Siklus Konversi

(The Conversion Cycle)

Objectives of the Conversion Cycle - I
 Tujuan utama dari siklus konversi adalah untuk mengubah bahan
baku mentah menjadi barang jadi.
 Secara khusus, tujuan siklus ini adalah untuk meyakinkan
bahwa:
1. Cukup tersedianya bahan baku mentah dan sumber daya lain
untuk produksi. Investasi pada sumber daya tertentu
diminimalkan.
2. Production costs diminimalkan melalui produktivitas tenaga
kerja yang tinggi, utilisasi penuh dari peralatan produksi,
tingkat scrap dan rework yang rendah, desain optimal dari
layout dan prosedur produksi.
3. WIP inventories diubah menjadi barang jadi, kemudian
dimasukkan ke gudang atau dikirim sesuai jadwal pengiriman.
Objectives of the Conversion Cycle - II

4. Menetapkan tingkat kualitas produk dan after sales

service yang ingin dicapai.
5. Costs untuk setiap pesanan atau proses
diakumulasikan secara penuh dan akurat.
 A Partial Organization Chart of a Logistics
Function
VP

Logistics

Production Sales Order Engineering Inventory

Management Entry Design Management

Production Maintenance Production Quality Shipping Purchasing Receiving Stores

Planning Superintendent Control

& Control

Work Center Work Center Work Center

A B ...n

Figure M3-1
Relationships to The Organization

 Logistics
manajemen logistik berhubungan dengan perencanaan
dan pengendalian sumber daya material dan semua alur
serta transformasinya.

Lihat figure M3-2:

 Engineering design, menentukan spesifikasi produk
yang akan dimanufaktur (baik yang dipesan secara
khusus maupun yang membutuhkan replenish inventori).
Bagian engineering design membentuk spesifikasi ini
dalam bills of materials dan operation lists.
Relationships to The Organization
 Production planning, menentukan berapa banyak produk yang
akan dimanufaktur, kapan produk akan diproduksi, dan dengan
sarana apa produk tsb akan diproduksi. Production planning
menghasilkan jadwal produksi dan individual production orders.
 Inventory management, meyakinkan bahwa tersedia jumlah
material yang cukup untuk digunakan pada scheduled orders
atau jobs. Dan juga untuk matrials requirements planning,
inventory management termasuk pembelian dan penerimaan
material, permintaan barang dari gudang, dan perakitan
material pada work center.
 Production control (bagian dari production planning and control
unit), melaksanakan orders atau jobs dan mengawasi aliran
dan operasi aktual. Production control menggunakan move
tickets atau dokumen untuk pengendalian.
Relationships to The Organization
 Production operations, termasuk semua work center, melaksanakan
operasi-operasi produksi dan rework aktual.
 Quality control, melakukan inspeksi dan menguji produk serta menerima
atau menolak produk berdasarkan evaluasinya.
 Maintenance, melaksanakan perbaikan dan pemeliharaan peralatan
produksi dan fasilitas lain baik yang terjadwal maupun yang tidak
terjadwal
Finance/accounting
 Cost accounting lebih sering digunakan oleh perusahaan manufaktur
dibandingkan perusahaan dagang.
 Cost accounting mengakumulasi costs yang terjadi dalam proses produksi
dan menyediakan cost analysis serta membantu dalam menyiapkan
standard costs dan mengembangkan cost accounting systems.
Forms of Data Input
 Customer sales order, menyediakan input untuk
menginisiasi proses konversi produk.
 Bill of materials, menentukan jumlah parts, materials, dan
subasembli yang digunakan dalam produk atau asembli
khusus.
 Operations list/Routing slip, menentukan urutan operasi yang
dilaksanakan dalam fashioning dan asembling materials dan
parts yang dibutuhkan untuk suatu produk.
 Production schedule, timetable untuk menghasilkan orders
atau jobs. Menunjukkan durasi waktu dari berbagai order
atau jobs selama satu periode kalender.
 Production order, menggabungkan data dari sales order
(atau sales forecast jika ada tambahan inventory) juga dari
daftar operasi-operasi yang relevan serta bill of materials.
Forms of Data Input
 Materials issue slip/Materials requisition, mengarahkan
penjaga gudang untuk mengeluarkan material atau parts
ke work center yang diberi tugas atau ke orang yang
memiliki otorisasi.
 Labor job-time ticket, mencatat jumlah waktu yang
dihabiskan oleh seorang pegawai produksi pada
pekerjaan yang direkomendasikan oleh production order.
 Move ticket/traveler, mengotorisasi pergerakan fisik
suatu production order dari satu work center ke work
center selanjutnya.
 Inspection report(s), mencatat hasil inspeksi yang
dilakukan pada produk selama atau setelah proses
produksi.
Computerized Data Entry

Pendekatan ini memiliki beberapa keunggulan, yaitu:

