Romi BPMN Quickguide Sep2017

BPMN
Quick Guide
Romi Satria Wahono

romi@romisatriawahono.net
http://romisatriawahono.net
081586220090
Romi Satria Wahono
• SMA Taruna Nusantara Magelang (1993)
• B.Eng, M.Eng and Ph.D in Software Engineering
Saitama University Japan (1994-2004)
Universiti Teknikal Malaysia Melaka (2014)
• Research Interests in Software Engineering and
Machine Learning
• LIPI Researcher (2004-2007)
• Founder and CEO:
• PT IlmuKomputerCom Braindevs Sistema
• PT Brainmatics Cipta Informatika
• Professional Member of IEEE, ACM and PMI
• IT Award Winners from WSIS (United Nations), Kemdikbud,
LIPI, etc
• Industrial IT Certifications: TOGAF, ITIL, CCNA, etc
• Enterprise Architecture Consultant: KPK, Ristek Dikti, LIPI,
DJPK Kemenkeu, Kemsos, INSW, UNSRI, etc
2
Contents
0. Pendahuluan
1. Swimlane
2. Connecting Object
3. Artifact
4. Flow Object
5. Simulation
6. Elemen Lengkap BPMN

3
0. Pendahuluan
 Apa dan Mengapa Proses Bisnis?

 Apa dengan Mengapa BPMN?
 Konsep Pemodelan dan Elemen BPMN
4
Proses Bisnis
• Proses bisnis: koleksi dari aktifitas yang terstruktur
pada suatu organisasi, yang menghasilkan produk
atau layanan, untuk kebutuhan internal organisasi
atau pelanggan
• Tiga jenis proses bisnis dalam organisasi:
1. Proses Manajemen: proses yang mengelola
pengoperasian dari organisasi, misalnya evaluasi kinerja
pegawai, kepatuhan internal, pengelolaan renstra, dsb
2. Proses Operasional: proses yang menjalankan fungsi
utama dan menghasilkan nilai tambah untuk organisasi,
misalnya pengadaan barang, produksi, pemasaran, dsb
3. Proses Pendukung: proses yang mendukung proses
utama, misalnya akuntansi, rekrutmen, pendukung
teknis, pengelolaan infrastruktur, dsb
5
Mengapa Perlu Proses Bisnis
• Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025:
• Salah satu sasaran dalam reformasi birokrasi adalah
perubahan proses bisnis/tata laksana, yang didalamya
termasuk prosedur operasi standar baik untuk
kementerian/lembaga di pemerintah pusat dan
pemerintah daerah
• Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang
Organisasi Kementerian Negara, Pasal 79:
• Kementerian harus menyusun peta bisnis proses yang
menggambarkan tata hubungan kerja yang efektif dan
efisien antar unit organisasi di lingkungan Kementerian
masing-masing
• Permen Pan RB no 11 Tahun 2015 tentang Road Map
Reformasi Birokrasi 2015-2019
6
7
8
9
10
Masalah Pada Pemodelan Proses Bisnis
• Tidak ada organisasi yang menstandardkan
Flowchart, sehingga berbeda-beda pada
setiap organisasi dan aplikasi yang digunakan
• Perlu pemodelan proses bisnis yang standard
• Konsep pemodelan proses bisnis yang ada

karakternya melebar dan membesar, sesuai
dengan kompleksitas alur kegiatan yang ingin
dimodelkan, sehingga sulit dibuat dan
dipahami
• Perlu pemodelan proses bisnis yang sifatkan
leveling dan divergen, sehingga mudah dipahami
11
Apa Itu BPMN?
• Object Management Group (OMG) menyusun
bahasa standard internasional untuk pemodelan
proses bisnis pada suatu organisasi, yang dimulai
tahun 2004 (BPMN 1.0) dan 2010 (BPMN 2.0)
• Business Process Model and Notation (BPMN)
adalah notasi grafis standard, yang digunakan
untuk memodelkan logika dari alur pada proses
bisnis secara hirarkis dan divergen
• Diadopsi sebagai bahasa pemodelan untuk proses
bisnis oleh perusahaan-perusahaan besar seperti
IBM, Oracle, berbagai perusahaan telekomunikasi,
perminyakan, dsb.
12
Mengapa BPMN?
• Satu-satunya pemodelan proses bisnis yang mendapatkan
standard dejure dari Object Management Group (OMG)
• Memungkinkan proses bisnis dimodelkan secara leveling
• Menjadi standard defacto karena banyak digunakan perusahaan
di dunia
(Paul Harmon and Celia Wolf,

The State of Business Process
Management 2014, 2014)
13
Mengapa BPMN?
(Paul Harmon and Celia Wolf,

The State of Business Process
Management 2016, 2016)
14
Regulasi BPMN di Indonesia
• Permenpan No 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana
(Business Process) yang merekomendasikan BPMN sebagai notasi untuk
pemodelan business process
• PMK 131/PMK.01/2015 tentang Pedoman Penyusunan Proses Bisnis,
Kerangka Pengambilan Keputusan dan SOPdi Lingkungan Kementrian
Keuangan, yang juga mengatur penggunaan BPMN untuk proses bisnis
• Surat Edaran Kementrian Keuangan No 27 tahun 2016 tentang Panduan
Penyusunan Peta Proses Bisnis di Lingkungan Kementrian Keuangan yang
merekomendasikan BPMN
15
Pemanfaatan BPMN di Berbagai Bidang
(Jan Recker, “Opportunities and constraints: the current struggle with BPMN”,
Business Process Management Journal, Vol. 16 (1), 2010)
16
Konsep Pemodelan BPMN
Organisasi Fungsi Proses Proses Proses
Bisnis Level Bisnis Level Bisnis Level
0 1 2
Proses Bisnis Proses Bisnis Proses Bisnis

