1

Tugas Farmasi Rumah Sakit

DOSEN : Dra. Aziza Nuraini MM., Apt.

1. Disusun Oleh APOTEKER 36 kelas A :

2. Muhammad Suhada AL Kahfi(18340001)
3. Putri Dyah Anggarini (18340009)
4. Ayu siskha Suhaimi (18340010)
5. Isa Rondasi (18340012)
Apoteker 36 6. 16340084)
 2

Pengelolaan obat di rumah

sakit merupakan segi
manajemen rumah sakit yang
penting.

Pengelolaan obat termasuk proses

penyimpanan yang baik haruslah
efektif dan efisien

Kemudian dilakukan
pengawasan untuk mengatur
persediaan obat serta
menjamin ketersediaan obat.

Rumusan Masalah
 Bagaimana manajemen
persediaan obat pada fasilitas
kesehatan ?
 Bagaimana proses pengiriman
dan penerimaan persediaan
obat pada fasilitas kesehatan ?
 Bagaimana cara
pendistribusian dan
penyimpanan obat pada
fasilitas kesehatan ?
3
Tujuan
 Dapat mengetahui dan
memahami proses manajemen
persediaan obat pada fasilitas
kesehatan.
 Dapat mengetahui
penyimpanan dan
pendistribusian obat dengan
baik.
 Dapat mencegah adanya
persediaan obat kadaluarsa
pada fasilitas kesehatan.
Tujuan manajemen persediaan di tingkat fasilitas
kesehatan adalah untuk:
 mencatat penerimaan dan pengeluaran saham;
 menjaga persediaan yang cukup untuk bertahan
selama masa pengiriman;
 pertahankan persediaan dengan biaya serendah
mungkin, dan dalam batas anggaran
 menyediakan penyimpanan yang sesuai, tepat, dan
aman
 mencegah kadaluwarsa obat-obatan.

4
Manfaat manajemen persediaan di tingkat fasilitas
kesehatan adalah untuk:
 Pasien menerima obat dengan segera, dan kehabisan stok
dapat dicegah bahkan ketika pengiriman tertunda.
 Persediaan dapat diisi ulang pada interval terjadwal,
menghemat biaya administrasi dan waktu transportasi.
 Pasien memiliki kepercayaan sepenuhnya pada fasilitas
kesehatan dan meminta pertolongan ketika mereka sakit.
 Sebagai tambahan, sistem manajemen persediaan yang
efektif melacak dan memastikan pertanggungjawaban
untuk persediaan.

5
Kondisi pasien bisa memburuk;
• karena keterlambatan dalam perawatan
• seorang pasien bahkan mungkin meninggal jika obat yang
menyelamatkan nyawa kehabisan stok.

Jika obat tidak tersedia di fasilitas pedesaan

• pasien mungkin harus melakukan perjalanan panjang dan mahal
untuk mendapatkan perawatan.

Jika ketersediaan obat di tingkat menengah lebih baik

daripada di tingkat dasar
• masyarakat akan kehilangan kepercayaan perawatan kesehatan
primer (PHC:Primarry Healt Care) dan mencari perawatan di rumah
sakit sebagai gantinya.

6
Ketika suatu obat kehabisan stok
• peresepan irrasional dapat terjadi
• Sering kehabisan stok dapat menimbulkan atau
memperkuat kebiasaan peresepan irrasional

Pesanan darurat yang mahal untuk pembeli dan

ketidaknyamanan bagi pemasok, mungkin dapat
terjadi.

Staf umumnya menolak penerapan sistem manajemen persediaan

• Alasannya tidak boleh diabaikan tetapi dibawa ke tempat terbuka
untuk didiskusikan.
• Alasan umum untuk resistensi adalah kurangnya waktu yang
dirasakan untuk pencatatan atau perasaan bahwa "ini bukan
pekerjaan saya." Kurangnya pelatihan yang tepat juga dapat
memainkan peran utama dalam ketahanan terhadap sistem baru.
7
  Pengendalian persediaan yang buruk menyebabkan pemborosan atau peningkatan
biaya untuk menyimpan stok

Kondisi penyimpanan yang

Terlalu banyak menimbun buruk dapat menyebabkan
item obat tertentu dapat persediaan rusak
menyedot sebagian besar (misalnya, pembalutan
obat yang terlalu banyak
anggaran obat, dana jadi mungkin direndam oleh
ditimbun (overstocked)
tidak mencukupi untuk atap yang bocor, atau obat
sering kadaluwarsa
obat-obatan penting suntik mungkin kehilangan
lainnya, seperti obat life potensi jika ruang
saving. penyimpanan terlalu
panas).

