MANAJEMEN

LOGISTIK BAHAN
MAKANAN
(PENGADAAN
BAHAN MAKANAN)
 Siklus Logistik B.M dalam penyelenggaraan makanan

PENGANGGARAN
PERHITUNGAN
EVALUASI KEBUTUHAN BM
PERSEDIAAN ST Keb Gizi, Siklus
menu, St Porsi, St
Resep, St Bumbu

PENGHAPUSAN PENGENDALIAN

PENGADAAN BM
-Pembelian
-Penerimaan
-Penyimpanan
PENCATATAN & PRODUKSI MAKANAN
PELAPORAN -Persiapan
-Pemasakan
-Distribusi
 PENGERTIAN
• PENGADAAN BAHAN MAKANAN
• Rangkaian kegiatan perencaaan macam, jumlah dan
spesifikasi bahan makanan hingga proses penyediaan
makanan matang bagi konsumen

• PENGADAAN BAHAN MAKANAN

• Usaha/proses dalam penyediaan bahan makanan
• Meliputi :
• Pembelian
• Penerimaan
• Penyimpanan
• Pencatatan & pelaporan
• Persediaan
• Penyaluran
PEMBELIAN BAHAN MAKANAN

• PENGERTIAN
• RANGKAIAN KEGIATAN
PENYEDIAAN MACAM DAN
JUMLAH SERTA SPESIFIKASI
BAHAN UNTUK KURUN WAKTU
TERTENTU SESUAI KETENTUAN
YANG BERLAKU
• FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM
PEMBELIAN BAHAN MAKANAN :
1. Berkaitan dengan pelayanan
 besar institusi, lokasi dan fasilitas
 Kebijakan institusi , luas ruang penyimpanan
 Macam, jumlah dan kemampuan tenaga kerja
dibandingkan dengan penggunaan bahan
makanan yang siap dimasak
 Menu yang terencana, memenuhi kebutuhan
gizi, memberi keouasan serta dalam batas
anggaran
• FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM
PEMBELIAN BAHAN MAKANAN :

2. Berkaitan dengan kondisi bahan makanan

 Ketersediaan bahan makanan
 Harga bahan makanan
 Nilai ekonomi pemakaian bahan makanan
 Kemampuan dalam pelayanan, pengiriman dan
pemenuhan penyediaan bahan makanan yang
dipesan
• Cara Pembelian tergantung
• Institusi pemerintah kepres
• Institusi non-pemerintah kebijakan pengelola

• CARA PEMBELIAN BAHAN MAKANAN

1. Pembelian langsung ke pasar (The open market to
buying)
• Pembelian setengah resmi
• Semua aspek administratif pembelian dilakukan
sebagaiman mestinya
• Pembeli mengumpulkan informasi pasar
• dilakukan bila institusi melayani 50 konsumen
• CARA PEMBELIAN BAHAN MAKANAN (lanjutan)

 Prosedur sederhana tapi perlu sikap jujur, positif dan

terbuka
 Syarat rekanan/penjual :
 Dapat dipercaya
 Bonafiditas
 Memiliki perusahaan dengan standar bahan
makanan baik
 Harga layak
 Bahan makanan dapat diambil langsung atau
dikirim dengan baik dan tepat waktu
 Pembayaran kontan dengan prosedur dan
perjanjian kesepakatan
• CARA PEMBELIAN BAHAN MAKANAN (lanjutan)

2. Pembelian dengan pelelangan

• Pembelian resmi
• Terdiri dari ;
a. Pelelangan terbuka/umum (open tender)
b. Pelelangan terbatas (selective tender)
c. Penunjukan langsung
d. Pembelian langsung
a. Pelelangan terbuka/umum (open tender)
 Pelelangan dengan pengumuman secara luas melalui media masa
dan atau papan pengumuman resmi untuk umum
 Semua penyedia barang yang lulus prakualifikasi mendapat
kesempatan menjadi pemenang bila mampu bersaing dalam
menawarkan harga
b. Pelelangan terbatas (selective tender)
 Pelelagan yang dilakukan antara penyedia barang yang
dipilih dari daftar rekanan mampu (DRM) sesuai bidang
usaha/ruang lingkup/kualifikasi kemampuannya
c. Penunjukan langsung
Menunjuk penyedia barang sebagai pelaksana tanpa
melalui pelelangan terbuka atau terbatas dan dilakuakn
diantara sekurang-kurangnya 3 calon penyedia barang
yang terdaftar dalam DRM
d. Pembelian langsungr
Pelaksanaan pembelian yang dilakukan dari penyedia
barang golongan ekonomi lemah tanpa melalui
pelelangan umum, terbata atau penunjukan langsung
• CARA PEMBELIAN BAHAN MAKANAN (lanjutan)