Level 0 Level 1 Level 2
Fungsi 1
Proses Bisnis
Proses Bisnis Level 2
Visi dan Level 0 Proses Bisnis
Misi Level 1 Proses Bisnis
Level 2
Proses Bisnis Proses Bisnis
Fungsi 2
Level 0 Level 1
17
Pembelajaran dan
Kemahasiswaan
PRIMARY FUNCTION
Penguatan Riset
Kelembagaan Iptek
dan Penguatan Inovasi
dan Dikti
Pengembangan
Sumber Daya Iptek

dan Dikti
SUPPORT FUNCTION
Pengelolaan Data, Kawasan Puspiptek, dan Diklat
Pengelolaan Kesekretariatan
Penyelenggaraan Pengawasan
18
18
19
Proses Bisnis Level 0: Inti
20
Proses Bisnis Level 1: Pembelajaran dan Kemahasiswaan
21
Proses Bisnis Level 2: Pelayanan Pembelajaran
22
Proses Bisnis Level 3: Penyusunan Bahan Perumusan Kebijakan Pengembangan Kurikulum
23
24
Proses Bisnis Level 3: Fasilitasi Pengembangan Kurikulum dan Teknologi Pembelajaran
25
Proses Bisnis Level 4: Hibah Penyusunan Bahan Ajar dan Pedoman Pembelajaran
26
Proses Bisnis Level 4: Hibah Penyusunan Bahan Ajar dan Pedoman Pembelajaran
Proses Bisnis Level 5: Menyusun Konsep Panduan Hibah
27
PRIMARY FUNCTION
Pengelolaan Proses Pengembangan

Operasional Sistem
Bisnis Sistem
FUNCTION
SUPPORT
Pengelolaan Kesekretariatan
28
Proses Bisnis Level 0: Pengelolaan Business Process Indonesia National Single Window
Proses Bisnis Level 1: Pengelolaan Proses Bisnis
30
Proses Bisnis Level 2: Harmonisasi Proses Bisnis
31
Proses Bisnis Level 3: Melakukan Harmonisasi dan Sinkronisasi Proses Bisnis
32
Proses Bisnis Level 4: Mengidentifikasi Proses Bisnis
33
34
Proses Bisnis Level 4: Mapping dan Standardisasi Elemen Data
35
36
Proses Bisnis Level 4: Mengevaluasi Data dan Kebijakan
37
38
Proses Bisnis Level 4: Merumuskan Usulan Rekomendasi Kebijakan
39
40
Proses Bisnis Level 4: Merumuskan Usulan Tindaklanjut
41
Mengapa Bizagi?
• Software untuk pemodelan BPMN yang mudah dipahami,
cepat dikuasai, dan terbukti efektif dan efisien digunakan
di berbagai industri yang menggunakan BPMN untuk
menggambarkan proses bisnisnya
• Bizagi adalah software opensource, yang bisa didapatkan
dengan tanpa membayar lisensi
• Proses bisnis yang dibuat dapat dipublikasikan dengan
cepat ke dalam berbagai format
(web, pdf, docx, sharepoint, wiki, dsb)
• Termasuk di 2016 Gartner Magic Quadrant for Intelligent
Business Process Management Suites
• Software terbaik di berbagai survey khususnya untuk
software pemodelan proses bisnis
42
2016 Magic Quadrant for Intelligent Business
Process Management Suites
43
44
Elemen BPMN
1. Swimlane
4. Flow Object 2. Connecting

Object
3. Artifact
45
Elemen dan Notasi BPMN
ELEMEN DESKRIPSI NAMA NOTASI
Mekanisme untuk mengatur dan Pool
Swimlane memisahkan peran atau
penanggungjawab dari suatu proses Lane
Sequence Flow
Connecting Konektor dari obyek yang mengalir
Message Flow
Object pada suatu proses
Association
Annotation
Informasi tambahan dalam suatu Group
Artifact
proses Data Object
Data Store
Event
Obyek yang mengalir pada suatu
Flow Object Activity
proses
Gateway
46
Proses Pengajuan Kredit
47
1. Swimlane
 Pool
 Lane
48
Swimlane
NAMA NOTASI DESKRIPSI NOTASI
Pool Kontainer dari satu proses
Partisi dari suatu proses, yang

menunjukkan sub organisasi,
Lane
jabatan, peran atau
penanggungjawab
Milestone Tahapan pada suatu proses
49
Proses Pengajuan Kredit dengan Lane
Lane
Pool
50
Proses Pengajuan Kredit dengan Milestone
Milestone
51
2. Connecting
Object
 Sequence Flow
 Message Flow
 Association
52
Connecting Object
Konektor yang menghubungkan

Sequence Flow antar obyek yang mengalir
dalam satu proses (satu pool)

Message Flow antar obyek yang mengalir
antar proses (beda pool)

Association
obyek yang mengalir ke artifact
53
Sequence Flow (Dalam 1 Pool atau Proses)
Sequence Flow
54
Message Flow (Beda Pool atau Proses)
55
Association (Konektor ke Artifact)
Association
56
3. Artifact
 Annotation
 Group
 Data Object
 Data Store
57
Artifact
Penjelasan dari suatu obyek yang

Annotation
mengalir
Pengelompokan dari beberapa

Group
obyek yang mengalir
File dan dokumen yang digunakan

Data Object
dan dihasilkan oleh suatu aktifitas
Sistem dan aplikasi yang

Data Store digunakan dan dihasilkan oleh
suatu aktifitas
58
Annotation, Data Object dan Data Store
Data Object
Data Store Annotation
59
Group
Group
60
Tugas: Proses Penentuan Beasiswa
Buat BPMN dari proses penentuan beasiswa di Universitas
Suka Belajar:
1. Proses dimulai dari Administrasi universitas mengumumkan

lowongan beasiswa menggunakan berbagai media
2. Mahasiswa melakukan pendaftaran dan mengirimkan
dokumen persyaratan ke Administrasi, yang kemudian
melakukan seleksi administratif
3. Komite Universitas melakukan seleksi (seleksi profile dan
seleksi wawancara)
4. Pengumuman hasil penerimaan beasiswa akan disebarkan
oleh Administrasi melalui berbagai media massa
5. Tugas terakhir dari Administrasi adalah melakukan
pencairan beasiswa
61
4. Flow
Object
 Event
 Activity
 Gateway
62
Flow Object
Suatu kejadian dan sifatnya

