PEMBIMBINGAN

UJI KOMPETENSI BIDANG SEKRETARIS

Oleh: Tim Asesor Widyaloka

TUK – Sekretaris, Widyaloka Makassar

MARET, 2020
 Materi Ujian Teori Uji
Kompetensi Sekretaris
Tingkat Terampil (Level III)

JENIS SOAL JUMLAH SOAL NOMOR SOAL SKOR

PILIHAN GANDA 30 1 – 30 30
BENAR / SALAH 10 31 – 40 10
MENJODOHKAN 10 41 – 50 10
TOTAL 50 TOTAL SKOR 50
 Materi Ujian Paktek Uji
Kompetensi Sekretaris
Tingkat Terampil (Level III)

• Mail Handling
• Filing
• Telepon Handling
• Menuntaskan Aktifitas Pekerjaan
Sehari-hari (Agenda Kegiatan
Pimpinan)
• Mempersiapkan Kas Kecil
• Membuat Jadual Perjalanan Dinas
Pimpinan
r
Materi Ujian Praktek (Tingkat Terampil/Level III)

ur at
na nS
ga
e nan
g / P
dli n
Han
Mail
1.
Bentuk-bentuk surat dapat digunakan sesuai
dengan keberadaan organisasi/lembaga dimana
kita berada:
A. Bentuk Umum (digunakan oleh swasta)
B. Bentuk Dinas Pemerintah sesuai dengan
PERMENDAGRI No. 55/2010, No. 42 / 2011 &
KEPMENPAN RI No. 80 Tahun 2012.
C. Bentuk Dinas Pemerintah di bawah naungan
Depdiknas sesuai dengan PERMENDIKBUD RI No.: 6
Tahun 2013.
• Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
• Bentuk Lurus (Block Style)
• Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
• Bentuk Takuk atau Bergerigi (Indented Style)
• Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph
Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor : Nomor & tgl pembuatan
1 Juni 2015 surat
Yth. Direktur PT Iskandar Muda
Jl. Muda-mudi No. 213 alamat tujuan
Makassar
Hal : Pesanan Barang hal dan salam pembuka
Dengan hormat,
------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------- Alinea pembuka
----------------------------------------------.
-------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
--------------------------------------.
------------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
salam penutup
tanda tangan
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Lurus Penuh (Full
Inisial
Block Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor : 1 Juni 2015
Nomor & tgl pembuatan
Yth. Direktur PT Iskandar Muda surat
Jl. Muda-mudi No. 213
Makassar
alamat tujuan
Hal : Pesanan Barang
Dengan hormat, hal dan salam pembuka
------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------.
Alinea pembuka
-------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
--------------------------------------.
------------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
tanda tangan salam penutup
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Lurus
Inisial
(Block Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor : 1 Juni 2015
Nomor & tgl pembuatan
Yth. Direktur PT Iskandar Muda
Jl. Muda-mudi No. 213 surat
Makassar

Hal : Pesanan Barang alamat tujuan

Dengan hormat,
hal dan salam pembuka
------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------- Alinea pembuka
----------------------------------------------.
-------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
-------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------.
-------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
salam penutup
tanda tangan
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Setengah Lurus
Inisial (Semi Block Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor : 1 Juni 2015
Nomor & tgl pembuatan
Yth. Direktur PT Iskandar Muda
Jl. Muda-mudi No. 213 surat
Makassar

Hal : Pesanan Barang alamat tujuan

Dengan hormat,
hal dan salam pembuka
------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------- Alinea pembuka
----------------------------------------------.
-------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
-------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------.
-------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
salam penutup
tanda tangan
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Takuk/Bergerigi
Inisial (Indented Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor : 1 Juni 2015
Nomor & tgl pembuatan
Yth. Direktur PT Iskandar Muda surat
Jl. Muda-mudi No. 213
Makassar
alamat tujuan
Hal : Pesanan Barang
Dengan hormat, hal dan salam pembuka
-------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------.
Alinea pembuka
-------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
--------------------------------------.
---------------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
tanda tangan salam penutup
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Menggantung
Inisial
(Hanging Paragraph Style)
 rsi p
an a
gan
nan
/ Pe
i l i n g
2. F
SISTEM
SISTEM KEARSIPAN
KEARSIPAN
* Sistem Pola Lama
(menggunakan Buku Agenda)
* Sistem Pola Baru
(menggunakan Kartu Kendali)
* Sistem Komputerisasi
• Sistem Pola Lama (menggunakan Buku Agenda)
Buku Agenda Surat Masuk