3. Pembelian dengan musyawarah

• Pembelian setengah resmi
• hanya untuk pembelian bahan makanan yang
hanyatersedia pada waktu tertentu dan jumlahnya
terbatas
• Pembeli dan penjual mengadakan kesepakatan
sebelumnya untuk pembelian bahan makanan tsb
• pembeli menghubungi penjual secara langsung dan
memberikan Surat permintaan Penawaran harga
(SPPH) kepada penyedia barang
• CARA PEMBELIAN BAHAN MAKANAN (lanjutan)

4. Pembelian untuk waktu yang akan datang

• Dirancang untuk bahan makanan yg telah terjamin, pasti dan
terpercaya mutu, keadaan dan harganya
• Pembeli berjanji membeli bahan makanan tsb dengan
kesepakatan harga saat ini, tapi bahan dipesan sesuai waktu
dan kebutuhan
5. Kontrak tanpa tanda tangan
 Pembelian setengah resmi
 Dilakuak atas dasar kepercayaan
 Ada 2 cara :
 Firm at the opening price pembeli memesan bahan
makanan saat dibutuhkan dengan harga saat transaksi
berlangsung
 Subject approval of price pembeli memesan bahan
makanan saat dibutuhakn dengan harga yg sudah
ditetapkan sebelumnya
• PEMESANAN BAHAN MAKANAN
• Penyusunan permintaan (order) bahan makanan berdasarkan
menu/pedoman menu dan rata-rata jumlah konsumen yang
dilayani
• Tujuan
• Tersedianya daftar pesanan bahan makanan sesuai standar
dan spesifikasi yang ditetapkan
• Bahan makanan yang dipesan harus sesuai menu dan jumlah
porsi yang akan diselenggarakan pada hari ybs
• Waktu pemesanan :
• BMS (telur, daging, tahu, dsb) : tiap hari, 2 hari sekali
(tergantung fasilitas penyimpanan)
• BMS (sayur, buah) : tiap hari
• BMK : mingguan, siklus menu, bulanan, dsb (tergantung
kapasitas dan failitas penyimpanan serta memperhatikan
persesdiaan/stok BM )
• Bon pesanan (order) sebaiknya sudah sampai ke penyedia
barang paling lambat 2 hari sebelum pengiriman
 PENERIMAAN BAHAN MAKANAN
PENGERTIAN
Kegiatan meneliti, memeriksa, mencatat dan
melaporkan bahan makanan yang diperiksa sesuai macam,
jumlah dan spesifikasi yang ditetapkan dalam perjanjian
jual beli

PRINSIP PENERIMAAN
1. Jumlah diterima = jumlah yang dipesan
2. Mutu BM yang diterima sesuai spesifikasi yang
ditetapkan dalam perjanjian jual beli
3. Harga barang yang diterima sesuai dengan yang
tercantum dalam faktur dan dalam perjanjian jual beli
BENTUK/CARA PENERIMAAN BAHAN
MAKANAN

1. BLIND RECEIVING/CARA BUTA

 Menerima BM tanpa faktur pembelian dari
rekanan
 Menerima sesuai BM yang datang, mencatat
dalam buku dan dibuat laporannya
 Faktur/kuitansi dikirim langsung ke bagian
keuangan
BENTUK/CARA PENERIMAAN BAHAN
MAKANAN

2. CONVENTIONAL RECEIVING/CARA
KONVENSIONAL ATAU CARA UMUM
 Petugas penerima menerima faktur dan
meneliti jumlah dan spesifikasi BM yang
dengan tertulis kepada rekanan dan diterima
 Menerima BM, bila tidak sesuai dikembalikan
ditandatangani
 Dalam faktur dicatat bukti penerimaan BM dan
ditandatangani
 Faktur/kuitansi pembayaraa sebelum dikirim ke
bag keuangan/unit kerja pembayaran di
LANGKAH PROSES
PENERIMAAN

Menerima order pesanan

Meneliti daftar pengiriman barang

Meneliti barang yang diterima

Menerima /menolak barang

Mencatat penerimaan barang

Menyerahkan barang ke
gudang atau tempat produksi

Membuat laporan
 FASILITAS PENERIMAAN
BM
• RUANGAN: Harus cukup luas untuk memeriksa &
menerima BM yang datang bersamaan
• LOKASI: memungkinkan masuknya truk &
pembongkaran dekat dengan ruang penyimpan BM
• PERALATAN:
1. Timbangan (lantai, meja)
2. Meja tulis untuk adm & melayani rekanan
3. Kereta dorong, kontainer, dsb -> tempat BM
4. Alat pembuka peti
5. Termometer
KUALIFIKASI PETUGAS PENERIMAAN BM

