AKUNTANSI KANTOR PUSAT DAN KANTOR CABANG

7-1 PENGERTIAN AGEN DAN PERBEDAANNYA

Cara Peningkatan Volume Penjualan Sales People Traveling-Home Office Consign Ment Sales Offices

1. 2. 3.

Bentuk Kantor Penjualan (Sales Offices) di daerah daerah Agen (Agency) Kantor Cabang (Branch Offices)

1. 2.

Pengertian Kantor Cabang

Agen

Suatu bentuk organisasi yang diberi Suatu bentuk organisasi yang menjual fungsi untuk menerima pesanan barang- barasng-barang dari persediaan yang barang dan bekerja di bawah pengawasan dibentuknya (baik dikirim dari kantor langsung kantor pusat (Home Office), dan pusat atau yang dibeli sendiri) dan diberi transaksi dengan pihak ketiga wewenang untuk melaksanakan transaksi dilaksanakan secara langsung oleh kantor transaksi dengan pihak ketiga, sehingga pusat. berfungsi sebagai unit usaha yang berdiri sendiri. Perbedaan : Terletak kepada fungsi dan tingkat kebebasan dalaim kegiatan fungsi tersebut. Agen 1. Tidak memiliki persediaan untuk barang barang yang dijual.

2. Persetujuan syarat Penjualan sepenuhnya pada kantor pusat. Administrasi piutang dagang, pengumpulan piutang diselenggarakan kantor pusat. 3. Modal kerja ( working fund ) untuk biaya operasi diberikan kantor pusat, tidak mengurus uang tunai ( kas ) selain modal kerja yang diberikan. Kantor Cabang 1. Memiliki persediaan untuk barang barang yang dijual, sebagian besar di kirim dari kantor pusat.

2. Memberikan persetujuan syarat penjualan. Administrasi piutang, pengumpulan piutar diselenggarakan kantor cabang. 3. Mengurus uang tunai dari hasil penjualan dan pengumpulan piutang, berinisiatif melaksanakan transaksi pembayaran sendiri. 7-2 HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN AGEN

Operasi (Usaha) Suatu Agen Beroperasi sebagai organisasi penjualan lokal di bawah petunjuk kantor pusat

A.

B. Biaya operasi diperoleh berupa modal kerja dari kantor pusat. Pengawasan modal kerja (kas agen) digunakan Imprest Fund System. C. Diserahkan pertanggung jawaban untuk operasi pengawasan piutang, pembuatan faktur penjualan dan atau menagih piutang dagang.

Akuntansi Suatu Agen

Akuntansi di agen tidak diperlukan pembukuan lengkap, kegiatan meliputi pengikhtisaran modal kerja yang diterima dan digunakan, serta mencatatnya penjualan kepada langganan. Akuntansi suatu agen di selenggarakan pada buku buku kantor pusat, dengan cara : 1. Laba atau rugi aktivitas penjualan melalui tiap agen tidak ditentukan secara terpisah. Cara ini menunjukkan bahwa seluruh transaksi penjualan ( rekening penjualan ) dan biaya biaya ( rekening biaya ) yang terjadi di tiap agen, dicatat dalam rekening pembukuan seperti halnya dengan transaksi transaksi penjualan dan biaya reguler yang terjadi di kantor pusat. Pada penutupan buku, saldo laba atau rugi menunjukan Catatan hasil operasi kombinasi yaitu hasil operasi di tiap agen dan hasil operasi di kantor pusat. 2. Laba atau rugi aktivitas penjualan melalui tiap agen ditentukan secara terpisah. Cara ini menunjukan bahwa diperlukan rekening rekening khusus pembukuan untuk agen, terutama rekening penghasilan untuk mencatat semua transaksi penjualan dan rekening biaya untuk mencatat semua biaya yang terjadi pada agen. Apabila kantor pusat mempunyai beberapa agen, maka rekening penghasilan dan rekening biaya diselenggarakan sbg rekening kontrol ( buku besar), sedangkan rekening penghasilan dan biaya untuk liap agen diselenggarakan sbg rekening rekening pembantu (tambahan). Pada penutupan buku, saldo laba atau rugi menunjukan Catalan hasil operasi tiap agen. 7 3 HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN CABANG Operasi Suatu Cabang a) Beroperasi sebagai unit usaha terpisah, dan di bawah pengendalian kantor pusat.

b) Modal kerja ( berupa uang tunai, barang-barang dagangan, aktiva lainnya ) diberi oleh kantor pusat.

c) Barang dagangan dapat dibeli dari pihak ketiga, untuk jenis barang yang tersedia dari kantor pusat. d) Aktivitas penjualan yang dilaksanakan, dimulai untuk mendapatkan pembeli ; mengirimkan barang / jasa ; membuat faktur penjualan ; menagih piutang ; menyimpan dalam rekening banknya sendiri. e) Pembatasan keleluasaan cabang operasi dapat dilakukan kantor pusat, seperti :

Penerimaan kas dari hasil penjualan, pengumpulan piutang, setiap harinya harus disetorkan atas nama rekening kantor pusat dalam jumlah yang utuh. Pembentukan dana kas kecil untuk pengeluaran kas di cabang.