 Data dicapture melalui terminal atau micro-based work-
stations dengan menggunakan teknik-teknik seperti keyed-
in alphanumeric codes, inserted badges or cards, scanned
bar codes, or touched monitor screens.
 Preformatted documents dihasilkan secara otomatis
dengan menggunakan application software dan on-line
data bases.
 Electronic copies of the documents dikelola dalam on-line
files, dan hard-copy forms dicetak hanya jika dibutuhkan
dan diminta.
Data Processing

 The conversion cycle memiliki tiga langkah pengolahan

utama, yaitu:
• Production planning
• Production operations
• Accounting for production
costs
Advantages of Computer Integrated
Manufacturing Systems - I

1. Kebutuhan material yang berhubungan dengan

permintaan produk sudah ditentukan sebelumnya
sehingga material dipindahkan ke area produksi pada
saat produksi dimulai.
2. Production orders dijadwalkan untuk mengakomodasi
kapasitas manufaktur.
3. Data divalidasi pada saat online entry, sehingga eror
terdeteksi lebih cepat dan penundaan pengolahan
kembali yang disebabkan eror yang tidak terdeteksi dapat
dikurangi.
Advantages of Computer Integrated
Manufacturing Systems - II

4. Record-record inventori dan production order dupdate

secara berkala dari materials requisitions, labor-time
entries, dan move tickets.
5. Pengolahan yang berhubungan dengan akuntansi
disederhanakan karena transaksi-transaksi diposting
tanpa diurutkan ke file-file online.
 Control reports seperti cost variance analyses
disiapkan untuk manajer.
A Configuration for CIM, Including Associated
Accounting Modules
Figure M3-17

Engineering Logistics Accounting

data base data base

Production
Planning
Warehousing
MRP Cost Accounting
Manufacturing

Automated Inventory
JIT Handling Control
FMS
Product
CAM Robotics Costing
CAD
Computer Integrated Manufacturing
 Sistem CIM menyediakan lingkungan manufaktur yang terintegrasi
dan sangat terotomasi.

Komponen-komponen sistem CIM

 CAD (computer aided design) menggunakan teknik-teknik yang
dikomputerisasi untuk membuat, memodifikasi dan
mendokumentasikan rencangan engineering.
 MRP (materials requirements planning) membuat jadwal produksi
dari produk-produk yang dipesan dan juga menyusun materials,
parts, dan subasembli yang dibutuhkan pada produk.
 MRP-II (manufacturing resource planning), adalah pengembangan
lebih lanjut dari MRP. MRP-II menetapkan master production
schedules yang diperpanjang sampai setahun berikutnya.
Computer Integrated Manufacturing
 JIT,(Just In Time) berfokus pada aspek material dari perencanaan
produksi. Tujuannya adalah untuk meminimalkan kebutuhan raw
materials inventory.
 CAM (computer aided manufacturing) melibatkan otomasi aplikasi
intensif untuk proses produksi fisik.
 Robotics, melibatkan penggunaan robot- programmable
multifunctional devices yang dirancang untuk melaksanakan berbagai
tugas yang berulang.
 FMSs (flexible manufacturing systems), kombinasi dari automated
cells dan robot, juga data collection terminals yang membentuk
konfigurasi produksi lengkap atau assembly lines.
 Automated handling materials, melibatkan penggunaan komputer
untuk membantu dalam pergerakan dan stacking of materials pada
area produksi dan gudang.
Benefits of CIM Systems - I
 Lebih fleksibel dalam memenuhi kebutuhan pelanggan yang selalu
berubah-ubah.
 Hemat dalam investasi inventori material.
 Meningkatkan kualitas produk.
 Jadwal produksi yang optimal dengan penyesuaian dinamis
seperti perubahan kondisi atau order-order baru yang diterima.
 Waktu siklus produksi yang lebih pendek.
 Memperbaiki produktivitas pegawai sehingga mengurangi labor
costs.
 Pengawasan yang terus-menerus terhadap production operations,
dengan umpan balik segera terhadap masalah-masalah
pengendalian pada saat munculnya masalah-masalah tsb.
Benefits of CIM Systems - III
 Menghemat paperwork costs, karena banyak interaksi
dilaksanakan melalui komputer dan record-record
disimpan secara elektronik.
 Utilisasi yang lebih baik dari semua failitas produksi.
 Kemampuan akses yang lebih besar termasuk
kemampuan untuk menyediakan ad hoc reports untuk
perencanaan dan pengendalian.
 Information Output
Ada berbagai ukuran/measures yang harus dipertimbangkan
dalam pelaporan.

