PENGEMBANGAN INDIKATOR MUTU

PELAYANAN FARMASI

Perspektif Manajemen dan Medication Safety

IRMA RISDIANA, MPH, Apt

Program Studi Profesi Apoteker
Fakultas Farmasi Universitas Ahmad Dahlan
Yogyakarta
 Definisi Mutu/Quality
(Philip B Crosby)

Mutu adalah kesesuaian terhadap permintaan

persyaratan (the conformance of requirements)
Empat hal yang mutlak menjadi bagian integral
dari manajemen mutu adalah :
- Mutu adalah kesesuaian terhadap
persyaratan
- Sistem mutu adalah pencegahan
- Standar penampilan mutu adalah tanpa cacat
(zero defect)
- Ukuran mutu adalah harga/nilai
ketidaksesuaian
Persyaratan mutu/quality requirement :
1. Technical requirement
2. Customer requirement
Peter F Drucker (1909-2005)
Indikator: Ketinggian, Kemiringan, Kecepatan
Sasaran: 10.000 kaki, 25 derajat, 200 km/jam
INDIKATOR
• Definisi Indikator : Suatu cara untuk
menilai penampilan kerja dengan
menggunakan instrumen
• Syarat Indikator (Donabedian)
– Measurable (dapat diukur)
– Reliable (dapat diandalkan)
– Valid (benar)
– Specific (tertentu)
– Relevant (berhubungan)
– Timely (tepat/sesuai waktu)
FUNGSI INDIKATOR

• Keamanan
• Tanda adanya masalah
• Menilai apakah proses sesuai standar
• Menilai keberhasilan
• Antisipasi agar tidak melanggar aturan
• Mencari peluang perbaikan
• Menilai dampak dari suatu intervensi
• Untuk membandingkan (benchmarking)

Tiap-tiap indikator mempunyai tujuan:

“To replace intuition by fact”

Wettstein, T., Kueng, P., A Maturity Model for Performance Measurement Systems, at www.measure.ch/docs/wetkue2002.pdf
PEMILIHAN INDIKATOR

• Prioritas tinggi
• Sederhana
• Mulai dengan sedikit indikator
• Data tersedia
• Ditingkatkan secara bertahap
• Dampak terhadap pengguna
• Mengukur berbagai dimensi
Penetapan Target/Sasaran Pencapaian
Indikator

Kepustakaan
Hasil Penelitian
Benchmarking
Kepatutan
Bagaimana mengembangkan
indikator mutu ?
 Karakteristik Mutu

Mutu Mutu
Produk Pelayanan

Spesifikasi dimensi dan

karakteristik operasional
Masa penggunaan dan Ketepatan
ketahanan Konsistensi
Keamanan produk Tanggapan pd pelanggan
Keterkaitan standar Keahlian
Pemeliharaan Keramahan
Penggunaan energi dan Kemudahan kontak
bahan baku Komunikasi
Dampak terhadap Pemahaman Pelanggan
lingkungan
Biaya operasi
Keindahan
10
 KERANGKA KONSEP QUALITY IMPROVEMENT

Perbaikan sistem manajemen mutu secara terus menerus

Tanggung
jawab
manajemen
PERSYARATAN
pasien,
masyarakat,
Manajemen Penilaian,
pemerintah
sumber analisa, dan
daya peningkatan Kepuasan
pelayanan pasien/
Realisasi masyarakat
pemerintah
Pelayanan/
produk PRODUK

