1.materi Sosialisasi Pengawasan

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
SOSIALISASI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN GROBOGAN
Grobogan, Rabu 14 November 2018

STATISTICS
INDONESIA
34 416 98 7.145 82.395* 255.461.700
PROVINSI KABUPATEN KOTA KECAMATAN DESA PENDUDUK
*) Berdasarkan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 97 Tahun 2016 tentang Rincian Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Tahun Anggaran 2017 jumlah Desa di Indonesia sebanyak 74.954 Desa.
Sumber:
www.bps.go.id
Diakses tanggal 2015-10-04
[definition]
Definisi Arsip
DEFINITION
Arsip
Adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sumber: UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

DEFINITION
Dokumen Elektronik
adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan
dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik,
optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat,
ditampilkan, dan/atau didengar melalui
Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk
tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto atau
sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses,
simbol atau perforasi yang memiliki makna
atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang
mampu memahaminya.
Sumber: UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE

Arsip Milik Negara
merupakan arsip yang tercipta
dari kegiatan lembaga negara
dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara.
[purpose, objectives, and philosophy]
Maksud, Tujuan, dan Filosofi

ADVANTAGES
Arsip Tertata Rapih
Perencanaan dan 1 2
Dukungan
Pengambilan Keputusan Pelayanan Publik
Pelindungan Hak 3 4 Bahan

Keperdataan Rakyat Pertanggungjawaban
Pelindungan Aset dan 5 6 Pembelajaran

Kekayaan Intelektual Bagi Anak Cucu
Identitas dan Memori 7 8 Pelindungan

Kolektif Eksistensi Bangsa
Alat Bukti Hukum

UTILITY
Arsip dan hak-hak keperdataan rakyat.

Pertemuan I Pernikahan I Hubungan Keluarga I
Kehamilan I Kelahiran I Kelulusan I Kebersamaan I
Kepemilikan Harta I Kematian
UTILITY
LAW EVIDENCE
ARSIP alat bukti hukum
LAW EVIDENCE
ARSIP alat bukti hukum
sumber: http://www.rmol.co/read/2013/12/22/137359/4-
Orang-Arsip-Bea-Cukai-Digarap-Penyidik-6-Jam-
UTILITY
Arsip dan Aset Arsip dan Aset Arsip dan Aset

Lepasnya aset-aset Pemda Aset itu sama halnya dengan PT. KAI mengaku sering kalah
disebabkan tidak lengkapnya arsip, sehingga gampang dalam persidangan untuk
arsip aset tersebut. diketahui dan dicari. Saat ini mempertahankan aset milik
Salah satunya DKI Jakarta pengelolaannya tidak diarsipkan mereka. Pasalnya, perseroan lalai
kehilangan Kantor lama dengan baik, sehingga banyak menyimpan arsip yang terkait
Walikota di Jl. S.Parman. aset yang berpindah tangan. dengan aset negara tersebut.
 Persengketaan antara Indonesia dengan
Malaysia, mencuat pada tahun 1967 ketika
dalam pertemuan teknis hukum laut antara
kedua negara, masing-masing negara ternyata
memasukkan pulau Sipadan yang berada
di Selat Makassar yaitu Pulau Sipadan (luas:
50.000 meter²) dan Pulau Ligitan ke dalam
batas-batas wilayahnya. UTILITY
 Untuk menghadapai sengketa ini, Indonesia
sampai menyewa lima penasehat hukum asing
dan tiga peneliti asing untuk membuktikan
kepemilikannya.
 Penyelesaian dilakukan melalui jalur hukum
Mahkamah Internasional.
UTILITY
sisakan udara bersih untuk kami

sisakan air bersih untuk kami
sisakan kekayaan alam untuk kami
wariskan kami informasi

tentang kekinianmu,
agar kami dapat belajar
dari kegagalan dan kejayaanmu
dalam mengelola negeri ini ...
[expectations and reality]
Kenyataan dan Harapan

PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
RESULT
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL

PEMERINTAHAN DAERAH KABUPATEN/KOTA SE-INDONESIA
TAHUN 2017
SANGAT BAIK BAIK CUKUP KURANG BURUK
BURUK
425
84%
KURANG
49
10%
CUKUP SANGAT BAIK
BAIK 0
25
8 0%
5%
1%
KABUPATEN/KOTA PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN
2017
0 SANGAT BAIK ?
8 BAIK ?
25 CUKUP ?
49 KURANG ?
425 BURUK ?
2018
Copyright © 2018, Archivist - Accreditation Center, National Archives of the Republic of Indonesia.
PERINGKAT KABUPATEN/KOTA SE-INDONESIA TAHUN 2017
RESULT
PERINGKAT
PROVINSI KABUPATEN/KOTA KATEGORI
NASIONAL
1 JAWA TIMUR KOTA SURABAYA BAIK
2 JAWA TIMUR KABUPATEN PROBOLINGGO BAIK
3 KALIMANTAN SELATAN KABUPATEN HULU SUNGAI UTARA BAIK
4 BANTEN KABUPATEN TANGERANG BAIK
5 JAWA TIMUR KABUPATEN MALANG BAIK
6 JAWA TENGAH KABUPATEN PURWOREJO BAIK
7 JAWA TIMUR KABUPATEN TUBAN BAIK
8 JAWA TIMUR KOTA PROBOLINGGO BAIK
9 JAWA BARAT KABUPATEN BOGOR CUKUP
10 DI YOGYAKARTA KABUPATEN SLEMAN CUKUP
11 JAWA TENGAH KABUPATEN MAGELANG CUKUP
12 DI YOGYAKARTA KOTA YOGYAKARTA CUKUP
13 BALI KABUPATEN BADUNG CUKUP
14 JAWA TIMUR KABUPATEN LUMAJANG CUKUP
15 JAWA TIMUR KABUPATEN TULUNGAGUNG CUKUP
16 JAWA TIMUR KOTA MADIUN CUKUP
17 SUMATERA SELATAN KOTA PALEMBANG CUKUP
18 SUMATERA UTARA KOTA MEDAN CUKUP
19 NUSA TENGGARA BARAT KOTA MATARAM CUKUP
20 JAWA TIMUR KOTA BLITAR CUKUP
RESULT
PERINGKAT
NASIONAL
21 JAWA BARAT KOTA BEKASI CUKUP
22 JAWA TIMUR KABUPATEN NGANJUK CUKUP
23 SULAWESI SELATAN KABUPATEN LUWU TIMUR CUKUP
24 JAWA TIMUR KABUPATEN MAGETAN CUKUP
25 JAWA TENGAH KABUPATEN SRAGEN CUKUP
26 JAWA TENGAH KOTA MAGELANG CUKUP
27 SUMATERA SELATAN KABUPATEN BANYUASIN CUKUP
28 JAWA BARAT KABUPATEN SUKABUMI CUKUP
29 JAWA TENGAH KABUPATEN JEPARA CUKUP
30 SUMATERA SELATAN KABUPATEN OGAN KOMERING ULU CUKUP
31 JAWA TIMUR KABUPATEN BANYUWANGI CUKUP
32 BANTEN KOTA CILEGON CUKUP
33 JAWA BARAT KABUPATEN BEKASI KURANG
34 JAWA TIMUR KOTA BATU KURANG
35 JAWA TIMUR KOTA PASURUAN KURANG
36 NUSA TENGGARA BARAT KABUPATEN SUMBAWA KURANG
37 JAWA TIMUR KABUPATEN BLITAR KURANG
38 JAWA TIMUR KABUPATEN GRESIK KURANG
39 JAWA TENGAH KABUPATEN CILACAP KURANG
40 JAWA BARAT KOTA CIREBON KURANG
RESULT
PERINGKAT
NASIONAL
81 SUMATERA SELATAN KABUPATEN MUSI BANYUASIN KURANG
82 JAWA TIMUR KABUPATEN JEMBER KURANG
83 JAWA TIMUR KOTA KEDIRI KURANG
84 DI YOGYAKARTA KABUPATEN KULON PROGO KURANG
85 JAWA TENGAH KABUPATEN GROBOGAN BURUK
86 JAWA TIMUR KABUPATEN BOJONEGORO BURUK
87 JAWA TIMUR KABUPATEN PACITAN BURUK
88 KALIMANTAN BARAT KOTA SINGKAWANG BURUK
89 JAWA TIMUR KABUPATEN LAMONGAN BURUK
90 BANTEN KABUPATEN LEBAK BURUK
91 JAWA TENGAH KABUPATEN PEKALONGAN BURUK
92 JAWA TIMUR KABUPATEN NGAWI BURUK
93 KALIMANTAN BARAT KABUPATEN SINTANG BURUK
94 KALIMANTAN SELATAN KABUPATEN TABALONG BURUK
95 KEP. BANGKA BELITUNG KABUPATEN BANGKA BARAT BURUK
96 KEP. BANGKA BELITUNG KABUPATEN BANGKA SELATAN BURUK
97 JAWA TENGAH KABUPATEN KARANGANYAR BURUK
98 JAWA TENGAH KABUPATEN KEBUMEN BURUK
99 JAWA TENGAH KABUPATEN DEMAK BURUK
100 JAWA TENGAH KABUPATEN KUDUS BURUK
RESULT
PERINGKAT
NASIONAL
501 PAPUA KABUPATEN INTAN JAYA BURUK
502 PAPUA KABUPATEN LANNY JAYA BURUK
503 PAPUA KABUPATEN MAMBERAMO RAYA BURUK
504 PAPUA KABUPATEN NDUGA BURUK
505 PAPUA KAB. PEGUNUNGAN BINTANG BURUK
506 PAPUA KABUPATEN PUNCAK BURUK
507 SULAWESI TENGGARA KABUPATEN KOLAKA TIMUR BURUK/
TIDAK DINILAI
508 PAPUA KABUPATEN PUNCAK JAYA TIDAK
DILAKUKAN
AUDIT
KEARSIPAN
EKSTERNAL
KETERSEDIAAN 4 (EMPAT) PILAR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PEMERINTAHAN DAERAH KABUPATEN/KOTA SE-INDONESIA
TAHUN 2017
600
500
33 PROVINSI
400
300
200
100
0
TND KA SKKAAD JRA
TIDAK ADA 101 267 495 296
ADA 406 240 12 211
Tata Naskah Dinas (TND)