Surat
Tanggal Pengirim/ Isi Kode
No. Prihal
Terima Dari Ringkas Arsip
Nomor Tanggal

1              
2               
3               
Buku Agenda Surat Keluar

Surat
Tanggal Tujuan/ Isi Kode
No. Prihal
Kirim Kepada Ringkas Arsip
Nomor Tanggal

1              
2               
3               
Sistem Pola Baru (menggunakan Kartu Kendali)
 POLA KLASIFIKASI ARSIP
• Klasifikasi Arsip
Pengelompokkan urusan atau masalah secara logis dan
sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan kantor.
• Guna Klasifikasi Arsip
1. Untuk Pengelompokkan
2. Untuk Penyimpanan
3. Untuk Penemuan
• Jenis Klasifikasi Arsip
1. Berdasarkan Fisik
2. Berdasarkan Masalah
 KODE ARSIP
• Guna Kode Arsip
– Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan yang lain.
– Merupakan sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan
letak penyimpanan, serta penemuan kembali arsip.
• Syarat Pemberian Kode Arsip
– Sederhana
– Mudah Diingat
– Mudah Untuk Menulisnya
• Unsur Kode Arsip
– Huruf
– Angka
– Huruf dan Angka
Contoh Kode Klasifikasi Arsip
Unsur-unsur kode arsip
A. Huruf
Contoh KP Kepegawaian
CT Cuti Tahunan
CM Cuti Melahirkan
PD Pengadaan
LM Lamaran
B. Angka
100 Kepegawaian
110 Cuti
111 Cuti Melahirkan
120 Cuti Tahunan
121 Cuti Nikah
200 Keuangan
210 Gaji
211 Tetap
212 Insentif
213 Tunjangan Jabatan
C. Penggabungan huruf dan angka.

100 KP Kepegawaian
110 CT Cuti
111 CM Cuti Melahirkan
112 CN Cuti Nikah

120 PD Pengadaan
121 SL Surat Lamaran
122 SI Seleksi

200 KU Keuangan
210 GJ Gaji
211 TT Tetap
212 IF Insentif
213 TJ Tunj. Jabatan
Sistem Penyimpanan Arsip

1. Sistem Abjad /Alpabetical Filing System

2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing System
3. Sistem Nomor / Numerical Filing System
4. Sistem Tanggal / Ururtan Waktu/Chronological
Filing System
5. Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical
Filing System
a. Sistem Abjad/
Alphabetical Filing System
b. Sistem Pokok Masalah/Perihal/
Subject Filing System
c. Sistem Nomor/
Numerical Filing System
d. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/
Chronological Filing System
e. Sistem Wilayah/Daerah Regional/
Geographical Filing System
Lembar Peminjaman Arsip / Out Slip
 i ng /
n dl
n Ha p o n
l ep o Te l e
e
3. T ngana n
n a
Pe ???
ETIKA
BERTELEPON
Sebagai renunangan dalam bertelepon
Setiap orang tahu cara menggunakan telepon,
tapi ada begitu banyak orang yang tidak tahu
bagaimana menggunakannya.
Saat berbicara dengan seseorang di telepon,
kesan yang ditimbulkan sekitar 70% ditentukan
oleh kualitas suara Anda dan 30% ditentukan
oleh kata-kata yang diucapkan. Dengan kata
lain, orang yang berbicara dengan Anda lewat
telepon membentuk pendapat atau opini
tentang Anda dengan nada suara Anda.
Saat menggunakan telepon, gunakan mulut
hanya untuk berbicara dengan orang ditelepon
dan jangan sambil mengunyah, makan, minum.
 A. Persipan dalam Bertelepon
Persiapan yang perlu dilakukan dalam menerima dan melayani
telepon serta menelpon:
1. Menyiapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta
meletakannya di dekat pesawat telepon, agar mudah
dijangkau bila membutuhkannya sambil memegang telepon.
2. Membuat satu daftar khusus nomor-nomor telepon penting
yang sering dibutuhkan, dan sediakanlah selalu di meja kerja,
untuk memudahkan bila sewaktu-waktu diperlukan.
3. Memahami bagaimana cara mengadakan atau menyambung
telepon interlokal baik dalam maupun luar negeri, dan catatlah
lamanya pembicaraan serta tanyakan biaya ke kantor telepon
jika diperlukan.
4. Jangan banyak menggunakan telepon untuk kepentingan
pribadi.
5. Dalam percakapan telepon, harus bersikap hati-hati dan
usahakanlah jangan menyela (mengadakan interupsi),
atau memutuskan pembicaraan serta jangan
mengucapkan kata yang dapat menyinggung perasaan.
6. Bersikaplah seperti sedang bertatap muka, ramah,
sewajarnya pergunakan kata-kata yang singkat, jelas
dengan nada dan volume suara yang teratur.
7. Berusaha untuk cepat memahami maksud pembicara dan
berilah kesan bahwa penelpon diperhatikan dan dibantu.
8. Jangan menampakkan kesan sibuk, pada waktu
memegang telepon.
9. Jangan terlalu cepat berbicara, batasi pada masalah yang
penting, usahakan pembicaraan lancar.
10. Hindari penyampaian informasi rahasia, dan masalah
yang bersifat pribadi.
B. MENERIMA TELEPON
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menerima telepon:
1. Pada waktu bel telepon berdering, maka segera angkatlah
gagang telepon dengan tangan kiri, dan tangan kanan
meraih alat tulis serta formulir penerimaan telepon.

