Hafiez Nasution

Kepala Divisi Teknologi & Akuntansi PT Bank Jatim, Tbk

Core Banking System Migration Strategy

Case:
Bank X sampai dengan usianya yang ke 46 masih menerapkan in-house Core

Banking System (CBS)

dengan sebagian Kantor sudah menerapkan

Distributed on-line processing (tidak integrated atau centralize) dan memiliki Layanan ATM dan sebagian besar masih menerapkan Distributed off-line.

Bank X ingin meningkatkan operasional dan layanan kepada stakeholder serta untuk meningkatkan daya saing terhadap Bank competitor, maka

jawabannya harus menerapkan CBS dengan Centralize On-line System yang

akan berdampak pada: layanan, integritas data, kemudahan melakukan Control dan Monitoring serta melakukan Maintenance

2 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Kelemahan Distributed

Kelemahan Current (DISTRIBUTED) Core Banking System :

Consumer Information File (CIF) banyak yang duplikasi atau tidak unik

Laporan keuangan harus dilakukan konsolidasi terlebih dahulu dan tidak tepat
waktu (Time to Market) Sulit untuk melakukan control dan monitoring (security system)

Sulit untuk melakukan pemeliharaan (maintenance)

Kesamaan versi (versi CBS disetiap Kantor Cabang berbeda) Layanan dan operasional Bank tidak mendukung untuk dapat bersaing dengan

Bank kompetitor

3 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Kelemahan Distributed

Alasan melakukan penggantian Core Banking System (CBS):
Teknologi yang digunakan sudah tidak didukung (karena perkembangan hardware dan software) Sulit dikembangkan untuk memenuhi inisiatif bisnis Dukungan dari Principal/Vendor yang semakin tidak baik Sulit untuk dikembangkan Biaya pemeliharaan dan pengembangan yang semakin mahal (langkanya mencari tenaga ahli)

4 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

Tantangan dalam melakukan migrasi Core Banking System
Resistensi End-user , karena :
Keluar dari comfort zone (zona nyaman) Pengawasan (Control) dan Pemantauan (Monitoring) semakin baik dan mudah Perubahan atau perbedaan mendasar penerapan Distributed vs Centralized Processing dari segi operasional dan pengguaannya serta sistem keamanan dan monitoringnya

Sumber Daya Manusia, karena :

Faktor usia dari karyawan Pemahaman terhadap Teknologi Informasi yang sangat berbeda Cenderung membedakan kemudahan penggunaan/pengoperasian CBS tanpa melihat kelemahan CBS lama dan kelebihan CBS baru Customer Information File (CIF), karena penerapan Distributed processing menyebabkan duplikasi CIF Data healthy karena banyak data wajib yang tidak diisii atau diisi sembarangan seperti tahun kelahiran Data house keeping data yang sudah tidak aktif dan secara kebijakan dapat dikeluarkan atau di backup ke media penyimpanan lain dan bisa dipergunakan saat diperlukan

Data Cleansing , karena :

5 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

Key Success Factor
Dukungan dan Komitmen Direksi dan Komisaris Project Management, Plan, Control dan Monitoring serta Administrasi yang baik Budget yang disetujui Management mencukupi untuk melaksanakan proyek Team Work yang solid dan memiliki kompetensi yang diperlukan Focus terhadap rencana dan pencapaian Perencanaan dan persiapan yang baik dan terinci (proper) Proper Test (System Integration Test & User Acceptance Test) Proper Stress test (capacity stress test) Batch Processing & On-line Processing Supporting documents (Pedoman Penggunaan, SOP, user Manuals, dan lainnya) Training & socialization bagi End-User (End-User, Agent of Change, Trainer dan lainnya) Migration/Conversion Plan yang baik dan details serta realistis Implementation/Deployment yang terinci, realistis dan dipahami oleh semua yang terlibat.
Case Study: Core Banking System Migration

6 of 21

Core Banking System Migration/Implementation/Deployment Strategy

New Core Banking System

CBS Migration Project Proposal & Approval

Budget (Biaya)

Project Charter (Pelaksana Proyek)

Project/Migration Plan (Rencana) CBS Migration Plan (Devl. & Test Plan) Familiarization & Socialization Migration & Fallback Plan

Hardware & Software

Migration

Deployment/Rollout

1. 2.

