Proposal Pendampingan

Pengelolaan Sistem Pemberian Hibah

Pilot Project
1. Latar Belakang
Yayasan Pemberdayaan Masyarakat Amungme & Kamoro (YPMAK) telah terbentuk 18
Desember 2019 berdasarkan keputusan Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia
Nomor AHU-0018883.AH.01.04. Tahun 2019 dengan Daftar Yayasan Nomor
AHU0025286.AH.01.12. YPMAK akan transisi sebagai lembaga donor (grantmaking /
pemberi hibah) dan bekerja sama dengan institusi berbadan hukum yang kompeten yang
akan melaksanakan program, proyek dan/ atau kegiatan di bidang pendidikan, kesehatan,
pengembangan ekonomi, dan bidang lain sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar.
YPMAK dengan jumlah karyawan yang terbatas akan hanya berfokus pada administrasi
pendanaan, perencanaan dan pemantauan dan evaluasi program/proyek/kegiatan.

Pendirian yayasan ini dimaksudkan untuk mendukung upaya-upaya pelesarian,

pemberdayaan dan pengembangan masyarakat asli Papua secara berkelanjutan, khususnya
suku Amungme dan Kamoro, serta suku- suku lain di Papua. Sedangkan tujuan berdirinya
Yayasan ini adalah membantu terwujudnya masyarakat local yang sehat, terdidik, serta
terlibat dalam arus kegiatan ekonomi. Disamping itu, Yayasasn juga bertujuan mendukung
pelestarian sumberdaya alam dan warisan budaya dalam bentuk kearifan lokal menuju
masyarakat Papua yang sejahtera.

Sebelumnya, lembaga ini ( LPMAK) merupakan mitra kerja PT Freeport Indonesia ( PTFI) di
wilayah kabupaten Mimika yang berperan langsung sebagai pelaksana program dan
pembangunan infrastrktur bantuan PTFI. Perubahan status Lembaga menjadi Yayasan akan
menempatkannya sebagai lembaga donor yang akan membiayai dan berkolaborasi dengan
lembaga-lembaga resmi yang berkompeten yang akan melaksanakan program, proyek atau
kegiatan dalam bidang pendidikan, kesehatan, ekonomi serta bidang yang sesuai dengan
ruang gerak YPMAK sendiri. Dalam kaitan ini, YPMAK akan mendukung dan berkolaborasi
dengan Pemerintah. Apabila mekanisme pemberian dana hibah terbangun, maka peran
YPMAK akan difokuskan pada perencanaan, pembiayaan, pengelolaan adminstrasi,
monitoring dan evaluasi program atau proyek atau kegiatan. YPMAK akan memiliki struktur
organisasi yang ramping dan dengan jumlah personil yang relatif kecil.

2. Tujuan
Dalam rangka mendukung perubahan dan pengembangan organisasi menjadi organisasi
yang maju, efisien, akuntabel, dan profesional, YPMAK berniat mencari konsultan
pendamping untuk:

1. Membantu YPMAK menyusun dan mengembangkan pilot grantmaking (pemberian

hibah).
2. Administrasi pemberian hibah dijalankan oleh YPMAK secara profesional, efisien dan

Jl. Raya Bogor Baru Blok C1 No 26, Bogor 16157 – West Java – Indonesia 1
 efektif, sehingga maksud, tujuan, visi dan misi YPMAK bisa dimaksimalkan.
3. Program dijalankan dengan mekanisme pemberian hibah wajib bersinergi dengan
program Pemerintah dan pihak lainnya. Masyarakat Adat adalah penerima manfaat
dan/atau menjadi calon penerima hibah.
4. Pilot pemberian hibah telah disosialisasi dengan baik dan diterima oleh masyarakat
dan mitra calon penerima/pengelola hibah.
5. Pilot pemberian hibah mulai diluncurkan pada tahun 2023.

3. Metodologi
Konsultan akan bekerja sebagai anggota tim ahli dan melapor kepada Wakil Direktur Bidang
Hibah YPMAK selama periode kontrak. A+ CSR Indonesia akan menunjuk konsultan ahli
yang berpengalaman dalam pengelolaan mekanisme hibah dan bekerja di lembaga donor
yang terkemuka di Indonesia. Satu orang konsultan akan ditempatkan di Timika, bergantian
dengan konsultan lain dengan skema bulan di Timika dan dua bulan digantikan oleh
konsultan ahli yang didedikasikan untuk pekerjaan ini. Pekerjaan ini dibantu dan diawasi oleh
para ahli di A+CSR Indonesia langsung yang berada di kantor Bogor, Jawa Barat.

Konsultan akan berdomisili di Timika dan berkantor di YPMAK sehingga dapat berinteraksi
dengan segenap manajemen dan karyawan YPMAK dan perwakilan PTFI selama hari- hari
kerja.

