Pelaksanaan Proyek

Konstruksi
Oleh

ISMIYATUN SPd
A. Pendahuluan
 Pelaksanaan proyek konstruksi akan dimulai setelah
kontraktor menerima SPK atau kontrak sudah ditanda
tangani oleh pihak pertama dan pihak kedua.
 Hal mendasar yang pelu dipahami dalam pelaksanaan

proyek antara lain :

1. Koordinasi operasional
2. Pengendalian biaya
3. Pengendalian waktu pelaksanaan
4. Pengendalian mutu pekerjaan
B. Koordinasi Pelaksanaan
 Sebelum proyek dimulai secara fisik telah disusun rencana pelaksanaan
secara lengkap
 Dengan demikian manajer selaku penanggung jawab dan telah
terbentuknya struktur organisasi dan personilnya mengadakan rapat
koordinasi agar dicapai target yang telah direncanakan, rapat koordinasi ini
sebagai salah satu alat bantu manajemen kemudian pelaksanaan proyek
dimulai. Rapat ini diistilahkan dengan Kick Off Meeting
a. Tujuan Kick off Meeting
1) Team Building : membangun tim proyek agar seluruh petugas sesuai
dengan struktur organisasi dan uraian kerja benar-benarmengerti dam
memahami apa saja yang mwenjadi tugas, wewnang dan tanggung
jawabnya.
2) Menyamakan persepsi tentang jadual, kualitas dan anggaran pelaksanaan
proyek
3) Menyatukan langkah agar masing-masing unit tidak berjalan sendiri-
sendiri dalam menjalankan tugasnya
4) Mengikuti Standart Operating Prosedure (SOP) yang berlaku
b. Agenda rapat
Dalam rapat ini yang dibahas antara lain :
1) Penjelasan dari manajer proyek secara garis besar tentang :
 Target keuntungan yang hendak dicapai
 Target waktu penyelesaian proyek
 Target mutu sesuai spesifikasi kontrak
 Koordinasi dengan subkontraktor, mandor dan pihak-pihak yang terkai
 Peralatan dan keuangan.
2) Penjelsan tentang pembagian tugas sesuai struktur organisasi yang telah
ditetapkan
3) Menyusun SOP
4) Menyusun program kerja jangka pendek (1 – 2 minggu)
 c. Jadual rapat
Kick Off Meeting umumnya dilaksanakan pada saat kegiatan akan dimulai,
sedapat mungkin lokasi rapat sedekat mungkin dengan lokasi proyek agar
memudahkan peninjauan lokasi apa bila diperlukan
2. Tool Box Meeting
Tool Box Meeting : rapat persiapan untuk membahas pelaksanaan suatu bagian
pekerjaan tertentu. Hal ini dilakukan untuk kelancaran pewkerjaan dan menghindari
terjadinya kesalahan pelaksanaan pekerjaan berikutnya tersebut.
Agenda rapat antara lain membahas :
a. Metode kerja yang akan dilaksanakan
b. Penentuan personil/unit kerja yang terkait
c. Persiapan peralatan/bahan yang diperlukan
d. Pengadan tenaga kerja (mandor, tukangh dll)
Jadual rapat
Rapat ini dilakukan setiap akan mulai mengerjakan pekerjaan – pekerjaan pokok,
misal : pemancangan, pengecoran, erection gelegar beton dll.
Peserta rapat
Peserta rapat adalah site manager/manager operasi lapangan, pelaksana, petugas
peralatan, subkontraktor, mandor dll.
3. Rapat harian
rapat harian adalah rapat yang diadakan untuk merencanakan pekerjaan
esok hari, serta memonitor dan mengevaluasi pekerjaan hari ini apakah
sudah sesuai rencana.
Agenda rapat
a. Melakukan evaluasi apakah pelaksanaanya
mencapai target/rencana yang telah
ditetapkan hari sebelumnya.
b. Membuat dan menetapkan rencana/target
untuk esok hari.
