APLIKASI GOOGLE DRIVE DALAM

PENGURUSAN REKOD
PERANCANGAN TAHUNAN, IPGM-PPK- PT-02
HAJI MOHAMAD ZAILANI B JAYA
INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS
SARAWAK, MIRI
 Abstrak

Kajian ini mengkaji penggunaan aplikasi Google Drive dalam pengurusan rekod
perancangan tahunaan , IPGM-PPK-PT-02 yang telah dijalankan keatas Ketua
Jabatan/Unit di Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak, Miri. Responden kajian ini
adalah seramai 11 orang yang terdiri daripada 6 orang Ketua Jabatan dan 5 orang
Ketua Unit. Kajian ini adalah kajian tindakan yang menggunakan Model Kajian
Tindakan Stephen Kemmis (1983) yang mengkaji proses mendokumentasikan dokumen
berkaitan memo mesyuarat dan minit mesyuarat Jabatan/Unit, Penilaian Perancangan
Tahunan Jabatan/Unit, Rumusan Penilaian Perancangan Tahunan/Unit, Laporan rutin
Jabatan/Unit dan Perancangan Tahunan 2019. Hasil kajian menunjukkan dari semakan
yang dijalankan secara manual bagi jumlah fail yang diupload dan yang diisi dalam
borang senarai semak yang disediakan cuma 8 jabatan dan unit yang mengisi dengan
bilangan yang betul daripada jumlah 11 semuanya. Jumlah fail yang diupload tidak
sama dengan jumlah fail yang ditulis pada borang senarai semak fail yang diupload.
Cuma 72.7% sahaja yang betul. 5 daripada jabatan dan 3 daripada unit. Bermaksud
mereka masih perlu dibantu walaupun telah ditunjuk secara bersemuka bagaimana
cara mengupload fail dalam Google Drive. Secara perbandingan, tidak terdapat
kesalahan susulan yang timbul pada audit Bil. 2/2018 berbanding audit Bil. 1/2018
yang berkaitan dengan masalah dokumentasi berkaitan dengan fail-fail, surat/memo
dan sebagainya yang berkaitan dengan dokumentasi. Ini menunjukkan amalan
pengurusan Perancangan Tahunan IPGM-PPK-PT-02 oleh Timbalan Pengarah dan Ketua
Jabatan/Unit telah meningkat naik. Semuga amalan ini dapat ditingkatkan lagi.
 CREATIVE VENUS Page
2

PENDAHULUAN
Sebagai pemegang Pengurusan Rekod
Perancangan Tahunan, IPGK-PT-02 1.0 Refleksi Masalah
saya perlu menyelenggara dan
2.0 Fokus Kajian
mengurus banyak rekod dan fail.Untuk
memudahkan penyelenggaraan dan 3.0 Objektif Kajian
pencapaian fail saya memilih untuk 3.1 Peserta kajian
menggunakan aplikasi.Google Drive
4.0 Perancangan dan
sebagai satu cara komunikasi antara
rakan-rakan, pegawai dan staf. Fail-fail Pelaksanaan
yang disimpan dapat diakses dan diedit 4.1 Kitaran 1
dari mana-mana tempat atau mana-
4.3 Kitaran 2
mana komputer ataupun telefon pintar.
5.0 Kesimpulan
 Tugas untuk mengurus rekod kualiti
Perancangan Tahunan, IPGM-PPK-PT-02,
perlu dilakukan dengan mampan dan
berhemah agar rekod dapat diselenggara
1.0 dengan baik dan memudahkan segala
Refleksi urusan dan tindakan susulan
masalah berdasarkan keperluan yang dikehendaki
dalam MS ISO 9001:2015.
Oleh itu kajian ini dijalankan oleh
pengkaji untuk mengkaji amalan
penggunaan aplikasi Google Drive dalam
pengurusan rekod Perancangan Tahunan,
IPGM-PPK-PT-02
 Kajian ini dijalankan untuk
mengatasi masalah selaku
Pemegang IPGM-PPK-PT02
untuk mengurus dan
menyelenggara semua rekod
yang berkaitan dengan
2.0 Perancangan Tahunan, IPGM-
Fokus kajian PPK-PT-02 agar masalah keciciran
rekod tidak berlaku disamping
menangani rekod yang tidak
diurus dan tidak diambil tindakan
oleh Jabatan/Unit yang telah
dipertanggungjawabkan.
 1. Meningkatkan amalan urus
tadbir Pemegang Perancangan
Tahunan, IPGM-PPK-PT02
terhadap pengurusan rekod
menggunakan aplikasi Google
Drive
3.0 2. Meningkatkan amalan urus
Objektif kajian tabdir Ketua Jabatan/Unit
terhadap pengurusan rekod
Perancangan Tahunan
menggunakan aplikasi Google
Drive.
 Peserta kajian terdiri daripada
3.1 seorang Pemegang
Peserta kajian IPGM-PPK-PT-02, dan 11
orang Ketua Jabatan/Unit
4.0 Perancangan CREATIVE VENUS Page 2