Pekerjaan ini akan dilakukan dengan kombinasi antara ( 1 ) Studi dokumen dan pembuatan
kebijakan dan sistem grantmaking, (2) Pendampingan teknis di lapangan;

a. Studi dokumen dan pengembangan kebijakan, prosedur dan strategi Grant-making.

Mempelajari semua dokumen yang terkait dengan kebijakan, mekanisme dan
prosedur YPMAK dan PTFI yang terkait dengan pengelolaan program investasi social
atau pengembangan masyarakat. Dalam hal ini, termasuk melaksanakan studi
identifikasi lembaga- lembaga potensial sebagai penerima hibah YPMAK ( grantees) ,
mempelajari semua dokumen dan data yang relevan dari lembaga pemerintah,
dokumen penelitian, laporan program dari mitra pelaksana untuk memahami seluruh
proses pelaksanaan hibah dan dukungan program.

b. Pendampingan lapangan.

1. Mengidentifikasi program YPMAK saat ini yang memiliki peluang terbesar untuk
transisi ke mekanisme pemberian hibah.
2. Membuat perencanaan untuk beberapa /minimal 1-2 pilot proyek atas program
YPMAK untuk berubah dari mekanisme yang ada saat ini ke mekanisme
pemberian hibah.
3. Merancang proses administrasi pemberian hibah yang dapat dikelola oleh staf
dan sistem keuangan YPMAK saat ini.
4. Merencanakan dan mendukung YPMAK dalam kegiatan sosialisasi mekanisme
Jl. Raya Bogor Baru Blok C1 No 26, Bogor 16157 – West Java – Indonesia 2
 pemberian hibah dan proses transisi pada para pemangku kepentingan untuk
meningkatkan kesadaran dan mendapatkan dukungan.
6. Merencanakan dan mendukung YPMAK dalam kegiatan pelatihan mekanisme
pemberian hibah termasuk prosedur dan standar lamaran dan laporan yang
diperlukan para karyawan YPMAK dan calon penerima hibah potensial.
7. Meluncurkan pilot pemberian hibah mulai tahun 2023 berdasarkan keputusan
rapat pembina akhir tahun 2022.
8. Mendampingi YPMAK secara berkala sesudah peluncuran pilot.

4. Output/ deliverables
Secara umum, hasil yang diharapkan (output) dari pekerjaan ini antara lain;

a) Tersedianya semua Kebijakan dan SOP terkait pengelolaan sistem pemberian hibah,
yang meliputi hasil studi system pemberian hibah yang ada, SOP pemberian hibah
(pre award – awarding - post award), Strategi program transisi-pembaharuan, paket
inisiasi program hibah.
b) Inisiasi proses pemberian hibah dan pelaksanaan program mitra kerja.
c) M&E dilakukan pada Pilot Project Program Hibah
d) Pengendalian program hibah pada Pilot Project
e) Hasil monitoring, evaluasi, dokumentasi pembelajaran.

Gambar 1. Mekanisme pemberian hibah dan dukungan program

Perubahan kebijakan dan mekanisme hibah dan dukungan program YPMAK harus
disosialisasikan kepada pemangku kepentingan, terutama PTFI, Pemerintah Daerah Timika,

Jl. Raya Bogor Baru Blok C1 No 26, Bogor 16157 – West Java – Indonesia 3
Pemerintah Provinsi, mitra implementasi, lembaga donor yang bekerja di Papua, dan aktor
pembangunan lainnya yang potensial untuk membangun kemitraan strategis.

Tim Peak Indonesia tertarik dengan pekerjaan ini karena memahami hal ini merupakan hal
penting yang harus dilakukan YPMAK untuk mewujudkan visi dan misinya sebagai aktor
pembangunan utama khususnya di Kabupaten Mimika, Papua, dan Indonesia pada
umumnya. YPMAK dapat menjadi role model bagi lembaga lain yang menggabungkan
implementasi yang bersifat lokalitas dan nasional dengan mengacu pada standar terbaik
global— baik yang berasal dari sektor swasta maupun donor—dalam rangka memberikan
kontribusi pada pembangunan berkelanjutan.

Tabel 1. Hasil Yang Diharapkan (Deliverables).

1 Studi dokumen, konsultasi. a. Dokumen hasil studi tentang sistem pengelolaan

hibah.
b. Rekomendasi pilihan peran donor bagi YPMAK.

2. Penyusunan prosedur Documen tentang prosedur mekanisme hibah

mekanisme hibah. a. Tahap Pre award (desain, strategi, perencanaan,
sosialisasi, panduan pengajuan hibah, format
proposal, kelengkapan administrasi).
b. Tahap awarding (seleksi, persetujuan, alokasi
dana)
c. Tahap post award ( pelaksanaan kegiatan, system
pelaporan, monitoring, evaluation, penutupan)
3. P p g . S p g p g
endam in an a osialisasi dan en umuman ro ram hibah
Implementasi Grant- terlaksana.
b. Dokumen hasil seleksi calon penerima hibah
making;
o Penyusunan Kerangka (grantees).
acuan dan sosialisasi c. Kerjasama (MOU) ditanda tangani antara YPMAK
(RFA). dengan Grantees.
o Proses seleksi d. Dokumen pelaporan pelaksanaan
o Proses legalitas program/proyek/kegiatan Grantees.
Kerjasama. e. Dokumen hasil Monitoring/ evaluasi/ pembelajaran.
o Implementasi kegiatan
kemitraan
o Pelaporan, monitoring,
evaluasi, pembelajaran.
P ela poran prog ram okumen la oran eriodik triwulan mid term akhir
8. D p p ( , - , )
Konsultansi tersedia dan diterima YPMAK.