• Pendidikan min. SMU terlatih, mempunyai

pengetahuan tentang; spesifikasi BM dan
produknya, standar penilaian BM & produk
(5T), prosedur yang digunakan dalam
memeriksa BM , administrasi penerimaan BM
• Sikap & kepribadian baik
• Jujur
• Mampu menghadapi rekanan
 PENYIMPANAN BAHAN MAKANAN

PENGERTIAN
Proses kegiatan pemasukan, penempatan, penataan dan
pemeliharaan BM agar siap pakai sesuai macam/jenis, sifat
serta kemasan BM

TUJUAN PENYIMPANAN BM
1. Memelihara dan mempertahankan kondisi BM
2. Melindungi BM yang disimpan dari kerusakan dan
gangguan lingkungan lainnya
3. Melayani kebutuhan penyelenggaraan makanan dengan
mutu dan waktu yang tepat
4. Menyediakan persediaan BM dalam jumlah dan mutu
yang memadai
PRINSIP

epat Tempat
epat Waktu
epat Mutu
epat Jumlah
epat Nilai
 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

1. Keadaan R. Penyimpanan.
Cukup luas, terpisah BMS & BMK, dekat Ruang penerimaan &
produksi, bersih, cukup sirkulasi udara.
2. Peralatan  Sarana peralatan memadai (timbangan, kontainer, rak-
rak, refrigerator, freezer dsb.)
3. Pengaturan BM  Diklasifikasikan menurut : jenis, sistematika
pemakaian , tempat yg tepat.
Rotasi BM dgn metode FIFO (First In First Out)
4. Lokasi  Jarak pendek, cepat, waktu & tenaga lebih efisien.
5. Keamanan
Simpan dlm tempat tertutup, jadwal pengambilan & penyaluran
serta petugas : “DITETAPKAN”
6. Pemantauan & Pencatatan  tepat, akurat, konsisten
 KELOMPOK
1. PENYIMPANAN BMK (GUDANG) 2. PENYIMPANAN BMS

* Luas tergantung : * Ruang/ tempat pendingin /

- Jenis & jumlah konsumen refrigerator
- Jumlah porsi / hari.
- Mcm & jenis makanan.
* Ruang es / freezer.
- Kebijakan dsb.

* Syarat :
* Syarat :
- Teratur : mcm, gol, urutan - Suhu sesuai
pakai. - Teratur, tertutup, dingin,
- FIFO bersih, terpisah dsb.
- Catatan keluar – masuk BM
- Keamanan & kebersihan
 SISTEM PERGUDANGAN

PENGERTIAN
(Harahap, 1980) : Pergudangan merupakan
suatu kegiatan barang yang meliputi :
 Menerima dan menyimpan barang sesuai
persyaratan memlihara barang dan ruangannya
 Mengeluarkan barang sesuai kebutuhan,
mengurus administrasi pergudangan serta
mempertnggungjawabkan pengurusannya
 Jenis Gudang (dalam proses industri)
1. GUDANG OPERASIONAL
a. Gudang BMK
b. Gudang BMS
1. Penyimpanan segar
2. Penyimpanan Dingin (Chiller)
3. Penyimpanan Beku (Freezer)
2. GUDANG PERLENGKAPAN
Tempat menyimpan peralatan dan perlengkapan kerja
3. GUDANG BARANG JADI
Tempat menyimpan hasil produksi sebelum digunakan atau
ddikirim ke konsumen
4. GUDANG MUSIMAN
Tempat menyimpan barang-barang yang diperlukan oleh
industri tertentu secara musiman
 System Pencatatan & Pelaporan di
Gudang
1. Perpetual Inventor:y
Pencatatan BM langsung dalam buku gudang, :
1. Bahan makanan masuk
2. Bahan makanan keluar
3. Stock/saldo

2. Physical Inventory
Mencatat stock Bm dalam kartu stock BM
Pentingnya Pencatatan & Pelaporan Bahan
Makanan

1. Pengendalian biaya makan

2. Pengambilan keputusan

MANFAAT :
3. Dengan melengkapi data dapat dijadikan pengendalian
biaya makan
4. Untuk membantu perencanaa BM yang akan datang
5. Untuk memberi informasi aset yang dimiliki
6. Untuk memonitor penggunaan BM dan menghindari
pencurian/kehilangan
 PERSEDIAAN BAHAN MAKANAN

