SISTEM PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

PROYEK (SP3)

BAB II
PLANNING

oleh:
SYAIFUL HAZMI

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

 IKHTISAR

1. PLANNING.
2. SYSTEM APPROACH.
3. SYSTEM DALAM PROYEK KONSTRUKSI.
4. TYPES OF PLAN.
5. PLANNING TECHNIQUES.
6. RATIONALE AND STEPS FOR PLANNING METHODS.
7. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS).
8. ORGANIZATION BREAKDOWN STRUCTURE (OBS).
9. INTEGRASI WBS-OBS.
 PLANNING (1)
1. Merupakan key function (basis) dari rangkaianPOEM/C :
- Planning organizing executing monitoring control.
2. Planning:
- Selecting objectives;
- Establishing programs and procedures.
3. Ada perbedaan:
- Pro-active Management ada plan;
- Re-active Management crisis management.
4. Planning is not only scheduling :
Juga semua sumber daya lainnya (dana, SDM, material,
peralatan, dll.) untuk mencapai tujuan proyek.
5. Tujuan planning:
- Reduces uncertainty (risk);
- Avoiding crisis management;
- Improves efficiency; clarify objectives.
 PLANNING (2)
6. Planning menjadi basis utama untuk melaksanakan,
memonitor, dan mengontrol proyek.
7. Perencanaan dapat diartikan dan merupakan cara untuk:
- mengorganisasi pekerjaan-pekerjaan dalam proyek;
- menetapkan siapa melakukan apa, kapan, dan bagaimana;
- menetapkan sumber daya yang diperlukan;
- menjadwalkan sumber daya;
- menetapkan dan mendefinisikan tanggung jawab;
- berkomunikasi dengan seluruh pihak yang terlibat;
- melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terlibat;
- mengontrol kemajuan pekerjaan;
- mengestimasi jadwal penyelesaian pekerjaan;
- mengatasi permasalahan yang timbul dan perubahan-
perubahan yang harus dilakukan.
 PLANNING (3)
8. Perencanaan juga merupakan:
- basis untuk menetapkan wewenang manajer proyek;
- basis untuk perencanaan dan pengendalian biaya
proyek;
- basis untuk melakukan analisis dan proses belajar;
- cara untuk menjaga kewaspadaan terhadap waktu.
9. Perencanaan penting, untuk:
- mengalokasikan sumber daya;
- membentuk organisasi;
- melokalisir tanggung jawab;
- melakukan koordinasi;
- melakukan kontrol;
- mengambil keputusan.
10. Mengapa perencanaan (planning) perlu:
- proyek semakin besar; semakin kompleks; teknologi
semakin maju;
- kompleksitas spesialisasi perlu koordinasi;
- waktu penting; persaingan, dll.;
- sumber daya terbatas;
 PLANNING (4)
- biaya modal;
- kondisi lingkungan dapat menghambat (hujan, dll.);
- pergantian personil;
- planning for the sake of only planning is of no use; nilai
perencanaan ada pada pelaksanaan; memungkinkan
monitoring, pengontrolan deviasi, corrective action,dll.
 SYSTEM APPROACH (1)
1. Planning harus dikembangkan berdasarkan suatu sistem.
2. System is an assemblage or combination of things or parts
forming a complex or unitary whole (PMI,1986).
3. Planning/system untuk mencapai tujuan, memecahkan
masalah (lack in the environment).
4. Sistem dapat ditinjau dari kerangka pemecahan masalah:
a. Analyses the need/problem due to some lack.
b. Define, describe or specify the problem. Synthesizing
c. Develop design criteria that clearly leads to solution. a system (a-d)
d. Generate alternatives.
e. Check physical, economic and financial. Analysis (e-f)
f. Optimize feasibility alternatives.
g. Evaluate optimized alternatives & select best solution.
Selection,
h. Implement of solution. Implementation,
i. Use feedback/control continuously improved. Modification (g-h)
Pyramidal Structure of a System

