Project Management Supervision Consultant (PMSC) Universitas Riau

DESKRIPSI

MANAJEMEN adalah suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri
atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian terhadap
sumber-sumber daya terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan
efisien.
(Husen, 2009:2)

PENGENDALIAN adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan
sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan
standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar,
kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan
secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.
(R.J. Mockler, 1972)

PENJADWALAN dalam pengertian proyek konstruksi merupakan perangkat untuk menentukan

aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dalam urutan serta kerangka waktu
tertentu, dalam mana setiap aktivitas harus dilaksanakan agar proyek selesai tepat waktu
dengan biaya yang ekonomis.
(Callahan, 1992)
PENGELOLAAN JADWAL WAKTU PROYEK
 SKEMA PROSES PENGENDALIAN WAKTU

KONTRAKTOR MK
PENYUSUNAN PENGENDALIAN
IDENTIFIKASI PERKIRAAN PENYUSUNAN
URUTAN JADWAL
WAKTU/
KEGIATAN DURASI JADWAL
KEGIATAN

BERBAGAI TEKNIK, METODE, DAN PROSEDUR

(CPM, PERT,EVM, dsb)

Proses pengendalian waktu Setelah proyek diuraikan Dari jaringan kerja yang telah Jaringan kerja yang masing-masing Pengendalian waktu meliputi
diawali dengan menjadi komponen-komponen dihasilkan, masing-masing komponen kegiatannya telah diberi kegiatan yang berkaitan dengan
mengidentifikasi kegiatan kegiatan, kegiatan kurun waktu, kemudian secara pemantauan dan pengkoreksian
proyek agar komponen lingkup lingkup proyek disusun kembali diperkirakan kurun waktu yang keseluruhan dianaslisis dan agar progres pekerjaan proyek
proyek WBS atau deliverables menjadi urutan kegiatan sesuai diperlukan untuk menyelesaikan dihitung sesuai
yang dengan kegiatan yang bersangkutan. kurun waktu penyelesaian proyek dengan jadwal yang telah
telah ditentukan dapat logika ketergantungan. Output Output proses ini adalah dan milestone yang merupakan titik ditetapkan. Output dari proses ini
terlaksana sesuai dengan dari proses ini ialah Jaringan jaringan kerja penting dari sudut jadwal proyek. adalah
jadwal. Output dari Kerja yang telah memiliki kurun waktu Output dari proses ini adalah revisi jadwal induk, milestone,
proses ini ialah Daftar Proyek. dan perkiraan sumber daya jadwal dan jadwal pekerjaan lapangan.
Kegiatan dan WBS. yang induk, milestone dan jadwal
diperlukan untuk menyelesaikan untuk pelaksanaan pekerjaan di
kegiatan tersebut. lapangan.
TEKNIK & METODE

Lintasan kritis adalah jalur yang memiliki rangkaian beberapa aktifitas dengan total
jumlah waktu pelaksanaan paling lama. Sehingga bila salah satu aktifitas pada lintasan
kritis tersebut mengalami keterlambatan penyelesaian, maka akan mempengaruhi
waktu penyelesaian seluruh pekerjan.

Diagram Jaringan Kerja (Network Planning Diagram) kita dapat mengetahui Lintasan Kritis
(critical line) dari pekerjaan. Lintasan kritis inilah yang menjadi perhatian utama dalam
pengendalian kontrak terkait jadwal dan setiap saat dapat ditentukan tingkat prioritas
kebijaksanaan penyelenggaraan pekerjaan.
 TEKNIK & METODE

Pada contoh kasus di atas diperoleh kegiatan kritis ditunjukan pada garis panah berwarna merah yaitu
: A – B – D – F – G. Sedangkan yang dimaksud lintasan kritis (critical line) yang merupakan lintasan
dari start sampai dengan finish yang terdiri dari rangkaian kegiatan-kegiatan kritis.
Adapun lintasan kritis pada Gambar 10 adalah 1 – 2 – 3 – 5 – 7 – 8.
Lintasan kritis inilah yang menjadi perhatian utama dalam pengendalian kontrak terkait jadwal dan
setiap saat dapat ditentukan tingkat prioritas kebijaksanaan penyelenggaraan pekerjaan.
TEKNIK & METODE
PENGENDALIAN WAKTU/ JADWAL