INPUT
OUTPUT

Diambil dari Proses Model ISO 9001:2008

INDIKATOR MUTU
PENGELOLAAN OBAT

Perspektif Manajemen Farmasi

 Drug Management Cycle

 Selection

Management Support


Organization
Use Financing Procurement


Information Management
Human Resources


Distribution
 KERANGKA KONSEP PENGELOLAAN OBAT
YANG EFISIEN
INPUT PROSES OUTPUT

Tahap Pengelolaan 1. Pengukuran

IFRS Obat : indikator mutu
PFT • Pengel obat yang
• Perencanaan
RAB RS efektif dan efisien :
• Pengadaan
Kebutuhan Obat • Kecukupan jenis
• Perencanaan • Penyimpanan
SDM dan jumlah obat
• Pengadaan • Distribusi
• Mutu pelyn ter-
• Penyimpanan • Penggunaan
Jamin
• Distribusi • Harga terjangkau
• Penggunaan 2. Analisa
• Penggunaan
obat yang rasional
3. Rencana intervensi
• Waste rendahl
4. Intervensi
TAHAP SELEKSI
 % persentase kepatuhan peresepan fornas
 % obat non formularium yang diadakan
 % obat non fornas dalam formulairum RS
 TAHAP PERENCANAAN
Nama Indikator Tujuan Cara Pengukuran Target

% dana yang tersedia • Untuk mengetahui •Mengumpulakan 100%

dengan keseluruhan dana seberapa jauh persediaan data
yang sesungguhnya dana RS diberikan kepada rencana/realisasi
dibutuhkan farmasi anggaran dan
•Untuk meramalkan kebutuhan/perenca
ketersediaan obat naan obat dalam
periode satu tahun
•Realisasi/rencana
anggaran dibagi
kebutuhan kali
100%

Perbandingan ant jml item Untuk mengetahui •Lihat buku Menyesuaikan

obat yg ada dlm seberapa jauh ketepatan catatan peMbelian, dengan
perencanaan dg kenyataan perkiraan dalam lap stok obat dan kesepakatan/kepatu
pemakaian perencanaan pemakaian obat tan
kemudian hitung
jumlah
pengadaannya
dalam periode
waktu tertentu
•Bandingkan
dengan rencana
pengadaan
 TAHAP PENGADAAN
Macam Indikator Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target

Frek. Pengadaan Untk mengetahui • Ambil 30 sampel kartu stok • Bandingkan

tiap item obat berapa kali obat2 obat secara acak dengan hasil EOI
tsb dipesan tiap • Catat berapa kali • Semakin rendah
bulannya pengadaan obat frek. kemungkinan
penumpukan
barang semakin
tinggi

Frek. Kesalahan Utk mengetahui Ambil sampel faktur secara Sangat Minimal
pengiriman berapa kali petugas acak Sesuaikan target
melakukan Cocokkan dengan Surat dengan kondisi
kesalahan pesanan setempat
penerimaan Jika ada, lihat buku catatan
penerimaan barang
Catat frekuensi kesalahan
faktur
Frek. tertundanya Utk mengetahui Melihat daftar hutang Tidak ada yang
pembayaran oleh kualitas Cocokkan dengan daftra tertunda
rumah sakit pembayaran RS pembayaran
terhadap waktu yang Catat frekuensi keterlambatan
disepakati pembayaran
 TAHAP PENYIMPANAN
Macam Indikator Tujuan Indikator Cara Pengukuran Standar/Target

Kecocokan barang Utk mengetahui Lakukan sampel counting 100% cocok atau
& kartu stok keandalan data Lihat jumlah barang antara data fisik, sesuai
penyimpanan kartu stok, data komputer
Catat yang tidak cocok

Turn Over Ratio Utk mengetahui berapa Cari data omset satu tahun dan nilai stok Industri manufaktur :
kali perputaran modal opname akhir tahun ≥ 9 kali
TOR = omset setahun/nilai stok Jasa/RS : ≥ 12 kali

Sistem Penataan Menilai sistem penataan •Ambil 30 sampel obat Menilai sistem
Gudang obat di gudang •Cocokan nama obat, no batch, tgl ED penataan obat di
dan tgl beli gudang
•Catat yang tidak sesuai kaidah FEFO dan
FIFO

% nilai obat ED Mengetahui besarnya •Cari nama, jumlah dan harga obat ED ≤ 1%
dan rusak kerugian FRS •Hitung total nilai ED
•Bagi dengan total stok opname akhir
tahun

