SISTEM INFORMASI

TATA KELOLA BANTUAN PEMERINTAH

DIREKTORAT PEMBINAAN PKLK
(TAKOLA PKLK)
 MAKSUD DAN TUJUAN
• Membangun tata kelola penyaluran bantuan PKLK secara sistematis, transparan dan
akuntabel
• Analisis Data DAPODIK sebagai dasar perencanaan program
• Membangun Sistem informasi berbasiskan data digital
• Terdistribusinya Program kerja/ kegiatan yang cepat dan akurat antara Subdit,
Sekolah dan stakeholder
• Mendapatkan informasi terupdate terkait daya serap yang terukur dan dapat
dimonitor secara online selama proses penyaluran bantuan.
• Meningkatkan layanan publik terhadap sekolah dan stakeholder PKLK dengan cara
mengubah layanan manual menjadi digital
 DESAIN APLIKASI
• Tahapan Berlaku untuk semua jenis banper
• Berangkat dari longlist (analisis dapodik)
• Tahapan baku untuk setiap jenis banper
• Tahapan selanjutnya tidak dapat diproses jika tahapan
sebelumnya tidak dipenuhi
• Jenis Banper dapat dipilih jika sekolah tersebut masuk ke
dalam longlist
• Pekerjaan awal prerequisite harus dipenuhi terlebih dahulu
untuk memulai proses
• Filtering Persubdit untuk menyajikan daftar menu banper
• Progress daya serap termonitor dari awal seluruh tahapan
 TAKOLA PEMBINAAN PKLK

A. Pengguna B. Bentuk dan sasaran Bantuan pemerintah :

1. Sekolah
Bentuk :
2. Lembaga non sekolah
1. Uang
3. Dinas Provinsi
2. Barang
4. Subdit kelembagaan dan sarpras
3. Barang dan Uang (kombinasi)
5. Subdit kurikulum Sasaran :
6. Subdit peserta didik 1. Sekolah
7. Subdit program dan Evaluasi 2. Lembaga non sekolah (PT, Asosiasi, forum
dll)
8. Eksekutif Report (Direktur)
3. Dinas pendidikan Kab/kota/Prov
A. Data dan Dokumen Pendukung Bantuan Pemerintah
1. Data awal
Data awal adalah data yang dibutuhkan sistem TAKOLA PKLK sebagai dasar
pijakan/ referensi sebelum memulai proses pelaksanaan penyaluran bantuan
a. Juknis dari dirjen
b. Juklak masing-masing per jenis bantuan
c. Daftar banper, nilai anggaran perjenis banper, subdit, PPK, jenis bantuan,
Sasaran
d. Data dari Dapodikdasmen
e. Data Lembaga Non sekolah
2. Data Penyaluran
Data penyaluran adalah proses penyaluran uang dan/atau barang dari bank penyalur/ lembaga penyalur ke rekening penerima bantuan.
a. SK Penetapan (daftar nama serta jumlah volume dan nilai banper)
b. SPP , SPM, SP2D, Rekening sekolah (Tanggal, nomor , nominal, jenis bantuan, keterangan, status retur)

3. Data Pencairan dan Pelaporan

Data Pencairan adalah proses penarikan uang/ bantuan lainnya oleh lembaga/sekolah penerima bantuan yang dicatatkan di dalam
sistem aplikasi TAKOLA PKLK
Data laporan adalah proses pelaporan pengambilan/pencairan uang dan proses kegiatan oleh lembaga/sekolah penerima yang
dilakukan secara periodik (laporan bulanan, laporan akhir dan dokumen progress pelaksanaan)
a. Penerimaan dana (scan dan upload saldo buku tabungan)
b. laporan Kegiatan (upload laporan kegiatan)
c. laporan keuangan (upload dok keuangan , foto, pajak, kwitansi, dll)
d. Aproval penyetujuan laporan di terima
e. Report/ rekap sekolah yang belum menyelesaikan laporan, sekolah mana, bantuan apa (upload, di terima, di tolak, belum sama
sekali ) Tahapan secara umum
f. Laporan pengembalian (jika masih ada dana sisa)
A. Tahapan
1. Analisis data DAPODIK (Peran Subdit)
Untuk bantuan-bantuan pemerintah yang menyasar ke sekolah, baik itu SLB, inklusi, Terbuka, dll,
yang tersedia di dapodik. Dari tahapan ini menghasilkan daftar longlist sekolah calon penerima
bantuan berdasarkan kriteria tertentu sesuai dengan juknis bantuan pemerintah. Untuk yang
lembaga bukan sekolah tidak dapat di analisis dari dapodik.

2. Pengajuan proposal dan rekomendasi dinas (Peran Sekolah dan Dinas)

Dari daftar longlist diatas masing-masing sekolah/lembaga dapat mengajukan jenis bantuannya
sesuai dengan kebutuhan disekolah dan kriteria yang sudah ditetapkan dalam juknis banper.
Sekolah dapat mengajukan lebih dari 1 jenis banper. Lembaga yang mengajukan proposal hanya
sesuai dari daftar longlist pada tahap 1.