Proses Masukan Alat dan Teknik Keluaran/ Output

Pengendalian jadwal ➢ Rencana ➢ Review kinerja ➢ Informasi kinerja
Manajemen waktu ➢ Software pekerjaan
➢ Jadwal proyek Manajemen proyek ➢ Prediksi jadwal
➢ Data kinerja ➢ Teknik Optimasi ➢ Permintaan
pekerjaan sumber daya perubahan
➢ Kalender Proyek ➢ Teknik –teknik ➢ Pembaruan rencana
➢ Data Jadwal permodelan manajemen proyek
➢ Aset – aset proses ➢ Leads and lags ➢ Pembaruan
organisasi ➢ Schedule dokumen proyek
comparation ➢ Pembaruan aset
➢ Tools Scheduling proses-proses
organsasi
JADWAL/ RENCANA PROYEK

JADWAL INDUK/ MASTER SCHEDULE

JADWAL PENGAJUAN DAN PERSETUJUAN DOK. ADM. TEKNIS

(APPROVAL MATERIAL; METODE; SHOP DRAWING; IJIN PELAKSANAAN)

JADWAL MOBILISASI PERALATAN

JADWAL PENDATANGAN MATERIAL

JADWAL MOBILISASI TENAGA KERJA

RENCANA KERJA MINGGUAN

RENCANA KERJA BULANAN/ PERIODE TERTENTU

RENCANA CAPAIAN MILESTONE

❶ M1- MAIN SCHEDULE : Main Schedule adalah mengenai Perjadwalan, yaitu bahwa
Bar-Chart harus di cacah sampai menjadi Rencana Kerja Mingguan (RKM)

❷ M2- METHODE : Metode Pelaksanaan adalah bagaimana pekerjaan dilaksanakan

secara efisien/efektif, termasuk Alokasi Tenaga Kerja, Shifting Waktu, Sekuen dll.

❸ M-3 MANPOWER : Tenaga Kerja yang tersedia harus memenuhi tuntutan Target
Progres dan aspek lain, termasuk pembagian per zone dan pembagian Shift Kerja.

❹ M4 – MATERIAL : Semua Material pekerjaan Struktur, Material Arsitektur, Material

MEP, fixture, Sanitary dan Elektronika sudah hrs siap seminggu sebelum Pemasangan.

❺ M5 – MACHINERY : Peralatan Kerja, Peralatan Mesin Kerja dan Special Tools harus
tersedia untuk pelaksanaan Pekerjaan Finishing dan Pemasangan Fixture.

❻ M6 – MONEY : Jumlah dana yang dicukup, diperlukan untuk mem-back-up M1 s/d

M5 di atas, ini berarti diperlukan ketersediaan dana yang liquid sebagai back-up
 ACTION FLOW
Pengendalian Melalui Evaluasi Jadwal
CONTOH PENERAPAN EVALUASI DENGAN METODE EVM
CONTOH PENERAPAN IDENTIFIKASI PENCAPAIAN PROGRES

LAPORAN PROGRES MINGGUAN MINGGU KE-

WAKTU PELAKSANAAN (HARI KALENDER) 974 PERIODE :
DURASI WAKTU TERPAKAI 805 83% 15 - 21 Nov '21 115
DURASI SISA WAKTU PELAKSANAAN 169 17%
RENCANA PRESTASI DEVIASI DEVIASI DEV IAS I JADWAL
RENCANA KUMULATIF REALISASI KUMULATIF
MINGGUAN MINGGU INI MINGGUAN KUMULATIF (HARI)

INDIKASI 1,420% 0,818% -0,603% 81,104% 80,933% -0,171% -1

TANGGAL PEMBARUAN Mon, 22 Nov 21

REKAPITULASI PROGRES MINGGUAN

Realisasi Kumulatif s/d Rencana Kumulatif s/d Realisasi Kumulatif s/d
2 3 4 Rtask Rencana Minggu ini Realisasi Minggu ini
Minggu lalu Minggu ini Minggu ini

WBS URAIAN AKTIFITAS Bobot Prestasi Bobot Prestasi Bobot Prestasi Bobot Prestasi Bobot Prestasi Bobot