Event pasif
(Something that happened)
Kegiatan yang secara aktif

Activities dilakukan
(Something to do)
Pemecah dari beberapa

Gateway
aktifitas
63
4.1 Event
 Start Event
 Intermediate Event
 End Event
64
Event (Start – Intermediate – End)
Intermediate
Event
End Event
Start Event
65
66
ELEMEN DESKRIPSI NOTASI
Type
Start Event
of Start
Indicates where aEvent
particular Process starts. It does not have any
particular behavior
Is used when a message arrives from a participant and triggers

Message Start Event
the start of the Process.
Is used when the start of a Process occurs on a specific date or

Timer Start Event
cycle time (e.g., every Friday)
Conditional Start This type of Event triggers the start of a Process when a condition
Event becomes true
The start of the Process is triggered by the arrival of a signal that
has been broadcast from another Process.
Signal Start Event
Note that the signal is not a message; messages have specific
targets, signals do not
Indicates that there are multiple triggers required to start the

Parallel Multiple
Process. ALL triggers must be triggered before the Process is
Start Event
instantiated
This means that there are multiple ways of triggering the Process.
Multiple Start Event
Only one of them is required
67
Message Start Event
Message
Start Event
68
Timer Start Event
Timer Start Event

69
ADVANCE
Conditional Start Event
• The rule might be “If caller
ID indicates a friend or
family member.”
• When the rule evaluates to
true, the process is started
• In this process we answer
the phone, talk, and then
hang up the phone. But we
only do this if the call is from
a friend or family member
70
ADVANCE
Multiple Start Event
• Our television watching process (turn
on tv, watch tv, turn off tv) could be
initiated because:
• we want to be entertained
• we want to be educated
• We might be turning it on at a precise
time, every morning, to check for school
closings
• We might just want the tv for
background noise while we do
something else
• Since we care about how the process
is initiated, we use the multiple start
event instead of the none start event
71
ADVANCE
Signal Event
• Signal adalah broadcast yang dikirim oleh
suatu proses, yang kemudian mengaktifkan
(berbagai) proses yang lain
• Secara umum, signal tidak memiliki tujuan
spesifik, yang menangkap adalah yang
memiliki nama yang sama
• Signal start selalu berbentuk event yang
sifatnya catch (menerima), yang dibroadcast
dari proses lain yang melempar (throw)
signal
72
ADVANCE
Signal Event
Klik kanan Event dan pilih Event Type -> Signal
73
ADVANCE
Signal Event
74
ADVANCE
Credit Analysis and Committee Analysis
75
ADVANCE
Latihan
• Lihat kembali Proses Penentuan Beasiswa
• Laporan pendidikan harus dikirimkan oleh mahasiswa
setiap bulan
• Apabila lebih dari 2 bulan tidak ada pengiriman laporan,
pencairan beasiswa harus menunggu sidang senat yang
diadakan setiap tanggal 1 awal bulan
• Sidang senat akan menentukan berbagai kebijakan di
kampus, misalnya keputusan mahasiswa DO, pelanggaran
disiplin, dan termasuk pencabutan beasiswa
• Hasil dari sidang senat adalah Keputusan Sidang Senat yang
diumumkan secara massal ke seluruh sivitas akademika
universitas
• Buat Subprocess Memproses Pencairan Beasiswa, gunakan
Signal untuk memodelkan business process di atas
• Buat Subprocess baru bernama Sidang Senat untuk
mengakomodasi proses sidang senat di atas
76
ADVANCE
Latihan
• Buat Subprocess baru bernama Penentuan
Mahasiswa DO yang prosesnya menunggu
pengumuman keputusan sidang senat yang
diadakan setiap awal bulan
• Gunakan signal untuk mendukung hal di ata
77
ADVANCE
Latihan
• Lihat kembali Proses Pengajuan Kredit
• Pada saat kredit layak diberikan, apabila jumlah
kredit kurang dari 500 juta maka proses
pencairan kredit langsung dilakukan
• Akan tetapi apabila jumlah kredit melebihi 500
juta, maka harus menunggu proses analisis
kredit skala besar dari board of director
• Proses Analisis Kredit Skala Besar dari board of
director dilakukan setiap tanggal 1, dan akan di-
broadcast ke seluruh unit kerja pada hari yang
sama
• Gunakan Signal untuk memodelkan business
process di atas
78
4.2 Activity
 Task
 Subprocess
79
Task vs Subprocess
Task Subprocess
80
ADVANCE
Jenis Task
ELEMEN DESKRIPSI NOTASI
Kegiatan (task) yang sifatnya tunggal. Bila tidak perlu ada

Task
penekanan informasi, sebaiknya menggunakan jenis task ini
User Task Kegiatan yang memerlukan bantuan software
Kegiatan bersifat otomatis dan menggunakan service yang

Service Task
berhubungan dengan sistem lain, contohnya web service
Kegiatan bersifat otomatis tapi tidak berhubungan dengan

Script Task
sistem lain, contohnya mengirimkan email notifikasi
Manual Task Kegiatan yang dilakukan secara manual
Business Rule Kegiatan analisis, kalkulasi, persetujuan yang memerlukan

Task tinjauan peraturan dan dokumen dalam penentuan keputusan
81
ADVANCE
Business Rule Task
Biasa digunakan untuk Task yang memerlukan proses
analisis, pemikiran mendalam dan penghitungan
yang diikuti dengan Gateway di belakangnya
82
ADVANCE
Service Task
83
ADVANCE
• Buat BPMN dari proses penentuan beasiswa di Universitas
Suka Belajar
seleksi wawancara)
5. Tugas terakhir dari Administrasi adalah melakukan pencairan
beasiswa
• Tentukan Task apa yang sebaiknya menjadi jenis:
User, Manual, Send, Receive, Script, Service, Business Rule
84
Intermediate Events Attached ADVANCE
to an Activity Boundary
85
ADVANCE
Timer Boundary Event
86
ADVANCE
87
ADVANCE
88
ADVANCE
Error Boundary Event
89
ADVANCE
90
ADVANCE
91
ADVANCE
Intermediate Events Attached to an Activity Boundary
ELEMENT DESCRIPTION NOTATION
If a message Event is attached to the boundary of an activity, it will change the
Message normal flow into an exception flow when a message is received.
Event If the Event interrupts the activity to which it is attached, the boundary of the Event
is solid, if not it is dashed
If a Timer Event is attached to the boundary of an activity, it will change the normal
Timer Event flow into an exception flow when a cycle time is completed or a specific time-date is
reached.
Escalation If attached to the boundary of an Activity, the Intermediate Event catches an