Perubahan dalam meresepkan

-Catatan persediaan dan
keamanan yang buruk
membuat pencurian menjadi
lebih mudah.
kebijakan atau praktik dapat membuat
obat menjadi usang. Tanpa menajemen
persediaan yang baik, perubahan
tersebut dapat mengakibatkan
pemborosan berlebihan

8
Ke am an an Ada lemari t idak dapat dikunci? Kemudia
lakukan: pengamanan dengan jerat kawat ,
Amankan gudang penyimpanan obat: memasang palang dan gembok.

- pint u ganda at au kunci ganda pintu masuk

- palang pencuri di jendela

Gunakan t indakan pencegahan ekstra untuk

"barang-barang yang menarik”

Pe n yimpanan massal T idak ada palet ?

Kemudian lakukan : membangun bingkai
Simpan massal dari lant ai kayu

Memberikan sirkulasi udara

Bat asi ket inggian t umpukan untuk

mencegah penghancuran

Pe n gatu ran T idak ada rak? Kemudian lakukan :

memasang papan dengan bat u bat a atau peti,
Menyediakan rak yang cukup Gunakan gunakan karton yang kuat , dan wadah
sist em unt uk pengaturan: dengan urut an kosong lainnya.
kat egori alfabetis dengan nama umum

waspada t erhadap pembusukan: barang

ringan lebih t inggi, cairan berat, rapuh , At ur
rapi dan label rak unt uk set iap it em

Ak u n tabi l i tas T idak ada kart u st ok? Kemudian lakukan :

buat sendiri dan gunakan buku
Membat asi akses dan memeriksa st ok sering
Mempertahankan kartu st ok jauh setiap
barang jika mungkin
- simpan kartu st ok di samping barang,
- kencangkan kartu st ok ke rak
Rotasi pe rse di aan Bagaimana dengan barang t anpa t anggal
kadaluarsa? Gunakan FIFO
Saat menerima, t empat kan wadah yang
menyet ujui t anggal kedaluwarsa
- t anggal kedaluwarsa nant i
- kedaluwarsa sebelumnya di depan .
Saat menerbit kan
- bawa wadah dengan t anggal kedaluwarsa
paling awal.
9
Ciri Demografis Fitur Pasokan area
interval direkomendasikan
Daerah cakupan fasilitas
10.000 2 bulan 12 m2
10.000 4 bulan 24 m2
20.000 2 bulan 24 m
20.000 3 bulan 36 m2
30.000 2 bulan 36 m2
50.000 2 bulan 60 m2

Jumlah Tempat Tidur Rumah Sakit

50
50 1 bulan 50 m2
100 2 bulan 75 m2
1 bulan 100 m2
10
- Area yang terlindung dari cuaca,
yang ditujukanuntuk menerima
persediaan yang harus dekat dengan
area penyimpanan yang dihubungkan
dengan jalan yang tetutup.

- Di rumah sakit rumah mungkin

memiliki tempat pengiriman sendiri,
yang sering diangkat di atas
permukaan tanah untuk memudahkan
pembongkaran dari pengiriman besar

- Fasilitas yang lebih kecil memiliki

dermaga penerimaan tunggal yang
menyediakan akses ke ambulan dan
truk pengantar kecil.

- perlu untuk menunjuk satu area dari

ruang penyimpanan yang sebenarnya
sebagai area penerima, jika tidak ada
ruang untuk tempat penerima terpisah. 11
 Gudang
Persediaan
Sebagian besar obat dan persediaan medis dapat disimpan pada
suhu ruang yang terkendali. Jika produk tidak memiliki petunjuk
khusus, kondisi penyimpanan normal berlaku. Ini berarti penyimpanan
di tempat yang kering dan bersih, berventilasi baik pada suhu +15
sampai + 25 0C atau tergantung pada kondisi iklim, hingga +30 0C .

