ANALISA AKAR MASALAH

(ROOT CAUSE ANALYSIS)

1
• WHY WHY ANALYSIS (ANALISA KENAPA
KENAPA) ADALAH SUATU METODE YANG
DIGUNAKAN DALAM ROOT CAUSE
ANALYSIS DALAM RANGKA UNTUK
PROBLEM SOLVING YAITU MENCARI AKAR
SUATU MASALAH ATAU PENYEBAB DARI
DEFECT SUPAYA SAMPAI KE AKAR
PENYEBAB MASALAH

2
• ISTILAH LAIN DARI WHY WHY ANALYSIS ADALAH
5 WHYS ANALYSIS.
• METODA ROOT CAUSE ANALYSIS INI
DIKEMBANGKAN OLEH PENDIRI TOYOTA MOTOR
CORPORATION YAITU SAKICHI TOYODA YANG
MENGINGINKAN SETIAP INDIVIDU DALAM
ORGANISASI MULAI LEVEL TOP MANAGEMENT
SAMPAI SHOPFLOOR MEMILIKI SKILL PROBLEM
SOLVING DAN MAMPU MENJADI PROBLEM SOLVER DI
AREA MASING-MASING

3
 Root Cause Analysis (RCA)
Analisis Akar Masalah
• Root Cause Analysis
RCA adalah teknik analisis yang bertahap dan terfokus
pada penemuan akar penyebab suatu masalah, dan bukan
hanya melihat gejala-gejala dari suatu masalah.
• Tujuan RCA adalah untuk menemukan:
– Apa yang sebenarnya telah terjadi ?
– Mengapa masalah tersebut bisa terjadi ? Mengapa dan
Megapa ?
– Apa yang bisa dilakukan untuk menghindari masalah
tersebut supaya tidak terjadi lagi di masa depan?
4
 TAHAPAN UMUM SAAT MELAKUKAN ROOT CAUSE
ANALYSIS DENGAN WHY WHY ANALYSIS

• MENENTUKAN MASALAHNYA DAN AREA

MASALAHNYA
• MENGUMPULKAN TEAM UNTUK BRAINSTORMING
SEHINGGA KITA BISA MEMILIKI BERBAGAI
PANDANGAN, PENGETAHUAN, PENGALAMAN, DAN
PENDEKATAN YANG BERBEDA TERHADAP MASALAH
• MELAKUKAN GEMBA (TURUN KE LAPANGAN) UNTUK
MELIHAT ACTUAL TEMPAT, ACTUAL OBJECT, DAN
ACTUAL DATA

5
• MULAI BERTANYA MENGGUNAKAN WHY WHY
• SETELAH SAMPAI PADA AKAR MASALAH, UJILAH SETIAP
JAWABAN DARI YANG TERBAWAH APAKAH JAWABAN
TERSEBUT AKAN BERDAMPAK PADA AKIBAT DI LEVEL
ATASNYA. CONTOH: APAKAH KALAU ADA JADWAL RUTIN
MAINTENANCE MAKA AKAN MUDAH BUAT
MAINTENANCE UNTUK MELAKUKAN PENGGANTIAN
KOMPONEN SECARA RUTIN. APAKAH HAL TERSEBUT
PALING MASUK AKAL DALAM MENYEBABKAN DAMPAK
DI LEVEL ATASNYA. APAKAH ADA ALTERNATIF
KEMUNGKINAN PENYEBAB LAINNYA?

6
• PADA UMUMNYA SOLUSI TIDAK MENGARAH PADA
MENYALAHKAN KE ORANG TAPI BAGAIMANA CARA
MELAKUKAN PERBAIKAN SISTEM ATAU PROSEDUR
• JIKA AKAR PENYEBAB SUDAH DIKETAHUI MAKA SEGERA
IMPLEMENTASIKAN SOLUSINYA
• MONITOR TERUS PERFORMANCENYA UNTUK
MEMASTIKAN BAHWA MASALAH TERSEBUT TIDAK
TERULANG LAGI.

7
 MASALAH: AC DI KELAS TIDAK DINGIN

• MENGAPA? FREON HABIS

• MENGAPA HABIS ? JANGKA WAKTU PENGISIAN FREON
MISALNYA 3 BULAN
• MENGAPA TIDAK DIGANTI? TIDAK ADA YANG TAHU
• MENGAPA TIDAK ADA YANG TAHU? TIDAK ADA
JADWAL RUTIN MAINTENANCE
• MENGAPA TIDAK ADA JADWAL RUTIN? INILAH AKAR
MASALAHNYA

8
• TERKADANG UNTUK SAMPAI PADA AKAR MASALAH
BISA PADA PERTANYAAN KELIMA ATAU BAHKAN
BISA LEBIH ATAU JUGA BISA BAHKAN KURANG
TERGANTUNG DARI TIPE MASALAHNYA.