1 PEKERJAAN PERSIAPAN, PRASARANA DAN PENUNJANG 1,707% 94,672% 1,616% 0,76% 0,013% 0,753% 0,013% 95,443% 1,629% 95,425% 1,629%
2 PONDASI BORED PILE 6,472% 100,000% 6,472% 0,00% 0,000% 0,000% 0,000% 100,000% 6,472% 100,000% 6,472%
3 SOLDIER PILE & BENTONITE 4,621% 100,000% 4,621% 0,00% 0,000% 0,000% 0,000% 100,000% 4,621% 100,000% 4,621%
4 PEKERJAAN LAIN - LAIN (STR) 0,324% 95,214% 0,31% 0,00% 0,00% 4,79% 0,02% 94,096% 0,305% 100,000% 0,324%
5 PEKERJAAN TANAH 1,762% 100,000% 1,76% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 100,000% 1,762% 100,000% 1,762%
6 PEKERJAAN STRUKTUR ATAS 22,601% 99,624% 22,516% 0,00% 0,000% 0,010% 0,002% 100,000% 22,601% 99,634% 22,518%
7 PEKERJAAN ARSITEKTUR 19,205% 60,60% 11,638% 2,66% 0,511% 1,863% 0,358% 58,028% 11,144% 62,463% 11,996%
8 PEKERJAAN MEKANIKAL ELEKTRIKAL & PLUMBING 40,215% 70,324% 28,281% 2,23% 0,896% 1,067% 0,429% 73,776% 29,669% 71,392% 28,710%
9 PEKERJAAN MIGRASI (TAHAP 1) 0,653% 100,00% 0,65% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 100,000% 0,653% 100,000% 0,653%
10 PEKERJAAN MIGRASI MEP 2,248% 100,00% 2,25% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 100,000% 2,248% 100,000% 2,248%
11 PEKERJAAN LAIN - LAIN ( TA 2022 ) 0,192% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,000% 0,000% 0,000% 0,000%
TOTAL 100% 80,116% 1,420% 0,818% 81,104% 80,933%
CONTOH PENERAPAN EVALUASI DAN REKOMENDASI SUMBER DAYA
CONTOH PENERAPAN EVALUASI FORECASTING PENCAPAIAN

PROYEKSI PENCAPAIAN PROGRES KE DEPAN

 Potensi Berpengaruh pada Keterlambatan Jadwal
HARUS DIANTISIPASI & MINIMALISIR
Aspek Perencanaan & Penjadwalan Aspek Sistem Organisasi, Koordinasi dan Komunikasi

1. Penetapan jadwal proyek yang terlalu ketat oleh pihak 1. Keterbatasan kewenangan personil wakil pemilik dalam
pemilk pengambilan keputusan
2. Tidak lengkapnya identifikasi jenis pekerjaan yang harus 2. Kualifikasi personil yang tidak professional di bidangnya
ada 3. Cara inspeksi dan kontrol pekerjaan yang biroktaris dari
3. Rencana urutan kerja yang tidak tersusun dengan terpadu pihak wakil pemilik
4. Rencana kerja Pihak pemilik yang sering berubah – ubah 4. Kegagalan pemilik mengkoordinasikan penyerahan/
5. Metode Konstruksi/ pelaksanaan kerja yang tidak tepat penggunaan lahan
5. Koordinasi dan komunikasi yang buruk antar bagian dalam
organisasi kerja
6. Kegagalan Kontraktor dalam mengkoordinasikan pekerjaan
Aspek Lingkup dan Dokumen Kontrak sub kontraktor
1. Perencanaan (gambar/ spesifikasi) yang tidak tepat dan 7. Kualifikasi dan manejerial yang kurang tepat dalam
tidak lengkap organisasi
2. Perubahan desain/ detail pekerjaan pada masa 8. Terjadinya kecelakaan kerja
pelaksanaan
3. Perubahan lingkup pada masa pelaksanaan
4. Proses pembuatan gambar kerja yang tidak tepat/ lengkap
di pihak kontraktor sehingga berulang
5. Proses permintaan dan persetujuan oleh pihak Pemilik
6. Ketidak sepahaman atauran pembutan gambar kerja
7. Adanya permintaan perubahan atas pekerjaan yang telah
terlaksana dari pihak Pemilik
 Potensi Berpengaruh pada Jadwal
HARUS DIANTISIPASI & MINIMALISIR
Aspek Kesiapan/ Penyiapan Sumber Daya Aspek Lain (diluar kemampuan Pemilik dan Kontraktor)