Event Escalation.
A catch Intermediate Error Event can only be attached to the boundary of an

Error Event Activity. It reacts to (catches) a named Error, or to any Error if a name is not
specified. An Error Event always interrupts the Activity to which it is attached
This Event is used within a Transaction Sub-Process and must be attached to the
boundary of one. It shall be triggered if a Cancel End Event is reached within the
Cancel
Transaction Sub-Process. It also shall be triggered if a Transaction Protocol Cancel
Event Message has been received while the transaction is being performed. A Cancel
Event always interrupts the Activity to which92 it is attached
When attached to the boundary of an Activity, this Event is used to ADVANCE
Compensation
catch the Compensation Event. When it occurs, the compensation
Event activity will be performed
If a Conditional Event is attached to the boundary of an Activity, it will

Conditional
change the normal flow into an exception flow when a business
Event condition is fulfilled
If a Signal Event is attached to the boundary of an Activity, it will

Signal Event change the normal flow into an exception flow when a signal is
received
When attached to the boundary of an Activity, it will change the

Multiple Event normal flow into an exception flow when one of the assigned triggers
is caught
Unlike the Multiple Event, when attached to the boundary of an

Parallel multiple
Activity, it will change the normal flow into an exception flow when
Event ALL of the assigned triggers are caught
93
ADVANCE
• Kembangkan BPMN dari proses penentuan
beasiswa di Universitas Suka Belajar
• Buat subprocess Mengumumkan Hasil Beasiswa,
yang berisi apabila ada revisi hasil penilaian dari
Komite, administrasi dapat mengubah daftar
penerima beasiswa
• Daftar penerima beasiswa yang sudah direvisi
tersebut, dapat dikirimkan ke berbagai media
untuk dimuat
• Terapkan Message Boundary Event pada
Subprocess Mengumumkan Hasil
94
ADVANCE
• Beasiswa akan dicairkan apabila laporan
pendidikan penerima beasiswa sudah diterima
oleh Administrasi sebelum tanggal 1
• Apabila laporan dikirim setelah tanggal 1, maka
nilai beasiswa akan dikurangi pinalti sebesar
10%, dan akan dikirimkan di bulan berikutnya
• Terapkan Timer Boundary Event pada
Subproses Pengiriman Uang Beasiswa
tersebut
95
ADVANCE
• Beasiswa akan dikirimkan dengan menggunakan
transfer bank, apabila ada error maka akan
diberikan secara cash ke penerima beasiswa
• Terapkan Error Boundary Event pada Proses
Mengumumkan Hasil tersebut
96
ADVANCE
Jenis Boundary Event
1. Interupting Boundary Event:
Menghentikan task utama
2. Non-Interupting Boundary Event:

Tidak menghentikan task utama
97
ADVANCE
• Terapkan Non-Interupting Message
Boundary Event dan Non-Interupting Time
Boundary Event pada Subprocess
“Melakukan Seleksi Administrasi”
98
ADVANCE
99
Subprocess
• Leveling pada proses bisnis menggunakan BPMN
menggunakan subprocess
• Bisnis Proses level 0, 1, 2, 3 dan 4
• Bizagi memungkinkan subprocess ditampilkan
isinya (expanded) atau tidak (collapsed)
• Jenis Subprocess
• Embedded
• Reusable
• Adhoc
• Multiple
• Transactional
100
Embedded Subprocess
101
• Kembangkan Task “Melakukan Pendaftaran” menjadi
Embedded Subprocess
• Isi Sub Process di atas dengan flow baru yang berisi
aktifitas detail yang dilakukan mahasiswa dalam
“Melakukan Pendaftaran”, misal:
1. Membuka URL sistem informasi beasiswa
2. Mempelajari persyaratan beasiswa
3. Menyiapkan data diri
4. Mengisi form pendaftaran
102
Reusable Subprocess
103
Reusable Subprocess (Expanded)
Expanded
Subprocess
104
• Kembangkan Task “Melakukan Seleksi
Administratif” menjadi Reusable Subprocess
• Isi Sub Process di atas dengan flow baru yang berisi
aktifitas detail yang dilakukan administrasi, misal:
• Seleksi Administratif dilakukan dengan merekap
seluruh dokumen persyaratan dari peserta
• Kemudian melakukan konfirmasi ke fakultas
terkait
105
• Tambahkan Reusable Subprocess di Activity
“Mengirimkan Dokumen Persyaratan”, dengan
isi:
• Mahasiswa mengajukan permohonan surat bebas
narkoba, surat tidak mampu dan surat kelakukan
baik dari berbagai instansi
• Setelah semua dokumen persyaratan tersebut
didapatkan, maka mahasiswa mengirimkannya ke
administrasi
106
ADVANCE
Adhoc Subprocess
Adhoc Subprocess
107
ADVANCE
• Buat BPMN dari proses penentuan beasiswa mahasiswa
di Universitas Suka Belajar
seleksi wawancara)
pencairan beasiswa
• Kembangkan Task “Melakukan Seleksi Wawancara”
menjadi Adhoc Subprocess
• Isi Sub Process di atas dengan flow baru
108
ADVANCE
Multiple Subprocess
Multiple
Subprocess
109
ADVANCE
• Buat BPMN dari proses penentuan beasiswa mahasiswa
di Universitas Suka Belajar
seleksi wawancara)
pencairan beasiswa
• Tentukan SubProcess apa yang sebaiknya diubah
menjadi Multiple SubProcess
110
ADVANCE
Transactional SubProcess
• A transaction is:
• A series of tasks that are closely related to each other
• A series of tasks that are meaningful only when all of the
tasks are completed appropriately
• The execution result of a transaction is:
1. Successful Completion
2. Unsuccessful Completion (Cancel)
3. Hazard (Exception)
• A transaction or transactional sub process is performed
successfully when the changes to be implemented
(update, addition or deletion of records) are saved in the
database, the commit of the changes is performed once
the transaction has ended
111
ADVANCE
Business Trip Arrangement
• If the train and hotel reservations are completed (Successful completion)