5. Profil Konsultan
PT. Caraka Swara Raharja ( dikenal sebagai A + CSR Indonesia) adalah perusahaan nasional

Jl. Raya Bogor Baru Blok C1 No 26, Bogor 16157 – West Java – Indonesia 4
Indonesia yang berbasis di Bogor, Jawa Barat dengan berbagai layanan baik untuk sektor
swasta maupun publik. Kami telah bekerja sama dengan perusahaan nasional dan
multinasional yang beroperasi luas di Indonesia dan mendukung masyarakat lokal dalam
program-program pembangunan dan pemberdayaan. Selama lebih dari 16 tahun kami telah
membangun kapasitas dan kompetensi kami, yang distingtif untuk menyediakan alat dan
metodologi yang sesuai kebutuhan klien. Kami meyakini kompetensi dan sumber daya
yang dimiliki relevan untuk mendukung YPMAK dalam melaksanakan dukungan
pengembangan Pilot Project Program Hibah di Kabupaten Mimika, Papua.

Dalam 14 tahun terakhir, baik secara individu maupun sebagai tim, personel A+CSR
Indonesia berpengalaman membantu banyak perusahaan, mulai dari layanan pembuatan
kebijakan keberlanjutan, penilaian sosial dan lingkungan, penilaian kebutuhan masyarakat,
studi data dasar, pembuatan dokumen Rencana Strategis Program Pengembangan dan
Pemberdayaan Masyarakat, Stakeholder Engagement, hingga pendampingan manajemen
dalam CSR dan pengembangan masyarakat. Klien kami tersebar di berbagai sektor, antara
lain Minyak dan Gas, Energi, Pertambangan, Kontraktor, Produk Makanan&Minuman,
Farmasi dan Kimia, Telekomunikasi/IT, Kehutanan, Perkebunan Kelapa Sawit, Perbankan
dan Keuangan, Penerbangan, Pariwisata, dan Instansi Pemerintah. Kami telah melaksanakan
lebih dari 100 implementasi proyek.

Tim A + CSR Indonesia tertarik dengan pekerjaan ini karena memahami hal ini merupakan
penting yang dilakukan YPMAK untuk mewujudkan visi dan misinya sebagai aktor
pembangunan utama di Kabupaten Mimika khususnya, Papua dan Indonesia pada umumnya.
YPMAK dapat menjadi rolemodel bagi lembaga lain yang menggabungkan implementasi
yang bersifat lokalitas dan nasional dengan mengacu standar terbaik global dalam rangka
memberikan kontribusi pada pembangunan berkelanjutan.
Untuk penugasan ini, A+CSR Indonesia memanfaatkan pengalaman nasional dan
internasional yang luas dalam pengembangan dan penguatan kelembagaan, keberlanjutan
organisasi, pengembangan sistem grantmakingyang efektif dan efisien, pengembangan
strategi program, pemahaman prioritas pembangunan masyarakat, konteks sosial- budaya,
dan konteks pembangunan berkelanjutan, tentu saja kami juga memanfaatkan pengalaman
spesifik bekerja di Papua di sektor pertambangan, pengembangan ekonomi, pertanian,
kehutanan, kelautan, lingkungan, dan kemitraan dengan berbagai aktor pembangunan di
daerah ini.

Tim Konsultan

a.Ahli dalam pengembangan kewirausahaan sosial, termasuk model-model

bisnis yang tepat untuk masyarakat.
b. Ahli dalam peningkatan kapasitas kelompok khususnya kelompok-
kelompok rentan.
c. Ahli dalam pengembangan kerjasama dengan lembaga-lembaga donor,
termasuk USAID, dan korporasi.
d. Penulis lebih dari 90 judul buku dan ratusan artikel dalam berbagai subjek,
termasuk pengembangan masyarakat dan kewirausahaan sosial.
Jl. Raya Bogor Baru Blok C1 No 26, Bogor 16157 – West Java – Indonesia 5
 Copyright © 2016 A+ CSR Indonesia
Mitra Anda Menuju Keberlanjutan

Bogor Baru Blok C1/ 26 Bogor, Jawa Barat 161 27

Telp: +62 251 8336349 | Fax: +62 251 8336349
e: office@ csrindonesia. com | www. csrindonesia. com

Jl. Raya Bogor Baru Blok C1 No 26, Bogor 16157 – West Java – Indonesia 10