SYSTEM

SUB SYSTEM SUB SYSTEM SUB SYSTEM

C C C C C C C C C
O O O O O O O O O
M M M M M M M M M
P P P P P P P P P
O O O O O O O O O
N N N N N N N N N
E E E E E E E E E
N N N N N N N N N
T T T T T T T T T
 SYSTEM APPROACH (2)
5. System design selalu dikembangkan melalui metodologi
yang rational:
a. Identifikasi komponen utama dan keterkaitan antaranya.
b. Kembangkan kerangka sistem Project Management ,
c. Gunakan teknik dan tools untuk masing-masing tahapan
proyek.
6. Pendekatan sistem harus mencerminkan langkah-langkah
rasional dan berkaitan yang dapat mengintegrasikan semua
fungsi untuk mencapai kinerja yang optimum.
 SISTEM DALAM PROYEK KONSTRUKSI
1. Consist of a number of sub-systems which are put in
place to facilitate the execution of the job.
2. Key systems :
- Organization;
- Planning;
- Techniques & Methodologies;
- Project Control;
- Manajemen Information.
3. Modern PM harus juga mempertimbangkan faktor
manusia: values, attitudes, emotions.
 Ilustrasi Suatu Sistem Proyek

DOCUMENT
SAFETY CONTROL ESTIMATING

EQUIPMENT PROJECT
CONTROL PERFORMANCE
ANALYSIS

SUB
CONTRACT PAYROLL
ADMIN DATABASE AND
CONTROL PERSONNEL
MANAGER

COST SMALL
CONTROL TOOLS
CONTROL

GENERAL
ACCOUNTING PROGRESS
CONTROL
MATERIAL
SCHEDULING
CONTROL
 TYPES OF PLAN (1)
1. Dikembangkan sejalan dengan Project Cycle (Concept-
Design-Execute-Finish):
- Conceptual Planning;
- Design;
- Procurement;
- Construction;
- Start-Up.
2. Pengaruh terhadap efisiensi biaya (cost) berbeda-beda
(pengaruh makin besar pada tahap awal).
3. Hal berikut juga harus direncanakan:
- organization and staffing; procurement; contracting;
safety, materials management, TQM, communication,
information;
- lebih spesifik: commissioning, turnover, completion,
manufacturing, fabrication, promotional and publicity.
 TYPES OF PLAN (2)
HIGH

CONCEPTUAL PLANNING
ABILITY TO IN FLUE NC E C OST

DESIGN

PROCUREMENT

CONSTRUCTION

START - UP

LOW
START TIME COMPLETE
 PLANNING TECHNIQUES
1. Goals (tujuan dan sasaran) harus jelas.
2. Partisipasi harus luas; atas-bawah.
3. Komitmen semua pihak harus dibangun.
4. Jadwal pekerjaan dan estimasi biaya harus realistis.
5. Why, how, when, where, by whom harus terjawab.
6. Gunakan checklist, agar tidak luput dari hal penting:
- Climatic condition;
- Geography;
- System to be used;
- Personnel;
- Project scope;
- Dll.
RATIONALE AND STEPS FOR PLANNING METHODS

1. Identify all elements, such as structure, foundation,

electrical and mechanical (WBS).
2. Identify all agencies participating in the project (OBS).
3. Identify responsibilities for each project element (Integrasi
WBS-OBS).
4. Identify key points within the project elements such as start
and completion of substructure, masonry, electrical, etc.
(Milestones).
5. Identify separate projects or subprojects between key points
(Develop Subnets).
6. Identify interfaces between projects and subprojects
(Integrasi Networks Check Interface).
7. Identify each event, key point and interface (Skeleton).
8. Identify highest responsibility levels requiring information
(Network for higher level manager).
 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (1)
1. Untuk melihat komponen proyek secara sistematis.
2. Pemilahan ini dilakukan bertingkat sampai tingkat
disagregasi yang dikehendaki.
3. Pemilahan proyek dilakukan dengan mempertimbangkan
faktor berikut:
- Keahlian;
- Waktu;
- Lokasi (letak);
- Tahapan pekerjaan.
4. Umumnya komponen proyek harus dipisahkan jika kondisi
di atas ditemukan.
 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (2)

PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN
GEDUNG GEDUNG

LOKASI PEKERJAAN PEKERJAAN

LOKASI ACEH
IRIAN JAYA STRUKTUR ARSITEK

PEKERJAAN PEKERJAAN PEKERJAAN PEKERJAAN LOKASI LOKASI LOKASI LOKASI

STRUKTUR ARSITEK STRUKTUR ARSITEK ACEH IRIAN JAYA ACEH IRIAN JAYA

Keterangan:
WBS kiri lebih tepat untuk memudahkan koordinasi pelaksanaan pembangunan.
 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (3)

PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN
GEDUNG GEDUNG

PEKERJAAN PEKERJAAN
Lt.1 Lt.2 Lt.3
STRUKTUR ARSITEK

PEK. PEK. PEK. PEK. PEK. PEK.

Lt. 1 Lt. 2 Lt. 3 Lt. 1 Lt. 2 Lt. 3 STRUK. ARS. STRUK. ARS. STRUK. ARS..

Keterangan:
WBS kiri lebih tepat karena pekerjaan sipil & arsitek
harus direncanakan dalam suatu kesatuan sistem
 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (4)

PEKERJAAN PEKERJAAN
STRUKTUR STRUKTUR

LANTAI 1 LANTAI 2 KOLOM BALOK PELAT

KOLOM BALOK PELAT KOLOM BALOK PELAT Lt.1 Lt.2 Lt.1 Lt.2 Lt.1 Lt.2

Keterangan:
WBS kiri lebih tepat berdasarkan pertimbangan
tahapan pelaksanaan pekerjaan.
 LEVEL I

LEVEL II

LEVEL III
TOWNSITE

CAMPS
SUPPORT
ACCESS ROADS

SWITCHYARD

TRANSMISSION
LINES
TRANSMISSION

POWERHOUSE
COMPLEX

INTAKE
HYDROPOWER PROJECT

POWER

SHAFTS AND
TUNNELS

DIKES
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (5)

CONTROL
STRUCTURES
RESERVOIR

SPILLWAYS
 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (6)

LEVEL III TOWNSITE

LEVEL IV RESIDENTIAL RECREATIONAL EDUCATIONAL DEVELOPMENT

LEVEL V TYPE A TYPE B TYPE C TRAILERS

LEVEL VI

CIVIL MECH ELEC

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (7)

BUILDING

DIVISION 1 DIVISION 2

Civil & External Work Building Works

Structural Architectural Mechanical Electrical

Sub Division Works Works Works Works
1. Earth Work
2. Road Works &
Parking Works
3. Drainage Works
4. Retaining Wall
5. Landscaping Works
6. External Electrical
Works
7. External Mechanical
Works
ORGANIZATION BREAKDOWN STRUCTURE (1)

1. Menggambarkan struktur hirarki pelaksana proyek.

2. Melibatkan semua unsur pelaksana.
3. Jumlah hiarki tidak perlu sama dengan jumlah hirarki
WBS.
3. Pengembangan WBS harus dilakukan bersamaan dengan
pengembangan organisasi (Organization Breakdown
Structure - OBS).
4. Untuk dapat melokalisir organ pelaksana dan
penanggung jawab setiap unit kegiatan.
 ORGANIZATION BREAKDOWN STRUCTURE (2)
Project Manager

