya sistem ini menyasar untuk kegiatan manajerial. Yang termasuk kedalam
manajerial adalah setiap orang yang memiliki kedudukan dalam organisasi dan pekerjaan
yang memiliki tanggung jawab untuk manajemen pada suatu divisi atau bagian dalam
perusahaan.

Fungsi sistem informasi manajemen ini seperti :

 Monitoring kinerja karyawan

 Memberikan penilaian karyawan
 Menerima laporan dari karyawan
 Melaksanakan fungsi pengawasan terhadap karyawan
 Memberikan masukan kepada direksi
 Dan masih banyak lagi

2. Sistem Informasi Akuntansi

Jenis yang kedua adalah sistem informasi akuntansi atau disebut SIA. SIA merupakan
implementasi sistem informasi yang berhubungan dengan sistem akuntansi dari suatu
organisasi atau perusahaan. Akuntansi memiliki fungsi untuk melihat kondisi keuangan suatu
organisasi apakah sedang surplus atau minus.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi ini akan membantu tugas seorang akuntan untuk
melakukan audit kondisi keuangan perusahaan, menampilkan data-data pemasukan dan
pengeluaran, melihat keuntungan dan kerugian bisnis, merapikan pencatatan pelaporan
keuangan dan masih banyak lainnya.

3. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan merupakan sistem informasi yang berada dibawah manajemen
dengan fungsi untuk mengatur keuangan perusahaan. Sistem informasi keuangan ini nantinya
akan terintegrasi dengan sistem informasi akuntansi untuk masalah pencocokan datanya. Ada
beberapa alasan penting kenapa harus mengimplementasikan sistem informasi keuangan
dalam bisnis:

 Untuk mencatat semua transaksi keuangan dalam waktu tertentu

 Dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi
 Sebagai audit dan kroscek terhadap pemasukan dan pengeluaran bisnis
 Membantu dalam perhitungan pajak
 Mempercepat auditor dalam melakukan audit keuangan perusahaan.

4. Sistem Informasi Manufaktur

Untuk bisnis Anda yang bergerak dalam bidang manufaktur atau produksi, memiliki sistem
informasi manajemen ini adalah hal yang wajib. Ada beberapa manfaat yang akan diperoleh
dari sistem informasi manufaktur seperti:

 Untuk pencatatan produksi dalam bisnis

 Untuk mencatat hasil produksi yang tidak lulus quality check
 Mencatat pemesanan barang
 Mencatat biaya produksi
 Analisa kebutuhan produksi
 Memberikan data realtime kegiatan produksi yang berlangsung
 Dan masih banyak lainnya.

5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi ini sering digunakan pada bagian HRD dan personalia dalam perusahaan
untuk menyimpan data diri karyawan, gaji pokok, tunjangan, bonus, masa kerja, jabatan dan
lain sebagainnya.

Dengan adanya sistem informasi ini kerjaan dari bagian SDM bisa lebih mudah. Selain itu
sistem informasi sumber daya manusia ini juga bisa dikombinasikan dengan sistem informasi
manajemen, keuangan dan lain sebagainnya.

6. Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran sangat penting bagi divisi pemasaran dalam perusahaan. Dengan
sistem pemasaran ini akan membantu dalam proses pencatatan dan memberikan segala
informasi mengenai penjualan yang telah dilakukan dari perusahaan. Manfaat lainnya dari
sistem informasi pemasaran ini seperti:

 Mengetahui jumlah produk yang terjual

 Mengetahui produk yang paling laku
 Mengetahui produk yang jarang peminat
 Mengetahui metode pemasaran yang tepat
 Mengetahui respon pasar terhadap produk

7. Sistem Informasi Eksekutif

Nah yang terakhir adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif
dikembangkan dan juga digunakan untuk mereka yang berada di level eksekutif dari suatu
perusahaan. Sistem informasi ini akan memberikan kemudahan dalam arus informasi dari
divisi di bawahnya kepada mereka.

Lalu siapa saja yang termasuk level eksekutif adalah mereka yang memiliki hak penuh atas
perusahaan, CEO, Komisaris, Pimpinan tertinggi, Direksi dan element eksekutif lain yang
memiliki kewenangan dalam perusahaan.

Nah demikianlah pembahasan mengenai pengertian sistem informasi dan jenis sistem
informasi. Jika Anda ingin mengimplementasikan dalam perusahaan, tenang saja karena
semuanya bisa diintegrasikan satu sama dengan lainnya sehingga menjadi sistem informasi
yang sempurna. Dimana semua informasi akan terhubung satu sama lain sehingga koordinasi
lebih mudah dan cepat.