Akuntansi Suatu Cabang 1. Pencatatan kegiatan kantor cabang dilakukan kantor pusat

Sifat kantor cabang memiliki sifat seperti agen, desentralisasi akuntansi ( = pelaksanaan jurnal, buku besar atau seperangkat buku yang terpisah ) pada kantor pusat. Pencatatan data akuntansi kantor cabang diperoleh kantor pusat melalui dokumen asli dan ringkasan memo transaksi yang dilengkapi voucher, duplikat sebagai arsip cabang. 2. Pencatatan kegiatan kantor cabang dilakukan kantor pusat dan kantor cabang

Pencatatan data akuntansi kantor cabang diperoleh kantor pusat melalui duplikat jurnal, pencatatan dokumen asli ke dalam jurnal dilakukan oleh kantor cabang. Pencatatan yang dilakukan kantor pusat ke dalam rekening kantor cabang yang terpisah atau dimasukkan ke dalam buku besar umum kantor pusat. Pada akhir periosde akuntansi, kantor pusat melakukan penyesuaian (adjusment) dan menutup pembukuan (closing) rekening kantor cabang untuk menetapkan besarnya laba rugi cabang. 3. Pencatatan kegiatan kantor cabang dilakukan kantor cabang

Pencatatan data transaksi ke dalam jurnal dan pemindah pembukuan ke dalam buku besar umum. Laporan keuangan disusun secara periodik untuk di kirim ke kantor pusat, dan laporan keuangan ini diperiksa oleh internal auditor kantor pusat. Penyelesaian penutupan saldo buku-buku dilakukan oleh kantor cabang, maka hubungan kantor cabang dan kantor pusat terlihat sebagai berikut : a. Kantor Cabang

Digunakan rekening Kantor Pusat ( Home Office ) untuk penghubung dengan kantor pusat. Rekening kantor pusat ( Home Office ) ini = di Debet ( Dr ) : Untuk pengiriman uang yang dilakukan oleh kantor cabang ke kantor pusat. - Untuk kerugian operasi kantor cabang.

di Kredit ( Cr ) : Untuk mencatat uang tunai, barang-barang dan aktiva lainnya yang diterima dari kantor pusat. - Untuk laba yang dihasilkan operasi kantor cabang. Rekening kantor pusat menunjukkan jumlah kewajiban kantor cabang. b. Kantor Pusat

Digunakan Rekening Timbal Balik ( Reciprocal Account ) disebut dengan rekening : Kantor Cabang ( Branch Office ), atau Investasi pada kantor cabang ( Invesment in Branch )

Rekening kantor cabang ini : di Debet ( Dr ) : - Untuk pengiriman uang, barang-barang dan diserahkan ke kantor cabang. - Untuk laba yang dihasilkan operasi kantor cabang. aktiva lainnya yang

di Kredit ( Cr ) : - Untuk pengiriman uang tunai dari kantor cabang. - Untuk kerugian kantor cabang. Rekening kantor cabang menunjukkan jumlah investasi kantor pusat. Laporan Keuangan Kantor Pusat

Penyusunan dilakukan setiap akhir periode fiskal untuk memperlihatkan hasil operasi (perhitungan rugi laba) dan kondisi keuangan (neraca). Rekening investasi pada kantor cabang (Invesment in Branch) terlihat sebagai aktiva (Assets) pada neraca kantor pusat. Penghasilan masing-masing kantor cabang dapat diperlihatkan pada laporan pendapatan (perhitungan rugi laba) kantor pusat, seperti :

Laporan Keuangan Kantor Cabang

Penyusunan dilakukan setiap akhir periode fiskal Neraca saldo cabang dapat dilampirkan sebagai daftar pendukung saldo investasi pada kantor cabang. Perhitungan rugi laba kantor cabang dapat dilampirkan pada laporan pendapatan (perhitungan rugi laba) kantor pusat

Penyusunan Laporan Keuangan Gabungan Kantor Pusat dan Kantor Cabang

Tujuan Penyusunan Penggabungan Laporan Keuangan

Penggabungan laporan keuangan ( Neraca dan Perhitungan Rugi Laba ) kantor pusat dan kantor cabang dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara menyaluruh dari suatu unit usaha, yang diperlukan para pemegang saham, kreditur dan kantor-kantor pajak.