Jadual rapat
Umumnya jadual rapat harian dilakukan sore hari, dimana pekerja
sudah mengerjakan program harian dengan baik/lancar.
Peserta rapat
rapat harian umumnya diikuti oleh kepala pelaksana, para pelaksana,
subkontraktor/mandor dan dipimpin oleh manager operasi lapangan/site
manager.
4. Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat untuk merencanakan pekerjaan
minggu depan, serta mengevaluasi pencapaian target pelaksanaan
minggu ini.
Agenda rapat
a. Mengevaluasi progres dan pencapaian pelaksanaan minggu ini
b. Membuat menetapkan rencana kerja dantarget minggu depan.
Jadual rapat
Rapat mingguan sebaiknya diadakan pada setiap sabtu sore,
sediakan waktu sekitar 1- 2 jam sebelum pulang kerja, sehingga
minggu berikutnya semua sudah mempunyai rencana kerja yang
jelas
Peserta rapat
Peserta rapat ini lebih lengkap yaitu manajer operasi lapangan,
staf teknik, administrasi dan pihak ketiga bila diperlukan. Rapat
dipimpin olh manajer lapangan (MOL)
5. Rapat Bulanan
Peserta rapat
Peserta rapatn ini lebih lengkap lagi yaitu : manajer operasi lapangan,
manajer teknik, manajer administrasi, beserta staf dan pihak ketiga bila
diperlukan Rapat dipimpin oleh manajer proyek.
Agenda Rapat
a. Meninjau minit rapat bulan lalu
b. Membahas pencapaian program kerja antara lain :
 EBPP (Evaluasi Biaya Pelaksanaan Proyek)
 Performance (kinerja)
 Pencapaian mutu (Quality Target)
 Adanya masalah/problem yang potensial
 Masalah sumber daya manusia (SDM)
 Cash Flow dll
c. Menyusun program kerja berikutnya
C. Pengendalian Biaya
 Pengendalian pelaksanaan pada dasrnya adalh suatu proses pemeriksaan
yaitu memeriksa apakah hasil kerja pelaksanaan sudah direalisasikan
sesuai dengan perenmcanaanya. Bila hasil pemeriksaan tidak sesuai
dengan rencana, segera diambil tindakan atau langkah perbaikan dan
pencegahannya, agar pelaksanaan selanjutnya sesuai dengan rencana.
 Pemeriksaan dilakukan terus menerus secara rutin sesuai Check Point
dan Control Point. Control point bisa dikatakan sebagai Hold Point yaitu
titik dimana pelaksanaan pekerjaan lanjutan tidak boleh dimuylai
sebelum pekerjaan terdahulu selesai dilaksanakan
Proses Pengendalian Biaya
Preses pengendalian biaya proyek dimulai saat membuat
Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) sampai pekerjaan selesai 100%
Sebagai salah satu alat pengendalian adalah berupa Laporan
Keuangan yang dapat kita namakan Evaluasi Biaya Pelaksanaan
Proyek (EBPP)
 EBPP memuat informasi/laporan lengkap tentang :
 Rencana anggaran biaya awal
 Realisasi biaya sampai kemajuan fisik tertentu
 Perkiraan biaya sisa pekerjaan sampai selesai
 Proyeksi total biaya sampai selesai disebut juga Proyek Final Cost (PFC)
 Kecenderungan untung atau rugi proyek tersebut
EBPP ini dibuat secara periodik, umumnya tiap bulan dan
apabila terlihatb adanya penyimpangan dari RAP, hal ini dibahas
dalam rapat bulanan proyek
Pengendalian proyek dilakukan secara bulanan, sedangkan
review/tinjauan secara keseluruhan dapat dilaksanakan pada
tahap kemajuan fisik tertentu misanya :
 Pada awala pelaksanaan proyek
 Pada saat fisik mencapai 50%
 Pada saat fisik mencapai 75%
 Pada saat pekerjaan selesai 100% (penyerahan pertama)
PENGENDALIAN TERHADAP KOMPONEN-
KOMPONEN BIAYA PROYEK YANG DOMINAN
1. Pengendalian Biaya Bahan
Kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1) Menghitung volume keseluruhan bahan utama berdasarkan gambar
2) Mencocokkan dengan volume dalam RAP
3) Membuat surat SPP(Surat Permintaan Pembelian) bahan sebesar maximum
80% dari volume total RAP
4) Untuk material yang harus diimpor, volume dihitung secara tepat dan SPP
dibuat sekaligus untuk seluruh kebutuhan proyek
5) Untuk material yang harus mendapat persetujuan pemilik proyek/konsultan :
 Mencari contoh material, harga dibawah RAP tetapi masih memenuhi
spesifikasi
 Mngajukan contoh material untuk mendapatkan persetujua dari
owner/konsultan
 Membuat persetujuan secara tertulis
6) Melalukan negosiasi dengan suplier sampai proses pengiriman material
b. Langkah pengendalian volume :
Dalam pengendalian bahan, kegiatan yang lebih dominan
adalah pengendalian volume bahan secara periodik.