% Stok mati Utk mengetahui item •Cari nama, jumlah dan harga obat stok ≤ 1% atau ≤ 3%
obat yang tidak mati
digunakan selama ≥ 3 •Hitung total nilai stok mati
bulan •Bagi dengan total stok opname akhir
tahun

% stok obat akhir Utk mengetahui nilai NIlai stok akhir dibagi jumlah nilai total 20-30%
tahun stok akhir obat persediaan
Menilai tingkat efisiensi
inventori
 TAHAP DISTRIBUSI
Macam Tujuan Cara Pengukuran Standar/Target
Indikator
Rata2 waktu Mengetahui Ambil 30 sampel pasien ralan Sesuaikan dengan
melayani resep kecepatan dan ranap per pekan/minggu permintaan dan
(dispensing pelayanan Catat waktu penyerahan resep harapan pelanggan
time) sampai pemberian obat Standar resep paten
dan racikan berbeda

% obat generik Mengetahui Ambil 100 resep secara acak 100%

yang dilayani ketersediaan obat Hitung total item generik yang
generik diserahkan dibagi yang
diresepkan
% obat terlayani Meengetahui Ambil data jumlah pasien rawat ≥ 95%
kemampuan jalan
menyediakan Kurang 10% (asumsi mondok
resep atau pem diagnosa)
Ambil data jumlah resep
Bagi jumlah resep dengan jumlah
pasien ralan kalikan 100%

% obat dilabeli Mengetahui Ambil sampel 30 resep 100%

dengan benar penguasaan Hitung jumlah obat yang dilabeli
petugas ttg info benar
pokok yang hrs Meliputi : nama pasien, aturan
dicantumkan pakai,
 TAHAP USE (WHO,1993)
Macam Tujuan Tujuan Standar/Target
Indikator
Jml item Mengukur derajat polifarmasi Ambil sampel 100 resep secara Berkisar antara 1,3 – 2,2
obat/lembar acak obat/lbr
resep Hitung jumlah peresepan generik, Indonesia : 3,3 obat/lbr
jumlah obat tiap lembar resep
% penulisan Mengukur kecenderungan penulisan Resep mengandung AB, injeksi, Berkisar ≥ 82% atau ≥
obat generik obat generik vitamin dan analgetik serta resep 94%
yang mengandung obat Indoensia : ≥ 80%
formularium dan non formularium
% penulisan Mengukur penggunaan antibiotika Berkisar antara 29% - 43
resep antibitotika secara berlebihan %
Yaman : 22,7%

% penulisan Mengukur penggunaan analgetik yang Belum ada standar

resep analgetik berlebihan tertentu
Sebagai kontrol
peresepan analgetik yg
berlebihan

% penulisan Mengukur penggunaan injeksi yang Berkisar 0,2% - 48%

resep injeksi berlebihan Yaman : 17.2%

% penulisan Mengukur penggunaan vitamin yang Belum ada standar

resep vitamin berlebihan tertentu
Sebagai kontrol
peresepan vitamin yg
berlebihan

% penulisan Mengukur kepatuhan thd formularium Tanzania : 88%

resep sesuai
formularium
Indicator of Prescribing Quality (WHO, 1999)
• Rata-rata jumlah obat per lembar resep
• Prosentase obat yang diresepkan dengan
nama generik
• Prosentase antibiotic yang diresepkan
• Prosentase injeksi yang diresepkan
• Prosentase obat esensial dan obat formularium
yang diresepkan
• Peresepan yang mematuhi standar
terapi/standar pelayanan medik
• Prosentase pasien yang tidak diberikan terapi
obat
• Prosentase pasien yang puas dengan
pengobatan yang diterima
Indikator Dispensing
(WHO,1999)