Klasifikasi Arsip (KA)
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD)
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
TATA NASKAH DINAS
KESESUAIAN TATA NASKAH DINAS YANG SUDAH DITETAPKAN

PADA PEMERINTAHAN DAERAH KABUPATEN/KOTA
TAHUN 2017
TIDAK SESUAI
391 Kab/Kota
96%
SESUAI
15 Kab/Kota
4%
KLASIFIKASI ARSIP
KESESUAIAN KLASIFIKASI ARSIP YANG SUDAH DITETAPKAN

TAHUN 2017
TIDAK SESUAI
221 Kab/Kota
92%
SESUAI
19 Kab/Kota
8%
JADWAL RETENSI ARSIP
RINCIAN KETERSEDIAAN JRA

TAHUN 2017
ADA TIDAK
450 403 394

400 346 328
350
300
250
161 179
200
150 104 113
100
50
0
JRA Substantif JRA Fasilitatif JRA Fasilitatif JRA Fasilitatif (Non
(Kepegawaian) (Keuangan) Kepegawaian &
Non Keuangan)
JADWAL RETENSI ARSIP
KESESUAIAN JRA DENGAN PRA

TAHUN 2017
SESUAI BELUM SESUAI
117
120
97
100
80 64 64 62 58 55
60
40
40
20
0
JRA Substantif JRA Fasilitatif JRA Fasilitatif JRA Fasilitatif (Non
(Kepegawaian) (Keuangan) Kepegawaian &
Non Keuangan)
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
RINCIAN KETERSEDIAAN PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

TAHUN 2017
ADA BELUM ADA
465
500
450 364 358
400
350
300
250 143 149
200
150 42
100
50
0
Pedoman Pengelolaan Arsip Pedoman Penyusutan Arsip Pedoman
Inaktif Pengelolaan/Program Arsip
Vital
PELAKSANAAN PEMBINAAN
400 500
466 474
350 450
334 433
400
300 302
350
250 300
200 250
150
205 200
173
150
100
74 100
50
41 33 50
0 0
Pemerintahan Organisasi
SKPD/OPD BUMD Swasta
Desa Kemasyarakatan
SUDAH 334 302 41 74 33
BELUM 173 205 466 433 474
KABUPATEN/KOTA
SARPRAS Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi
Ruang Pimpinan Ruang Fungsional Ruang Rapat

Belum Ada
Ada 0% 28%
11% Belum
0% Ada
41%
Belum
Ada Ada
Ada 0% 59%
72%
89%
Ruang Transit Ruang Pengolahan Ruang Restorasi

0%
Ada
Ada 8%
20% 0%
Belum Belum Ada

Ada Ada 41%
0% Belum
80% 59%
Ada
92%
KETERSEDIAAN RUANG PADA LKD KABUPATEN/KOTA TAHUN 2017

[Result]
Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal

Terhadap Pemda Kabupaten/Kota Se-Jawa
Tahun 2017
RESULT
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

PEMERINTAHAN DAERAH KABUPATEN/KOTA SE-JAWA
TAHUN 2017
SANGAT BAIK BAIK CUKUP KURANG BURUK
KURANG
31
28%
CUKUP
BURUK
17
58
15%
51%
BAIK
7
SANGAT BAIK
6%
0
0%
KABUPATEN/KOTA SE-JAWA
2017
0 SANGAT BAIK ?
7 BAIK ?
17 CUKUP ?
31 KURANG ?
58 BURUK ?
2018
RESULT
PERINGKAT KABUPATEN/KOTA SE-JAWA 2017

PERINGKAT PERINGKAT
NO. PROVINSI KABUPATEN/KOTA KATEGORI
PULAU JAWA NASIONAL
1 JAWA TIMUR KOTA SURABAYA BAIK 1 1
2 JAWA TIMUR KABUPATEN PROBOLINGGO BAIK 2 2
3 BANTEN KABUPATEN TANGERANG BAIK 3 4
4 JAWA TIMUR KABUPATEN MALANG BAIK 4 5
5 JAWA TENGAH KABUPATEN PURWOREJO BAIK 5 6
6 JAWA TIMUR KABUPATEN TUBAN BAIK 6 7
7 JAWA TIMUR KOTA PROBOLINGGO BAIK 7 8
8 JAWA BARAT KABUPATEN BOGOR CUKUP 8 9

