PENGENDALIAN KONTRAK

ARIF RACHMAN
MANAJEMEN / PENGENDALIAN
PERJANJIAN KONTRAK

TU

B
IA
K

YA
A
MANAJEME
W N MUTU &
MANEJEME
N RESIKO

MUTU

Pengendalian
PengendalianPekerjaan/Kontrak
Pekerjaan/Kontrakdilakukan
dilakukandengan
dengan
menerapkan
menerapkanManajemen
ManajemenMutu
Mutudan
danManajemen
ManajemenResiko
Resikoyang
yang
bertujuan
bertujuanuntuk
untukmemperoleh
memperolehpekerjaan/kontrak
pekerjaan/kontrakyang
yang
TEPAT
TEPATMUTU,
MUTU,TEPAT
TEPATWAKTU,
WAKTU,dandanBIAYA
BIAYAYANG
YANGEFISIEN
EFISIEN

2
 MANAJEMEN / PENGENDALIAN
PERJANJIAN KONTRAK

• Organisasi : banyak • Organisasi : banyak

dibutuhkan Tenaga Teknis. dibutuhkan Tenaga Teknis.
• Pemeriksaan Pekerjaan : • Pemeriksaan Pekerjaan :
jenis pemeriksaan banyak, jenis dan jumlah
jumlah pemeriksaan sedikit. pemeriksaan banyak.
• Dibutuhkan Intensitas • Dibutuhkan Intensitas tinggi
periodik dalam dalam pengendalian dan
pengendalian dan monitoring pelaksanaan.
• Organisasi : sedikit • Organisasi : sedikit
monitoring pelaksanaan.
dibutuhkan Tenaga Teknis. dibutuhkan Tenaga Teknis.
• Pemeriksaan Pekerjaan : • Pemeriksaan Pekerjaan :
jenis dan jumlah jenis pemeriksaan sedikit,
pemeriksaan sedikit. jumlah pemeriksaan
• Dibutuhkan Intensitas banyak.
rendah dalam pengendalian • Dibutuhkan Intensitas
dan monitoring periodik dalam
pelaksanaan. pengendalian dan
BIAYA PEKERJAAN
monitoring pelaksanaan.
MANAJEMEN MUTU
METODE APLIKASI MANAJEMEN
MUTU

QUALITY ASSURANCE
Kegiatan yang bertujuan untuk menjamin
bahwa prosedur pelaksanaan pekerjaan
telah dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan
Prinsip Pengendalian Proyek
RENCANA

PROGRAM
X
LIAN
PENGENDA

X
EVALUASI PELAKSANAAN

PELAPORAN

PENGAWASAN

X
Petunjuk Turun Tangan
Pengendalian = Pengawasan + Turun Tangan
5
 PENGERTIAN PENGENDALIAN
Upaya manajemen untuk keberhasilan proyek;
Ada 3 unsur kegiatan :

* Was : melihat; mencatat, mengukur; laporan.

* Evaluasi : Analisa; identifikasi masalah;
pengelompokan masalah (5m);
pemecahan masalah.
* T3 : Tindakan kongkrit/action.

Pengendalian = Pengawasan + T3
UKURAN KEBERHASILAN PEKERJAAN
1. Diselesaikan dalam waktu sesuai rencana.
2. Dilaksanakan dengan kualitas sesuai yang
ditetapkan.
3. Dilaksanakan dengan kuantitas sesuai yang
ditetapkan.
4. Diselesaikan dalam batasan biaya yang
direncanakan.
5. Dilaksanakan dengan tertib administrasi sesuai
yang ditetapkan.
TUJUAN PENGENDALIAN WAKTU

> Pekerjaan selesai tepat waktu.

> Meningkatkan efisiensi & efektifitas.
> Tidak terjadi kenaikan biaya.
> Menghindari sisa Anggaran Pembangunan (SIAP).
> Tidak terjadi Perubahan Benefit Cost Ratio.
 KEBERHASILAN PENGENDALIAN WAKTU
• Tekan serendah-rendahnya “ketidakpastian”.
• Kendalikan waktu secara Disiplin dan Konsisten.
• Lakukan siklus pengendalian waktu dengan tertib.
• Buat program kerja harian, laporan harian, was. harian.
• Evaluasi setiap saat untuk mendapatkan T-3.
• Adakan rapat (minimum) mingguan secara konsisten
dengan agenda evaluasi, pemecahan masalah dan T-3
(jangan menunda-nunda masalah).
ALAT PENGENDALI
(Program Kerja)