• Rata-rata waktu pelayanan obat

• Rata-rata waktu pemberian informasi obat
• Prosentase obat diresepkan yang dapat
dilayani
• Prosentase obat yang diberi label dengan
benar/lengkap (meliputi : nama pasien, nama
obat, dosis dan frekuensi penggunaan)
• Pengetahuan pasien tentang dosis yang tepat
 NO DESKRIPSI INTERPRETASI
1 Indikator Waktu tunggu pelayanan resep racikan 25 menit dan non
PEDOMAN racikan 10 menit
PENGUKURAN 2 Ukuran prosentase
3 Target Cakupan kesesuaian waktu tunggu 85% untuk resep
INDIKATOR racikan dan 80% untuk resep non racikan
4 Sumber Data Lembar pemantauan waktu tunggu
5 Jumlah Data per Periode 30 pengamatan per minggu
Updating
6 Pengumpulan data : Mencatat waktu dari mulai resep masuk sampai obat
 Cara Pengambilan Data diserahkan
 Waktu Pengumpulan Tiap minggu
 Alat Bantu Stop watch, lembar pemantauan waktu tunggu
9 Cara Penghitungan Jumlah pengama tan sesuai s tan dar
x 100%
Total jumlah pengama tan
10 Penyajian Data Tabel
11 Update Data Perbulan
12 Periode Evaluasi Per 3 bulan
13 Evaluasi Buat evaluasi atau validasi pencapaian sasaran mutu
( Quality Objective) dan tentukan langkah tindak lanjut
berupa:
 Bila target tercapai: perbaiki target, kembangkan
sasaran mutu lain.
 Bila tidak tercapai, lakukan tindakan koreksi dan
pencegahan (lihat formulir tindakan koreksi dan
pencegahan
 LEMBAR MONITORING PENGUKURAN INDIKATOR

SASARAN MUTU PIC AKTUAL TARGET Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Meningkatkan cakupan pelayanan resep dengan waktu tunggu R= R= Kaur. Farmasi Rawat Direktur
pelayanan resep racikan 25 menit dan non racikan 10 Ka.Ur. 76.28% 80% Jalan
farmasi NR= NR=
Rawat 84.75% 85%
Jalan Irma R, SSi., Apt. dr. H.A.Hidayat, Sp.OG, M.Kes
Relevansi dengan Kebijakan Mutu Batasan/Definisi Operasional
ANTUSIAS dalam pelayanan Waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari resep diterima sampai obat dis erahkan

Monitoring (mingguan)
o Action Plan PIC
Jan Feb Maret April Mei Juni
1. Evaluasi jadwal dan metode kerja SDM Kaur. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
2. Mengatur jadwal istirahat Farmasi
3. Menjamin ketersediaan obat Ralan
4. Mengusulkan penambahan tenaga untuk mencapai rasio
resep banding pegawai yang ideal.
5 Penambahan dan peremajaan alat kerja
o Sumber / Jenis Data PIC Rekap Hasil Monitoring (Bulanan)
Lembar monitoring waktu tunggu resep Kaur. BULAN
Farmasi
Ralan Januari Februari Maret

Cara Perhitungan / Pengukuran

Jumlah pengama tan sesuai s tan dar
x 100%
Total jumlah pengama tan FTKP No. FTKP No. FTKP No
Bila Sasaran Mutu tidak tercapai saat Monitoring, segera lakukan Analisa BULAN
dengan menggunakan Form FTKP April Mei Juni

FTKP No. FTKP No. FTKP No

INDIKATOR MUTU
PELAYANAN FARMASI

Perspektif Medication Safety dan Clinical

Pharmacy
 MEDICATION USE SYSTEM

inpatient
Seleksi dan Penyiapan
Peresepan Pemberian monitoring
pengadaan obat dan dispensing
Menilai
Pembelian dan respon
formularium Penilaian penyimpanan obat; Review obat pasien
pasien; review dan yang terhadap
menentukan konfirmasi ; diserahkan obat;
Kebutuhan penyiapan obat; dan order; pelaporan
distribusi ke penilaian reaksi
terapi obat ;
pasien dan pasien dan
pemilihan obat pasien/
pemberian terjadinya
dan peresepan unit perawatan, error
pemebrian
informasi obat outpatient