Umumnya semua proses pengendalian dilakukan secaraperiodik
bulanan, kecuali ada kondisi khusus periodenya diperpendek,
misalnya tiap dua mingguan.
Sebagai tolok ukur pedoman pengendalian adalah rencana
kebutuhan bahan utama yang tercantum dalam RAP. Secara garis
besar tiap bulan dibuat laporan evaluasi bahan yang disebut
Laporan Evaluasi Biaya Bahan yaitu :
Data penerimaan bahan dicatat setiap ada pengiriman, dibuat Bon
Penerimaan Gudang (BPG)
Setiap pengeluaran barang harus ada bukti dan pencatatan
secarasistematis , Pelaksana membuat Bon Pengeluaran Bahan
(BPB)
Selanjutnya dibuat catatan tentang pemasukan, pengeluaran dan
saldo barang dalam gudang dalam bentuk Kartu Stok
c. Langkah pengendalian biaya bahan
Dalam proses pengendalian biaya dipelukan data antara lain :
BPG (Bon Penerimaan Gudang)
BPB (Bon Pengeluaran barang)
Kartu Stok
Harga bahan
Proses pengendalian biaya bahan utama selanjutmya dituangkan
dalam laporan dengan istilah Evakuasi Pemekaian Bahan
Utama( EPBU)
d. Secara periodik bulanan
Dari laporan tersebut dapat diketahui pos biaya maupun volume
bahan yang cenderung lelampaui RAP pada akhir proyek nantinya.
Dari data ini manajer proyek dan perusahaan dapat segera
mengambil langkah-langkah penghematan dan lain-lain untuk
mencegah/memperkecil kerugian.
e. Tindakan mengatasi kerugian
Beberapa tindakan yang harus segera dilakukan untuk mencegah/
mengurangi kerugian antara lain :
1) Mengurangi risiko akibat kehilangan/ kerusakan barang
a) Penempatan pasir/kerikil diberi alas terutana kalau kondisi tempat
penyimpanannya becek/berlumpur
b) Antara pasir dn kerikil diberi penyekat agar tidak bercampur
c) Barang- barang yang mudah hilang/dicuri disimpan dalam
gudang tertutup dan dikunci
d) Barang-barang yang mudah rusak terkena air/panas/cuaca
disimpan dalam gudang tertutup arau diberi atap pelindung
e) Sistem pengeluaran harus diatur agar sesalu ada persetujuan dari
petugas yang diberi kewenangan
f) Pengeluaran dari gudang secukupnya, untuk kebutuhan hari itu
saja.
2) Menekan harga
a) Mencari penawaran dari beberapa suplier, agar ada persaingan harga
b) Pembelian dengan cara kontan atau memperpendek pembayarannya
c) Mengguankan pemasok/suplier yang sudah sering dipakai/langganan
sehingga mendapatkan pelayanan harga yang lebih murah.
d) Kepandaian dalam negosiasi/tawar menawar untuk memperoleh
potongan harga/discount yang lebih besar.