Untuk Anda yang berencana membangun sistem informasi berbasis web, tentunya akan
membutuhkan hosting yang kuat. Kami memiliki rekomendasi Layanan VPS
Murah dari Qwords. Tunggu apalagi miliki sistem informasimu sekarang juga bersama
kami.

AKTIVITAS DASAR SISTEM INFORMASI

Dijelaskan oleh Laudon dan Laudon (2010), aktivitas dasar sistem informasi adalah sebagai
berikut:

1. Masukan (input), melibatkan pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau
dari lingkungan eksternal untuk diolah.
2. Proses (process), melibatkan proses mengonversi input mentah ke bentuk yang lebih
bermakna.
3. Keluaran (output), memindahkan informasi hasil proses kepada pengguna atau
kepada aktivitas yang akan menggunakan informasi tersebut.
 4. Umpan balik (feedback), output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang sesuai
untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengoreksi tahap input.

Secara umum, pengertian data dapat dipahami sebagai kumpulan fakta yang
memberikan gambaran tentang sebuah keadaan maupun kondisi tertentu.

Informasi dapat dikatakan sebagai hasil pengolahan data yang dapat digunakan
untuk berbagai kepentingan, termasuk dalam pengambilan keputusan.

Syarat Kemampuan Sistem Informasi

Menurut Said (2015), sebuah CBIS harus memiliki syarat-syarat kemampuan sebagai
berikut.

1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dan dengan kecepatan tinggi.

2. Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antarorganisasi yang murah, akurat,
dan cepat.
3. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi
mudah diakses.
4. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan
cepat dan murah.
5. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok,
baik dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi.
6. Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia.
7. Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang
dikerjakan secara manual.
8. Mempercepat pengetikan dan editing.
9. Pembiayaan yang jauh lebih murah daripada pengerjaan secara manual.

Selain itu, sistem tersebut juga dituntut untuk memberikan nilai tambah terhadap proses,
produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah serta
keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI
Seperti yang diketahui, bahwa manusia adalah makhluk sosial yang membutuhkan manusia
lain untuk hidup, dalam menjalin relasi, manusia membutuhkan melakukan interkasi dengan
cara berkomunikasi. Komunikasi memeliki peranan penting agar manusia dapat menjalin
suatu hubungan baik antara satu dengan lainnya.
Komunikasi telah menjadi bagian dari kehidupan manusia, tanpa disadari setiap manusia
pernah berkomunikasi. Hal ini dikarenakan komunikasi menjadi cara untuk menyampaikan
sebuah pesan maupun informasi. Untuk menyampaikan suatu informasi, maka manusia perlu
memilih menggunakan jenis komunikasi yang tepat. Tujuannya agar informasi atau pesan
yang ingin disampaikan dapat sampai pada lawan bicara dengan baik tanpa adanya salah
paham atau disalah artikan.

Jenis-jenis Komunikasi
Sebelum membahas mengenai jenis komunikasi, ada baiknya apabila Grameds mengetahui
pengertian dari komunikasi. Menurut KBBI, komunikasi merupakan pengiriman serta
penerimaan pesan maupun berita yang terjadi antara dua orang atau lebih. Sehingga pesan
yang dimaksud dapat dipahami oleh lawan bicara.

Ada beberapa jenis komunikasi yang masing-masing kurang lebih memiliki tujuan yang
sama yaitu menyampaikan suatu informasi. Berikut adalah jenis-jenis komunikasi dan
penjelasannya.

1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan komunikasi yang digunakan dengan menggunakan simbol-
simbol verbal serta menggunakan kata dari satu maupun lebih bahasa. Komunikasi verbal
tidak hanya berupa lisan saja, namun meliputi pula komunikasi lisan serta komunikasi
tertulis.

Contoh dari komunikasi verbal lisan adalah ketika dua orang lebih melakukan interkasi
berupa berbincang-bincang dengan menggunakan perantara atau media komunikasi seperti
media komunikasi seluler dan lainnya. Selain itu, komunikasi verbal juga dapat dilakukan
tanpa menggunakan perantara, artinya aktivitas komunikasi tersebut terjadi secara langsung,
bertatapan antara pembawa pesan dengan penerima pesan.

Selain itu, contoh dari komunikasi verbal tulisan dapat berupa saling mengirim pesan melalui
berbagai macam media komunikasi seperti surat, e-mail dan platform chattingan lainnya.