9 DI YOGYAKARTA KABUPATEN SLEMAN CUKUP 9 10
10 JAWA TENGAH KABUPATEN MAGELANG CUKUP 10 11
11 DI YOGYAKARTA KOTA YOGYAKARTA CUKUP 11 12
12 JAWA TIMUR KABUPATEN LUMAJANG CUKUP 12 14
13 JAWA TIMUR KABUPATEN TULUNGAGUNG CUKUP 13 15
14 JAWA TIMUR KOTA MADIUN CUKUP 14 16
15 JAWA TIMUR KOTA BLITAR CUKUP 15 20
16 JAWA BARAT KOTA BEKASI CUKUP 16 21
17 JAWA TIMUR KABUPATEN NGANJUK CUKUP 17 22
18 JAWA TIMUR KABUPATEN MAGETAN CUKUP 18 24
19 JAWA TENGAH KABUPATEN SRAGEN CUKUP 19 25
20 JAWA TENGAH KOTA MAGELANG CUKUP 20 26
RESULT

PERINGKAT PERINGKAT
PULAU JAWA NASIONAL
41 JAWA TIMUR KABUPATEN PASURUAN KURANG 41 63
42 JAWA TENGAH KOTA SURAKARTA KURANG 42 65
43 JAWA TENGAH KABUPATEN TEMANGGUNG KURANG 43 66
44 JAWA BARAT KABUPATEN PURWAKARTA KURANG 44 67
45 DI YOGYAKARTA KABUPATEN GUNUNGKIDUL KURANG 45 69
46 JAWA TENGAH KABUPATEN WONOSOBO KURANG 46 71
47 BANTEN KOTA TANGERANG KURANG 47 73
48 JAWA TENGAH KABUPATEN BANYUMAS KURANG 48 74

49 JAWA BARAT KOTA TASIKMALAYA KURANG 49 78
50 JAWA TIMUR KABUPATEN PONOROGO KURANG 50 79
51 JAWA BARAT KABUPATEN GARUT KURANG 51 80
52 JAWA TIMUR KABUPATEN JEMBER KURANG 52 82
53 JAWA TIMUR KOTA KEDIRI KURANG 53 83
54 DI YOGYAKARTA KABUPATEN KULON PROGO KURANG 54 84
55 JAWA TENGAH KABUPATEN GROBOGAN BURUK 55 85
56 JAWA TIMUR KABUPATEN BOJONEGORO BURUK 56 86
57 JAWA TIMUR KABUPATEN PACITAN BURUK 57 87
58 JAWA TIMUR KABUPATEN LAMONGAN BURUK 58 89
59 BANTEN KABUPATEN LEBAK BURUK 59 90
60 JAWA TENGAH KABUPATEN PEKALONGAN BURUK 60 91
RESULT

PERINGKAT PERINGKAT
PULAU JAWA NASIONAL
61 JAWA TIMUR KABUPATEN NGAWI BURUK 61 92
62 JAWA TENGAH KABUPATEN KARANGANYAR BURUK 62 97
63 JAWA TENGAH KABUPATEN KEBUMEN BURUK 63 98
64 JAWA TENGAH KABUPATEN DEMAK BURUK 64 99
65 JAWA TENGAH KABUPATEN KUDUS BURUK 65 100
66 JAWA BARAT KABUPATEN MAJALENGKA BURUK 66 102
67 JAWA BARAT KOTA BOGOR BURUK 67 103
68 JAWA TENGAH KABUPATEN REMBANG BURUK 68 105

69 JAWA TENGAH KOTA SALATIGA BURUK 69 106
70 JAWA BARAT KOTA BANDUNG BURUK 70 107
71 JAWA BARAT KABUPATEN CIREBON BURUK 71 108
72 JAWA TIMUR KOTA MALANG BURUK 72 109
73 JAWA TENGAH KABUPATEN WONOGIRI BURUK 73 111
74 JAWA TENGAH KABUPATEN PURBALINGGA BURUK 74 116
75 JAWA TENGAH KABUPATEN SUKOHARJO BURUK 75 120
76 JAWA BARAT KABUPATEN CIANJUR BURUK 76 124
77 JAWA BARAT KOTA DEPOK BURUK 77 125
78 JAWA TIMUR KABUPATEN SUMENEP BURUK 78 126
79 JAWA TIMUR KABUPATEN KEDIRI BURUK 79 131
80 JAWA TIMUR KABUPATEN MOJOKERTO BURUK 80 132
RESULT

PERINGKAT PERINGKAT
PULAU JAWA NASIONAL
101 JAWA TIMUR KABUPATEN TRENGGALEK BURUK 101 200
102 JAWA BARAT KOTA CIMAHI BURUK 102 202
103 JAWA TENGAH KABUPATEN BATANG BURUK 103 209
104 JAWA TIMUR KABUPATEN BANGKALAN BURUK 104 219
105 JAWA TENGAH KABUPATEN KLATEN BURUK 105 223
106 JAWA BARAT KABUPATEN TASIKMALAYA BURUK 106 227
107 BANTEN KOTA SERANG BURUK 107 233
108 JAWA BARAT KOTA BANJAR BURUK 108 235