Obat yang kurang yang stabil harus disimpan dalam kondisi tertentu
untuk menjaga keefektifannya dan mencegah kontaminasi.

Petunjuk penyimpanan produk khusus. Berbagai merek obat

generik yang sama mungkin memiliki persyaratan penyimpanan
yang berbeda karena kemasan atau formulasinya sedikit berbeda.
Rekomendasi penyimpanan dari pabrik harus diikutsertakan. 12
Produk yang harus disimpan beku (biasanya vaksin dan serum)

Produk yang sensitif terhadap panas yang memerlukan

pendinginan

Produk yang memiliki masa simpan yang berkurang pada suhu

ruangan yang tidak terkontrol dan perlu ventilasi mekanis atau
AC

Produk yang mudah terbakar membutuhkan tempat terpisah

dan tahan api

Produk yang rentan terhadap pencurian atau penyalahgunaan

13
OBAT SUNTIK INFUS SUPPOSITORIA

FILM X-RAY dan PRODUK

MENGANDUNG KARET,
BAHAN KIMIA LATEX, SELULOSA

14
Manajemen persediaan yang sistematis akan
menghemat waktu pemesanan produk atau
penempatan dan mencegah kehilangan persediaan.

Sistem yang paling sering digunakan di fasilitas kesehatan

yaitu pengelompokkan berdasarkan kategori terapeutik,
indikasi klinis atau bentuk sediaan dengan produk yang
disusun menurut abjad dalam kategori tersebut.

Kamar perawatan dan troli obat harus disiapkan

agar obat sesuai dengan kelas terapi (misalnya,
antibiotik, anti asma atau antihipertensi). 15
Cairan untuk penggunaan internal harus dipisahkan
dari penggunaan eksternal dalam rangkaian persediaan,
terutama di tempat perawatan.

Untuk menghindari risiko, hal terpenting yaitu

dengan penandaan/ label sebagai berikut :
• Penggunaan obat eksternal harus diberi label
sesuai dengan undang – undang di negara tersebut
oleh badan pengawasan obat. Peringatan dengan
label berwarna merah sangat dianjurkan.
• Semua penggunaan obat internal harus memiliki
label warna hitam atau biru yang dicetak.

16
 Pencegahan
Pembersihan Keamanan
kebakaran
Akses ke tempat
Jadwal Tindakan pencegahan penyimpanan harus
pembersihan kebakaran harus dibatasi
mencakup aturan
harus dilarang merokok dan
Semua pekerja yang
menangani persediaan
ditetapkan harus hati – hati saat harus bertanggung
dengan membuang bahan jawab atas tindakan
penjadwalan limbah yang mudah mereka.
terbakar. Hanya 1 atau 2 orang
yang dapat dipercaya
harus bertanggung
jawab untuk menjaga
kunci dan salah satu
harus siap siaga tempat
Peralatan pemadam setiap saat.
kebakaran harus
dan pekerja diperiksa secara
yang teratur dan dijaga Semua jendela gudang
serta pekerja harus harus dipalang untuk
bertanggung menghindari pencurian
jawab. dilatih dengan api dan pintu harus
yang ada dilengkapi dengan kunci
disekitarnya. keamanan ganda.

17
 Pemesanan persediaan
Setiap fasilitas
kesehatan
membutuhkan
sistem Penerimaan dan
manajemen
persediaan dan penyimpanan persediaan
prosedur ditulis
seperti :
Pencatatan dan
pelaporan persediaan
18
 Di fasilitas kesehatan yang
Di fasilitas kesehatan besar
lebih kecil, seperti pusat
(seperti : RS)
kesehatan
• persediaan biasanya • kegiatan cenderung
dikelola oleh apoteker terintegrasi, dan satu
atau staff khusus lainnya. orang mungkin memiliki
• Ada fasilitas terpisah beberapa tanggung jawab.
untuk berbagai kegiatan • Persediaan makanan dan
dan jenis stok obat harus terpisah untuk
menjaga standar
kebersihan dan akses staf
non-profesional.