2. Menjawab telepon secara cepat dan singkat, jelas dan

hormat dengan terlebih dahulu memberi ucapan salam
hormat, serta berikan Identifikasi, maksudnya katakan
dimana telepon diterima dengan cara mengucapkan
selamat (pagi/siang), menyebutkan nama kantor atau
nomor telepon, di mana seseorang sedang berada.

3. Memberikan keterangan dengan jelas dan sopan apabila:

penelpon salah sambung, penelpon ingin bicara dengan
orang yang sedang tidak ada di tempat dan penelpon
perlu menelpon nomor lain atau orang lain.
4. Apabila penelpon tidak menyebutkan nama atau
kantornya sebaiknya salah satu pertanyaan dapat
diajukan dengan cara: a) maaf, saya bicara dengan
siapa atau bolehkan saya mengetahui nama
Bapak/Ibu”. b) maaf, dari mana Bapak menelpon.
5. Apabila pimpinan tidak ada di tempat. Anda boleh
mengatakan: Maaf Pak/Ibu, apakah Bapak/Ibu dapat
menunggu sebentar, saya akan melihat/mencari Bapak
pimpinan terlebih dahulu. Atau katakan “Apakah ada
pesan yang dapat saya sampaikan” atau apakah
mungkin bila wakil pimpinan yang menerimanya.
6. Bila hubungan terputus hendaknya letakkan gagang
telepon segera.
C. Menelpon
Persiapan yang perlu dilakukan dalam hal menelpon:
1. Memahami terlebih dahulu masalah apa yang akan
disampaikan dalam telepon
2. Bila perlu menghapal atau mencatat nomor telepon
pada secarik kertas, untuk menghindari dari terjadi-
nya salah sambung serta dapat menghemat waktu.
3. Bila sudah ada yang menerima telepon, sebut
identitas penelpon baru bicara yang lainnya.
4. Bila terjadi salah sambung, maka nyatakan per-
mintaan maaf.
5. Jika Anda dapat telepon lain saat sedang menelpon,
penelpon pertama yang harus selalu diutamakan.
Katakan pada penelpon yang kedua bahwa Anda akan
menelpon balik. Lalu selesaikan pembicaraan
pertama Anda.
6. Jangan menelpon untuk pembicaraan masalah
sepele atau pembicaraan bertele-tele yang diang-
gap mengganggu jam kerja.
7. Bila yang akan dihubungi melalui extension atau
pesawat khusus, maka tanyakan nomor pesawat
yang bersangkutan.
8. Bicaralah dengan terang dan jelas agar waktu tidak
terbuang.
9. Jangan menggunakan kata “hallo”.
10. Berbicara dengan nada seperti kalau berbicara ber-
hadapan.
11. Bersikaplah bersahabat, sopan, ramah dan penuh
perhatian.
D. Mengakhiri Pembicaraan
1. Ucapkan terima kasih pada orang yang menelpon,
lalu berusaha sebaik mungkin mengakhiri pembica-
raan dengan cara yang positif.
2. Jangan pernah mengakhiri pembicaraan dengan
berkata: “Sampai bertemu”. “Bye-bye” atau “sudah”
“Ya”. Katakan “Baiklah, sekian dulu. Selamat pagi/
siang/sore”.
3. Biarkan orang di seberang sana yang menutup
telepon duluan.
4. Jika Anda mendapat penelpon yang hanya mau
ngobrol atau bertele-tele katakan sesuatu seperti
“Saya harus pergi sekarang, orang yang janji mau
bertemu sudah datang”. Atau katakan “Saya senang
ngobrol tapi ada hal yang mendesak yang harus saya
kerjakan”.
F. Mencatat Pesan-Pesan Melalui Telepon
Apabila orang yang akan ditelepon tidak ada di
tempat, kadang-kadang karena keadaan mendesak, maka
kita perlu meninggalkan pesan. Oleh karena itu perlu di-
siapkan buku catatan dan alat tulis untuk menghindarkan
salah informasi.
Pada umumnya dapat digunakan telepon alphabet
atau kode ejaan, yaitu:
Kode Ejaan Nasional Kode Ejaan Internasional
A = Ambarawa A = Alpha
B = Bandung B = Bravo
C = Cirebon C = Charlie
D = Demak D = Delta
E = Endeh E = Echo
F = Flores F = Foxtrot
Kode Ejaan Nasional Kode Ejaan Internasional
G = Garut G = Golf
H = Hongkong H = Hotel
I = Indramayu I = India
J = Jakarta J = Juliet
K = Kediri K = Kilo
L = Lumajang L = Lima
M = Madium M = Mike
N = Nurdin N = Hotel
O = Osaka O = Oscar
P = Padang P = Papa
Q = Quadrat Q = Quebec
R = Rembang R = Romeo
S = Solo S = Siera
T = Tegal T = Tango
U = Ulfah U = Uniform
Kode Ejaan Nasional Kode Ejaan Internasional
V = Valencia V = Victor
W = Wonosobo W = Whiskey
X = Xerox X = X-ray
Y = Yogyakarta Y = Yankee
Z = Zanzibar Z = Zebra