109 JAWA BARAT KOTA SUKABUMI BURUK 109 241
110 JAWA TENGAH KABUPATEN TEGAL BURUK 110 256
111 BANTEN KABUPATEN SERANG BURUK 111 271
112 BANTEN KABUPATEN PANDEGLANG BURUK 112 352
113 JAWA BARAT KABUPATEN PANGANDARAN BURUK 113 455
REALITY
EXPECTATIONS
5 Aplikasi Pengelolaan Arsip
4 Ketersediaan Prasarana & Sarana
3 Penataan Arsip
2 Ketersediaan SDM Kearsipan
1 Membangun Sistem Pengelolaan DO IT

(4 Pilar & Pedoman Penyelenggaraan)
SKN
3
PENGELOLAAN ARSIP
2 PENDANAAN
PEMBINAAN KEARSIPAN
1 SARPRAS KEARSIPAN
KEBIJAKAN KEARSIPAN
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ORGANISASI KEARSIPAN
SDM KEARSIPAN
PENYELENGGARAAN keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan

KEARSIPAN pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung
oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya.
TUJUAN
PENYELENGGARAAN Menjamin pelindungan
KEARSIPAN Menjamin terciptanya arsip kepentingan negara dan hak-
dari kegiatan yang dilakukan hak keperdataan rakyat
oleh lembaga negara, melalui pengelolaan dan
pemerintahan daerah, pemanfaatan arsip yang
lembaga pendidikan, autentik dan terpercaya
perusahaan, organisasi
politik, organisasi Menjamin keselamatan dan
kemasyarakatan, dan keamanan arsip sebagai bukti
MENDINAMISKAN perseorangan, serta ANRI pertanggungjawaban dalam
PENYELENGGARAAN sebagai penyelenggara kehidupan bermasyarakat,
KEARSIPAN NASIONAL kearsipan nasional berbangsa, dan bernegara
SEBAGAI SUATU SISTEM
YANG KOMPREHENSIF
DAN TERPADU Menjamin ketersediaan arsip Menjamin keselamatan aset
yang autentik dan terpercaya nasional dalam bidang
sebagai alat bukti yang sah ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas
Menjamin terwujudnya dan jati diri bangsa
pengelolaan arsip yang andal
dan pemanfaatan arsip Meningkatkan kualitas
sesuai dengan ketentuan pelayanan publik dalam
peraturan perundang- pengelolaan dan pemanfaatan
undangan arsip yang autentik dan
terpercaya
Pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
KEBIJAKAN NASIONAL
Pembinaan Kearsipan Pengelolaan Arsip

arah, tujuan, dan sasaran, sistem pengelolaan arsip
kewenangan, aspek dan dinamis dan pengelolaan
jenis, metode dan tata cara arsip statis.
pembinaan kearsipan.
Pembangunan SIKN Organisasi Kearsipan

dan Pembentukan JIKN standar fungsi, penjaminan
ketentuan fungsional, mutu, peningkatan kapasitas
persyaratan pembentukan unit kearsipan dan
SIKN dan JIKN, pengaturan, lembaga kearsipan.
penyediaan, dan Prasarana dan Sarana
penggunaan informasi
kearsipan dalam satu standar fungsi, penjaminan
kesatuan sistem nasional. mutu, peningkatan kapasitas
unit kearsipan dan lembaga
Pengembangan kearsipan.
Sumber Daya Sosialisasi Kearsipan
Manusia strategi dan diseminasi
kompetensi, pendidikan dan pencapaian visi dan misi
pelatihan, pembinaan, serta penyelenggaraan kearsipan.
penjaminan mutu sumber
daya manusia kearsipan. Kerja sama
Pelindungan dan prinsip dan ruang lingkup
kerja sama kearsipan.
Penyelamatan Arsip
kriteria, tanggung jawab, dan Pendanaan
strategi pelindungan dan program dan pendanaan
penyelamatan arsip. penyelenggaraan kearsipan.
KEBIJAKAN INTERNAL
Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip

amanat Pasal 32 ayat (3) amanat Pasal 32 ayat (3)
PP 28/2012. PP 28/2012.
Jadwal Retensi Arsip
Sistem Klasifikasi amanat Pasal 53, 54, dan 55
Keamanan dan Akses PP 28/2012.
Arsip Dinamis Susunan Organisasi,
amanat Pasal 32 ayat (3) Fungsi, dan Tugas
PP 28/2012.
Unit Kearsipan pada
Lembaga Negara
Program Arsip Vital
amanat Pasal 130 (4)
amanat Pasal 50 ayat (4)
PP 28/2012
PP 28/2012.
Fungsi Lembaga
Susunan Organisasi, Kearsipan Daerah
Fungsi, Tugas dan Provinsi, Daerah
Tanggung Jawab Unit Kabupaten/Kota,
Kearsipan pada Perguruan Tinggi
Pemerintahan Daerah amanat Pasal 146
PP 28/2012.
Provinsi,
Alih Media Arsip
Pemerintahan Daerah
amanat Pasal 49 ayat (2)
Kabupaten/Kota,
PP 28/2012.
Perguruan Tinggi,
Pemindahan Arsip
BUMN dan BUMD Inaktif di Lingkungan
amanat Pasal 137 BUMN dan BUMD
PP 28/2012.
amanat Pasal. 64 PP 28/2012.
PEMBINAAN
● Pencipta Arsip Tingkat Pusat dan Tingkat Daerah

● LKD Provinsi
● LKD Kabupaten/Kota
● LKPT
ANRI
● Pencipta Arsip di Lingkungan Daerah Provinsi
● LKD Kabupaten/Kota
LKD PROVINSI
● Pencipta Arsip di Lingkungan Daerah Kabupaten/Kota
LKD KAB./KOTA ● Satuan Kerja pada Rektorat

● Fakultas
● Civitas Akademika, dan/atau
● Unit kerja dengan sebutan lain di Lingkungan Perguruan Tinggi
LK PERGURUAN TINGGI
PEMBINAAN
NASIONAL
koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional;
pemberian pedoman dan standar kearsipan;
pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi

pelaksanaan kearsipan;
sosialisasi kearsipan;
pengawasan kearsipan;
pendidikan dan pelatihan kearsipan;
perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, dan

evaluasi;
akreditasi dan sertifikasi.

PEMBINAAN
PROV/KAB/KO/PTN
koordinasi penyelenggaraan kearsipan;
penyusunan pedoman kearsipan;
pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi

pelaksanaan kearsipan;
sosialisasi kearsipan;
pendidikan dan pelatihan kearsipan;
perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.

PAD
DINAMIS
• PEMBUATAN • PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

• PENERIMAAN • PENATAAN ARSIP INAKTIF
• PENYIMPANAN ARSIP
• ALIH MEDIA ARSIP
• SKKAAD • JRA
PENCIPTAAN PENGGUNAAN PEMELIHARAAN PENYUSUTAN

• TND • KA
• KA • SKKAAD
• SKKAAD
• PEMINDAHAN A. INAKTIF
• PENGGUNA INTERNAL
• PEMUSNAHAN A.
• PENGGUNA EKSTERNAL
• PENYERAHAN A. STATIS
PUSAT AKREDITASI KEARSIPAN PAS
STATIS
• VERIFIKASI LANGSUNG • PREVENTIF

• VER. TIDAK LANGSUNG • KURATIF
• PERKA ANRI 27/2011 • PERKA ANRI 28/2011
AKUISISI PENGOLAHAN PRESERVASI AKSES

• PERKA ANRI 31/2011 • PERKA ANRI 23/2011
• DAFTAR ARSIP STATIS

• INVENTARIS ARSIP STATIS • LANGSUNG
• GUIDE ARSIP STATIS • TIDAK LANGSUNG
PENGELOLAAN ARSIP
AKUISISI
PENCIPTAAN 1. Perka ANRI 31/2011
2. Perka ANRI 29/2011
1. Tata Naskah Dinas Perka ANRI 2/2014
2. Klasifikasi Arsip Perka ANRI 19/2012 4. Perka ANRI 17/2012
PENGGUNAAN PENGOLAHAN
1. Klasifikasi Arsip 1. Perka ANRI 27/2011
2. Sistem Klasifikasi 2. Perka ANRI 16/2012
Keamanan dan
Akses Arsip ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
Dinamis
PEMELIHARAAN PRESERVASI
1. Klasifikasi Arsip
Perka ANRI 23/2011
2. Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
Dinamis Perka ANRI 17/2011
AKSES
PENYUSUTAN
Jadwal Retensi Arsip Perka ANRI 22/2015 2. Perka ANRI 21/2011
dan 3. Perka ANRI 22/2011
Perka ANRI tt Pedoman Retensi Arsip (sesuai urusan)
SDMK
STRUKTURAL ARSIPARIS PENGELOLA ARSIP
KEDUDUKAN SEBAGAI MEMPUNYAI MEMPUNYAI FUNGSI,

TENAGA MANAJERIAL KEDUDUKAN HUKUM TUGAS, DAN
YANG MEMPUNYAI SEBAGAI TENAGA TANGGUNG JAWAB
FUNGSI, TUGAS, DAN PROFESIONAL YANG MELAKSANAKAN
TANGGUNG JAWAB MEMILIKI KEGIATAN
MELAKSANAKAN KEMANDIRIAN DAN KEARSIPAN
KEGIATAN INDEPENDEN DALAM
MANAJEMEN MELAKSANAKAN
KEARSIPAN FUNGSI DAN
TUGASNYA
ORGANISASI
Satuan Kerja pada Lembaga Negara