2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi non verbal ialah komunikasi yang dilakukan dengan cara menggunakan pesan
non verbal untuk menyampaikan suatu informasi. Cara melakukan komunikasi non verbal ini
adalah tanpa menggunakan kata atau mengeluarkan kalimat dari mulut. Tetapi, dengan cara
melakukan suatu tindakan untuk menyampaikan suaaatu informasi. Berikut beberapa contoh
dari komunikasi non verbal.

 Ekspresi wajah, dalam komunikasi non verbal penggunaan ekspresi wajah adalah hal
yang penting. Karena seseorang dapat menyampaikan suatu informasi dengan
 menggunakan ekspresi wajah tanpa harus mengeluarkan satu kata pun. Contohnya
adalah ketika seseorang menunjukan ekspresi wajah takut dan lainnya.
 Bahasa tubuh adalah salah satu cara menggunakan komunikasi non verbal. Dengan
melakukan bahasa tubuh, maka seseorang akan mengetahui pesan yang ingin
disampaikan. Contohnya ketika seseorang memberikan gestur tubuh tertentu yang
dapat menyampaikan pesan bahwa orang tersebut ingin menyampaikan suatu pesan.
 Sentuhan, melalui sentuhan seseorang dapat melakukan komunikasi non verbal. Contoh
yang sering ditemui adalah ketika seseorang tertawa kemudian secara reflek atau
spontan orang tersebut menepuk pundah dari lawan bicara yang memiliki makna bahwa
orang tersebut menghargai lawan bicaranya atau sebaliknya.
 Penampilan, melalui penampilan seperti gaya rambut bahkan hingga cara berpakaian
maupun makeup, seseorang menyampaikan pesan khusus seperti tertarik dengan lawan
bicara dan lain sebagainya.

3. Komunikasi Formal
Komunikasi formal merupakan komunikasi yang terjadi di antara organisasi maupun
perusahaan dengan tata cara yang telah diatur sebelumnya sesuai dengan struktur organisasi.
Dalam komunikasi formal, maka seseorang umumnya menggunakan tempat, tata bahasa
yang terlihat lebih baku dan formal dibandingkan ketika melakukan komunikasi non formal.
Contohnya adalah ketika seminar, pembicara umumnya akan menggunakan bahasa baku
yang mudah dimengerti serta berada dalam ruang lingkup atau tata letak yang formal pula.
Seperti penataan tempat duduk, penataan pembicara dan lainnya.

4. Komunikasi Informal
Berbeda dengan komunikasi formal, komunikasi informal terjadi ketika ada seorang atau
lebih baik dalam organisasi maupun suatu perusaan yang tidak ditentukan sebelumnya dalam
suatu struktur organisasi maupun tidak mendapatkan kesaksian resmi. Apabila komunikasi
informal terjadi, kemungkinan besar tidak akan memengaruhi kepentingan dari suatu
organisasi maupun perusahaan tersebut.
Contohnya seperti desas-desus, gosip maupun kabar burung.

5. Komunikasi Non Formal

Komunikasi non formal adalah ketika komunikasi terjadi di antara komunikasi yang memiliki sifat
formal serta informal. Yaitu ketika komunikasi tersebut berhubungan dengan pelaksanaan suatu tugas
maupun pekerjaan dari organisasi serta perusahaan dengan kegiatan yang sifatnya adalah pribadi dari
anggota dari organisasi atau perusahaan tersebut.
Contohnya adalah ulang tahun perusahaan, ulang tahun organisasi dan lain sebaginya.

6. Komunikasi Langsung
Jenis komunikasi selanjutnya adalah komunikasi langsung yang dapat diartikan sebagai suatu proses
komunikasi yang dilakukan secara langsung tanpa adanya bantuan dari perantara pihak
ketiga maupun media komunikasi yang ada serta tidak dibatasi oleh jarak.
Contohnya ketika seseorang bertemu di suatu tempat dan melakukan komunikasi.
Komunikasi langsung memiliki beberapa keunggulan, karena dengan bertemu langsung
maka lawan bicara dapat melihat ekspresi maupun nada bicara lawan bicaranya yang dapat
mengurangi risiko salah paham atau ambigu.
7. Komunikasi Tidak Langsung
Komunikasi tidak langsung adalah kebalikan dari komunikasi langsung, yaitu proses
komunikasi terjadi atau dilaksanakan dengan adanya bantuan dari pihak ketiga maupuan alat
sebagai media komunikasi. Contohnya adalah komunikasi dengan menggunakan telepon
seluler melalui platform media sosial maupun platform untuk chat lainnya.