Output Measures Relating to the Product Conversion

Cycle - I
Category Examples of
Measures
Customer Satisfaction Quality

Service

Availability

Figure M3-18
 Measures Relating to the Product Conversion
Cycle - II
Category Examples of Measures

Performance Production cycle time

Product yield

Percentage of scrap cost to dollars

of product shipped
Employee productivity

Direct labor variance

Figure M3-18 Continued

 Measures Relating to the Product
Conversion Cycle - III
Category Examples of
Measures
Resource Manufacturing cost as
Management a percentage of dollar
sale
Dollar sales per
production employee
Raw materials
inventory turnover
Production output per
square foot of factory
space
Average machine
time in days per
month

Figure M3-18 Continued

 Measures Relating to the Product
Conversion Cycle - IV

Category Examples of
Measures
Flexibility Average cycle time
per product
Number of days
under production
schedule
Changeover time

Figure M3-18 Continued

Scheduled Managerial Reports
Beberapa report harus disiapkan berdasarkan jadwal untuk
tujuan pengendalian. Seperti cost variance report, yang
termasuk dalam control reports adalah sbb:
 Employee productivity reports, membandingkan ouput
operasi pegawai work center dengan standard levels of
production.
 Work center performance reports, menunjukkan efisiensi
dari tiap work center.
 Open production order status reports, menunjukkan order-
order yang ada dibalik jadwal dan seberapa banyak.
 Equipment utilization reports, menunjukkan persentase
downtime untuk setiap bagian dari factory equipment.
 Waste reports, menunjukkan persentase dari scrap,
rework, and rejects untuk production orders yang sedang
diproses.
Data Management: File Oriented
Approach

 Master Files
 Raw materials
 WIP
 Finished goods
 Transaction Files
 Production order file
 Materials issues file
 Operations/Routing file
An Entity-Relationship Diagram of the
Product Conversion Cycle
Production
Planner
1
Dispatch 1 Work Center
Production Order Assign to Employees
m
1 m 1
Production Production
order/materials Undertake to
Order/Operations
n n
n
Raw 1 Perform
Used in Operations
Materials n
nn
Accumulate
WIP m Costs
Establish Inventory 1
1 Cost
1
Accountant
Complete Finished Goods
Production
1 Inventory Figure M3-22
 Risk Exposures Within the Product
Conversion Cycle - I
Risk Exposure(s)

1) Incorrect costs charged to 1) Overstatement of inventory

WIP Inventory
2) Errors in recording quantities 2) Incorrect balances in
of WIP or Finished Goods inventory records
Inventory
3) Release of wrong production 3) Mix-up in production
order into production schedule, causing possible
delays
4) Unauthorized release of 4) Mix-up in production
production order into schedule; causing possible
production delays
5) Issuance of excessive or 5) Possibility of lost materials if
insufficient quantities of excessive issue, or delay if
materials into production insufficient issue
6) Fraudulent charging of labor 6) Excessive production costs
hours to production

Figure M3-24
 Risk Exposures Within the Product
Conversion Cycle - II
Risk Exposure(s)

7) Fraudulent charging of 7) Excessive production costs

excessive overtime for
production employees
8) Theft of inventories or scrap 8) Losses of cash

9) Excessive delays of orders 9) Excessive production costs

between production operations and possible revision in
schedule
10) Falsification of finished- 10) Misstatement of inventory
goods inventory records valuation
11) Improper use of cost-flow 11) Misstatement of inventory
methods with respect to valuation
inventories
12) Inflation of inventory values 12) Overstatement of inventory
due to not writing down items valuation

Figure M3-24 Continued

 Risk Exposures Within the Product
Conversion Cycle - III
Risk Exposure(s)

13) Undue delays in detecting items of 13) Excessive production costs

products that have become defective
during production operations
14) Involvement of inventories, 14) Loss of or damage to assets,
production facilities, and ledger records in including possible loss of data
natural or human-made disasters
15) Interception of data transmitted via 15) Loss or alteration of data
the web
16) Denying that an online order was 16) Loss of sales revenues
placed after the production order is
processed
17) Unauthorized purchase of materials 17) Excessive inventory and storage
initiated via the web costs
18) Breakdown of the Web server 18) Loss of data and delay in
processing orders

Figure M3-24 Continued

Control Objectives
 Untuk meyakinkan bahwa:
• Semua production orders diotorisasi dan djadwalkan dengan
tepat.
• Semua raw materials yang dibutuhkan serta sumber daya
lainnya diberikan ke production orders secara tepat dan
akurat,dan costs yang berhubungan diakumulasikan secara
penuh sesuai dengan cost accounting system yang telah
ditetapkan.
• Semua pergerakan production orders yang melalui proses
produksi ditunjukkan dengan acknowledgements pada
berbagai work centers.
• Semua finished goods dinilai dengan tepat.
• Semua inventories dijaga dengan cukup.
General Controls

 Organizational
 Documentation
 Asset Accountability
 Management Practices
 Authorization
 Access
Application Controls

 Input Controls
 Processing Controls
 Output Controls
Web Security Procedures

 Authentication
 Authorization
 Accountability
 Data Transmission
 Disaster Contingency and
Recovery Plan