Rektorat UK UK BUMN
UK
Fakultas UK Swasta Nasional
UK
Civitas Akademika
UK Ormas Nasional
Unit dengan sebutan UK
lain di lingkungan UK Orpol Nasional
UK
Perguruan Tinggi
UK UK
Perangkat Daerah/ Perangkat Daerah/
Peny. Pemda Kab/Ko UK Penyelenggara Pemda Prov
UK
Desa/sebutan lain BUMD/Swasta Prov
BUMD/Swasta Kab/Ko UK UK
Ormas Prov
UK UK
Ormas Kab/Ko UK UK Orpol Prov
Orpol Kab/Ko Lembaga Negara di daerah
Prov dan Kab/Ko
sepanjang instansi
induknya tidak menentukan
lain
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi PENGORGANISASIAN
LEMBAGA
KEARSIPAN
Pengawasan I Akreditasi I Penghargaan I Sanksi PRASARANA DAN SARANA
1
GEDUNG
2
RUANG
3
PERALATAN
CENTRAL FILE UP
RECORD CENTRE UK
DEPOT LK
DEFINITION
PENGAWASAN proses kegiatan dalam menilai kesesuaian

KEARSIPAN prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dalam
penyelenggaraan kearsipan.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan
BENTUK
Pengawasan Atas Pelaksanaan Penyelenggaraaan Kearsipan

P
2
Penegakan Peraturan Perundang-Undangan di Bidang Kearsipan
Sumber: Pasal 16 ayat (1) PP 28 Tahun 2012

DASAR HUKUM
RULES AND REGULATIONS
Undang-Undang
1. Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah
2. Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Kepala Arsip Nasional R.I.

3. Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan
Kearsipan.
Keputusan Kepala Arsip Nasional R.I.

4. Nomor 53 Tahun 2018 tentang Instrumen Audit
Kearsipan.
JENIS
PENGAWASAN KEARSIPAN
PENGAWASAN KEARSIPAN
1 EKSTERNAL
LKD
ANRI
PROVINSI
Melaksanakan pengawasan Melaksanakan pengawasan

kearsipan eksternal terhadap: kearsipan eksternal terhadap:
Unit Kearsipan
LKD Kabupaten/Kota
Pencipta Arsip Tk. Pusat
Pencipta Arsip
LKD Provinsi
Tk. Provinsi
Pencipta Arsip
LKPTN
Tk. Kabupaten/Kota
2 INTERNAL
UK
LKD LKD
LKPT LN, BUMN/D,
PROVINSI KAB/KOTA
ORMAS/POL
Melaksanakan Melaksanakan Melaksanakan Melaksanakan

pengawasan kearsipan pengawasan kearsipan pengawasan kearsipan pengawasan kearsipan
internal terhadap: internal terhadap: internal terhadap: internal terhadap:
SKPD Satuan Kerja

SKPD Provinsi Unit Pengolah
Kabupaten/Kota pada Rektorat
Unit Kearsipan
Fakultas
Jenjang
Berikutnya sesuai
Civitas Akademika
wilayah
Unit dengan kewenangannya
sebutan lain di
perguruan tinggi
TIM PENGAWAS KEARSIPAN
EKSTERNAL INTERNAL
PUSAT DAERAH PUSAT DAERAH

INTERNAL
 Dibentuk oleh Pimpinan Pencipta Arsip (Menteri, Gubernur/Bupati/Walikota, Rektor atau Pimpinan
BUMN/BUMD/Organisasi kemasyarakatan/Organanisasi politik sesuai wilayah kewenangannya)
 Bertugas melaksanakan pengawasan pengelolaan arsip dinamis di lingkungannya.
 Tim Pengawas Kearsipan Internal terdiri atas:
● Pengarah
Dijabat oleh Sekretaris Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota, Wakil Rektor/sebutan lain yang
membidangi urusan administrasi, atau Sekretaris Perusahaan/yang setingkat.
● Penanggung jawab
Dijabat oleh Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/kota, Kepala Arsip
Universitas, atau Pimpinan Divisi Perusahaan yang membidangi urusan administrasi.
● Ketua Tim:
Dijabat oleh Kepala Bidang/Seksi yang menyelenggarakan urusan kearsipan, Kepala Unit
Kearsipan, atau pejabat fungsional Arsiparis serendah-rendahnya Arsiparis Muda
● Anggota:
Berjumlah paling kurang 1 (satu) orang pejabat fungsional Arsiparis dan 1 (satu) orang pejabat
fungsional Auditor/pejabat dibidang pengawasan atau pejabat fungsional tertentu.
 Tim Pengawas Kearsipan Internal berjumlah ganjil
 Tim Pengawas Kearsipan Internal harus mengikuti bimbingan teknis pengawasan kearsipan.
*TERM AND CONDITION
Dalam hal belum terpenuhinya keanggotaan tim pengawas