Proposal yang sudah diupload oleh sekolah dalam sistem aplikasi, kemudian diperkuat rekomendasi
oleh dinas pendidikan setempat dari hasil verifikasi lapangan. Dinas yang terkait apakah Kabupaten
kota atau provinsi diatur oleh masing-masing juknis setiap bantuan pemerintah.
3. Seleksi (Peran Subdit)

Dari daftar longlist dan diperkuat oleh rekomendasi dinas kabkota/ prov
selanjutnya masing-masing subdit menilai kelengkapan proposal dan surat
rekomendasi dinas sebagai bahan pertimbangan untuk menseleksi, lembaga mana
saja yang layak untuk ditetapkan sebagai calon penerima bantuan pemerintah.

Dari tahapan ini muncul shortlist daftar lembaga penerima bantuan pemerintah
untuk di tetapkan dalam bentuk SK Direktur PEMBINAAN PKLK. Tahapan ini
ditindaklanjuti berupa kegitan bintek pendatanganan MoU dengan mengundang
peserta penerima banper dan dinas pendidikan.
4. Penyaluran (Peran Subdit)
Dari hasil MoU dilanjutkan dengan proses keuangan yaitu penerbitan
SPP, SPM dan SP2D yang dikoordinasikan dengan KPPN. Nomor-nomor
surat dari hasil tersebut di inputkan ke dalam sistem aplikasi.

Penyaluran adalah masuknya uang ke rekening lembaga/sekolah setelah

proses SP2D di KPPN. Pasca penyaluran bantuan berupa uang atau
barang , maka subdit menginputkan nominalnya ke masing-masing
sekolah/lembaga sasaran sesuai dengan jenis banper dan besarannya
(bersamaan dengan SP2D).
Dari proses ini dapat dimonitor progress penyaluran oleh bank ke
sekolah/lembaga sasaran.
5. Pencairan (Peran sekolah)

Pencairan adalah proses pengambilan uang dari oleh sekolah/lembaga setelah

disalurkan oleh bank penyalur. Sekolah/lembaga melakukan laporan pencairan
berupa besara uang yang diambil ke dalam sistem aplikasi.
Dari proses ini dapat dimonitor progress pencairan oleh sekolah/lembaga
penerima.

6. Pelaporan

Setelah masing-masing lembaga melaksanakan pekerjaan sesuai dengan juknis

masing-masing banper, mereka harus melakukan pelaporan hasil kegiatannya
ke dalam sistem aplikasi. Yakni : laporan kegiatan, laporan keuangan.
7. Monitoring progress

Tahapan-tahapan di atas terdapat modul sebagai

instrument pengecekan/ memonitor sekaligus
sebagai fungsi control untuk memastikan setiap
tahapan berjalan dengan baik. Jika terdapat hal
yangmenghambat dapat terlihat di tahapan mana
dan lembaga mana sekaligus permasalahannya apa.
 Peran dan fungsi masing-masing pengguna
a. Sekolah / lembaga
1. Sekolah melakukan Update data dapodik secara Pilih banper dan upload proposal sesuai
regular di aplikasi DAPODIK dengan daftar longlist dari pusat
2. memilih bantuan pemerintah yang sesuai dengan
kebutuhan dan analisis data Dapodik dari Direktorat Laporan pencairan/ pengambilan
disertai dengan proposal pada point 3
3. melakukan upload dokumen proposal ke dalam
sistem sesuai dengan jenis bantuan pemerintah serta Pengajuan Perpanjangan waktu (jika
dilengkapi dengan dokumen pendukung lainnya : melebihi waktu penyelesaian pekerjaan)
(profil sekolah, identitas rekening, NPWP, RAB)
4. melakukan pelaporan pencairan bantuan sesuai Laporan akhir kegiatan
dengan alokasi nya Sekolah/
5. melakukan pelaporan kegiatan, keuangan dan lembaga
dokumen lainnya yang diatur di dalam juknis masing- Laporan sisa dana dan upload bukti
masing bantuan pemerintah pengembalian
6. Melakukan pelaporan pengembalian, jika masih ada
sisa dana
 DINAS PENDIDIKAN PROV /VERIKATOR

1.Melakukan verifikasi data longlist Verifikasi Data calon penerima bantuan

2.Membuat dan upload surat rekomendasi
untuk masing-masing lembaga calon
Rekomendasi untuk masing-masing
penerima
sekolah
3.Melakukan monitoring progress masing-
masing tahapan
Monitoring progress masing-masing
tahapan
Prov/ Kabkota
Peran Admin Subdit Penetapan jenis banper, nominal, PPK
Dan juklak

Analisis Data Dapodik calon penerima

bantuan (longlist)
a. Admin Subdit
1. Penetapan jenis banper (nama, nominal , Seleksi proposal dan penetapan sekolah
juklak, PPK, bentuk banper) penerima banper (shortlist)