INPUT PROSES OUTPUT

Klinisi dan Seluruh praktisi

administra Dokter/ Farmasis Perawat/profesi plus pasien dan
tor Prescriber kesehatan lain /atau keluarga
Indikator Prescribing Error
1. Rata-rata jumlah item obat per lembar resep
2. Jumlah kejadian penulisan resep obat yang tidak diperlukan
oleh pasien (unnecessary drug theraphy).
3. Jumlah kejadian penulisan resep obat yang salah (wrong
drug)
4. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu
kecil/rendah (dosage too low)
5. Jumlah kejadian penulisan resep obat dengan dosis terlalu
besar/tinggi (dosage too high)
6. Jumlah kejadian penulisan resep dengan 2 obat atau lebih
yang berinteraksi (potential drug interaction)
7. Persentase antibiotik kombinasi yang diresepkan.
8. Persentase peresepan yang tidak mematuhi standar terapi
yang ditetapkan.
9. Persentase pasien yang puas dengan pengobatan yang
diterima.
10. Persentase kesalahan terkait dengan incompatibilitas
(pharmaceutical issues)
11. Persentase kesalahan dalam penulisan resep atau
ketidakjelasan penulisan resep
Indikator Dispensing Error
1. Rata-rata waktu pemberian informasi
obat.
2. Persentase kesalahan pengambilan
obat
3. Persentase kesalahan penulisan
etiket/label obat
4. Persentase kesalahan peracikan obat
5. Persentase kesalahan penyerahan
obat pasien
6. Persentase kesalahan penulisan copy
resep/salinan resep
Indikator Administration Error
1. Jumlah kesalahan memberi obat pada pasien
(wrong medication)
2. Jumlah kesalahan pemberian dosis obat
(wrong dose)
3. Jumlah kejadian lupa memberikan obat pada
pasien
4. Jumlah kesalahan pemilihan pelarut injeksi
(wrong diluent error)
5. Jumlah kesalahan dalam penentuan kecepatan
pemberian obat (wrong rate error)
6. Jumlah ketidapatuhan terhadap metode
aseptic (process errors associated with poor
aseptic technique)
Penyajian Data dan Analisa
Bentuk Penyajian Data
• Tabel
• Grafik :
a. Pie
b. Balok dan Bar chart
c. Control chart (p chart, u chart, XmR chart) dll
• Narasi: terutama untuk data yang bersifat
kualitatif seperti jam buka pelayanan,
kelengkapan dokumen, tingkat pendidikan dan
kompetensi karyawan dll
 Contoh Grafik Pie:
% Ketidaklengkapan Label Obat

Persentase Ketidaklengkapan Label Obat

12,9% 12,8%
9,2% 8,7% Tanggal R/ tak ditulis
Nama tidak benar
Cara pakai tidak lengkap
No R/ tak ditulis
Nama obat tak ditulis
56,4%
 % peresepan non formularium
(chart control)

Indikator % penulisan resep non formularium

90
80
% resep non formularium

70
60
50
40
30
20
10
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Bulan
Analisa data % non formularium
• Adanya spsesial variation (statistical
process) :
a. Adanya 2 titik yang menonjol
penyimpangannya
b. Adanya peningkatan yang berurutan pada
periode tertentu
• Kejadian tertentu yang spesifik menjadi
penyebab dari penyimpangan
 Dispensing Time

dispensing time resep non racikan

50
45
40
rerata disp time (menit)

35
30
25
20 Series2

15
10
5
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 121314151617 1819202122 2324252627 282930
tanggal
Tampilan data pre dan post intervensi

Proporsi Coverage pelayanan resep rawat jalan

100

80
% coverage resep

60
Series1
40

20

0
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des
bulan
 TAHAP ANALISA
Bandingkan dengan Standar
Hasil belum Hasil sudah
sesuai target sesuai target