pada tim pengawas kearsipan eksternal atau internal,
keanggotaan tim dapat berasal dari pejabat fungsional
Arsiparis atau pejabat fungsional Auditor/pejabat di bidang
pengawasan di luar pencipta arsip atau daerah, yang telah
mengikuti bimbingan teknis pengawasan kearsipan.
OUR PROCESS
Step Two
Pelaksanaan Pengawasan
Berupa Audit Kearsipan
Step One Step Four
Perencanaan Program Monitoring Hasil
Pengawasan Kearsipan Pengawasan
Step Three
Penilaian Hasil
Pengawasan
PERENCANAAN PROGRAM PENGAWASAN KEARSIPAN
Perencanaan pengawasan penyelenggaraan kearsipan secara

nasional disusun oleh ANRI dengan melibatkan Pencipta Arsip
dan Lembaga Kearsipan yang disusun dalam Program Kerja
Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) yang meliputi:
01. JADWAL 02. OBJEK 03. PRIORITAS 04. ANGGARAN 05. JENIS DAN 06. LANGKAH KERJA
PELAKSANAAN PENGAWASAN METODE
PENGAWASAN
Instrumen Audit Kearsipan
Formulir Verifikasi Wawancara

RATING RESULT
GOAL
Tim pengawas GOOD
kearsipan GOVERNANCE
memberikan
nilai atas hasil
pengawasan
kearsipan yang
dituangkan
Sangat
dalam LAKI
Baik
Perolehan hasil penilaian
91 - 100
Baik
76 - 90
Cukup
61 - 75
Kurang
51 - 60
Buruk
≤50
FOR YOUR PRECIOUS TIME AND ATTENTION

1.materi Sosialisasi Pengawasan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

1.materi Sosialisasi Pengawasan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

SOSIALISASI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN GROBOGAN

Grobogan, Rabu 14 November 2018

34 416 98 7.145 82.395* 255.461.700

PROVINSI KABUPATEN KOTA KECAMATAN DESA PENDUDUK

Sumber: UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Sumber: UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE

Maksud, Tujuan, dan Filosofi

Arsip Tertata Rapih

Pelindungan Hak 3 4 Bahan

Pelindungan Aset dan 5 6 Pembelajaran

Identitas dan Memori 7 8 Pelindungan

Alat Bukti Hukum

Arsip dan hak-hak keperdataan rakyat.

Arsip dan Aset Arsip dan Aset Arsip dan Aset

sisakan udara bersih untuk kami

wariskan kami informasi

Kenyataan dan Harapan

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL

Tata Naskah Dinas (TND)

KESESUAIAN TATA NASKAH DINAS YANG SUDAH DITETAPKAN

KESESUAIAN KLASIFIKASI ARSIP YANG SUDAH DITETAPKAN

RINCIAN KETERSEDIAAN JRA

450 403 394

KESESUAIAN JRA DENGAN PRA

RINCIAN KETERSEDIAAN PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Ruang Pimpinan Ruang Fungsional Ruang Rapat

Ruang Transit Ruang Pengolahan Ruang Restorasi

Belum Belum Ada

KETERSEDIAAN RUANG PADA LKD KABUPATEN/KOTA TAHUN 2017

Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

PERINGKAT KABUPATEN/KOTA SE-JAWA 2017

8 JAWA BARAT KABUPATEN BOGOR CUKUP 8 9

PERINGKAT KABUPATEN/KOTA SE-JAWA 2017

48 JAWA TENGAH KABUPATEN BANYUMAS KURANG 48 74

PERINGKAT KABUPATEN/KOTA SE-JAWA 2017

68 JAWA TENGAH KABUPATEN REMBANG BURUK 68 105

PERINGKAT KABUPATEN/KOTA SE-JAWA 2017

108 JAWA BARAT KOTA BANJAR BURUK 108 235

4 Ketersediaan Prasarana & Sarana

2 Ketersediaan SDM Kearsipan

1 Membangun Sistem Pengelolaan DO IT

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ORGANISASI KEARSIPAN

PENYELENGGARAAN keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan

Pembinaan Kearsipan Pengelolaan Arsip

Pembangunan SIKN Organisasi Kearsipan

Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip

● Pencipta Arsip Tingkat Pusat dan Tingkat Daerah

LKD KAB./KOTA ● Satuan Kerja pada Rektorat

koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional;

pemberian pedoman dan standar kearsipan;

pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi

pendidikan dan pelatihan kearsipan;

perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, dan

akreditasi dan sertifikasi.

koordinasi penyelenggaraan kearsipan;

penyusunan pedoman kearsipan;

pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi

pendidikan dan pelatihan kearsipan;

perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.

• PEMBUATAN • PEMBERKASAN ARSIP AKTIF