• If the train can not be reserved, the result is set to be successful if the airline
reservation is done (Compensation)
• If the reservations can not be made business process proceeds to "Date Change,"
which is an abnormal flow (Unsuccessful completion)
• If any kind of problem happens Business process is aborted (Exception)
112
ADVANCE
Transferring Money between Accounts
Transferring money between accounts is a
typical transaction sample
• The execution of two different web services can be
required by the transaction of transferring money such as
debiting from one account and crediting to another
account
• A debit must be reversed when the second web service
has a problem (wrong account number, inactive client,
and so on)
• Thus, the execution of a new web service can be required
to reverse or compensate the transaction
• The external system will be notified by the new web
service, so that the amount debited from one account
can be reversed
113
ADVANCE
Transferring Funds for Disbursement
• The debit from the merchant account and the corresponding credit in the
client’s account are performed after the credit is approved and the
authorization of the bank is issued
• These processes of interface with the bank are performed through Web
Services that executes the transactions independently
114
ADVANCE
• Kembangkan BPMN dari proses penentuan beasiswa
mahasiswa di Universitas Suka Belajar
• Kembangkan Task Mengirimkan Dana Beasiswa

menjadi Transaction Subprocess, dimana:
a. Sukses: Pengiriman melalui Internet Banking dilakukan,
kompensasinya mengirim melalui ATM
b. Cancel: Mengubah waktu pengiriman dana beasiswa
c. Error: Memberi dana beasiswa secara cash ke penerima
115
4.3 Gateway
 Exclusive Gateway  Event-based Gateway

 Parallel Gateway  Parallel Event-based Gateway
 Inclusive Gateway  Complex Gateway
116
Gateway
Exclusive Gateway Pilih salah satu
Kegiatan bersamaan (paralel) dalam

Paralel Gateway
satu waktu
Inclusive Gateway Boleh pilih salah satu atau lebih
Pilih salah satu dari event yang

Event-based Gateway
terjadi
Event yang terjadi secara
Parallel Event-based
bersamaan (paralel) dalam satu
Gateway waktu
Gateway untuk mengatur selain di
Complex Gateway
atas
117
Exclusive Gateway
Exclusive Gateway
118
Parallel Gateway
119
• Kembangkan “Mengirimkan Dokumen
Persyaratan” menjadi Embedded Subprocess,
gunakan Paralel Gateway untuk memodelkan
proses di bawah:
• Mahasiswa dalam waktu bersamaan
mengajukan permohonan surat bebas narkoba,
surat tidak mampu dan surat kelakukan baik dari
berbagai instansi
• Setelah semua dokumen persyaratan tersebut
didapatkan, maka mahasiswa mengirimkannya
ke administrasi
120
• Tambahkan Reusable Subprocess pada Task
Seleksi Profil dan implementasikan Parallel
Gateway untuk mendukung requirement di
bawah:
• Komite Universitas melakukan Seleksi Profile
dengan menilai prestasi akademik, non akademik
dan kondisi keuangan mahasiswa
• Sebelum menilai, komite universitas melakukan
validasi dan verifikasi dokumen dengan
menghubungi unit kerja yang terkait (fakultas
terkait, organisasi terkait, kelurahan)
121
Paralell Event Based Gateway
122
• Kembangkan “Mengirimkan Dokumen Persyaratan”
menjadi Embedded Subprocess, gunakan Parallel
Gateway dan Parallel Event based Gateway untuk
memodelkan proses di bawah:
• Mahasiswa mengajukan permohonan surat bebas
narkoba, surat tidak mampu dan surat kelakukan baik dari
berbagai instansi
• Pengurusan surat di atas tidak langsung bisa jadi,
mahasiswa harus menunggu beberapa hari untuk
menerima surat di atas
• Setelah semua dokumen persyaratan tersebut didapatkan,
maka mahasiswa mengirimkan sebagai dokumen
persyaratan ke administrasi
123
Inclusive Gateway
124
• Kembangkan Subprocess “Melakukan Seleksi Wawancara”
menjadi Embedded Subprocess
• Terapkan berbagai gateway untuk mendukung:
• Pada proses seleksi wawancara, komite harus menguji dan
mengkonfirmasi tiga hal:
1. Kemampuan Akademik
2. Kemampuan Verbal
3. Kondisi Keuangan Keluarga
• Kemampuan Akademik (1), diuji dengan kemampuan matematika atau
bahasa inggris atau pengetahuan umum
• Boleh diuji salah satu dari ketiganya, atau salah dua, atau ketiganya, akan
tetapi defaultnya adalah pengujian kemampuan matematika
• Kemampuan Verbal (2), diuji dengan memilih salah satu ujian, bisa
menyanyi, membaca puisi, atau pidato
• Kondisi Keuangan Keluarga (3), dikonfirmasi secara menyeluruh 3 hal ini:
1. Meminta surat asli keterangan tidak mampu
2. Menanyakan aset orang tua
3. Menanyakan gaji orang tua
125
• Kembangkan Subprocess “Mengumumkan Hasil
Beasiswa” menjadi Reusable Subprocess
• Terapkan inclusive gateway untuk mendukung
requirement:
• Pada proses mengumumkan hasil
126
Event-Based Gateway
127
• Kembangkan Subprocess “Melakukan Pencairan
Beasiswa” menjadi Reusable Subprocess
• Tambahkan Event based Gateway untuk
mendukung:
• Calon penerima wajib mengirimkan surat kesediaan
menerima beasiswa dalam batas 1 minggu setelah
pengumuman, supaya beasiswa bisa mulai dicairkan
• Lebih dari 1 minggu surat kesediaan tidak diterima,
administrasi melakukan konfirmasi untuk
menanyakan keberlanjutan proses
• Apabila 1 bulan dari pengumuman surat kesediaan
belum diterima administrasi, maka beasiswa
dinyatakan batal
128
Complex Gateway
129
• Buat Subprocess “Memproses Pencairan Beasiswa”
• Terapkan complex gateway untuk mendukung
requirement ke 6
• Pencairan beasiswa harus mendapatkan minimal approval
dari dua pihak, dimana approvalnya sendiri diajukan secara
parallel ke Rektor, Dekan, Kaprodi, Administrasi Universitas
130
• Kembangkan Subprocess “Melakukan Seleksi Wawancara”
menjadi Embedded Subprocess
• Terapkan berbagai gateway untuk mendukung:
• Pada proses seleksi wawancara, komite harus menguji dan
mengkonfirmasi tiga hal:
1. Kemampuan Akademik
2. Kemampuan Verbal
3. Kondisi Keuangan Keluarga
• Kemampuan Akademik (1), diuji dengan kemampuan matematika atau
bahasa inggris atau pengetahuan umum atau kemampuan kreatifitas
• Peserta cukup dapat menjawab dengan benar salah dua dari empat jenis
ujian, namun wajib menjawab dengan benar pertanyaan matematika
• Kemampuan Verbal (2), diuji dengan pilihan menyanyi, membaca puisi,
atau pidato
• Kondisi Keuangan Keluarga (3), dikonfirmasi secara menyeluruh 3 hal ini:
1. Meminta surat asli keterangan tidak mampu
2. Menanyakan aset orang tua
3. Menanyakan gaji orang tua
131
Competency Check
ELEMENT NOTATION
Sequence Flow
Connecting Objects Message Flow
Association
Pool
Swimlane
Lane
Annotation
Group
Artifacts
Data Object
Data Store
132
ELEMENT NAME TYPE NOTATION
Message, Timer, Conditional,
Interme
Event Start End Multiple, Parallel Multiple
diate
Signal, Compensation, Escalation, Error, Cancel
User Task
Service Task
Task Script Task
Manual
Business Rule Task
Activity
Embedded
Flow
Reusable
Object
Subprocess Adhoc
Transaction
Multi Instance Loop
Exclusive Gateway
Inclusive Gateway
Data based Gateway
Parallel Gateway
Gateway
Complex Gateway
Event-based Gateway
Event based Gateway
133Parallel Event-based Gateway
Tugas
• Buat BPMN untuk peta proses bisnis di unit kerja anda
• Peta proses bisnis dikembangkan berdasarkan kajian
peraturan Tata Kelola dan Perencanaan Strategis
organisasi
• Mulai membuat peta proses bisnis dari Level 2 (eselon
2), kemudian Level 3 (eselon 3) dan level 4 (eselon 4)
• Proses bisnis yang dibuat wajib memasukkan notasi:
• Gateway: Parallel, Inclusive, Event-based
• Sub process: Embedded, Reusable, Ad-hoc
• Event: Timer, Message
• Swimlane: Pool, Lane, Milestone
• Artifacts: Data Store, Data Object
134
5. Simulation
5.1 Process Validation