dan Pelaksanaan
Tindakan

Kajian ini kajian

tindakan dengan
menggunakan Model
Kajian Tindakan
Stephen Kemmis untuk
mengenal pasti
masalah dan
mencadangkan cara-
cara untuk mengatasi
masalah-masalah
tersebut. Dua peringkat
rawatan dicadangkan
dijalankan iaitu semasa
rawatan 1 dan rawatan
2 berdasarkan
permasalahan yang
timbul seperti dalam
Rajah 1.
K I TA R A N 1
TINJAUAN Perancangan

Teguran Lisan Dapatan Audit 7-9.02.2018:

Berbincang bersama penggerak
Kawalan dokumen Mesyuarat IPGM-PPK-PT-02 dan setiausaha
MPPP/Jabatan/Unit kurang kemas. mesyuarat MPPP untuk
Surat/memo jemputan mesyuarat tiada mendokumentasikan semua
salinan di dalam Fail Induk di Pejabat Am. maklumat yang berkaitan dengan
Minit mesyuarat tiada salinan di dalam Fail IPGM-PPK-PT-02 secara online.
Induk Pejabat Am.
Mesyuarat Bil 3/2017; maklumat mengenai
agenda pengesahan perancangan tahunan
2018 tidak dapat dikesan dalam minit
mesyuarat.
Penulisan minit mesyuarat yang kurang tepat
untuk minit mesyuarat Bil 5/2017 bertarikh 2
Ogos 2017.
Minit mesyuarat tidak mengikut prosedur
pengurusan mesyuarat PKPA Pekeliling
Perkhidmatan Awam Bil 2/199. Pada 27
Februari 2018
K I TA R A N 1
TINDAKAN
Pada 27 Februari 2018, taklimat kepada
semua Ketua Jabatan/Unit dan setiausaha
MPPP untuk mengemailkan semua maklumat
yang dikehendaki ke alamat
ppkpt02@gmail.com . Dengan harapan fail ini
akan disusun semula . Tindakan ini didapati
tidak berkesan.
Pada 27 Mac 2018, taklimat kepada
penggerak dan setiausaha MPPP untuk
mengurus email yang dihantar ke dalam
Google Drive
Pada 29 Mac 2018 memo ingatan kepada
KJ/KU untuk mengambil tindakan iaitu
mengemailkan analisis penilaian perancangan
tahunan 2018, memo dan minit mesyuarat
serta laporan rutin Jabatan/Unit, sebelum 11
April 2018.
Sebanyak 12 Jabatan/Unit yang telah
menghantar daripada 19 Jabatan/Unit.
Bagaimanapun maklumat yang dihantar
masih tidak lengkap.
Refleksi.
20 April 2018
Fail yang dihantar banyak dan tidak
tersusun dan pasti tidak dapat diurus
dengan cekap dan cepat.
Kalaulah semua sekali menghantar
maklumat banyak ini? Nak susun
macam mana. Dianggarkan
jumlahnya sebanyak 18x5 fail yang
perlu dihantar setakat ini. Pasti
bersepah dan memakan masa. Cara
ini didapati tidak sesuai. Amalan
mengurus fail perlu diubah dan
alternatif lain yang lebih sesuai perlu
difikirkan. Bayangkan nak pindahkan
fail yang diemailkan ke
ppkpt02@gmail.com oleh 18 orang
KJ/KU ke Google Drive PT-02 pasti
memakan masa dan kaedah ini tidak
efektif langsung.
K I TA R A N 2
TINDAKAN