Data Cleansing

Data Housekeeping

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Project Sponsor Project Steering Committee Project director Project Manager Project Secretary Project Administration Team Leaders Team Members Consultant (Subject Method Expert)

GO or NO GO Fallback
LIVE/PRODUCTION & Post Implementation Plan Project Closing

Test Plan : System/Application Test System Integration Test User Acceptance Test Capacity/Stress Test

Support: Software Vendor Hardware Vendor Infrastructure (Data Comms) Provider

Core Banking System Migration Strategy

CBS Migration Strategy
1. Migrasi Core Banking System Migrasi Core Banking System dilakukan untuk mengganti Core Banking System yang lama (inhouse Distributed Core Banking System) 2. New Core Banking System New CBS menerapkan Centralized Processing dan real-time on-line system dinilai dapat memenuhi inisiatif bisnis Bank dan deliverables product time to market karena menerapkan parameterized set-up untuk melakukan set-up seperti menambah produk Bank dan lainnya 3. Proposal Migration Core Banking System Project Pelaksanaan migrasi Core Banking System harus disetujui dalam IT Steering Committee Meeting (Komite Pengarah Teknologi Informasi) yang beranggotakan Direksi dan Pemimpin Divisi bisa juga melibatkan IT Consultant serta persetujuan Board of Commissioners (Dewan Komisaris) dengan mengajukan : a. Project Charter b. Budget Project c. Project Plan/Migration Plan

8 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Project Charter

3.a. Project Charter
Project Charter, merupakan organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan CBS Migration sejak Project Initiation sampai dengan Project Closing). Susunan Project Charter terdiri dari: Project Sponsor (CEO), best practice Top Management (Dirut, Presdir atau CEO) sebagai Project Sponsor terkait dengan dukungan dan komitmen Steering Committee (BoD) , Komite Pengarah (Steering Committee) mempunyai fungsi membuat keputusan atau arahan terhadap perubahan mendasar terkait dengan prioritas pelaksanaan , biaya dan lainnya Project Director (Bank & Vendor CBS) , sebagai pemimpin tertinggi pelaksana Project yang dijabat oleh wakil (Project Director) dari Bank dan Pengembang (Vendor/Principal/Business Partner) Project Manager (Bank & Vendor CBS) , sebagai koordinator pelaksana Project yang dijabat oleh wakil dari Bank dan Pengembang (Vendor/Principal/Business Partner) Project Leader (Bank & Vendor CBS) , sebagai koordinator pelaksana dilapangan yang diwakili dari Bank dan Pengembang (Vendor/Principal/Business Partner) Project Secretary (Bank) , bertanggung jawab membantu Project Manager melakukan aktifitasnya (surat menyurat, komunikasi, mengatur meeting, menjadi notulis, dan lainnya) dalam memimpin pelaksanaan Project

9 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Project Charter 3.a. Project Charter (lanjutan)

Project Administration (Bank), bertanggung jawab atas administrasi project termasuk filing, dokumentasi, dan pekerjaan administratif lainna. Team Leaders (System/Technical, Applications, Accounting, Business, User Representatives & QA/QC), Project Leader menlakukan koordinasi atas pekerjaan yang dipercayakan seperti bidang: system/infrastructure, applications, Accounting, Business terkait dengan product, user-representative yang mewakili kepentingan end-user seperti operasional, layanan dan lainnya dan Quality Assurance (QA)/Quality Control (QC) yang membantu Project Manager melakukan assurance dan control atas deliverables dari Project Team Members (IT, Business, Support), bertanggung jawab atas tugas yang diberikan oleh Project Manager dibawah supervisi Team Leader Project Consultant (Vendor CBS), berperan sebagai Subject Method Expert dimana konsultan tempat bertanya terkait dengan keahliannya.