5.2 Time Analysis
5.3 Resource Analysis
5.4 Calendar Analysis
135
Tujuan Simulasi
• Mengevaluasi performance dari model, dengan
menggunakan berbagai ragam konfigurasi dan
waktu
• Mengurangi kemungkinan kegagalan pemenuhan
kebutuhan dan mengatasi bottleneck yang sulit
diprediksi
• Mencegah under dan over-utilization dari
resource (uang dan orang)
• Mengoptimisasi performance dari sistem
136
Level dan Tahapan Simulasi
• Level dari simulasi meliputi:
• Level 1 -Process Validation
• Level 2- Time Analysis
• Level 3 - Resources Analysis
• Level 4 - Calendars Analysis
• Tahapan pada setiap proses simulasi:

1. Kumpulkan data untuk simulasi proses
2. Tambahkan data ke obyek yang relevan pada diagram
3. Interpretasikan dan tampilkan hasil simulasi
137
Elemen dan Notasi yang Didukung
• Elemen yang tidak didukung:
• Multiple events
• Complex gateways
• Event based gateways
• Multiple instance tasks
• Multiple instance Sub-processes
• Notasi yang tidak didukung:

• BPMN Choreography diagrams
• BPMN Conversation diagrams
• Transactional Subprocess
138
1. Klik Simulation View
139
2. Obyek yang Perlu Data Berwarna Terang
140
3. Pilih Obyek dan Isikan Data
141
4. Klik Run untuk Masuk ke Simulasi
142
5. Klik Start untuk Memulai Simulasi
143
6. Klik Stop untuk Menghentikan Simulasi
144
7. Klik Results untuk Melihat Hasil
145
8. Klik Export to Excel untuk Menyimpan hasil
146
9. Lanjutkan Simulasi ke Level Berikutnya
dengan Mengulang Tahap 1-9
147
10. Klik Close Simulation View untuk Selesai
148
Case Study: Patient Assistance
• A call center receives a report of an emergency. A call center
agent enters details on the person affected, the symptoms
and the physical address
• A qualified nurse classifies the emergency according to its
severity
• Green: Low severity. The patient can be easily stabilized
• Yellow: Medium severity. The patient requires special attention but can
be stabilized at the place of emergency
• Red: High severity. The patient must be collected and taken to the
nearest hospital
• According to the priority assigned, the Emergency attendance
department presents a different level of response
• Green: This triage is assisted by a quick response vehicle carrying two
people: a paramedic and a doctor
• Yellow: This triage is assisted by a basic ambulance having a doctor,
nurse and a paramedic on Board
• Red: This triage is assisted by a fully equipped ambulance holding two
doctors, a nurse and a paramedic
• This process must be carefully analyzed in order to reduce the
time between receiving the request and providing medical
assistance 149
150
Penanganan Pasien Gawat Darurat
151
5.1 Process Validation
152
153
1. Set the Max. Arrival Count = 1000
154
2. Define the Probabilities for Gateway
• Suppose the emergency department has estimated, based on historical
data, that the probabilities for the different sequence flows are:
• Green: 20%
• Yellow: 30%
• Red: 50%
• Define each probability for the Gateway named Triage type
155
3. Click the Run and Start button
156
Select Results
157
4. Analyzing the Results
• Analyzing the results we
conclude that something is
wrong:
• The number of tokens
(1000) created at the Start
Event of the process differs
to the sum of tokens
completed at the End
Events (483+311+186=980)
• Can you identify what is