Tenaga ahli
Kantor Pusat
Lapangan
Site Manager

Administrasi Umum &

Planning & Engineering Operasi Logistik & Peralatan
Keuangan

Planning/
Eng. Logistik Peralatan
Scheduling

Civil /Ext. Structural Architectural Mechanical Electrical

Works Works Works Works Works
 INTEGRASI WBS-OBS (1)
1. Jumlah tingkat pada WBS dan OBS tidak harus sama.
2. Integrasi antara WBS dan OBS:
- terjadi pada tingkat dimana pekerjaan dilaksanakan.
3. Pekerjaan dipecah secara vertikal menjadi bagian-bagian
pekerjaan dan elemen pekerjaan diintegrasikan secara
horizontal terhadap OBS proyek.
4. Unit pekerjaan yang dihasilkan dapat dianggap:
- sebagai suatu paket pekerjaan yang berada dibawah
tanggung-jawab penuh suatu sub-organisasi/manajer.
5. Setiap unit pekerjaan secara umum dapat disebut sebagai
cost account; dalam besaran tertentu menjadi work
package atau contract package.
6. Cost account merupakan suatu paket yang mempunyai
kegiatan, dana, tenaga kerja tertentu yang berada dibawah
pengelolaan atau disub-kontrakkan oleh Project Manager
kepada Manajer yang membawahinya.
 INTEGRASI WBS-OBS (2)
7. Cost account akan mempunyai:
- seorang penanggung jawab;
- spesifikasi pekerjaan;
- rencana kerja dan milestone;
- rencana tenaga kerja;
- rencana anggaran.
8. Cost account sebagai suatu integrasi WBS dan OBS:
- merupakan unit yang logik; dan
- tepat sebagai komponen sistem proyek manajemen yang
terintegrasi ; untuk mengelola proyek yang besar.
9. Cost account mempunyai tingkatan:
- tingkat paling tinggi adalah proyeknya sendiri;
- tingkat paling rendah disebut dengan basic cost account.
10. Setiap tingkat cost account akan merupakan penjumlahan
dari cost account yang terdapat pada tingkat dibawahnya.
 INTEGRASI WBS-OBS (3)
Project Manager

Tenaga Ahli

Site Manager

Planning & Engineering Operasi Administrasi & Keuangan Logistik & Peralatan

Planning Eng Logistik Peralatan

Scheduling
Civil /Ext. Structural Architectural Mechanical Electrical
Works Works Works Works Works

Civil/Ext.
Works
Structur.
Works
Cost Account/

Civil/Ext. and Building

Work Package

Architect.

DIVISION 1 & 2
Works

Works
Works
Mech.
Electric.
Works
SELESAI
 CONTOH: WBS PEKERJAAN PENYIAPAN LAHAN
DEPARTEMEN TRANSMIGRASI & PPH (1)

PROYEK-PROYEK
DEP. TRANSMIGRASI & PPH Tingkat 0

APBN LOAN Tingkat 1

PTA PTB Proyek Pusat

Tingkat 2

PROYEK KANWIL 1 PROYEK KANWIL 2 PROYEK KANWIL n Tingkat 3

PROYEK PROYEK
KABUPATEN 1 KABUPATEN 2 Tingkat 4

LOKASI 1 LOKASI 2 LOKASI n Tingkat 5

PENYIAPAN LAHAN FASILITAS SARANA AIR JEMBATAN

UMUM BERSIH NON STANDAR Tingkat 6

SP 1 SP 2 SP n Tingkat 7

LAND JALAN
DERMAGA &
JEMBATAN DRAINASE Tingkat 8
CLEARING PELAYANGAN
 CONTOH: OBS PEKERJAAN PENYIAPAN LAHAN
DEPARTEMEN TRANSMIGRASI & PPH (2)