G. Kesalahpahaman dalam Bertelepon

Kadang-kadang penggunaan telepon juga dapat
mengakibatkan salah paham, seperti:
1. Pesan yang disampaikan melalui telepon tidak ter-
dengar atau kurang jelas, karena mungkin terdapat
gangguan pada pesawat telepon.
2. Pesan yang disampaikan melalui telepon salah ter-
dengar atau penerima telepon salah menginterpre-
tasikan, karena tidak ditanyakan lebih lanjut oleh
penerima telepon.
Untuk menghindari kesalahpahaman dalam bertelepon
maka:
1. Apabila pesan yang disampaikan tidak jelas,
disebabkan oleh gangguan telepon, maka mintalah
kepada penelpon untuk menelpon kembali beberapa
saat lagi. Atau penerima telepon yang akan
menelponnya kembali.
2. Apabila suara penelpon tidak jelas terdengar, maka
mintalah untuk mengulang kembali apa yang telah
diucapkan, atau penerima telpon yang mengulang
kembali pesanya.
3. Gunakan formulir/kartu penerimaan telpon.
E. T I P S
Saat bicara di telepon, coba
tersenyum karena senyuman dapat
didengar. Jika Anda tak bisa senyum,
lakukanlah latihan dengan meletakkan
sebuah cermin kecil di dekat telepon
sehingga Anda dapat mengamati
ekspresi Anda, sehingga lama
kelamaan Anda akan terbiasa.
 LEMBAR PENERIMAAN TELEPON
Nama : ………………………………………………………….
Dari : …………………………………………………………..
Alamat : …………………………………………………………..
Kantor/rumah : …………………………………………………………..
No.Telp/HP. : …………………………………………………………..

ISI BERITA/PESAN
Beri tanda (X) yang dimaksud: ⇳ Mohon ditelepon kembali
⇳ Minta waktu ingin bertemu ⇳ Akan menelpon kembali
⇳ Akan datang ⇳ Tidak dapat hadir rapat
⇳ Ingin mengadakan perjanjian ⇳ Tidak dapat hadir rapat
⇳ Membatalkan perjanjian ⇳ …………………………………
Makassar, 2015
Jam: ……………….
Diterima oleh,
 f i ta s
A k t i
k an a r i /
nt as r i- h n
e n u e h a p i n a
S
4. M erjaan tan Pim
Pek Kegia
nd a
A ge
Format Agenda Kegiatan Pimpinan

AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

PT NUR AQIILAH
23 S.D. 28 FEBRUARI 2015

Hari/
No. Waktu Kegiatan Tempat Keterangan
Tanggal

Makassar, Agustus 2015

Mengetahui: Dibuat oleh,

Ir. Hj. Nur Aqiilah, S.E., M.BA. Asriani

Direktur Sekretaris
 ci l /
s Ke
n K a
p ka
r si a sh
mp e y Ca
Me P e t t
5.
 SISTEM PETTY CASH

• Sistem Fluktuasi, yaitu sistem dana PC selalu

berfluktuasi sesuai dengan ke-bijaksanan
perusahaan/instansi. Jumlah
penambahan/pengisian kembali ini tidak harus
sama dengan pengeluaran yang telah
dilakukan.

• Sistem Imprest, yaitu jumlah dana PC selalu

tidak berubah, yaitu sebesar cek yang
diserahkan kepada kasir PC untuk membentuk
dana PC.
Contoh:
PT AZH, tgl. 14 Agustus 2015 membentuk dana PC Rp.
5.000.000,-, dan pengisian dana kembali tiap per bulan
sesuai dengan system fluktuasi. Contoh:
Digunakan sampai dengan 14 September 2015.
• Biaya telepon …………………… Rp. 1.000.000,-
• Biaya pranko …………………… Rp. 125,000,-
• Biaya taxi ………………………. Rp. 225.000,-
• Biaya photo copy ……………….. Rp. 150.000,-
• Teh, gula, kopi …………………. Rp. 150.000,-
• Biaya ATK …….……………….. Rp. 450.000,-
Jumlah pengeluaran Rp.
2.100.000,-
Dalam hal ini dana PC tinggal Rp. 5.000.000 - Rp. 2.100.000,- sisa
Rp. 2.900.000,-
Pada tgl. 14 Sept. 2015 dana PC ditambah sebesar Rp. 3.600.000,-
jadi total dana PC Rp. 6.500.000,-
1. SISTEM IMPREST
Ada beberapa ketentuan pokok dalam
sistem ini:
Kas kecil disediakan untuk keperluan
pembayaran-pembayaran yang kecil
jumlahnya dan tidak praktis bila dilakukan
dengan menggunakan cek.
Dana yang disediakan dalam PC telah
ditentukan jumlah (tidak diperkenankan
lebih besar dari jumlah yang ditetapkan).
3. Pengeluaran-pengeluaran dari dana PC
hanya bisa dilakukan jika ada perintah
pengeluaran kas yang ditandatangani oleh
pejabat yang berwewenang.
4. Pengisian kembali PC hanyalah jumlah PC
yang digunakan, sehingga setelah dilakukan
pengisi-an kembali pada jumlah semula.
Pengisian dana PC dapat dilakukan apabila
sisa dana PC hampir habis sebelum
waktunya.
5. Pada waktu meminta pengisian kembali kasir
PC akan menyerahkan bukti pengeluaran.
Contoh:
PT Aqilah, tgl. 15 Agustus 2015
Membentuk dana PC sebesar ……. Rp. 8.000.000,-
Digunakan s.d. 15 September 2015
Biaya transport ……… Rp. 1.000.000,-
Listrik ……………………… Rp. 600.000,-
Telepon ………………….. Rp. 500.000,-
ATK ………………………… Rp. 400.000,-
Total Pengeluaran Rp. 2.500.000,-
Saldo ………………………… Rp. 5.500.000,-
Dana yang ditarik kembali/ + dana .. Rp. 2.500.000,-
Jadi total dana keseluruhan Rp. 8.000.000,-
 FORMAT PC (VOUCHER)
Format PC adalah suatu kebiasaan bagi anggota staf untuk
menggunakan uangnya sendiri untuk keperluan perusahaan.
Dana PC digunakan untuk mengembalikan uang dari
anggota staf yang dikeluarkan perusahaan tadi, atau
anggota staf dapat memperoleh pembayaran di muka dari
PC kemudian akan memberikan bukti pembayaran setelah
pembelian dilaksanakan.

Pada saat pembelian dilakukan oleh anggota staf,

mereka memberikan kepada pemegang PC bukti
pembayaran.