wrong in the flow?
158
Problem
If you watch the diagram carefully, you will see there is no
point of convergence, that is, no shape has been defined to
synchronize the paths that exit the Parallel Gateway
159
5. Solution
• It is necessary to merge the outgoing flows into a
single flow before the token continues to the next
activity
• To do this, include a Parallel Gateway (as a
convergence element) to synchronize them
160
Solution
• Once the change is done,
Run the simulation again
• Looking at the new
results we can see that all
is working as expected:
• The number of tokens
created (1000) is equal to
the sum of tokens
completed
(483+315+202=1000)
• In addition, each token is
passed correctly to the
triage based on the
probabilities defined
161
162
5.2 Time Analysis
163
Assumptions
• Necessary resources to perform activities have infinite
capacity
• The expected time between reports is 5 minutes
• The simulation will evaluate 100 patients (tokens)
• The estimated processing times for each of the activities are
fixed as shown in the next table:
Activity Processing time (min)
Receive emergency report 4
Classify Triage 5
Manage patient entry 11
Pick up patient 20
Arrive at patient place QAV 7
Arrive at patient place BA 10
Authorize entry 4
164
1. Define Trigger Times
• To do so, click the Start Event and then the Gear icon on the
pie menu
• For this example, the expected time between reports is 5
minutes, so set the time to this value
• Note the value entered is in minutes
165
2. Define the Activities' processing times
• Click the Activity, select Clock on the pie menu and
set a value for the Time control
• In the following image the processing time for the
first activity is set to 4 minutes
166
3. Run the Simulation
The simulation shows analysis findings for each shape in
real time as it executes, such as average time, total
processing time and the number of completed tokens
167
4. Select Results to View the Outcome
168
5. Analyzing the results
• A patient waits at least 16 minutes before receiving medical attention
• A patient waits no more than 33 minutes for medical attention
• The expected time a patient waits to receive medical attention is 25,06 minutes
169
5.3 Resource Analysis
170
Assumptions
• The expected time between reports is 5
minutes
• The simulation will evaluate 100 patients
(tokens)
• Resources can be shared between activities
171
1. Define the resources involved in the process
Create the necessary resources from the Resources

option
172
Define the Resources
173
2. For each resource define the available quantity,
fixed cost and unit cost
174
Resource, Quantity and Cost
Resource Quantity Fixed Cost (US) Unit Cost (US)
Call center agent 2 3 0
Nurse 2 5 0
Fully equipped 4 30 0,4
ambulance
Basic ambulance 2 25 0,3
Quick attention vehicle 2 18 0,22
Receptionist 2 3 0
• Fixed cost: This cost is generated each time a resource

processes a token
• Per hour (unit) cost: This cost is generated for each hour a
resource employs processing a token
175
3. Define the resources requirements for each
activity
• Click the activities and then the Resources icon. Set the resource
and number of instances to perform the activity
• For example, here we are defining that the second activity
requires a nurse in order to be performed
176
Quantity of Resources for Each Activity
Activity Resource Quantity

Receive emergency report Call center agent 1
Classify Triage Nurse 1
Manage patient entry Nurse 1
Pick up patient Fully equipped ambulance 1
Arrive at patient place QAV Basic ambulance 1
Arrive at patient place BA Quick attention vehicle 1
Authorize entry Receptionist 1
177
4. Define the cost of performing each activity
• Click the activity, select Cost and enter the corresponding cost
• Here we are defining the the cost of performing the Manage patient
entry activity is 1 dollar. This cost is related to paperwork and calls
178
Cost of the Performance of Each Activity
Activity Cost (US dollars)

Classify Triage 1
Pick up patient 0
Authorize entry 1
179
Processing Times for Each of the Activities
Activity Processing time (min)