3) Melakukan penghematan dalam pemakaian bahan

a) Mengurangi bahan yang terbuan karena kesalahan perencanaan
pemotongan
b) Pekerjaan dilakukan dengan hat-hati agar tidak terjadi
kesalahan/kerusakan
c) Memanfaatkan bahan/barang sisa
d) Pengawasan terhadap mandor, tukang, pekerja harus betul-betul ketat
agar tak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan
e) Pelaksanaan dilakukan dengan metode/cara yang benar dan tepat
(penggunaan alat, tenaga, alat bantu dll)
f. Pengendalian biaya upah
Dalam setiap kegiatan proyek, pengendalian biaya upah menjadi
kenyataan penting dan sangat menentukan keberhasilan suatu
proyek.
g. Jenis/macam pembayaran upah
1) Upah harian langsung
Dibayarkan langsung kepada tukang/pekerja/lainnya, untuk
mengerjakan pekerjaan yang belum diborongkan kepada mandor
misalya, pembersihan, pembongkaran barang/alat, memperbaiki
pekerjaan dll
2) Upah harian mandor
Jenis upah yang dibayarkan memlalui mandor, untuk pekerjaan
yang diserahkan kepada mandor tetapi belum masuk dalam SPK
borongan
3) Upah Borongan
Jenis upah yang dibayarkan kepada mandor berdasarkan volume
pekerjaan yang sudah diborongkan yang tercakup dalam SPK
h. Cara Pengendalian Upah
1) Menghitung volume pekerjaan sesuai lingkup pekerjaan dalam
kontrak
2) Mencocokkan dengan volume yang tertera dalam RAP
3) Melakukan negisiasi upah dengan pedoman standar upah proyek
lain dalam satu daerah sampaim diperoleh kesepakatan harga
yang paling efisien atau paling rendah
4) Membuat SPK yang semaksimal mungkin mencakup volume
80% - 90% dari volume total pekerjaan
5) Merinci nilai/biaya dalam SPK dengan jelas mencakup semua
jenis pekerjaan yang mendukung dan masing-masing harganya
6) Agar dihindari adanya kerja lembur/overtime karena upah lembur
lebih tinggi dari pada upah hari kerja normal dan umumnya hasil
kerjanya lebih kecil, kecuali kerja lembur karena mengejar target
prestasi disarankan sangat selektif dalam memilih kegiatan-
kegiatan yang akan dilaksanakan dengan kerja lembur.
i. Pengendalian Biaya Subkontraktor
Beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan antara lain :
1) Besarnya nilai subkontrak dibuat lump sum fixed price, artinya nilai kontrak
sudah fixed/tetap. Dengan nilai kontrak yang fixed, berarti sudah mengurangi
resiko kenaikan harga maupun klaim-klaim yang lain, sepanjang tidak ada
perubahan gambar maupun spesifikasi.
2) Menjaga agar pelaksanaan pekerjaan tersebut tidak terlambat dari
jadual/rencana kerja yang ditetapkan dalam kontrak
3) Cara pembayaran kepada subkontraktor disesuaikan dengan pembayaran dari
pemilik proyek, ini disebut Back to Back Payment. Cara ini dimaksudkan
untuk mengurangi besarnya prefinancing dan tentu saja beban bunga bank
lebih kecil.
