Dosen Pembimbing:

Inggih Permana, ST, M.Kom

RANCANG NIP. 19881210 201503 1 006
BANGUN

SISTEM INFORMASI
ADRI DEYAKA
PENGARSIPAN SURAT 11653100219
BERBASIS WEB
STUDI KASUS : UPK DAPM KUBERI SINGINGI HILIR
 GARIS BESAR PERSENTASI

Pendahuluan Profil Landasan Analisis dan Implementasi Kesimpulan

Instansi Teori Perancangan
 01 LATAR
BELAKANG
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan di UPK Kuberi yaitu kepada
Bapak Misbah dan observasi langsung ke lokasi, terdapatnya beberapa permasalahan
dalam proses Pengarsipan Surat Secara Manual, Karna masih melakukan pencatatan di
buku besar, dan penyimpanan masih menggunakan banyak map arsip yg diletakkan di
sebuah lemari / rak – rak sehingga tidak efisien dan aman terlebih dalam jangka
panjang. Permasalahan lainnya yaitu tenaga kerja yang terbatas, menimbulkan kinerja
petugas yang dianggap lamban, serta sulit mencari berkas yang dibutuhkan di antara
banyaknya berkas, karena penyimpanannya masih menggunakan rak – rak atau lemari
sehingga berkas bertumpuk – tumpuk dan memakan banyak tempat.

Dengan adanya permasalahan tersebut maka diperlukan sebuah sistem

01
informasi untuk memudahkan pekerjaan pegawai pada Istansi Upk Kuberi
sehingga proses Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Bisa dilakukan dengan
mudah dan efisien.
02 RUMUSAN
MASALAH

“Bagaimana merancang Sistem Informasi Pengarsipan

Surat Berbasis Web pada UPK DAPM Kuberi Kecamatan
Singingi Hilir”.

02
 03 BATASAN
MASALAH
1. Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat dibangun berbasis web dan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan My SQL sebagai database.
2. Sistem yang dibangun hanya mencakup pengelolahan surat masuk, pengelolahan surat keluar, dan
pengelolahan disposisi.
3. Sistem ini dikelola oleh admin yang dalam hal ini adalah bagian Tata Usaha UPK DAPM KUBERI
Kecamatan Singingi HIlir.
4. Metode yang digunakan dalam menganalisa dan merancang sistem menggunakan metode Obejct
Oriented Analysis And Design (OOAD) dengan bantuan diagram Unified Modelling Language (UML).

03
5. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah waterfall model. Dalam tahapan waterfall ini
adalah fase analisis, sistem design, dan implementation (coding sistem).
04
04
1. Membangun sistem untuk memudahkan istansi
TUJUAN

dalam mengolah data Pengarsipan Surat.

2. Membangun sistem untuk memudahkan pihak
UPK Kuberi dalam menyimpan data Pengarsipan
Surat Masuk dan Keluar secara terkomputerisasi
dan sistematis.
3. Membangun sistem Untuk memudahkan dalam
pencarian berkas dan data.
 PROFIL INSTANSI
Upk Dapm Kuberi merupakan sebuah
istansi yang bergerak dibidang
keuangan Seperti simpan pinjam
kepada masyarakat.
semua kegiatan dan proses bisnis nya
dilakukan dikantor UPK Kuberi yang
terletak di Jl. Mandiri No. 01 Koto
Baru, kec. Singingi Hilir Kab. Pelayan dan Kegiatan bisnis yang
Kuantan Singingi. dilakukan oleh Upk Kuberi ini ada
beberapa macam seperti Simpan
Pinjam Untuk Kaum Wanita,
Tabungan(Sikompak), kemudian ada
jual barang elektronik, Jual beli
sepeda motor, bpjs ketenaga kerjaan,
jasa transfer uang dan pembayaran
pulsa serta listrik.
 LANDASAN TEORI
Rancangan Bangun
1 2
Menurut Jogiyanto (2005), Rancang
Bangun (desain) adalah tahap dari
setelah analisis dari siklus
pengembangan sistem yang
merupakan pendefinisian dari
kebutuhan-kebutuhan fungsional
3 OOAD
Object Oriented Analysis and Design
(OOAD) Metode yang digunakan
untuk analisa dan perancangan
perangkat lunak menurut Pressman
(2002)
Website
menggunakan protokol HTTP (Hypertext
Transfer Protocol) yang berjalan pada
TCP/IP yang diletakan pada sebuah web
server
Pengembangan Sistem Informasi UPK Kuberi
dengan model sistem yang dikembangkan dengan
4 Waterfall
memanfaatkan model atau paradigma siklus hidup
klasik atau lebih sering disebut Waterfall Model.
Model ini bersifat linear karena prosesnya mengalir
secara sekuensial mulai dari awal hingga akhir.
Model ini mensyaratkan setiap tahap harus
diselesaikan terlebih dahulu secara tuntas dan
penuh sebelum teruskan ke tahap berikutnya
untuk menghindari terjadinya pengulangan
tahapan. Hasil-hasilnya harus didokumentasikan
dengan baik (Tata Sutabri, 2004).
 LANDASAN TEORI
5 Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Robert A.
Leitch dan K. Roscoe Davis adalah
suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi 6
harian, mendukung operasi, bersifat Surat
manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan Menurut Atmosudirjo (2001 : 139)
pihak luar tertentu dengan surat adalah sehelai kertas yang
laporanlaporan yang diperlukan. ditulis (pada waktu ini umumnya
diketik) atas nama pribadi penulis,
atau atas nama kedudukanya dalam
organisasi, yang ditujukan pada suatu
alamat tertentu dan memuat sesuatu
“bahan komunikasi “.
 Analisis dan Perancangan
Sistem Yang Sedang Berjalan Usecase Sistem Usulan
 Analisis dan Perancangan
Class Diagram Sistem Usulan Struktur Menu Sistem Usulan
 DEMO SISTEM
PENGARSIPAN SURAT
 KESIMPULAN
1. Perancangan Sistem Informasi pengarsipan surat dibuat untuk
mempermudah UPK DAPM KUBERI Kecamatan Singingi Hilir dalam
pengarsipan surat.
2. Sistem ini juga dapat membantu pimpinan UPK DAPM KUBERI
Kecamatan Singingi Hilir dalam melakukan pengecekan surat yang masuk
dan keluar.
3. Sistem Informasi Pengelolaan Surat diharapkan dapat mempercepat dalam
menyelesaikan masalah yang dialami saat pencarian data yang lama,
disposisi surat, dan juga hilangnya surat-surat penting yang diarsip.
 SARAN

1. Diharapkan untuk kedepannya bisa dilakukan tahap pengembangan dan

pemeliharaan sistem informasi ini agar kegiatan administrasi Surat menyurat pada
UPK DAPM KUBERI Kecamatan Singingi Hilir semakin efisien dan efektif lagi.
2. Data-data yang sudah lama sebaiknya perlu di backup dahulu guna menghindari
kehilangan data bila terjadi kerusakan pada sistem atau pada perangkat keras
komputer.
TERIMA KASIH
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT
BERBASIS WEB