Persiapan Penggabungan Laporan Keuangan

Persiapan penggabungan laporan keuangan harus memperhatikan rekening-rekening ( account ) yang bersifat timbal balik ( reciprocal ). Rekening-rekening reciprocal harus dihapuskan ( Elimination ) pada neraca dan perhitungan rugi laba, yaitu : a. Eliminasi untuk rekening-rekening reciprocal pada neraca

1. Rekening kantor pusat di dalam neraca kantor cabang & rekening kantor cabang di dalam neraca kantor pusat. 2. b. Rekening hutang dan piutang kantor pusat dan kantor cabang. Eliminasi untuk rekening-rekening reciprocal pada perhitungan rugi laba

1. Rekening pengiriman barang dagangan ke kantor cabang di dalam perhitungan rugi laba kantor pusat dan rekening pengiriman barang dagangan dari kantor pusat di dalam perhitungan rugi laba kantor cabang. 2. Rekening pendapatan dan biaya lainnya yang terjadi akibat transaksi di antara kantor pusat dan kantor cabang.

BAB VIII HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN KANTOR CABANG PROSEDUR KHUSUS ( HOME OFFICE AND BRANCH RELATIONSHIP SPECIAL PROBLEM ) 1. 2. 3.

PERSOALAN KHUSUS AKUNTANSI PENGIRIMAN UANG TUNAI ANTAR CABANG PENGIRIMAN BARANG DAGANG ANTAR CABANG PENGIRIMAN BARANG KE KANTOR CABANG, DIFAKTURKAN DI ATAS HARGA POKOK PENGIRIMAN BARANG KE KANTOR CABANG, DIFAKTURKAN DENGAN HARGA JUAL ECERAN

LAPORAN KEUANGAN GABUNGAN ( COMBINED STATEMENT ) CH 8 HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN KANTOR CABANG PROSEDUR KHUSUS ( HOME OFFICE & BRANCH RELATIONSHIP SPECIAL PROBLEM ) Persoalan Khusus Akuntansi

Pengiriman uang tunai antar cabang ( Interbranch Transfer of Cash ) Pengiriman barang dagangan antar cabang ( Interbranch Transfer of Merchandise ) Pengiriman barang dagangan ke kantor cabang dengan faktur : Harga melebihi harga pokok ( cost ) Harga penjualan eceran

a. b.

Merchandise Shipment to Branches Involving Billing at arbitrary rates above cost or at Retail Sales Prices Pengiriman Uang Tunai Antar Cabang

Hubungan Umum : Kantor cabang mempunyai hubungan dengan kantor pusat dan pihak luar untuk transaksi kas. Hubungan khusus : Kantor pusat dapat meminta dan menyetujui kepada satu kantor cabang mengirim uang tunai ke kantor cabang lainnya.

BRANCH OFFICE 1 BRANCH OFFICE 2 Transfer of cash Ilustrasi :

 Permintaan kantor pusat kepada kantor cabang 1 untuk mengirimkan uang tunai Rp 1.000 kepada kantor cabang 2. Pencatatan pengiriman uang tunai pada buku-buku kantor pusat dan cabang. apabila prosedur ini diikuti, maka penyesuaian antara masing-masing kantor cabang tidak diperlukan. Seluruh tanggung jawab kantor cabang sebagai unit usaha yang berafiliasi nantinya diikhtisarkan ke dalam masing-masing perkiraan / rekening pada buku kantor pusat. Pengiriman Barang Dagang Antar Cabang Hubungan Umum : Kantor pusat menyediakan barang dagangan untuk masing-masing kantor cabang. Hubungan Khusus : Kantor pusat dapat meminta dan menyetujui pengiriman barang dagangan dari satu kantor cabang ke kantor cabang lainnya. Masalah Khusus : Biaya Angkut ( Freight Charges ) Yang dibebankan kepada dan dibayar oleh kantor cabang yang Mengirim ; kepada kantor cabang yang menerima, serta perhitungan pembebanan biaya angkut di kantor pusat, diantaranya : a) Kantor cabang yang mengirim barang dagangan membayar biaya angkut dan memperhitungkan sebagai beban kantor pusat. b) Kantor cabang yang menerima barang dagangan dibebankan biaya angkut yang normal, seperti halnya menerima barang dagangan dari kantor pusat. c) Kantor pusat memperhitungkan biaya angkut untuk pengiriman barang antar cabang ke dalam rekening : Kelebihan biaya angkut untuk pengiriman barang dagang antar kantor cabang Excess Freight on Interbranch Transfer of Merchandise. Yaitu : Kelebihan biaya angkut dari biaya angkut yang normal !. Dalam penyusunan perhitungan rugi-laba kantor pusat, rekening kelebihan biaya angkut untuk pengiriman barang dagangan antar kantor cabang dilaporkan sebagai subtraksi dari ikhtisar pendapatan kantor cabang (Summary of Branch Earnings) dibagian bawah dari perhitungan rugi-laba. Home Office excess Freight on Interbranch Transfer of merchandise (Rp 600 + Rp 450) Rp 650 = Rp 400