1 Metode lintasan kritis (CPM).

- Arrow Diagram.
2 Diagram balok (Barchart).
3 Curva. S – S. Curve.
JADWAL KERJA I
CONTOH ARROW DIAGRAM

2
2
7
2 8

0 6 6 9 15 6 21
1 3 5 7
0 6 15 21
8 N = Nomor Simpul
7 6 (Event).
EET EET = Earliest Event
7 12 N
4 6 LET Time.
8 5 13
LET = Latest Event
Time.
= Kegiatan.
= Lintasan Kritis.
 PENGENDALIAN WAKTU

NETWORK DIAGRAM (1)

1. Arrow Diagram N = Number of Event
EET = Earliest Event Time
LET = Latest Event Time
A A = Activity
EET EET D = Durasi EET
N N
LET D LET = Arrow LET
 JADWAL KERJA III CONTOH S-CURVE
No. Uraian Biaya Nilai Bulan % Penyelesaian
Pekerjaan % NK 1 2 3 4 5 6 7

1 Kegiatan 1 700 7 7 -100

5 2
2 Kegiatan 2 2800 28 7 7 7 7 -75
5 6 7 7 3
3 Kegiatan 3 2500 25 5 5 1 5
5 5 0 7 -50
4 Kegiatan 4 2100 21 7 8 7
5 7 7 3
5 Kegiatan 5 500 19 6 6 3 -25
Jumlah 10000 100 1 6 3
0
1
Rencana Kemajuan Tiap Bulan 7 7 1 1 3 1 3 -0
0
2 9 4 8
Rencana Kemajuan Kumulatif 7 14 2 4 7 9 10
6 5 9 7 0
Kemajuan
NK= Nilai yang dicapai tiap bulan
Kontrak 5 7 1 1 3 2 6
1 7 1 3
Kemajuan yang dicapai kumulatif 5 12 2 4 7 9 10
PENYEBAB UTAMA KEKURANG BERHASILAN

Tidak Tertib dalam Pelaksanaan tugas = pelanggaran

ketentuan

 Tidak disengaja karena lalai.

 Tidak disengaja karena tidak tau.
 Disengaja karena suatu vested.
 Bagaimana melaksanakan kontrak ?

Mengoperasionalkan Sumber Daya

dengan sasaran
Tepat waktu, Tepat mutu, Tepat biaya,
dalam koridor persyaratan
Administrasi Penyelenggaraan
Proyek.

15
 PROTOTYPE ORGANISASI PROYEK KECIL

OWNER

PELAKSANA

MANDOR

TUKANG /
OPERATOR

16
 PROTOTYPE ORGANISASI PROYEK SEDANG

O W N E R

PROJECT MANAGER

SITE MANAGER
SITE ENGINEER

ESTIMATOR ENGINEER

DST
PELAKSANA

MANDOR

TUKANG /
OPERATOR

17
 PROTOTIPE ORGANISASI PROYEK BESAR

CONSTRUCTION
MANAGER

QUALITY ASSURANCE

SITE ENGINEER SITE MANAGER PROCUREMENT

PLANNING

AHL I
QUANTITY SURVEYOR EQUIPMENT
ESTIMATOR P.U. STRUKTUR P.U. STRUKTUR P.U. M / E
CONTROL
GENERAL AFFAIR
SURVEYOR
SAFETY

PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA

TEKNIS
PEMBANTU PELAK. PEMBANTU PELAK. PEMBANTU PELAK.

PRODUKSI
SUB KONTRAKTOR & MANDOR

18
  TYPICAL ORGANIZATION STRUCTURE OF CONSUL
TANT
ROAD & BRIDGE CONSTRUCTION SERVICES
CONSTRU
CONSTRUCTION MANAGER CTION
SUPERVI
OPERATIONAL DIVISION ENGINEERING DIVISION SION
ENGINEER

HEAVY SITE MANAGER SITE MANAGER COST COST ENGINE HIGHWAY/

EQUIPMENT ROAD BRIDGE & CONTROL ESTIMA ERING BRIDGE
MANAGER CONSTRUC OTHER LER TION MANAGER ENGINEER
TION STRUCTURE

ENGINEER
CONSTRUCTION CONSTRUCTION Quantity/Planning INSPEC
ENGINEER OF ROADS ENGINEER OFBRIDGES /Quality Ass/ TOR
Road Safety

CHIEF FOREMAN CHIEF FOREMAN QUAN TECHNICIAN LABORA

TITY SURVEYOR/ TORY
ESTI PLANNING/ TECHNI
MAT LABORA CIAN
OR TORY
EQUIPMENT FOREMAN FOREMAN DRAFTSMAN
FOREMAN

HEAVY SKILLED LABURERS

EQUIPMENT
MECHANIC

19
 DAFTAR SIMAK
UNTUK MEYAKINKAN BAHWA SETIAP TAHAPAN KEGIATAN TELAH
BERJALAN SESUAI DENGAN KETENTUAN, PERLU DIADAKAN SUATU
DAFTAR SIMAK / CHECK LIST.
DENGAN MEMBUAT DAFTAR DAN MENGISINYA DENGAN BENAR, MAKA
KETERLANJURAN PROSES BISA DIKETAHUI DENGAN DINI DAN UPAYA
KOREKSIDAPAT SEGERA DILAKUKAN.