10 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

3.b. Budget
Migration Cost Migration Cost dimaksud adalah biaya yang terkait dengan kegiatan migrasi/konversi, antara lain : Data Cleansing, adalah biaya yang dikeluarkan untuk melakukan data cleansing untuk memastikan data yang akan dikonversikan sudah memenuhi persyaratan. Pelaksanaan Data Cleasing memerlukan biaya yang cukup besar karena data yang ada di current CBS sangat besar sehingga memerlukan banyak pelaksana (staff). Pekerjaan data cleansing dilakukan oleh tenaga outsourcing dengan supervisi Project Team member Deployment/Roll-out Cost Biaya deployment/roll-out migrasi/konversi dari current CBS ke new CBS meliputi biaya: akomodasi (transportasi, penginapan dan lainnya)

Hardware dan Software Cost Biaya hardware dan software jika new CBS mensyaratkan hardware dan /atau software tambahan baru, penggantian atau upgrade untuk mendukung penggunaan new CBS.

11 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

3.c. Project Plan/Migration Plan
Project/Migration Plan, menjelaskan rencana pelaksanaan Project secara rinci meliputi tahapan dan waktu pekerjaan, meliputi : 3.c.1. Implementation/Migration/Conversion Strategy Strategi implementasi/migrasi dapat dilakukan secara Pilot Project (bertahap) dan Big Bang (secara bersamaan atau hanya sekali dilakukan). Pilot Project Implementation Strategy Implementasi dilakukan dengan memilih lebih dari 1 (satu) Kantor Cabang berikut KCP, KK dan mobile untuk memastikan bahwa transaksi antar-kantor dari semua jenis produk yang ada pada Bank. Startegi ini lebih konservatif dan aman tetapi akan memakan waktu dan effort yang lebih. Big Bang Implementation Strategy Implementasi dilakukan pada saat bersamaan. Strategi ini lebih baik tetapi jika dipersiapkan dengan sangat baik maka sangat berisiko tinggi.

12 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

3.c. Project Plan/Migration Plan (lanjutan..)
3.c.2. Data Migration/Data Conversion Strategy
Strategi untuk melakukan Data Conversion/Data Migration untuk memastikan proses konversi berjalan dengan benar, dimana dilakukan :

Mapping Current vs New CBS Memetakan struktur data antara current CBS dan new CBS, sehingga saat data conversation berjalan dengan baik dan benar. Data Cleansing Current CBS Aktifitas perbaikan/penyempurnaan data current CBS untuk memastikan data yang akan dikonversi ke new CBS lebih baik dan tidak bermasalah serta siap untuk dikonversi ke new CBS Data Validation Compare Current CBS vs New CBS Aktifitas untuk memastikan konversi/migrasi data dari current CBS ke new CBS berjalan dengan benar atau data (filed) yang dikonversikan telah sesuai dengan field yang ada pada struktur data. Module : Konversi data dilakukan pada semua module yang ada pada CBS, antara lain : CASA (Current Account & Saving Account) Loans Account (LA) Customer Information File (CIF) Time Deposit, dan lainnya
13 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

3.c. Project Plan/Migration Plan (lanjutan..)
3.c.3. Deployment /Roll-out Plan
Rencana pelaksanaan migrasi CBS dapat dilakukan dengan 2 (dua) strategi dimana masingmasing strategi strategi memiliki kelebihan dan kekurangan, sebagai berikut :

Pilot Project

Implementation Strategy Deployment/Roll-out dilakukan secara selektif dengan melihat tingkat kesiapan Kantor Cabang/Cabang Pembantu/Kantor Kas/Mobile dimana dipilih Kantor dengan fittur yang paling lengkap: Branch Sub-Branch Cash Office Delivery Channels

Big Bang

Implementation Strategy Deployment/Roll-out dilakukan secara bersamaan diseluruh kantor Bank dimana jika tidak dipersiapkan dengan baik dan matang maka memiliki risiko yang sangat tinggi dan harus direncanakan dengan rinci dan seksama.
14 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

3.c. Project Plan/Migration Plan (lanjutan..)
3.c.3. Familiarization Familiarization merupakan key success factor pelaksanaan Core Banking Migration Project selain kesiapan system dan migrasi data. Objektif dari kegiatan familiarization untuk : End-user mengenal dan menguasai operasional CBS yang baru,, End-user membiasakan dengan sistem dan prosedur Core Banking System yang baru, Memilih staff (dari end-user ) dengan pemahaman dan penguasaan operasional/penggunaan Core Banking System sebagai Agent of Change

End-user dengan familiarization yang baik akan memudahkan pelaksanaan implementasi (Go Live) Core Banking System.