8. Komunikasi Berdasarkan Maksudnya

Jenis komunikasi berdasarkan maksudnya dapat dibedakan menjadi empat, yaitu pidato,
memberi ceramah, wawancara serta memberikan perintah atau tugas. Dari keempat bentuk
jenis komunikasi berdasarkan maksudnya tersebut, maka dapat diketahui bahwa inisiatif dari
komunikator menjadi penentu. Begitu pula dengan kemampuan dari komunikator yang
memegang peran ketika proses komunikasi dapat berjalan sukses atau tidak.

9. Komunikasi Internal
Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi tiga bentuk, yaitu komunikasi vertikal,
komunikasi horizontal serta komunikasi diagonal. Berikut penjelasannya.
 Komunikasi vertikal terjadi dalam satu bentuk komunikasi antara pemimpin kepada
para anggotanya, komunikasi vertikal dapat berupa seperti teguran, perintah, pujian
dan lainnya.
 Komunikasi horizontal, dapat terjadi ketika ruang lingkup organisasi maupun
perusahaan di antara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Contohnya adalah
komunikasi antara para karyawan, komunikasi antar siswa, komunikasi antar guru
dan lain sebagainya.
 Komunikasi diagonal, adalah komunikasi yang dapat terjadi dalam ruang lingkup
organisasi maupun perusahaan di antara orang yang memiliki suatu kedudukan
berbeda pada posisi yang tidak sejalur atau vertikal. Contohnya adalah ketika ada
karyawan dari divisi kreatif maupun divisi teknik di suatu perusahaan melakukan
komunikasi.

10. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi di antara organisasi maupun
perusahaan dengan beberapa pihak dari masyarakat yang berada di luar organisasi maupun
perusahaan tersebut. Komunikasi eksternal dapat memiliki maksud berupa memeroleh
pengertian, bantuan, kepercayaan, maupun menjalin kerjasama dengan masyarakat.
Komunikasi eksternal dapat berbentuk konferensi pers, pameran, eksposisi, promosi, siaran
radio, siaran televisi, bakti sosial dan lain sebagainya.

11. Komunikasi Berdasarkan Jumlah Komunikan atau Komunikator

Jenis komunikasi berdasarkan jumlah dari orang yang berkomunikasi atau jumlah
komunikan maupun komunikatornya dapat dibesakan menjadi dua jenis, yaitu sebagai
berikut.
 Komunikasi perseorangan, merupakan komunikasi yang dapat terjadi dengan cara
perseorangan maupun individu dengan pribadi lainnya mengenai persoalan yang
 sifatnya pribadi. Sehingga, umumnya komunikasi perseorangan dapat dilakukan dengan
orang atau individu yang sudah dikenal dengan baik saja.
 Komunikasi kelompok, merupakan komunikasi yang dapat terjadi pada suatu kelompok
mengenai suatu persoalan yang menyangkut kepentingan dan kelompok tersebut.
Komunikasi kelompok dapat dibedakan dengan komunikasi perseorangan melalui topik
atau tema yang dibicarakan. Apabila dalam komunikasi perseorang pembahasan atau
topik komunikasinya lebih bersifat pribadi dan tertutup, maka komunikasi kelompok
lebih bersifat terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.
12. Komunikasi Berdasarkan Peranan Individu
Peranan individu memiliki peran penting dalam proses komunikasi. Ada tiga jenis
komunikasi yang dibedakan berdasarkan peranan individu, berikut penjelasannya.
 Komunikasi antar individu dengan individu lain, jenis komunikasi ini dapat terjadi
secara formal, non formal bahkan informal sekalipun. Dalam jenis komunikasi antar
individu dengan individu lainnya, setiap individu dapat bertindak sebagai seorang
komunikator yang mampu memengaruhi individu lainnya.
 Komunikasi antar individu dengan cakupan lingkungan yang lebih luas. Jenis
komunikas berdasarkan peranan individu yang kedua ini terjadi karena seorang indivu
memiliki suatu kemampuan tinggi untuk dapat mengadakan hubungan dengan
lingkungan yang lebih luas, bahkan di luar cakupan lingkungannya.
 Komunikasi antar individu dengan suatu kelompok atau lebih. Pada jenis komunikasi
ini, individu memiliki peran sebagai perantara antara dua kelompok maupun lebih.
Sehingga individu yang menjadi perantara dituntut untuk memiliki kemampuan prima
guna menjadi seorang penyelaras yang menghadirkan keaadan harmonis.