• Definisi :
• BM yg disimpan di gudang BM untuk
proses selanjutnya atau utk dijual
• Dapat berbentuk BM mentah,
makanan ½ jadi dan makanan jadi
• Fungsi :
• Menjamin kelancaran kegiatan PMI
agar selalu dapat memenuhi keinginan
konsumen
 PERSEDIAAN BAHAN MAKANAN

• Tujuan :
• Mempertahankan kelancaran proses
Penyelenggaraan Mak Inst
• Mempertahankan kestabilan produk
• Mengurangi/menghilangkan resiko
keterlambatan & kehabisan BM
• Pelayanan tepat waktu
 FAKTOR YG PERLU DIOPERHATIKAN
DALAM PERSEDIAAN B.M

• Menu dan siklus menu

• Macam dan jumlah konsumen yang dilayani
• Kapasitas/daya tampung gudang
• Daya tahan BM (Jenis BM)
• Situasi lingkungan : pasar, musim, harga,
keamanan, dsb)
• Jika memungkinkan : macam dan jumlah
persediaan BM sebaiknya disesuaikan dengan
kebutuhan BM utk 1 silus menu, agar tidak perlu
dilakukan perubahan menu
 MACAM-MACAM PERSEDIAAN B.M
(Berdasarkan Fungsinya)

• Batch Stock
• Persediaan diadakan untuk memproduksi makanan
dalam jumlah besar
• Contoh : peningkatan jumlah konsumen
• Fluctuation Stock
• Persediaan diadakan untuk menghadapi fluktuasi
permintaan yang tidak dapat diramalkan karena
permintaan konsumen tidak teratur
• Contoh ; restoran
• Anticipation Stock
• Persediaan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
konsumen yang dapat diramalkan
• Contoh : rumah sakit
 METODA PENENTUAN PERSEDIAAN B.M

• Periodyc System
• Tiap akhir periode dilakukan perhitungan
secara fisik terhadap persediaan akhir
• Perspectual System
• Jumlah persediaan dihitung tiap mutasi yang
terjadi karena adanya penerimaan dan
pemakaian, yang harus dicatat dalam kartu
persediaan
Tehnik pengendalian persediaan Bhn Mak
1. Valuing Inventory
FIFO, LIFO, Weighted average (Rata-rata tertimbang)
2. ABC Method
Mengelompokan bahan makanan berdasrakan nilai aset
3. Par-stock System
Rencana pemesanan BM pada konddisi tingkat persediaan tertentu
untuk menghindari kekosongan persediaan
4. Economic order Quantity
Rencana pemesnan ekonomis BM
5. Fix-item Inventory
Mirip dengan ABS system
6. Min-max System
Rencana pemesanan
 Penyaluran B.M
PENGERTIAN:
• Proses/tatacara distribusi BM yg dibutuhkan sesuai menu
TUJUAN:
• Tersedianya BM siap pakai dengan kualitas & kuantitas yg
tepat sesuai kebutuhan
SUMBER DAYA:
• Bon permintaan BM
• Kartu stok/buku catatan pemasukan dan pengeluaran BM
• Laporan periodik inventarisasi BM
SPESIFIKASI BAHAN MAKAN
Menurut Spears (2007) Menurut Manning & Torner
• “Specific” yang diartikan • Spesifikasi bahan
sebagai kondisi atau makanan adalah petunjuk
status bahan makanan atau guidelines yang rinci
yang harus ditetapkan dari karakteristik bahan
secara pasti makanan atau produk,
• Secara sederhana, meliputi beberapa sifat
spesifikasi atau “spec” seperti grade,berat,
adalah sebagai daftar jumlah, isi serta kemasan
atau list atau rincian dan banyak lagi.
karakteristik produk yang
diinginkan untuk
penggunaan yang spesifik
PENGERTIAN
• Spesifikasi bahan makanan adalah petunjuk
teknis tentang rincian karakteristik kualitas
bahan makanan / gambaran bahan makanan
yang akan di beli.