Familiarization umumnya dilakukan oleh Unit Kerja Operasi (Divisi Operasi) yang menjadi Leader User Representative

15 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

3.c. Project Plan/Migration Plan (lanjutan..)
3.c.4. GO atau NO GO Penentuan Go or No Go dilakukan berdasarkan hasil pengecekan : proses migrasi dengan melakukan

Laporan hasil proses Batch Processing dari Current CBS dengan New CBS dilakukan oleh
Project Team, End-User dan verifikasi oleh Internal Auditor

Pengecekan hasil bactch processing secara on-line system menggunakan workstation

dan delivery channels dilakukan oleh Project Team, End-User dan Internal Auditor Dokumen Berita Keputusan Go or No Go dengan dilampirkan dokumen hasil proses batch processing ditandatangani oleh Project Management, End-User dan verifikasi oleh Internal Auditor

3.c.5. Backup Data (Old CBS) dan Laporan Posisi terakhir data dan laporan pada Current System (Old System) harus di backup agar jika diperlukan dapat dipergunakan/diakses kembali jika diperlukan dan disimpan dengan baik dilengkapi dengan Berita Acara Serah Terima sebagai bukti pelaksanaan dan telah diverifikasi.
16 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

3.c. Project Plan/Migration Plan (lanjutan..)
3.c.5. Fallback Plan Pemilihan Pilot Project Implementation maupun Big Bang Implementation Strategy diharuskan memiliki fallback plan secara terinci sebagai antisipasi jika pelaksanaan implementasi gagal karena sesuatu hal. Fallback Plan adalah rencana kembali ke CBS sebelumnya jika hasil migrasi/konvesi dinilai gagal dengan indikator : Laporan yang dihasilkan tidak sesuai dengan laporan CBS yang digantikan (old CBS) Hasil pengecekan Core Banking secara on-line system dan delivery channels (ATM, mobile banking dll) tidak berfungsi seperti yang seharusnya. Dan lainnya

3.c.6. Post Implementation Plan Post implementation monitoring untuk memantau paska implementasi new CBS untuk mengantisipasi jika ada kelemahan/kekurangan yang terlewatkan atau lolos dari tahapan User Accepatance Test (UAT) dimana aktifitas post implementation sebagai berikut :

17 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

3.c. Project Plan/Migration Plan (lanjutan..)
3.c.7. Post Implementation Plan
Monitoring Paska implementasi /migrasi Core Banking System, harus dilakukan monitoring untuk mengantisipasi adanya suatu proses yang bermasalah. Proses Core banking System dibagi menjadi 2 (dua) sebagai berikut : On-line Processing dan Batch Processing. Control Paska implementasi /migrasi Core Banking System, harus dilakukan control atas process Core Banking System yang dibagi menjadi dua bagian proses, sebagai berikut : On-line Processing dan Batch Processing Correction/Fixing/Improvement Paska implementasi /migrasi Core Banking System, dimana dilakukan monitoring dan control atas operasional dan layanan Core Banking System dimana jika ditemukan kelemanahan untuk meningkatkan dan menyempurkan/memperbaiki antara lain : Response time, Product dan lainnya

18 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

Project Closing
Project Closing, dimaksud berakhir project (CBS Migration ) setelah masa Post

Implementation Project setidaknya selama 6 (enam) bulan setelah Core Banking System dinyatakan LIVE atau Production dengan ditandatanganinya Berita Acara Go Live Core

Banking System oleh Project Director, Project Manager , Inter Audit dan User Representatives yang mewakili pengguna Core Banking System. Pada akhir Project, Project Director melakukan :

Laporan pelaksanaan CBS Migration Project kepada Board Of Directors Pertanggungan Jawab penggunaan Budget Serah terima hasil pekerjaan kepada Project Owner (Direksi atau Divisi Operasi)

19 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Core Banking System Migration Strategy

If you fail to Plan, you Plan to fail

20 of 21

Case Study: Core Banking System Migration

Merci bien Arigatoo Matur Nuwun

Hatur Nuhun
Matur se Kelangkong Syukron Kheili Mamnun Danke

Terima Kasih