19
Minimal harus ada ruang untuk
• uraian item dan nomor stok
• unit penerbitan (misal: botol tablet ke-500)
• dan Exp date

Kartu stok disimpan disebelah rak

obat

Harus ada duplikat buku besar dan

buku stok yang asli

20
 Berbagai metode
perhitungan jumlah
pemesanan didasarkan pada
asumsi bulanan.
Rumus :
Jumlah pesanan= (stok
maksimum-stok
ditangan)+konsumsi bulanan
rata-rata x waktu
pemesanan/lead time
Pesanan dikirim ke unit yang
mengelurkan daftar
permintaan dan harus
dibandingkan dengan kartu
stock untuk memantau
pemakaian dan mencegah
Sistem
Contohipmrest
formatdan sistem topping-up
pemesanan overordering.

21
Harus ada prosedur yang jelas untuk menerima
stok

Petugas yang bersangkutan harus bertanggung

jawab baik melakukannya sendiri atau dengan
petugas lain
Semua pengiriman harus diterima secara resmi
baik di dalam ataupun di luar jam kerja.

Jumlah item yang dikirim harus dicatat dan

ditandatangani oleh petugas yang menerima
dan orang yang mengirimkan barang.
22
Persediaan harus dibongkar dan diperiksa didekat tempat penyimpanaan yg dapat
digunakan untuk penyimpanan persediaan saat distribusi.

Harus dilakukan oleh 2 orang petugas untuk memberi kesaksian jika persediaan rusak
atau berbeda dari apa yang dipesan.

Pemeriksaan persediaan harus dilakukan satu persatu menggunakan daftar nama

(checklist)

Catatan penerimaan pada dokumen persediaan (daftar pengepakan atau formulir

permintaan pengembalian.

Salinan formulir permintaan yg asli harus selalu dibandingkan dengan dokumen yg

dikeluarkan oleh unit penerbit yg mengeluarkan dokumen tersebut untuk mencegah
adanya ketidaksesuaian atau perselisihan dikemudian hari.

23
Gudang tempat mengeluarkan persediaan harus
diberitahu setiap ada informasi perbedaan barang
pesanan, termasuk:
 Hilangnya kotak atau karton
 Terbukanya kotak atau karton kemasan obat
 Hilangnya barang
 Jumlah yang berbeda dari keterangan pada tampilan
daftar kemasan
 Barang salah (barang tidak dipesan)
 Barang rusak, pecah atau kualitasnya buruk

24
 Pemeriksaan visual
Kemasan
kemasan
• Integritas kontainer Pemeriksaan Expire • Faktor penting dalam
• Kelenturan date menjaga kualitas obat
• Label penandaan: terutama menjaga
nama obat, kekuatan • Untuk memastikan kestabilan obat
sediaan, instruksi sisa umur simpan obat • Kemasan yg baik
penyimpanan khusus masih memadai melindungi produk
dan exp date dari cahaya dan udara.
• Kemasan harus
diganti hanya bila
melalui pertimbangan
yg cermat pada
kualitas obat

25
Obat-obatan dipindahkan dari gudang ke tempat yang
lebih mudah dijangkau saat pengambilan seperti:

Ruang perawatan bangsal Fasilitas rawat jalan

26
Fasilitas lebih kecil memungkinkan tidak memiliki apotek yang terpisah (rawat jalan dan
rawat inap) akan tetapi semua itu harus memiliki gudang penyimpanan obat, lemari obat,
penyerahan obat dan tempat pengobatan.

Pengelolaan persediaan (seringkali dalam wadah tunggal) obat yang pada umumnya harus
disimpan di tempat perawatan.

Obat oral disimpan dalam keranjang troli atau lemari terkunci.

Persediaan obat suntik dengan jumlah sedikit umumnya harus disimpan dalam sebuah
nampan di ruang perawatan

Biasanya terdapat tempat yang terpisah untuk membersihkan dan mengganti perban luka.

Ada kemungkinkan terdapat jarak dari produk dalam keranjang troli dan lemari harus dalam
keadaan terkunci

Penyediaan persediaan diisi kembali dari gudang setiap hari.