DAFTAR SIMAK YANG PERLU DIPERSIAPKAN QANTARA LAIN :

1. PROSES LELANG
DIMULAI DARI KEGIATAN PENGUMUMAN LELANG HINGGA PENUNJUKAN
PEMENANG LELANG
2. PEMBEBASAN LAHAN
3. PENANDA TANGANAN KONTRAK
4. SURAT PERINTAH MULAI KERJA
5. RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN (PCM)
6. JAMINAN KEPASTIAN MUTU
DAFTAR SIMAK

7. MOBILISASI
8. MUTUAL CHECK / REKAYASA LAPANGAN
9. UANG MUKA
10.BUKU HARIAN DAN LAPORAN
11.PEMBAYARAN PRESTASI PEKERJAAN
12.PERUBAHAN PEKERJAAN (TAMBAH, KURANG)
13.PERPANJANGAN WAKTU
14.SUB KONTRAKTOR
15.SHOW CAUSE MEETING (SCM)
16.PEMUTUSAN KONTRAK / THREE PARTIES AGREEMENT (TPA)
17.SERAH TERIMA PERTAMA
18.PROGRAM PEMELIHARAAN SELAMA MASA JAMINAN
19.SERAH TERIMA KEDUA
20.DOKUMENTASI KONTRAK
DAFTAR SIMAK
BUKU HARIAN DAN LAPORAN

SUDAH / BELUM

1 FORMAT BUKU HARIAN DIBUAT SESUAI DENGAN YANG

DISYARARATKAN DALAM KONTRAK

2. DIPERIKSA DAN DISETUJUI DIREKSI TEKNIK, DIKETA

HUI OLEH PIMPRO/PEJABAT LAPANGAN DAN DIDISTRI
BUSIKAN SESUAI DENGAN KETENTUAN

3. LAPORAN MINGGUAN DIBUAT SESUAI KETENTUAN

DAN DIDISTRIBUSIKAN SESUAI KETENTUAN

4. LAPORAN BULANAN DIBUAT SESUAI KETENTUAN

DAN DIDISTRIBUSIKAN SESUAI KETENTUAN
 CONTOH
PROSEDUR KERJA
 Siapa saja yang terlibat dalam PCM?
a) Unsur Pengendali :
1. Kepala Satker
2. Pejabat Pembuat Komitmen PPK)
3. Tim Teknis Satker/PPK
b) Unsur Pengawasan/Kuasa Direksi (Konsultan Pengawas)
1. Site Engineer (SE),
2. Quality Engineer (QLE) beserta Lab. Technision,
3. Quality Engineer/ Chief Inspector (QE/CI) beserta
Inspector dan Surveyor
c) Unsur Pelaksana (Kontraktor)

24
25
CONSTRUCTION PROCEDURE ( 1 )

C HE C K E D /
S T AR T R E Q UE S T AP P R O VE D AC T ION
YES

NO

R E V IS E D

BASIC PROCEDURE

26
CONSTRUCTION PROCEDURE ( 2 )

START PREPARATION PLANNING IMPLEMENTING MEASURING END

REQUEST REQUEST P
REQUEST
REQUEST FOR WORK FOR FOR
FOR INSPECTION MEASUREMENT
SURVEY

PROPOSED APPROVED
REQUEST
SHOP SHOP INSPECTION
FOR
DRAWING DRAWING RECORD
MATERIAL
TEST

PROPOSED APPROVED
WORK WORK QUALITY
REQUEST
METHOD METHOD RESULT/
FOR
STATEMENT STATEMENT RECORD
MOBILIZATION
EQUIPMENT

PROPOSED APPROVED
FOR TEST
TEST RESULT

ETC.

27
 F L O W C H A R T C O NT R A C T C H A NG E O R D E R ( C C O )

Identification probability change ~ GS given notice to SE all item as already

identification and like as change to contract

SE report SE make a note to book ~ SE investigate each change probability ,

to PM list of cantract change to make engineering report and justification
order appraise impact cost and time deliver to PM.

