SISTEM PELAYANAN REKAM MEDIK

RAWAT JALAN
Hal yang perlu
diperhatikan:
 Cara Penulisan Nama
 Sistem Pemberian Nomor Pasien
 Cara Distribusi DRM
 Pengorganisasian DRM
 Alur Dan Prosedur Pelayanan RM Rajal
 Penyimpanan, Retensi dan Penghapusan DRM
 Pelaporan
 SISTEM PENERIMAAN PASIEN

Merupakan sebagian dari prosedur pelayanan

RS
Show window /front line dari pelayanan
Pembentuk image customer
Petugas harus ramah, sopan dan empathy
pada pasien
Pasien di kategorikan :
* Pasien berobat jalan
* Pasien rawat inap
SISTEM PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN
Dilihat dari segi pelayanan pasien dapat dibedakan :
Pasien yg dapat menunggu
♥ Pasien berobat jalan yg datang dengan perjanjian
♥ Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat

Dilihat dari jenis kedatangannya :

Pasien baru : Kali I datang kerumah sakit untuk berobat
Pasien lama : Pasien yg sebelumnya sudah pernah berkunjung ke
rumah sakit tersebut
LANJUTAN PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN ………

Dilihat dari cara kedatangan :

Dikirim oleh dokter praktek diluar RS
Dikirim oleh RS lain
Dikirim oleh Puskesmas/ unit kes lain
Datang atas kemauan sendiri.

Prosedur penerimaan pasien dapat disesuaikan dengan sistem

yang dianut oleh masing-masing RS.
 Alur Pasien rawat Jalan
Datang sendiri
Tempat
Dokter Praktek penerimaan
Ruj. Puskesmas Pasien Rawat
Jalan
Ruj RS Lain

Pernah
Follow Up berobat Tidak Nomor RM
Rawatan

Ya

Dirujuk
Dirawat Poliklinik
Ke RS Lain

Perlu berobat
Pendaftaran Perjanjian Ya ulang Tidak
Pulang
 Alur Dokumen Medik Pasien Rawat Jalan

PX ke
TPPRJ/Loket • Entry data kunj
Karcis
Ya
• No RM lama
Pernah ke Pernah ke Poli ? Ya
RSSA ? • Carikan RM RJ
Askes ? lama
Tidak Tidak
Ya • Entry Identitas & Kunj • Entry data Kunj
• Beri No. RM • No. RM lama
Komp. Askes
• Buatkan RM RJ • Buatkan RMRJ

Distr. RM
Ya
Poli Yg Dituju KONTROL
Pengisian RM Konsul ?

Poli Yg di Konsul
Krm Hsl Pem. Penunj
Isi Rekam medik

Unit Penunjang
Ya
Pem penunj ? •-SP Pem penunjang Buatkan hsl
pem penunj

Tidak
Ya TPPRI
Daftar Px dg No. RM sama dg
MRS ? RJ, Buatkan Status Ranap

Tidak Status
• VR Pintu Msk Kirim RM RJ RMRJ
IRD Rg Entry Data RMRJ IRNA
• Penelitian Kirim RM

• Pendidikan
Rg Filing RJ
 FUNGSI-FUNGSI YANG TERKAIT DENGAN TPP RAWAT
JALAN :
1. Fungsi Assembling (bertanggung jawab terhadap pengendalian nomor
rekam medis dan formulir rekam medis. Keterkaitannya adalah dalam
hal :
a) Penyediaan (alokasi nomor RM)
b) Pengendalian nomr RM agar tidak terjadi duplikasi
c) Pengendalian penggunaan formulir RM

2. Fungsi Filing (bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan

penyediaan DRM yang telah disimpan (DRM lama). Keterkaitannya
adalah dengan media komunikasi tracer dilakukan serah terima DRM
lama dengan bukti tertulis (pada buku ekspedisi)
 LANJUTAN FUNGSI...

3. Fungsi pelayanan klinis di Unit Rawat Jalan

(Poliklinik) bertanggung jawab terhadap
pencatatan data hasil pelayanan klinis.
Keterkaitannya adalah serah terima DRM
rawat jalan (dengan petugas distribusi RM)
dengan bukti tertulis pada buku ekspedisi.

4. Fungsi penerima pembayaran (bila

mendapat tugas penerimaan karcis),
bertanggung jawab terhadap penerimaan
pembayaran pasien. Keterkaitannya adalah
pencocokan antara jumlah pasien dengan
jumlah uang yang diterima kasir.
INFORMASI YG DIHASILKAN TPPRJ
1. Identitas pasien minimal tdd nama, umur, jenis kelamin,
alamat lengkap (nama jalan, nomor rumah, kota/kabupaten,
kode pos atau RT, RW, desa/kelurahan, kecamatan,
kota/kabupaten), pendidikan, pekerjaan, status perkawinan.
2. Identitas keluarga pasien (terutama untuk pasien anak2)
minimal meliputi hubungan dengan pasien, nama alamat
pekerjaan.
3. Cara pembayaran pelayanan kes meliputi Askes, Asuransi
lain, bayar sendiri, keringanan, gratis(askeskin),
perusahaan IKS (Ikatan Kerja sama), dll.
4. Kunjungan baru, kunjungan lama, dan jumlahnya setiap
hari.
5. Grafik atau laporan kunjungan pasien rawat jalan baru,
lama perbulan, golongan umur, jenis kelamin per wilayah.
6. Grafik atau laporan data pembayaran pasien rawat jalan.
7. Bila melakukan kompilasi data pelayanan, maka membuat
laporan morbiditas (RL2b)
 FORMULIR CATATAN YG DIGUNAKAN DI TPPRJ
1. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) untuk mencatat dan
mengindex pasien
2. KIB (Kartu Identitas Berobat) untuk mencatat identitas
pasien kemudian diserahkan kepada pasien
3. Formulir data dasar rekam medis, formulir pelayanan
rawat jalan dalam folder DRM baru untuk mencatat
identitas lengkap pasien baru yang mendaftar.
4. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, untuk
mencatat kegiatan pendaftaran pasien
5. Buku catatan penggunaan nomor rekam medis, untuk
mencatat penggunaan dan mengontrol nomor rekam
medis
6. Buku catatan penggunaan formulir rekam medis, mencatat
penggunaan dan mengontrol formulir rekam medis
7. Tracer untuk mencatat permintaan DRM lama ke fungsi
filing
8. Buku ekspedisi untuk mencatan serah terima DRM
JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK
SISTEM PEL DI TPPRJ