4) Apabila ada pekerjaan tambah, harus dengan instruksi/SPK tertulis, sehingga
terkendali :
— Apakah pekerjaan tambah tersebut sudah ada dalam RAP
— Lingkup dan spesifikasinya harus jelas
— Harga sudah disepakati bersama
5) Dalam menetapkan harga awal, tidak boleh melampaui RAP
Dalam menentukan subkontraktor, agar diperhatikan antara lain :
1) Pengalaman melaksanakan pekerjaan sejenis : menunjukkan copy
SPK pekerjaan yang telah dilaksanakan,
2) Kemampuan teknis : apakah memiliki personil dan peralatan yang
sesuai dan mampu untuk melaksanakan pekerjaan yang akan
disubkontrakkan
3) Kemampuan keuangan : sejauh mana kemampuan menyediakan
modal kerja dll (menunjukkan neraca laba rugi beberapa tahun
terakhir, dukungan pihak perbankan dll),
4) Profil perusahaan (Company Profile),
5) Kinerja pada proyek-proyek sebelumnya, khususnya mengenai
ketepatann waktu pelaksanaan, mutu, costumer complain dll.
j. Pengendalian Biaya Peralatan
Prinsip Pengendalian Biaya Alat
1) Diusahakan agar alat dapat dioperasikan dengan optimal, artinya
memperkecil idle time sehingga OR (Occupancy Ratio) dapat
mencapai angka maksimal. Produktivitas alatnya tinggi
2) Kebutuhan peralatan ringan, seperti : pompa air, concrete mixer,
vibrator, gunting besi dan lain-lain, sebaiknya menyewa dari
luar(outsourcing) untuk menghindari biaya perawatan yang terus-terusan
dan juga biaya lainnya yang tinggi, jadi jam kerja alat kurang efektif
3) Menggunakan/mempekerjakan oprator yang sudah terampil dan sesuai
dengan bidang keahliannya. Hal ini dapat menghasilkan produktivitas
yang tinggi
4) Dalam memilih dan menentukan peralatan yang akan dipakai, harus
cocok dengan jenis dan medan kerja, volume pekerjaan yang ditangani,
keadaan cuaca dll
k. Pengendalian Biaya Tak Langsung
Termasuk dalam komponen BTL antara lain :
1) Biaya persiapan, mulai proses prakualifikasi, anwijzing, tender, klarifikasi dll
2) Biaya administrasi meliputi : pembuatan kontrak, berkas-berkas tagihan,
berita acara pemeriksaan, pembuatan laporan-laporan dll
3) Gaji personalia, tunjangan dan pemberian fasilitas lain
4) Biaya untuk pengadaan perlengkapan kantor proyek (termasuk juga untuk
konsultann, pengawas yang termasuk dalam kontrak perjanjian), mess
karyawan, barak pekerja dll.
5) Biaya keperluan rumah tangga, antara lain : listrik,telepon, air, penyediaan
makan/minum, jamuan tamu dan lain-lain
6) Biaya asuransi : Astek, Construction All Risk (CAR), asuransi pihak ketiga,
asuransi peralatan/kendaraan dll
7) Biaya transportrasi, perjalanan dinas, penginapan, pengobatan dll
8) Perlengkapan kerja : pakaian dinas, sepatu kerja, penyediaan jas hujan untuk
karyawan maupun pekerja
9) Alat tulis kantor (ATK), pengiriman surat/dokumen, pembelian materai dll
10) Pembelian alat keselamatan dan kesehatan kerja (K3)
D. PENGENDALIAN JADUAL PELAKSANAAN
Bentuk jadual pelaksanaan yang digunakan dalam sistem pengendalian waktu,
antara lain :
• Net Work Planning (NWP)
Umumnya dipergunakan pada proyek-proyek besar dengan jenis kegiatan yang
sangat komplek dan punya ketergantungan satu sama lain yang cukup ketat.

• Kelebihan NWP antara lain :

 Urutan dan keterkaitan satu sama lain jelas tergambar
 Durasi dan floating time tiap kegiatan dapat diketahui
 Dapat terlihat lintasan yang kritis, untuk memberikaninformasi tentang
kegiatan yang tidak boleh terlambat
 Apabila ada perubahan salah satu kegiatan, jadual menyesuaikan dan otomatis
dapat menggambarkan lintasan kritis yang baru

• Kelemahan NWP antara lain :

 Memerlukan tenaga staf khusus yang selalu mengelola sistem ini
 Tidak dapat menggambarkan rencana fisik secara periodik
 Tidak dapat di break down ke dalam schedule bahan, alat dll
• Bar Chart Schedule/ S CurveSistem ini banyak dipergunakan dalam
Pengendalian pelaksanaan proyek, terutama proyek-proyek kecil dan sederhana.