Classify Triage 5
Pick up patient 20
Authorize entry 4
180
5. Click Run and Select Start
Note the number of completed Events are displayed
181
6. Analyzing the Results
• The results of a resource analysis give us a general insight into the
cycle time of the process
• Consequently, we can identify how the cycle time is affected
182
Analyzing the Results
• Compared with the best case scenario achieved in
the previous level, the inclusion of resources
constraints has significantly increased the cycle
times.
• The minimum time remains at 16 minutes but the
maximum increased to 657 minutes and now the
average is 204,91 minutes
• The previous results only had an average waiting time of 25,06
minutes
• As is evident, the processing times for each activity have
changed. Now, they reflects delays
• The highest average processing times are recorded at Classify
triage and Manage patient
• The average waiting times confirm there is a problem in those
activities. Possibly, resources used in them are not enough.
183
• The usage of the resources indicates some sub and
over-utilization
• For this case we confirm our hypothesis about a
possible problem of resources capacity
• The nurse who performs the Classify triage and
Manage patient reception has a usage of 99,91%
• This means she is utilized at full capacity and tokens
have to wait until she becomes available
• The emergency department should consider increasing
the number of triage nurses to reduce service and
waiting times, and thereby reducing the cycle time
184
185
We'll see if the situation gets better including a new nurse in the available
resources. Now we would have three nurses. Click Run to simulate the new scenario
186
• Introducing another resource brings us closer to
the best case scenario with no process delays. The
minimum time remains at 16 minutes, the
maximum now becomes 35 minutes and the
average 25,26
• The results also show waiting times close to 0 in
the activities where they exist. The current
resources are sufficient to avoid critical delays
187
• Usages are acceptable. Nurses now have a utilization of 69,88%
• From the resources cost perspective, there was a total cost of 84.163 US
• The new cost of 86.986 US includes the additional nurse
• The increase of 2.823 US offsets the benefit in reducing the average waiting time to
179,5 minutes.
• There may be other ways to reduce the cost even further and to improve
resource utilization, but for now we can accept the state of affairs
188
Tugas
• Masukan ke Resources: Dokter (5
orang) dan Paramedis (5 orang)
• Masukan Dokter dan Paramedis
pada saat menjemput atau
mendatangi pasien
• Lakukan simulasi untuk melihat
utilisasi dari Dokter dan Paramedis
189
5.4 Calendar Analysis
190
Assumptions
• In order to analyze the impact of calendars in the
Patient Assistance, the Emergency department has
decided to perform a Calendar analysis
• The shifts for the process will be as follow:
Resource Morning shift Day shift Night shift
(6:00 am - 2:00 pm) (2:00 pm - 10:00 pm) (10:00 pm - 6:00 am)
Call center agent 2 2 1
Nurse 3 3 3
Fully equipped ambulance 4 4 4
Basic ambulance 2 1 2
Quick attention vehicle 1 2 1
Receptionist 2 1 1
191
1. Create the three calendars (working shifts)
• Click the Calendars and add a new Calendar
• We are going to create the Night shift. In the
Calendar configuration options enter the following
information:
• Name: Type Night Shift
• Start Time: This calendar starts at 10:00 pm (see table
above) so this is the start time
• Duration: This calendar starts at 10:00 pm and finishes
at 6:00 am so the calendar duration is 8 hours
• Recurrence Pattern: This calendar is repeated everyday
so select Daily and type 1 in the alongside field
• Start of recurrence: This calendar applies always so the
start date is the same start date of the simulation.
• End of recurrence This calendar applies always so it has
no end date.
192
Repeat for Morning and Day Shift Calendars
193
2. Through the Resources option
Set the availability of resource for each calendar
created previously
194
3. Click the Run button
195
4. Analyzing the results
• Recall that incorporating ever changing
conditions in the resource availability gives
us a better understanding of true process
performance
• The results of the calender analysis will
reflect this change. Let us analyze them
196
Analyzing the results
197
• The average time a patient waits for assistance suffered
a little increase from 25,06 minutes to 25,48 minutes
• This is not significant
• The increase from 35 to 39 minutes in the maximum
time can be explained by the existing waiting times in
some of the activities of the process that were not
present in the previous level
• The Arrive at patient place BA task has a maximum
waiting time of 20 min. It could be critical for a patient,
however the average waiting time is 0,74 min
• It is clear that high waiting times in this task are rare
• Despite the presence of waiting times, they are not
regarded critical
198
• The highest usage is for the Nurse. Remember that this resource performs
two activities in the process: Classify triage and Manage patient entry.
• From the Process results we can conclude that the usage of nurses is not at
full capacity since the waiting times of the associated activities are not
significant
• Assigning shifts and resources did not overtly affect the process in general;
therefore, we can conclude that the allocation is adequate for our purpose
199
6. Elemen BPMN Lengkap
200
201
202
203
Reference
1. Object Management Group, Business Process Model and Notation
(BPMN), OMG Document Number: formal/2011-01-04, 2011
2. Object Management Group, BPMN 2.0 by Example, OMG
Document Number: dtc/2010-06-02, 2011
3. Bruce Silver, BPMN Method and Style Second Edition, Cody-
Cassidy Press, 2011
4. Layna Fischer (edt.), BPMN 2.0 Handbook Second Edition, Future
Strategies, 2012
5. Tom Debevoise, Rick Geneva, and Richard Welke, The Microguide
to Process Modeling in BPMN 2.0 Second Edition, CreateSpace,
2011
6. Bizagi Proses Modeler User Guide, Bizagi, 2012
7. Bizagi BPM Suite User Guide, Bizagi, 2013
8. Thomas Allweyer, BPMN 2.0, BoD, 2010
204

Romi BPMN Quickguide Sep2017

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Romi BPMN Quickguide Sep2017

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BPMN

Romi Satria Wahono

6. Elemen Lengkap BPMN

 Apa dan Mengapa Proses Bisnis?

• Konsep pemodelan proses bisnis yang ada

(Paul Harmon and Celia Wolf,

(Paul Harmon and Celia Wolf,

Proses Bisnis Proses Bisnis Proses Bisnis

Sumber Daya Iptek

Pengelolaan Data, Kawasan Puspiptek, dan Diklat

Pengelolaan Proses Pengembangan

4. Flow Object 2. Connecting

Pool Kontainer dari satu proses

Partisi dari suatu proses, yang

Milestone Tahapan pada suatu proses

Konektor yang menghubungkan

Konektor yang menghubungkan

Konektor yang menghubungkan

Penjelasan dari suatu obyek yang

Pengelompokan dari beberapa

File dan dokumen yang digunakan

Sistem dan aplikasi yang

Data Store Annotation

1. Proses dimulai dari Administrasi universitas mengumumkan

NAMA NOTASI DESKRIPSI NOTASI

Suatu kejadian dan sifatnya

Kegiatan yang secara aktif

Pemecah dari beberapa

Is used when a message arrives from a participant and triggers

Is used when the start of a Process occurs on a specific date or

Indicates that there are multiple triggers required to start the

Timer Start Event

Kegiatan (task) yang sifatnya tunggal. Bila tidak perlu ada

User Task Kegiatan yang memerlukan bantuan software

Kegiatan bersifat otomatis dan menggunakan service yang

Kegiatan bersifat otomatis tapi tidak berhubungan dengan

Manual Task Kegiatan yang dilakukan secara manual

Business Rule Kegiatan analisis, kalkulasi, persetujuan yang memerlukan

Escalation If attached to the boundary of an Activity, the Intermediate Event catches an

A catch Intermediate Error Event can only be attached to the boundary of an

If a Conditional Event is attached to the boundary of an Activity, it will

If a Signal Event is attached to the boundary of an Activity, it will

When attached to the boundary of an Activity, it will change the

Unlike the Multiple Event, when attached to the boundary of an

2. Non-Interupting Boundary Event:

• If the train and hotel reservations are completed (Successful completion)

• Kembangkan Task Mengirimkan Dana Beasiswa

 Exclusive Gateway  Event-based Gateway

Exclusive Gateway Pilih salah satu

Kegiatan bersamaan (paralel) dalam

Inclusive Gateway Boleh pilih salah satu atau lebih

Pilih salah satu dari event yang

5.1 Process Validation

• Tahapan pada setiap proses simulasi:

• Notasi yang tidak didukung:

• Can you identify what is

Create the necessary resources from the Resources

• Fixed cost: This cost is generated each time a resource

Activity Resource Quantity

Activity Cost (US dollars)

Activity Processing time (min)

Anda mungkin juga menyukai