1. Mobilisasi Sumber Daya (Bahan, Alat, Tenaga) yang lambat 1. Kondisi lingkungan yang tidak kondusif/ diluar dugaan
2. Kurangnya keahlian dan ketrampilan serta motivasi pekerja 2. Terjadinya kondisi bencana alam
3. Jumlah pekerja yang tidak memadai terhadap aktifitas 3. Cuaca yang buruk
pekerjaan yang ada 4. Terjadinya pemogokan buruh
4. Tidak tersedianya bahan yang cukup, alat yang layak 5. Terjadinya huru-hara/ perang
sesuai kebutuhan 6. Terjadinya kerusakan/ pengrusakan akibat kelalain atau
5. Kelalaian/ keterlambatan oleh sub kontraktor perbuatan pihak ketiga
6. Tidak terbayarnya kontraktor maupun sub kontraktor secara 7. Perubahan situasi atau kebijakan pemerintah
layak sesuai haknya akibat kesulitan pembayaran oleh
pihak Pemilik

Aspek Sistem Inspeksi, kontrol dan evaluasi

1. Pengajuan bahan oleh kontaktor yang tidak terjadwal
2. Proses permintaan dan persetujuan bahan oleh pihak
pemilik yang lama
3. Pekerjaan yang tidak sesuai sehingga diperlukan rework
4. Proses dan tatacara evaluasi kemajuan pekerjaan yang
tidak sesuai jadwal yang disepakati
 ACTION FLOW
Pengendalian Melalui Koordinasi dan Komunikasi
PLANNING
IDENTIFIKASI | INVENTARISASI | KENDALA DAN POTENSI | ANALISIS

ORGANIZING
SKALA PRIORITAS | PENGELOMPOKAN MASALAH | ORGANISASI PIHAK | MENYUSUN JADWAL DAN AGENDA |

ACTUATING
KOORDINASI & KOMUNIKASI | MENENTUKAN PIC | MENENTUKAN TARGET KELUARAN | MENENTUKAN TARGET
WAKTU PEMENUHAN

CONTROLING
MONITORING TINDAK LANJUT DAN TARGET | REMINDER | MEMO | SURAT | EVALUASI TINDAK LANJUT |
REKOMENDASI
CONTOH PENERAPAN AGENDA KOORDINASI
 CONTOH PENERAPAN KOORDINASI DAN KONTROL TARGET

MONITORING JADWAL PERSIAPAN MILESTONE ST.PARSIAL

Tanggal Jadwal Mulai 15 November 2021 % COMPLETE % COMPLETE DILUAR RENCANA
Periode Minggu ke- 1 Tanggal Monitoring 28-Nov-21 RENCANA AKTUAL AKTUAL DILUAR RENCANA

RENCANA AKTUALISASI/ REALISASI STATUS Minggu ke- 1 Minggu ke- 2 Minggu ke- 3
NO. AREA TASK/ ACTIVITY TANGGAL DURASI TANGGAL TANGGAL DURASI TANGGAL COMPLETE OUTPUT PIC REKOMENDASI TINDAK LANJUT 15-Nov-21 s/d 21-Nov-21 22-Nov-21 s/d 28-Nov-21 29-Nov-21 s/d 05-Dec-21
MULAI (hari) SELESAI MULAI (hari) SELESAI (%) 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5
(Input) (Input) (Auto) (Update) (Update) (Auto) S S R K J S M S S R K J S M S S R K J S M
I
1 CSSD Pemasangan Exhaust ruang steril 17 Nov 21 3 19 Nov 21 17 Nov 21 4 20 Nov 21 100% BA Pemeriksaaan Lap. Kontraktor
2 CSSD Uji fungsi alat dengan eksternal steam 22 Nov 21 1 22 Nov 21 22 Nov 22 1 22 Nov 22 100% BA Test Alat Kontraktor; Vendor Alat RS
3 CSSD Instalasi Pembuangan Alat 15 Nov 21 2 16 Nov 21 16 Nov 21 3 18 Nov 21 100% BA Pemeriksaaan Lap. Kontraktor
4 CSSD Pemindahan Wastafel dari Lab ke CSSD 16 Nov 21 2 17 Nov 21 16 Nov 21 1 16 Nov 21 BA Pemeriksaaan Lap. KSO
100%
5 CSSD Pemindahan Alat Existing 03 Dec 21 7 09 Dec 21 0% BA Pemeriksaaan Lap. Tim IPS RS
Pemasangan partisi stainless SUS 304
6 CSSD 20 Nov 21 7 26 Nov 21 18 Nov 21 2 19 Nov 21 0% BA Pemeriksaaan Lap. Vendor Alkes RS
Hairline