1. Prosedur penerimaan dan pendaftaran pasien

rawat jalan baru dan lama
2. Prosedur permintaan folder DRM baru dan
lama ke bagian filing
3. Prosedur pendistribusian folder DRM baru dan
lama ke Poliklinik yang dituju.
4. Prosedur pencocokan jumlah pasien dan
pembayaran dengan kasir rawat jalan.
 UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN YANG MENJAMIN
PELAKSANAAN SISTEM PELAYANAN REKAM
MEDIS DI TPPRJ
1. Penyerahan dan pembuatan KIB kepada pasien baru
2. Mencatat identitas lengkap di KIB, KIUP, data dasar RM
formulir pasien rawat jalan, buku register pendaftaran
pasien rawat jalan
3. Menyimpan KIUP urut abjad
4. Pencarian nomor RM bagi pasien lama yang tidak
membawa KIB
5. Menggunakan dan menyiapkan tracer untuk meminta folder
DRM lama ke filing
6. Menggunakan buku ekspedisi untuk serah terima DRM
 TUGAS PERORANGAN :
1. Buatkan Prosedur Pelayanan Rekam Medik bagi
Pasien Baru
2. Buatkan Prosedur Pelayanan Rekam Medik bagi
Pasien Lama
3. Buatkan Prosedur Pelayanan Rekam Medik bagi
Pasien Bermasalah
 Nama RS dan Judul SPO
LOGO No Dokumen No Revisi Hal

Tanggal terbit Ditetapkan :

Direktur RS
Pengertian Berisi penjelasan dan atau definisi ttg istilah yg mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian
Tujuan Berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci “ sebagai acuan
penerapan langkah2 untuk ........................................................................

Kebijakan Kebijakan RS / unit kerja yg menjadi dasar dan garis besar dibuatnya SPO tsb.
Dapat terkait dg beberapa kebijakan yg mendasari SPO tsb. Dapat juga 1
kebijakan menjadi dasar beberapa SPO, shg tercantum dalam beberapa SPO
yg dipayunginya

Prosedur Bagian utama yg menguraikan langkah2 kegiatan untuk menyelesaikan

proses kerja dan staf yg berwenang.
Didalamnya dapat dicantumkan alat/formulir/fasilitas yg digunakan, waktu,
frekensi dlm proses kerja Tsb. Bila memungkinkan diuraikan secara lengkap
unsur2 yg menyangkut SIAPA, APA, DIMANA, KAPAN dan BAGAIMANA

Unit terkait Unit yg terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb
 SOP
PENYIMPANAN (FILING) DOKUMEN REKAM MEDIK RAWAT JALAN BAGI PETUGAS FILING
 
     
No. Dokumen No. Revisi Halaman
RSU.Dr.SAIFUL ANWAR MALANG      
  1/1
 
Ditetapkan, tgl. …………………….
Direktur
Prosedur Tetap Tanggal terbit  
     
Seksi Rekam Medik    
Dr. dr. Basuki B.Purnomo, Sp.U
NIP. 19540731 198201 1 002
 
Penyimpanan dokumen rekam medik (status) rawat jalan adalah kegiatan menata dokumen
Pengertian rekam medik (status) penderita rawat jalan / ke dalam rak yang disediakan sesuai dengan cara /
sistem yang ditetapkan.
 
 
1. Mempermudah pencarian kembali dokumen rekam medik.
Tujuan
2. Tersimpannya dokumen rekam medik (status) secara sistematis.
 
 
Dokumen rekam medik penderita rawat jalan disimpan dengan sistem nomor urut (straight
Kebijakan memorial) dan akan dikembangkan lebih lanjut dengan terminal digit filing sistem (angka akhir)
apabila sarana penyimpanan memadai.
 
 
1. Memilah dokumen rekam medik penderita lama dan baru berdasarkan nomor rekam medik.
2. Mengelompokkan dokumen rekam medik penderita lama berdasarkan urutan letak semula.
3. Menyimpan dokumen rekam medik penderita lama pada letak semula (baku).
Prosedur
4. Menyimpan dokumen rekam medik penderita baru sesuai urutan nomor register
berikutnya.
5. Memberi tempelan nomor rekam medik pada masing – masing rak.
 
Petugas Filing.
Unit terkait
 
 TERIMA KASIH
ATAS PERHATIANNYA
SEMOGA BERMANFAAT