DEP. TRANSMIGRASI
DITJEN P DAN L
DIT PENYIAPAN LAHAN
Tingkat 0

KANWIL 1 KANWIL 2 KANWIL 3 KANWIL 4 KANWIL n Tingkat 1

KANDEP Tingkat 2

PIMPRO PIMBAGPRO 1 PIMBAGPRO n Tingkat 3

PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA Tingkat 4

OPERASIONAL 1 OPERASIONAL 2 OPERASIONAL n

PENGAWAS PENGAWAS PENGAWAS

LAPANGAN 1 LAPANGAN 2 LAPANGAN n Tingkat 5

Tingkat 6
PENGAWAS PENGAWAS PENGAWAS PENGAWAS PENGAWAS
LAND CLEARING JALAN JEMBATAN DERMAGA & PELAYANGAN DRAINASE

: Team Pengawas Teknik

 CONTOH: INTEGRASi WBS & OBS PEKERJAAN PENYIAPAN
LAHAN DEPARTEMEN TRANSMIGRASI & PPH (3)
PROYEK-PROYEK
DEP. TRANSMIGRASI & PPH

APBN LOAN

PTA PTB Proyek Pusat

PROYEK KANWIL 1 PROYEK KANWIL 2 PROYEK KANWIL n

PROYEK KABUPATEN 1 PROYEK KABUPATEN 2

LOKASI 1 LOKASI 2 LOKASI n

PENYIAPAN LAHAN FASILITAS UMUM SARANA AIR BERSIH JEMBATAN NON STANDAR

SP 1 SP 2 SP n

PENGAWAS
CLEARING
DERMAGA &

KANWIL 1
OPERASIONAL 1 OPERASIONAL 2
LAND CLEARING JALAN JEMBATAN DRAINASE
PELAYANGAN

PELAKSANA
LAND

LAPANGAN 1
PENGAWAS

PIMPRO
JALAN
PENG.

DEP. TRANSMIGRASI & PPH

KANWIL 2

DIT. PENYIAPAN LAHAN

JEMBATAN DRMG&PLY DRAINASE

DITJEN P DAN L
PELAKSANA

PIMBAGPRO 1
Cost Account/

LAPANGAN 2
PENGAWAS
PENG.
Work Package

KANDEP

KANWIL 3
PENG.

PIMBAGPRO n
OPERASIONAL n
PELAKSANA
LAPANGAN n
PENGAWAS

KANWIL n
PENG.
 BAPPENAS DEPUTI DEP. LEVEL
DEP.PU LEVEL PUSAT
BDG PENGENDALIAN DALAM NEGERI PUSAT
DITJEN BINA MARGA
DAN PELAKSANAAN DITJEN BANGDA

KANWIL PU
DINAS PU PROVINSI
BAPPEDA PROV PEMDA PROV BIRO
BIDANG FISIK PENYUSUNAN LEVEL
DAN PRASARANA PROGRAM LEVEL
PBPJK PROVINSI

BAPPEDA KAB PEMDA KAB BAGIAN DINAS LEVEL

BIDANG FISIK PENYUSUNAN PEKERJAAN UMUM LEVEL
DAN PRASARANA PROGRAM KABUPATEN KABUPATEN

PIMRO BENDAHARA
PANITIA PIMRO PIMRO
PERENCANAAN
TENDER PENINGKATAN PEMELIHARAAN PROYEK
PROGRAM
PROGRAM
Penanganan

PERENCANAAN
Di Wilayah Barat

TEKNIS
PERENCANAAN
Di Propinsi
Penanganan

TENDER
Di Kabupaten
Di Wilayah Tengah
Seluruh Indonesia

Penanganan Jalan Kabupaten

Penanganan Jalan Kabupaten

Penanganan Jalan Kabupaten

JALAN
PENINGKATAN
Penanganan
Di Wilayah Timur
JALAN KABUPATEN DI SELURUH INDONESIA

LEVEL

LEVEL
PROVINSI

KABUPATEN
LEVEL PUSAT

JALAN
PEMELIHARAAN
CONTOH : INTEGRASI WBS & OBS PROYEK PENANGANAN

Cost Account/
Work Package