KORDINASI DAN KOMUNIKASI :

➢ AKTIFITAS DAN TUGAS
➢ TARGET WAKTU DAN DURASI
➢ PIC/ PIHAK PENANGGUNG JAWAB
➢ TARGET KELUARAN/ OUTPUT DARI TUGAS/ AKTIFITAS

MONITORING DAN KONTROL :

➢ MONITOR AKTUALISASI TARGET WAKTU DAN DURASI
➢ MONITOR AKTUALISASI PROGRES AKTIFITAS
➢ MONITOR AKTUALISASI OUTPUT
➢ KONTROL AKTUALISASI DENGAN MEMBERIKAN REKOMENDASI TINDAK LANJUT
➢ KONTROL AKTUALISASI DENGAN MENERBITKAN MEMO, SURAT, RFI, LAPORAN, ATAU DOKUMEN LAIN
 KONTRAK KRITIS

Suatu Kondisi Kontrak yang dalam pelaksanaannya terjadi deviasi antara realisasi
dengan target pelaksanaan Kontrak yang diperlukan Rapat Pembuktian (Show Cause
Meeting/SCM) oleh para pihak untuk perbaikan target dan realisasi pelaksanaan
pekerjaan yang mengalami deviasi tersebut (Peraturan LKPP No.9 Tahun 2018)

Kontrak dinyatakan kritis apabila:

❑ Dalam periode I (rencana fisik pelaksanaan 0% – 70% dari Kontrak), selisih

keterlambatan antara realisasi fisik pelaksanaan dengan rencana lebih besar 10%

❑ Dalam periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% – 100% dari Kontrak), selisih
keterlambatan antara realisasi fisik pelaksanaan dengan rencana lebih besar 5%;

❑ Dalam periode II (rencana fisik pelaksanaan 70% – 100% dari Kontrak), selisih
keterlambatan antara realisasi fisik pelaksanaan dengan rencana pelaksanaan
kurang dari 5% dan akan melampaui tahun anggaran berjalan.
KONTRAK KRITIS
 PENANGANAN KONTRAK KRITIS

Penanganan kontrak kritis dilakukan dengan rapat pembuktian (show cause meeting/SCM), dengan uraian
sebagai berikut :
➢ Pada saat Kontrak dinyatakan kritis, Pengguna Jasa berdasarkan laporan dari Pengawas Pekerjaan
memberikan peringatan secara tertulis kepada Penyedia dan selanjutnya Pengguna Jasa
menyelenggarakan Rapat Pembuktian (SCM) Tahap I.
➢ Dalam SCM Tahap I, Pengguna Jasa, Pengawas Pekerjaan dan Penyedia membahas dan menyepakati
besaran kemajuan fisik yang harus dicapai oleh Penyedia dalam periode waktu tertentu (uji coba pertama)
yang dituangkan dalam Berita Acara SCM Tahap I.
➢ Apabila Penyedia gagal pada uji coba pertama, maka Pengguna Jasa menerbitkan Surat Peringatan Kontrak
Kritis I dan harus diselenggarakan SCM Tahap II yang membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik
yang harus dicapai oleh Penyedia dalam waktu tertentu (uji coba kedua) yang dituangkan dalam Berita Acara
SCM Tahap II.
➢ Apabila Penyedia gagal pada uji coba kedua, maka Pengguna Jasa menerbitkan Surat Peringatan Kontrak
Kritis II dan harus diselenggarakan SCM Tahap III yang membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik
yang harus dicapai oleh Penyedia dalam waktu tertentu (uji coba ketiga) yang dituangkan dalam Berita Acara
SCM Tahap III.
➢ Apabila Penyedia gagal pada uji coba ketiga, maka Pengguna Jasa menerbitkan Surat Peringatan Kontrak
Kritis III dan Pengguna Jasa dapat melakukan pemutusan Kontrak secara sepihak dengan
mengesampingkan Pasal 1266 dan 1267 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, atau berlaku PMK No. 243
Tahun 2015 Tentang Pelaksanaan Anggran dalam rangka penyelesaian pekerjaan yang tidak
terselesaikan sampai dengan akhir tahun anggaran
➢ Apabila uji coba berhasil, namun pada pelaksanaan pekerjaan selanjutnya Kontrak dinyatakan kritis
lagi maka berlaku ketentuan SCM dari awal.