Pada 2 Mei 2018, ubahsuai arahan dalam setiap

folder Jabatan/Unit pada Google Drive
perancangan tahunan dengan menambah tag
arahan ”share”. Semua maklumat disusun dan di
uploadkan dalam WhatsApp MPPP agar tindakan
susulan dibuat.
Setakat 30 Mei 2018 cuma 36.8% yang
menghantar makumat dengan lengkap. Jabatan
dan Unit lain ada juga yang menghantar tapi tidak
mengikut arahan atau tidak lengkap. Ini
menyebabkan fail yang dihantar tidak mengikut
folder yang betul seperti yang telah disediakan.
K I TA R A N 2
TINDAKAN
Pada 8 Jun 2018, taklimat secara
bersemuka diberikan kepada semua
Ketua Jabatan/Ketua Unit tentang
cara-cara upload fail ke dalam Google
Drive .Penerangan secara terperinci
dijelaskan seperti dalam Rajah 4.
Mana-mana Ketua Jabatan/Ketua Unit
yang menghadapi masalah terus
dibantu. Jika email yang telah
disediakan untuk ”share” fail dan
KJ/KU menghadapi masalah untuk
upload fail, tindakan terus sediakan
email baharu untuk ”share” fail.
Setakat hari ini cuma 2 orang Ketua
Jabatan dan seorang Ketua Unit
sahaja yang menghadapi masalah
berkaitan masalah email untuk upload
fail..
K I TA R A N 2
TINDAKAN