PM judge validity

No
contract change order
Verification leave it

Yes

No
New item
payment ?

Yes
~ PM decide and maintain all sistem
PM issue new item and resource alocation at item
payment potentially to change.

PM decide price new item Consultation with

payment Contractor and SE

costing sum value about

change

No ~ Employer give agreement payment

>10% from Aproved by in addition decide by PM.
contract value? PM

Yes
List of change to make note in format
Aproved by CONTRACT CHANGE ORDER
Employer

28
 F L O W C HAR T MO NT HL Y C E R T IF IC AT E

Contractor Submit ~ GS submit Monthly Statement

Monthly Statement (MS) include all endoser document
to SE

Monthly Statement ~ SE check Monthly Statement

Check by SE from GS

~ SE appraise and evaluation Monthly

Statement accordance with spesification
Verification of contract
No

Yes

~ PM knowledge MS along with all suporting

data (document)
Payment decided by PM

No
Verification ~ if Agree, PM produce
Monthly Certificate to Employer

Yes

Decided Sum of ~ Employer will take payment accordance

Payment to Employer with Monthly Certificate after approved by PM.

Employer execute payment

29
 JBIC ODA LOAN IP-529
TANJUNG PRIOK ACCESS ROAD CONSTRUCTION PROJECT, PHASE 1
PACKAGE 1 : SECTION E-1, ROROTAN - CILINCING

CONSULTANT CONTRACTOR SMCC-HK Jo.

REQUEST OF WORK
Schedule Work (Date & Time) : No.Request :
Location
Location&&Description
Description :: No.Shop Drawing :

No. Pay Item Item of Work Volume Unit Description

Equipment Labour
Description
Name Quantity Category Quantity

Shop Drawing
Sketch

EMPLOYER CONSULTANT CONTRACTOR

Approved by : Recieved by : Submitted by :
Date/Time : Date/Time : Date/Time :

(……………………….)

Check by :
Date/Time :

(………………………..) (……………………….) (………………………)

White = Contractor (original), Blue = Owner ,Yelow = Consultant

30
 JBIC ODA LOAN IP-529
TANJUNG PRIOK ACCESS ROAD CONSTRUCTION PROJECT, PHASE 1
PACKAGE 1 : SECTION E-1, ROROTAN - CILINCING

CONSULTANT CONTRACTOR SMCC-HK Jo.

REQUEST FOR INSPECTION

Schedule Work (Date & Time) : No.Request :
No.Shop Drawing :
Item of Work : Date of execution :
No.Item of Work : Scheme of content working :
Location & Description : Volume :

LIST OF PREPARATION

DOCUMENT OF WORKING LABOUR

NO. DESCRIPTION YES NO NO. EXPLANATION YES NO

1 PHOTO / VIDEO EARLY 1 CHIEF FORMAN
2 LEVEL CHECK DATA 2 FORMAN
3 QUALITY CONTROL TEST 3 CHIEF LABOUR
4 SHOP DRAWING 4 LABOUR
5 METHODE OF WORK 5 ENGINEER
6 SAFETY ( K3 ) 6 SURVEYOR
7 ENVIRONMENT 7 ASS.SURVEYOR
8 8 LABORAT
9 9 MECHANICAL
10 10 OPERATOR / DRIVER

EQUIPMENT MATERIAL

NO. DESCRIPTION QUANTITY NO. DESCRIPTION QUANTITY

1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
REMARKS :

Chief Inspector : ……………...………..……………..…...………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………..
Sign:
Laborat : ………...………..………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Sign:

Employer : ……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Sign:
EMPLOYER CONSULTANT CONTRACTOR
Approved by : Recieved by : Submitted by :
Date/Time : Date/Time : Date/Time :

(……………………….)

Check by :
Date/Time :

(………………………..) (……………………….) (………………………)

White = Contractor (original), Blue = Owner ,Yelow = Consultant

31
 CONTOH
PENANGANAN UTILITAS
33
34
PENYERAHAN PROYEK SELESAI
 Pendahuluan 2/3

IKHTISAR PENANGANAN PROYEK

Periode Pra Kontrak Periode Kontrak

Proses Periode Periode Periode

Pengadaan Persiapan Konstruksi Pemeli-
Pelaksanaan haraan

Pengend. Pelaks.

Design Tanda Serah Serah

dan Tangan Terima Terima
Dokumen Kontrak Sementara Akhir
Lelang Pekerjaan Pekerjaan
(PHO) (FHO)
Pengumuman Serah Terima
Lelang Lapangan
TUJUAN PENYERAHAN PROYEK SELESAI

• Review menyeluruh dan Penilaian Akhir

(Adm, Teknis/mutu, Visual).