13. Komunikasi Jaringan Kerja

Komunikasi jaringan kerja dapat terjadi di dalam suatu perusahaan maupun organisasi.
Komunikasi jenis ini dapat terlaksana sesua dengan sistem yang telah ditetapkan dalam
jaringan kerja tersebut. Menurut bentuknya, komunikasi jaringan kerja dapat dibedakan
menjadi tiga bentuk sebagai berikut.
 Komunikasi jaringan kerja rantai merupakan komunikasi yang dapat terjadi sesuai dengan
saluran hirarki dari organisasi dengan jaringan dari komando, sehingga komunikasi
jaringan kerja rantai ini terjadi dengan mengikuti pola dari komunikasi formal.
 Komunikasi jaringan kerja lingkaran adalah komunikasi yang dapat terjadi melalui suatu
saluran komunikasi dengan bentuk yang menyerupai pola lingkaran.
 Komunikasi jaringan bintang, bentuk komunikasi jaringan kerja bintang merupakan
komunikasi yang terjadi melalui satu sentral serta saluran yang dilalui umumnya lebih
pendek.

14. Komunikasi Ajaran Informasi

Jenis komunikasi ajaran informasi dapat dibedakan menjadi lima bentuk, berikut
penjelasannya
Komunikasi satu arah, merupakan suatu komunikasi yang hanya berjalan dengan satu pihak
saja atau dapat disebut pula dengan one way communication.
 Komunikasi dua arah aadalah komunikasi yang memiliki sifat timbal balik antar
komunikan dengan komunikator, jenis komunikasi ini dapat disebut pula dengan two
ways communication.
  Komunikasi ke arah atas adalah komunikasi yang dapat tejadi pada atasan dengan
bawahan dalam suatu organisasi, maupun perusahaan.
 Komunikasi ke arah samping merupakan komunikasi yang dapat terjadi di antara
orang-orang yang memiliki kedudukan sejajar, contohnya komunikasi yang terjadi di
antara sesam karyawan, sesama murid, sesama guru dan lainnya yang tidak memiliki
jenjang horizontal.
15. Komunikasi Visual
Jenis komunikasi yang terakhir adalah komunikasi visual, jenis komunikasi ini merupakan
suatu proses komunkasi non verbal yang menggunakan visual untuk menyampaikan pesan
maupun informasi, seperti gaya rambut, gaya make up bahkan hingga gaya berpakaian. Sama
halnya dengan komunikasi non verbal, komunikasi visual ini dilakukan tanpa mengeluarkan
sepatah kata atau kalimat pun. Namun, bedanya komunikasi visual dilakukan tanpa gestur
atau ekspresi wajah yang umum digunakan dalam komunikasi non verbal.

ALAT KOMUNIKASI KANTOR DAN MANFAATNYA

Ada beberapa alat komunikasi yang ada di kantor dan perlu kamu ketahui diantaranya
sebagai berikut:

Intercom/Aiphone

Di dalam setiap kantor, peranan dari intercom ini sangat diperlukan untuk berinteraksi antar
karyawan. Bentuk dari alat tersebut tidak menggunakan kabel dan tanpa pulsa juga.

Namun untuk fungsinya kebanyakan digunakan di sekitar area kantor atau perusahaan itu
saja. Jadi ketika ada tamu penting yang masuk maka salah satu karyawan bisa menghubungi
bos dengan alat tersebut.

Untuk melakukan komunikasi dengan alat ini tinggal klik saja saluran yang ada dihubungi.
Dengan seperti ini tentu akan lebih menghemat waktu karena karyawan tidak perlu mondar-
mandir untuk memberitahukan informasi yang akan disampaikan.
Telepon

Jenis Pesawat Telepon

Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan
pada pesawat telepon, ada beberapa jenis pesawat telepon, yaitu
1) Intercom
Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya
komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga
dengan istilah interphone atau intertelephone.

2) Pesawat Telepon
Salah satu jenis pesawat telepon adalah pesawat tunggal. Pesawat ini
bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi
tertentu. Pesawat tunggal yang digunakan di lingkungan instansi
biasanya dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang

Gambar 2. Pesawat Telepon Tunggal

3) PMBX (Private Manual Branch Excharge)

Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung
tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih
dahulu melalui operator. Penelepon harus menekan nomor yang telah
ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan
langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki
 Gambar 3 Contoh Telepon Melalui Operator

4) PABX (Private Automatic Branch Excharge)

Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa
melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung dengan cara
memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu,
penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator
dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor
(kode) yang telah ditentukan.