Pastikan wadah persediaan dalam keadaan tetutup rapat terkecuali wadah dibuka ketika
akan digunakan, untuk menghindari adanya kerusakan dan kehilangan efektifitasnya.
27
 Mendahulukan keprluan obat untuk
pasien rawat jalan Memasok persediaan obat untuk
pasien rawat inap
• Untuk mengemat waktu pasien
dalam kesibukan difasilitas • Floor stock
pelayanan karena permintaan resep • Pemesanan individu
yang tinggi maka pengemasan ulang • UDD Unit Dosis Dispensing
obat-obat oral yang sering digunakan
didalam formularium sangat
berguna.
• Pengemasan ulang dilakukan
diwaktu tenang seperti hari minggu
• Pengemasan ulang diperlukan ketika
diperlukan sediaan yg lebih kecil dari
sediaan aslinya untuk keperluan
dispensing.

28
Tenaga kesehatan masyarakat biasanya memiliki
pilihan yang terbatas

Sistem topping-up dapat digunakan untuk mengisi

kmbali persediaan, selama jumah persyaratannya kecil
dan pusat kesehatan sudah terisi penuh

Interval pasokan bulanan biasanya memadai

29
 Menyiapkan ruang penyimpanan dan
Staff yang praktek penyimpanan yang baik
menangani
persediaan
harus Penggunaan formulir kontrol stok,
dilatih termasuk: rekuisisi, catatn stok dan resep
dalam ilmu
manajemen Prosedur rantai dingin, termasuk
persediaan
mencakup penggunaan dan pemeliharaan lemasri es
materi
berikut : Kontrol keamanan dan pencurian

30
Sistem manajemen persediaan
• Manajemen persediaan di fasilitas kesehatan
mempengaruhi kualitas pelayanan
• Penyimpanan kartu stok sangat penting untuk mengetahui
jumlah persediaan keluar dan persediaan masuk.
• Metode perhitungan jumlah pemesanan berdasarkan
konsumsi pemakaian sebelumnya dan berdasarkan pola
penyakit.

31
Setiap fasilitas kesehatan, besar ataupun kecil
membutuhkan tempat untuk menyimpan dan
pengelolaan stok obat. Dalam setiap pemastiannya
diperlukannya
• Penyimpan aman
• Penyimpanan dalam kondisi lingkungan yang benar
• Pencatatan akurat
• Pemantauan efektif
• Perputaran persediaan secara efektif dan pemantaun Exp date.
• Pencegahan kebakaran dan kehilangan

32
Jika manajemen persediaan dapat terkontrol baik dan
dilakukan secara efektif maka persediaan obat terpenuhi.

Pengontrolan manajemen persediaan akan

mempermudah pemesanan dan pengendalian obat

Pemilihan metode manajemen persedian meliputi

beberapa metode.
• Sistem impres dan sistem topping-up

33
Pelatihan staff dalam manajemen persediaan
• Staff yang menangani manajemen persediaan harus mengikuti
pelatihan

Fasilitas penyimpanan persediaan

• Ukuran gudang harus sesuai dengan panduan kebutuhan ruang
penyimpanan
• Harus ada area penerimaan dan pembongkaran obat
• Harus memiliki formulir laporan ketidaksesuaian produk obat
• Ruang penyimpanan harus kering, bersih, berventilasi baik pada
suhu 15-25 ºC
• Penyimpanan produk dalam kulkas (vaksin dan serum) suhunya
harus selalu dicatat

34
Manajemen gudang
• Pengeluaran persediaan obat
berdasarkan FEFO dan FIFO
• Selalu memeriksa tanggal kadaluwarsa
obat
• Cairan untuk penggunaan internal dan
eksternal disimpan secara terpisah
35
 36

 WHO.1997.”MANAGING DRUG SUPPLY”,

Kumarian Press
 Handoko, T. Hani. 1984. Dasar-dasar Manajemen
Produksi dan Operasi. Yogyakarta : BPEE –
Yogyakarta
 Syafri, Sofyan. H, 2001. Sistem Pengawasan
Manajemen, Cetakan Peretama, Penerbit – PT
Pustaka Quantum, Jakarta.
Thank you