Prediksi risiko Naikkan target

Cari faktor
penyebab Ubah
indikator/ganti
indikator kunci
Cari alternatif lain
solusi
TAHAP-TAHAP DLM FOLLOW UP HASIL

• EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA YANG

SPESIFIK
• MENCARI FAKTOR PENYEBAB
• PELAJARI BUDAYA YANG BERLAKU SAAT
INI
• MOTIVASI UNTUK PERUBAHAN
• PILIH DAN LAKUKAN INTERVENSI
• UKUR KEBERHASILAN INTERVENSI
EVALUASI PADA ASPEK ATAU AREA
YANG SPESIFIK
• Fokus pada tujuan perbaikan (misal
aspek manajemen atau klinik) atau isu-
isu penting lainnya
• Sesuaikan dengan tujuan dan fokus
perhatian yang ditetapkan RS dalam
visi misi
• Pilih aspek yang berpengaruh penting
pada proses pelayanan atau
• dampak perbaikan yang diharapkan
cukup signifikan
• Kemudahan dalam melakukan
intervensi
 Follow up question
Mengubah data menjadi informasi & keputusan
Rata-rata jumlah obat per lembar

• Jika lebih tinggi dari standar :

Apakah prescriber kurang pengetahuan/pelatihan ttg obat
Apakah financial insentif berpengaruh dalam peresepan?
• Jika lebih rendah dari standar :
Ketersediaan obat?
Apakah ada regulasi pembatasan peresepan?
Kurang pelatihan/pengetahuan tentang terapi obat?
Persentase Obat Generik

1. Supply factor

2. Prescriber factor

3. Health problem factor

Persentase Peresepan Antibiotik
• Kecenderungan peresepan antibiotik
tertentu (bentuk sediaan, spektrum AB,
harga)
• Faktor-faktor yang mempengaruhi
peresepan antibiotik
• Dampak peresepan antibiotik
Persentase peresepan injeksi
• Kecenderungan penggunaan injeksi
tertentu (penyakit, umur pasien, alternatif
bentuk sediaan lain)
• Faktor yang kemungkinan mempengaruhi
penggunaan injeksi
• Dampak penggunaan injeksi berlebihan
Persentase peresepan formularium

• Peresepan obat tertentu di luar

formularium (nama obat, penyakit, generik
atau branded )
• Supply factor
• Karakteristik formularium dibandingkan
dengan formularium RS lain
Rata-rata waktu pemberian informasi

• Aspek fasilitas kesehatan

• Faktor prescriber
• Karakteristik interaksi antara pasien dan
petugas farmasi (farmasis)
Rata-rata dispensing time

• Aspek fasilitas kesehatan

• Latar belakang
dispenser/petugas penyiapan di
farmasi
• Karakteristik hubungan dan
interaksi pasien dan dispenser
(Apoteker atau TTK)
Percentage of drugs adequately labelled

• Specify inadequate labelling

pemberian label obat apa yang
spesifik sering salah, penulisan
nama, dosis,cara pakai atau tanggal
dan nomer resep sering tak ditulis.
in adequate labelling terjadi pada
karyawan tertentu.
• Reason for inadequate labelling
masalah pribadi, kurang pelatihan,
resep yang tidak terbaca jelas atau
alasan lainnya.
 Poin Penting :

Farmasis harus memiliki

pengetahuan pendukung yang
memadai untuk mengembangkan
“follow up question” pada
indikator yang lain
Terima Kasih

Wassalamu’alaikum wr.wb
108 mahasiswa
Dibagi menjadi 22 kelompok per
kelompok terdiri dari 4-5 mhs
11 kelompok mengerjakan kasus
manejemen
11 kelompok mengerjakan kasus
manajemen risiko
Semua kelompok mengerjakan tugas
dalam bentuk MS word (laporan) dan
MS PP (presentasi)
Kelompok yang presentasi hanya 4
kelompok yang ditunjuk sesaat
sebelum presentasi