Gambar 4 Contoh Telepon Tanpa Melalui Operator

yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke
 tempat lain. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan
intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar
komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan
lancar.
5) Loudspeaking telephone (pelantang suara telepone)
Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memper keras volume suara
telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini
adalah kita dapat
(a) meningkatkan kemampuan kerja;
(b) meningkatkan efisiensi waktu;
(c) menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.
6) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon)
Alat ini dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

b. Jenis Hubungan Telepon

Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat
dikelompokkan menjadi tiga
1) Hubungan antar bagian (intern), yaitu hubungan langsung antara bagian
satu dengan yang lain dalam satu kantor.
2) Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan
komunikator dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu,
dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau
memutar kode area tempat yang dituju.
3) Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara
langsung dengan jarak jauh, antarkota atau antar propinsi, namun tetap
dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu
penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju.
Misalnya, jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya,
maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031, yaitu kode
wilayah Surabaya. Setelah itu, baru diikuti nomor telepon yang dituju.
 4) Hubungan internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak
jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau
organisasi negara yang lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat
dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008.
Setelah itu, menekan atau memutar kode negara, kode wilayah, baru kemudian
nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris
harus memperhatikan perbedaan waktu antar negara, agar tidak menyalahi etiket
bertelepon.
Untuk melakukan hubungan di atas, penelepon bergantung pada jenis pesawat
telepon. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung
jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung
internasional) untuk hubungan internasional.

Dalam melakukan komunikasi, salah satu alat yang diperlukan ada telepon. Alat satu ini umumnya
digunakan untuk menyampaikan pesan suara berupa percakapan. Umumnya alat perlu menggunakan
transmisi sinyal listrik antar jaringan telepon lainnya.

Meski sama-sama bisa untuk komunikasi, telepon ini memiliki perbedaan dengan intercom. Dalam
melakukan komunikasi, telepon ini dikenakan tarif yang umumnya dibayarkan setiap bulan dengan sistem
pascabayar.

Handphone

Jika menyebut handphone tentu sudah tidak asing lagi bagi setiap orang dalam melakukan komunikasi.
Alat ini tidak hanya untuk komunikasi suara melainkan bisa juga untuk pesan singkat.
Bentuk komunikasi dengan handphone bisa juga menggunakan pulsa atau paket data. Perangkat ini biasa
digunakan untuk melayani pelanggan yang mau membeli produk dari kantor. Dalam melakukan interaksi
tersebut umumnya menggunakan Whatsapp, Telegram, Facebook atau yang lainnya.

Faximile

Meski tergolong modern, faximile juga kerap digunakan di hampir setiap kantor. Umumnya alat ini
digunakan untuk menerima atau mengirimkan dokumen data dan sesuai dengan aslinya. Untuk
pengiriman atau penerimaan data tersebut berupa tulisan dan gambar.

Dalam proses pengiriman dokumen tersebut, kamu hanya perlu menggunakan nomor telepon. Dengan
dokumen tersebut nantinya akan langsung dicetak dengan menggunakan kertas thermal. Data yang
biasanya dikirimkan berupa dokumen keuangan, meta, surat kabar dan yang lainnya.

Handy Talkie

Handy Talkie atau HT termasuk alat yang juga perlu ada di setiap perkantoran. Dengan menggunakan alat
ini setiap karyawan bisa saling berkomunikasi untuk melakukan berbagai koordinasi. Kamu mungkin
sedang cari daftar frekuensi HT yang paling berguna.

Dalam melakukan komunikasi, HT menggunakan sinyal seperti radio sehingga tidak perlu pulsa untuk
berinteraksi. Selain itu jarak dari HT ke yang lain juga harus dekat dan proses penggunaannya juga
mudah. Cukup tekan satu tombol saja maka semua yang menggunakan HT bisa mendengarkan apa yang
diucapkan.

Komputer atau PC
Sekilas perangkat ini memang lebih banyak digunakan untuk bekerja dan membuat data atau dokumen.
Namun siapa sangka jika perangkat ini juga memiliki fungsi untuk melakukan komunikasi.

Bentuk komunikasi yang menggunakan alat ini biasanya dilakukan ketika sedang meeting online. Dengan
cara ini maka bisa menggunakan rapat jarak jauh dengan bantuan alat ini dan didukung dengan koneksi
internet yang stabil.

Email

Email sering juga disebut cara berkomunikasi secara elektronik dan dapat dilakukan secara jarak jauh. Di
alat ini setiap karyawan bisa mengirimkan dokumen, gambar, video atau apapun dengan email.