• METODA ROOT CAUSE ANALYSIS INI CUKUP MUDAH

DAN BISA SAMPAI PADA AKAR MASALAHNYA,
BUKAN HANYA DI PERMUKAAN SAJA. DAN
MENCEGAH MASALAH TERSEBUT TERULANG LAGI.

9
Contoh Root Cause Analysis (DIKTI, 2003)
• IPK baik
• Lama studi panjang
• Skripsi tepat waktu
Gejala

Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Penyebab

Peraturan Akademik :
Nilai terbaik yang digunakan
dalam perhitungan IPK
Akar Permasalahan

Beban dosen meningkat

• Beban praktikum meningkat
• Kapasitas ruangan kurang memadai, Akibat
•dsb

Ubah peraturan akademik:

nilai terakhir yang digunakan Solusi
dalam perhitungan IPK
10
IPK baik, lama studi
panjang, skripsi Gejala
tepat waktu

Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Penyebab

Peraturan Akadedmik:
Nilai terbaik yang digunakan Akar Permasalahan
dalam perhitungan IPK

Akibatnya:
Beban dosen meningkat
Beban praktikum meningkat
Kapasitas ruangan kurang memadai dsb.

Solusi:
Ubah Peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan
dalam perhitungan IPK
11
CONTOH ROOT CAUSE ANALYSIS (DIKTI, 2003)
 Root-Cause Analysis
Keketatan Ruang
Beban IPK Baik/ Persaingan Beban
Masa Studi dosen
Dosen Lama Tinggi Rendah dosen
Tinggi
Bolos Hadir
Kehadiran Skripsi NEM dosen
Tepat tinggi
Rendah Tugas
Dosen
Rendah Waktu lambat

Waktu Ruang Bhs Inggris

Tunggu Dosen Mhs Rendah Tugas Bolos
Tinggi Luas

NEM Bh.
rendah Inggris
IPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0 Total IPK Rata-

Waktu
Tahun Lulus
Jumlah % Jumlah % Jumlah % Lulusan rata
1
1995/1996
2
15
3
40.54%
4
18
5
48.65%
6
4
7
10.81%
8
37
9
2.58 Masa
tunggu Masalah 1
1996/1997 13 33.33% 20 51.28% 6 15.38% 39 2.67
1997/1998
1998/1999
1999/2000
14
15
17
28.57%
30.00%
25.37%
27
26
39
55.10%
52.00%
58.21%
8
9
11
16.33%
18.00%
16.42%
49
50
67
2.70
2.70
2.67
studi
Masalah 2
Total 74 30.58% 130 53.72% 38 15.70% 242 2.67

Skripsi Keke-
dan IPK
baik tepat tatan Masalah 3
lain-lain
---------
12
 Gejala masalah dan akar masalah yang
berhasil diidentifikasi dan isu-isu strategis

X XXX XX XX XXX X

XXX X X XXX X XXX

Rangkuman masalah2 yg
telah berhasil di identifikasi Diisi dengan :
dan Solusi dari masalah tsb • XXX = sangat terkait
• XX = kurang terkait
•X = tidak terkait
Gejala/fenomena/symptoms 13
 BENCHMARK DAN BENCHMARKING
(Baku Mutu dan Pembakuan Mutu)
Benchmark adalah suatu tingkat mutu kinerja yang diakui
sebagai standar kesempurnaan untuk suatu praktek usaha atau
program tertentu (termasuk pendidikan tinggi) yang merupakan
hasil kerja bermutu tinggi dan diperoleh melalui proses kinerja
yang sempurna (“the best practices”) serta menjadi suatu rujukan
pengukuran standar untuk perbandingan.

Benchmarking adalah suatu proses pembandingan, identifikasi,

dan belajar dari praktek yang paling baik di mana pun di seluruh
dunia sebagai cara untuk mencapai perbaikan institusi yang
berkelanjutan melalui proses pengukuran sistematik dan
berkelanjutan pula. Benchmarking digunakan pula untuk
memberikan arahan manajemen dalam pemanfaatan
sumberdaya manusia, sosial, dan teknis. 14