• Penyerahan Tanggung Jawab.

 PANITIA PENILAI HASIL PEKERJAAN
SELESAI/PANITIA PENERIMA PEKERJAAN

 Susunan Panitia :
 Ketua (merangkap anggota).

 Sekretaris (merangkap anggota).

 Anggota.
 Unsur-unsur Anggota Panitia :
 Unsur atasan langsung
 Unsur proyek
 Unsur direksi teknis
 Jumlah keseluruhan panitia sebaiknya ganjil.
 KEGIATAN PERSIAPAN PHO
Pembentukan Penunjukan Tim
Panitia “PHO” Teknis
ya

Pemeriksaan Awal Meneliti laporan dan

Pekerjaan Rencana Pemeriksaan
Oleh
Selesai PengawasTeknis

tidak Permohonan Serah Terima Pemeriksaan

Sementara (PHO) Dari Pekerjaan /
Kontraktor Lapangan
 PELAKSANAAN PHO

Pemeriksaan -Cacat Waktu Tenggang

Pekerjaan/ (Grace Period)
-Tdk Sempurna

•Peringatan tidak Kemajuan

Perbaikan dan
•Ambil Alih Pekerjaan
Penyempurnaan
Memuaskan
•Sanksi

ya

Penyelesaian Berita Acara Masa

PHO Pemeliharaan
 PEMERIKSAAN PEKERJAAN

Panitia (+unsur proyek + unsur kontraktor +

unsur konsultan supervisi) dibagi menjadi 3 tim sbb :

A. Pemeriksaan Kantor (Office Examination).

* Adm. * Keu. * Teknik.

B. Pengujian Mutu (Quality Control).

Dimensi (Panjang, Lebar, Tebal).
 Mutu (Pengambilan Contoh + Pengujian).

C. Pengamatan Lapangan (Site/Visual Observation).

Defacts.
Deficiencies.
 OFFICE EXAMINATION
(Pemeriksaan Kantor / ADM)

Evaluasi ketaatan, kelengkapan, kebenaran Adm. selama

pelaksanaan proyek.

1. Adm. Organisasi & Personil.

2. Adm. Keuangan.
3. Adm. Teknis.
4. Laporan Proyek.
5. Adm. Kekayaan milik negara.
 QUALITY CONTROL
(Pengujian Mutu)

1. Daftar Pengujian mutu yang dilaksanakan (jenis pekerjaan

& dokumen pelaksanaan pengujian).
2. Pengambilan contoh dilapangan secara random.
3. Pengukuran dimensi (Tebal, Panjang, Lebar).
4. Pengujian Mutu.
 CONTOH: PENGAWASAN DENGAN
PENGAMBILAN SAMPEL UN TUK KONSTRUKSI
JALAN

T
2. Dimensi
1. Ekstraksi
a
P
b

I I
a = Lapis Penutup
c
b = Pondasi Atas
d
c = Pondasi Bawah
d = Tanah Dasar
 VISUAL OBSERVATION (Pengamatan
Lapangan)

1. Pengamatan dilakukan dari titik awal s/d titik akhir

Proyek.
2. Diamati secara cermat adanya cacat/ kerusakan
(devacts) dan adanya kekurangan/ketidak sempurnaan
(deficiencies).
3. Yang harus diamati seluruh jenis pekerjaan yang ada
dalam kontrak.
4. Dicatat, dibahas cara penanganan, waktu pelaksanaan
dan menetapkan penanggung jawab pembiayaannya.
 MASA PEMELIHARAAN

 Rencana Kerja Pemeliharaan

 Cara pelaksanaan pemeliharaan.
 Penyediaan peralatan, bahan, tenaga kerja &
jadwal pelaksanaan.
 Rencana kegiatan : Har drainase, timbunan
/galian/longsoran; perkerasan & batu.
 Pengendalian Pelak. Pemel.
 Terus menerus selama masa pemel.
 Cacat ditanggulangi sedini mungkin.
 Kondisi perkim waktu PHO tetap terpelihara
selama masa pemeliharaan.
 PELAKSANAAN FHO

Pemeliharaan Permohonan FHO dari Pemeriksaan

Selesai Kontraktor Pek. Pemel

Tdk - Cacat.
-Tegoran.
Memuaskan
-Sanksi/ ambil - Kurang.
alih.

ya

Berita Acara -Perbaikan.

FHO -Penyempurnaan