Untuk bisa mengirimkan semua data tersebut maka perlu menggunakan email ini sebagai medianya.
Email juga tidak membatasi setiap pengguna dalam mengirimkan data baik yang ukurannya kecil atau
besar.

Smartwatch

Pada setiap perkantoran yang sudah modern terkadang sudah mulai menggunakan smartwatch. Jenis alat
ini memang berupa jam tangan namun dari sisi penggunaannya bisa juga untuk berkomunikasi.
 Proses interaksi ini bisa dilakukan karena jam tangan digital bisa dihubungkan dengan smartphone.
Dengan demikian ketika menerima panggilan maka tinggal dilakukan dengan menggunakan perangkat
satu ini.

Jadi alat komunikasi kantor ini cukup beragam dan memiliki fungsi yang berbeda untuk saling
berinteraksi. Beberapa fungsinya seperti melakukan panggilan, mengirimkan pesan singkat dan yang
lainnya.

Dalam melakukan komunikasi tersebut ada yang menggunakan pulsa atau tanpa pulsa. Namun itu semua
perlu disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing setiap kantor.

Rata-rata alat yang benar-benar dibutuhkan di kantor ini seperti komputer atau PC, intercom, email dan
yang lainnya. Semua perangkat ini digunakan untuk mengirimkan pesan dan melakukan atau menerima
panggilan.

Itulah macam-macam dari pesawat telepon yang perlu Anda ketahui. Semoga artikel ini bermanfaat.
Terima kasih telah berkunjung.

CARA PENANGANAN TELEPON MASUK DAN KELUAR

 PENANGANAN TELEPON MASUK

Penanganan telepon masuk adalah kegiatan melayani panggiloan telepon dari luar ke dalam kantor.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melayani telepon masuk, antara lain:

1. Selalu meletakkan pesawat telepon di tempat yang mudah dijangkau . Biasanya disebelah kiri meja
tergantung tangan yang menulis apakah kidal atau tidak.
2. Selalu siapkan alat tulis ( block note dan bolpoin ) pada tempat yang mudah dilihat dan dijangkau.
3. Untuk mendukung informasi yang disampaikan , siapkan kalender , agenda kerja pimpinan dan segala
sesuatu yang biasa dibutuhkan.
4. Bila terpaksa meninggalkan tempat karena sesuatu hal, mintalah teman sejawat untuk menangani telepon
terlebih dahulu.
5. Bila harus mengalihkan sambugan telepon, upayakan agar tidak terlalu lama.

 PENANGANAN TELEPON KELUAR

Penanganan telepon keluar adalah kegiatan untuk melakukan panggilan telepon, baik atas perintah atasan atau
karena ada keperluan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan dalam menangani telepon keluar, antara lain ;

1. Pahami dengan seksama maksud atau tujuan menelpon catat poin-poin yang akan dibatasi.
2. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi, bila tidak ada segera cari tahu.
3. Siapakan nama dan jabatan yang hendak dihubungi.
4. Siapkan alat tulis ( block note dan bolpoin ) serta peralatan lain yang mungkin dibutuhkan.

Etika Menelepon yang Harus Diterapkan

1. Menjawab dalam tiga dering
Etika pertama ketika menggunakan telepon adalah menjawab panggilan secepatnya.
Sehingga, usahakan untuk selalu menjawab panggilan telepon paling lama setelah teleponmu berdering 3
kali.
Tentunya, membuat pihak penelepon menunggu panggilannya diangkat adalah suatu hal yang perlu
dihindari.
Jika kamu bekerja di bidang pelayanan konsumen, tentu hal tersebut menandakan customer service yang
buruk.
2. Menyapa dengan ramah
Etika menelepon selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah memberi sapaan dengan ramah dan positif.
Sehingga, jangan lupa untuk memberi salam, mengucapkan terima kasih, dan memperkenalkan diri ke
pihak penelepon.
Tidak lupa juga tanyakan apa yang bisa kamu bantu ke pihak penelepon.
 Hal ini akan memberi kesan bahwa kamu adalah orang atau bisnis yang ramah dan selalu siap untuk
membantu penelepon.
3. Memerhatikan bahasa tubuh