Susun atur folder fail yang

perlu dikemaskini oleh
KJ/KU mengikut folder
jabatan/unit masing.
Susunan sebegini dibuat
agar pengurusan fail
mengikut folder masing
masing senang diakses
dan ditadbir serta dikesan
samada sudah siap
dihantar atau tidak seperti
yang ditunjukkan dalam
Rajah 5.
K I TA R A N 2
REFLEKSI
Jadual 1 menunjukkan
senarai semak perbandingan
jumlah fail yang telah
diupload dan disemak secara
manual dalam aplikasi
Google Drive.
Cuma 8 jabatan dan unit
yang mengisi dengan
bilangan yang betul daripada
jumlah 11 semuanya
5 daripada jabatan dan 3
daripada unit. Ini
menunjukkan mereka masih
menghadapi masalah untuk
upload fail seperti yang
dikehendaki.
K I TA R A N 2
REFLEKSI
beberapa kelebihan
“ ....kurang menggunakankan kertas atau
“paperless” disamping itu dapat
menjimatkan masa untuk akses
maklumat.
........ KJIP, KJPIPK, KJMat
“...rekod/dokumen dapat simpan dengan
sistematik dan ada peringatan mesra
melalui e-mail oleh itu masa dapat
dikurangkan untuk berjumpa TP”
....... KJIP, KUP&K
....TP dan penggerak PT-02 boleh
menyemak / memantau pelaksanaan
aktiviti2 jabatan yang dirancangkan
dengan mudah, cepat dan cekap
samada aktiviti tersebut dijalankan,
ditunda atau di batalkan. Dokumen yang
dihantar juga mudah diakses semula
untuk dibuat pembetulan jika perlu.
........KJPIPK, KUP&K, KUPP
.....mudah untuk kenalpasti
maklumat yang telah
didokumentasikan oleh setiap
Jabatan/Unit dan juga boleh
dikongsi dan dimanfaat bersama
oleh Jabatan/Unit lain.
...........KJHEP, KJPM, KUP&K
...fail dapat disimpan tanpa risau
komputer/fail “corrupt” atau kena
virus disamping itu dapat menyemak
segala laporan dengan senang di
mana sahaja menggunakan aplikasi
Google Drive .
..........KUPS, KUP&K , KUPP
K I TA R A N 2
REFLEKSI
beberapa kelemahan
Cadangan
..... ‘internet service” sangat terhad
...tidak perlu banyak fail untuk setiap
ditempat kerja....talian internet yang
unit....satu unit 1 fail induk dengan
lemah, dan terputus menyukarkan
pecahan fail mengikut tajuk dokumen,.. -
dan menimbulkan masalah untuk
dokumen dihantar berulang-ulang sebab
upload maklumat yang diperlukan
tidak nampak senarai dokumen yg telah
......KTMat, KJIP, KJPM, KJHEP
dihantar.
....KJP&K,KUPS
......file ini hanya sharing dengan
TP, adalah baik juga jika dapat
..... agak mengelirukan.....kurang mahir
sharing antara jabatan2 sebagai
pada mulanya menjadikan agak
rujukan dan juga dapat mengesan
sukar,,,tidak mempunyai pengetahuan
aktiviti jabatan yang sedang atau
tentang penggunaan Google Drive kerana
akan dijalankan untuk tujuan
belum/baru didedahkan dengan
perancangan aktiviti tambahan (jika
penggunaan perisian google drive
ada)
.....KJJAPIM, KJHEP, KULDP, KUPS,
………..KJPIPK
KUPrak
K I TA R A N 2
REFLEKSI
Cadangan aplikasi lain
..... mencadangkan evernote,
schoology, edmodo, whatsapp,
telegram sesuai digunakan untuk
mengurus rekod dengan lebih cepat
dan cekap
............KJIP
........ jika untuk sharing dan juga
boleh berinteraksi untuk
perbincangan, isu, perkara
berkenaan boleh gunakan
schoology
.....KJPIPK
Cadangan aplikasi lain
........ jika untuk sharing dan juga boleh
berinteraksi untuk perbincangan, isu,
perkara berkenaan boleh gunakan
schoology
.....KJPIPK
...... kurang pasti dan perlu lebih banyak
pendedahan lagi. Begitu juga pendedahan
lebih banyak lagi penggunaan Google
Drive
...KJHEP, KUPS
.....lebih selesa penghantaran ‘soft copy’
terus kepada pemegang/urusetia.
……..KJJPM
K I TA R A N 2
REFLEKSI
Susulan daripada audit dalaman Bil
2/2018 pada 19-20 September
2018 Tidak terdapat kesalahan susulan yang
Terdapat 2 kelemahan timbul pada audit Bil. 2/2018 terhadap
(i) terdapat banyak rangkaian audit Bil. 1/2018 yang berkaitan dengan
dalam pelaksanaan IPGM-PPK- masalah dokumentasi berkaitan dengan
PT-02, ini menyulitkan fail-fail, surat/memo dan sebagainya.
pencarian dan pencapaian
maklumat secara berkesan dan Ini menunjukkan amalan pengurusan
cepat Perancangan Tahunan IPGM-PPK-PT-02
(ii) senarai JK Kerja Organisasi oleh Timbalan Pengarah dan Ketua
tidak dikemaskini walaupun Jabatan/Unit telah meningkat naik.
terdapat perubahan dalam JK Semuga amalan ini dapat ditingkatkan
Kerja Organisasi. Contohnya: lagi.
Pensyarah berpindah masih
berada dalam senarai Jawatan
Kuasa Kerja Organisasi.
Tindakan susulan telah diambil
pada 1 Oktober 2018
 RUMUSAN
Aplikasi ICT berjaya meletakkan
rekod sebagai aset strategik yang
mempunyai nilai dan kuasa bagi
meningkat produktiviti,
keberkesanan operasi dan
penambahbaikan kualiti
perkhidmatan meskipun
mendatangkan banyak cabaran.

Diharapkan kajian ini dapat

meningkatkan aspek pengurusan
rekod IPGM-PPK-PT02 dengan
sebaik-baiknya dan dapat
mencegah daripada berlakunya
tiada rekod yang tidak diserahkan
kepada pengurus rekod.
SEKIAN .

TERIMA
KASIH

A L L R I G H T S R E S E R V E D .