2. Analisis data Dapodik untuk menentukan

Cetak Penerbitan SK Banper
longlist dari calon penerima banper (khusus
untuk lembaga sekolah)
Input nomor SPP SPM dan SP2D
3. Seleksi proposal dan penetapan lembaga
calon penerima (shortlist)
4. Cetak penerbitan SK dan MoU Input laporan retur

5. Input nomor SPP, SPM, SP2D

6. Input nomor retur (jika ada) Input approval laporan akhir

7. input approval lapporan akhir

8. monitoring progress masing- masing tahapan Monitoring progress masing-masing
tahap.
 Transaksional
DAPODI Replikasi Server
KDASME PKLK
N
Takola PKLK EXECUTIVE REPORT
DATA CENTER DIREKTUR
PKLK
Sinkron
dapodik

Sekolah

SUBDIT Program Subdit

Subdit Subdit Peserta Didik
Kurikulum
Kelembagaan
dan Sarpras
 Direktorat Sekolah/lembaga Propinsi/verifikator

Analisis data
dapodik Pemilihan Jenis
( Longlist ) BANPER
Analisis data
Daftar menu dapodik
Penyusunan Proposal
bantuan (upload dokumen ( Sortlist )
pendukung)
Juklak masing-
masing Banper Rekomendasi dan
Perbaikan Verifikasi
Administrasi
Seleksi dan
penetapan daftar
sekolah calon Laporan Pencairan
penerima BANPER
(sortlist)
Penerbitan SK Laporan Kegiatan
penetapan sekolah dan keuangan
penerima
 Alur Bantuan
Pemerintah
prasarana sarana

Perencanaan verifikasi proses Penetapan Laporan

Generate data Input

Dapodik
pengajuan
(Long list) Verifikator
Melakukan
Penyaluran
Menentukan jenis Upload Bantuan Pelaporan
verifikasi
bantuan kelengkapan Pemeritah
(sortlist) docukumen
Menentuan nilai
angaran

Menentukan sasaran

Tahun Anggaran -1 Tahun Anggaran Berjalan

PANDUAN SINGKAT TAKOLA
UNTUK SEKOLAH
 ALAMAT WEB

pklk.kemdikbud.go.id

Menu : TAKOLA PKLK

 LOGIN SEKOLAH
• Login : Alamat email kepala sekolah
• Password : tahun bulan tanggal

xxxxxxxx
Akses Login
Untuk dapat mengakses aplikasi ini khusus untuk lembaga/sekolah menggunakan data
DAPODIK yang sudah di cut off per tanggal 30 januari 2018, dengan menggunakanformat
sebagai berikut :
username = alamat email kepala sekolah
Password = tanggal lahir kepala sekolah (YYYY/MM/DD)
Pilih kategori : Lembaga

Jika ada perubahan kepala sekolah maka dapat menghubungi admin subdit PKLK terkait.
Beranda Takola PKLK c

a
d

a. Fitur aktivitas yang harus dilengkapi oleh sekolah

b. Fitur informasi terkait dengan status banper yang dapat dipilih, sekolah yang sudah
ditetapkan penerima dan dana yang sudah di salurkan oleh KPPN
c. Identitas lembaga
d. Bantuan pemerintah yang dapat di pilih oleh sekolah tersebut (hasil dari longlist)
e. Status penyelesaian masing-masing tahapan (otomatis oleh sistem)
 CATATAN

1. Jika menggunakan Mekanisme Bank Penyalur

Sistem pengisian No Rekening dan mapping Jenis
Bantuan secara otomatis melalui sistem Takola
2. Proses mekanisme pengisian/ input Nomor
rekening oleh sekolah apabila menggunakan
mekanisme tanpa bank penyalur
Langkah 1: sekolah melakukan pengisian rekening sekolah dan mengunggah foto buku rekening tabungan tersebut
Langkah 2: Memetakan rekening dan jenis bantuan yang akan diterima sesuai dengan jenis bantuannya.
Langkah 3 : Lengkapi dokumen yang dipersyaratkan
Langkah 3 : Lengkapi dokumen yang dipersyaratkan
 Langkah 4 : Cek status Approval / Persetujuan oleh admin Subdit terhadap dokumen yang diajukan

Diterima, atau …….

Diterima, atau …….

Ditolak..!!
Daftar Penetapan
Setelah sekolah melengkapi dokumen dan rekening diatas, tahapan selanjutnya adalah penetapan sekolah penerima.
Ada 3 dokumen yang perlu dilengkapi kemudian:

Sekolah yang tidak masuk kedalam kategori penetapan, maka tidak akan dapat informasi seperti diatas.
Lengkapi ke-3 dokumen tersebut, unduh tandatangan dan cap sekolah kemudian upload ke dalam
sistem. Selanjutnya Tunggu SK penetapan dari pusat.
Setelah mendapatkan SK penetapan dari pusat. Sekolah menunggu proses penyaluran dan melaporkan
proses pencairannya ( informasi akan tampil pada sistem Takola)
TERIMA KASIH