Etika menelepon selanjutnya yang perlu kamu tahu adalah memerhatikan bahasa tubuh.
Menurut Indeed, bahasa tubuh tetap mengomunikasikan perasaanmu meski kamu tidak berbicara secara
tatap muka.
Sebagai contoh, ketika kamu tersenyum dan berdiri tegak, suaramu akan terdengar lebih ringan. Dari situ,
penelepon akan menganggap bahwa kamu sedang bahagia.
Sehingga, selalu pastikan bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan gesturmu profesional ketika berbicara
melalui telepon.
4. Berbicara dengan jelas
Melansir Mitel, berbicara dengan jelas adalah etika menelepon selanjutnya yang perlu dilakukan.
Hal ini karena pihak penelepon tidak bisa mengidentifikasi bahasa tubuh dan ekspresi wajahmu.
Sehingga, mereka hanya bisa menilaimu melalui suara saja.
Berbicara dengan jelas memastikan pihak penelepon bisa mendengar informasi yang kamu sampaikan
serta meminimalisir miskomunikasi.
5. Melakukan active listening
Etika menelepon selanjutnya adalah mempraktikkan active listening.
Active listening adalah memberi perhatian penuh pada pihak penelepon. Sehingga, kamu bisa memberi
respons yang tepat terhadap informasi atau keluhan yang didapat.
Memberi respons yang tepat menunjukkan kepedulian serta sikap empatimu terhadap konsumen. Tentu,
hal tersebut membuat kamu dan perusahaan meninggalkan nilai positif di mata penelepon.
Maka, cobalah untuk mengambil catatan ketika melakukan panggilan telepon.
Hal tersebut dapat membantumu untuk mendapatkan poin utama penelepon dan langsung membantu
mereka memecahkan masalah.
6. Menggunakan bahasa yang tepat
Menyadur Hubspot, etika menelepon yang harus dipraktikkan adalah menggunakan bahasa yang tepat.
Maksudnya, jangan gunakan bahasa informal atau slang, terlebih ketika berbicara dengan konsumen.
Selalu jaga sikap dan bahasamu ketika berbicara melalui telepon. Karena, kamu tidak tahu apakah
konsumen akan tersinggung dengan apa yang diucapkan olehmu.
Sehingga, pastikan untuk selalu menggunakan bahasa yang formal saat menelepon. Dengan begitu,
konsumen akan memiliki kesan profesional terhadapmu.
7. Jujur ketika tidak tahu jawaban

Terkadang, kamu mungkin tidak tahu jawaban atau solusi untuk hal yang disampaikan penelepon.
Nah, etika menelepon yang tepat ketika situasi ini terjadi adalah dengan bersikap jujur.
Beritahu pihak penelepon bahwa kamu belum tahu jawaban atau solusi untuknya.
Pastikan pada mereka bahwa kamu akan mencari jawaban dan kembali ke mereka dalam waktu dekat.
Hal tersebut akan menunjukkan transparansimu terhadap pihak penelepon. Tentu, hal tersebut akan
memberikan kesan positif bagimu dan perusahaan.
8. Menjaga nada bicara
Jangan lupa untuk menjaga nada bicaramu ketika berbicara melalui telepon.
Seperti yang Glints sebutkan di atas, penelepon bisa mengetahui emosi yang kamu rasakan melalui nada
bicaramu.
Sehingga, pastikan kamu tidak berbicara dengan nada tinggi. Hal tersebut akan membuat penelepon
menganggap bahwa kamu memiliki sikap yang buruk.
Untuk itu, pastikan kamu memakai nada bicara yang menunjukkan kepercayaan diri. Hal tersebut akan
membuat penelepon lebih memercayai apa yang kamu ucapkan.
9. Meminta izin ketika ingin mengalihkan telepon

Ketika kamu harus mengalihkan telepon, pastikan untuk meminta izin dari pihak penelepon terlebih
dahulu.
Hal ini termasuk ke dalam etika menelepon yang penting untuk dilakukan.
Jelaskan alasan kamu perlu mengalihkan telepon terlebih dahulu ke pihak penelepon.
Tidak lupa, yakinkan penelepon bahwa mereka bisa mendapatkan apa yang dicari dengan cepat melalui
pengalihan tersebut.
Dengan begitu, penelepon cenderung tidak akan memberi komplain mengenai durasi menunggu jawaban.
10. Menutup telepon dengan tepat
Ingatlah bahwa menutup telepon sama pentingnya dengan memulainya.
Sehingga, sebelum menutup telepon, pastikan untuk mengucapkan terima kasih dan bertanya apakah ada
hal lain yang bisa kamu bantu.
Selain itu, pastikan untuk menunggu penelepon menutup panggilan terlebih dahulu.
Tentunya, etika saat menggunakan telepon hanyalah satu dari sekian etika lainnya yang perlu kamu tahu.