Bukti pembayaran berfungsi sebagai “Security Check”

sehingga staf hanya memperoleh uang yang benar-
benar dikeluarkan.
CARA PENGISIAN FORMAT:
• Tulis tanggal terjadinya pengeluaran
• Tulis perkiraannya
• Keterangan mengenai item yang
dibeli
• Jumlah pengeluaran dalam rupiah
• Tanda tangan yang mengeluarkan
• Disetujui oleh
• Nomor format.
Format PC #1#

FORMAT PETTY CASH

Form Pengajuan Dana Kas Kecil

Dana untuk Bagian : ……………………………………………………

Periode Kas Kecil : ……………………………………………………
Dana Awal Kas Kecil : ……………………………………………………
Saldo : ………………………………………………….

Keterangan Jumlah

Total

Disetujui Oleh : …………………… Dibuat Oleh : …………

Tanggal : …………………… Tanggal : …………
Format PC #2#
BUKU PETTY CASH
• Buku PC digunakan untuk
mencatat semua transaksi
yang ada dalam box.
• Apapun yang dicatat:
tanggal pembelian, no.
format PC/cek perkiraan
dan jumlah pembelian
Format Kas Kecil
 u al
Ja d
ua t as
e m b Di n
6. M n an
r j al a
Pe
A. Merencanakan Perjalanan
Informasi-informasi yang perlu diketahui dalam
merencanakan perjalanan dinas pimpinan:
1. Tujuan perjalanan, persinggahan/perhentian baik pada
waktu berangkat/kembali atau kedua-duanya.
2. Tanggal keberangkatan dan tanggal kembalinya
3. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan
membuat janji
4. Waktu yang dipilih untuk pemberangkatan
5. Jenis perjalanan: kelas ekonomi, kelas utama, kapal laut,
kereta api dan mobil
6. Jenis pelayanan: kelas utama, ekonomi
7. Hotel yang dikehendaki pimpinan
8. Angkutan apa yang diperlukan disetiap kota yang
dikunjungi pimpinan
B. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
(Itenarary)
1. Daftar Perjalanan: berisi tentang hari, tanggal,
waktu keberangkatan nama lapangan terbang
atau stasion, nomor penerbangan, waktu
kedatangan dan nama hotel untuk setiap
kunjungan.
2. Daftar Janji Temu: Daftar janji temu berisi
tentang: hari, tanggal, waktu dengan siapa janji
temu diadakan, di mana dan untuk tujuan apa
pertemuan tersebut dilaksanakan.
Contoh: Kolom Daftar Perjalanan Dinas
Waktu Janji temu
Transport
No. Tanggal Tujuan Ketr.
Berangkat Tiba asi Kegiatan Waktu Tempat
1. 9 Maret 06.05 Pesawat Denpasar Lion 804
2015 Udara
Chek In Hotel
Mercure
Kuta
Kunjungan ke 10.00 Jl. Untung
Kantor PT Suropati
Sarna Produksi No. 107
Jaya Cabang Denpasar
Bali
Makan Siang 12.00
bersama MR.
Hohn Thomas
(Direktur FGG
Ltd.
Janji dengan 14.00
Bapak Wayan
Pratama
(Marketing
Manager
Denpasar Vigor
C. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
1. Surat tugas/surat perintah jalan, surat ini
dikeluarkan oleh kantor pemerintah/perusahaan
yang bersangkutan
2. Paspor: adalah dokumen perjalanan yang
diberikan kepada warganegara yang diberi izin
meninggalkan negara untuk bepergian ke negara
asing lainnya.
a. Sebagai tanda bukti kewarganegaraan dan
tanda bukti diri di negara asing
b. Tanda izin melewati perbatasan negara yang
dilaluinya.
c. Pemberian perlindungan kepada
pemegangnya dari negara sendiri maupun
negara yang dikunjunginya.
3. Visa, adalah tanda izin yang dicap pada lembar
paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu
dalam waktu tertentu. Visa diperoleh pada
konsulat/kedutaan negara yang bersangkutan.
4. Yellow card (kartu kesehatan). Untuk memperoleh
paspor, maka seseorang harus pula menunjukkan
surat keterangan vaksinasi internasional, yang
menjelaskan bahwa si pemilik surat keterangan
telah dinyatakan bebas dari penyakit cacar dan
penyakit-penyakit lainnya yang menular.
5. Fiskal
6. Biaya perjalanan.
CONTOH TIKET
CONTOH YELLOW CARD
CONTOH PASPOR
D. Mempersiakan Pengangkutan atau
Transportasi

 Time schedule (Flight Schedule)

 Pemesanan Tiket (Reservation)
E. Mempersiapkan akomodasi
 Pemesanan Kamar
 Check in
 Cara Pembayaran
 Check out