Ilustrasi :

PT. Superior mengirim barang dagangan dengan faktur Rp 4500 ditambah biaya angkut Rp 600 kepada kantor cabang 5. Pada tanggal berikutnya, permintaan kantor pusat kepada kantor cabang 5 untuk mengirim barang dagangan ke kantor cabang 8. Guna memenuhi

permintaan kantor pusat, kantor cabang 5 telah mengeluarkan biaya angkut Rp 450. Sekiranya barang dagangan tersebut dikirim langsung oleh kantor pusat untuk memenuhi kebutuhan kantor cabang 8, biaya angkut (Normal) sebesar Rp 650 Pencatatan pengiriman barang antar cabang pada buku-buku kantor pusat, kantor cabang Asumsi Ilustrasi :

Kantor cabang tidak bertanggung jawab atas kelebihan biaya angkut tersebut dan dibebankan untuk dilaporkan pada buku-buku kantor pusat. Kelebihan biaya angkut yang timbul akibat kesalahan pemesanan barang-barang oleh suatu cabang atau dari beberapa kantor cabang lainnya, maka pembebanan tersebut dibenarkan oleh cabang dan dilaporkan dalam buku-buku kantor cabang.

Pengiriman barang dagang ke kantor cabang Difakturkan kantor pusat dengan harga : A. B. A. Harga melebihi (diatas) harga pokok (cost). Harga penjualan eceran (retail sales price) Pengiriman kantor cabang, difakturkan diatas harga pokok.

1. Hubungan umum : Kantor pusat menyediakan barang dagangan untuk masing-masing kantor cabang 2. Hubungan khusus : Kantor pusat menetapkan harga faktur diatas harga pokok untuk setiap pengiriman barang dagangan ke kantor cabang a. Tujuan penetapan harga faktur diatas harga pokok

Kepala kantor cabang tidak dapat mengetahui secara lengkap informasi laba aktual dari hasil operasi kantor cabang. b. Prosedur akntansi hubungan kantor pusat dengan kantor cabang

1. Pada saat pengiriman barang dagangan dari kantor pusat ke kantor cabang. Peristiwa ini terjadi selam periode akuntansi. 2. Pada saat pelaporan nilai persediaan barang dagangan oleh kantor cabang ke kantor pusat. Peristiwa ini terjadi pada akhir periode akuntansi, dan kantor cabang mengirimkan pelaporan laba / rugi bersih. 1. Pada saat pengiriman barang dagangan dari kantor pusat ke kantor cabang 2. Pelaporan nilai sisa persediaan oleh kantor cabang ke kantor pusat

B.

Pengiriman barang ke kantor cabang difakturkan dengan harga jual eceran

1. Hubungan Umum : Kantor pusat menyediakan barang dagangan untuk masing-masing kantor cabang. 2. Hubungan Khusus : Kantor pusat menetapkan harga faktur untuk setiap pengiriman barang dagangan ke kantor cabang berdasarkan harga jual eceran. a. Tujuan menetapkan harga faktur berdasarkan harga jual eceran.

v Merahasiakan informasi laba aktual dari hasil operasi kantor cabang. v Mengendalikan barang dagangan yang diurus kantor cabang menjadi lebih efektif. b. Prosedur akuntansi hubungan kantor pusat dengan kantor cabang.

1) Pada saat pengiriman barang dagangan dari kantor pusat ke kantor cabang, terjadi selama periode akuntansi. Akuntansi di HO dan BO sama dengan harga faktur di atas harga pokok. 2) Pada saat pelaporan nilai sisa persediaan barang dagangan sekaligus pelaporan laba bersih oleh kantor cabang ke kantor pusat, terjadi pada akhir periode akuntansi. Akuntansi di HO dan BO sama dengan harga faktur di atas harga pokok.