TUJUAN
• Mengendalikan kualitas bahan makanan yang
dibutuhkan sistem penyelenggaraan makanan

• Menyediakan informasi kualitas spesifik bahan

makanan kepada manajemen dalam rangka
perhitungan
kebutuhan bahan makanan untuk pembelian
 SPESIFIKASI BAHAN MAKAN
…… lanjutan

Tujuan Spesifikasi Bahan Makanan

a) Mengendalikan kualitas bahan makanan yang

dibutuhkan fasyankes
b) Menyediakan informasi karakteristik bahan makanan
kepada manajemen dalam rangka perhitungan
kebutuhan bahan makanan
KRITERIA SPESIFIKASI BM

1. Jelas, sederhana, mudah diidentifikasi

pembeli dan penjual.
2. Mudah diperoleh di pasaran
3. Mudah di periksa ( terdapat label,
keterangan )
4. Adil baik untuk pembeli maupun
penjual
INFORMASI SPESIFIKASI BM
1. Nama bahan makanan
2. Grade
3. Satuan
4. Berat/volume per kemasan
5. Merek/cap/nama perusahaan
INFORMASI LAIN
Daging sapi : Umur, potongan , berat/potong
Makanan kaleng :
Ukuran kaleng, densitas sirup
Buah2an : Varietas, berat/buah, tingkat
kematangan , asal geografis
Hasil Olah Susu : Kandungan lemak, segar atau
kaleng/ kartoon/pasturized.
SPESIFIKASI BAHAN MAKAN
…… lanjutan

Technical
Specification

Performance Approved Brand

Specifications Specification

*Spears
 Tipe
SPESIFIKASI BAHAN MAKAN

• Technical Specification (Spesifikasi Teknik)

Spesifikasi bahan makanan yang dapat diukur
secara objektif dan diukur dengan
menggunakan instrumen tertentu, atau pada
bahan makanan yang secara nasional sudah
diberikan standard atau menggunakan
Standar Nasional Indonesia .
Contoh :
Susu, pasteurized, kadar lemak 2 %,
difortifikasi Vitamin Adan D, rasa plain, dalam
kartoon 800 cc.
 Tipe
SPESIFIKASI BAHAN MAKAN

• Approved Brand Specification (Spesifikasi

Pabrik )
Spesifikasi yang dapat di aplikasikan pada bahan
makanan dengan kualitas yang dikeluarkan oleh
pabrik yang telah di ketahui pembeli.

Contoh :
Daging sapi bagian sengkel, merk “ A”,
suhu pengiriman < 5o C
 Tipe SPESIFIKASI BAHAN MAKAN
….lanjutan

Performance Specifications (Specifikasi

Penampilan)
Spesifikasi yang dapat yang dapat diukur dengan
penampilan saat pengiriman jumlah gram paling
banyak atau paling sedikit yang dapat ditimbang
atau diukur .

Contoh :
Terigu, merk “C”, 1 bungkus berat 1 kg,
1 tahun sebelum tanggal kadaluarsa.
 Format spesifikasi bahan makanan
Bahan Makanan Kering
No Bahan SPesifikasi Satuan
Makanan
1 Beras Putih, jenis beras kepala, merk …., 5 kg per kemasan, Kg
tidak kadaluarsa

Merah, merk …….., 1 kg perkemasan Kg

Bahan Makanan Segar

No Bahan Makanan Spesifikasi Satuan
A. BM kena PPN
1. Bayam Segar, muda, bersih, tidak berakar, batang + Kg
5 cm, tdk berbulu

2. Bungakol Segar, muda, bersih, tidak berulat, tanpa

bonggol, tanpa daun Kg

3. Kacang Panjang Segar, muda, bersih, tangkai + 5 cm kg

 CONTOH SPESIFIKASI BAHAN MAKANAN

NO BAHAN SATUA SPESIFIKASI

MAKANAN N
1 Telur ayam negeri kg Segar, kulit bersih, warna kulit coklat, berat 16-
17 btr/kg
2 Ayam negeri ekor Broiler, bersih, segar, muda, 1 kg/ekor, tanpa
leher, kepala, isi dan kaki, terbungkus plastik per
ekor, tidak disuntik air,
3 Chikcken nugget kg Mutu baik, tidak tengik, baru, 20-25 gr/buah
4 Daging sapi muda kg Segar, sudah dilayukan (rigor mortis), tidak di es,
sedikit urat/lemak, terdiri dari + 50% daging
kepala, gandik, dan 50% daging paha, punuk,
lamusir.
5 Kacang hijau kg Kering, bersih, tidak berulat, tua,
6 Roti tawar btg Berat 1400 gr/btg, isi + 20 iris/btg, terbungkus
plastik, tidak kadaluarsa
 CONTOH SPESIFIKASI BAHAN MAKANAN

NO BAHAN SATUA SPESIFIKASI

MAKANAN N
7 Jeruk pontianak kg Segar, manis, berat 8-9 buah/kg
8 kangkung kg Segar, muda, batang putih, tanpa akar, panjang
tangkai + 4 cm
9 Tomat apel kg Segar, bersih, tidak berulat, masak merata, berat
15-16 Buah/kg
dst
 TERIMA KASIH

SELAMAT BELAJAR