 Kelebihan Bar Chart/S Curve antara lain :
– Lebih sederhana dalam pembuatan maupun monitoringnya
– Rencana progress fisik dapat ditampilkan. Progres bulanan, mingguan
bahkan harian dapat ditampilkan
– Secara mudah dapat menggambarkan kegiatan masing-masing item
pekerjaan, durasi, urutan dll
– Lebih mudah untuk dibuat breakdown ke : schedule bahan, upah,
peralatan, subkontraktor, cash flow dll
 Kelemahan / kekurangan
– Tidak dapat menampilkan/menggambarkan dimana terdapat lintasan
kritisnya
– Floating time tidak dapat ditampilkan
• Evaluasi kemajuan fisik
Dilakukan secara periodik dan konsisten. Laporan kemajuan fisik dibuat secara
mingguan dan bulanan. Bentuk/format laporan bermacam-macam, tergantung
ketentuan yang dipakai, baik intern maupun extern (form dari konsultan, owner
dsb)
 Penyebab keterlambatan
Dari laporan mingguan maupun bulanan di atas, dengan mudah dan terukur dapat
diketahui seberapa besar keterlambatan pelaksananya. Banyak faktor yang dapat
mempengaruhi proses pelaksanaan suatu proyek yang menyebabkan terjadinya
keterlambatan, antara lain :
 Adanya gangguan cuaca/hujan
 Karena bencana alam : banjir, tanah longsor, jalan terputus dll
 Adanya perubahan gambar dan kelambatan proses penggambaran, persetujuan
dan lain-lain
 Hambatan/kesulitan pendatangan bahan maupun alat
 Peralatan yang digunakan sering mengalami kerusakan, perbaikan maupun
pengadaan suku cadang tidak dapat dilakukan dengan cepat.
 Adanya pengaruh/efek dari keterlambatan pembayaran termin dari pemilik
proyek/pimpro, sehingga mempengaruhi likuiditas perusahaan
 Koordinasi yang kurang baik, intern proyek maupun extern (subkontraktor,
mandor, tukang dll)
 Tindakan mengatasi keterlambatan
 Dicari dan dianalisis penyebab keterlambatan tersebut
 Dari analisis tersebut, dibuat rencana penanggulannya
 Setelah dinilai rencana tersebut cukup baik, segera dilaksanakan
 Dalam proses pelaksanannya, terus dieavlusi efektivitas tindakan yang telah
dilakukan
Sebagai contoh, beberapa tindakan yang dapat dilakukan untuk mengatasi
keterlambatan, misalnya :
 Menambah atau mengganti peralatan yang sering mengalami kerusakan
 Diupayakan pendatangan bahan tidak terlambat. Jadual pendatangan direncanakan
dengan baik, disesuaikan antara pemakaian bahan dan kapasitas gudang yang
dimiliki
 Mendatangkan tenaga kerja/tukang yang mempunyaio keterampilan khusus, sesuai
dengan pekerjaan yang akan dilakukan
 Menambah jumlah tenaga kerja (tukang, pekerja, operator dll), serta
memperpanjang jam kerja atau menambah jam kerja lembur
 Dalam membuat rencana kerja/metode kerja, agar memperhitungkan keadaan cuaca,
kondisi alam serta lingkungan
 Untuk pengadaan bahan/peralatan yang sulit dicari di pasaran, pemesanan dilakukan
jauh hari sebelumnya. Apalagi bahan tersebut tidak ada di pasaran dalam negeri,
sehingga harus diimpor maka memerlukan penanganan dan waktu delivery yang
lebih lama
Terima kasih